MANEJO DE AGENDA Y CONTROL DE CITAS

Conceptos relacionados con agendas

La palabra agenda es originalmente una palabra plural, un trmino latino para
denotar las acciones a ser acometidas.
Lo que hoy se conoce por una agenda es una lista de renglones individuales,
cada uno de estos referidos originalmente como agendum.
Hoy da, sin embargo, es comn referirse a la lista en su totalidad como la
agenda para la reunin. Esta palabra es tratada como singular y tiene su plural
en agendas.
Significa hacer cosas o tener cosas planeadas para hacerlas.

Contenido y formato de la agenda

En reuniones de negocio y de muchas instituciones pblicas y privadas, la
agenda de la reunin se conoce tambin como orden del da. La agenda se
distribuye generalmente a los participantes de una reunin antes de la misma,
de modo que los asistentes estn enterados de los temas que se discutirn y
puedan prepararse consecuentemente para la reunin.
En el procedimiento parlamentario, el orden del da no es vinculante para la
asamblea a menos que sus propias reglas as lo exijan, o haya sido adoptado
como el programa de la reunin por mayora de votos al inicio de la sesin. De
lo contrario, es simplemente una orientacin para el presidente de la asamblea.
Si un orden del da es obligatorio para una asamblea, y aparece una hora
especfica en la convocatoria de la reunin, ese elemento no puede ser iniciado
antes de esa hora, y se debe empezar cuando llegue ese momento, incluso si
otro asunto se encuentra pendiente de finalizar. Si se desea hacer otra cosa, las
reglas pueden ser suspendidas con ese propsito.
En reuniones de tipo cientfico o acadmico, se prefiere el uso de la palabra
programa. Generalmente la agenda u orden del da tiene como encabezado la
fecha, la hora y el lugar de la reunin, y le siguen una serie de puntos que
conforman el contenido de la reunin.

Agenda de trabajo
Organizar, planificar y gestionar la agenda de trabajo son tareas que
cualquier profesional del secretariado deber dominar, para ello, es necesario
tener unas buenas dotes organizativas y de sentido comn, anotar toda la
informacin que afecte al trabajo, incluso aquella que pueda inicialmente no

parecer importante: datos de clientes, datos de proveedores, citas, contactos,

fechas, asuntos a tratar, eventos, reuniones, planificaciones, etc.
Pero anotar toda la informacin como si de un diario se tratase no ser
suficiente, es necesario anotarla de forma eficaz, para ello, debemos tener en
cuenta los siguientes consejos:
Usar distintas agendas de trabajo clasificadas por segn qu asuntos
guardar: agenda personal, agenda de reuniones, agenda diaria, agenda
planning, etc. Es conveniente usar distintos colores si se usan agendas fsicas
(en papel).
La informacin que se anote deber ser clara, concisa y breve. Una
recomendacin es que aquello que se anote siempre responda a preguntas
como: Qu se anota? Por qu se anota? Quin lo solicita? Cundo se
anota y vence?, etc.
La informacin deber poderse localizar de forma rpida, para ello, es
conveniente fechar las notas o codificarlas.
No es recomendable usar la agenda fsica para anotar informacin
confidencial, pero de hacerse, la agenda de trabajo deber guardarse
siempre bajo llave y con las medidas de seguridad oportunas.

Qu informacin debe contener:

Una agenda de trabajo deber contener informacin til. Alguna de la
informacin que deber contener es:

Datos de los contactos: direcciones, telfonos, e-mails, etc.

Un calendario que contenga el ao anterior, el actual y el posterior
donde poder planificar.
Un planificador que permitir gestionar las citas, eventos, proyectos,
etc. durante un cierto perodo de tiempo.
Un dietario que permita anotar por horas, distribuyendo as las tareas a
lo largo de un da de trabajo.
Si la agenda es en papel, debera disponer de separadores en colores
para identificar mejor las secciones y pode localizar as la informacin ms
rpidamente.

Importancia de llevar una agenda

Prepara y clarifica tus objetivos: Cuidadosamente reconsidera tus objetivos
antes de una reunin importante, prestando precisa atencin en cules son tus
metas y que preguntas necesitas decir.

Se siempre puntual: Hazlo una prioridad el estar a tiempo y busca convertirlo

en una reputacin. Pocas cosas van a hablar mejor de ti y de tu profesionalismo
que tu manejo del tiempo.
Se realista: El tiempo es el factor ultimante as que hacer una suposicin
surrealista de un evento puede desestructurar la agenda de todo un da.
Aprende a agendar de manera realista no idealista.
Manda confirmaciones: Un cronograma que incluye reuniones con otras
personas puede desestabilizar tu agenda un poco. Un buen paso para
reestabilizar el control es mandar un e-mail para reconfirmar tu reunin con la
gente involucrada. Tambin te ayudara a reprogramar en caso de cancelaciones.
Considera los tiempos entre actividades: En un papel, en un PDA o en la
computadora un cronograma puede lucir lindo y eficiente. La realidad es
diferente. Vas a tener que calcular el tiempo de traslado para reuniones fuera de
la oficina o puede que se encuentre con la persona indicada el da equivocado y
trates de resolver los asuntos entonces.
Toma las riendas: No importa con quien tengas una reunin hace tu parte de
mantener un perfil profesional a travs de un cronograma efectivo. En otras
palabras no seas el que inicia una de esas conversaciones banales que
desperdician tu tiempo.
Comprtelo:

Tipos de agendas
Publicado en octubre 31, 2013 por admin

Agenda de papel: Representa la agenda tradicional que podemos encontrar en

cualquier papelera. Como principal ventaja podemos destacar que resulta fcil
y rpida de utilizar y adems, podemos llevarla a cualquier lugar sin necesidad
de disponer de ninguna infraestructura.
Pero presenta tambin presenta inconvenientes: se agota y por tanto hay que
renovarla, no permite borrar los errores, no dispone de recordatorios, la
informacin es difcil de explotar, no dispone de medidas de proteccin frente a
la confidencialidad de los datos que porta, etc.

Agenda tradicional de papel:

1.

Agenda electrnica: La evolucin de la agenda electrnica ha pasado a

las denominadas PDAs, ya explicadas con anterioridad. Estos dispositivos
disfrutan de enormes posibilidades frente a la agenda tradicional.
2.
Miniordenador: Son ordenadores porttiles de reducidas dimensiones
y un mnimo espesor, pero con las funcionalidades de los equipos grandes de
sobremesa. En ello, podremos llevar la documentacin que necesitemos,
portar herramientas ofimticas e incluir software que nos permita llevar la
agenda del da a da. Tres de las herramientas ms utilizadas y que todo
profesional de secretariado debera conocer: Lotus notes, Outlook y project.

Segn el mbito de la agenda:

Podemos encontrar:
Agenda personal: De uso estrictamente personal.
Agenda de trabajo: De uso profesional, en ella se anotar todo aquello
que afecte al da a da de trabajo, de una forma ordenada, clara, concisa y
fechada.
Agenda de su superior: Es donde se anotan las actividades, tareas,
citas, reuniones, viajes, etc. que su superior tiene planificadas.

Consejos para un mejor desempeo

Tomar muy en cuenta por ejemplo, lo que seala. El Club de las Secretarias, en
relacin al perfil de la secretaria emprendedora:
Capacidad para adaptarse a los cambios, sin morir en el intento
Privilegiar las relaciones interpersonales y el conocimiento justo a
tiempo de tcnicas y principios de gestin.
Estudiosa y lectora de todo tipo de libros y material sobre el cambio y
mejoramiento organizacional.
Tolerante a la incertidumbre con que se mueven los negocios.
Con capacidad de crear, innovar e implementar
Con visin global del negocio de la empresa
Hablar a lo menos ingls
Manejar la tecnologa informtica moderna para obtener informacin y
conocimiento de valor agregado.
Carcter, personalidad, hbitos y estilos proactivos y de alto estndar
profesional.