FASES DE UN EVENTO

Los eventos han demostrado ser un medio efectivo para conducir la organizacin de negocios,
transmitir nueva informacin, proporcionar un foro para el intercambio de ideas y favorecer los
colegas de una misma rama de actividad o profesin a desarrollar sus vnculos e intercambios.
ETAPAS DE UN EVENTO
La realizacin de un evento se divide en tres etapas que se corresponden con las funciones
bsicas del proceso gerencial de la siguiente manera:

Pre-evento (investigacin, planificacin y organizacin)

Evento (direccin)

Post-evento (evaluacin)

FASES DEL PRE-EVENTO

1.- Determinar los objetivos y definir el tipo de evento y su nombre de acuerdo a los fines del
mismo.
Luego de haberse escogido el tema se deber definir con claridad los objetivos que se pretenden
alcanzar o lograr a travs de las actividades que se llevarn a cabo.
Al elegir el nombre del evento se debe considerar la naturaleza del mismo para determinar su
tipo, bien sea un congreso, un seminario, un simposio u otro. Tal nombre debe ser corto y
llamativo, pero sobre todo debe adecuarse al propsito que se busca con la realizacin del
evento.
2.- Nombrar el Comit Organizador
Sus miembros son los responsables de la planeacin del evento, su nmero vara de acuerdo a la
magnitud del evento y dems condiciones especficas del mismo
3.- Determinar el nmero y tipo de Invitados, Participantes, Delegados, Ponentes y
Acompaantes.
4.- Seleccionar la Fecha
Para la seleccin de la fecha del evento se debe tener en cuenta los siguientes aspectos:

Si hay suficiente margen de tiempo para la organizacin requerida

Evitar que coincida con la fecha de una actividad similar o dirigida al mismo tipo de
pblico

Asegurarse de que no haya conflicto con las fechas de celebraciones religiosas, fiestas
nacionales o regionale
5.- Seleccionar el lugar o los lugares de realizacin.

6.- Elaborar el Cronograma General de Actividades.

7.- Estimar los Recursos Humanos, Materiales y Tcnicos.
8.- Elaborar el Presupuesto
9.- Promocin del Evento.
10.- Diseo y Elaboracin de impresos.
11.- Seleccin y Capacitacin de Personal.
12.- Adquisicin o Contratacin de materiales, equipos o servicios.
EVENTO
Acontecimiento programado que responde a una finalidad especfica, en el cual el sujeto
fundamental es el hombre y sus relaciones con el medio ambiente.
Los eventos responden a situaciones de grupo y se realizan en espacios y tiempos determinados.
Tienen Objetivos pre-fijados, cuidadosamente desarrollados y seguidos a conciencia durante
todas las etapas de su planificacin.
Pre evento
Comienza desde que empezamos a llevar a cabo esa primera idea que tenamos, arrancando con
la planificacin, que es esencial para cualquier tipo de evento. Finaliza cuando nos trasladamos
al sitio elegido para el evento y comenzamos a prepararlo.
Las actividades fundamentales durante esta etapa estn ligadas al establecimiento de objetivos
y posterior realizacin de cada uno de ellos, teniendo en cuenta que para llevar adelante algunas
de las actividades va a ser necesaria la finalizacin de otras.
1.- Definir Objetivo del Evento Tipo y Nombre.
Determinar QU se quiere alcanzar con la realizacin del Evento
1.- Definir Objetivo del Evento Tipo y Nombre.
El nombre debe ser:
Corto y llamativo.
Adecuado al propsito que se persigue con la realizacin del Evento.
En algunos casos es conveniente ubicarlo en el contexto, local, regional, nacional o internacional
Ejemplo: 2do Congreso Nacional de Turismo y Deportes de Aventura
2.- Nombrar Comit Organizador
Comisiones de Trabajo
Son equipos de personas que contribuyen a cumplir los pasos del Evento sistematizadamente
Coordinador General

Es el responsable general del desarrollo del evento. Supervisa las labores de las Comisiones, y es
el enlace de stas con la mxima autoridad de la institucin responsable del Evento
2.- Nombrar Comit Organizador
Comisin de Logstica
Transporte
Alojamiento
Alimentacin
Secretara
Servicios Generales
Se encarga de todas aquellas actividades inherentes al apoyo que operativisa y hace posible la
ejecucin del evento
2.- Nombrar Comit Organizador
Comisin Tcnico-Acadmica
Entre sus responsabilidades se pueden mencionar:
Elaborar las normas para la presentacin de trabajos en el evento, y seleccionarlos en funcin de
stas.
Revisar el temario a desarrollar.
Determinar metodologa de trabajo.
Coordinar la reproduccin y distribucin de las ponencias.
2.- Nombrar Comit Organizador
Comisin de Promocin, Relaciones Pblicas y Protocolo
Atiende las actividades que abarcan la promocin y difusin del evento.
Se encarga de las relaciones interinstitucionales que derivan de la ejecucin del Evento.
Todo lo relacionado con protocolo y asistencia a lo participantes en el evento.
2.- Nombrar Comit Organizador
Comisiones de Trabajo
Comisin de Festejos y Recreacin
Planifica y coordina:
Lo relativo a la celebracin de ccteles y fiestas.
Los tours y excursiones para los participantes en el evento.

La presentacin de grupos artsticos y culturales en el evento.

3.- Seleccionar la Fecha
Se debe tener en cuenta:
Si hay suficiente margen de tiempo para la organizacin requerida.
Evitar que coincida con la fecha de una actividad similar o dirigida al mismo tipo de pblico.
Horario y frecuencia de los transportes.
Si es mejor programar las actividades durante la semana o a finales de sta.
4.- Determinar el Nmero y el Tipo de Asistentes al Evento
Participantes:
Personas que asisten al evento en calidad de pblico.
Acompaantes:
No estn directamente relacionados con el evento, acompaan a ponentes, delegados o
invitados especiales.
Expositores o Ponentes:
Son los encargados de hacer las disertaciones durante el evento.
Delegados:
Asisten al evento en representacin de una empresa, institucin o grupo particular.
Invitados Especiales:
Personas que por su prestigio, reconocimiento cientfico, social o poltico ,le confieren notoriedad
al evento
5.- Seleccionar el Lugar o Lugares de Realizacin.
Ciudad Sede.
Instalaciones especficas donde se realizar el evento:
Capacidad
Comodidad
Iluminacin
Equipos
Acceso
6.- Elaborar Cronograma de Actividades
Programas:

Tcnico o Cientfico
Social
Para Acompaantes
De Visitas Tcnicas
Turstico
DURACIN
OBJETIVOS
7.- Estimacin de Recursos
HUMANOS:
Personal profesional, especializado y obrero que se requiere para la realizacin del evento
Recursos
TCNICOS:
Equipos de sonido, grabacin, interpretacin simultnea, apoyo audiovisual, computacin,
comunicaciones y reproduccin; as como formatos, fichas, programas, cronogramas, etc.
MATERIALES:
Implementos necesarios (Ejemplo: lpices, carpetas, mesas, sillas), y las instalaciones a utilizar.
8.- Elaborar Presupuesto y Determinar Fuentes de Financiamiento
Egresos:
Publicidad y Promocin
41. Impresos y Originales
42. Alojamiento
43. Alquiler y Montaje Salones
44. Transporte
45. Eventos Sociales
46. Recursos Humanos
47. Servicios Profesionales
48. Papelera
49. Alquiler de Equipos
50. Otros
51. Imprevistos

Ingresos:
Espacios Publicitarios
52. Actividades especiales
53. Venta de comidas y bebidas
54. Concesiones para venta
55. Cuotas de registro al evento
56. Donativos y patrocinios
57. Venta de boletos para actividades sociales, artsticas, Culturales y Deportivas.
9.- Promocin del Evento
Medios de Comunicacin
Correo Directo
Publicidad Impresa
Aviso de Prensa
Volante
10.-Diseo y Elaboracin de Impresos
11.- Seleccin y Capacitacin del Personal