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Para poder mencionar los diferentes tipos de inventarios es necesario tener bien claro
lo que son los inventarios. El inventario es por lo general, el activo mayor en los
balances de una empresa; as tambin los gastos por inventarios, llamados costos de
mercancas vendidas, son usualmente los gastos mayores en el estado de resultado. A
aquellas empresas dedicadas a la compra y venta de mercancas, por ser esta su
principal funcin y la que da origen a todas las restantes operaciones, necesitan de una
constante informacin resumida y analizadas sobre sus inventarios, lo cual obliga a la
apertura de unas series de cuentas principales y auxiliares relacionadas con estos
controles. Entre las cuentas podemos mencionar las siguientes:
Inventario (inicial): El Inventario Inicial representa el valor de las
existencias de mercancas en la fecha que comenz el periodo contable. Esta
cuenta se abre cuando el control de los inventarios, en el Mayor General, se
lleva en base al mtodo especulativo, y no vuelve a tener movimiento hasta
finalizar el periodo contable cuando se cerrar con cargo a costo de ventas o
bien por Ganancias y Prdidas directamente.
Compras: En la cuenta Compras se incluyen las mercancas compradas
proceso de produccin. Adems de ser una proteccin contra los aumentos de precios
y contra la escasez de materia prima.
Si la empresa provee un significativo aumento de precio en las materias primas
bsicas, tendr que pensar en almacenar una cantidad suficiente al precio mas bajo
que predomine en el mercado, esto tiene como consecuencia una continuacin normal
de las operaciones y una buena destreza de inventario.
La administracin de inventario es primordial dentro de un proceso de produccin ya
que existen diversos procedimientos que nos va a garantizar como empresa, lograr la
satisfaccin para llegar a obtener un nivel ptimo de produccin. Dicha poltica
consiste en el conjunto de reglas y procedimientos que aseguran la continuidad de la
produccin de una empresa, permitiendo una seguridad razonable en cuanto a la
escasez de materia prima e impidiendo el acceso de inventario, con el objeto de
mejorar la tasa de rendimiento. Su xito va estar enmarcado dentro de la poltica de la
administracin de inventario:
1. Establecer relaciones exactas entre las necesidades probables y los
abastecimientos de los diferentes productos.
2. Definir categoras para los inventarios y clasificar cada mercanca en la
categora adecuada.
3. Mantener los costos de abastecimiento al ms bajo nivel posible.
4. Mantener un nivel adecuado de inventario.
5. Satisfacer rpidamente la demanda.
6. Recurrir a la informtica.
Algunas empresas consideran que no deberan mantener ningn tipo de inventario
porque mientras los productos se encuentran en almacenamiento no generan
rendimiento y deben ser financiados. Sin embargo es necesario mantener algn tipo de
inventario porque:
1. La demanda no se puede pronosticar con certeza.
2. Se requiere de un cierto tiempo para convertir un producto de tal manera
que se pueda vender.
Adems de que los inventarios excesivos son costosos tambin son los inventarios
insuficientes, porque los clientes podran dirigirse a los competidores si los productos
no estn disponibles cuando los demandan y de esta manera se pierde el negocio. La
administracin de inventario requiere de una coordinacin entre los departamentos de
ventas, compras, produccin y finanzas; una falta de coordinacin nos podra llevar al
fracaso financiero.
La meta de la administracin de inventario es proporcionar los inventarios necesarios
para sostener las operaciones en el ms bajo costo posible. En tal sentido el primer
paso que debe seguirse para determinar el nivel optimo de inventario son, los costos
que intervienen en su compra y su mantenimiento, y que posteriormente, en que punto
se podran minimizar estos costos.
Caractersticas y Anlisis del Inventario: Es necesario realizar un anlisis de las
partidas que componen el inventario. Debemos identificar cuales son las etapas que se
presentaran en el proceso de produccin, las comunes o las que se presenta en su
mayora son:
Materia Prima
Productos en proceso
Productos terminados
Suministros, repuestos
En caso de materia prima: esta es importada o nacional; si es local existen problemas
de abastecimiento; si es importada el tiempo de aprovisionamiento; la obsolescencia
de los inventarios; tanto por nueva tecnologa como por desgaste tiempo de rotacin;
tienen seguro contra incontinencias; deber realizarse la inspeccin visual de dicha
mercadera; se debe saber la forma de contabilizacin de los inventarios, correcta
valorizacin de la moneda empleada para su contabilizacin.
Se debe conocer la poltica de administracin de los inventarios: con quienes se
abastecen; que tan seguro es, preocupacin por tener bajos precios y mejor calidad;
cuantos meses de ventas mantienen en materia prima, productos en procesos y
productos terminados; cual es la rotacin de los inventarios fijada o determinada; reas
involucradas en la administracin ya sea el Gerente de Produccin, Gerente de
Marketing, Gerente de Ventas o Finanzas, etc.; como se realiza el control de los
inventarios en forma manual o computarizada; tecnologa empleada; naturaleza y
liquidez de los inventarios; caractersticas y naturaleza del producto; caractersticas del
mercado; canales de distribucin; analizar la evolucin y la tendencia.
TECNICAS DE ADMINISTRACIN DE INVENTARIOS
El objetivo de la administracin de inventarios, igual que el la administracin de
efectivo, tiene dos aspectos que se contraponen .Por una parte, se requiere minimizar
la inversin del inventario, puesto que los recursos que no se destinan a ese fin se
puede invertir en otros proyectos aceptables de otro modo no se podran financiar. Por
la otra, hay que asegurarse de que la empresa cuente con inventario suficiente para
hacer frente a la demanda cuando se presente y para que las operaciones de
produccin y venta funcionen sin obstculos, como se ve, los dos aspectos del objeto
son conflictivos.
Reduciendo el inventario se minimiza la inversin, pero se corre el riesgo de no poder
satisfacer la demanda de obstaculizar las operaciones de la empresa. Si se tiene
grandes cantidades de inventario se disminuyen las probabilidades de no poder hacer
frente a la demanda y de interrumpir las operaciones de produccin y venta, pero
tambin se aumenta la inversin.
Los inventarios forman un enlace entre la produccin y la venta de un producto. Como
sabemos existen tres tipos de stos, los cules son el inventario de materia prima, de
productos en proceso y el de productos terminados.
El inventario de materias primas proporciona la flexibilidad a la empresa en sus
compras, el inventario de artculos terminados permite a la organizacin mayor
flexibilidad en la programacin de su produccin y en su mercadotecnia.
Los grandes inventarios permiten adems, un servicio ms eficiente a las demandas
de los clientes. Si un producto se agota, se pueden perder ventas en el presente y
tambin en el futuro.
Peligro de obsolescencia
A continuacin se explican diversos mtodos de control de los inventarios:
una seal, papel, una requisicin colocada en los casilleros de existencias o en pilas de
costales, etc. Las mismas indican que debe hacerse un nuevo pedido, hasta la forma
ms sofisticada como son el llevarlo por programas de computadora.
Algunas herramientas de este control de inventarios son:
La requisicin viajera. El objetivo de esta es el ahorrar mucho trabajo administrativo,
pues de antemano se fijaron puntos de control y aprobacin para que por este medio
se finquen nuevos pedidos de compras y que no lleguen a faltar materiales o artculos
de los inventarios en las empresas
Existen dos sistemas bsicos que se usan la requisicin viajera para reponer las
existencias, stos son:
Costos Totales. Se define como la suma del costo del pedido y el costo de
inventario. En el modelo (CEP), el costo total es muy importante ya que su
objetivo es determinar el monto de pedido que lo minimice.
Mtodo Grafico. El objetivo enunciado del sistema CEP consiste en determinar el
monto de pedido que reduzca al mnimo el costo total del inventario de la empresa.
Esta cantidad econmica de pedido puede objetarse en forma grfica representando
los montos de pedido sobre el eje x, y los costos sobre el eje y, el costo total mnimo se
representa en el punto sealado como CEP. El CEP se encuentra en el punto en que se
cortan la lnea de costo de pedido y la lnea de costo de mantenimiento en inventario.
La funcin de costo de pedido vara en forma inversa con la cantidad de pedido. Esto
significa que a medida que aumenta el monto de pedido su costo de pedido disminuye
por pedido. Los costos de mantenimiento de inventario se relacionan directamente con
las cantidades de pedido. Cuanto ms grande sea el monto del pedido, tanto mayor
ser el inventario promedio, y por consiguiente, tanto mayor ser el costo de
mantenimiento de inventario.
La funcin del costo total presenta forma de U, lo cual significa que existe un valor
mnimo para la funcin. La lnea de costo total representa la suma de los costos de
pedido y los costos de mantenimiento de inventario en el caso de cada monto de
pedido.
Mtodo Analtico: Se puede establecer una formula para determinar la CEP de un
articulo determinado del inventario. Es posible formular la ecuacin del costo total de la
empresa.
El primer paso para obtener la ecuacin del costo total es desarrollar una expresin
para la funcin de costo de pedido y la de costo de mantenimiento de inventario.
CT = Costo Total
CP = Costo de pedido
P = Costo por pedido
Q = Cantidad pedida
El costo de pedido puede expresarse como el producto del costo por pedido y el
nmero de pedidos.
Como el nmero de pedidos es igual al uso durante el periodo dividido entre la cantidad
de pedido, entonces:
Costo del Pedido= (U)/(C),
u = uso durante el periodo c = cantidad del pedido
El costo de pedido puede expresarse de la manera siguiente.
Costo de pedido = PxU/Q
El costo de mantenimiento de inventario se define como el costo por pedido de
mantener una unidad, multiplicando por el inventario promedio de la empresa (Q/2).
Dicho inventario se define como la cantidad de pedido dividida entre 2. El costo de
mantenimiento se expresa. Costo de mantenimiento = MxQ/2
A medida en que aumenta a la cantidad de pedidos, Q, el costo de pedido disminuir
en tanto que el costo de mantenimiento de inventario aumenta proporcionalmente.
La ecuacin del costo total resulta de combinar las expresiones de costo de pedido y
costo de mantenimiento de inventario como sigue. Costo total = (P x U/Q) mas (MxQ/2).
Dado que la CEP se defina como la cantidad en pedido que minimiza la funcin de
costo total, la CEP debe despejarse y se obtiene la siguiente frmula. CEP = 2PU/M.
Punto de reformulacin. Una vez que empresa ha calculado su cantidad econmica de
Materias primas
Produccin en proceso
Productos financieros
Pero cada una de estas clases tiene diferentes niveles.
El inventario de materias primas en su nivel debe reflejar la produccin programada
tomando en cuenta la eficiencia de la compra, la seguridad y confiabilidad del
suministro, esto por los retrasos y daos en la materia prima.
El inventario de produccin en proceso se determina por el consumo, la duracin del
periodo de produccin.
Y por ultimo el inventario de productos terminados se determina por la produccin y las
ventas presupuestadas y la experiencia adquirida con la determinacin de inventarios
anteriores.
La inversin en estos inventarios puede reducirse cuando la rotacin es mucha.
Para la determinacin la inversin en los inventarios existen algunas causas, que son:
El nivel de ventas: La duracin y la tecnologa en el proceso productivo, P/E. Las
empresas de fabricacin de maquinaria tienen inventarios grandes porque su periodo
de trabajo en los procesos es largo.
La durabilidad y la naturaleza de productos perecederos y estacinales. La industria
pastelera tiene inventarios bajos porque su producto es perecedero y por lo tanto solo
Contable
Fsico
Del nivel de inversin. Este es el que tiene que ver con el aspecto
financiero.
Control contable.
Este puede realizarse mediante Kardex hasta sistemas computarizados, el tipo de
control se realizara dependiendo del tamao de la empresa y el proceso productivo en
su caso.
Control fsico.
Este debe ser seguro y eficiente para esto tendr que cumplir con ciertos requisitos
como la fcil localizacin y un lugar de almacenamiento apropiado.
Control del nivel de ingresos de inversin.
Este se determina en base a las polticas de ventas, produccin y finanzas, este control
tiene mucho que ver con la productividad de la empresa y por esto se utiliza para la
fijacin de polticas financieras en las que se debe involucrar a todas las partes
interesadas.
Plazo medio de produccin y consumo de materia prima
La empresa puede obtener financiamiento requerido a partir de sus orgenes: pasivo a
corto plazo fondos a largo plazo. El inventario es una inversin en el sentido de que
se obliga a la empresa a darle un uso racional a su dinero. La inversin promedio de
cuantas por cobrar podra calcularse mediante el costo de ventas anuales y la
rotacin de las cuentas por cobrar. Similar a para la inversin promedio de inventario
sobre el costo de ventas y la rotacin de inventarios.
Otro punto que debemos de tener muy en cuenta es la forma en que podamos reducir
esos inventarios y se hacen en virtud de que los inventarios son adquiridos e
incorporados al almacn o produccin justo en el momento en que se requieren que la
administracin determine en forma rpida y veraz las cantidades a solicitar al proveedor
y que requiera para sus ventas o produccin. Tambin se requieren de modificar los
procedimientos productos y equipos para reducir tiempo y costos de ensamble.
A parte del control administrativo el proveedor debe de ser capaz de brindar:
Que las corridas de produccin sean acordes a las unidades que deberan
producirse para satisfacer las demandas del mercado
de existencias.
Corregir lo errores del prosupuesto: Pude decirse que en las mayora de los negocios
los riesgos y costos de no poder surtir lo pedidos causan mucho ms dao que subir y
mantener mayores inventarios de reserva como proteccin para lograr las ventas, sin
embargo debe tenerse presente que al elevar los inventarios se utilizar capital de
trabajo y subir la inversin en inventarios.
Cuando la produccin ya ha sido planeada sta conjugadamente con el presupuesto de
ventas, van a dictar de cuanto ser el inventario de los cuantos artculos y conforme
avance el tiempo los inventarios reales se irn siendo mayores o menores a los
estimados. Al seguir el orden de estas cosas los planes de produccin se irn
ajustando peridicamente para que los inventarios se mantengan en lnea y sean una
cifra razonable dentro de la administracin financiera del capital de trabajo.
Control de la Produccin: Para obtener un control sobre la existencia de inventario
debemos tomar en cuenta tres variables que resultan sumamente importantes que son:
1. El nivel de ventas de la empresa.
2. La longitud y la naturaleza terica de los procesos de produccin.
3. La durabilidad en comparacin con la caducaron del producto terminado.
El director de produccin debe tomar decisiones concernientes a la manera de distribuir
la capacidad productiva, de acuerdo a la demanda y la poltica de inventarios.
Es necesario determinar el nmero de cada componente (materia prima, Partes
compradas, partes fabricadas) que se necesitan para las cantidades de cada producto
que se desean fabricar. El numero de unidades de cada componente que debe
fabricarse o comprarse debido a existencia disponible no asignada, ordenes pendientes
en produccin y de compras y un inventario final deseado en este periodo. Todo
inventario representa un costo en cualquier empresa por eso los costos son una parte
fundamental de controlar y evaluar dentro del proceso de al administracin de
inventario.
Control de Inventario: Los diversos aspectos de la responsabilidad sobre los
inventarios afectan a muchos departamentos y cada uno de stos ejerce cierto grado
de control sobre los productos, a medida que los mismos se mueven a travs de los
distintos procesos de inventarios. Todos estos controles que abarcan, desde el
procedimiento para desarrollar presupuestos y pronsticos de ventas y produccin
hasta la operacin de un sistema de costo por el departamento de contabilidad para la
determinacin de costos de los inventarios, constituye el sistema del control interno de
los inventarios, las funciones generales son: Planeamiento, compra u obtencin,
recepcin, almacenaje, produccin, embarques y contabilidad.
que se deber ordenar cada vez. Los inventarios son esenciales para las ventas, y las
ventas son esenciales para las utilidades.
TIPOS DE INVENTARIO
Los inventarios son importantes para los fabricantes en general, varia ampliamente
entre los distintos grupos de industrias. La composicin de esta parte del activo es una
gran variedad de artculos, y es por eso que se han clasificado de acuerdo a su
utilizacin en los siguientes tipos:
Identificacin
Instruccin
Adiestramiento
inciertas de la demanda.
Inventarios de fabricacin
De una empresa industrial de transformacin.
De una empresa de comercial.