Conceptos Clave

SISTEMA. El conjunto de procesos que tienen por finalidad la consecucin de un objetivo

comn.
SUBPROCESOS. Son partes bien definidas en un proceso. Su identificacin puede
resultar til para aislar los problemas que pueden presentarse y posibilitar diferentes
tratamientos dentro de un mismo proceso.
PROCEDIMIENTO. Forma especfica de llevar a cabo un proceso, subproceso o actividad.
De forma generalizada, los procedimientos se describen en documentos a modo de
manual, que contienen el objeto y su campo de aplicacin; qu debe hacerse y quin
debe hacerlo; cundo, dnde y cmo se debe llevar a cabo; qu materiales, equipos y
documentos deben utilizarse y cmo debe controlarse y registrarse.
PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO. El proceso mediante el cual un rgano
administrativo adopta decisiones sobre las pretensiones formuladas por los ciudadanos
o sobre las prestaciones o servicios cuya satisfaccin o tutela tiene encomendadas dicho
rgano. A tal efecto, el procedimiento administrativo consta de al menos las siguientes
tres fases: iniciacin, instruccin y finalizacin. De esta forma se entender por fases
dentro del procedimiento administrativo el conjunto de trmites caracterizados por ser
consecutivos y responder a una misma finalidad en el circuito de tramitacin.
ACTIVIDAD. Es la agrupacin de tareas dentro de un procedimiento, para facilitar su
gestin. La secuencia ordenada de actividades da como resultado un subproceso o un
proceso. Normalmente, es desarrollada por un mismo departamento o unidad
administrativa.
TAREA. Es la parte ms pequea en la que se puede descomponer una actividad. Si bien,
un proceso puede comprenderse correctamente sin necesidad de bajar a este nivel de
detalle, la desagregacin a nivel de tarea permitir la asignacin especfica e indiscutible
de las mismas a personas concretas, evitando solapamientos o dilucin de
responsabilidades.
INDICADOR. Dato o conjunto de datos que ayudan a medir objetivamente el
funcionamiento y la evolucin de un proceso o de una actividad en trminos de eficacia,
eficiencia y flexibilidad o capacidad para adaptarse al cambio.
FLUJOGRAMA. Es una representacin grfica de la secuencia ordenada de las
actividades que se desarrollan dentro de un proceso.
MAPA DE PROCESOS. Es una representacin esquematizada de los grandes procesos
que conforman una organizacin. Normalmente, en el mapa de procesos figuran los
procesos clasificados por su finalidad: estratgicos, clave u operativos y de apoyo o
soporte.

SIMPLIFICACIN DE PROCESOS. Consiste en la mejora continua e incremental de los

procesos.
REINGENIERA DE PROCESOS. Es una revisin fundamental y un rediseo radical de los
procesos clave que transforma el modo de trabajar de una organizacin, consiguiendo
grandes mejoras en: coste, calidad, flexibilidad, servicio y rapidez.
PROCESOS ESTRATGICOS. Son aquellos que estn relacionados con la definicin y el
control de los objetivos de la organizacin, su planificacin y estrategia, definicin de
la misin, visin y valores. En su gestin interviene directamente el equipo directivo.
PROCESOS OPERATIVOS O PROCESOS DE SERVICIOS. Son aquellos que permiten el
desarrollo de la planificacin y estrategia de la organizacin, y que aaden valor para el
ciudadano o inciden directamente en su satisfaccin.
PROCESOS DE SOPORTE O DE APOYO. Facilitan el desarrollo de las actividades que
integran los procesos clave, y generan valor aadido al cliente interno.
PROCESOS CRTICOS. Aquellos procesos que inciden de forma directa en los resultados
que alcance la organizacin, de tal manera que cualquier variacin en los mismos
repercute de manera significativa en la prestacin del servicio a los ciudadanos o
clientes externos.

EJEMPLO: Aplicando estas definiciones a una organizacin pblica, se tendra desde lo

ms global a lo ms particular:
Sistema: Gestin de presupuestos.
Proceso: Gestin del presupuesto de gasto.
Subproceso: Gestin de gastos de personal.
Actividad: rdenes de transferencia de pago de salarios.
Tarea: Revisin y registro de los datos bancarios del personal.