Controles Administrativos

CONTROLES ADMINISTRATIVOS
1.
EVALUACIN DE LA FUNCIN DE PLANEACIN

1.1.
PLAN ESTUDIO DE FACTIBILIDAD
1.2.
PLAN DE CAMBIO
1.3.
PLAN MAESTRO
1.4.
PLAN PROYECTO
1.5.
PLAN RECUPERACION DE DESASTRES
3
4
5
6
2.
EVALUACIN DE LA FUNCIN DE DIRECCIN

2.1.
MOTIVACIN
2.2.
LIDERAZGO
2.3.
COMUNICACIN
8
9
9
10
3.
EVALUACIN DE LA FUNCIN DE CONTROL

3.1 HIPTESIS DE ETAPAS DE CRECIMIENTO
3.2 MEDIOS DE CONTROL
3.3 STNDARES
3.3.1 Estndares de desempeo
3.3.2 Estndares de documentacin
3.4 A TENER EN CUENTA
3.4.1 Revisin de los puntos de chequeo
3.4.2 Ayuda para el control del proyecto
3.4.3 Post-Auditorias
3.4.4 Controlando el uso de los servicios computacionales
3.4.5 Aseguramiento de la calidad en el departamento de servicios de
informacin
3.4.6 Funciones de Auditoria Interna
3.4.7 Requerimientos externos
10
10
12
12
4.
EVALUACIN DE LA FUNCIN DE ORGANIZACIN

4.1
CENTRALIZACIN DESCENTRALIZACIN
4.2
SELECCIN HARDWARE SOFTWARE
4.3
ESTNDARES
16
16
18
18
5.
EVALUACIN DE LA FUNCIN DE STAFF

5.1 CONTRATACIN DE PERSONAL
5.2 CAPACITACIN DE PERSONAL
5.3 RETIRO DE PERSONAL
19
19
20
21
FAVA - Formacin en Ambientes Virtuales de Aprendizaje
13
SENA - Servicio Nacional de Aprendizaje
Controles Administrativos
permiten
Funcin de
staff
Tener control de
las actividades
desarrolladas
se realiza
Evalue el
rendimiento de
las actividades
a trves del cual
Retiro
Contratacin
se evalua
Capacitacin
de
Funcin de
planeacin
Funcin de
direccin
impactada por
promueve
Funcin de
control
Funcin de
organizacin
se tiene en cuenta
Personal
provee
Estudio de
factivilidad
Motivacin
Hiptesis
etapa de
crecimiento
Centralizacin
Descentralizacin
Plan de
cambio
Liderazgo
Medios de
control
Plan
maestro
Seleccin
hardware y
software
Comunicacin
Estndares
Estndares
Plan
proyecto
Plan
recuperacin
de desastres
2
INTRODUCCIN
En toda empresa o entidad para su buen funcionamiento y desarrollo, se
debe tener un control de las actividades desarrolladas a travs del cual se
evale el rendimiento de las mismas. La funciones especficas a evaluar
son: planeacin, direccin, control, organizacin y staff.
Se pretende a travs de estos controles supervisar las actividades realizas,
realizar correccin de errores, y planificar nuevamente actividades
despus de realizar las correcciones correspondientes.
3
SENA
1.
FUNCIN DE PLANEACIN
La planeacin en el rea de informtica no es un tema sencillo de tratar,

ya que se ve impactada con cinco tipos de planes que son bsicos para
garantizar un buen funcionamiento. An y cuando el rea de tecnologa de
informacin es un rea en donde se presentan cambios a la vuelta de
pocos meses es necesario que la planeacin exista en todos los sentidos.
A continuacin se muestran los aspectos bsicos y relevantes a considerar
en cada uno de estos planes.
1.1. PLAN ESTUDIO DE FACTIBILIDAD
A travs de este plan se realiza la investigacin del costo y los beneficios
a largo plazo del uso de computadores y con este estudio se recomienda
si la organizacin debe o no utilizar computadores. Es a largo plazo y el
responsable es el comit de manejo.
La administracin requiere un estudio de factibilidad para cualquier
decisin de planeacin en la instalacin computacional. Por ejemplo:
Utilizar tecnologa de informacin en la organizacin.

Implementar un nuevo sistema de aplicacin o cambiar el sistema
de aplicacin actual.
Instalar un nuevo hardware o software y definir qu caractersticas
debe tener.
Realizar un cambio de estructura organizacional para aumentar la
capacidad de procesamiento de datos.
El estudio de factibilidad es una herramienta del proceso de planeacin

ms que un plan. Por otro lado, constituye un plan, ya que documenta las
deliberaciones de la administracin y proporciona recomendaciones y
guas para implementar esas recomendaciones.
El estudio de factibilidad involucra dos pasos:
Cuestionario preliminar. Determinar rpidamente si el procesamiento vale
la pena y si el estudio de factibilidad est garantizado.
Apropiado estudio de factibilidad. Se lleva a cabo si el procesamiento de
datos vale la pena.
4
SENA
Complejidad en el proceso
Las inversiones del procesamiento de datos deben ser evaluadas

en trminos de beneficios intangibles y costos.
Evaluar la tasa de descuento es difcil.
Muchos proyectos de procesamiento de datos ahora son

interdependientes y su viabilidad financiera es difcil de evaluar.
1.2. PLAN DE CAMBIO
En el plan de cambio se realiza la especificacin de tareas y actividades
que deben ser llevadas a cabo durante el cambio de procesamiento
computacional de datos, un nuevo hardware, configuracin del software
o una nueva estructura organizacional. Es a corto plazo y el responsable
es el comit de manejo.
En este plan se especifican las tareas que deben ser llevadas a cabo, sus
interdependencias y las restricciones que aplican las organizaciones
cuando llevan a cabo cambios relacionados con el procesamiento de
datos. Por ejemplo: adquisicin e instalacin de un nuevo computador,
establecer una nueva configuracin de hardware y software o cambios en
la estructura de la organizacin.
Algunas actividades tpicas incluidas en un plan de cambio para
informtica son entre otras:
Completar las especificaciones de hardware y software.

Evaluar y seleccionar hardware y software.
Planeacin fsica y preparacin del sitio.
Prueba final y aceptacin de hardware y software.
Entrega e instalacin de hardware y software.
Diseo de la estructura organizacional para la instalacin.
5
1.3. PLAN MAESTRO

Plan estratgico para el rea de informtica, establecimiento de objetivos
a largo plazo y tareas necesarias para lograr esos objetivos. Es a largo
plazo y el responsable es el comit de manejo.
Es un plan estratgico para la instalacin que define los requerimientos a
largo plazo y las tareas necesarias para cumplir los objetivos. Hay tres
componentes:
Resumen del plan estratgico organizacional: Provee un captulo general
bajo el cual se encuentran todas las unidades de la organizacin,
incluyendo la funcin de Sistema de informacin (SI).
Plan estratgico de sistemas de informacin (SI): El comit de manejo es
responsable de traducir el plan estratgico organizacional en el plan
estratgico de SI y debe determinar qu implicaciones pueden existir.
Plan de requerimientos del sistema de informacin (SI): Define la
arquitectura de SI para el departamento. La arquitectura especifica las
principales funciones organizacionales necesarias para dar soporte a la
planeacin, control y actividades de operacin y las clases de datos
asociadas con cada funcin.
Existen algunas tcnicas de anlisis que ayudan en la preparacin
de la arquitectura de un SI:
CSF: Critical Success Factor (Factores Crticos de xito) Ejecutivos son
entrevistados para determinar sus metas, las reas claves de una
organizacin, donde el desempeo debe ser satisfactorio, donde estas
metas deben ser cumplidas.
BSP: Business Systems Plarming (Planeacin de Sistemas del Negocio)
Es un enfoque de arriba-abajo para desarrollar una arquitectura de SI.
Tiene cuatro etapas: Definir el objetivo del negocio, definir procesos del
negocio, definir datos claves y definir la arquitectura de SI.
BIAIT: Business Information Analysis and Integration Technique
(Anlisis de Informacin del Negocio y Tcnicas de Integracin) Provee
siete preguntas para ser hechas y en base a sus respuestas se proponen
una serie de requerimientos normativos.
6
SENA
BICS: Business Information Control Study (Estudio de Control de

Informacin de Negocios) Es una metodologa que combina el BSP y el
BIAIT.
E/M Analysis: Ends/Means Analysis (Analisis de Objetivos/Medios) Se
especifican los objetivos a ser cumplidos y los medios para lograrlos
adems se indicam las medidas de efectividad y eficiencia relevantes.
Incluye los siguientes puntos de acuerdo con los objetivos a largo
plazo:
Desarrollo del sistema de aplicacin especfico y su plan de tiempo.

Planeacin de desarrollo/adquisicin de hardware y software.
Planeacin de contratacin y desarrollo de personal.
Requerimientos de recursos financieros.
Requerimientos de instalaciones.
Requerimientos de cambios organizacionales.
1.4. PLAN DE PROYECTO

Forma la base del presupuesto para el desarrollo de un sistema especfico
y asegura que el proyecto es consistente con las metas y objetivos
establecidos en el plan maestro. Es a corto plazo y el responsable es el
director de informtica.
Forma la base para un proyecto particular. Se debe utilizar el plan de
proyecto para monitorear el progreso de las actividades de desarrollo e
implementacin de los sistemas de aplicacin, desarrollo de sistemas,
programacin y administracin de operaciones tpicamente desarrollan el
trabajo detallado necesario para la planeacin del proyecto. Las
principales actividades que se realizan son:
Identificar tareas a desarrollar.

Identificar relaciones entre tareas
Determinar requerimientos de tiempo en el proyecto.
Determinar requerimientos de recursos de cada tarea.
Determinar cualquier otro requerimiento.
Secuencia de tareas.
7
SENA
Se han desarrollado tcnicas como GANTT y PERT para ayudar a la

planeacin de proyectos.
Adems el proyecto se debe someter a un estudio de factibilidad para
determinar si el retorno sobre la inversin es aceptable.
1.5. PLAN RECUPERACIN DE DESASTRES
Es un plan necesario para resguardar los archivos de la instalacin, y las
capacidades de procesamiento de datos. Es a corto plazo y el responsable
es el director de informtica.
Una instalacin puede sufrir cualquier desastre por muchas razones,
entre ellas huracanes, fuego, sabotaje, fraude, falla de hardware. La
administracin debe planear para tales desastres si quiere continuar con
sus operaciones cuando el desastre ocurra.
Este plan debe ser revisado y aprobado adecuadamente con el fin de que
pueda ayudar a disminuir o contrarrestar cualquier contingencia. Adems
deber de ser actualizado peridicamente.
2.
EVALUACIN DE LA FUNCIN DE DIRECCIN
La direccin incluye coordinacin de actividades, proveer

liderazgo, guas y motivacin personal. Su propsito es
que los objetivos individuales no estn en conflicto con
los objetivos de grupo.
El proceso est basado en tres principios:
Unidad de comandos: Todo empleado debe tener un solo supervisor para
evitar conflictos en instrucciones y promover un mayor sentimiento de
responsabilidad para el logro de los resultados.
Supervisin directa: La administracin debe proporcionar mtodos
objetivos para la supervisin con un contacto personal directo.
8
SENA
Apropiada variacin de las tcnicas de supervisin para diferente personal,

tareas y ambiente organizacional.
Se requiere que el auditor entienda las reas fundamentales para una
efectiva direccin: como motivar a sus subordinados, como darles
liderazgo y como comunicar claramente los requerimientos de trabajo a
sus subordinados.
2.1 MOTIVACIN
Existen muchas teoras de motivacin como son la escala de las
necesidades de Maslow, la teora de la motivacin-higiene de Herzberg, la
teora de expectativas de Vroom.
Sin embargo la teora de la contingencia es la mejor aceptada por
mencionar que no hay forma ideal para motivar a los empleados; la mejor
manera depende del individuo y su medio ambiente.
El auditor usualmente no cuenta con el tiempo ni el conocimiento
suficiente para ir a una instalacin computacional y evaluar desde un
punto de vista motivacional la existencia de un enlace entre el empleado y
el trabajo que realiza. Lo que el administrador puede hacer, sin embargo,
es examinar variables indicadoras de problemas motivacionales, por
ejemplo: estadsticas de rotacin de personal, frecuentes fallas de
proyectos, niveles de ausentismo, etc.
2.2 LIDERAZGO
Un administrador que adopta un estilo de liderazgo efectivo cuenta con las
siguientes caractersticas:
Conocimiento: Entiende lo esencial de motivacin y liderazgo.
Empata: Son capaces de ponerse en el lugar de otros.
Objetividad: Pueden examinar y evaluar eventos sin ser subjetivos o
mezclarlos sentimientos
Auto-conocimiento: Estn conscientes de los resultados que provocan sus
acciones.
Se considera como la mejor teora de liderazgo a la de contingencia que
dice: no hay una manera de liderazgo efectiva para toda la gente en todas
las situaciones; depende de la personalidad y de las tareas. Tambin aqu,
el admnistrador usualmente no tiene ni el tiempo ni el conocimiento para
evaluar la habilidad de la administracin de escoger el estilo de liderazgo
9
SENA
El auditor debe estar al pendiente de indicadores que sugieren pobre

liderazgo: rotacin de personal, falla de proyectos por bajos presupuestos,
etc.
2.3 COMUNICACIN
Se requiere de una comunicacin precisa, efectiva y eficiente entre la
administracin y el staff de una instalacin computacional. Los mensajes
deben ser claramente entendidos, la integridad de los mensajes debe ser
asegurada y cualquier mensaje enviado debe obtener atencin de quien lo
recibe. El auditor tiene ambas fuentes formales e informales de evidencia
para evaluar que tan bien la alta direccin y la direccin de informtica se
comunican con sus subordinados.
Fuentes formales: Las minutas de las juntas son fuentes formales de
evidencia en el xito o fracaso de la comunicacin en una instalacin
computacional.
Fuentes informales: Entrevistas con el staff de la instalacin, existencia de
un sentido de propsito entre los miembros del grupo de proyectos,
conocimiento general del staff de otros desarrollos dentro de la
instalacin, aun cuando no estn directamente involucrados con esos
desarrollos.
3.
EVALUACIN DE LA FUNCIN DE CONTROL
El control consiste en comparar el desempeo actual contra el planeado,

lo cual sirve como una base para ajustar acciones.
Cuando se evala la alta direccin y la direccin de informtica, los
auditores se enfocan en las actividades de control que deben ser
desarrolladas en la instalacin para asegurar el cumplimiento de los
objetivos.
3.1 HIPTESIS DE ETAPAS DE CRECIMIENTO
Las etapas de crecimiento de Nolan indican que la evolucin de un
procesamiento electrnico de datos tiene cuatro partes, estas son:
10
SENA
Iniciacin
Contagio
Instalacin del computador.

Computador frecuentemente
localizado en el departamento
del usuario principal, ausencia
de controles, presupuesto ojo,
no se utiliza sistema de
transferencia de precios,
proyectos son priorizados en
base a PEPS. (primeros entran,
primeros en salir)
Control
Administracin orientada a
ventas intenta mostrar la
utilidad del computador, se da
mayor estatus a los
administradores de
informsetica, controles ojos
permiten el rpido desarrollo
de aplicaciones, pocos
estndares.
Integracin
Administracin orientada a
control, el computador se
mueve fuera del rea del
usuario, proliferacin de
controles, establecimiento del
comit del manejo de
estndares, control de
proyectos, precios de
transferencia.
Planeacin y control orientada

a recursos, el de informtica se
convierte en un rea funcional,
alguna descentralizacin de
analistas y programadores en
las reas del usuario, alta
especializacin de funciones,
se introducen sistemas
avanzados, renamiento de los
controles, establecimiento de
un plan maestro.
11
SENA
Desde un punto de vista de auditoria, este modelo se enfoca en el estado

de controles dentro de la instalacin del computador a medida que pasa
por varias etapas. Si los auditores externos pueden determinar la etapa
alcanzada por la instalacin, pueden predecir los problemas de control
ms seguros de ocurrir. Auditores internos pueden usar este modelo
como gua para disear controles apropiados para cada etapa y alertar a
la administracin sobre los problemas que pueden aparecer.
3.2 MEDIOS DE CONTROL
La administracin ejerce control sobre las actividades de la instalacin
computacional a travs de los medios normales: planes y presupuestos,
medir el desempeo actual y Determinar variaciones.
3.3 ESTNDARES
3.3.1 Estndares de desempeo: Junto con el plan de proyecto,
estndares de desempeo forman la base de construccin de
presupuestos para proyectos de sistemas de informacin. Los estndares
de desempeo describen el uso de recursos que debera ser esperado al
realizar diferentes actividades en la instalacin. Esto abarca cuatro reas
principalmente:
Uso de equipo
Anlisis de sistemas
Programacin
Operaciones
3.3.2 Estndares de documentacin: forman una parte importante

para el xito o fracaso de los proyectos de sistemas de informacin. Estos
tienen cuatro propsitos:
Comunicacin inter reas o tareas

Control de calidad y control de proyectos
Referencia histrica
Referencia instruccional.
El problema de la administracin es determinar el nivel de documentacin

necesaria en la instalacin. Preparar la documentacin es una actividad
que consume tiempo. Los beneficios deben sobrepasar los costos.
12
SENA
3.4 A TENER EN CUENTA

3.4.1 Revisin de los puntos de chequeo: Muchos proyectos pueden
ser divididos en una serie de pasos. Al final de cada paso, un punto de
chequeo puede ser definido. Cuando el punta de chequeo es alcanzado, la
administracin puede revisar el progreso del proyecto y determinar si
necesita ms trabajo. Si las revisiones de los puntos de chequeo son bien
llevadas a cabo, pueden ser medios para detectar reas problema en la
conduccin del proyecto.
3.4.2 Ayuda para el control del proyecto: Deben existir medios para
proveer una alarma temprana a desviaciones de proyecto. Tcnicas
tradicionales de control de proyectos pueden ser usadas ya que permiten
que el proyecto sea monitoreado (Gantt y Pert).
3.4.3 Post-Auditorias: Junto con las auditoras realizadas por el grupo
de informtica, la administracin de informtica debe realizar
regularmente sus propias auditorias como un control fundamental. Ambos
equipos deben tener los mismos objetivos; sin embargo la auditoria de la
administracin de informtica puede estar ms involucrada en aspectos
ms detallados del anlisis, diseo e implementacin de sistemas.
Adems los miembros de este equipo de auditoria pueden ser escogidos
especialmente por su conocimiento profunda de los sistemas.
3.4.4 Controlando el uso de los servicios computacionales: Existen
dos formas de controlar a los usuarios
Algn tipo de comit de revisin puede analizar las peticiones de

servicio de los usuarios. Se puede utilizar algn mecanismo para evaluar
prioridades como el presupuesto base cero. Lo primero es reducir todas
las actividades de sistemas de informacin a cero. Segundo todas las
actividades potenciales de sistemas de informacin son identificadas y
estructuradas en forma secuencial dependiendo un nivel de servicio. Para
cada nivel de servicio estimaciones de beneficios esperados y con sumo de
recursos. Finalmente el comit debe de establecer prioridades.
13
SENA
Precios de transferencia 0 un esquema de cargos puede ser usado

para evaluar las peticiones de los usuarios. Esto involucra determinar las
unidades de servicio ofrecidas por la instalacin del procesamiento de
datos (segundos de uso de CPU, espacio de almacenamiento en disco,
lneas impresas) y una tabla de honorarios. A los usuarios se les cobra por
los servicios que consumen.
El auditor debe determinar qu aspectos de cada funcin son crticos para
la organizacin desde el punto de vista del control y evaluar el desempeo
de la funcin contra las guas normales de cada funcin.
3.4.5 Aseguramiento de la calidad en el departamento de servicios de
informacin.
Responsabilidades
Estas pueden ser asignadas a miembros del staff del Departamento de
Servicios de Informacin. Tener un grupo de Aseguramiento de la Calidad
(Quality Asurence) que sea responsable de las funciones de QA.
Se deber hacer un anlisis para establecer la necesidad de formar un
grupo de QA.
Evaluar el nivel general de la satisfaccin del usuario con los servicios del
Departamento de Servicios de Informacin.
Revisar los problemas existentes y determinar las responsabilidades del
departamento de servicios de informacin en estos requerimientos para
solucionar el problema.
Caractersticas del personal
Evaluar el conocimiento de los sistemas de operacin y de los lenguajes
de comunicacin, as como de aplicacin de controles de procesos,
conceptos internos de control. Determinar que la funcin del QA del
Departamento de Servicios de Informacin no tenga deficiencias.
14
SENA
Planes de revisin
Ser necesario evaluar el estado de los siguientes puntos:
Logros de los objetivos del departamento de servicios de

informacin
Adherencia de los servicios de informacin a los estndares y
procedimientos de la empresa.
Utilizacin de sistemas de control para el logro de los objetivos.
Reportes de aseguramiento de la calidad deben ser presentados a
los usuarios y al administrador de departamento de servicios de
informacin.
3.4.6 Funciones de auditoria interna: Es como un complemento de

otros elementos de control administrativo, la funcin de una auditoria
interna es establecer con suficiente competencia tcnica, independencia y
autoridad para revisar los objetivos de control de sistemas de informacin
y para preparar reportes en donde se encuentren y den recomendaciones
aplicables a todas las reas de sistemas de informacin.
Su funcin debe ser establecida por el administrador general quien dictara
sus responsabilidades y autoridad para realizar su funcin de auditoria
interna, esto debe ser peridicamente revisado para verificar que se
mantenga lo establecido.
3.4.7 Requerimientos externos: Aspectos como las regulaciones
gubernamentales deben ser considerados ya que pueden afectar el uso y
control de los sistemas computacionales as como el uso de las
computadoras, programas y datos. Se deben identificar las reas
afectadas ya que deben ser consideradas en los planes polticas,
estndares y procedimientos.
El conocimiento del auditor sobre la tecnologa para el procesamiento de
datos debe de incrementarse a medida que aumentan los requisitos del
gobierno y del medio ambiente. Los controles deben ser suficientemente
buenos para asegurar el buen funcionamiento de los sistemas an y
cuando el gobierno haga nuevos requerimientos.
15
SENA
4.
EVALUACIN DE LA FUNCIN DE
ORGANIZACIN
Esta funcin provee la estructura del personal, instalaciones y flujo de

informacin para alcanzar las metas y objetivos a ser cumplidos.
El departamento de servicios de informacin debe ser colocado en un
nivel suficientemente alto dentro de la estructura organizacional para as
poder lograr una independencia con los departamentos de los usuarios.
Una vez hecho esto se deben de evaluar el grado de independencia que
se ha logrado en esa posicin.
Las responsabilidades del departamento de servicios de informacin
debern ser delineadas y documentadas. Se debern revisar los
procedimientos para determinar que las responsabilidades asignadas
fueron descritas adecuadamente, as como verificar que los estndares
son los adecuados.
El director general debe hacer una distribucin de tareas, incluyendo al
departamento de servicios de informacin entre las cuales se encuentran:
el desarrollo de sistemas, operacin, control de datos, administracin de
base de datos. Estas actividades debern ser auditadas para evaluar que
sean las adecuadas y que se encuentre la descripcin del trabajo
documentada.
El departamento de servicios de informacin tendr que describir y
delinear claramente la autoridad y responsabilidad incluyendo la
definicin de las habilidades tcnicas requeridas para su evaluacin. Estas
funciones debern ser evaluadas analizando que tan bien descritas se
encuentran.
4.1 CENTRALIZACIN VS DESCENTRALIZACIN
Existen razones que llevan a la alta direccin y al director de sistemas a
tomar la decisin de centralizar o no las instalaciones computacionales:
16
SENA
Si una instalacin computacional centralizada continua en

crecimiento, su manejo se vuelve muy complicado.
La alta administracin puede haber tornado la decisin de
centralizar o descentralizar a la organizacin como un todo.
Actualmente muchas organizaciones se encuentran
confrontando
dicha decisin.
Con la disponibilidad de microcomputadoras a bajo costa es difcil detener

la compra de estas por parte de los propios departamentos usuarios. Por
lo tanto la descentralizacin del proceso de informacin se da aunque no
se haya planeado.
El desarrollo, implementacin y operacin de sistemas debe ser
controlado y coordinado por guas formales de descentralizacin.
Existen varias alternativas de centralizacin y descentralizacin de las
operaciones computacionales:
Funciones Centralizadas
Todas las funciones
Coordinacin general
Operaciones de hardware y software
Operaciones de hardware y software e implementacin
Desarrollo e implementacin de sistemas
Funciones Descentralizadas
Todas las otras funciones como: desarrollo,
implementacin y operacin.
Desarrollo e implementacin de sistemas
Desarrollo de sistemas
Operaciones de hardware y software
La decisin de centralizar o descentralizar puede tener un impacto
importante en la integridad de los datos y la efectividad y eficiencia
del sistema.
17
SENA
4.2 SELECCIN DE HARDWARE - SOFTWARE

Este es otro punto a evaluar en la funcin de organizacin. Dicha seleccin
involucra la preparacin de un manual de especificaciones para la
distribucin a vendedores de hardware y software. Debe de estar
preparado para comunicar a los vendedores las necesidades de
instalacin. Actuar como un documento de cambio estndar para asegurar
uniformidad en los presupuestos y facilitar la evaluacin de los mismos.
Evaluar los presupuestos de ventas y seleccionar la configuracin de
hardware y software. Es necesario que sean planeados formalmente
pruebas de datos, la administracin establece pesos relativos para dar
diferentes criterios en la evaluacin.
4.3 ESTNDARES
Para guiar y controlar las actividades en el rea de sistemas se deben
tener estndares de mtodos y estndares de desempeo.
Estndares
de
mtodos:
Establecen
prcticas
uniformes,
procedimientos y reglas a ser seguidos en el rea de informtica. Es una
tcnica organizacional, que tienen cuatro propsitos:
Facilitar la comunicacin entre partes interdependientes como

analistas y programadores.
Reducir los efectos de la rotacin de personal.
Reducir los efectos del cambio tecnolgico.
Formar la base de estndares de desempeo proporcionando una
base de medida comn.
Estndares de desempeo: Como se mencion anteriormente, los

estndares de desempeo describen el uso de recursos que debera ser
esperado al realizar diferentes actividades en la instalacin.
Por regla general los estndares deben estar formalmente documentados
en el manual de estndares del rea de sistemas. La parte ms
problemtica en la formulacin de estndares es determinar el nivel
apropiado ya que estndares muy detallados son costosos de desarrollar
y mantener y por otro lado estndares superficiales son intiles ya que
proporcionan una gua inadecuada para desarrollar las tareas.
18
SENA
5.
EVALUACIN DE LA FUNCION DE STAFF
Consiste en seleccionar y entrenar al personal adecuado para desarrollar

las tareas. La calidad de la funcionalidad de staff afecta directamente la
calidad de los sistemas producidos en la organizacin.
El auditor debe ser competente tcnicamente, poseer habilidades y
conocimientos necesarios para realizar la revisin en forma efectiva y
eficiente.
El plan maestro indica las necesidades de staff en el futuro. Existen dos
razones para enfatizar en la necesidad de una planeacin de staff:
Histricamente el personal bueno en computacin se ha

encontrado en baja oferta.
Se requiere personal con habilidades especializadas en la
instalacin computacional.
La planeacin de personal involucra hacer un inventario de las habilidades

de staff actual, de los requerimientos futuros, determinar la posible tasa
de rotacin de personal y determinar cmo llenar dichos puestos.
5.1 CONTRATACIN DEL PERSONAL
Para contratar a la persona correcta, la administracin y el aspirante al
trabajo deben entender claramente los requerimientos del puesto. Para
cada posicin en la instalacin, un documento formal de especificacin
debe de existir para definir la naturaleza del trabajo, sus obligaciones y
sus oportunidades de avance.
La seleccin del personal y su promocin deben tener criterios a
considerar como son el nivel de educacin, experiencia y responsabilidad,
los cuales debern estar debidamente establecidos y debern ser los
apropiados.
19
SENA
El personal puede ser reclutado internamente o en forma externa. El

reclutamiento interno incrementa la moral y captura la experiencia
dentro de la organizacin. Por otro lado el reclutamiento externo puede
resultar en una mejor unin entre la especificacin y las habilidades del
aspirante. Este ltimo tambin proporciona nuevos conocimientos a la
organizacin.
El administrador puede obtener informacin de los aspirantes,
evalundolos por medio de entrevistas, pruebas de aptitud,
referencias, hojas de vida. Algunos procedimientos de controles
bsicos que pueden ser aplicados son:
Revisar las referencias, hojas de vida, etc.

Exmenes mentales y fsicos.
Relacin de empleados claves.
Explicacin del protocolo organizacional a ser observado.
5.2 CAPACITACIN DE PERSONAL

Involucra el establecimiento de oportunidades de crecimiento
promocinales y educacin. Con estas actividades se mantiene la moral
del empleado y las habilidades necesarias para llevar a cabo las tareas
de la instalacin.
Los empleados son jvenes que han estado experimentando
promociones rpidas y que tienen pocas oportunidades de avance. Por
otro lado, la experiencia tcnica del analista o programadores "viejos"
los hace inmviles dentro de la jerarqua organizacional.
Entrenamiento del personal para mantener sus conocimientos y
habilidades. Estos procedimientos debern ser evaluados por
miembros del Staff de departamento de servicios de informacin.
La evaluacin del trabajo de los empleados se debe basar en
estndares establecidos y responsabilidades especficas sobre una base
regular. Estos mtodos de evaluacin deben ser revisados.
20
SENA
Revisiones regulares del staff se hacen para:
Determinar si un empleado asegura la promocin.

Identificar oportunidades de crecimiento personal del empleado.
Identificar las fuerzas y debilidades del empleado.
La capacitacin debe ser continua ya que al auditor se encuentra

constantemente revisando diferentes tareas, deber de encontrarse con
la capacidad tcnica suficiente para poder realizar su trabajo, por lo que
debe de ser capacitado continuamente por medio de conferencias,
seminarios u otras. Lo anterior le deber estar ayudando a tener ms
promociones en su trabajo.
El auditor deber crear reportes donde se refleje el resultado de su
trabajo.
5.3 RETIRO DEL PERSONAL
Cuando un empleado es despedido de su empleo se debern seguir
procedimientos de seguridad que protejan los recursos computacionales
y los archivos de datos. Estos procedimientos debern estar basados en
polticas establecidas. Estos procedimientos debern estar de acuerdo
con los estndares de la organizacin as como tambin se deber
determinar que sean consistentes con las leyes.
El retiro puede ser a voluntad del empleado o de la organizacin. En
cualquier caso ciertos procedimientos de control deben ser realizados:
Si el empleado es una persona clave, la administracin debe ser

informada.
Contactar al supervisor del empleado para determinar las razones
de la salida.
Hacer una lista de modo que se permita:
o
Recolocar Llaves
o
Cancelar Passwords
o
Cambiar listas de distribucin
o
Regresar reportes, libros y documentacin
o
Regresar equipo
Realizar entrevista de salida para: Determinar reas de
descontento
Recordatorio de direccin sobre informacin Identificar problemas
potenciales.
Entrenar al nuevo empleado
21
SENA
BIBLIOGRAFA
Brcenas, F. (2009). Proceso administrativo. Universidad de
Crdoba, Colombia. Recuperado de:
http://www.aves.edu.co/ovaunicor/recursos/1/index_proceso_administra
tivo.pdf
Valds, M. (s.f). Departamento de sistemas de informacin.
Instituto Tecnolgico y de estudios superiores de Monterrey. Mxico.
Jara, E. (2009). El control en el proceso administrativo.
Recuperado de:
http://njara.wikispaces.com/file/view/EL+CONTROL+EN+EL+PROCESO+
ADMINISTRATIVO.pdf
Ramn, V. (s.f). El control como funcin administrativa.
Recuperado de
http://datateca.unad.edu.co/contenidos/100500/unidad_dos/Control/ELC
ONTROLCOMOFUNCIONADMINISTRATIVA.pdf
22
SENA
GLOSARIO
Controles: Medios a travs de los cuales la gerencia de una entidad
asegura que el sistema es efectivo y es manejado en armona con
eficiencia y economa, dentro del marco legal vigente.
Controles de Entradas: Son responsables por la llegada de informacin
al sistema.
Controles de Lmites: Interfase entre el posible usuario del sistema
computacional y el sistema computacional.
Controles de Procesos: Son responsables por operaciones de clculo,

clasificacin, ordenamiento y sumarizacin de datos.
Controles de Salidas: Constituye la forma en que el sistema arroja sus

resultados
Organizacin: Provee la estructura del personal, instalaciones y flujo de
informacin para alcanzar las metas y objetivos a ser cumplidos
Procedimientos de auditoria: Son operaciones especficas que se
aplican en una auditoria e incluyen tcnicas y prcticas que son
considerados necesarios en las circunstancias.
Staff: Se refiere a todas las actividades relacionadas con el recurso
humano, contratacin, capacitacin y retiro/despido.
23
SENA
OBJETO DE
APRENDIZAJE
CONTROLES
ADMINISTRATIVOS
Desarrollador de contenido
Experto temtico
Mara Imelda Valds Salazar

Elsa Cristina Arenas Martnez
Asesor Pedaggico
Elsa Cristina Arenas Martinez

Juan Jos Botello Castellanos
Productor Multimedia
Carlos Julin Ramrez Bentez

Victor hugo Tabares Carreo
Programadores
Adriana Roco Prez Rojas
Lder lnea de produccin
Santiago Lozada Garcs
LINEA
Atribucin, no comercial, compartir igual

Este material puede ser distribuido, copiado
y exhibido por terceros si se muestra en los
crditos. No se puede obtener ningn beneficio comercial y las obras derivadas tienen
que estar bajo los mismos trminos de
licencia que el trabajo original.
24
SENA

Controles Administrativos

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CONTROLES ADMINISTRATIVOS

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EVALUACIN DE LA FUNCIN DE DIRECCIN

EVALUACIN DE LA FUNCIN DE CONTROL

EVALUACIN DE LA FUNCIN DE ORGANIZACIN

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