aa AB ADMINISTRADORA BOLIVIANA DE CARRETERAS Cierre de Proyectos Tipo Cédigo Versién Procedimiento PI/SCV-055 - Indice 1. Objetivos 4 2. Alcance 1 3. Glosario y Definiciones 41 4. Documentos de Referencia 1 5. Responsabilidad 1 6. Registros 2 7. Procedimiento 7 8. Control de Documentos 13 9. Anexos 13 No se permite la reproduccién parcial 0 total de este documento sin la Autorizacién escrita de una de las siguientes autoridades: Directorio, Presidencia, Directores Generales, Gerentes Técnicos, Responsables y Jefes de Unidad de Staff; asi como no se permiten alteraciones manuscritas al mismoResolucin N° PRE/218/2012_ ca Cbdigo: PI/SCV-055; Versi6n: 4 PROCEDIMIENTO DE CIERRE DE PROYECTO. 1, OBJETIVO Establecer las actividades y tareas necesarias para efectuar el cierre ténico - administrativo de proyectos viales en sus distintas etapas. 2. ALCANCE El procedimiento se aplice a todos los proyectos de obras viales que ejecute el cierre de actividades de construccién, conservacién, supervisién y fiscalizacién de un proyecto vial de la Administradora Boliviana de Carreteras. 3. GLOSARIO Y DEFINICIONES Administradora Boliviana de Carreteras Direccién General Administrativa Financiera Encargados Administrativos de las Unidades Desconcentradas (Regional © Departamental) Unidad de Planificacién y Gastién de Calidad Direccién General Técnica Empresa 0 Consorcio Consultor de Estudio Fiscal de Estudio Empresa o Consorcio Contratista de Obra Empresa o Consorcio Supervisor de Obra Equipo de fiscalizacién o Fiscal de Obra Ingeniero Responsable de Tramo Sistema de Contrataciones Estatales cv: Conservacién Vial Obra concluida: Proyecto cuyo producto final se encuentra fisicamente acabado 0 documentaimente terminado contando con el Acta o Informe de conformidad correspondiente Proyecto cerrado: Proyecto que se encuentra técnica, administrative, econémica, financiera y legalmente terminado 4, DOCUMENTOS DE REFERENCIA ‘* Manual de Gestién de Documentos Normativos y Registros en la ABC (MI/SGC- 001) * Estructura y Formato de Documentos Normativos y Registros en la ABC (I1/SGC-001) 5. RESPONSABILIDAD La DGT, DGAF a partir de los apoyos en sus respectivas éreas son responsables de la aplicacién del presente procedimiento. ‘ABC Bolivia / Ciorre de Proyecto 17s/2012 tucién 1012 La Oficina Regional o Departmental que administre contratos de proyectos vieles a través de sus areas competentes es la encargada de aplicar administrativa y técnicamente el presente procedimiento. La UPC es responsabie de gestionar la aprobacién, difusién, vigencia y. control del presente documento. Estudios FI FE verifica el cumplimiento de todas las obligaciones del CE establecidas en los términos contractuales y documentos anexos en relacién al cierre y liquidacién de su contrato. Obras La SO verifica y asegura el cumplimiento de todas las obligaciones del CO establecidas en los términos contractuales y en sus documentos anexos en relacién al cierre y liquidacién del Contrato de Obra. E| FO verifica y asegura el cumplimiento de todas las obligaciones del SO establecidas en los términos contractuales y en sus documentos anexos en relacién al clerre y liquidacién del Contrato de servicios de Supervision. El IRT verifica el cumplimiento de todas las obligaciones del FO establecidas en los términos contractuales y documentos anexos en relacién al cierre y liquidacién de su contrate. Conservacién Vial En los proyectos de Conservacién al no existir una fiscalizacion externa, el Jefe Departamental asume las responsabilidades de Fiscal de Obra, pero delega las funciones operativas al IRT, y es este Uitimo quien verifica y asegura el cumplimiento de todas las obligaciones del SO establecidas en los términos contractuales y en sus documentos anexos en relacidn al cierra y liquidacion de servicios de Supervision. General La DGT comunica a la DGAF la conclusién del proceso de contratacién del proyecto, para que ésta informe al SICOES a través del Formulario 500, 6. REGISTROS Estudio y Obras Informe Final det Fiscal de Estudio Certificado de Ejecucién del Estudio Actas de Recepcién Provisional y Definitiva de Obra Informes Finales de Supervisién, Fiscalizacion e Ingeniero Responsable de Tramo Planos de Obra concluida Planes de conservacién claborados por la Supervisién wis ‘ABC - Bolivia / Cierre de Proyecto"Resolucién N° PRE/218/2012 Vigencle: 09/2012 Cédigo: PI/SCV-055; Versién: 1 Certificado de Liquidacién Final de Obra Certificado de Cierre de los servicios de Supervision Certificado de Devolucién de Retenciones de Fiscalizacién Certificado de cumplimiento de contrato Conservacién Vial ‘Actas de Recepcién Provisional y Definitiva de Obra Informes Finales de Supervision y Fiscalizacion (RT) Inventario Vial Planes de Conservacién elaborados por la Supervisién Pianos de Obra Concluida en el caso de ejecucién de obras de arte menores que lo ameriten Certificado de Liquidacién Final de Obra Certificado de Cierre de los Servicios de Supervisién Certificado de Devolucién de Retenciones de Supervi 7._PROCEDIMIENTO Insumo: Cierre de Proyecto co “ACTIVIDADES REGISTROS | PLAZOS | RESPONSABLES. Proyect Pre-Inversion | Certificado | plazos FE Una vez aprobado el Producto | de contractual Final de! Estudio por parte del FE | Ejecucién | es con el Informe correspondiente, | dei Estudio | establecido elabora el Certificado de 5 Ejecucién del Estudio y remite 1 | ambos documentos firmados ala Coordinacién del Area y a la L ocr. | | 5 Coordinadr server dg hive a| Informe <7 [steno Coordinacién irector_ General Técnico | Final del | contractual | del Area y ala feviean |S OUMBEHE | eal Suc | pec Be 81s DGT Fiscal de Estudio y si estan de | Estudio y el | establecido acuerdo. con su contenido, | Certificado | s suscriben el Certificado de | de Ejecucién del Estudio y derivan | Ejecucién 0 ambos documentos (el Informe | acta de a1 | Final det Fiscal de Estudio y el | recepcién Certificado de Ejecucién o acta | de! estudio de recepcién de! estudio) a la DGAF, adjuntando el itimo certificado de pago o plenilia de liquidacién_ final y copia del registro STIN, solicitando el Clerre —Administrativo del Contrato. 3713Cédigo: PI/SEV-055; Versién: 1 _Vigencia: 09, 2042 Resolucion N° PRE/218/2052 [Ls ‘ACTIVIDAD REGISTROS PLAZOS RESPONSABLES 12 Ta DGT remite ofidalmente el Certificado de Ejecucién del Estudio al CE y procede a través de las instancias correspondientes a enviar un ejemplar completo del Estudio al Vice ministerio de Transportes, solicitando su priorizacién e inicio de las gestiones de financiamiento. Certificedo de Ejecucién del Estudio | plazos contractual es establecido 5 DGT PROYECTOS DE INVERSION (CONSTRUCCION ¥ CONSERVACION) Contratista de Obra EI CO con el Acta de Recepcién Definitiva de Obra debidamente suscrito por las _instencies correspondientes en sefal de conformidad, en coordinacién con ei SO y en el plazo establecido _contractualmente, elabora y remite para revision y aprobacién ~ del Fiscal de Obra ~ el Certificado de Liquidacién Final, adjuntando los respaldos técnicos, administrativos legales pertinentes. Acta de Recepcion Definitiva, Certificado de Liguidacién. Final plazos contractual es. establecido s CO con et SO | | 24 # CO solicita que se haga efectiva la devolucién de le Garantia de Cumplimiento de Contrato, una vez que se haya verificado el cumplimiento de las obligaciones contractuales en su totalidad y efectuado la Liquidacién “del Contrato de Obra. Adicionaimente, el CO solicitara. la emisién det Certificado de Cumplimiento de Contrato. Certificado de Cumplimien tode Contrato plazos contractual es, establecido s | | | co 22 ‘SUPERVISOR DE OBRA elabore una planilla de cantidades finales de obra, en base a los volimenes efectiva y realmente ejecutados, la cual es remitida al CO para que dentro EL SO en coordinaci6n con et CO | Certificado de Liquidacién Final plazos contractual es. establecido s so aac =“ resoluclon N° PRE/218/2012__ _vigenc CSdigo: PI/SCV-055; Version: £ ‘ACTIVIDAD Recistros | PLAZOS | RESPONSABLES Gel plazo contractusimente | establecido elabore el Certificado | de Liquidacén Final y lo! presente al SO en versién definitiva con fecha y firma del Superintendente de Obra. El SO revisa la adecuada elaboracién del Certificado de | Liquidacién Final en formato y contenido —(verificando la Incorporacién de los contratos | protocolizados y las Actas de Recepcién de Obra), lo aprueba | con la firma del Gerente de| Certificado | ofescruai | Gerente de Proyecto, representante legal y de oe Proyecto y el el SO en sefial de conformidad y | Liquidacién | st astacido sO aprobacién y lo remite al FO| — Final ? para continuidad de tramite de Pago; en su defecto, lo devuelve al CO solicitando atender las ‘observaciones, si las hubiera, dentro de los_plazos contractuales establecidos. plazos 23 En el periodo comprendido entre la Recepcién Provisional y Definitiva de obra, el SO elabora el Informe Final del servicio de Supervisién, el cual contiene una descripcién detallada de los Antecedentes del__ proyecto, volimenes de obra ejecutada, costos de construccién y supervisién, personal y equipos uitilizados, adquisicién de bienes, cumplimiento de —_plazo, Mmodificaciones a los contratos de ‘bray supervisién, problemas confrontados yy __soluciones adoptadas, aceptabilidad de la obra construida y cualquier otro aspecto relevante —ocurrido durante la ejecucién de los trabajos Adicionalmente el Informe contendré los Planos de Obra concluida, el Inventario Vial y las _recomendaciones para el ¢ mantenimiento futuro, Informe Final del servicio de Supervisién j Planos de Obra concluida; Inventario | plazos Viel; | contractual ad libretas de es ta campo, | establecido memoria s de célculo, disefios, planos de construcels n, manuales, ete. 24 ) asentadas_en_los_Planes_de iBC = Bolivia / Clerre de Proyecto SASsclat 09/2012 Resolucién N° ACTIVIDAD REGISTROS PLAZoS | RESPONSABLES Conservacion, para que la ABC prevea as acciones técnica, econdmicas y legales que correspondan. El Informe Final, su soporte magnético y otros documentos resultantes de la prestacién de} servicio (libretas de campo, memorias de. célculo, disefios, planos de —_construccién, manuales, libro de érdenes, etc.) asi como todo material que se haya generado durante la ejecucién de los __ servicios contratados son entregados por el SO a la ABC a través del FO. 25 Una vez conciuida la obra a satisfaccién de la ABC y aprobada el Informe Final de Supervisin, el SO procederé a la elaboracién del Certificado de Cierre de los servicios de Supervisién y lo presentaré para revisiin del FO, en version definitiva con fecha y firma del Gerente de _—__—Proyecto/ representante legal y/o SO, dando cumplimiento @ todos los aspectos previstos en el alcance de trabajo y propuesta técnico - econdmica, en concordancia con lo establecido en el Manual de Funciones de Supervisores de Obra para la construccién 0 conservacién de proyectos de la ABC. Certificado de Cierre de los servicios de Supervisién plazos contractual es establecido ‘, so FO 26 En felacion a los bienes adquiridos con fondos del proyecto, la SO solicita a la Unidad de Bienes y Servicios de la ABC, a través del Fiscal de Obra y de la ADM, se efectue la recepcién y registro de los mismos Registros de bienes adquiridos plazos contractual so Unidad de es Bienes y establecido | Servicios dela 3 ABC FISCALIZACION DE OBRA El FO recbe toda la documentacién técnica enviada por la SO bajo inventario, revisa Ly aprueba_el_Certificado_de Certificado Final de! Contratista plazos contractual es ‘establecido s FO Ingeniero Responsable de Tramo “ABE ~ Bolivia / Ciarre de Proyecto”éatigo: P1/SCV-055; Versi6n: 4 Ne ACTIVIDAD ecistaos | PLAZOS | RESPONSABLES Uiquidadén Final def Contratista | y ef y el Certificado de Cierre del $0, | Certificado de acuerdo a lo establecido en | de Cierre les documentos contractuales | del SO | que correspondan; _asimismo | documentac revisa_y aprueba el Informe | ién técnica; Final, Planes de Mantenimiento y | Informe pianos de Obra concluida y| Final del elabore su Informe Final de} — Fiscal acuerdo a los documentos | contratuplesscycul Manishoda} Funciones para la Fiscalizacién | de Obra, El FO remite la documentacién descrita precedentemente a la Oficina Regional ° Departamental de la ABC que corresponda, para que el Ingeniero Responsable de Tramo efectie la respectiva revisién. (Este parrafo se omite para Conservacién).. E| FO clabora una relacién detallada de los blenes que durante la ejecucién del proyecto habria_hecho Supervision y- Fiscaliza: plazos FO como de cualquier otro bien| relacién | contractual | Unidad de 3.1 | adquirido con fondos del | detallada de es. Bienes y Proyecto, —_indicando _sus| losbienes | establecido | Servicios de la caracteristicas y estado de s ABC conservacion, solicitando a la Unidad de Bienes y Servicios de Ia ABC su recepci6n via el ADM. El Jefe del Equipo de Fiscalizacién 0 el FO realiza y presenta el clerre contable del Proyecto, el ADM revisa y acepta mediante informe de conformidad el cierre contable y plazos 376 de! Fecepciona la documentacién contractual | Eauipo de 3.2. | correspondiente. es i En caso de que el informe establecido | "So, ADM requiera_ ser complementado 0 s modificedo —segin_—— las ‘observaciones_ del ADM, es devuelto al Jefe del Equipo de Fiscalizacién 0 FO para su correccién y complementacion. (BC = Bolivia / Clerre de Proyecto WS@: 10: PI/SCV-055; Versi6 4 _Vigencia: 09/2012 Ne ‘ACTIVIDAD REGISTROS PLAZOS | RESPONSABLES INGENIERO RESPONSABLE DE TRAMO El IRT verifica el cumy vento de las obligaciones del CO, SO y FO, de acuerdo a lo establecido en sus respectivos contratos y documentos anexos, El IRT revisa el Informe Final de SO, los planos de Obra concluida, los Planes de Conservacién, el Informe Final del FO y elabora el Informe de cere del proyecto, de conformidad a lo especificado en ‘su Manual de Funciones. El IRT revisa y procesa el Certificado de Liquidacién Final del CO y Certificado de Cierre del SO, verificando la presentacién de los contratos protocolizades, manifestando a través, del Informe correspondiente su conformidad para continuar el trémite de page. Informe Final de sO; Informe Final del FO; el Informe de cierre del proyecto; Certificado de Liquidacion y Certificado de Clerre del SO Final del CO | plazos contractual es establecido s IRT 4a La Garantia de Cumplimiento de contrato se mantiene vigente hasta la liquidacién de los contrates de Obra y de Supervision, la cual es devuelta adjuntando el Certificado de Cumplimiento de — Contrato, previa emisién de los Informes técnicos y legales correspondientes. Certificado de ‘Cumplimien tode Contrato Jefe del Equipo de | Fiscalizacin o | el FO; SO; RT plazos contractual es establecido s 4.2 El IRT elabora el Certificado de Cumplimiento de Contrato, el cual minimamente debe contener la siguiente informacién: nombre del proyecto, ubicacién, descripcién del trabajo, dates de cantidades | de obra contratas y ejecutadas, | monto original y mento final | elecutado, fecha de orden de proceder v fechas de recepciones provisional —y definitiva, numero de ordenes de cambio. y/o -contratos Certificado de Cumplimien tode Contrato plazos contractual es establecido 3 IRT ais ~~ ABC = Bolivia 7 Cierre de Proyectox _Resolucion N° PRE/218/2012 Vigencia: 09/2012 Cbdigo: P1/SCV-055; Versién: 1 Ne ACTIVIDAD, Recistros | PLAZOS | RESPONSABLES | modificatories, porcentajes de | variacién de contrato, porcentaje de participacién en funcién a ia | propuesta y otros aspectos | relevantes del contrato. | 43 En relacion a los _bienes | adquirdos con fondos del aie | proyecto, el IRT realiza las IRT; Unidad gestiones necesarias ante la eon contractual | ge Bienes y Unidad de Bienes y Servicios de | Jct, tablecido | Servicios de ta la ABC y ADM para que realice | **9iNdes | Sstabiecide | jBcy ADM la recepcién de los mismos. | 44 [Una vez aprobado el Informe Final del FO, el IRT verifica el cumplimiento de todas las obligaciones contractuales del FO; procesa y recomienda para| Se™UI*4° | pazos continuidad de trémite de pago| Cumdjimien | contractual el Certificado de Devolucién de | CUP es IRT Garantia de Cumplimiento de prea establecido Contrato. Posteriormente | CorMes s elabora el Certificado de Cumplimiento de Contrato del FO. 45 | IRT es el encargado de Intorman, S Wresancaom pe jocumentacién _necesaria Feallzar Jas geetlanes. antes CCOAH =| COTHEBEAL | 5155 DGT para que el proyecto sea Incorporado dentro. del | Tecesaria | establecida Inyentario. Viel Institucional. 46 | @ IRT remitiraé a la OGAF la siguiente documentacién con la que se efectuard el clerre financiero de los proyectos de inversién: documentac bo lazos Para Construccién: necesaria y | Pere i suficiente i ae = Actas de recepciin| que | cctantecido Provisional y | certifique et Definitiva de 1a] Clerre de ° Obra Proyecto + Informe Final del IRT © Certificado de Liquidacién Final (BC = Bolivia / Clerre de Proyecto 9/43Cédigo: PI/SCV-O55; Versién: 4 2 00/2012 16n N° PRE/218/2012 ‘ACTIVIDAD REGISTROS pLazos | RESPONSABLES | Para Supervision: de los + Certificado Clerre de Servicios + Informe Final de ta ‘Supervisién + Informe Final del IRT De igual manera el IRT debe proporcionar y —remitir la documentacién _necesaria__y suficiente que certifique el Cierre de Proyecto para conocimiento de la Oficina Nacional a través de la DGT y DGAF. 47 El IRT mediante Acta @ Inventario hace entrega de la documentacién del proyecto al encargado de Archives de la Oficina Regional ° Departamental que corresponda. Aca & Inventario dela documentac én dal proyecto plazos contractual IR; encargado de es Archivos de la establecido | Oficina s Regional o Departamenta 1 48 En relacion a los proyectos de Conservacién Vial el [RT tiene las siguientes responsabllidades: El IRT es funcionario de las Oficinas Departamentales al cual el Jefe Departamental designa a través de memorandum sus funciones como Fiscal de Obra, El IRT verifica el cumplimiento de las obligaciones del CO, SO, de acuerdo a lo establecido en sus respectivos contratos y documentos anexos. EL IRT revisa el Informe Final del $0, los planos de Obra Concluida, los Planes de Conservacidn, el Inventario Vial y elabora el Informe de cierre del proyecto, de conformidad a lo especificado en los procedimientos vigentes. [El _IRT revisa_y procesa el Informe Finat cel si Informe de cierre del proyecto, Certificado de Liquidacisn Final del CO y Certificado de Cierre del SO plazos 1RT contractual es establecido s 10/43 ‘ABC = Bolivia 7 Clerre de Provecto”s _Resoluclon N° PRE/218/2012_____Vigencia: 09/2012 _CSdigo: PI/SCV-055; Versién: 1 ACTIVIDAD Registro | PLAZOS | RESPONSABLES Certificado de Liquidacion Final del CO y Cettificado de Cierre del SO, manifestando a través del Informe correspondiente su conformidad para continuar el trdmite de pago. El IRT elabora el Certificado de Cumplimiento de Contrato, e| | cust minimamente debe |contener la_——_siguiente | | informacion: nombre del | Proyecto, ubicacién, descripcién del trabajo, datos de cantidades de obra contratada y ejecutada, monto original y monto final ejecutado, fecha de orden de | proceder y fechas de Tecepciones provisional -y definitiva, niimero de érdenes de cambio y/o contratos Modificatorios, porcentajes de variacién = del_—_contrato, porcentaje de participacién en funcién @ la propuesta y otros aspectos relevantes del contrato. En relacién a bienes adquiridos plazos IRT; con fondos del proyecto, el IRT contractual | Unidad de realiza las gestiones necesarias es Bienes y aaa |ante la Unidad de Bienes y establecido | Servicios de ta 8) | Servicios de la ABC y ADM para 8 ABC y ADM que realice la recepcién de los mismos. HIRT es ei encargado de plazos IRT informar, _proporcionar la contractual documentacién —necesariay es 4.0.2 | Tealizar las gestiones ante la establecicio DGT para que el proyecto sea s incorporado. dentro. del Inventario Vial Institucional. De igual manera el IRT debe | documentac | plazos IRT Proporcionar y —remitir la | ion contractual documentacién necesariay|necesaria | es 4.8.3 | suficiente que certifique el Cierre | que establecido de Proyecto para conocimiento | certifique el | s de la Oficina Nacional a través | Cierre de de la DGT Y DGAF. Proyecto IBC = Bolivia / Clerre de Proyecto watsPI{SCV-085; Versi6n: 1 _Vigencia: 09/2012 Resolucion N° PRE/218/2042_ Ne ACTIVIDAD recistros | PLAzos | RESPoNsaBLES Reta e plazos TR El IRT mediante Acta e| inventario | contractual Inventario hace entrega ce la es. documentacién del proyecto al establecido encargado de Arc! de la s Oficina Regional ° Departamental que corresponda. 4.8.4 7, | DOCUMENTACION PARA CIERRE DE PROYECTOS Dependiendo del tipo de proyecto que se trate, fa documentacién minima a presentar para efectivizar el clerre del mismo es Ia siguiente: PROYECTO DOCUMENTO PRE INVERSION | CONSTRUCION | CONSERVACION [Producto Final del Estudio & Informe Final del & Fiscal de Estudio ‘Actas de Recepcion & Provisional y Definitiva del Estudio ‘Actas de Recepcion & Provisional y Definitiva de Obra Certificado de & Liquidacién Final de Estudio Informe Final de Supervision Informe Final de Fiscalizaci6n [Informe Final del IRT Cettificado de Liquidacién Final de Obra Certificado de Clerre | de los servicios de | Supervisién | ¢| ¢| Sele e e Certificado de) Devoluci6n de | Retenciones de \ Fiscalizacion. ‘Contratos S & & | Protocolizados (si corresponde) (MATRIZ PRESENTADA EN FORMA REFERENCIAL, SE DEBERA COMPLETAR CON LA = DOCUMENTACION PERTINENTE PARA CADA TIPO DE PROYECTO) e 13/43 ‘ABC - Bolivia / Clerre de ProyecthResolucion N° PRE/218/2012 Vigencla: 09/2012 _Cédigo: PI/SCV-055; Versién: 4 8. CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS Los documentos y registros del presente procedimiento serdn los mencionados en el punto 8, mismos que deberdn ser custodiados y resguardados: «Por las departamantales (si corresponde) + Direccién General Técnica (si corresponde) ‘+ Direccién General Administrative Financiera (si corresponde) 9. ANEXOS Los flujogramas de Cierre Técnico ~ Financlero de Proyectos de Pre-Inversién y Clerre Técnico - Financlero de Proyectos de Inversién. ‘ABC = Bolivia 7 Cierre de Proyecto 13/83 ©Sr er Cofsia nde basin ceria Hier Slee inpcenls nN IN SON Ride eee REM SET ae i 2 “ep usoenLoUd 3, | eo er - ds wp epeanm oe ao c= Da ana wes jesuapuyoong | Ss* Cte “3h lpi apoumsiumaA Pesca esa1d 3 pin A Weed op gta cy CO ug19asiaare ae emer |e cue bp oi ied eo uaneoxe we CR LOREEN oP RAE UR LOFD ebatoxapaimD op suapeReP PRON ono) | Fosmeanare | posers Seen | | step || Sasi l { ] | ve Cod * =. exci mec (oct k a enue resau99 ugpoenG ows eras ‘pys0nu 9p soypehoNd ap onEASMHUaRY —e2RIDPL 1:9)