1

Customer Service Standard Operating Procedure

| SOP |

ok
Customer Service
Standard comp
Operating
uter
Procedure
soluti
on
PLT
STANDARD OPERATING PROCEDURE

Customer Service Standard Operating Procedure

Customer Service SOP

1.1 Diagram
Mengisi aduan
pelanggan

Kajian awal /
Mengenalpasti
masalah

Defenssive
database

Beritahu pelanggan

Bertindak balas/
kemaskini
permasalahan serta
merta

Unit operasi
pembaikan

2. Sambut pelanggan
Dengan senyuman ucapkan seperti
berikut;
1. Bagi Salam , Apa khabar ?
2. Dengan siapa saya bercakap ?
3. Dari mana Tuan/Puan ? Tuan/Puan dah makan ?
Terima kasih sebab sanggup datang dari jauh .
4. Boleh ceritakan masalah Tuan/Puan?
5. Oh, ramai dah orang datang dengan masalah ni / tu .

3. Isi aduan pelanggan

Customer Service Standard Operating Procedure

Kemudian lalukan seperti berikut;

1. Buka Jobsheet
2. Cetak 2 salinan , 1 untuk customer , 1 Untuk kita
3. Ambil Signature/Tanda tangan customer adalah
PENTING !! ADALAH WAJIB !! JANGAN LUPA !!

4.

Maklumat pelanggan

Customer Service Standard Operating Procedure

4.1 Isi detail customer

Mesti isi ;
1.
2.
3.
4.
5.
6.

Nama
Received by : Nama Staf
No telefon customer
Isi brand laptop
Model laptop
Serial no Laptop

5. Jangan ambil beg, adapter , battery, mouse .

6. Tanya customer ada apa-apa tambahan software ?
Hardware ? BUAT REMARK !
7. Bagi laptop pada technician untuk check.

5. Update status pada

pelanggan
1. Maksimum masa diambil adalah 2 jam untuk diperiksa
oleh technician, mesti terus update status laptop
dengan customer semula . ( Search No JobSheet )
Katakan ; Tuan/Puan , Laptop Tuan/Puan jenis BRAND , NO
JOBSHEET xxxxxx , berdasarkan diagnosis specialist kami, laptop
tuan rosak __________ , KOS membaikinya adalah RM_______.
Tempoh pembaikan adalah lebih kurang xx hari.

7. Fungsi system

Customer Service Standard Operating Procedure

1
2
3

1. Jobsheet : Page baru. Masukkan jobsheet baru untuk

laptop yang baru masuk.
2. Search/Update : Untuk seach no jobsheet
3. Search/Print receipt : Print Resit untuk customer yang dah
bayar.

8.

Follow up customer.

Customer Service Standard Operating Procedure

Setiap hari kena update customer. ( Setiap Jam 10 pagi dan
9 malam ).
Hubungi, CALL customer dan katakan ;
Assalamualaikum dan salam sejahtera, Kami di OK
Computer Solution ingin memaklumkan bahawa
laptop/desktop tuan/puan sudah siap. Diharapkan tuan/puan
dapat mengambilnya dengan kadar segera. Warranty
bermula apabila laptop siap dibaiki. Untuk sebarang
pertanyaan, boleh hubungi kami di talian 03-77316761.
Jika customer tidak dapat dihubungi, sila tinggalkan pesanan
sms ataupun whatapps.
Seperti berikut
Hubungi, SMS customer dan tuliskan ; Contoh

*Pesanan : Mesti dibuat setiap hari !!!!!!

9.

Bila customer ambil laptop.

1. Lekatkan sticker OKCS TradeMark bila laptop sudah
siap.

Customer Service Standard Operating Procedure

2. Ambil gambar testimoni

Katakan Tuan/Puan, minta izin ambil 1 gambar untuk
kami buat testimoni dan portfolio untuk Syarikat kami,
terima kasih kami ucapkan.

3. Minta email customer dan masukkan detail di dalam

borang data.
Katakan ;
Tuan/Puan , boleh berikan email untuk kami pantau
perkembangan laptop tuan/puan dari masa ke semasa.

Customer Service Standard Operating Procedure

http://borangdata.blogspot.my/p/ok-computersolution.html

4. Bagi hadiah contohnya Baju , Keychain.

Customer Service Standard Operating Procedure

5. Berikan penghargaan dan katakan ;

Terima kasih, kami sangat berbangga berurusan
dengan tuan/puan.