Unidad I. Las relaciones humanas. Conceptos bsicos..........................................................................

2
Importancia de las relaciones pblicas..................................................................................................2
Objetivos de las relaciones pblicas......................................................................................................3
Objetivos con los pblicos internos...................................................................................................4
Objetivos con los pblicos externos..................................................................................................5
Elementos de las relaciones pblicas.....................................................................................................5
Relacin de las RRPP con las diferentes disciplinas...........................................................................6
RR.PP y Publicidad....................................................................................................................................6
RR.PP y Sociologa....................................................................................................................................6
RR.PP y Psicologa....................................................................................................................................7
RR.PP y Antropologa..............................................................................................................................7
RR.PP y Psicologa Social........................................................................................................................7
Clasificacin de las relaciones pblicas.................................................................................................8
Relaciones pblicas internas.................................................................................................................8
Relaciones pblicas externas...............................................................................................................8
Unidad II. La comunicacin. Una herramienta poderosa de las RR.PP...............................................8
Comunicacin interna..................................................................................................................................9
La misin....................................................................................................................................................9
Visin........................................................................................................................................................10
Valores empresariales...........................................................................................................................11
Unidad III. Las RRPP y su relacionamiento con los distintos grupos de inters..........................11
Relaciones pblicas con el personal de la organizacin........................................................................11
Medios de comunicacin con el personal..............................................................................................12
Manual de bienvenida............................................................................................................................12
Vnculos entre las funciones de relaciones pblicas y administracin de recursos humanos 13
Relaciones con accionistas, inversionistas y organizaciones financiadoras...................................15
Relaciones con los clientes: actuales y potenciales; internos y externos......................................15
Informacin que se debe obtener de los clientes............................................................................16
Informacin que se debe proporcionar a los clientes......................................................................16
Medios de comunicacin con los clientes.............................................................................................16
Relaciones pblicas con los proveedores.................................................................................................17
Preceptos bsicos en la relacin con proveedores...........................................................................17

Relaciones con la comunidad y los medios masivos de comunicacin................................................17

Preceptos bsicos en la relacin con la comunidad...........................................................................17
Relaciones con los medios masivos de comunicacin........................................................................17
Relaciones pblicas con el personal de la organizacin........................................................................18
Induccin del personal.............................................................................................................................18
Estructura de un plan de induccin...................................................................................................18
Comunicacin interna entre los diferentes personales de la empresa....................................18
Memorando..........................................................................................................................................19
Circular.................................................................................................................................................19
Cartas a empleados..........................................................................................................................20
Relaciones pblicas con los clientes actuales y potenciales...............................................................21
ANEXOS..........................................................................................................................................................21
Modelo de Memorando.............................................................................................................................21
Modelo de carta de reconocimiento al personal...............................................................................22

Unidad I. Las relaciones humanas. Conceptos bsicos

Qu no es la relacin pblica?

Las relaciones pblicas no son:

-

No es marketing. No es publicidad.
No es ventas.

Las relaciones pblicas son la prctica de la gestin del flujo de informacin entre una
organizacin y sus diferentes pblicos.

Las Relaciones Pblicas son una clara funcin de la direccin que ayuda a establecer y
mantener lneas de comunicacin mutuas, comprensin, aceptacin y cooperacin entre una
organizacin y sus pblicos; involucra la solucin de asuntos y problemas; ayuda a la direccin a
mantenerse informada y receptiva ante la opinin pblica; define y realza la responsabilidad de la
direccin respecto al inters pblico; ayuda a la direccin respecto al inters pblico, ayuda a la
direccin a mantenerse alerta para utilizar los cambios eficazmente sirviendo de sistemas de alerta
anticipada para adelantarse a las tendencias; y usan la investigacin y el sondeo as como las
tcnicas de comunicacin tica como sus principales herramientas

Importancia de las relaciones pblicas

Muchas organizaciones se dan cuenta de la importancia de las relaciones pblicas hasta que
experimentan las inconveniencias de no haberlas empleado antes, de la misma manera que un
enfermo valora realmente la salud hasta que sufre por la falta de ella. Claro est que en ambos

casos resulta mejor aplicar las medidas preventivas que esperar hasta que aparezca el mal.
Entenderemos mejor la importancia de las relaciones pblicas si la explicamos en funcin de los
logros que pueden alcanzarse con su correcto empleo, de los cuales daremos algunos ejemplos: Es
frecuente encontrar en las organizaciones que las huelgas han surgido a raz de deficientes
relaciones pblicas con el personal, que ha provocado la falta de una comunicacin fluida con el
mismo. En otras ocasiones, problemas tales como altos ndices de ausentismo y de rotacin de
personal, falta de iniciativa y de colaboracin por parte de los empleados, apata por los nuevos
sistemas o procedimientos, alto grado de retardos, etc. (que redundan en bajos ndices de
produccin y elevacin de los costos) podran ser evitados si se contara con un efectivo programa de
relaciones pblicas con el personal. Otro ejemplo de la influencia que pueden lograr las relaciones
pblicas lo encontramos en las enfocadas a los accionistas e inversionistas en general. Si los
accionistas tienen una buena imagen u opinin de la empresa, eso puede influir para que retengan por
un plazo ms largo ros acciones, lo cual repercute en una mayor estabilidad de las mismas, que
redunda a su vez en que sean cotizadas a un mejor precio en el mercado de valores. Esto resulta
especialmente importante cuando se quieran hacer ampliaciones de capital o emisin de otros
valores (obligaciones). La buena imagen que la organizacin tenga puede ayudarle a atraerse mejores
recursos humanos, en virtud de que las personas con mayores capacidades, de cualquier nivel, desde
obreros hasta directivos, generalmente son a las que se presenta, debido a su propia preparacin, la
oportunidad de escoger patrn, y cuando es as, basan en gran parte su decisin en la imagen u
opinin que tengan de las organizaciones a escoger. Es tambin comn encontrar que las empresas
que gozan de una buena imagen entre el pblico en general, por lo regular no tienen problemas serios
para el reclutamiento de personal calificado, ya que constantemente reciben solicitudes hechas por
iniciativa propia de personas deseosas de trabajar ah. Cuando estas empresas llegan a publicar
anuncios requiriendo personal, atraen ms y mejores candidatos que otras organizaciones que
ofrezcan el mismo puesto o uno equivalente, en condiciones similares, esto, sin duda, les permitir
efectuar una mejor seleccin para contratar a la persona ms idnea para el puesto.

Objetivos de las relaciones pblicas

El objetivo principal de las relaciones pblicas es la creacin de confianza en su entorno
pblico, o regenerar y consolidar sta confianza. Para lograr ste objetivo el trabajo se centra con
mucha frecuencia en la imagen pblica de la entidad, como reflejo de su percepcin.

Segn los tipos de pblico; los objetivos de las relaciones pblicas se pueden clasificar en:

-Objetivos con los pblicos internos.

-Objetivos con los pblicos externos.

Objetivos con los pblicos internos

El objetivo principal con respecto a los pblicos internos es:

La formacin o constitucin del "grupo empresa", es decir, que la totalidad de los integrantes
de la organizacin, desde el ms elevado directivo o ejecutivo hasta los empleados de menor nivel
jerrquico que constituyan el grupo, se transformen en un conjunto de personas que poseen un
objetivo comn e interaccionan entre s. Para que esto pueda realizarse es indispensable que se
establezca un sistema de comunicacin efectivo que genere:

*Sentido de pertenencia a la organizacin

*Elevacin del grado de satisfaccin de los recursos humanos
*Creacin de una cultura propia en todas las escalas y dependencias

Impacto generado por el grupo empresa:

Eleva el rendimiento o productividad del trabajador, dado que ste se siente partcipe e
involucrado en las decisiones adoptadas, ya que ha participado en la elaboracin de las

mismas.
Se produce una sensible disminucin de los costos, debido a la eficiencia con que los recursos

humanos cumplen sus respectivas labores.

Se logra una capacitacin permanente del personal, tanto de los jefes como de los
subordinados. En las reuniones peridicas, por medio de las enseanzas e indicaciones que los

superiores hacen a sus subordinados.

Se crea un espritu de pertenencia.
Aspectos que el pblico interno debe conocer de la empresa:
El empleado tiene derecho a conocer el estatus de la organizacin. Sin embargo por falta de

polticas de comunicacin muchos empleados lo desconocen.

Entre los aspectos que se debe dar a conocer al personal son:

Filosofa corporativa (Misin, visin, valores, etc.), objetivos, polticas, estructura (nacional e
internacional si fuera multinacional), organigrama interno, productos o servicios de la
empresa, posicin de la empresa en el mercado nacional, situacin financiera, principales
clientes y proveedores, organizaciones asociadas, planes a corto, mediano y largo plazo.

La asistencia se provee mediante tres principios bsicos:

Manejo de las Noticias internas

Cuando ocurren acontecimientos positivos en la empresa, los directivos difunden rpidamente

las noticias entre el personal, no sucede as con las malas noticias ya que esperan que nunca salgan
de la sesiones de la junta directiva y tratan de ocultarlas y enterrarlas.

Pero es vital informar de las malas noticias a los empleados y de la menor manera a fin de
contrarrestar los chismes y rumores que distorsionan la verdad.

Para manejar la estrategia de difusin en dichos casos se sugiere lo siguiente:

Ser proactivo, centralizar la informacin, detectar las inquietudes del personal, identificar a
los lderes de opinin, buscar alianzas con el sindicato; si es que hay, decir la verdad, crear
conciencia en la gente acerca de la situacin crtica, mencionar lo que la empresa est haciendo para
remediar la situacin, contextualizar la situacin de la empresa, asegurarse de que el contenido de
sus mensajes sea racional y emocional, incluir mensajes que levanten la moral de la gente.

Objetivos con los pblicos externos

Bsicamente son dos los objetivos a ser perseguidos por las relaciones pblicas con
referencia a los pblicos externos:

Proyectar una imagen positiva en dichos pblicos haciendo que los mismos experimenten

simpata hacia la empresa o institucin y nos brinden su apoyo y comprensin.

Lograr, por medio de un dialogo permanente, la concordancia de intereses entre la

organizacin y sus diversos pblicos para beneficio de ambas partes.

Fortalecer las relaciones con las comunidades donde operen las organizaciones, a travs de la
proyeccin social o responsabilidad social empresarial.

Elementos de las relaciones pblicas

1. La comunicacin.
2. La organizacin.
3. La opinin pblica.
En el mbito de las Relaciones Pblicas la comunicacin es un proceso que involucra el
intercambio de hechos, puntos de vista e ideas entre las organizaciones y sus pblicos.

Se puede decir que es un conjunto de cargos cuyas reglas y normas de comportamiento,

deben sujetarse a todos sus miembros y as, valerse el medio que permite a una empresa alcanzar
determinados objetivos.

Para las Relaciones Pblicas, la Opinin Pblica no es una entidad con forma y sustancia
tangible, sino ms bien un conjunto de creencias, ilusiones y puntos de vista que expresan los puntos
de vista de los individuos que conforman el pblico. He aqu la importancia de su conocimiento para
toda actividad inherente al desarrollo de una Opinin Pblica favorable hacia una corporacin.

Relacin de las RRPP con las diferentes disciplinas

El carcter multidireccional y multidisciplinario de las Relaciones Pblicas ha producido en el
pblico cierta confusin al momento de determinar la filosofa, los sistemas de persuasin, las reas
de comunicacin y los auditorios de algunas disciplinas que guardan estrecha vinculacin con las
Relaciones Pblicas.

RR.PP y Publicidad
En Relaciones Pblicas la comunicacin posee un sentido bidireccional y est orientada a
consolidar el concepto favorable de la entidad en el nimo del pblico, esperando una respuesta de
este favorecindole con su apoyo en las situaciones de emergencia, de crecimiento y en el diseo de
nuevas programaciones.
La publicidad, por su parte, dispone de una comunicacin con un sentido unilateral ya que la
misma esta orientada exclusivamente a la venta de productos, bienes, servicios, valorando la
respuesta de pblico en virtud del incremento de la facturacin.
RR.PP y Sociologa
Esta ciencia estudia el comportamiento de los seres humanos en sociedad y tiene en cuenta
dos hechos bsicos: el primero es que la conducta de los seres humanos muestra pautas regulares y
recurrentes; el segundo, es que las personas no son criaturas aisladas sino seres sociales.

La sociologa da normas, frmulas y soluciones que permiten mejorar las comunicaciones con
el hombre-masa, que sigue pautas. Los cursos de accin estn regidos, entre otras cosas, por
principios

culturales

comunes.

Las

instituciones

culturales

perciben

reglas

de

conducta

determinadas, stas se consideran apropiadas, legtimas y esperadas.

Es importante para el experto en Relaciones Pblicas, el conocimiento de estas pautas, de lo

que coincide o choca con las tendencias y hbitos, de lo que ser admitido y asimilado o lo que
molestar.

Las sociedades modernas son de carcter asociativos. Las relaciones sociales tienden a ser
transitorias, superfluas e impersonales. El dominio de la tradicin se ha resquebrajado y la relativa
uniformidad de pensamiento ha sido reemplazada por la diversidad. La sociedad, al uniformar a los
individuos, y al plantearles diversas exigencias, crea problemas psicolgicos, reprimiendo y
dirigiendo los deseos de alguno y de todos. Al plantear una campaa de Relaciones Pblicas debe
tomarse en cuenta las consecuencias sociolgicas del funcionamiento de la cultura.

El manejo de conceptos tale como roles, status, prestigio, grupo, grupo de referencia y de
pertenencia, dinmica grupal, al igual que la metodologa de Investigacin Social resulta
imprescindible en el diseo de cualquier accin de Relaciones Pblicas.

RR.PP y Psicologa
Los pblicos a los que se dirigen las Relaciones Pblicas estn formados por individuos que
deben ser considerados unidades completas y nicas que pueden o no coincidir entre s.

En las Relaciones Pblicas resulta primordial conocer las inclinaciones humanas, por ejemplo,
las ideas de una persona acerca de lo que le es agradable o desagradable.

Toda injusticia, aunque solo sea en la imaginacin, crea profundos resentimientos, por eso, al
tratar con seres humanos, hay que considerarlos en su individualidad y en su conjunto, con sus
miedos y sus ideales, con sus tradiciones, con sus razones y sus sinrazones.

Motivacin, personalidad y conducta son aspectos propios de la Psicologa que estn

directamente vinculados con la tarea del Relacionista Pblico.
RR.PP y Antropologa
La Antropologa es el estudio del origen, caractersticas y desarrollo de los grupos humanos
como gnero biolgico, y de las comunidades como creadoras de cultura.

La Antropologa Social est ms acotada en el estudio de los sistemas de parentesco,

organizacin poltica, procedimientos legales y ritos religiosos.

Desarrolla reconstrucciones o comparaciones, atendiendo a la descripcin y anlisis de lo

dado y orientada a la posibilidad de aplicacin de los conocimientos para generar cambios culturales
dirigidos a satisfacer necesidades de administraciones o gobiernos.

En lo que hace a la identidad se mezclan con la mayor naturalidad las opciones filosficas,
ideolgicas y culturales, con los anlisis objetivos. El ser humano se mueve entre espejos y
mscaras, como dice C. Lvy Strauss, entre lo real y lo imaginario, en busca de su identidad.

Cada uno es portador de diversas identidades. Yo soy yo, soy un grupo, una clase social, un
pueblo, una cultura, una comunidad tnica o religiosa, una nacin, una civilizacin.

RR.PP y Psicologa Social

La Psicologa Social intenta descubrir la articulacin que existe entre individuo y sociedad,
cosa no tan simple, porque una es constitutiva de la otra. No es posible concebir una sociedad sin
personas, ni una persona sin sociedad. El hombre aislado es una abstraccin. No existe de este modo
en la realidad concreta, y es difcil de sostener como formulacin terica frente a los resultados de
la investigacin contempornea.

Hablar de sociedad tambin resulta una abstraccin. La sociedad es la resultante de la

interaccin de los sujetos individuales; es a partir de esta interaccin que la realidad social se
construye y reconstruye.

La Psicologa Social consiste en una forma particular de recortar la realidad, una seleccin
especfica de variables para el anlisis. Parece legtimo que se circunscriba un fenmeno para poder
estudiarlo, pero a condicin de que se acepte la limitacin de sta perspectiva.

Clasificacin de las relaciones pblicas

Podemos clasificar las relaciones pblicas de la organizacin segn el pblico a que se dirigen;
pueden ser relaciones pblicas internas y externas, de acuerdo con el siguiente esquema:
Relaciones pblicas internas
1. Con el propio personal de la organizacin.

Relaciones pblicas externas

1. Con los accionistas o propietarios, inversionistas en general y organizaciones financiadoras.
2. Con los clientes actuales y potenciales.
3. Con los proveedores.
4. Con el gobierno.
5. Con la comunidad y los medios masivos de comunicacin.

Unidad II. La comunicacin. Una herramienta poderosa de las RR.PP

Las Relaciones Pblicas, constituyen un conjunto de actividades que desde una funcin de
direccin apuntan a optimizar los flujos de comunicacin entre la organizacin y sus pblicos
internos y externos.

La comunicacin puede darse de adentro para afuera, como tambin en forma interna.

La comunicacin exterior de una empresa es el conjunto de actividades generadoras de

mensajes dirigidos a crear, mantener o mejorar la relacin con los diferentes pblicos objetivo del
negocio, as como a proyectar una imagen favorable de la compaa o promover actividades,
productos y servicios.

Los objetivos de la comunicacin interna pueden ser:

Crear un buen clima laboral.

Educar sobre los valores y filosofas de la empresa.
Integrar a todos los miembros de la empresa.
Aclarar el papel y la responsabilidad de cada empleado.
Facilitar la adopcin de nuevos cambios que se

procedimientos, etc.).
Motivar a los miembros de la organizacin.
Dar a conocer los avances en trminos de planes y objetivos trazados.

Los objetivos de la comunicacin externa son:

presentan

(tecnolgicos,

de

Gestin de la imagen.
Relacin de la organizacin con su entorno.
Y gestin del dilogo de la corporacin con sus diferentes pblicos

Comunicacin interna
Hemos visto que el alcance la comunicacin interna, es decir, de la empresa con sus
empleados, es dar a conocer a la empresa en s.

Desde relaciones pblicas se puede propiciar la comunicacin de qu es la empresa, cul es su

razn de ser, cules son los valores que rigen el desarrollo de sus actividades.

Para ello es necesario dar a conocer cunto menos:

La misin y visin de la empresa.

Valores.

El departamento de relaciones pblicas puede contribuir a la redaccin de la misin, visin y

valores, y determinar los mecanismos ms adecuados para socializar y dar a conocer no solamente al
personal sino tambin a los dems grupos de inters.

La misin
La misin de una empresa es la declaracin de su propsito y alcance, en trminos de
productos y mercados, y responde a la pregunta Cul es el negocio de la organizacin? Qu somos?

Se refiere a su papel en la sociedad en donde acta y explica su razn de ser o existir.

Al formular la misin de la empresa se deben considerar:

1.
2.
3.
4.

La razn de ser de la organizacin: Quines somos?

El papel de la organizacin en la sociedad A qu nos dedicamos?
La naturaleza del negocio: Qu ofrecemos?
El valor que la organizacin crea para sus grupos de inters: Qu aportamos a la
sociedad?

Ejemplo de Misin:
Banco Visin

Somos un Banco inclusivo, comprometido a contribuir al desarrollo econmico, la generacin

de oportunidades de trabajo, empleo y riqueza para el alivio de la pobreza ofreciendo en cada
mercado, en cada regin del pas, soluciones sostenibles diseadas a la medida para satisfacer las
aspiraciones de la mayora de personas, emprendedores, familias, empresas, organizaciones y
comunidades.

Banco Bancomer

Somos la mejor opcin para satisfacer las necesidades de nuestra sociedad en servicios
financieros con la mxima seguridad y calidad ofrecer a nuestra gente las mejores condiciones para
su desarrollo integral en respuesta a su esfuerzo individual y en equipo. Obtener un rendimiento
atractivo para nuestros accionistas y contribuir de manera importante al desarrollo econmico y
social de nuestra comunidad.

Visin
La visin define las metas que pretendemos conseguir en el futuro, es decir, la imagen a
futuro que deseamos que sea la empresa.

Estas metas tienen que ser realistas y alcanzables, puesto que la propuesta de visin tiene un
carcter inspirador y motivador. Para la definicin de la visin de nuestra empresa, nos ayudar
responder a las siguientes preguntas: qu quiero ser como empresa?, qu quiero lograr?, dnde
quiero estar en el futuro?, para quin lo har?, ampliar mi mercado?

Ejemplo de Visin:
Visin Banco.
Ser el banco lder en banca tica, inclusiva y sustentable, con mayor presencia en los
hogares, organizaciones y comunidades de todo el pas.

General Motors

Ser el lder mundial en productos y servicios relacionados al transporte. Lograremos el

entusiasmo de nuestros clientes a travs de la mejora continua de nuestros productos, guiada por la
integridad, el trabajo en equipo y la innovacin, sirviendo al mercado sudamericano

Valores empresariales
Es el conjunto de creencias, virtudes y prcticas de transparencias, tambin el respeto a la
diversidad, la cultura de calidad y el respeto al medio ambiente.

Ejemplo de valores

Samsung
Creemos en que apostar por valores slidos es la clave para triunfar en el mundo de los
negocios cada una de las decisiones que tomamos se fundamenta en un riguroso cdigo de conducta y
en sus respectivos valores esenciales:

Personas: En esencia, una empresa la conforman sus empleados. En Samsung, ofrecemos a

nuestros empleados todas las oportunidades necesarias para que desarrollen todo su
potencial.

Excelencia: Todo lo que hacemos en Samsung responde a nuestra inquebrantable pasin

por la excelencia, as como nuestro firme compromiso con desarrollar los mejores

productos y servicios del mercado.

Integridad: Trabajar de manera tica es la base de nuestro negocio. Todo lo que hacemos
responde a una moral estricta volcada en garantizar la justicia y el respeto para todas las

partes, as como una completa transparencia.

Coprosperidad: Una empresa no puede alcanzar el xito a menos que trabaje para crear
prosperidad y oportunidades para los dems. Samsung tiene como objetivo convertirse en
un ciudadano responsable con la sociedad y con el medio ambiente en todas las
comunidades donde trabajamos.

Global Import

Profesionalismo: Apostamos al desarrollo personal y acadmico de nuestros integrantes.

Cultura del Esfuerzo: Nos proponemos mejorar da a da.
Conocimiento: Buscamos nuevas oportunidades mediante el desarrollo permanente de

nuestras competencias.
Innovacin: Tenemos el desafo de encontrar soluciones originales para superar los
objetivos.

Unidad III. Las RRPP y su relacionamiento con los distintos grupos de inters

Relaciones pblicas con el personal de la organizacin

Es frecuente encontrar que gran parte de los problemas de relaciones con el personal se
deben a deficientes comunicaciones con el mismo, por lo que es altamente recomendable que se les
preste especial atencin.

Independientemente de que las encuestas o investigaciones denoten o no la necesidad de

mejorar comunicaciones deficientes que ocasionen problemas de relaciones con el personal, existen
ciertas informaciones bsicas que se debern invariablemente comunicar al personal como base para
fomentar su inters, comprensin y apoyo hacia la organizacin.

Dichas informaciones podemos clasificarlas en los tres siguientes grupos:

a) Informacin general sobre lo que es la organizacin
Cules son sus objetivos, planes y polticas generales. Los productos o servicios que ofrece la
organizacin, su posicin en el mercado, su desarrollo, su contribucin al desarrollo y bienestar de la
comunidad las labores de investigacin que realiza, etctera.

b) Los reglamentos y normas de la organizacin

El reglamento interior de trabajo, las polticas especficas del departamento en que se
trabaja, y as sucesivamente.

c) Las prestaciones y servicios sociales en general que se otorgan al personal

Consideramos de gran importancia destacar que las organizaciones se deben preocupar
por dar amplia y constante informacin a su personal sobre las prestaciones y servicios sociales
que les otorguen.

Medios de comunicacin con el personal

Manual de bienvenida
El manual de bienvenida es uno de los medios ms importantes, en virtud de que representa
uno de los primeros contactos del empleado con la empresa y el ms tangible de ellos, por lo que de
este instrumento depender en gran parte la primera impresin u opinin que se forme el empleado
sobre la institucin.

A continuacin se muestra, a manera de gua o modelo, una lista de las principales partes que
debe contener un manual de bienvenida, tambin conocido como manual o folleto de induccin.

Desde luego, el contenido del manual deber adaptarse a las caractersticas peculiares de
cada organizacin:
1. Palabras de bienvenida de parte de un representante de la organizacin, que debern ser
dirigidas de preferencia al nombre del empleado.
2. Informacin general acerca de lo que es la organizacin, que puede incluir:
a) Breve historia de la organizacin.
b) Objetivos y polticas generales.
c) Productos y/o servicios que produce o vende.
d) Situacin respecto a la competencia.
e) Planes importantes de desarrollo.
f) Contribucin al desarrollo de la comunidad.
3. Orientacin al empleado sobre su trabajo, la cual podemos clasificar en:
a) Orientacin general. Fecha en que deber presentarse a empezar a trabajar;
localizacin del lugar de trabajo; horario de trabajo; indicaciones acerca de cundo y dnde
checar tarjetas en su caso; nombre de su jefe inmediato; nombre de sus subordinados, lugar
y das de pago, etctera.
b) Prestaciones. Cules son las que otorga la organizacin y modo de obtenerlas.
c) Reglas y normas principales que se deben cumplir. Incluye la indicacin de dnde y
cmo puede ver u obtener un ejemplar del reglamento interior de trabajo.

Vnculos entre las funciones de relaciones pblicas y administracin de recursos

humanos
Ya hemos dejado asentado anteriormente que el o los especialistas encargados de las
relaciones de la organizacin, ya sea interno o externo, van a asesorar a diversos departamentos o

divisiones de la institucin en aquellas actividades que realicen y que puedan afectar en un momento
dado la imagen de la organizacin ante sus diferentes pblicos.
El departamento o divisin encargada de la administracin de recursos humanos es uno de los
que va a recibir ms asesora, en virtud de que mantiene relaciones muy importantes con el pblico
interno.
A fin de comprender ms fcilmente el asesoramiento que deber dar la funcin de
relaciones pblicas a la de administracin de personal, as como la manera de definir mejor los
campos de accin propios de cada una, presentamos el siguiente cuadro.

Funciones

de

administracin

Humanos

Recursos

Asesora y servicios de la funcin de relaciones

pblicas

I.
Reclutamiento

de

FASE DE INGRESO DEL PERSONAL

Para ayudar al reclutamiento de
personal,

buscando

que

nunca

se

tengan

problemas por insuficiencia de candidatos y

procurando atraer siempre el mejor personal,
asesorar en: *
a)

Diseo

de

folletos

sobre

la

organizacin.
b) Establecimiento y mantenimiento de
relaciones con fuentes de reclutamiento, tales
como

instituciones

trabajo,

educativas,

asociaciones

bolsas

colegios

de
de

profesionales.
c) Organizacin de visitas a la institucin,
por grupos de estudiantes. '
d)

Organizacin

de

conferencias

en

centros educativos.
e) Redaccin y colocacin de anuncios
para reclutamiento en peridicos o medios de

Entrevistas de seleccin y de
reseleccin
Induccin

comunicacin convenientes.
Asesora relacionada a los cuestionarios
prediseados de entrevistas y comunicacin.
En esta fase tan importante para el
personal, relaciones pblicas podr asesorar en
todo lo que se refiere a las comunicaciones
iniciales que se deben entablar con el personal
de nuevo ingreso, principalmente en la pltica de
induccin al trabajo y en el diseo del manual de
bienvenida.
II. FASE DE PERMANENCIA DEL PERSONAL

Desarrollo de personal: capacitacin o

entrenamiento y promociones

En

cuanto

capacitacin

entrenamiento,

asesora

conveniente

organizacin

en

cuanto
de

en

recursos

o
lo
y

conferencias, invitacin de conferenciantes y

promocin de estos cursos entre el personal
(difusin).

Tambin

podr

intervenir

relaciones

pblicas en lo que se refiere al envo de cartas

de felicitacin a las personas que han sido
ascendidas y a la difusin entre el resto del
personal y entre otros pblicos, cuando el caso
Administracin de sueldos y salarios

lo amerite, de los ascensos habidos.

Sirve ayudando a crear un clima de
confianza entre el personal para que coopere de
buena gana en la realizacin y modificaciones del
"anlisis y valuacin de puestos". Tambin
asesora en lo referente a las relaciones con el
sindicato, a fin de que acepten y brinden todo su
apoyo al empleo, tanto en lo que se refiere al
"anlisis y valuacin de puestos" como a la

Relaciones laborales

"calificacin de mritos.
Asesora y coopera en lo relativo al
establecimiento

desarrollo

de

relaciones

armnicas entre la organizacin y el sindicato o

trabajadores, para conciliar los intereses de
ambos en asuntos tales como firma de contratos
colectivos e individuales de trabajo, revisin y
modificacin de los mismos, modificaciones al
reglamento interior de trabajo, reparto de
utilidades, apoyo al "anlisis y valuacin de
puestos, etctera.
En general, para el establecimiento de
comunicacin
Servicios al personal

recproca

fluida

entre

la

organizacin y su personal.
Asesora en:
a) El establecimiento de prestaciones al
personal y su difusin entre el mismo.
b) La organizacin de concursos, premios,
congresos, etc., para el desarrollo de higiene y

seguridad industrial.
c) La difusin entre el personal acerca de
las medidas de seguridad e higiene industrial
que se adopten.
Relaciones pblicas, en combinacin con el
departamento encargado de la administracin de
los recursos humanos, organizar actividades
sociales

diversas

aniversario,

tales

navidad,

como

fin

de

comidas
ao,

de
etc.;

excursiones, actividades deportivas, eventos

culturales, inauguracin de sucursales o edificios
nuevos, etctera.
Relaciones con accionistas, inversionistas y organizaciones financiadoras

El informe anual
Correspondencia
Informes especiales

Relaciones con los clientes: actuales y potenciales; internos y externos

Tener en cuenta los puntos de vista de los clientes

Ser veraz en la comunicacin con los clientes

Atender invariablemente con esmero a los clientes
Informacin que se debe obtener de los clientes
Ya mencionbamos antes que se deben tener en cuenta los puntos de vista de los clientes en
cuanto a: a) los productos o servicios en s, y b) su opinin o imagen de la organizacin en general.

Ahora bien, para conocer lo primero se har uso de las diversas tcnicas de la investigacin
de mercados que indaguen sus deseos y necesidades en lo referente a calidad, precio, nombre o
marca, tamao, presentacin, cantidad, lugar de adquisicin, etctera.

Para conocer los puntos de vista de los clientes en cuanto a su opinin o imagen de la
organizacin en general, se pueden emplear diversos medios; los principales son: las encuestas de
opinin, los anlisis de las reclamaciones o quejas de los clientes y los buzones de sugerencias,
especiales para clientes.

Informacin que se debe proporcionar a los clientes

Resulta obvio pensar que lo que interesa primeramente a los clientes son las caractersticas
de los productos o servicios; sin embargo, eso no es todo lo que le puede importar conocer acerca de
la organizacin, o al menos no es todo lo que puede influir en su decisin de compra y en su opinin

acerca de la empresa. Existen otras informaciones que pueden crear o modificar la imagen que tenga
el cliente (actual o potencial) respecto a la organizacin, influyendo en sus actitudes hacia la misma.

Por tanto, la empresa se debe interesar por comunicar a los clientes no slo publicidad
respecto a los productos o servicios, sino, adems, esas otras informaciones que le permitan
formarse una imagen ms completa y verdadera de ella. Dichas informaciones podramos resumirlas
de la siguiente manera:
1. Informacin respecto a lo que es la organizacin.
2. Informacin referente a la contribucin de la organizacin para el desarrollo y bienestar
de la comunidad.
4. Informacin sobre mejoras de la organizacin.

Medios de comunicacin con los clientes

A fin de proporcionar las informaciones mencionadas a los clientes actuales y potenciales, la
organizacin puede hacer uso de los siguientes medos:
1. Publicidad institucional.
2. Publicaciones privadas y folletos.
3. Visitas.
4. Exposiciones.

Relaciones pblicas con los proveedores

Ninguna organizacin podr subsistir y mucho menos desarrollarse si no mantiene relaciones
armnicas con aquellas otras organizaciones que le suministren materiales, productos o servicios
para el desarrollo normal de sus actividades.

Preceptos bsicos en la relacin con proveedores

1. Los proveedores deben ser tratados de la misma manera en que la organizacin deseara
ser tratada por sus propios clientes.
2. Evitar pedir a un proveedor una cotizacin o presupuesto, a menos que en realidad se
piense considerar seriamente su oferta.
3. Los trminos de los pedidos o contratos convenidos deben ser claros y concisos, de
manera que no haya lugar a la menor duda respecto a las condiciones aceptadas por ambas
partes.
4. Se debe comunicar formalmente y cuanto antes la cancelacin o modificacin en los
pedidos realizados a nuestro proveedor.
5. Es recomendable que los compradores visiten a los proveedores de vez en cuando.

Relaciones con la comunidad y los medios masivos de comunicacin

Es indudable que las organizaciones dependen cada vez ms de la cooperacin y aprecio del
pblico del cual son vecinas, y viceversa. Una empresa comercial o industrial, o cualquier otro tipo de

organizacin, no podr subsistir y mucho menos prosperar si cuando lo requiera la comunidad no le

suple de mano de obra, proveedores, financiadores, servicios pblicos adecuados, etc., si no tiene la
aceptacin y simpata del pblico comunitario.
A su vez, una comunidad no podr desarrollarse a buen ritmo si no cuenta con organizaciones
que contribuyan a ese desarrollo siendo fuente de empleo, generando impuestos, promoviendo el
comercio, etc. Todo lo anterior nos lleva a concluir que las relaciones armoniosas entre la
organizacin y su comunidad reportarn beneficios a ambas partes.
Preceptos bsicos en la relacin con la comunidad
1.
2.
3.
4.

La planeacin de las relaciones con la comunidad debe iniciarse por conocer sta.
Evitar la contaminacin del ambiente y otras molestias a la comunidad.
Contribuir al desarrollo socioeconmico de la comunidad.
Ayudar en todo cuanto sea posible a las instituciones benficas de la comunidad.

Relaciones con los medios masivos de comunicacin

Relaciones pblicas con el personal de la organizacin

En este apartado aprenderemos a crear buenas relaciones pblicas con el personal de la
institucin, tanto para los nuevos empleados que ingresan a la empresa como para los que ya se
encuentran laborando.

Induccin del personal

La induccin es un proceso de vital importancia dentro de una organizacin a pesar de que
muchos gerentes no la toman en cuenta, a travs de ella se pueden implementar uno de los
programas que normalmente se ignoran en la mayora; que es familiarizar al nuevo trabajador con la
empresa y con los compaeros de trabajo, su cultura, sus principales directivos, su historia, sus
polticas, manuales que existe dentro de la empresa.

Este proceso se efecta antes de iniciar el trabajo para el cual ha sido contratado, evitando
as los tiempos y costos que se pierden tratando de averiguar por s mismos, en qu empresa ha
entrado a trabajar, qu objetivos tiene, quin es quien, a quin recurrir para solucionar un problema,
cules son las actitudes no toleradas, funciones y entre otros.

Estructura de un plan de induccin

1. Bienvenida (Carta Firmada por el Director, Gerente, el dueo si es posible).
2. Nuestra historia.
3. Nuestros productos o servicios.
4. Cdigo de conducta de los integrantes de la organizacin.
5. Entrega del organigrama de la empresa.
6. Puestos de los directivos, departamentales y jefes que los ocupen.
7. Polticas del personal.
8. Reglas principales o normas (Darles un carcter ms bien de informacin que de ordenes).
9. El trabajo, observaciones generales acerca del departamento, su organizacin, personal, tipo
de trabajo a realizar, horarios, salarios y oportunidades para la promocin.
El proceso de induccin es muy importante ya que de l depende que el nuevo personal se
integre y conozca a quienes ya pertenecen a la empresa, ojal todos los gerentes lo tomen en cuenta
porque, a veces, cuando entra un nuevo compaero ni sabemos cmo se llama, cul es el puesto que va
a desempear ni se le dan instrucciones por parte de los jefes.

Comunicacin interna entre los diferentes personales de la empresa

La comunicacin interna es la forma de relacin entre personas que comparten un mismo
entorno laboral y cultural, podemos decir que los factores que influyen y afectan esas relaciones
involucran bsicamente a tres actores: las personas, la empresa y el entorno.

El rea de relaciones pblicas puede colaborar en establecer los canales necesarios para
llevar a cabo una buena y efectiva comunicacin interna.

Entre los principales canales de comunicacin se encuentran:

Memorandos.

Notas.

Correos electrnicos.
Memorando
El memorndum es la manera de comunicar en forma breve asuntos de carcter

administrativo a personas de una empresa, institucin o dependencia de gobierno. Regularmente

este documento se elabora en hojas de papel media carta.

La estructura del documento consta de las siguientes partes:

Nombre(s) de a quien se dirige

Nombre(s) del remitente(s)
Fecha
Asunto
Escrito redactado brevemente.
Despedida
Firma(s)

Ejercicio.
Usted se desempea en el rea de Relaciones Pblicas de su empresa, deber redactar un
memorando a Recursos Humanos, solicitando una reunin para discutir sobre el plan de socializacin
de las nuevas normativas y reglamentaciones que han sido aprobadas recientemente, deber
solicitar fecha y explicar la importancia de la socializacin entre los diferentes empleados y reas
de la empresa.

Circular
La circular es un documento que se utiliza para comunicar cualquier noticia, informacin o
evento actual, que pueda resultar de inters para la empresa, departamentos, empleados, etc.

Normalmente una carta circular comunica una determinada informacin o noticia a varios
destinatarios, en empresas grandes, puede que a muchos destinatarios, por lo que el volumen de
stas suele ser abultado, imprimindose gran cantidad de stas.

Estructura de la circular

Ttulo: Circular interna.

Asunto: motivo de la circular.
Destinatarios: Ejemplo: A todo el personal de la empresa.

Cuerpo: el mensaje o contenido.

Despedida: atentamente.
Firma.

Ejercicio
El departamento de Recursos Humanos le solicita ayuda para redactar una circular donde se informe
sobre la reunin que se tendr en la fecha 20/08/15 por motivos de socializacin de los nuevos
procedimientos aprobados.

Cartas a empleados
Una manera de estimular a sus empleados es mediante una carta para felicitarlos o
reconocerlos por los buenos resultados que hayan tenido.

Un trabajador que siente que su buena labor y sus xitos son reconocidos por la empresa se
siente feliz y con muchos deseos de seguir adelante adems se convierte en motivacin para los
dems empleados.

El relacionista pblico podra colaborar en elaborar y disear la estructura de una carta de

reconocimiento a ser empleado por el departamento de recursos humanos.

Este tipo de cartas son utilizados en las empresas por diferentes motivos, entre ellas:

Cartas de reconocimiento.
Cartas de felicitaciones.

Estructura o partes

Lugar y fecha.
Nombre del empleado.
Puesto de trabajo o cargo.
Saludo.
Cuerpo o contenido.
Despedida.
Firma.

Relaciones pblicas con los clientes actuales y potenciales

ANEXOS
Modelo de Memorando
MEMORANDO
A

: Lic. Diana Cceres. Dpto. de Recursos Humanos.

De

: Lic. Dolores Acua. Dpto. de Relaciones Pblicas.

Asunto

: Socializacin de los nuevos procedimientos y normas.

Fecha

: 24/07/15

Se solicita por la presenta, tenga a bien coordinar entre los distintos departamentos de la
empresa una reunin con motivo de socializar los nuevos procedimientos y normas que han sido
aprobadas en fecha 20/07/15.

Dada la importancia que todo el personal de la empresa conozca y comprenda las nuevas
directrices relacionadas a lo anteriormente mencionado, se solicita que tenga a bien coordinar lo
antes posible y comunicar a las reas.

Atentamente.

Lic. Dolores Acua.

Dpto. de Relaciones Pblicas.

Modelo de carta de reconocimiento al personal

Asuncin, 25 de julio del 2015
Sr. Juan Gonzlez Cruz.
Departamento de Ventas.
Presente.

Con mucha alegra le hacemos llegar a usted esta carta con la finalidad de darle las gracias y
de felicitarle por el esmero la dedicacin y los buenos resultados que ha obtenido en su labor diaria.
Nos complace contar con una persona como usted, con la experiencia y talento que ha demostrado.
La meta que usted ha logrado respecto a la produccin diaria nos llena de orgullo porque nos
demuestra su aprecio y dedicacin por nuestra compaa. En todo momento usted ha demostrado ser
un trabajador confiable con el que siempre podemos contar.

Sabemos que sera imposible alcanzar nuestras metas sin nuestros trabajadores y es por eso
que nos complace el esfuerzo y el compromiso que usted tiene con su labor. De parte de la gerencia
y de toda la empresa le agradecemos y le felicitamos por su excelente labor. Esperamos que usted
pueda seguir siendo un ejemplo a seguir y una motivacin para todo nuestro equipo de trabajo.
Deseamos que siga teniendo muchos xitos en su vida profesional.

Muy cordialmente.

Lic. Cristina Bogarn.

Dpto. de Recursos Humanos.

CIRCULAR 001/2015

Asunto

: Convocatoria a reunin.

Destinatarios

: Todo el personal

Se informa que en fecha 28/07/15 se llevar a cabo la reunin semestral para socializar los
nuevos procedimientos y normas que entrarn a regir desde el mes de agosto.

Se ruega