PENGENDALIAN

Pengertian pengendalian.
Pengendalian dapat didefiniskan sebagai proses untuk menjamin
bahwa tuuan-tujuan organisasi dan manajemen tercapai. Pengertian ini
menunjukkan adanya hubungan yg sangat erat antara perencanaan dan
pengendalian.

Pengendalian

Perencanaan

Pengorganisasian
Penyusunan Personalia Pengarahan

Pengendalian

Definisi pengendalian yg dikemukakan oleh Robert J. Mockler berikut

ini

telah

memperjelas

unsur-unsur

esensial

proses

pengendalian,

pengendalian manajemen adalah suatu usaha sistematik untuk menetapkan

standar pelaksanaan dengan tujuan-tujuan perencanaan, merancang sistem
informasi umpan balik, membandingkan kegiatan nyata dengan standar yg
telah ditentukan sebelumnya, menentukan dan mengukur penyimpanganpenyimpangan, serta mengambil tindakan koreksi yg diperlukan untuk
menjamin bahwa sumber daya perusahaan dipergunakan dengan cara yg
paling efektif dan efisien dalam pencapaian tujuan-tujuan perusahaan.
Pentingnya pengendalian.
Ada beberapa faktor yg membuat pengendalian dperlukan oleh
organisasi. Faktor-faktor tersebut antara lain :
1. Perubahan lingkungan organisasi.
Melalui fungsi pengendalian manajer mendeteksi perubahan-perubahan
yang berpengaruh pada barang dan jasa organisasi sehingga mampu

menghadaqpi

tantangan

atau

memanfaatkan

kesempatan

yang

diciptakan perubahan yg terjadi.

2. Peningkatan kompleksitas organisasi.
Berbagai jenis produk harus diawasi untuk menjamin bahwa kualitas
dan profitabilitas terjaga, penjualan eceran pada penyalur perlu dianalisa
dan dicatat secara tepat, bermacam-macam pasar organisasi, baik luar
maupun dalam negeri perlu diawasi.
3. Kesalahan-kesalahan.
Bila para bawahan tidak pernah membuat kesalahan, manajer dapat
secara sederhana melakukan fungsi pengendalian. Sistem pengendalian
memungkinkan manajer mendeteksi kesalahan-kesalahan tersebut sebelum
menjadi kritis.
4. Kebutuhan manajer untuk mendelegasikan wewenang.
Satu-satunya cara agar manajer dapat menentukan apakah bawahan
telah

melakukan

tugas

yg

diberikan

kepadanya

adalah

dengan

mengimplementasikan sistem pengendalian. Tanpa sistem tesebut, manajer

tidak dapt memeriksa pelaksanaan tugas bawahannya.

Tipe-tipe pengendalian.
Ada tiga jenis pengendalian yaitu :
1. Pengendalian pendahuluan (feedforward control).
Tipe pengendalian ini, dirancang untuk mengantisipasi masalah atau
penyimpangan dari standar atau tujuan dan memungkinkan koreksi dibuat
sebelum suatu tahap kegiatan tersebut diselesaikan.
2. Pengendalian yg dilakukan bersamaan dnegan pelaksanaan kegiatan
(concurrent control).
Tipe pengendalian ini merupakan proses dimana aspek tertentu dari
suatu prosedur harus disetujui dulu, atau syarat tertentu harus dipenuhi dulu
sebelum kegiatan dapat dilanjutkan.

3. Pengendalian umpan bali(feedback control).

Tipe pengendalian ini mengukur hasil-hasil dari suatu pekerjaan yg

telah diselesaikan. Pengendalian ini bersifat historis, pengukuran dilakukan
setelah kegiatan selesai.

Langkah-langkah dalam proses pengendalian.

Proses pengendalian biasanya terdiri dari 5 langkah, antara lain :
1. Penetapan standar pelaksanaan.
Standar mengandung arti sebagai satuan pengukuran yg dapat
digunakan sebagai patokan untuk penilaian hasil-hasil. 3 bentuk standar yg
umum antara lain :
a) Standar-standar phisik, meliputi kuantitas barang atau jasa, jumlah
langganan, dan kualitas produk.
b) Standar-standar moneter, mencakup biaya tenaga kerja, biaya penjualan,
laba kotor, pendapatan penjualan.
c) Standar-standar waktu, meliputi kecepatan produksi atau batas waktu
suatu pekerjaan harus diselesaikan.
2. Penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan.
Beberapa pertanyaan yg dapat digunakan dalam tahap ini antara
lain :
a) Berapa kali pelaksanaan seharusnya diukur?
b) Dalam bentuk apa pengukuran dilakukan?
c) Siapa yg akan terlibat?
3. Pengukuran pelaksanaan kegiatan.
Ada berbagai cara untuk melakukan pengukuran pelaksanaan, yaitu:
a) Pengamatan.
b) Laporan baik lisan maupun tertulis.
c) Metoda-metoda otomatis.
d) Inspeksi pengujian.
4. Pembandingan pelaksanaan dengan standar dan analisa penyimpangan.
Penyimpangan-penyimpangan harus dianalisa untuk menentukan

mengapa standar tidak dapat dicapai. Hal ini sangat penting bagi pembuat
keputusan

untuk

megidentifikasi

penyebab-penyebab

terjadinya

penyimpangan.
5. Pengambilan tindakan koreksi bila diperlukan.
Tindakan koreksi dapat berupa :
a) Mengubah standar mula-mula.
b) Mengubah pengukuran pelaksanaan.
c) Mengubah

cara

dalam

menganalisa

dan

mengiterpretasikan

penyimpangan-penyimpangan.

Fungsi pengendalian manajemen khusus penting sebagai evaluasi

efektivitas strategi. Pengendalian meliputi empat langkah dasar sebagai berikut:
1. Membuat standar kinerja
2. Mengukur kinerja individual dan organisasional
3. Membandingkan kinerja aktual dgn standar kinerja yg direncanakan
4. Melakukan tindakan koreksi
Karakteristik karakteristik pengendalian yang efektif di jelaskan sebagai berikut
1. Akurat , mencakup informasi pelaksanaan kegiatan yang akurat.
2. Tepat waktu , informasi dikumpulkan disampaikan dan dievaluasi
secepatnya agar kegiatan dapat terlaksana
3. Obyektif, informasi harus mudah dipahami dan mencakup secara lengkap
4. Terpusat pada titik pengawasan terpusat , yang memusatkan pada bidang
bidang yang terjadi penyimpanganpenyimpangan.
5. Realistic secara ekonomis , biaya pelaksanaan harus lebih rendah dengan
kegunaan yang diperoleh daari system tersebut
6. Realistik secara organisasional , system yang harus cocok pada system
organisasi
7. Terorganisasi dengan aliran kerja organisasi
8. Fleksibel , system yang memilik fleksibelitas untuk memberikan reaksi pada
ancaman dari lngkungan

9. Bersifat sebagaai petunjuk dan operasional , system pengawasan efektif

harus menunjukan baik deteksi atau deviasi dari standar
10.Diterima para anggota organisasi , mampu mengarahkan pelaksanaan kerja
para anggota dengan mendorong perasaan otonomi ,tanggung jawab dan
berprestasi.
11.BERBAGAI TEKNIK DAN METODE PENGENDALIAN
Metode pengawasan terdiri dari 2 kelompok yaitu metode bukan kuantitatif dan
metode kuantitatif.
Metode non kuantitatif merupakan metode yang lebih mengawasi keseluruhan
organisasi dan sebagian besar mengawasi sikap para karyawan. Teknik yang sering
digunakan adalah pengamatan, inspeksi teratur dan langsung, pelaporan lisan dan
tertulis , evaluasi pelaksanaan , dan diskusi antara manajer dan baweahan tentang
pelaksanaan kegiatan atau pengarahan dan pengawasan kesatuan kerja.
Metode pengawasan kuantitatif cenderung menggunakan data kusus ,
mengukur dan memeriksa kuantitas dan kualitas keluaran. Metode ini meliputi
anggaran dan audit.
Anggaran adalah laporan laporan formal sumber daya sumber daya
keuangan yang disisihkan untuk melaksanakan kegiatan kegiatan tertentu selama
periode wktu yang telah ditetapkan. Anggaran menunjukan pengeluaran ,
penerimaan , atau laba yang telah direncanakan.
Macam-Macam dari Anggaran.
1.
Menurut dasar penyusunan, anggaran terdiri dari:
a.
Anggaran Variabel, yaitu anggaran yang disusun berdasarkan interval
(Kisar) kapasitas (aktivitas) tertentu dan pada intinya merupakan suatu seri
anggaran yang dapat disesuaikan pada tingkat-tingkat aktivitas (kegiatan) yang
berbeda.
b.
Anggaran Tetap,yaitu anggaran yang disusun berdasarkan suatu tingkat
kapasitas tertentu.
2.
Menurut cara penyusunan, anggaran terdiri dari:
a.
Anggaran Periodik, adalah anggaran yang disusun untuk satu periode
tertentu, pada umumnya periodenya satu tahun yang disusun setiap akhir periode
anggaran.
b.
Anggaran Kontinu, adalah anggaran yang dibuat untuk mengadakan
perbaikan anggaran yang pernah dibuat.

3.

Menurut jangka waktunya, anggaran terdiri dari:

a.
Anggaran Jangka Pendek (anggaran taktis), adalah anggaran yang dibuat
dengan jangka waktu paling lama sampai satu tahun.
b.
Anggaran Jangka Panjang (anggaran strategis), adalah anggaran yang
dibuat dengan jangka waktu lebih dari satu tahun. Anggaran untuk keperluan
investasi barang modal merupakan anggaran jangka panjang yang disebut anggaran
modal (capital budget).
4.
Menurut bidangnya, anggaran terdiri dari:
a.
Anggaran Operasional, adalah anggaran untuk menyusun anggaran laporan
rugi laba. Anggaran ini terdiri dari anggaran penjualan; anggaran biaya pabrik yang
terdiri dari anggaran biaya bahan baku, anggaran biaya tenaga kerja langsung,
anggaran biaya overhead pabrik; anggaran beban usaha; anggaran laporan rugi
laba.
b.
Anggaran Keuangan, adalah anggaran untuk menyusun anggaran neraca.
Anggaran ini terdiri dari anggaran kas, anggaran piutang, anggaran persediaan,
anggaran utang, anggaran neraca.
5.
Menurut kemampuannya, anggaran terdiri dari:
a.
Anggaran Komperehensif, merupakan rangkaian dari berbagai macam
anggaran yang disusun secara lengkap.
b.
Anggaran Partial, adalah anggaran yang disusun tidak secara lengkap ,
anggaran yang hanya menyusun bagian anggaran tertentu saja.
6.
Menurut fungsinya, anggaran terdiri dari:
a.
Appropriation budget, adalah anggaran yang diperuntukkan bagi tujuan
tertentu dan tidak boleh digunakan untuk manfaat lain.
b.
Performance budget, adalah anggaran yang disusun berdasarkan fungsi
aktivitas yang dilakukan dalam perusahaan untuk menilai apakah biaya / beban
yang dikeluarkan oleh masing-masing aktivitas tidak melampaui batas.