ADMINISTRACION FINANCIERA IX

CONCEPTO SOBRE EL CONTROL INTERNO DE CALIDAD

Auditoria interna - rea de produccin

Primero debemos mencionar que para hacer una auditoria interna se debe
contar con la disponibilidad de aquellos que hacen parte de la organizacin y
para poder llevar a cabo con su plan de trabajo a las personas que trabajan
tienen que tener una buena comunicacin en la empresa, Porque hacemos
mencin de esto, porque al momento de que Jos el auditor llegara a la oficina
del rea de produccin y diseo se encontr con el primer inconveniente, que
la persona que estaba a cargo de esa rea quera sacarle como decimos
nosotros el cuerpo a la auditoria por miedo, porque tal vez no se sentan
preparados para que los auditaran, Jos manejo muy bien la situacin y de
una manera respetuosamente le dio a entender la importancia de llevar el
cronograma de actividades para poder cumplir con el objetivo de calidad de la
empresa, la cual se llevara a cabo en el rea de produccin para poder
observar si se est llevando a cabo con su sistema de clida en los procesos de
esa rea.
Lo que quera Jos era verificar si efectivamente se estaban llevando acabo
con los procedimientos y procesos segn el sistema de la empresa y no quienes
llevaban a cabo con dichos procedimientos o por el contrario si necesitaban
hacerles mejoras a los procesos, pero las personas que hacan parte de ese
proceso de produccin pensaban otra cosa.
Unas de las cosas que pudimos percibir del auditor es que tena pleno
conocimiento de los procedimientos y como se deban llevar acabo, eso hizo
un poco ms fcil la situacin al momento de hablar con cada uno de los
empleados, tambin observamos que ser una persona calmada y amable fue
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til porque ayudo a que las personas se sintieran un poco ms tranquilas a la

hora de responder sus preguntas las cuales estn relacionadas con sus
funciones y de qu manera las ejecutaban. Otro punto importante fue que
contaba con un plan de auditoria lo cual contena cada uno de los
procedimientos y en este verificaba como se lleva a cabo estos procesos.
Al final Jos encontr que no se est llevando a cabo con los procesos y
requerimientos que la empresa exiga, entre esos se estaban haciendo
modificaciones a las rdenes de trabajo sin autorizacin del jefe de
produccin, otro incumplimiento era que se aceptaban las rdenes de trabajo
sin contar con los documentos requeridos para ese procedimiento. Despus
de que Jos encontr estas fallas al sistema le informo a la persona a cargo del
rea de produccin y diseo, para que le firmara lo que haba hecho, para al
final entregarle un informe por escrito de lo que encontr y as poder hacer las
mejoras correctivas a estos procesos.
Ahora vamos hablar un poco de un personaje que hacia parte de este proceso,
llamado MARIO el jefe de turno del rea de produccin. Mario era la persona
que reciba los papeles de la lista de procedimientos y las herramientas, el las
revisaba y hacia modificaciones a la informacin que se encontraban en los
documentos, se justificaba diciendo que la informacin estaba incompleta y
que la persona a cargo de esa labor no tena el conocimiento de las
especificacin para esos trabajos, pero no se daba de cuenta que estaba
fallando en el proceso y pasando por encima de su jefe directo.
Al hacer los cambios nunca le avisaba al gerente de produccin, porque
pensaba que una vez los documentos llegaran a sus manos ya eran problema
de l, y si haban errores no se lo notificaba ya que para l lo correcto era
solucionarlo el mismo. Lo nico que le informaba era quienes estaban
haciendo los trabajos y como lo estaban ejecutando, pero Mario no cumpla
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con los procedimientos que debera llevar, lo cual era simplemente devolverle
los documentos al gerente de produccin para que los corrigiera y los firmara,
pero Mario no lo haca, justificndose diciendo que el gerente de produccin
no tena conocimiento de lo que en las ordenes especificaban.
Despus de que Mario revisaba y correga las rdenes se la asignaba a un
operador que estuviera libre para que llevara a cabo la orden, sin tener ningn
criterio tcnico y las capacidades de cada empleado a su cargo para asignar
dichos trabajos.
Otro mal procedimiento que tena Mario era que daba la orden de empezar la
produccin sin tener la documentacin requerida a tiempo para poder llevar
acabo esa orden de produccin, ese mal procedimiento podra causar
represamiento en los inventarios, y lo haca sin saber si luego esa orden sera
rechazada o no requerida.
En conclusin vemos que Mario era el ncleo del problema en el proceso de
calidad en el rea de produccin, ya que l se pasaba por encima el
procedimiento estndar de la empresa y no cumpla con ciertos
requerimientos necesarios para un buen manejo de los procesos. Aunque
cumpla con sus funciones siempre es necesario que sigan esa gua que hace
que cada produccin sea de buena calidad no solo por su producto final sino
tambin por su proceso.
Este anlisis fue elaborado por el cipa JULIFA que est integrado por: Julieth
Suarez, Lizeth Meyer, Fabin Suarez y Paola Latorre.

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