M3-SISTEM FAIL

DAN
SURAT MENYURAT
Sistem dan Jenis-jenis fail
- Sistem fail
- Jenis fail
Prosedur penulisan Surat rasmi
Komunikasi rasmi melalui media elektronik

DISEDIAKAN OLEH YEE WAN NIE

PENGENALAN

Sistem fail merupakan satu proses menyimpan rekod & dokumen untuk

simpanan selamat atau satu rantaian aktiviti yang bermula & berakhir
pada titik yang sama.
Prosesnya seperti mengklasifikasikan, menyusun, menyimpan fail-fail
bagi memudahkan pengurusannya apabila diperlukan.

SISTEM FAIL DAN JENIS-JENIS

FAIL
Sistem fail mengandungi beberapa ciri-ciri yang sistematik supaya:
i.

Dokumen mudah dicari & diperolehi dengan cepat

ii.

Sistem fail tidak kompleks, mudah dikendali / difahami / tidak mengelirukan

iii. Perlu disesuaikan dengan keperluan organisasi

iv.

Boleh diubahsuai jika perlu : membesarkan / mengecilkan

v.

Melibatkan kos yang paling minimum

vi.

Dokumen yang difailkan perlu mendapat perlindungan keselamatan daripada

kebakaran, kekotoran, bencana alam & kebocoran rahsia organisasi

vii. Menggunakan ruang yang paling minimum

Jenis-jenis fail
Fail Operasi

Meliputi fail-fail yang berkaitan dengan fungsi asas sesuatu organisasi seperti rekod
tanah untuk pejabat tanah, rekod cukai pendapatan (hasil) untuk Jabatan Hasil Dalam
Negeri.
Fail House Keeping
Meliputi perkara-perkara seperti perjawatan & senarai pentadbiran dan
kakitangan(personal file). Lima kategori utama seperti berikut
o Pentadbiran Am
o Bangunan dan Harta
o Kelengkapan dan Bekalan

o Kewangan
o Perkhidmatan dan Personel

PROSEDUR PENULISAN SURAT RASMI

Penulisan surat rasmi hendaklah menepati prosedur yang telah ditetapkan. Berikutadalah
prosedur yang perlu dipatuhi:
1.

Kepala Surat Bercetak

o Hanya perlu digunakan pada muka surat pertama sahaja.

2. Nombor Rujukan
o Tulis nombor rujukan fail sendiri (rujukan kami)
o Jika menjawab surat, perlu dicatat nombor rujukan pengirim (rujukan tuan) di bahagian
atas rujukan kami.

3. Tarikh
o Tidak perlu dicatat hb. atau hari bulan di hadapan angka, cth : 17hb Ogos 2003.
o Dua cara untuk menulis bulan :
(i) Semua huruf besar, cth : OGOS (gaya KPM).
(ii) Huruf besar pada huruf pertama sahaja, cth :Ogos (gaya INTAN).
4. Alamat Penerima
o Perkataan "kepada" tidak perlu ditulis.
o Taip (u.p.........................................................) untuk tindakan pegawai yang berkenaan.
o Semua baris ditaip dari tepi sebelah kiri tanpa menggunakan indensi.

5. Perkataan "Melalui
o Perkataan "Melalui Guru Besar atau Pengetua" ditulis jika surat keluar dari persatuan di
sekolah kepada agensi luar. Surat ini ditandatangani oleh penasihat/pengerusi persatuan. Jika
surat ini ditandatangani oleh Guru Besar atau Pengetua, perkataan "melalui" tidak perlu.
o Perkataan "melalui" ditulis di sebelah bawah alamat penerima
6. Mengadap atau Pembukaan Surat
o Menggunakan perkataan penghormatan seperti tuan/puan, Ybhg. Dato, Yang Berhormat dan
sebagainya.
o Jarak di antara alamat dengan pembukaan surat ialah empat jarak antara barisan (spacing).

7. Tajuk Surat
o Jarak di antara tajuk surat ialah dua barisan di bawah mengadap atau pembukaan surat.
o Tidak perlu ditulis perkataan "PER" atau "PERKARA", hanya memadai dengan menggariskan
di bawah tajuk atau perkara.
o Tajuk surat ditaip huruf besar bagi huruf pertama setiap perkataan.
8. Pembukaan dan Kandungan Surat
o Jarak di antara pembuka surat dengan tajuk ialah dua barisan.
o Pembukaan surat dan perenggan pertama tidak perlu ditulis nombor. Penulisannya bermula
dari tepi sebelah kiri surat.
o Perenggan kedua, ketiga dan seterusnya perlu ditulis nombor seperti 2, 3 dan seterusnya.
o Jarak di antara perenggan ialah dua barisan.

o Apabila menggunakan perenggan yang mempunyai dua atau lebih peringkat pecahan,
pemberian nombor menggunakan peringkat pecahan pertama seperti 2.1, 2.2. 2.3 dan
seterusnya. Huruf abjad atau huruf roman juga bo!eh digunakan.
o Pecahan perenggan tidak boleh melebihi dua peringkat.
o Elakkan menggunakan ayat yang panjang, berbunga-bunga dan meleret-leret.
9. Cogan Kata
o Cogan kata menggunakan semua huruf besar, contohnya BERKHIDMAT UNTUK
NEGARA.
o Baris seterusnya ditulis dengan perkataan "yang menjalankan tugas" dan sebagainya.
o Jarak dua barisan dan tidak menggunakan indensi.

10. Tandatangan, Nama dan Gelaran Jawatan

o Jaraknya ialah empat barisan di bawah cogan kata.
o Nama pengirim ditulis dengan huruf besar dan dalam kurungan. Contoh-nya: (AB.
ALIM BIN ABDUL RAH1M).
o Gelaran Jawatan ditulis dengan huruf pertama bagi setiap perkataan.
o Nama dan gelaran Jawatan tidak perlu menggunakan indensi.
11. Salinan
o Ditaip dengan perkataan "s.k.".
o Apabila salinan surat lebih daripada satu, nombor urutan 1, 2, 3 tidak perlu ditulis.

Contohnya:
s. k.
Pesuruhjaya Daerah
Guru Besar
PK. Kokurikulum
o Tidak perlu menggunakan indensi.
12. Kependekan (initial) Nama Penulis dan Jurutaip
o Ditaip huruf ringkas nama penulis dengan huruf besar dan jurutaip dengan huruf kecil,
contohnya AA/na.
o Ditaip di bahagian paling bawah di sudut kiri surat.

Jenis Surat Rasmi Yang Biasa Di Peringkat Sekolah

i.

Surat Panggilan Mesyuarat

ii.

Surat Pemberitahuan

iii. Surat Memohon Mengadakan Lawatan

iv.

Surat Memanggil Penceramah

.Perkara Asas Dalam Surat Rasmi

i.

Logo, nama dan alamat sekolah/persatuan.

ii.

Nombor fail (rujukan kami dan rujukan tuan)

iii. Tarikh
iv.

Alamat penerima

v.

Perkataan Melalui

vi.

Mengadap atau membuka surat

vii. Perkara (tujuan surat itu ditulis)

viii.Kandungan surat (seringkas mungkin)

ix. Ucapan terima kasih dan penghargaan
x.

Cogan kata (jika perlu)

xi. Yang menurut perintah/Yang menjalankan

tugas
xii. Tandatangan
xiii. Nama dan jawatan

KOMUNIKASI RASMI MELALUI

MEDIA ELEKTRONIK
Urusan rasmi dapat dijalankan dengan lebih mudah dan pantas. Maklumat dapatdisampaikan
dengan serta-merta setelah urusan rasmi surat-menyurat disiapkan melalui e-mail. Terdapat
banyak kelebihan yang boleh diperolehi dengan menggunakan e-mail, diantaranya ialah:
i.

e-mail sangat mudah dan cepat sampai

ii.

e-mail juga tidak perlu respons spontan seperti telefon.

iii. Si penerima e-mail boleh melakukan tugas-tugas biasa tanpa diganggu oleh e-mail.
iv.

Membolehkan komunikasi secara bertulis dilakukan

v.

e-mail boleh dihantar kepada banyak penerima.

Sesi Penggunaan E-mail:

i.

Melancarkan perisian e-mail, jika terdapat e-mail baharu, ia akan memaklumkan kepada
anda.

ii.

Pilih e-mail yang hendak dibaca dalam peti e-mail.

iii. Balas kepada penghantar atau kirim mesej orang lain.

iv.

Simpan mesej untuk kegunaan masa hadapan.

v.

Karang e-mel baru

vi.

Kirim e-mail.

vii. Hapuskan e-mail yang lama.

viii. Tamat perisian e-mail.

Laman-laman e-mail yang biasa digunakan ialah:

i.

.Yahoo.com

ii.

Google mail(gmail)

iii. Hotmail
iv.

Rocketmail

SEKIAN TERIMA KASIH !