Cartilla 3 - Documentos y Saldos Iniciales

SIIGO
ESTANDAR WINDOWS
PROCESO DE CAPACITACION
DEFINICION DE DOCUMENTOS,
FORMULACION DE
PRESUPUESTO Y SALDOS
INICIALES
3
SIIGO Dejando huella...........
TABLA DE CONTENIDO
TABLA DE CONTENIDO.......................................................................................2
1. INTRODUCCION...........................................................................3
2. DEFINICION DE DOCUMENTOS....................................................4
DOCUMENTOS............................................................................................5
FACTURA DE VENTA............................................................................................6
2.1.2 OTROS DATOS DE LA FACTURA ..........................................................10
2.1.3 REGISTRO DE COMPRAS..........................................................................12
2.1.4 COMPROBANTE DE EGRESO...................................................................16
2.1.5 RECIBO DE CAJA........................................................................................18
2.1.6 DEVOLUCIÓN DE FACTURA....................................................................21
2.2 GENERADOR DE DOCUMENTOS............................................................24
Fin del Documento.........................................................................30
Variables Disponibles.....................................................................30
3. PRESUPUESTO...........................................................................30
3.1 FORMULACION DE PRESUPUESTO.......................................................30
3.1.1 FORMULACION CONTABLE.....................................................................30
RECUERDE: Si se desea hacer la modificación del valor de alguna
cuenta presupuestada se debe ingresar por esta opción, digitar la
cuenta y el centro de costo que se quiere corregir y realizar los
mismos procedimientos para realizar el cambio.............................33
3.1.2 FORMULACION DE INVENTARIOS.........................................................33
RECUERDE: Una vez se hayan ejecutado los pasos anteriores, el
programa ubicará el cursor en el campo LIN – GRU - ELEMENTO,
para que se pueda ingresar el presupuesto del siguiente producto.
El programa guarda los presupuestos de forma automática y no es
necesario ejecutar ninguna opción adicional..................................35
Si se desea hacer la modificación del valor o de la cantidad de algun
producto presupuestado se debe ingresar por esta opción, digitar el
codigo del producto que se quiere corregir y realizar los mismos
procedimientos para realizar el cambio..........................................35
3.1.3 FORMULACION DEL PRESUPUESTO COMERCIAL.............................35
4. SALDOS INICIALES....................................................................38
4.1 SALDOS INICIALES DE DISPONIBLE...................................................39
4.2 SALDOS INICIALES CARTERA..............................................................45
4.3 SALDOS INICIALES INVENTARIO........................................................47
4.4 SALDOS INICIALES DE PROVEEDORES................................................50
4.5 OTROS ASPECTOS A TENER EN CUENTA PARA INCLUIR SALDOS
INICIALES.................................................................................................52
5. FUNCIONALIDADES DE LA ENTRADA DE COMPROBANTES..........54
5.1 CONSULTA DE COMPROBANTES...........................................................54
6. TALLER......................................................................................56
6.1 OBJETIVO............................................................................................57
DEFINICION DE DOCUMENTOS.................................................................57
INFORME DE DEFINICION DE DOCUMENTOS..............................................59
6.2 TALLER DE GENERADOR DE DOCUMENTOS..........................................60
6.3 PRESUPUESTO.....................................................................................60
6.3.1 FORMULACION DE CUENTAS.................................................................60
2
Caminando hacia el futuro........... www.siigo.com
ENERO.......................................................................................................60
ENERO.......................................................................................................60
ENERO.......................................................................................................61
FORMULACION DE INVENTARIOS..................................................................61
ENERO.......................................................................................................61
ENERO.......................................................................................................62
6.3.3 PRESUPUESTO COMERCIAL....................................................................62
ENERO.......................................................................................................62
SALDOS INICIALES .................................................................................63
DISPONIBLE..........................................................................................................63
6.4.2 CARTERA o CUENTAS POR COBRAR ....................................................64
6.4.3 INVENTARIOS.............................................................................................66
TABLA DATOS GENERALES........................................................................66
6.4.4 PROVEEDORES o CUENTAS POR PAGAR..............................................67
1. INTRODUCCION
El proceso de parametrizacion de los documentos es uno de los ejes centrales en la

implementacion del programa SIIGO, ya que las definiciones hechas aquí afectaran
todos y cada uno de los procesos contables. Con las definiciones que se tengan
para el proceso de documentos se puede asegurar el éxito en el resultado final de
la implementacion, asi como la obtencion de informes utiles y exactos.
Ademas en la cartilla que presentamos a continuacion nos permitira conocer como

es el proceso de definicion de documentos preimpresos o tipografiados con el fin de
maximizar la utilizacion del mismo y poder imprimir sobre la papeleria del propio
usuario.
Despues de tener toda la parametrizacion lista podemos ingresar a elaborar el

presupuesto contable, de centros de costo, inventarios y vendedores con el fin de
ingresar las estimaciones pertinentes para poder generar informes de gestion y
administracion.
Por ultimo trataremos el tema de los saldos iniciales en donde muchas empresas
tienen contabilidad y como arrancar con SIIGO para una optima informacion y
ademas oportuna.
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2. DEFINICION DE DOCUMENTOS
Dentro de la definición de los documentos, en SIIGO se debe tener en cuenta:

 Tipos de documento
 Numeración
 Formas de impresión
 Cruces de documentos
 Documentos Contables y Extracontables
 Clasificación tributaria
Tipo de documento: SIIGO cuenta con 18 tipos de documentos que tienen como
objetivo organizar la información de la empresa, utilizando formatos propios para
cada uno de ellos.
En este listado se encuentran los documentos principales que cualquier compañía

requiere para ingresar la información correspondiente a las transacciones
comerciales y contables. En Siigo, cada uno de ellos está identificado por una letra,
que indica el tipo de documento que se está trabajando.
La ruta para definir cada uno de estos documentos es Contabilidad – Definición

de documentos:
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DOCUMENTOS
A – Ajustes x Inf.: Documento que permite contabilizar los ajustes por inflacion
de activos fijos o propiedad, planta y equipo, inventarios, diferidos y demas
partidas ajustables por inflacion. Ademas este tipo de documento permite
contabilizar los ajustes por diferencia en cambio cuando tenemos manejo de
moneda extranjera.
B – Orden de producción: Documento base para el manejo del modulo de

PRODUCCION, este documento es donde se hace la apertura de ordenes de
produccion.
C – Nota Credito: Documento que permite tener control contable de las notas
credito bancarias o tener control de las devoluciones de factura cuando no son
dentro del mismo periodo contable con el fin de afectar los costos de forma manual.
D – Nota Debito: Documento que permite tener control contable de las notas
debito bancarias o tener control de las devoluciones de mercancias de la empresa
hacia los proveedores.
E – Nota de Entrada: Documento que permite hacer entrada de mercancia a las

bodegas cuando no ha llegado con su respectiva factura.
F – Factura de Venta: Documento contable que permite tener control de la

facturacion hecha en un periodo determinado y de acuerdo a una autorizacion.
G – Comprobante de Egreso: Documento que permite contabilizar los diferentes

pagos a proveedores, pagos por gastos generales y anticipos a proveedores.
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H – Nota de Salida: Documento que permite dar salida al inventario cuando se

presente cualquier tipo de situacion diferente a una venta. Ejemplo: Obsequios,
perdida de mercancia, etc.
J – Nota de devolucion: Documento que permite tener control a las devoluciones

de mercancias o devolucion de facturas.
K – Minutas: Documento que permite hacer el cargue de la mano de obra y los

costos indirectos de fabricacion en las ordenes de produccion. Documento
unicamente utilizado en el modulo de PRODUCCION.
L – Otros: Documento que permite tener control contable a los demas conceptos
que no aparecen en este listado. Ejemplo: Consignaciones, Nomina, Parafiscales,
Provisiones, Depreciaciones, Amortizaciones, Cierre de año, Saldos iniciales, etc.
N – Nota interna: Documento que permite tener un consecutivo de las notas

internas de contabilidad.
O – Nota de producción: Documento que permite tener un control sobre la

transformacion de materia prima a producto terminado.
P – Registro de compras: Documento que permite tener un control contable de

las compras de inentarios, compras de servicios y compras de activos fijos o
propiedad, planta y equipo.
R – Recibo de caja: Documento que permite contabilizar el ingreso de dinero por

cancelacion de facturas, ingreso por otros conceptos y anticipos hechos por parte
de los clientes.
S – Nota de Remision: Documento que permite dar salida al inventario y

posteriormente va a ser facturada.
T – Nota de Traslado: Documento que permite mover mercancia de una bodega a

otra.
V – Cotizacón: Documento extracontable que permite hacer la presentacion de los

productos de la empresa.
Y – Orden de Compra: Documento extracontable que permite hacer solicitud de

mercancia hacia los proveedores.
Z – Orden de Pedido: Documento extracontable que permite hacer ingreso de las

solicitudes de mercancias hechas por los clientes.
Para saber como se habilitan y parametrizan los documentos en Siigo, se tomarán

los documentos principales y en cada uno de ellos se explicarán los diferentes
campos que los componen.
FACTURA DE VENTA
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El documento Factura de Venta se utiliza para registrar contablemente tanto las

cantidades como los valores correspondientes al inventario vendido, afectando la
correspondiente carga tributaria.
Los campos que se deben diligenciar son:
 Comprobante. Dentro de un tipo de documento se pueden definir hasta

999 diferentes, con el fin de tener organizada la contabilización por áreas,
sucursales o cualquier otro criterio dentro del mismo tipo.
 Descripción. La descripción que se debe asignar es una abreviatura de la

utilización que se le dará a ese documento, para poder identificarlo en el
momento de la captura.
 Numeración Inicial. Digite el número desde el cual quiere empezar a
generar el consecutivo de comprobantes.
 Nro. Automática. Seleccione la casilla si desea que la numeración la

genere automáticamente el programa, de lo contrario deje en blanco.
 Número de Ítems. Digite el número máximo de ítems o filas que quiere

capturar dentro de un comprobante, se pueden definir máximo 250 ítems.
 Pág.Comp./Minerva (S/N/M). Si la impresión generada es estándar de

acuerdo a los prototipos que trae el sistema, seleccione S si se quiere en
una página completa, N si se desea en media página ó M si se desea en las
formas minerva de comercialización genérica.
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 Número de Copias. Asigne el número de copias que desea en la impresión

de un documento. Debe tener en cuenta el tipo de impresora y el papel que
esta utilizando para este proceso.
 Título. Digite el título del comprobante que está parametrizando. Este

aparecerá en el momento de la impresión estándar.
 Leyenda. Asigne la casilla si desea que en la impresión de un documento

estándar se impriman los datos, Nombre de la empresa, Nit, Código
actividad económica, régimen. Estos datos los imprime en el encabezado del
documento, en el caso de la factura de venta adicionalmente con esta opción
se imprime a pie de página la leyenda de ley que indica “Esta factura se
asemeja…”
 Usa Generador. . Este campo se debe seleccionar si la impresión del

documento NO lo realiza estándar, sino que la empresa ya tiene unos
documentos previamente establecidos o tipografiados. Al seleccionar esta
opción, se debe elaborar el diseño del documento, lo cual se explica en el
documento “Cómo se elabora un generador de documento?”
 Actualiza e Imprima. Seleccione la casilla si desea que una vez se

termine de digitar el documento sea salvado y luego genere la impresión.
 Multiusuario. Seleccione la casilla si el documento lo utilizan en más de

una terminal al mismo tiempo.
 Redondea cifras. Seleccione la casilla si quiere que en los registros se

aproxime al peso.
 Actualiza Inventario. Seleccione la casilla si la factura de factura de venta

es el único documento que utiliza en el proceso de facturación (esto para
que una vez realice una factura se descargue directamente el inventario).
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 Número de Vencimientos. Si su empresa genera facturación a plazos

asigne el número de plazos máximos que puede utilizar en el proceso de
facturación. Esta opción permite manejar hasta 999 vencimientos.
 Desc. en Producto. Seleccione la casilla si en el proceso de facturación

genera descuentos en los productos. Este descuento no es contabilizado,
simplemente lo toma como un menor valor del precio de venta.
 Cta.Retención Dscto 3 (S/N). Asigne (S) si desea hacer la contabilización

de la retención en la fuente que le practiquen. Recuerde que la cuenta
contable debe estar asignada en la tercera casilla dentro de la columna de
descuentos en la estructura de la devolución, para que no disminuya la base
para el cálculo del IVA Devuelto.
 Cruza Remis/Pedido/Cotiza/No cruza (R/P/C/N). Asigne la letra de

acuerdo al tipo de documento que quiere hacer antes de la factura de venta
(Pedido – Cotización – Remisión). Este cruce le permite traer la información
que se ha capturado en un documento anterior.
Estos cruces entre varios documentos pueden ser implementados según los
procesos y necesidades de cada compañía:
Cotización Factura de Venta

Pedido Remisión
 Obliga Cruce. Seleccione la casilla si quiere hacer obligatorio el cruce.
 Ctas ICA: Anticipo. Digite la cuenta contable en la cual se contabilizará la

retención de ICA que le practiquen. Para el PUC comercial, la cuenta es
1355180000.
 Ctas ICA: Retenido. Digite la cuenta contable en la cual se contabilizará la

retención de ICA que practique, en la facturación no tiene efecto. Para el
PUC comercial, la cuenta es 2368050000.
 Cta Retención IVA. Digite la cuenta contable en la cual se contabilizará la

retención de IVA que le practiquen. Para el PUC comercial, la cuenta es
1355170000.
9
 Cargos y Descuentos. Dentro de la estructura de la factura se pueden

definir tres cargos y tres descuentos.
En la columna de descuentos se pueden definir tres descuentos incluyendo la

retención en la fuente que le practiquen, este descuento va necesariamente en la
tercera casilla de descuento.
En las líneas 1 y 2 correspondientes a cargos se pueden definir como mayor valor

de la venta fletes, seguros, etc., estos cargos se pueden establecer como base para
el IVA seleccionando el recuadro que aparece luego de digitar la cuenta
relacionada, de lo contrario no se selecciona, y en el tercer cargo siempre debe
asignarse la cuenta del IVA Descontable. A cada descuento y cargo se le debe
asignar una cuenta en la cual será contabilizado el valor correspondiente.
Si se comercializan productos con IVA diferencial el sistema toma la cuenta

definida en la apertura de las líneas y grupos de inventarios.
2.1.2 OTROS DATOS DE LA FACTURA
 Imp.Stand/Dsc.x item/dsc.Unitario (S/D/U). Si la impresión es

estándar con el prototipo ya definido por el sistema seleccione la forma
como muestra impreso los descuentos. Imp.Stand (Si se tiene definido
descuento en producto, en la impresión coloca el valor de neto únicamente),
Dsc.x item (En la impresión trae discriminado el valor del descuento y
cargo por ítem de la factura), dsc.Unitario (Genera impreso el valor del
producto unitario antes del descuento y el valor del descuento discriminado.
 Numeración Autorizada DIAN. Digite el número de autorización para

factura de la DIAN, para que sea impreso como requisito legal de la factura.
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 Numeración Autorizada. Digite la numeración autorizada así: en la

primera casilla el prefijo de la factura, en la segunda casilla la numeración
desde y en la tercera la numeración hasta.
 Fecha Autorización. Digite la fecha en la cual fue autorizada su

facturación.
 Recalcula IVA en el Total. Seleccione el campo si en el proceso de

facturación quiere asignar manualmente el valor del IVA.
 Cambia nombre del Tercero. Seleccione la casilla, si en el momento de

facturar quiere modificar los datos del tercero (dirección – teléfonos).
Posteriormente se deben contestar las últimas dos preguntas que genera el

sistema:
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 Utiliza cantidades de producto con dos decimales: Al seleccionar esta

opción, el sistema imprime las cantidades de los productos con dos
decimales, de lo contrario imprime cinco decimales.
 Utiliza precio unitario con dos decimales: Al seleccionar esta opción, el

sistema imprime el precio unitario de los productos con dos decimales, de lo
contrario imprime cinco decimales.
Finalmente se puede digitar un mensaje fijo para la factura si lo desea en la

impresión.
2.1.3 REGISTRO DE COMPRAS
Dentro los documentos tipo P se pueden definir hasta 999 comprobantes diferentes,
que pueden ser utilizados para las diferentes compras de inventarios, compras de
activos fijos y demás causaciones que representen una deuda adquirida con un
tercero.


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 Numeración Inicial. Digite el número desde el cual se quiere empezar a







estándar se impriman los datos de Nombre de la empresa Nit. En el
encabezado del documento.
13
 Usa Generador. Este campo se debe seleccionar si la impresión del




aproxime al peso.
 Número de Vencimientos. Si su empresa genera facturación a plazos

asigne el número de plazos máximos que puede utilizar en el proceso de
facturación. Esta opción permite manejar hasta 999 vencimientos.
 Cruce O.Compra/N.Ent/No cruza (C/E/N). Asigne la letra de acuerdo al

tipo de documento que se quiere hacer antes del registro de compra (Orden
de Compra – Nota de Entrada). Este cruce le permite traer la información
que se ha capturado en un documento anterior.
Estos cruces entre varios documentos pueden ser implementados según los
procesos y necesidades de cada compañía:
Registro de Compra
O. de compra Nota de Entrada
 Obliga Cruce. Seleccione la casilla si se quiere hacer obligatorio el cruce.
 Actualiza Inventario. Seleccione la casilla si la factura de compra es el

único documento que utiliza en el proceso de compras de inventario (esto
para que una vez realice una factura se cargue directamente el inventario).
 Cta. Retención Dscto 3 (S/N). Asigne (S) si desea hacer la contabilización

de la retención en la fuente al momento de grabar el registro de compra.
Recuerde que la cuenta contable debe estar asignada en la tercera casilla
dentro de la columna de descuentos en la estructura del registro de compra.
 Imp. Certificado. Seleccione la casilla si quiere que una vez se realice una
contabilización genere el certificado de retención de ese documento.
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 IVA a Rég. Simplif. Digite la cuenta contable en la cual se contabilizará el

IVA a régimen simplificado. Para el PUC comercial, la cuenta es 2408??0000.
 ICA Retenido. Digite la cuenta contable en la cual se contabilizará la

retención de ICA que practique. Para el PUC comercial, la cuenta es 2368??
0000.
 Cta. Retención IVA. Digite la cuenta contable en la cual se contabilizará la

retención de IVA que practique. Para el PUC comercial, la cuenta es 2367??
0000.
 Cargos y Descuentos. Dentro de la estructura de la compra se pueden

definir tres cargos y tres descuentos, los cuales hacen referencia a valores
que pueden en algunas ocasiones aumentar o disminuir el valor a pagar en
la compra.
En la columna de descuentos se pueden definir tres descuentos incluyendo la

retención en la fuente que se practique (que obligatoriamente va en la tercera
casilla).
de la compra fletes, seguros, etc., estos cargos se pueden establecer como base
para el IVA seleccionando el recuadro que aparece luego de digitar la cuenta
asignarse la cuenta del IVA Descontable. A cada descuento y cargo se le debe
asignar una cuenta en la cual será contabilizado el valor correspondiente.
Finalmente se deben contestar las últimas dos preguntas que genera el sistema:
15


2.1.4 COMPROBANTE DE EGRESO
El comprobante de egreso se utiliza para registrar contablemente todas las salidas

de dinero de la empresa, especialmente por motivo de pago a proveedores.
Si para cada banco se tiene un consecutivo de egreso diferente o se tienen formas

continuas generadas por el mismo Banco, en Siigo se pueden definir un documento
tipo G por cada Banco.
Si se utiliza un solo consecutivo o si ya se tiene establecido un formato preimpreso,

solo de definirá un tipo.
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 Descripción. La descripción que se debe asignar es una abreviatura

referente al uso que se le dará a ese documento, para poder identificarlo en
el momento de la captura.
 Numeración Inicial. Digite el número desde el cual se quiere empezar a

 Nro. Automática. Seleccione la casilla si se desea que la numeración sea

generada y sea controlada automáticamente por el programa, de lo
contrario se deja en blanco.

 Pág. Comp./Minerva (S/N/M). Si la impresión generada es estándar de


de un documento. Se debe tener en cuenta el tipo de impresora y el papel
que se está utilizando para este proceso.

 Leyenda. Al seleccionar esta opción el sistema imprime el nit de la

compañía en el caso de otros documentos traerá otras datos básicos de cada
uno.

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aproxime al peso.
 Cuenta Banco. Digite el código de la cuenta del Banco que más utilice para
girar, este código se puede modificar en la elaboración del comprobante de
egreso.


2.1.5 RECIBO DE CAJA
El recibo de caja se utiliza para registrar contablemente todas las entradas de

dinero a la empresa, especialmente por motivo de cancelación de facturas de
clientes.
Dentro los documentos tipo R se pueden definir hasta 999 diferentes, uno por cada
caja, siempre que se lleven consecutivos diferentes.
Si se utiliza un solo consecutivo o si ya se tiene establecido un formato preimpreso
solo se definirá un tipo de recibo.
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generar el consecutivo de comprobantes

19

 Pág.Comp./Minerva (S/N/M). Pág. Si la impresión generada es estándar

de acuerdo a los prototipos que trae el sistema, seleccione S si se quiere en

de un documento. Se debe tener en cuenta el tipo de impresora y el papel
que se está utilizando para este proceso.


estándar se impriman los datos, nombre de la empresa, Nit.




aproxime al peso
 Cuenta Caja. Digite el código contable de la caja en la cual quiere dejar

registrado el ingreso. Recuerde que éste código se puede modificar en la
elaboración del recibo de caja.
 Cuenta Interés Mora. Asigne el Código contable de la cuenta donde se

grabarán los valores por concepto de interés por mora.
 Cuenta Bono. Esta cuenta se ingresa cuando se generan ventas en bonos y

no se ha entregado la mercancía.
20


2.1.6 DEVOLUCIÓN DE FACTURA
Las Notas de Devolución se utilizan con el fin de reversar la contabilización y la

salida de cantidades de inventario, en el caso que un cliente haga una devolución
de mercancía comprada. Sólo se utiliza en el caso de devolución en ventas, NO en
compras.
Para definir este tipo de documento, se deben tener en cuenta los mismos
parámetros de la Factura de venta.

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estándar se impriman los datos, Nombre de la empresa, dirección, Nit,
22
Código Actividad económica, tipo de contribuyente. Lo imprime en el

encabezado del documento.




aproxime al peso.
 Cta.Retención Dscto 3 (S/N). Asigne (S) si desea hacer la contabilización

de la retención en la fuente que le practiquen. Recuerde que la cuenta
contable debe estar asignada en la tercera casilla dentro de la columna de
descuentos en la estructura de la devolución, para que no disminuya la base
para el cálculo del IVA Devuelto.
 Ctas. ICA: Anticipo. Digite la cuenta contable en la cual se contabilizará la

retención de ICA que se afecta con la devolución. Para el PUC comercial, la
cuenta es 1355180000.
 Ctas. ICA: Retenido. Digite la cuenta contable en la cual se contabilizará la

retención de ICA que se afecta, para el caso de la devolución en ventas no
tiene efecto. Para el PUC comercial, la cuenta es 2368050000.
 Cta. Retención IVA. Digite la cuenta contable en la cual se contabilizará la

retención de IVA que se afecta en la devolución. Para el PUC comercial, la
cuenta es 1355170000.
 Cargos y Descuentos. Dentro de la estructura de la devolución se pueden

definir tres cargos y tres descuentos, los cuales deben ser los mismos que
maneja en la Factura de Venta.
23
En la columna de descuentos se pueden definir tres, incluyendo la retención en la

fuente (que obligatoriamente va en la tercera casilla).
de la devolución fletes, seguros, etc., estos cargos se pueden establecer como base
para el IVA seleccionando el recuadro que aparece luego de digitar la cuenta
asignarse la cuenta del IVA Descontable por devoluciones. A cada descuento y
cargo se le debe asignar una cuenta en la cual será contabilizado el valor
correspondiente.
Si se comercializan productos con IVA diferencial el sistema toma la cuenta
definida en la apertura de las Líneas y Grupos de Inventarios.


2.2 GENERADOR DE DOCUMENTOS
Este parámetro se establece en cada uno de los documentos cuando la impresión

realizada no se hace con el prototipo estándar que tiene el sistema, sino que tienen
un documento preimpreso o tipografiado.
24
El Generador de Documentos permite parametrizar o programar las variables que

se quieren impresas, para este proceso existen dos alternativas. Generador Nuevo
o Antiguo.
RUTA Contabilidad - Definición de Documentos
Se debe elegir el documento a parametrizar, de acuerdo a los formatos

previamente establecidos.
25
El sistema pregunta usa generador a lo cual se le debe indicar que SI para esto se
debe dar clic en la opción.
Paso seguido el sistema pregunta si se utiliza el generador nuevo a lo cual se le

indica que SI.
Modifica el formato: Se debe responder YES, cuando se requiera diseñar o

modificar el generador de un documento, caso contrario NO.
26
NOTA:
Al ingresar a esta opción el sistema permite el desplazamiento por medio de las

flechas, no se utiliza el mouse o raton dentro del generador de documentos.
Debe ubicarse en las Líneas y Columnas respectiva donde se asigna una variable,
para empezar a crear el formato del documento.
Con la tecla de Función F2 o el icono permite seleccionar las variables a

utilizar.
27
Con la tecla de Función F3 o el icono se edita el campo seleccionado para

realizar modificaciones respecto a los caracteres de la variable y si maneja
decimales en el caso de una variable numérica. Para esto se debe ubicar en el
primer carácter de la variable a modificar
Con la tecla de Función F4 o el icono permite realizar una imagen de la

Línea o que esta línea se repita en la impresión. Debe estar ubicado sobre la línea
que desea repetitiva, e indicarle el número Líneas necesarias que utilizará en éste
documento. (Máximo de ocurrencias) al digitar nuevamente F4 se desmarca la
imagen.
28
Con la tecla de Función F6 muestra la ayuda y lo que hace cada función.
Edita leyenda
La opción edita leyenda nos permite colocar un campo fijo en el documento,

ejemplo:
Elaboro, Reviso, Aprobó.
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Fin del Documento
Permite colocar el campo donde finaliza la impresión del documento
Imprime Prototipo
Realiza una impresión del prototipo del documento que se esté parametrizando.
Variables Disponibles
Imprime las variables que tiene disponibles para el documento
3. PRESUPUESTO
3.1 FORMULACION DE PRESUPUESTO
3.1.1 FORMULACION CONTABLE
RUTA: Presupuesto – Formulación Contable – Formulación Cuentas
30
Esta opción permite efectuar la formulación presupuestal de las cuentas contables

del Activo, Pasivo, Patrimonio, Ingresos, Costos y Gastos, por cada uno de los
Centros de Costo que maneja la compañía.
Para realizar la formulación de estas cuentas, una vez se ingresa a la opción, se

deben diligenciar los siguientes campos:
31
 Cuenta: En este campo se debe digitar la cuenta contable que se quiere

presupuestar. Con las teclas de función F2 y F3 o con el ícono se puede
realizar la búsqueda de las cuentas creadas en SIIGO.
 CC-SCC: Este campo se habilitará si la cuenta contable que será

presupuestada está marcada como Sí Centros de Costo. Para continuar, se
debe digitar el código del centro de costo y el subcentro de costo, en caso
de utilizarse.
 Total Presupuesto: En este campo el programa solicita el valor total del

presupuesto anual asignado para la cuenta que se está presupuestando.
 El presupuesto se puede hacer de dos formas:
Mes a Mes: Para asignar el presupuesto Mes a Mes se debe presionar la tecla de
función F2 o dar clic en el ícono ubicado en el campo Total Presupuesto y el

programa ubicará el cursor en el mes de Enero, para que se registre el valor del
presupuesto en cada uno de los meses. Esta opción de presupuesto aplica cuando
32
el valor del presupuesto es diferente en todos los meses o cuando únicamente se

tienen presupuestados algunos meses del año.
Ponderado (Total del Año): Para ejecutar esta opción se debe digitar el valor total
anual del presupuesto de la cuenta, presionar “Enter” y posteriormente presionar
la tecla de función F3 o dar clic en el ícono para que el programa divida la cifra
en doce (12) y asigne un valor igual a cada uno de los meses del año.
RECUERDE: Si se desea hacer la modificación del valor de alguna cuenta

presupuestada se debe ingresar por esta opción, digitar la cuenta y el centro de
costo que se quiere corregir y realizar los mismos procedimientos para realizar
el cambio.
3.1.2 FORMULACION DE INVENTARIOS
RUTA: Presupuesto – Formulación Inventario – Formulación Inventario
Esta opción permite efectuar la formulación presupuestal de los inventarios tanto

en cantidades como en valores de las ventas que se deseen efectuar durante el
periodo contable.
Para realizar la formulación de estas cuentas, una vez se ingresa a la opción, se

deben diligenciar los siguientes campos:
33
 LIN – GRU – ELEMENTO: En este campo se debe digitar el código del

producto que se quiere presupuestar. Si no se conoce el código, se pueden
consultar los productos creados con el icono ó con las teclas de función
F2 o F3.
 Total Presupuesto - Cantidad: En este campo el programa solicita el total

de las cantidades de ventas que se van a presupuestar en el año para el
producto seleccionado.
El presupuesto se puede hacer de dos formas:
Mes a Mes. Para asignar el presupuesto mes a mes, se debe dar clic sobre el
icono ó presionar la tecla de función F2, cuando el cursor esté ubicado en el
campo de Total Presupuesto, en la columna Cantidad, y el programa ubicará
luego el cursor en el mes de enero, para que se registren las cantidades a
presupuestar en cada uno de los meses. Esta opción aplica cuando el valor del
34
presupuesto es diferente en todos los meses o cuando únicamente se tienen

presupuestados algunos meses del año.
Ponderado (Total del Año). Para ejecutar la opción del presupuesto

Ponderado, se debe digitar el valor total anual del presupuesto en el campo de
Total Presupuesto, en la columna Cantidad, se presiona “Enter” y
posteriormente se debe dar clic sobre el icono ó presionar la tecla de
función F3 para que el programa divida la cifra en doce (12) y asigne un valor
igual para todos los meses del año.
 Total Presupuesto - Valor: En este campo el programa solicita valor total

anual de las ventas que se van a presupuestar en el año, para el producto
seleccionado.
icono o presionar la tecla de función F2 cuando el cursor esté ubicado en el
campo de Total Presupuesto, en la columna Valor y el programa ubicará el
cursor en el mes de enero, para que se registre el valor del presupuesto en
cada uno de los meses. Esta opción de presupuesto aplica cuando el valor del

Total Presupuesto, en la columna Valor, se presiona “Enter” y posteriormente
se debe dar clic sobre el icono o presionar la tecla de función F3 para que
el programa divida la cifra en doce (12) y asigne un valor igual para todos los
meses del año.
RECUERDE: Una vez se hayan ejecutado los pasos anteriores, el programa ubicará
el cursor en el campo LIN – GRU - ELEMENTO, para que se pueda ingresar el
presupuesto del siguiente producto. El programa guarda los presupuestos de
forma automática y no es necesario ejecutar ninguna opción adicional.
Si se desea hacer la modificación del valor o de la cantidad de algun producto

presupuestado se debe ingresar por esta opción, digitar el codigo del producto
que se quiere corregir y realizar los mismos procedimientos para realizar el
cambio.
3.1.3 FORMULACION DEL PRESUPUESTO COMERCIAL
El presupuesto comercial permite asignar a cada uno de los vendedores de la

empresa, la cantidad y valor de las ventas que debe efectuar por cada uno de los
productos comercializados por la compañía.
RUTA: Ventas – Presupuesto Comercial – Formulación
35
Para ejecutar la formulación del presupuesto comercial se deben diligenciar los

campos que se describen a continuación:
36
 Vendedor: En este campo se debe digitar el código del vendedor al que se

le asignará el presupuesto de ventas. Si no se conoce el código con la tecla
se puede efectuar la búsqueda de los vendedores creados.
Producto: En este campo se ingresa el código del producto que va a

presupuestar para el vendedor seleccionado. Con el icono o con las
teclas de función F2 o F3 se pueden consultar los productos existentes.
 Total Presupuesto - Cantidad: En este campo el programa solicita el total

de las cantidades de ventas que se van a presupuestar en el año para el
producto seleccionado.
icono ó presionar la tecla de función F2, cuando el cursor esté ubicado en el
campo de Total Presupuesto, en la columna Cantidad, y el programa ubicará
37
luego el cursor en el mes de enero, para que se registren las cantidades a

presupuestar en cada uno de los meses. Esta opción aplica cuando el valor del

Total Presupuesto, en la columna Cantidad, se presiona “Enter” y
posteriormente se debe dar clic sobre el icono ó presionar la tecla de
función F3 para que el programa divida la cifra en doce (12) y asigne un valor
igual para todos los meses del año.
 Total Presupuesto - Valor: En este campo el programa solicita valor total

anual de las ventas que se van a presupuestar en el año, para el producto
seleccionado.
icono o presionar la tecla de función F2 cuando el cursor esté ubicado en el
campo de Total Presupuesto, en la columna Valor y el programa ubicará el
cursor en el mes de enero, para que se registre el valor del presupuesto en
cada uno de los meses. Esta opción de presupuesto aplica cuando el valor del

Total Presupuesto, en la columna Valor, se presiona “Enter” y posteriormente
se debe dar clic sobre el icono o presionar la tecla de función F3 para que
el programa divida la cifra en doce (12) y asigne un valor igual para todos los
meses del año.
4. SALDOS INICIALES
38
Los saldos iniciales corresponden a la información del Balance General con el que
arranca la compañía, a partir de la cual, se incluye el movimiento diario de la
misma.
Para la inclusión de saldos iniciales se requieren los siguientes requisitos:
 FECHA: Corresponde a la fecha de corte a la cual se va a ingresar el saldo

inicial. Esta fecha fue incluida en el momento de la instalación de la
respectiva empresa.
 INFORMACION DISCRIMINADA: Se debe tener la información

discriminada por medio de un Balance General, al corte de fecha al cual se
ingresan los saldos iniciales.
 DOCUMENTO: Se debe definir un documento tipo L, el cual se codifica con

el número 999 y se denomina SALDOS INICIALES.
RECUERDE: La ruta para definir los documentos es Contabilidad – Definición de

documentos.
 CUENTA PUENTE: Para la contabilización de los saldos iniciales se creará

una cuenta que se utilizará temporalmente, mientras se ingresa de
información de los saldos iniciales. Esta cuenta se codifica con el código
999999 y se denomina cuenta puente.
RECUERDE: La ruta para crear una cuenta contable es Contabilidad –

Administración de cuentas contables – Apertura.
Para la inclusión de los saldos iniciales se tomarán como ejemplo: Disponible,

Cartera, Inventarios y Proveedores.
4.1 SALDOS INICIALES DE DISPONIBLE
Corresponde a los saldos iniciales de disponible todas las cuentas que registran los
recursos de liquidez inmediata total o parcial con que cuenta el ente economico y
puede utilizar para fines generales o especificos; dentro de los cuales podemos
mencionar la Caja, los Depositos en Bancos y otras entidades financieras.
Para incluir los saldos iniciales se debe ingresar por la ruta: Contabilidad –
Generacion de comprobantes - Entrada de Comprobantes.
39
Inmediatamente el sistema solicitara algunos datos de carácter general que es

necesario incluirlos, los cuales son:
 TIPO DE DOCUMENTO: Se debe seleccionar el tipo de documento que se

va a utilizar para contabilizar los saldos iniciales (Documento tipo L).
 NUMERO DE TIPO DE DOCUMENTO: En esta opción se escogerá el 999.
 NUMERO DE COMPROBANTE: Para llevar el consecutivo del documento

automáticamente, se debe digitar enter.
 FECHA: Es la fecha de inclusión de los saldos iniciales.
40
 SECUENCIA: Será la secuencia con la cual se llevarán los comprobantes de

saldos iniciales.
 CUENTA: Se debe digitar la cuenta a utilizar para incluir el saldo inicial.
 CENTRO DE COSTO: Se incluirá el código del centro de costo en donde se

afectará el movimiento contable.
 NIT: Se digitará el número de Nit al cual se le cargará el saldo de esta

cuenta.
RECUERDE: El sistema solicitará centro de costo y Nit siempre y cuando la cuenta

contable utilizada esté marcada como si centro de costo y si terceros.
 DEBITO O CREDITO: Se debe digitar la naturaleza de acuerdo a la cuenta

contable y a su saldo en el momento del ingreso del saldo inicial.
 DESCRIPCION: Se debe digitar la descripción del comprobante que se esta

incluyendo.
 VALOR: Se digitará el saldo de la cuenta contable que se encuentra del

Balance Inicial.
41
El cursor se ubica inmediatamente en la segunda secuencia para seguir incluyendo

los saldos iniciales, cuenta por cuenta.
RECUERDE: Se debe incluir el saldo inicial de cada una de las cuentas que hacen
parte del Balance General.
42
NOTA: El sistema permite, en la opción de descripción, digitar la tecla F2 con el

fin de repetir la descripción inmediatamente anterior.
 CUENTA PUENTE: SIIGO no permite grabar comprobantes descuadrados,

lo que quiere decir que la suma de los débitos debe ser igual a la suma de
los créditos. Para cuadrar el comprobante se utiliza la cuenta puente.
43
RECUERDE: La cuenta puente solamente se utilizará para el ingreso de saldos

iniciales, ya que esta cuenta no existe contablemente. Esta cuenta debe quedar
con saldo cero (0) una vez se ingrese completamente el Balance Inicial.
Para grabar o contabilizar el comprobante se debe dar clic en la tecla
44
4.2 SALDOS INICIALES CARTERA
RUTA: Contabilidad – Generación de comprobantes – Entrada de

comprobantes
Para incluir los saldos iniciales de cartera se debe tener discriminada una a una las
facturas de cada uno de los clientes con sus respectivas fechas de vencimiento y el
valor de cada uno de sus respectivos vencimientos. Estas facturas deben ser tanto
las que estén vencidas como las que estén por vencer.
RECUERDE: Para incluir los saldos iniciales de cartera seguiremos por la misma
ruta que trabajamos los saldos iniciales de Disponible: Contabilidad –
Generación de comprobante – Entrada de comprobantes.
45
Para el ingreso de saldos iniciales de cartera, se debe utilizar un documento tipo L

– Otros, y con el codigo 999 que se manejo en la inclusión del disponible, al cual
se le debe diligenciar el encabezado con el número de tipo de documento, el
número de comprobante, fecha, cuenta contable, centro de costo y Nit.
Una vez se empieza a digitar la información de cartera, el sistema trae un cuadro

adicional donde solicita los datos de la factura del cliente (Tipo de documento,
número de comprobante, número de la factura, número de vencimiento y fecha de
dicho vencimiento)
TIPO DE NUMERO DE NUMERO DE NUMERO DE

DOCUMENTO TIPO DE FACTURA O VENCIMIENTO
DOCUMENTO DOCUMENTO
Este cuadro de datos generales se activará siempre y cuando la cuenta este

detallada como por cobrar.
Finalmente y teniendo en cuenta que SIIGO no permite grabar comprobantes

descuadrados, es decir que la suma de los débitos debe ser igual a la suma de los
créditos, para realizar el balance de los comprobantes de saldos iniciales se debe
utilizar Cuenta Puente con el código 999999.
46
Para el ingreso de saldos iniciales de cartera se debe hacer que en cada secuencia
se discrimine, cliente por cliente, factura por factura y vencimiento por
vencimiento.
RECUERDE: Para grabar los comprobantes utilizamos la tecla
4.3 SALDOS INICIALES INVENTARIO
RUTA: Contabilidad – Generación de Comprobante – Entrada de

Comprobantes
Para incluir los saldos de inventario es necesario tener discriminados los productos
con su respectivo nombre, código o referencia, las cantidades por cada una de las
bodegas que se manejen, el costo unitario y la valorización por cada producto.
47
Una vez se tiene toda esta información, se debe ingresar a la opción de Entrada de
Comprobantes:
Para el ingreso de saldos iniciales de inventarios, se debe utilizar un documento

tipo L - Otros, al cual se le debe diligenciar el encabezado con el número de tipo de
documento, el número de comprobante, fecha, cuenta contable, centro de costo y
Nit.
48
Una vez se empieza a digitar la información de inventarios, el sistema trae un

cuadro adicional donde solicita los datos del producto a incluir, la bodega que se
afectara y la cantidad que se ingresará. Los datos correspondientes al Costo
Unitario y al Saldo Bodega, los trae de acuerdo al movimiento del mismo.
Este cuadro se activará siempre y cuando se tenga el módulo de Inventarios

instalado y el código contable en su creación esté amarrado a una tabla de
inventarios o a la apertura de lineas y grupos.

49
Para el ingreso de saldos iniciales de inventarios se debe discriminar por cada

secuencia: producto, cantidad por cada una de las bodegas y valor total de las
cantidades.
RECUERDE: Para grabar los comprobantes utilizamos la tecla y para buscar en

cualquier opción utilizaremos la tecla , (búsqueda alfabética),
(búsqueda numérica).
4.4 SALDOS INICIALES DE PROVEEDORES
RUTA: Contabilidad – Generación de comprobantes – Entrada de

comprobantes
Para incluir los saldos iniciales de proveedores se debe tener discriminada una a
una las facturas de cada uno de los proveedores con sus respectivas fechas de
vencimiento y el valor de cada uno de sus respectivos vencimientos. Estas facturas
deben ser tanto las que estén vencidas como las que estén por vencer.
Para el ingreso de saldos iniciales de cartera, se debe utilizar un documento tipo L

– Otros, y con el codigo 999 que se manejo en la inclusión del disponible, al cual
se le debe diligenciar el encabezado con el número de tipo de documento, el
número de comprobante, fecha, cuenta contable, centro de costo y Nit.
Una vez se empieza a digitar la información de proveedores, el sistema trae un

cuadro adicional donde solicita los datos de la factura del cliente (Tipo de
50
documento, número de comprobante, número de la factura, número de

vencimiento y fecha de dicho vencimiento)
TIPO DE NUMERO DE NUMERO DE NUMERO DE

DOCUMENTO TIPO DE FACTURA O VENCIMIENTO
DOCUMENTO DOCUMENTO
Este cuadro de datos generales se activará siempre y cuando la cuenta este

detallada como por pagar.

51

Para el ingreso de saldos iniciales de proveedores se debe hacer que en cada

secuencia se discrimine, cliente por cliente, factura por factura y vencimiento por
vencimiento.
RECUERDE: Para grabar los comprobantes utilizamos la tecla
4.5 OTROS ASPECTOS A TENER EN CUENTA PARA INCLUIR SALDOS

INICIALES
Para facilitar una verificación posterior es recomendable organizar la información en

la digitación de los saldos, por tal motivo se sugiere clasificarlos de la siguiente
manera:
 Comprobante del disponible  Caja

 Bancos
 Corporaciones
 Comprobantes de deudores  Clientes
 Prestamos a Empleados
 Anticipos a Proveedores
 Retención en la Fuente
 Comprobantes de obligaciones  Pagares
52
Financieras  Carta de Crédito
 Comprobantes de Cuentas por  Proveedores

Pagar  Cuentas por pagar
 Anticipo de Clientes
 Comprobantes de Inventarios  Saldos por Bodega
 Comprobante de Propiedad  Valor Histórico Activos
Planta y Equipo  Valor de la Depreciación
 Comprobante de impuestos por  Retefuente
pagar  Impuesto a las ventas
 Comprobante de Cuentas de  Capital Social
Patrimonio  Utilidad del ejercicio
 Comprobante de Ajustes por  Activo no monetarios
inflación  Pasivo no monetarios
 Patrimonio
 Cuentas de resultado
Se podrán incluir en forma opcional los valores de las cuentas de resultado, con el
fin de tener en cuenta los valores a nivel de ingresos, gastos y costos.
 Comprobante de Cuentas de Ingresos
 Comprobante de Cuentas de Egresos
Se debe tener en cuenta que la fecha con que se va a ingresar la información de

saldos iniciales, corresponde a la de instalación de la Empresa. Ej.: Si la Empresa
se instaló en diciembre 31 de 2003, los saldos iniciales se deben incluir en esta
misma fecha, ya que el movimiento se inicia en enero 1 de 2004.
53
5. FUNCIONALIDADES DE LA ENTRADA DE COMPROBANTES
La entrada de comprobantes permite al usuario, ingresar a consultar, anular o

modificar comprobantes y a optimizar tiempo en su elaboración.
En esta opción es utilizada para realizar el registro de las transacciones contables

cuando no se tiene el módulo de Elaboración de Documentos
5.1 CONSULTA DE COMPROBANTES
Para consultar la contabilización de un comprobante, basta con ingresar al módulo

de Contabilidad – Generación de Comprobantes – Entrada de comprobantes
y llamar el tipo de comprobante a consultar.
En la parte inferior aparecerán tres opciones, las cuales son ANULA, BORRA O
IGNORA.
54
 IGNORA: Esta opción es utilizada cuando se quiere consultar un

comprobante sin realizar ninguna modificación en el.
 ANULA: Esta opción se usa para anular documentos que no van a ser
utilizados posteriormente.
 BORRA: Esta opción se utiliza para modificar o corregir comprobantes ya

sea en su valor, producto, etc. o simplemente para reversar un documento
que será utilizado posteriormente.
Si se quiere modificar un documento sin perder lo digitado, al borrar el

comprobante se deberá llamar inmediatamente sin salir de la Entrada de
comprobantes, ya que al hacerlo, el comprobante quedará borrado.
Al llamar de nuevo el comprobante, aparecen en la pantalla las siguientes opciones:
 REGISTRO A REGISTRO: Permite repasar el comprobante desde el primer

hasta el último ítem.
 UNO EN ESPECIAL: Esta opción es utilizada cuando se conoce el ítem del

comprobante que se va a modificar, evitando así repasar todo el
comprobante.
RECUERDE: Si modifica un valor en la partida débito, debe modificar la partida

crédito, ya que SIIGO no permite grabar comprobantes descuadrados.
55
6. TALLER
DEFINICION DE DOCUMENTOS,
FORMULACION DE
PRESUPUESTO Y SALDOS
INICIALES
SIIGO ESTÁNDAR
WINDOWS
56
6.1 OBJETIVO
Conocer los diferentes tipos de documentos que se utilizan para llevar la

contabilidad que se emplean en una empresa. Diligenciar los diferentes parámetros
de la definición de documentos de acuerdo con las características de cada uno.
Ademas este taller permitira conocer como se definir los diferentes formatos
preimpresos utilizados en la empresa con el fin de acelerar la utilización del
programa y poder incluir la información en forma inmediata.
Al final de este proceso tendrá las herramientas necesarias para registrar y realizar
la formulación del presupuesto.
Registrar los diferentes saldos iniciales de la compañía según el movimiento

contable al corte de fecha establecido y verificar la inclusión de esta información.
DEFINICION DE DOCUMENTOS
RUTA: Contabilidad – Definicion de documentos
Tipo F Factura de Venta

Comprobante 001
Descripción Factura de Venta
Numeración Inicial 87456
Numeración Automática Seleccione el campo
Numero de Items 64
Pagina Completa Seleccione el campo
Numero de Copias 1
Titulo Factura de Venta
Leyenda Seleccione el campo
Usa Generador No seleccione el campo
Actualiza e Imprime Seleccione el campo
Multiusuario No seleccione el campo
Redondea Cifras Seleccione el campo
Actualiza Inventarios Seleccione el campo
Actualiza Seriales No seleccione el campo
Numero de Vencimientos 006
Descuento en Producto No seleccione el campo
Régimen Común 47859
Cuenta de Retención Dto. 3 Seleccione el campo
Cruza Remisión/Pedido/etc No seleccione el campo
Obliga el Cruce No seleccione el campo
Cuentas de ICA: Anticipo 135518 Retenido 236805 Cta.Rte.IVA 135517
Descuentos Cargos
Descuento 417510 Fletes 423580
000000 000000
57
Retención 135515 IVA 240805
Datos Complementarios
Impuesto Estándar Dto. x ítem S
Numero de Autorización de la DIAN 145787
Numeración Autorizada 87000 88000
Fecha de Autorización 2003/10/30
Recalcula el IVA en el Total No seleccione el campo
Utiliza cantidades de Productos

con 2 decimales No seleccione el campo
Utiliza Precio Unitario Con 2 Decimales Seleccione el campo

Mensaje Fijo para la factura Gracias por su compra
_________________________________
Tipo P Factura de Venta
Comprobante 001
Descripción COMPRAS INV.
Numero de Items 64
Pagina Completa Digite S
Numero de Copias 1
Titulo COMPROBANTE DE COMPRA DE INV.
Usa Generador No seleccione el campo
Multiusuario No seleccione el campo
Numero de Vencimientos 006
Cruza o.Compra/N.Ent/NoCruza No seleccione el campo
Obliga el Cruce No seleccione el campo
Actualiza Inventarios Seleccione el campo
Cuenta de Retención Dto. 3 Seleccione el campo
Imp. Cetif. No seleccione el campo
Iva a reg.simplif. 240830
Cuentas de ICA Retenido 236805
Cta.Retencion.IVA 236705
Descuentos Cargos
000000 000000
000000 000000
Retención 236540 IVA 16% 240810
Utiliza cantidades de Productos

con 2 decimales No seleccione el campo
Utiliza Precio Unitario Con 2 Decimales Seleccione el campo
______________________________________
58
Tipo G Egresos
Comprobante 001
Descripción Comprobante de Egreso
Numero de Items 64
Numero de Copias 1
Titulo Comprobante de Egreso
Usa Generador No Seleccione el campo
Multiusuario No Seleccione el campo
Cuenta de Bancos 1110050101
__________________________________________
Tipo R Recibo de Caja

Comprobante 001
Descripción Recibo de Caja
Numero de Items 64
Numero de Copias 1
Titulo Recibo de Caja
Usa Generador No Seleccione el campo

Multiusuario No Seleccione el campo
Cuenta de Caja 1105050000
Cuenta de Int. De Mora 4210050000
Cuenta de Bono 0000000000
INFORME DE DEFINICION DE DOCUMENTOS
RUTA: Contabilidad – Impresión de la definición de Documentos
59
6.2 TALLER DE GENERADOR DE DOCUMENTOS
Desarrollar el generador de documentos con guía del asesor.

1. Las personas que tengan su propio formato lo podran diligenciar.
2. Las personas que no tengan ningun tipo de formato se les entregara un

formato por parte del asesor que tendra todas las respectivas
especificaciones para elaborar el generador de documentos.
6.3 PRESUPUESTO
6.3.1 FORMULACION DE CUENTAS
El gerente general de la compañía EMPRESA DE CAPACITACION S.A., requiere

elaborar el presupuesto de las cuentas de gastos, de inventarios, vendedores etc.
Ruta: Presupuesto - Formulación Contable - Formulación de Cuentas
La empresa va a presupuestar la cuenta 5105060000, de sueldos la cual tendrá

un valor anual de $ 66.000.000.00.
MES VALOR
ENERO 5.500.000
FEBRERO 5.500.000
MARZO 5.500.000
ABRIL 5.500.000
MAYO 5.500.000
JUNIO 5.500.000
JULIO 5.500.000
AGOSTO 5.500.000
SEPTIEMBRE 5.500.000
OCTUBRE 5.500.000
NOVIEMBRE 5.500.000
DICIEMBRE 5.500.000
TOTAL 66.000.000
Para ponderar el valor mensualmente digitamos el valor total, presionamos “Enter”

y posteriormente la tecla o la tecla de función F3.
Presupuestar la cuenta 4120050000 por centros de costos.
• El centro 0001 mensualmente con los siguientes datos:
MES VALOR
ENERO 4.000.000
FEBRERO 4.000.000
MARZO 4.000.000
ABRIL 4.000.000
60
MAYO 4.000.000
JUNIO 4.000.000
JULIO 5.000.000
AGOSTO 5.000.000
OCTUBRE 5.000.000
NOVIEMBRE 7.000.000
DICIEMBRE 7.000.000
TOTAL 58.000.000
• El centro 0002 mensualmente con los siguientes datos:
MES VALOR
ENERO 4.000.000
FEBRERO 4.000.000
MARZO 4.000.000
ABRIL 4.000.000
MAYO 5.000.000
JUNIO 5.000.000
JULIO 5.000.000
AGOSTO 5.000.000
OCTUBRE 6.000.000
NOVIEMBRE 6.000.000
DICIEMBRE 6.000.000
TOTAL 60.000.000
Después de haber efectuado la formulación de las cuentas presione la tecla “ESC”,

para salir de la opción.
FORMULACION DE INVENTARIOS
Ruta: Presupuesto – Formulación Inventario – Formulación Inventario
Presupuestar el producto de inventarios Cama Isabelina Colonial. 300 unidades

en todo el año por un valor de $720.000.000. Si no conoce el producto con las
teclas de función F2 ó F3 puede consultar los productos creados o con el icono
Para ponderar el presupuesto ubíquese en el campo Total presupuesto digite las

cantidades y/o valores, presione “Enter” y posteriormente la tecla de función F3 o
MES CANTIDAD VALOR

ENERO 25 60.000.000
FEBRERO 25 60.000.000
MARZO 25 60.000.000
ABRIL 25 60.000.000
MAYO 25 60.000.000
JUNIO 25 60.000.000
JULIO 25 60.000.000
61
AGOSTO 25 60.000.000
SEPTIEMBRE 25 60.000.000
OCTUBRE 25 60.000.000
NOVIEMBRE 25 60.000.000
DICIEMBRE 25 60.000.000
TOTAL 300 720.000.000
Presupuestar el producto de inventarios Equipo de Sonido Hitachi MD-26

con los siguientes datos:
MES CANTIDAD VALOR

ENERO 25 20.000.000
FEBRERO 25 20.000.000
MARZO 25 20.000.000
ABRIL 25 20.000.000
MAYO 35 28.000.000
JUNIO 35 28.000.000
JULIO 35 28.000.000
AGOSTO 35 28.000.000
OCTUBRE 50 40.000.000
NOVIEMBRE 50 40.000.000
DICIEMBRE 50 40.000.000
TOTAL 440 352.000.000
6.3.3 PRESUPUESTO COMERCIAL
Presupuestar para vendedor 0002 el producto D.V.D Samsung con los siguientes
datos:
Ruta: Ventas – Presupuesto Comercial – Formulación
MES CANTIDAD VALOR

ENERO 10 3.500.000
FEBRERO 10 3.500.000
MARZO 10 3.500.000
ABRIL 10 3.500.000
MAYO 10 3.500.000
JUNIO 10 3.500.000
JULIO 10 3.500.000
AGOSTO 10 3.500.000
OCTUBRE 10 3.500.000
NOVIEMBRE 20 7.000.000
DICIEMBRE 20 7.000.000
TOTAL 140 49.000.000
62
Ahora ingrese a la opcion listado de presupuesto y liste el presupuesto contable y el

presupuesto de inventario.
SALDOS INICIALES
DISPONIBLE
La sistematización de la información se programó con fecha de Diciembre 31 de

2003, por tanto se incluirá saldos iniciales de disponible, inventarios, cartera y
proveedores a esta fecha.
RUTA: Contabilidad – Generacion de comprobantes – Entrada de

comprobantes.
Digite L y la tecla F2 o , escoja el L que se titule saldos iniciales, al digitar enter

se ubica en numero, iniciamos con el No. 1, Vendedor 001, fecha 31 Diciembre de
2003.
Se incluira la información del disponible de acuerdo al siguiente cuadro:
CUENTA 1105050000
NATURALEZA Debito
NIT 800.100.200
DESCRIPCION Saldos iniciales disponible
VALOR 1050000
CUENTA 1105050000
NATURALEZA Debito
NIT 800.100.200
DESCRIPCION Saldos iniciales disponible (Digite la
tecla de funcion F2 para repetir la
descripción)
VALOR 1050000
CUENTA 1110050100
NATURALEZA Debito
descripción)
VALOR 20000000
CUENTA 1110050200
NATURALEZA Debito
descripción)
VALOR 12000000
63
CUENTA 1120050100
NATURALEZA Debito
descripción)
VALOR 2500000
CUENTA 9999990000
NATURALEZA Credito
descripción)
VALOR 35500000
RECUERDE: La cuenta 999999 o cuenta puente es la que sirve para realizar el

cuadre en los comprobantes de saldos iniciales.
Digite la tecla F1 o nos permite grabar el respectivo comprobante.
6.4.2 CARTERA o CUENTAS POR COBRAR

comprobantes.
La Empresa de Capacitacion s.a tiene saldos en sus cuentas por cobrar, por esta
razon es necesario incluir las facturas pendientes por cobrar vencidas y por vencer
por cada uno de los clientes de la empresa.

se ubica en numero, continuamos con el No. 2, Vendedor 001, fecha 31 Diciembre
de 2003.
Se incluira la información de las cuentas por cobrar de acuerdo al siguiente cuadro:
CUENTA 1305050000
CENTRO DE COSTO 1
NIT NIT DEL CLIENTE (Ver recuadro inferior)
DATOS GENERALES Documento cruce
Fecha de vencimiento
NATURALEZA Debito
DESCRIPCION Saldos iniciales de cartera
VALOR Valor del documento
CUENTA NIT DEL NOMBRE DOCUMENTO FECHA NAT VALOR

CLIENTE DEL VENCIMIE
CLIENTE NTO
1305050000 860522232 ALMACEN EL F-001-87150-001 2003-12-15 D 3125000
MAXIMO
1305050000 860522232 ALMACEN EL F-001-87150-002 2004-01-15 D 2500000
64
MAXIMO
1305050000 830608862 ALMACEN F-001-87340-001 2003-12-01 D 1000000
SAN
ANDRESITO
1305050000 890546987 ALMACEN F-001-87454-001 2003-12-24 D 6400000
VENDO DE
TODO
1305050000 890546987 ALMACEN F-001-87460-001 2004-02-29 D 10000000
VENDO DE
TODO
9999990000 C 23025000

Terminado el proceso verificamos dichos saldos con los siguientes listados:
1. ESTADO DE CUENTA
RUTA: Cuentas por cobrar – Estados de cuenta – Pantalla
Se incluira la información de acuerdo al siguiente cuadro:
A UN CORTE ANTERIOR N
NIT 860522232
2. MOVIMIENTO DE CARTERA
RUTA: Cuentas por cobrar – Movimiento de cartera – Movimiento

auxiliar.
MES 12 a 12
NIT 890546987
3. CARTERA MOROSA - TOTAL
RUTA: Cuentas por cobrar – Cartera morosa – total – Cuenta –

General
CUENTA DESDE 1305050000
65
CUENTA HASTA 1305050000

CENTRO DE COSTO DESDE 0000
CENTRO DE COSTO HASTA 9999
DESEA EL INFORME CON SUBCENTROS N
COMANDOS DE IMPRESIÓN VISTA PRELIMINAR
6.4.3 INVENTARIOS
La Empresa de capacitacion s.a tiene saldos en materia prima y producto

terminado, por esta razon es necesario incluir las dos por cada una de las bodegas
existentes.

de 2003.
Se incluira la información de los inventarios de acuerdo a la siguiente información:
DESCRIPCION Saldos iniciales de inventario

NATURALEZA Debito
DATOS GENERALES Remitase a la tabla de datos generales
BODEGA 001
CANTIDAD Remitase a la tabla de datos generales
VALOR Cantidad X Vr unitario
TABLA DATOS GENERALES
MATERIA PRIMA
CUENTA DESCRIPCION CANTIDAD NAT VALOR

140505 Paño flanel negro 1800 Deb 4.500.000
140505 Paño flanel azul 1700 Deb 5.440.000
140505 Cremallera 15 cm negro 700 Deb 420.000
140505 Cremallera 15 cm azul 800 Deb 400.000
999999 Cuenta Puente Cred 10.760.000

de 2003.
PRODUCTOS TERMINADOS
CUENTA DESCRIPCION CANTIDAD NAT VALOR

143005 Pantalón negro talla 32 180 Deb 2.970.000
143005 Pantalón azul talla 34 220 Deb 3.630.000
143005 Chaqueta negra talla 32 190 Deb 4.227.500
143005 Chaqueta azul talla 34 210 Deb 4.620.000
66
999999 Cuenta Puente Cred 15.447.500


ORGANIZAR LO SIGUIENTE EN UN CUADRO PARA QUE NO SE VEA DESORDENADO
1. VALORIZACIÓN DE SALDOS
RUTA: Inventarios – Valorizacion de saldos general - Numerico
MES DE CORTE 12
PRODUCTO DESDE DIGITE ENTER
PRODUCTO HASTA DIGITE ENTER
COSTO UNITARIO VALOR DE ENTRADA U
DESEA IMPRIMIR SOLO LAS INCONSISTENCIAS N
DESEA CANTIDADES A 5 DECIMALES N
IMPRIME EN CARRO ANCHO N
Fn Impresora ENTER Archivo DIGITE ENTER (VER NOTA)
Este listado se titula VALORIZACIÓN DE SALDOS y permite analizar la

valorización total del inventario mostrando saldos y costo de cada uno de los
productos y el valor total del inventario.
Al analizar el listado notara que muestra el costo unitario de cada producto, la

cantidad existente como saldo y la valorización total del inventario.
2. MOVIMIENTO CUENTAS
RUTA: Contabildad – Administración de cuentas – Movimiento general –

Pantalla – Descripción del movimiento.
CUENTA: Digite la cuenta 1405050000
6.4.4 PROVEEDORES o CUENTAS POR PAGAR

comprobantes.
La Empresa de Capacitacion s.a tiene saldos en sus cuentas por cobrar, por esta
razon es necesario incluir las facturas pendientes por cobrar vencidas y por vencer
por cada uno de los clientes de la empresa.

de 2003.
67
Se incluira la información de las cuentas por cobrar de acuerdo al siguiente cuadro:
CUENTA 1305050000
CENTRO DE COSTO 1
NIT NIT DEL CLIENTE (Ver recuadro inferior)
DATOS GENERALES Documento cruce
Fecha de vencimiento
NATURALEZA Debito
DESCRIPCION Saldos iniciales de cartera
VALOR Valor del documento
CUENTA NIT DEL NOMBRE DOCUMENTO FECHA NA VALOR

CLIENTE DEL VENCIMIENT T.
CLIENTE O
1305050000 860522232 ALMACEN EL F-001-87150-001 2003-12-15 D 3125000
MAXIMO
1305050000 860522232 ALMACEN EL F-001-87150-002 2004-01-15 D 2500000
MAXIMO
1305050000 830608862 ALMACEN F-001-87340-001 2003-12-01 D 1000000
SAN
ANDRESITO
1305050000 890546987 ALMACEN F-001-87454-001 2003-12-24 D 6400000
VENDO DE
TODO
1305050000 890546987 ALMACEN F-001-87460-001 2004-02-29 D 10000000
VENDO DE
TODO
9999990000 C 23025000

4. ESTADO DE CUENTA
RUTA: Cuentas por cobrar – Estados de cuenta – Pantalla
NIT 860522232
5. MOVIMIENTO DE CARTERA
RUTA: Cuentas por cobrar – Movimiento de cartera – Movimiento

auxiliar.
68
MES 12 a 12
NIT 890546987
6. CARTERA MOROSA - TOTAL
RUTA: Cuentas por cobrar – Cartera morosa – total – Cuenta –

General
CUENTA DESDE 1305050000
CUENTA HASTA 1305050000
CENTRO DE COSTO DESDE 0000
CENTRO DE COSTO HASTA 9999
DESEA EL INFORME CON SUBCENTROS N
COMANDOS DE IMPRESIÓN VISTA PRELIMINAR
69

Cartilla 3 - Documentos y Saldos Iniciales

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Cartilla 3 - Documentos y Saldos Iniciales

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SIIGO

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E – Nota de Entrada: Documento que permite hacer entrada de mercancia a las

F – Factura de Venta: Documento contable que permite tener control de la

G – Comprobante de Egreso: Documento que permite contabilizar los diferentes

H – Nota de Salida: Documento que permite dar salida al inventario cuando se

J – Nota de devolucion: Documento que permite tener control a las devoluciones

K – Minutas: Documento que permite hacer el cargue de la mano de obra y los

N – Nota interna: Documento que permite tener un consecutivo de las notas

O – Nota de producción: Documento que permite tener un control sobre la

P – Registro de compras: Documento que permite tener un control contable de

R – Recibo de caja: Documento que permite contabilizar el ingreso de dinero por

S – Nota de Remision: Documento que permite dar salida al inventario y

T – Nota de Traslado: Documento que permite mover mercancia de una bodega a

V – Cotizacón: Documento extracontable que permite hacer la presentacion de los

Y – Orden de Compra: Documento extracontable que permite hacer solicitud de

Z – Orden de Pedido: Documento extracontable que permite hacer ingreso de las

Para saber como se habilitan y parametrizan los documentos en Siigo, se tomarán

El documento Factura de Venta se utiliza para registrar contablemente tanto las

Los campos que se deben diligenciar son:

 Comprobante. Dentro de un tipo de documento se pueden definir hasta

 Descripción. La descripción que se debe asignar es una abreviatura de la

 Nro. Automática. Seleccione la casilla si desea que la numeración la

 Número de Ítems. Digite el número máximo de ítems o filas que quiere

 Pág.Comp./Minerva (S/N/M). Si la impresión generada es estándar de

 Número de Copias. Asigne el número de copias que desea en la impresión

 Título. Digite el título del comprobante que está parametrizando. Este

 Leyenda. Asigne la casilla si desea que en la impresión de un documento

 Usa Generador. . Este campo se debe seleccionar si la impresión del

 Actualiza e Imprima. Seleccione la casilla si desea que una vez se

 Multiusuario. Seleccione la casilla si el documento lo utilizan en más de

 Redondea cifras. Seleccione la casilla si quiere que en los registros se

 Actualiza Inventario. Seleccione la casilla si la factura de factura de venta

 Número de Vencimientos. Si su empresa genera facturación a plazos

 Desc. en Producto. Seleccione la casilla si en el proceso de facturación

 Cta.Retención Dscto 3 (S/N). Asigne (S) si desea hacer la contabilización

 Cruza Remis/Pedido/Cotiza/No cruza (R/P/C/N). Asigne la letra de

Cotización Factura de Venta

 Obliga Cruce. Seleccione la casilla si quiere hacer obligatorio el cruce.

 Ctas ICA: Anticipo. Digite la cuenta contable en la cual se contabilizará la

 Ctas ICA: Retenido. Digite la cuenta contable en la cual se contabilizará la

 Cta Retención IVA. Digite la cuenta contable en la cual se contabilizará la

 Cargos y Descuentos. Dentro de la estructura de la factura se pueden

En la columna de descuentos se pueden definir tres descuentos incluyendo la

En las líneas 1 y 2 correspondientes a cargos se pueden definir como mayor valor

Si se comercializan productos con IVA diferencial el sistema toma la cuenta

2.1.2 OTROS DATOS DE LA FACTURA

 Imp.Stand/Dsc.x item/dsc.Unitario (S/D/U). Si la impresión es

 Numeración Autorizada DIAN. Digite el número de autorización para

 Numeración Autorizada. Digite la numeración autorizada así: en la

 Fecha Autorización. Digite la fecha en la cual fue autorizada su

 Recalcula IVA en el Total. Seleccione el campo si en el proceso de

 Cambia nombre del Tercero. Seleccione la casilla, si en el momento de

Posteriormente se deben contestar las últimas dos preguntas que genera el

 Utiliza cantidades de producto con dos decimales: Al seleccionar esta

 Utiliza precio unitario con dos decimales: Al seleccionar esta opción, el

Finalmente se puede digitar un mensaje fijo para la factura si lo desea en la

2.1.3 REGISTRO DE COMPRAS