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MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE

GESTIN

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MANUAL DEL SISTEMA

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TABLA DE CONTENIDO

Ilustracin 1: Jerarqua documentos Sistema Integrad de Gestin .... Error! Marcador no definido.

INTRODUCCIN ________________________________________________________ 5
1.GENERALIDADES FIDELITY SECURITY COMPANY LTDA________________ 6
1.1.RESEA HISTRICA...................................................................................................... 6

2.PLANIFICACIN ESTRATGICA _______________________________________ 7

2.1.DIRECTRICES ORGANIZACIONALES .......................................................................... 7
2.1.1.
2.1.2.

Misin ...................................................................................................................................... 7
Visin ....................................................................................................................................... 7

2.2. POLTICAS ...................................................................................................................... 7

2.2.1. Poltica Integrada de Gestin .............................................................................................................. 7
2.2.2.Poltica de Prevencin de Alcohol, Drogas, Juegos y Otras Adicciones....................................... 8

2.3. OBJETIVOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN .......................................... 10

2.4. PROCESOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN .......................................... 10
2.5. VALORES CORPORATIVOS ....................................................................................... 12
2.6. ALCANCE Y EXCLUSIONES DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN ............. 13
2.6.1.
2.6.2.

Alcance ................................................................................................................................. 13
Exclusiones .......................................................................................................................... 13

3. SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN __________________________________ 14

3.1. IDENTIFICACIN DE PELIGROS Y ASPECTOS, VALORACIN DE RIESGOS E
IMPACTOS Y DETERMINACIN DE CONTROLES ......................................................... 14
3.2. PROGRAMAS DE GESTIN ....................................................................................... 15
3.3. IDENTIFICACIN, SEGUIMIENTO Y EVALUACIN DE CUMPLIMIENTO DE
REQUISITOS LEGALES EN SST, MEDIO AMBIENTE Y OTROS APLICABLES. .......... 16

4. IMPLEMENTACIN Y OPERACIN ___________________________________ 16

4.1.RECURSOS, ROLES, RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD ..................................... 16
4.2. INDUCCIN, REINDUCCIN, CAPACITACIN Y ENTRENAMIENTO,
COMPETENCIA, FORMACIN Y TOMA DE CONCIENCIA. ............................................ 17
4.3. MOTIVACIN, COMUNICACIN, PARTICIPACIN Y CONSULTA. ........................ 18
4.4. DOCUMENTACIN Y CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS. ................... 18
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4.4.1.
4.4.2.

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Documentacin del Sistema Integrado de Gestin ........................................................ 18

Control de documentos y registros ................................................................................... 19

5. CONTROL OPERACIONAL ___________________________________________ 19

6. PREPARACIN Y RESPUESTA ANTE EMERGENCIAS Y EVENTOS
CRTICOS. ____________________________________________________________ 20
6.1. PLAN DE EMERGENCIAS ........................................................................................... 20
6.2. COMIT OPERATIVO DE EMERGENCIAS ................................................................ 21
6.3.PREPARACIN Y RESPUESTA A EVENTOS CRTICOS ........................................ 21

7. EVALUACIN Y MONITOREO AL DESEMPEO ________________________ 21

7.1. INCIDENTES (ACCIDENTES Y CASI ACCIDENTES) LABORALES Y
AMBIENTALES .................................................................................................................... 21
7.2. NO CONFORMIDAD, ACCIN CORRECTIVA Y ACCIN PREVENTIVA ................ 22
7.3. AUDITORIAS INTERNAS AL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN ....................... 22

8. REVISIN POR LA DIRECCIN _______________________________________ 23

9. CONTROL DE CAMBIOS _____________________________________________ 23
ANEXOS ______________________________________________________________ 25

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TABLA DE ILUSTRACIONES

Ilustracin 1: Jerarqua documentos Sistema Integrad de Gestin _________________________________ 19

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INTRODUCCIN

Como respuesta a las necesidades actuales del entorno socioeconmico y a las

necesidades propias de FIDELITY SECURITY COMPANY LTDA., se ha determinado la
implementacin y desarrollo de un sistema de gestin integral con componentes que
contribuyen a que la Empresa suministre un servicio eficaz con altos estndares de
calidad, manteniendo un ambiente de trabajo seguro y con incentivos, que permita
preservar la integridad fsica y mental de los trabajadores para el desarrollo de las labores
con sentido de pertenencia y motivacin para el mejoramiento continuo, de igual forma
para gestionar los aspectos e impactos ambientales generados por el desarrollo de las
actividades para la prestacin del servicio de tal forma que se garantice el aporte para la
preservacin del medio ambiente y la concientizacin y gestin del riesgo en temas de
seguridad.
El presente manual establece y describe el Sistema Integrado de Gestin de FIDELITY
SECURITY COMPANY LTDA., el cual est integrado por: Calidad, Seguridad industrial,
Salud en el trabajo, Ambiente y seguridad en la empresa para dar cumplimiento a los
requisitos de las normas: NTC-ISO 9001:2008, NTC OHSAS 18001:2007, NTC ISO
14001:2004, RUC Y BASC.

Es una herramienta donde se relacionan y describen todos los procesos,

procedimientos y actividades efectuadas en FIDELITY SECURITY COMPANY
LTDA., para asegurar que los requisitos de calidad, seguridad industrial, salud en
el trabajo, ambiente y seguridad de la Empresa, del cliente, y de otras partes
interesadas, se determinen y se cumplan, proporcionando de forma efectiva y
coherente un mejoramiento continuo, incrementando la eficacia y eficiencia de la
organizacin

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1. GENERALIDADES FIDELITY SECURITY COMPANY LTDA

NOMBRE: FIDELITY SECURYTY COMPANY LTDA

IDENTIFICACIN: NIT 900448692-5
CIUDAD: Bogot D.C.
DIRECCIN: Calle 105 No 46-57
DEPARTAMENTO: Cundinamarca
TELFONO: 805 2631/14
SUCURSALES O AGENCIAS: SI ( ) NO (X)
CDIGO ACTIVIDAD ECONMICA: 8010
ACTIVIDAD ECONMICA: Actividades de seguridad privada
1.1.

RESEA HISTRICA

La empresa se constituy en el mes de Junio de 2011 con el objetivo de cumplir y

prestar los servicios de Vigilancia y Seguridad Privada, avalados por la
superintendencia de vigilancia con un alto grado de compromiso y responsabilidad, en
pro del bienestar y satisfaccin del cliente.

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2. PLANIFICACIN ESTRATGICA

Para FIDELITY SECURITY COMPANY LTDA., la gestin de la calidad, de la

seguridad industrial, salud en el trabajo, ambiente y seguridad, garantiza
obtener los resultados planificados, mantener el bienestar del personal,
proteger el medio ambiente, ser ms competitivo en el mercado nacional y la
gestin del riesgo en temas de seguridad.
Por esto su Gerente General se compromete a cumplir y hacer cumplir los requisitos
establecidos en el presente manual, a realizar el seguimiento del mismo y a divulgar
las polticas y objetivos establecidos en la planeacin estratgica de la Empresa.

2.1.

DIRECTRICES ORGANIZACIONALES

2.1.1. Misin
Brindar soluciones integrales de Vigilancia y Seguridad privada con enfoque
preventivo y estndares internacionales de calidad a partir de la evaluacin y
anlisis de sus riesgos, soportados en un componente humano altamente
calificado, procesos certificados y con tecnologa de ltima generacin
orientados a contribuir con la continuidad del negocio de nuestros clientes.
2.1.2. Visin
Consolidarnos al 2018 dentro del mbito nacional como empresa lder en el
sector de la vigilancia y seguridad privada por nuestros estndares de calidad y
la tecnificacin de las operaciones

2.2.

POLTICAS

2.2.1. Poltica Integrada de Gestin

FIDELITY SECURITY COMPANY LTDA, en desarrollo de sus objeto social:

presta servicios de vigilancia fija o mvil, con o sin armas; escoltar personas y
operar medios tecnolgicos, tiene como marco de actuacin la Constitucin
Nacional, normas reglamentarias que regulan el sector de la Vigilancia y
Seguridad
Privada
en
Colombia,
y otros
requisitos
suscritos,
comprometindose a:

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Satisfacer las necesidades y expectativas de todos los actores inmersos en su

lnea de negocio.

Promover la Seguridad, Salud Ocupacional y Ambiente a partir de la

identificacin y evaluacin permanente de los peligros y aspectos ambientales
asociados al desarrollo de sus actividades para establecer los controles y
programas de gestin enfocados a prevenir enfermedades, lesin personal o
dao a la propiedad y los impactos adversos al ambiente.
Vincular laboralmente a la organizacin personal altamente calificado y de
comprobadas condiciones ticas y morales, centrando los esfuerzos en la
potenciacin de sus capacidades en funcin de mejorar permanentemente la
calidad del servicio.
Trabajar en forma articulada con todas las partes inmersas en la operacin en
el desarrollo e implementacin de estrategias que apunten a prevenir el
terrorismo, el lavado de activos, el contrabando y el narcotrfico o cualquier
otro tipo de manifestacin delictiva que pueda afectar la integridad de las
personas, la infraestructura, los recursos, y la confidencialidad de la
informacin.
Desarrollar programas para la prevencin del consumo de alcohol, drogas y
tabaquismo.
Suministrar los recursos necesarios para el funcionamiento y mejoramiento
continuo del Sistema Integral de Gestin.
Fomentar la Responsabilidad Social con las partes interesadas
2.2.2. Poltica de Prevencin de Alcohol, Drogas, Juegos y Otras
Adicciones

FIDELITY SECURITY COMPANY LTDA., est comprometida en asegurar las

condiciones laborales para sus empleados, por tal motivo y bajo ninguna
circunstancia permite que ningn trabajador labore bajo la influencia de alcohol
o drogas dado que representa un alto riesgo a la salud y seguridad de s
mismo, de sus compaeros de trabajo, de las personas y planta fsica del sitio
en donde se encuentra prestando el servicio.
Ningn empleado debe involucrarse en la fabricacin, distribucin, posesin,
utilizacin o venta de sustancias controladas o alcohlicas durante las horas
laborales, dentro de las instalaciones propiedad de la empresa o de un cliente.

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La presente poltica se hace extensiva a todos los proveedores

y
subcontratistas que de alguna forma tengan contacto comercial con la
empresa.

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2.3.

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OBJETIVOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN

Los objetivos del Sistema Integrado de Gestin (SIG) estn direccionados a

cumplir con las metas propuestas en trminos de Seguridad y Salud en el
Trabajo, Gestin Medioambiental, Satisfaccin del cliente y Prevencin de
actos ilcitos.
La organizacin ha establecido un Tablero de Indicadores de Gestin (FRMC020), en el cual se establecen los indicadores de Sistema, as como tambin la
norma de Gestin a la cual impacta, la forma de medicin la meta y el proceso
responsable (Ver FRMC-020 Tablero de Indicadores).

2.4.

PROCESOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN

El Sistema de Gestin Integral de FIDELITY SECURITY COMPANY LTDA., es

una herramienta de mejoramiento continuo dinamizada por recursos fsicos,
tecnolgicos, econmicos, talento humano, necesidades y requisitos de los
grupos de Inters. Esta herramienta de gestin se desarrolla basada en el
enfoque por procesos. En donde todas las entradas de los procesos, se
transforman para generar salidas o resultados orientados a cumplir con los
requisitos aplicables. Para lo cual ha definido los procesos para el Sistema de
Gestin Integral, su aplicacin a travs de la organizacin, su interaccin,
responsables y generalidades (Ver anexo 1: Mapa de procesos y anexo 2:
Estructura Organizacional). Se definieron los siguientes procesos:

a. PROCESOS ESTRATEGICOS. Conformado por los procesos: Gerencial y de Mejora Continua,

mediante los cuales se establecen las disposiciones y el control del SGI de la Organizacin

PROCESO GERENCIAL: Conjunto de actividades que tienen que ver

con el establecimiento de parmetros y directrices relacionadas con la
prestacin del servicio. A travs de este proceso se determina la
planeacin estratgica, el horizonte, directrices y futuro de la
organizacin. (Ver procedimiento Revisin del sistema de gestin por la
alta direccin PRGG-01).
PROCESO MEJORA CONTINUA: Proceso que busca establecer,
implementar, mantener y mejorar continuamente el SGI, actividades de
S y SO y MA.(Ver procedimientos Auditoria interna PRMC-001,
acciones correctivas y preventivas PRMC-002, atencin PQRF PRMC003, control de documentos PRMC-004, medicin y seguimiento del

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desempeo del sistema integrado de gestin PRMC-005, control del

producto no conforme PRMC-006).

b. PROCESOS MISIONALES. Son los procesos propios del alcance del sistema de gestin
Integral de la organizacin, en donde se transforman los servicios ofrecidos a los clientes.
Estos son: Comercial y Operaciones
PROCESO COMERCIAL: Contacto con el cliente externo,
ofrecimiento de nuestros servicios. Vender los servicios de FSC,
logrando el beneficio del cliente y de la organizacin. (Ver
procedimiento Comercial PRGC-001).
PROCESO OPERACIONES: Conjunto de actividades a travs de los
cuales se presta el servicio, se encuentran de cara al cliente, su
resultado afecta la percepcin del cliente sobre la calidad del servicio y
por lo tanto el grado de satisfaccin de sus necesidades. (Ver
Procedimiento Operativo PRGO-001).

c. PROCESOS DE APOYO: Son los procesos, que nos

PROCESO GESTIN HUMANA: Comprende todo lo relacionado con la
seleccin, induccin, contratacin, mantenimiento, capacitacin y
desvinculacin del personal de la compaa. (Ver procedimiento Gestin
humana PRGH-001 y motivacin, comunicacin, participacin y
consulta PRGH-002).
El personal que trabaja en la compaa es seleccionado y entrenado de
acuerdo al perfil de su cargo, para lo cual recibe el entrenamiento y
capacitacin necesaria para desempear las labores en forma
competente inicialmente proporcionando induccin general especfica
sobre las polticas, procedimientos, Gestin de riesgos y dems.
La empresa realiza estudio de seguridad y visita domiciliaria a todo el
personal, el cual contiene un archivo fotogrfico, huellas dactilares,
escritura, verificacin de antecedentes, documentos que acreditan
empleos anteriores y referencias a travs de los registros. Adems este
proceso tambin comprende comit disciplinario, evaluacin de
desempeo, bienestar, capacitacin, liquidacin de seguridad social.
Todos estos registros se encuentran debidamente guardados en el
Archivo de Recursos Humanos.
A travs del Control documental de Hoja de Vida de cada empleado se
mantienen actualizados, registros de afiliaciones, seguridad social y de
orden labora ver formato FRGH-026.

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PROCESO LOGISTICA: Actividades relacionadas con el suministro de

infraestructura para la prestacin del servicio, seleccin de proveedores
y mantenimiento preventivos y correctivos. (Ver
procedimiento
Logstica PRLG-001).
PROCESO ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO: Planifica, organiza,
dirige y controla las actividades de la organizacin y el empleo de los
recursos organizacionales. Ver procedimientos PRGA-001 Tesorera,
PRGA-005 Facturacin, PRGA-006 Control de anticipos, de igual
manera es el encargado de la Seguridad de la Informacin de la
compaa (Ver PRGA-004 Seguridad de la Informacin)

2.5.

VALORES CORPORATIVOS

Las actividades de la organizacin estn regidas por los valores corporativos a

continuacin descritos, lo que evidencia el compromiso de la compaa para
con el cliente, las partes interesadas y todos los grupos de inters:
HONESTIDAD: Es el valor que mueve al hombre a actuar con rectitud,
integridad, probidad, y delicadeza en cada uno de los actos de a vida, a
proceder de acuerdo con reglas y valores aceptados por la sociedad
como buenos principios.
COMPROMISO: Es la obligacin contrada, palabra dada, fe
empeada. Es la disposicin para asumir como propios los objetivos
estratgicos de la organizacin a la cual se pertenece.
INTEGRIDAD: se refiere al comportamiento probo, recto e intachable
del ser humano. Significa ser slido, competo y honesto en el trabajo
que hacemos.
RESPONSABILIDAD: Es la conciencia acerca de las consecuencias
que tiene todo lo que hacemos o dejamos de hacer. La responsabilidad
garantiza el cumplimiento de los compromisos adquiridos y genera
confianza y tranquilidad entre las personas.
TRANSPARENCIA: Es la calidad del comportamiento evidente, sin
dudas ni ambigedades, abierto a su observancia por parte de todos los
grupos con quienes se interacta
LEALTAD: Es el sentimiento de apego, fidelidad, gratitud y respeto que
nos inspiran los compaeros, la Empresa, los jefes, la familia y la
sociedad.

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PERTENENCIA: Consiste en asumir el hecho de estar inmerso en la

comunidad, en la Organizacin y en sus valores aceptados. Pertinencia
est indisolublemente asociada a la entrega y a la renuncia, al
desinters y a la vocacin, y al sacrificio y a la austeridad.
RESPETO: Es la base fundamental para la convivencia sana y pacfica
entre los miembros de la empresa, respetar es el reconocimiento de la
legitimidad del otro para ser distinto a uno.

2.6.

ALCANCE Y EXCLUSIONES DEL SISTEMA INTEGRADO DE

GESTIN

2.6.1. Alcance
El alcance del sistema integrado de gestin implementado es:

PRESTACION DE SERVICIOS DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD PRIVADA

FIJA, MVIL CON ARMAS Y SIN ARMAS, OPERADORES DE MEDIOS
TECNOLOGICOS Y ESCOLTA
El sistema integrado de gestin de FIDELITY SECURITY COMPANY LTDA., se
fundamenta en los requisitos de las Normas NTC-ISO 9001:2008 Sistemas de Gestin
de la Calidad, NTC OHSAS 18001:2007 Sistemas de Gestin de Seguridad y Salud
en el Trabajo, NTC ISO 14001:2004 Sistemas de Gestin Ambiental, Gua de
Evaluacin del Sistema de Gestin de Seguridad, Salud en el Trabajo y Medio
Ambiente para Contratistas RUC y el Sistema de Gestin en Control y Seguridad
BASC; 2008 V.4, en el cumplimiento de normas legales vigentes y en el cumplimiento
de sus obligaciones contractuales.
2.6.2. Exclusiones

NORMA ISO 9001:2008

DISEO Y DESARROLLO NUMERAL 7.3
FIDELITY SECURITY COMPANY LTDA., no tiene definido el diseo y
desarrollo de ningunas de las actividades para el desarrollo de su actividad.
CONTROL DE LOS DISPOSITIVOS DE SEGUIMIENTO Y MEDICIN
NUMERAL 7.6
FIDELITY SECURITY COMPANY LTDA., no posee equipos que requieran calibracin,
por lo que se ha considerado que este numeral de la Norma no aplica
NORMA BASC VERSION 4 DE 2012
Despus de diseados e implementados los Requisitos y Estndares BASC
V: 4/2012 - Estndar de Vigilancia y Seguridad Privada; se concluye que los
siguientes numerales: Numeral 2. Seguridad del Contenedor y de la
Carga, Numeral 2.1 Sellos del Furgn y Contenedor/ULD, Numeral 5.2
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Entrega y Recepcin de la Carga y Contenedor, Numeral 5.3

Discrepancias en la Carga, Numeral 5.4 Envi Anticipada de la
Informacin, se excluyen del SGCS, dado que los servicios que presta
FIDELITY SECURITY COMPANY LTDA, no estn relacionados con el manejo
de contenedores, ni el Control de la Carga.

3. SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN

3.1.

IDENTIFICACIN DE PELIGROS Y ASPECTOS, VALORACIN

DE RIESGOS E IMPACTOS Y DETERMINACIN DE CONTROLES

FIDELITY SECURITY COMPANY LTDA., en el procedimiento identificacin de

peligros y valoracin de riesgo y gestin del cambio (PRSO-02), ha definido la
metodologa para la identificacin de los peligros y para evaluar los riesgos y
establecer controles necesarios para prevenir accidentes y enfermedades
laborales, incluyendo actividades rutinarias y no rutinarias y as mismo se
realiza el registro, control y seguimiento a stos en la Matriz de Identificacin
de Peligros y Valoracin de Riesgos FRSO-001.
Las medidas de control para cada riesgo formarn parte de los programas de
medicina preventiva y del trabajo, higiene, seguridad industrial.
En consecuencia de lo anterior, FIDELITY SECURITY COMPANY LTDA ., en
armona con las disposiciones legales, tiene programas de control de riesgos
propios de la actividad desarrollada. Cuando se obtiene un nuevo contrato este
programa se ajusta de acuerdo con las condiciones del contrato.
En cuanto a la implementacin de la norma BASC Versin 4 2012 FIDELITY
SECURITY COMPANY LTDA, ha diseado la documentacin a las
operaciones de la organizacin en coherencia con cada una de las exigencias
BASC y el estndar de Vigilancia y Seguridad Privada. Para lo cual establece
la implementacin de su Sistema de Gestin Control y Seguridad BASC,
contemplando procesos y procedimientos documentados, que buscan dar
trazabilidad a las operaciones y dando cumplimiento a la razn de ser y misin
de la organizacin; as mismo caracteriza cada uno de sus procesos
orientndolos a su objetivo principal, indicadores y requerimientos necesarios
para el cumplimiento del sistema de gestin.
La Organizacin con el objetivo de minimizar el fraude o copia indebida de
identidad corporativa, documento e implemento el manual de
identidad
corporativa
es
la herramienta fundamental para aplicar a todos
los mensajes visuales , impresos, audiovisuales,
digitales y
tridimensionales que se produzca por FIDELITY SECURITY
COMPANY

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Ltda., donde se estableci el reglamento

que permite identificar la
originalidad de toda comunicacin
emitida
por
FIDELITY
SECURITY
COMPANY
Ltda. De igual forma para la proteccin de la
marca e imagen corporativa de la WBO, la organizacin se ajusta a lo
establecido del Manual de Identidad de la WBO.
Para la identificacin de riesgos fsicos y operacionales dentro de las
actividades de la organizacin se ha establecido el procedimiento PRGO-002
Gestin del Riesgo el cual establece las directrices para la determinacin del
contexto de los riesgos, la identificacin, el anlisis, la evaluacin, el
tratamiento y monitoreo y la comunicacin de los riesgos, alineado a la cadena
de suministros. (Ver FRSO-049 Anlisis y Evaluacin de Riesgos).
De igual manera de acuerdo con el procedimiento de Identificacin de
Aspectos Ambientales (PRSO-001), la organizacin identifica continuamente
los aspectos ambientales y evala los impactos ambientales para definir los
controles necesarios en pro de la prevencin de la contaminacin y la mejora
en el desempeo ambiental. Los aspectos identificados se registran y evalan
en la matriz de identificacin de aspectos ambientales FRSO-011, donde se
realiza el control y seguimiento a los mismos.
NOTA: La Gerencia de la organizacin ha tomado la decisin de no comunicar
externamente informacin acerca de sus aspectos ambientales significativos salvo
estricta solicitud de alguno de nuestros clientes o la autoridad nacional ambiental.

3.2.

PROGRAMAS DE GESTIN

Como parte de la gestin en Seguridad, Salud en el Trabajo, proteccin al Medio

ambiente y cumplimiento de los requisitos legales aplicables, la organizacin
implementa y mantiene una serie de programas de gestin para lograr los
objetivos propuestos para el Sistema Integrado. Entre los programas con los que
cuenta la organizacin se encuentran:

Sistema de Gestin de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST).

Programa de Seguridad Vial y Riesgo Pblico.
Programa de Manejo Seguro de Armas de Fuego.
Programa de Gestin Ambiental.
Programa prevencin del consumo de alcohol, Drogas, Juegos y Otras
Adicciones.
Programa de Orden y Aseo.
Programa Inspecciones Planeadas.
Programa Vigilancia Epidemiolgica Riesgo Psicosocial.
Programa Vigilancia Epidemiolgica Prevencin de Lesiones.
Osteomusculares.

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La organizacin est comprometida con que todo el personal participe en las

actividades de los diferentes programas y mejorar continuamente el desempeo
del Sistema Integrado de Gestin.

3.3.

IDENTIFICACIN,
SEGUIMIENTO
Y
EVALUACIN
DE
CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS LEGALES EN SST, MEDIO
AMBIENTE Y OTROS APLICABLES.

Como parte del compromiso de la organizacin por el cumplimiento de los

requisitos legales en aspectos relacionados con Seguridad y Salud en el
Trabajo, Medio Ambiente, Prevencin de acciones ilcitas, los propios del
sector de la vigilancia y seguridad privada y dems aplicables a la compaa,
se establece el procedimiento PRSO-003 Identificacin de Requisitos Legales
y Evaluacin de Cumplimiento, por medio del cual se establecen las
actividades necesarias para la identificacin oportuna y continua, el registro, la
descripcin, el establecimiento de las actividades de cumplimiento y la
evaluacin respectiva de los requisitos legales aplicables.
En el formato FRSO-035 Matriz de Identificacin y Evaluacin de Requisitos
Legales se realiza el control y seguimiento de los requisitos legales suscritos
por la organizacin y requisitos de otra ndole.

4. IMPLEMENTACIN Y OPERACIN
4.1. RECURSOS, ROLES, RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD
Para la correcta implementacin, mantenimiento y mejorar continuamente la eficacia
del Sistema Integrado de Gestin, la Gerencia General de la Organizacin asigna los
recursos necesarios y acordes a las necesidades del Sistema, con el fin de lograr los
objetivos propuestos en trminos de prevencin de lesiones y enfermedades
laborales, prevencin de la contaminacin, satisfaccin del cliente y prevencin de
actividades ilcitas. (Ver presupuesto). As mismo, ha definido los diferentes cargos y
roles para la organizacin, ha asignado responsabilidades y funciones y ha delegado
la autoridad del personal para administrar, realizar o verificar actividades que incidan
en su desempeo en materia de Calidad, Seguridad y Salud Ocupacional, Medio
Ambiente y Control y Seguridad. (Ver Perfil de cargo y Manual de Responsabilidades
FRGH-003).

Estas funciones y responsabilidades definidas para cada uno de los cargos se

evalan peridicamente para identificar oportunidades de mejora dentro del
desempeo del personal en el Sistema HSEQ. (Ver Evaluacin de desempeo FRGH017).

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La Alta Gerencia de la Organizacin design un miembro en representacin de sta

para el Sistema de Gestin Integral en Seguridad, Salud en el Trabajo, Medio
Ambiente, Calidad y Seguridad y Control, el cual es el Gerente General y es la
persona con la responsabilidad de asegurar que el sistema de se establece,
implemente, mantenga y mejore continuamente y asegurarse que la alta gerencia est
al tanto del desempeo del sistema de gestin.

De igual manera la Alta Gerencia demuestra su compromiso con el Sistema de

Gestin Integral involucrndose activamente con el mejoramiento continuo del
desempeo en todos los mbitos del mismo.

4.2.

INDUCCIN,
REINDUCCIN,
CAPACITACIN
Y
ENTRENAMIENTO, COMPETENCIA, FORMACIN Y TOMA DE
CONCIENCIA.

Para una correcta incorporacin de personal nuevo a la organizacin se ha

establecido un protocolo de induccin el cual consta de entre otros aspectos de
las Polticas de HSEQ de la organizacin, la Poltica de Prevencin de
Consumo de Alcohol, Drogas, Juegos y Otras Adicciones, aspectos generales
y legales de SST, Reglamento de higiene y seguridad industrial,
funcionamiento del Comit paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo
(COPASST),entre otros aspectos y peridicamente se lleva a cabo un ciclo de
reinduccin para garantizar la competencia del personal dentro del Sistema
Integrado.
Ya que por las caractersticas del negocio el personal debe mantenerse en
constante capacitacin en aspectos tcnicos, tericos y legales con respecto
al servicio y al Sistema Integrado de Gestin la organizacin disea e
implementa actividades de capacitacin y entrenamiento para todo el personal
en aspectos relacionados con la buena prestacin del servicio, trato con el
cliente, aspectos tcnicos y legales, Seguridad y Salud en el Trabajo, Medio
ambiente, prevencin de ilcitos como lavado de activos, terrorismo, seguridad
de la informacin, entre otros. Se han definido las necesidades de capacitacin
con respecto a las actividades de cada uno de los cargos de la organizacin
(Ver PGSO-001 Programa de Capacitacin) esto con el fin de asegurar que se
mantiene la competencia del personal de la compaa.
Los aspectos de educacin, formacin, habilidades y experiencia de cada
cargo en la organizacin estn establecidos en el Perfil de Cargo y as mismo
la organizacin ha establecido el procedimiento documentado de Gestin
Humana (PRGH-001), donde se establecen las actividades para la seleccin y
contratacin de personal. En ste tambin se establecen las actividades las

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actividades de capacitacin y entrenamiento con el propsito de gestionar el

talento humano de la organizacin para la mejora continua de los procesos, la
administracin de los riesgos de seguridad y salud en el trabajo y los riesgos
fsicos en los puestos de trabajo y la satisfaccin de los requisitos del cliente.

4.3.

MOTIVACIN, COMUNICACIN, PARTICIPACIN Y CONSULTA.

Los mecanismos que la empresa ha implementado para lograr la participacin

efectiva del personal en la gestin de los riesgos se enmarcan dentro de
actividades de reportes de actos y condiciones inseguras y acciones
sospechosas (Tarjetas STOP FRSO-006), participacin en la identificacin de
peligros y aspectos, vulnerabilidades y amenazas, evaluacin de riesgos e
impactos y determinacin de controles, consulta donde se generen cambios
que puedan afectar el sistema y se cuenta con diversos medios de
comunicacin que los empleados pueden utilizar para transmitir a la Gerencia
problemas o inquietudes sobre SST y MA.
El procedimiento PRGH-002 Motivacin, Participacin, Comunicacin y
Consulta describe las actividades de estos aspectos en la organizacin.

4.4.

DOCUMENTACIN
REGISTROS.

CONTROL

DE

DOCUMENTOS

4.4.1. Documentacin del Sistema Integrado de Gestin

La documentacin de la organizacin est definida jerrquicamente bajo

4 niveles de la siguiente forma:
Nivel 1: Documentos que establecen directrices: Enmarcados dentro
de aquellos documentos que definen las directrices ms importantes a
cumplir por parte de la organizacin como lo son Poltica de Gestin
Integral, Matriz de Requisitos Legales, Matriz de Peligros y Riesgos,
Objetivos HSEQ, entre otros.
Nivel 2: Manuales, Reglamentos, caracterizaciones, Mapa de
Procesos: Documentos que brindan informacin acerca de elementos
especficos de gestin.
Nivel 3: Programas de gestin, Procedimientos, Planes,
instructivos, Protocolos: Estos documentos dan los lineamientos
generales y metodolgicos para cumplir objetivos especficos.
Describen la forma especfica de realizar una actividad.
Nivel 4: Formatos-registros: Representan la evidencia objetiva de las
actividades realizadas dentro de los procesos de la organizacin y de la
eficaz operacin del sistema.

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Ilustracin 1: Jerarqua documentos Sistema Integrad de Gestin

4.4.2. Control de documentos y registros

Dentro de la gestin documental de la organizacin se ha establecido un

procedimiento por medio del cual se definen las directrices generales para la
aprobacin de los documentos del Sistema, la revisin y actualizacin, el
control de los documentos externos y se definen los parmetros para el control
de los registros que generan las actividades de la organizacin (Ver
procedimiento PRMC-004 Control de Documentos y Registros).

5. CONTROL OPERACIONAL
FIDELITY SECURITY COMPANY LTDA., ha establecido y mantenido
disposiciones para asegurar la aplicacin efectiva de medidas de control y
prevencin, donde se requieran para controlar los riesgos operativos, cumplir la
poltica del sistema integrado, los objetivos y cumplir los requisitos legales y de
otra ndole.
Con el fin de eliminar de forma efectiva los incidentes dentro de las actividades de
la organizacin, mejorar la calidad de vida laboral del personal, minimizar el
impacto ambiental de las actividades y cumplir con los requisitos del cliente se
generan de manera continua mtodos y controles para gestionar los aspectos
relacionados con Seguridad, y Salud en el Trabajo, Medio Ambiente y Calidad.
Estos controles estn definidos en FRSO-001 Matriz de Peligros y Riesgos y
FRSO-Matriz de Aspectos e Impactos Ambientales.
El control a contratistas y proveedores se lleva a cabo por medio del procedimiento
PRLG-001 Logstica, por medio del cual se establecen los criterios de control y

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seguimiento para el cumplimiento de los requisitos del Sistema Integrado de

Gestin de la organizacin por parte de contratistas y proveedores. La
organizacin, para garantizar la confiabilidad de los proveedores y terceros,
document en este proceso la seleccin y evaluacin de los mismos, focalizado en
la prevencin de lavado de activos, financiacin del terrorismo, narcotrfico y
cualquier actividad ilcita que afecte la seguridad de nuestras operaciones; para lo
cual implement estudios de seguridad y establecimiento de acuerdos y
compromisos en materia de seguridad.
De igual manera para cumplir con los requerimientos establecidos por el cliente y
los del Sistema Integrado de Gestin, la organizacin ha generado e
implementado controles para garantizar que los servicios sean prestados dentro
de parmetros y criterios definidos. El procedimiento PRGO-001 Procedimiento
Operativo, establece los lineamientos generales para la instalacin de los
servicios, el control de las actividades, reporte de novedades y seguimiento as
como tambin el levantamiento de los mismos.
Por otra parte la organizacin, para garantizar la confiabilidad de sus clientes,
aplica criterios de seleccin y evaluacin, enmarcados en la prevencin de lavado
de activos, financiacin del terrorismo, narcotrfico y cualquier actividad ilcita que
afecte la seguridad de la operacin.

6. PREPARACIN Y RESPUESTA ANTE EMERGENCIAS Y EVENTOS

CRTICOS.

6.1.

PLAN DE EMERGENCIAS

FIDELITY SECURITY COMPANY LTDA., cuenta con un plan de emergencias

que establece una estrategia de respuesta para atender en forma oportuna,
eficiente y eficaz, un evento natural o antrpico. En l se definen las
responsabilidades de las entidades y personas que intervienen en la operacin,
provee una informacin bsica sobre posibles reas afectadas y los recursos
susceptibles de sufrir consecuencias de la contaminacin y sugiere cursos de
accin para hacer frente al evento presentado, de manera que se permita
racionalizar el empleo de personal, equipos e insumos disponibles, para
proteger en su orden: la vida humana (empleados y comunidad), la
infraestructura, bienes (de la empresa y de terceros). (Ver MNSO-003 Plan de
Emergencias y Contingencias).
Igualmente cuenta con un plan de emergencias ambientales por medio del cual
se establecen los protocolos necesarios para atender eventos de emergencia
de origen ambiental y prevenir las consecuencias adversas para el medio
ambiente. (Ver PRSO-010 Contingencia Ambiental).

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CRTICOS.

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6.2.

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COMIT OPERATIVO DE EMERGENCIAS

Con el objetivo de minimizar las consecuencias adversas en caso de

ocurrencia de una emergencia de origen natural o antrpico, la organizacin ha
establecido un Comit Operativo de Emergencias liderado por el Jefe de
Emergencias e integrado por 3 brigadas de emergencia: Brigada de Primeros
Auxilios, Brigada de Prevencin y Control del Fuego y Brigada de Evacuacin.
(Ver anexo 3: Comit Operativo de Emergencias).
NOTA: Para cada uno de los contratos suscritos por la Organizacin, las
directrices generales para la conformacin de brigadas de emergencia las
determina el cliente con respecto a lo establecido por ellos en el Plan de
Emergencias.

6.3.

PREPARACIN Y RESPUESTA A EVENTOS CRTICOS

La organizacin ha establecido procedimientos para identificar y atender ante

situaciones crticas y para prevenir las consecuencias de tales eventos con el
objetivo de evitar impactos negativos que esto pueda traer para las
operaciones o la imagen de la organizacin.
En el procedimiento documentado PGO-002 Gestin del Riesgo se establecen
los lineamientos para la generacin de los planes de contingencia para los
riesgos identificados en la cadena de suministros y en el procedimiento PRGO004 Seguridad Fsica se describen los parmetros para la realizacin de
prcticas y simulacros.

7. EVALUACIN Y MONITOREO AL DESEMPEO

El desempeo del Sistema Integrado de Gestin se mide de forma peridica con

respecto a los objetivos establecidos, la poltica integrada de gestin, las
actividades programadas, el desempeo general de los procesos, el cumplimiento
de los requisitos legales, situaciones crticas, entre otras, para lo cual la
organizacin ha establecido el procedimiento documentado PRMC-005 Medicin y
Seguimiento del Desempeo del Sistema Integrado de Gestin.

7.1.

INCIDENTES (ACCIDENTES Y CASI ACCIDENTES) LABORALES

Y AMBIENTALES

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Los incidentes de tipo laboral o ambientales ocurridos en el desarrollo de

actividades propias de la organizacin son registrados, reportados,
investigados y analizados bajo los criterios establecidos en el procedimiento
PRSO-004 Reporte, investigacin y Anlisis de Incidentes y Accidentes de
Trabajo y Ambientales.

7.2.

NO CONFORMIDAD,
PREVENTIVA

ACCIN

CORRECTIVA

ACCIN

Las oportunidades de mejora identificadas dentro del Sistema Integrado de

Gestin como lo pueden ser las Peticiones, quejas, o Reclamos (PQR),
sugerencias, hallazgos de auditoras, encuestas de satisfaccin, entre otras, se
gestionan teniendo en cuenta lo descrito en el procedimiento documentado de
Acciones Correctivas y Preventivas PRMC-002, con base en la mejora continua
del Sistema. (Ver FRMC-004 ACPM y FRMC-017 Matriz ACPM).dentro de las
fuentes ms importantes para obtener oportunidades de mejora se identifican:

7.3.

Auditoras internas y externas.

Inspecciones de seguridad.
Peticiones, Quejas y Reclamos (PQR).
Reporte de actos y condiciones inseguras.
Servicios no conformes.
Tendencia y resultado de la medicin de los procesos.
Revisiones Gerenciales.

AUDITORIAS INTERNAS AL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN

FIDELITY SECURITY COMPANY, comprometida con el mejoramiento continuo

de su Sistema de Gestin lleva a cabo ciclos de auditoras de forma peridica
con el objetivo de identificar oportunidades de mejora que repercutan en el
aumento del grado de cumplimiento de los requisitos del cliente, la gestin del
riesgo en la organizacin, la disminucin de los impactos socio-ambientales y
la prevencin de actividades ilcitas. Estos ciclos de auditoras internas se
llevan a cabo teniendo en cuenta el procedimiento PRMC-001 Auditoras
Internas al Sistema HSEQ y BASC.

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8. REVISIN POR LA DIRECCIN

La alta Gerencia de la organizacin revisa, a intervalos planificados, el Sistema
Integrado de Gestin, con el fin de asegurarse de su conveniencia, adecuacin y
eficacia. Estas revisiones incluyen la evaluacin de las oportunidades de mejora y
la necesidad de efectuar cambios en el Sistema de Integrado de Gestin. (Ver
Procedimiento PRGG-001 Revisin por la Direccin y FRGG-001 Acta de revisin
por la Direccin.
En los procesos de Revisin por la Direccin se tienen en cuenta los siguientes
elementos de entrada:
Los resultados de auditoras, evaluaciones de cumplimiento con
los requisitos legales y otros que suscriba la organizacin.
La retroalimentacin del cliente, las comunicaciones de las partes
interesadas externas, incluidas las quejas.
Los resultados de la participacin y consulta.
El desempeo del Sistema Integrado de Gestin.
El estado de las acciones correctivas y preventivas
Resultado de
Gestin.

las revisiones previas al Sistema Integrado de

Los cambios en las circunstancias, incluidos los cambios de los

requisitos legales y su evolucin, y otros requisitos relacionados
con aspectos ambientales, de SST y Control y Seguridad.
Resultados de la evaluacin de riesgos.
Recomendaciones para la mejora.

9. CONTROL DE CAMBIOS

VERSIN

FECHA

06/07/2012

13/02/2013

MODIFICACIN
Primera emisin
Inclusin de los aspectos relacionados con el Sistema de Gestin en
Control y Seguridad BASC.

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15/11/2013

01/04/2014

13/04/2015

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Modificacin de estrutura del documento. Inclusin y actualizacin de

trminos.
Integracin de los requisitos BASC con las otras normas de Gestin.
Ajuste de los requisitos de la Norma BASC versin 4 2012.
Actualizacin de Organigrama de la empresa

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ANEXOS
ANEXO 1: MAPA DE PROCESOS

Elabor

Revis

FIRMA

Aprob

FIRMA

Nombre:

Nombre:

Fecha:

Fecha:

FIRMA
Nombre:

Fecha:
El documento original posee las firmas de elaboracin, revisin y aprobacin.
Este documento sin las firmas anteriormente sealadas se considera una copia no controlada

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ANEXO 2: ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

JUNTA DE SOCIOS

PRESIDENCIA
REVISOR FISCAL
GERENCIA GENERAL

ASESOR JURIDICO

DIRECCION NACIONAL DE
OPERACIONES

DIRECCION DE GESTION
HUMANA

COORDINADOR NACIONAL
DE OPERACIONES

DIRECCION
ADMINISTRATIVA
Y FINANCIERA

DIRECCION COMERCIAL

CONTADOR

COORDINADOR
COMERCIAL

COORDINADOR LOGISTICA

COORDINADOR HSEQ

ASISTENTE COMERCIAL

ASISTENTE DE LOGISTICA

ASISTENTE HSEQ

SISTEMAS DE
INFORMACION

SUBDIRECTOR DE
CONTRATO
COORDINADOR DE
CONTRATOS

ASISTENTE DE
OPERACIONES

ASISTENTE DE
NOMINA

ASISTENTE GESTION
HUMANA

ASISTENTE CONTABLE

ASISTENTE
ADMINISTRATIVO

INSPECTOR
SUPERVISOR

ESCOLTAS

OMT

VIGILANTES

RECEPCIONISTA
MENSAJERIA
SERVICIOS GENERALES

Elabor

Revis

FIRMA

Aprob

FIRMA

Nombre:

Nombre:

Fecha:

Fecha:

FIRMA
Nombre:

Fecha:
El documento original posee las firmas de elaboracin, revisin y aprobacin.
Este documento sin las firmas anteriormente sealadas se considera una copia no controlada

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ANEXO 3: COMIT OPERATIVO DE EMERGENCIAS

DIRECTOR DE
EMERGENCIAS

COORDINADOR DE
SEGURIDAD FISICA

COORDINADOR DE
COMUNICACIONES

COORDINADOR DE
APOYO EXTERNO E
INTERNO

JEFE DE BRIGADA

BRIGADA PRIMEROS
AUXILIOS

BRIGADA DE
EVACUACION

BRIGADA CONTRA
INCENDIOS

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