Libro Contabilidad

INTRODUCCIN A LA CONTABILIDAD
CONTENIDO
CAPITULO 1
INTRODUCCCION A LA CONTABILIDAD
DEFINICIN DE CONTABILIDAD
CONTABILIDAD SEGN EL AUTOR
IMPORTANCIA DE LA CONTABILIDAD EN UN NEGOCIO
12
OBJETIVOS DE LA INFORMACION CONTABLE
12
CUALIDADES DE LA INFORMACION CONTABLE
14
DIFERENCIA ENTRE CONTABILIDAD Y TENEDURIA DE LIBROS
15
TIPOS DE USUARIOS DE LA INFORMACION CONTABLE
16
Acreedores a corto y largo plazo
17
Capacidad de generacin de fondos
17
Riesgo de generacin de fondos
18
Riesgo financiero
18
Riesgo operativo
18
Prioridad en la reclamacin
19
Garantas reales
19
Propietarios y nuevos inversionistas
20
Rentabilidad en la inversin
20
Negociabilidad de la propiedad
22
Expectativas de crecimiento
22
Formas de inversin
22
Reparto de utilidades
23
Estado
23
Contribucin al producto interno bruto P.I.B
24
Nivel salarial de las empresas
24
Expectativas de crecimiento
24
Impuestos
24
Por JORGE ALBERTO HERNNDEZ CORREA
Sindicatos
25
Capacidad de pagar salarios
25
Estabilidad laboral
26
Nivel de capacitacin
26
Representantes legales o administradores
26
Evaluacin de la gestin
27
TIPOS DE CONTABILIDAD
27
CONTABILIDAD FINANCIERA
27
CONTABILIDAD GERENCIAL
28
CONTABILIDAD FISCAL
29
COMPARACIN DE LOS DIFERENTES TIPOS DE CONTABILIDAD
30
NORMAS BSICAS O PRINCIPIOS CONTABLES
31
Ente econmico
31
Continuidad
32
Unidad de medida
33
Periodo
34
Evaluacin o medicin
35
Valor de adquisicin o costo histrico
36
Valor de mercado o de realizacin
36
Valor actual o de reposicion
37
Valor presente o descontado
37
Esencia sobre forma
39
Realizacin o causacin
39
Asociacin
41
Mantenimiento del patrimonio
43
Revelacin plena
46
Materialidad
47
Conservadurismo o prudencia
48
Caractersticas y prcticas de cada actividad
49
TIPOS DE NEGOCIO
49
NEGOCIO DE UN SOLO PROPIETARIO
50
SOCIEDADES DE PERSONAS
51
TIPOS DE SOCIEDADES
52
SOCIEDAD UNIPERSONAL
52
SOCIEDAD EN COMANDITA
52
SOCIEDAD EN COMANDITA SIMPLE
53
SOCIEDAD EN COMANDITA POR ACCIONES
54
SOCIEDAD COLECTIVA
55
SOCIEDAD DE RESPONSABILIDAD LIMITADA
56
SOCIEDADES ANNIMAS
57
CUADRO COMPARATIVO DE LAS SOCIEDADES
no esta
CAPITULO 2
ESTADOS FINANCIEROS
59
BALANCE GENERAL
60
ACTIVOS
62
PASIVOS
65
PATRIMONIO
66
ESTADO DE RESULTADOS
70
INGRESOS OPERACIONALES
75
EGRESOS OPERACIONALES
76
CORRECCION MONETARIA
77
PAGO DEL IMPUESTO DE RENTA Y COMPLEMENTARIOS
77
RENTA PRESUNTIVA
78
RESULTADO DEL EJERCICIO
79
ESTADO DE CAMBIO EN LA SITUACION FINANCIERA
80
ESTADO DE FLUJO DE EFECTIVO
80
ESTADO DE CAMBIOS EN EL PATRIMONIO
82
CAPITULO 3
ACTIVOS
83
ACTIVOS CORRIENTES
83
DISPONIBLE
84
Caja
84
Caja menor
85
Bancos
86
Conciliacin bancaria
86
INVERSIONES
94
Inversiones temporales
94
Inversiones permanentes
94
DEUDORES
95
Clientes
96
Socios
97
Trabajadores
97
Particulares
98
Cuentas por cobrar
99
CAPITULO 4
INVENTARIOS
104
MATERIA PRIMA
106
PRODUCTOS EN PROCESO
106
PRODUCTOS TERMINADOS
107
CONTABILIDAD PARA INVENTARIOS
109
CIRCULACION DEL INVENTARIO
110
POSIBLES ERRORES EN LA DETERMINACION DEL COSTO DE
VENTAS Y EN LAS UTILIDADES
111
SISTEMA DE REGISTRO DE INVENTARIOS
112
INVENTARIO PERMANENTE
112
INVENTARIO PERIDICO
114
COMPARACIN ENTRE EL SISTEMA DE INVENTARIOS PERMANENTE

Y EL PERIODICO
115
METODOS DE VALORACION DE INVENTARIOS
117
PRIMERAS EN ENTRAR PRIMERAS EN SALIR
118
PROMEDIO PONDERADO DEL COSTO
125
ULTIMAS EN ENTRAR PRIMERAS EN SALIR
129
IDENTIFICACIN ESPECIFICA
134
COMPARACION DE LOS METODOS DE COSTEO DE INVENTARIOS
136
SELECCIN DE LOS METODOS DE COSTEO DE INVENTARIOS
137
IDENTIFICACIN CONTABLE
138
CAPITULO 5
ACTIVOS NO CORRIENTES Y OTROS ACTIVOS
146
ACTIVOS NO CORRIENTES
146
DEUDORES NO CORRIENTES
147
INVERSIONES PERMANENTES
148
PROPIEDADES PLANTA Y EQUIPO
151
Terrenos
152
Construcciones y edificaciones
152
Maquinaria y equipo
152
Equipo de computacin y comunicaciones
153
Flota y equipo de transporte
153
Muebles y enseres
154
Equipo de oficina
154
CLASIFICACIN DE LA PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO
154
No depreciables
155
Depreciables
155
Agotables
156
DEPRECIACION ACUMULADA
156
MTODOS DE DEPRECIACIN
157
Mtodo de lnea recta
158
Suma de los dgitos de los aos de vida til del activo
159
Mtodo de reduccin de saldos o saldos decrecientes
161
Doble saldo de declinacin
164
ACTIVOS AGOTABLES
164
ACTIVOS INTANGIBLES
166
ACTIVOS DIFERIDOS
167
Gastos pagos por anticipado
167
Cargos diferidos
169
OTROS ACTIVOS
170
CAPITULO 6
PASIVO Y PATRIMONIO
PASIVO
174
PASIVO CORRIENTE
175
Obligaciones financieras
175
Cuentas por pagar
176
Proveedores
176
Provisiones
178
PASIVO NO CORRIENTE
195
PATRIMONIO
195
CAPITAL SUSCRITO Y PAGADO
196
RESERVAS
197
FONDO SOCIAL
198
DONACIONES
198
REVALORIZACION DEL PATRONIO
199
RESULTADO DEL EJERCICIO
199
DIVIDENDOS
199
SUPERAVIT DE CAPITAL
200
CAPITULO 7
CICLO CONTABLE
CICLO CONTABLE
201
COMPOSICIN DEL CICLO CONTABLE
201
Apertura
201
Movimiento
201
Cierre
202
DESARROLLO DEL CICLO CONTABLE (EJEMPLO)
205
GLOSARIO
239
BIBLIOGRAFA
247
CAPITULO1
1.1 DEFINICIN DE CONTABILIDAD
Segn el Decreto 2649 del 29 de diciembre de 1.993, modificado por los decretos
1259 - 1446 y 2852 de 1.995, Artculo 1. La contabilidad permite identificar, medir,
clasificar, registrar, interpretar, analizar, evaluar e informar, las operaciones de un
ente econmico, en forma clara completa y fidedigna.
1.2 DEFINICIN DE CONTABILIDAD SEGN EL AUTOR
Es la ciencia y arte que ensea asemejar las transacciones, recopilarlas,

clasificarlas, registrarlas en un orden cronolgico y estructural basado en la razn
y objeto social, en la ubicacin del ente, para la obtencin de informes financieros
tanto bsicos como especiales que al ser analizados permitirn el control,

direccin, planeacin y lo ms importante la toma de decisiones.
Para dar ilustracin a la definicin dada segn el autor, se explicara los trminos
que la compone:
Se dice que es una ciencia, ya que la contabilidad su punto de origen son las
matemticas, a travs de una ecuacin:
Activo = Pasivo + Patrimonio,
contablemente lo que esta ubicado al lado izquierdo de la ecuacin se le conoce

con el nombre o de naturaleza dbito y si esta al derecho con el de crdito o
haber.
Es un arte, ya que tiene un conjunto de reglas, normas o principios
contables1 que se deben cumplir para poder registrar las transacciones tales como
compras y ventas de inventario, cobros, pagos, entre otros.
Asemejar las transacciones o identificar los rubros y clasificarlos, se
refiere al reconocimiento de la naturaleza de las cuentas: en reales (las ubicadas

en el balance general), nominales (en el estado de resultados) o de orden (aqu se
debe registrar cualquier informacin que pueda afectar la estructura financiera del
ente, o cualquier hecho que este bajo la administracin de la empresa, o las
diferencias fiscales para su posible conciliacin o por control interno, dichos rubros
estn ubicados en la parte inferior del balance general y no hacen parte de l),
para facilitar el proceso de registro.
Recopilarlas, es la captacin de la informacin que se va a registrar junto a
sus documentos soporte.
Los principios financieros o normas bsicas sern explicados detalladamente en el punto 1.10.
Registrarlas en un orden cronolgico, se refiere a plasmar los asientos
contables (manual o a travs de un sistema), en el orden respecto a la fecha como

se originaron dichas transacciones.
Estructural, se refiere a que en el momento de realizar una transaccin o
acuerdo econmico y registrarlo, se deber tener en cuenta todas las cuentas

contables que se afectan o que se pudieran ver perjudicadas en un futuro y no
realizarlo en forma aislada. Un ejemplo en el sector financiero seria cuando una
persona consigna en una cuenta de ahorros la suma de $1.000.000, ese mismo
da, horas ms tarde, retira con su tarjeta dbito $400.000. Se imagina que este
ente automticamente no actualizara el saldo?, dicha persona se acercara
personalmente con su tarjeta de ahorros y podra perfectamente retirar el
$1.000.000 y sera algo catastrfico para dicho ente.
Basado en la razn y objeto social y la ciudad donde este ubicado el ente,
lo primero que se debe hacer antes de pensar en concebir un registro contable es

identificar la empresa en que negocio2 esta laborando (objeto social) y el tipo de
sociedad3 (razn social) en la cual esta registrado el ente ante el estado en la
institucin correspondiente, ya que dependiendo de ello el manejo contable
respecto al registro de las transacciones varia, a su vez debemos ser conscientes
que se debe tener en cuenta la ciudad donde esta ubicado el ente ya que las
costumbres tienden a variar y por ello la causalidad de las transacciones, como es
el caso de ciudades donde el hbito es cancelar el arriendo anticipadamente los
10 das de cada mes frente a otras que es vencido y en la misma proporcionalidad
de tiempo, en el primer caso al pasar dicho da la empresa arrendataria deber
registrar una cuenta por cobrar (llamada contablemente clientes) mientras que en
el segundo caso tan slo lo podr hacer el da 21 del respectivo mes.
2
3
En el tem 1.11 estn explicados.

Estn explicadas en el tem 1.12.
10
Obtencin de los estados financieros tanto bsicos como especiales4, son
informes que se presentan al estado y al ente, estos recopilan informacin y

presentan diversidad de usos ya que en ltimas son un resumen de la situacin
econmica de un ente, el responsable de la realizacin a la fecha requerida es el
contador pblico.
Al analizar los estados financieros permitir la creacin de controles y la
verificacin de los ya existentes, facilitara la direccin y planeacin de los negocios

y la toma de decisiones buscando con ellas el cumplimiento del objetivo bsico
financiero que es maximizar el valor de una empresa5.
1.3 IMPORTANCIA DE LA CONTABILIDAD EN UN NEGOCIO
Su objetivo primordial es proporcionar informacin financiera sobre y para la

empresa a travs de los estados financieros bsicos y especiales, los cuales
permitirn el control, la direccin, la planeacin y la toma de decisiones. Para el
logro de dicho objetivo a informacin contable deber cumplir las cualidades
contables (decreto 2649 de 1.993, Artculo 4)
1.4 OBJETIVOS DE LA INFORMACIN CONTABLE
Articulos 20 al 28 del decreto 2649 de 1.993

Se recomienda dar lectura al libro Finanzas Corporativas, fundamentos y aplicaciones del mismo
autor.
5
11
Segn el decreto 2649 de 1.993, artculo 3, la informacin contable debe servir

fundamentalmente para: (a medida que se va trascribiendo dicho artculo s ira
explicando su contenido)
Conocer y demostrar los recursos controlados por un ente econmico (se
refiere a los activos o bienes que son de la empresa), las obligaciones que tenga
de
transferir
recursos
otros
entes,
los
cambios
que
hubiesen
experimentado tales recursos debidos a pagos o prstamos (se refiere a los

pasivos) y el resultado obtenido en el periodo respecto a s obtuvo utilidades o
prdidas (se refiere al estado de resultados)
Predecir flujos de efectivo, para determinar con que dinero se cuenta y saber
si se est generando dficit (falta de dinero debido a que los egresos son
superiores a los ingresos) o supervit (exceso de dinero, ingresos superiores a
los egresos) en la empresa para futuras decisiones dependiendo de su
resultado ya sea de inversin o prestamos
por parte de terceros o los
propietarios de la empresa.
Apoyar a los administradores en la planeacin, organizacin y direccin

de los negocios, facilitando sus funcione, obligaciones y toma de decisiones.
Tomar
decisiones en materia de inversin y crdito, explicado
anteriormente en los flujos de efectivo.
Evaluar la gestin de los administradores del ente econmico mediante

los resultados obtenidos en el desarrollo del objeto social de la empresa y que
se pueden observar y analizar en el estado de resultados, lo cual permitir
12
determinar si las decisiones tomadas administrativamente cumplieron con las

expectativas de los propietarios.
Ejercer control sobre las operaciones del ente econmico, la contabilidad

permite medir constantemente las decisiones tomadas por la administracin,
mediante los parmetros de control que posee la misma, una de ellas son los
ndices financieros.
Fundamentar la determinacin de cargas tributarias, l poder establecer los

montos a cancelar de impuestos a todo nivel, precios y tarifas, esto se refiere
a que la contabilidad nos suministra informacin de cuanto vale producir un
producto o el valor de su adquisicin y el costo de ofrecer un servicio los cuales
son la base para determinar los precios de venta.
Ayudar a la conformacin de la informacin estadstica nacional, todas las

empresas legalmente constituidas en nuestro pas, deben por lo menos una
vez al ao presentar su informacin contable al estado para que este pueda
con base en dicha informacin, hacer estadsticas acerca del comportamiento
de cada sector durante dichos perodos.
Contribuir a la evaluacin del beneficio o impacto social que la actividad

econmica de un ente represente para la comunidad, esto se refiere al nivel
de empleo que genera cada ente y por ende el beneficio a la sociedad.
1.5 CUALIDADES DE LA INFORMACIN CONTABLE
13
Siguiendo el mismo criterio anterior explicaremos el artculo 4 del decreto 2649 de

1.993 el cual dice que para poder satisfacer adecuadamente sus objetivos, la
informacin contable debe ser comprensible y til.
En ciertos casos se
requiere que la informacin sea comparable.
La informacin es comprensible cuando es clara y fcil de entender, de ah el

surgimiento del PUC (Plan nico de Cuentas) donde se unificaron los cdigos y
los nombres de las cuentas para que todas las empresas y dependiendo del
sector,
ya que existen cinco diferentes planes nicos de cuentas, puedan
consolidar la presentacin de los informes financieros y as facilitar su

interpretacin y comparacin entre los dems entes.
La informacin es til cuando es pertinente y confiable, es pertinente cuando

posee valor de retroalimentacin, es decir que actualiza todos los datos de las
cuentas que se afecten en una transaccin, valor de prediccin, que me permita
realizar planeacin financiera a travs de los presupuestos para as poder
anticipar y conocer los resultados esperados y es oportuna, esto sucede cuando
la informacin esta al da; la informacin es confiable cuando es neutral, es
decir cuando se registran las transacciones con tica respecto a que se tiene en
cuenta lo que realmente paso, verificable, que se tengan documentos soporte de
todos los registros y en la medida en la cual represente fielmente los hechos
econmicos, como ya se haba explicado anteriormente se refiere a que se tome
la informacin real sin permitir fraude en los registros.
Finalmente la informacin es comparable cuando ha sido preparada sobre

bases uniformes, se refiere a que la informacin deber reconocer la inflacin en
el tiempo a travs del PAAG acumulado, para as poderla analizar dependiendo de
la necesidad de la empresa, es decir deflactar o reexpresar la informacin. La
14
primera se realiza para examinar la historia y la segunda para ubicar la

informacin a valores del ltimo perodo.
1.6
DIFERENCIA ENTRE CONTABILIDAD Y TENEDURA DE LIBROS
Al no comprender o tener poco conocimiento sobre lo que es contabilidad se

tiende a no diferenciar estos trminos claramente. La tenedura de libros es una
parte mnima y la menos compleja del rea contable ya que se encarga solo del
registro de las transacciones originadas por el desarrollo del objeto social de un
ente, estas se realizan manualmente o a travs de software o paquetes contables,
las cuales en un momento determinado se tornan mecnicas y repetitivas, al punto
que un operario de este tipo se vuelve eficiente en unos pocos meses de
instruccin. En nuestro medio existen varias entidades que capacitan, siendo una
de las ms conocidas el SENA.
La contabilidad no slo incluye lo anterior si no a su vez el cmo disear sistemas

contables para las empresas segn las necesidades de las mismas, la
preparacin, control, anlisis e interpretacin de los estados financieros de
propsito
general y especial; presupuestos, estudios de costos, revisoras
fiscales, auditorias, anlisis financiero, impuestos a todo nivel, sistemas

computarizados de manejo de informacin contable, entre otros. No debemos
olvidar que estos sistemas contables debern estar basados en la satisfaccin de
los clientes externos respecto al servicio y no en la facilitacin de recopilacin de
la informacin para la parte interna, es decir la operativa.
Para lo anterior se requiere de varios aos de estudio universitario y de

experiencia que slo se alcanzarn con la prctica. A su vez y como la mayora
de las profesiones, se deber especializar en alguna rea especfica entre las
15
cuales se encuentran la Revisora Fiscal, Finanzas, Contabilidad Gerencial,

Auditoria interna, Tributara, Contabilidad Oficial, entre otras.
1.7 TIPOS DE USUARIOS DE LA INFORMACIN CONTABLE
La informacin contable no tendra importancia si no fuera difundida entre los

diversos usuarios para as cumplir su objetivo para lo cual fue creada, obviamente
a cada uno de ellos les interesa informacin a diversos niveles y grados de inters,
Son entre otros:
Acreedores a corto y largo plazo
Estado
Sindicato
Representantes legales
Qu les interesa saber sobre la informacin contable a cada uno de ellos?
Para un mayor entendimiento, se recomienda imaginar que usted es cada uno de

los diferentes usuarios en el momento que lo est leyendo.
1.7.1
16
Acreedores a Corto y Largo Plazo
Antes de explicar las necesidades que este usuario requiere debemos aclarar de
quien se trata; se debe entender por acreedor todas aquellas personas o
entidades a las cuales la empresa les debe, son los mismos pasivos.
1.7.1.1
Capacidad de generacin de fondos
Aqu se busca saber si la empresa que se va a endeudar esta en la capacidad de

pagar sus deudas, si tiene la liquidez y disponibilidad para la cancelacin de las
cuotas respectivas, las cuales generalmente se conforman de inters y abono a
capital. Una herramienta para analizar lo anterior son las proyecciones de los
flujos de caja, este estado financiero especial muestra cuales son los ingresos y
egresos esperados (entradas y salidas de efectivo) en los que incurre el ente para
as determinar su capacidad de pago.
1.7.1.2 Riesgo de generacin de fondos
Otro punto importante es conocer claramente de donde provienen los ingresos de

dicha entidad, ya que existen dos riesgos importantes a tener en cuenta, el riesgo
financiero y el riesgo operativo.
1.7.1.2.1 Riesgo financiero consiste en analizar el nivel de endeudamiento de la

empresa ya que al ser alto puede llegar el momento de no ser capaz de cancelar
dichas deudas y a mayor riesgo financiero, mayor ser la probabilidad para los
terceros de un no pago de las deudas contradas por parte de la empresa.
1.7.1.2.2 Riesgo operativo se refiere a conocer claramente cual es el proceso

operativo que debe realizar la empresa para la obtencin de dichos ingresos para
as poder analizar el riesgo de no seguirlos obteniendo; por ejemplo si una
17
empresa que se dedica a comercializar productos que sean netamente

importados, si presenta algn cambio en la poltica econmica prohibiendo las
importaciones, el riesgo se tornar alto.
Otro ejemplo pero en este caso de una empresa industrial, sera el hecho que la
materia prima llegase a escasear o que peridicamente sucedieran causas
ambientales incontrolables (caso de las heladas en Brasil) que produjeran que
dicha materia prima se desgaste o no exista, nuevamente el riesgo sera alto y
por ende aumenta la probabilidad de la negacin del prstamo por parte de los
acreedores.
1.7.1.3 Prioridad en la reclamacin
Es lgico pensar que antes que un acreedor desembolse los dineros que va a
prestar disminuya el riesgo de perdida de su inversin y por ello normalmente y
dependiendo del monto, exija garantas personales (cheques, pagares, letras) o
reales (hipotecas o pignoraciones) para en el momento en que una empresa no
sea capaz de cancelar la deuda sencillamente le realiza cobro jurdico y le remata
el bien para as recuperar lo prestado.
En el caso que el ente entre en liquidacin, es decir, el cierre del negocio, a los
primeros que hay que pagarles segn la ley son a los empleados respecto a su
carga prestacional, despus las deudas contradas con el estado y posteriormente
a los acreedores por partes proporcionalmente iguales en el caso de que no
alcance para cancelarles a todos y en el mejor de los casos a la cancelacin de la
totalidad de las deudas.
Este orden se podra cambiar en el momento de que
existieran bienes dados como garantas reales ya que para poderlas vender, es
decir, para hacerlas efectivo y poder seguir cancelando las deudas, es necesario
18
despignorarlas y/o deshipotecarlas, cancelando primero a los acreedores que

exigieron dichas garantas.
1.7.1.4 Garantas reales
Es muy similar a lo anteriormente explicado, lo que se quiere resaltar aqu, es el

conocer con que bienes cuenta la empresa como respaldo a la deuda y si los
pueden dar como garanta real conociendo su estado jurdico respecto a libertad y
tradicin, es decir, que no tenga pignoraciones (caso de los activos muebles, es
decir los que se pueden trasladar ya sea por su propio medio o por ayuda del
hombre) o hipotecas, (caso de los activos Inmuebles, viceversa a lo anterior) y si
las tiene en que grado les correspondera, ya que si fuera una hipoteca de
segundo grado sta ya no sera atractiva como garanta para el acreedor salvo
que la primera sea por un valor no representativo frente al valor del bien.
Por ltimo observar el estado fsico de las mismas y su ubicacin ya que son
variables de importancia para recibirlas como garanta, por ejemplo un vehculo
de modelo viejo o uno nuevo pero en mal estado o si se tiene una finca en rea de
problemas de orden publico (guerrilla)
1.7.2
19
Como propietario se debe entender que son los dueos de la empresa y los
nuevos inversionistas como aquellas personas naturales o jurdicas que quieren
convertirse en propietarios.
1.7.2.1 Rentabilidad en la inversin
Para los propietarios este es un mecanismo de control frente a su inversin, ya

que permite el decidir si llevarla acabo o no, a su vez es un parmetro de
comparacin ya que se puede confrontar con otras posibles inversiones o con la
rentabilidad mnima que debera estar generando por lo menos con un CDT; lo
anterior no es vlido cuando se sabe que no se va a generar una rentabilidad
mnima en un corto plazo, cuando la inversin esta planeada para dar un beneficio
al largo plazo.
Por ejemplo cuando se decide invertir en cultivos de tardo
desarrollo, como lo son las palmas africanas, para la extraccin del aceite se
demoran aproximadamente 8 aos para su explotacin. No hay que olvidar la
teora que a mayor riesgo, mayor rentabilidad y viceversa.
En el caso de los nuevos inversionistas les sirve para analizar el comportamiento

histrico de las rentabilidades y el tiempo que tardan en repartir dividendos para
as dar una visin ms clara del ente, sin olvidar que hay que tener en cuenta el
comportamiento esperado de la empresa respecto al mercado y la economa, pero
debido a que este entorno es cambiante y se ve afectado por mltiples factores, el
rendimiento futuro de la empresa no se puede garantizar, por ello y para disminuir
el riesgo, muchos inversionistas buscan adquirir acciones privilegiadas, (existen de
varios tipos) las cuales garantizan un rendimiento mnimo sin importar los
resultados finales de la empresa, es decir, si por alguna razn el ente no obtiene
las utilidades esperadas el inversionista de todos modos gana el porcentaje
pactado sobre su inversin, caso contrario si a la empresa le va bien y obtiene
buenas utilidades este tan slo obtiene lo pactado y no lo que pudo ganar. Estas
20
acciones en una asamblea por lo anteriormente mencionado, no tienen ni voz ni

voto.
Hay que tener en cuenta que los propietarios hoy en da son ms exigentes que
aos atrs, ya que un administrador esta en la obligacin de generar una utilidad
por lo menos igual a la del ao anterior y teniendo en cuenta la inflacin ms el
porcentaje que realmente se espera que incremente. Por ejemplo si la utilidad del
ao anterior fue de $100 y la inflacin del ao presente fue de un 20%,
la
empresa deber generar como mnimo $120 durante este ao (en este momento
se estara ganando la equivalencia de lo que se haba ganado el ao anterior) ms
lo que se espera dar como incremento y si es de un 10% sera finalmente generar
una utilidad de $132.
1.7.2.2 Negociabilidad de la propiedad
No slo un inversionista debe preocuparse por la rentabilidad esperada, a su vez

debe conocer si el negocio en el que piensa invertir es de fcil comercio, es decir
que en el momento de ir a vender le sea sencillo. Un ejemplo claro podra ser que
una persona encontrara una oportunidad de comprar un vehculo a bajo costo,
caso de un SIMCA, el problema es que si lo compra para negocio lo ms probable
es que se demorara para poderlo vender.
Otro ejemplo a considerar seria si le ofrecieran un negocio legal en el que todo lo

que invierta obtendra un 100% de rentabilidad... Invertira? Lo ms posible es
que la respuesta sea s, pero al darle mayor informacin, como que dicha
inversin se realizar en zonas regionales consideradas rojas debido al orden
pblico, creo que lo pensara ms de dos veces para hacer dicha inversin, o
no?
21
1.7.2.3 Expectativas de crecimiento
Es muy importante tener claro el desarrollo y el progreso esperado en un negocio,

ya que si este no presenta ninguna posibilidad de extenderse la inversin
probablemente perdera su atractivo.
1.7.2.4 Formas de inversin
Se debe conocer si existe la posibilidad de invertir con seguridad respecto a la

rentabilidad, como es el caso de las acciones privilegiadas las cuales ya tienen un
inters fijo a esperar. Lo ideal es invertir al menor riesgo posible y buscando la
mejor rentabilidad.
1.7.2.5 Reparto de utilidades
Generalmente es lo primero que quieren saber los nuevos inversionistas, ya que si

por polticas internas esta estipulado que la reparticin de dividendos se realizar
cada dos o tres aos se perdera el incentivo, en especial para los inversionistas
piraas que buscan invertir dineros en un plazo corto, generalmente un ao o
menos, al cabo del cual esperan retirar su inversin junto a sus rendimientos
financieros. Este reparto de utilidades siempre estar condicionado al status del
inversionista y depender de la confianza que l tenga del negocio para considerar
si querra una retribucin a corto plazo o por el contrario deseara una reinversin
de capital que ayudara a un crecimiento de la empresa, en el caso que no exija
dineros por la inversin sino que reciba ms acciones o mayor participacin
dependiendo del tipo de sociedad donde haya invertido.
22
1.7.3
Estado
Se refiere al gobierno y a todas las entidades que lo representan y que cumplen

funciones de control para con las empresas legalmente constituidas.
1.7.3.1 Contribucin al producto interno bruto P.I.B
Aqu el estado puede conocer y medir que sectores estn contribuyendo con el
crecimiento del producto interno bruto, que
son todas las importaciones y
exportaciones que se generan en el territorio nacional.
1.7.3.2 Nivel salarial de las empresas
Para el estado es fcil conocer cuales son los sectores mejor retribuidos, logrando
planear y controlar la parte tributaria, pensin, salud, riesgo profesional etc.
1.7.3.3 Expectativas de crecimiento
En el momento que surjan empresas u oportunidades de invertir no solo se debe

tener en cuenta la rentabilidad que se va a generar, sino tambin el beneficio que
23
proporcionar al pas debido al sustento laboral que de all se desprende, a su vez

para apoyar a los sectores econmicos que estn en crisis a travs de crditos de
fomento.
1.7.3.4 Impuestos
Las empresas debern cancelar de sus utilidades liquidas un impuesto

denominado de renta y complementarios que consiste a grandes rasgos, en
conocer cuales son sus ingresos, descontarles los egresos y de la diferencia
cobrarles un porcentaje predeterminado por el estado.
Para los socios o inversionistas, segn el tipo de sociedad, en el momento que la

empresa les entrega los dineros resultantes de su inversin, conocido como
dividendos, sern considerados generalmente como ingresos no gravables ya que
el ente pag impuestos anteriormente.
A su vez l poder determinar y controlar los montos a cobrar por concepto de

impuestos a todo nivel a las personas naturales y jurdicas.
1.7.4
24
Sindicatos
Esta conformado por los empleados que no posen cargos directivos y son creados
con el objetivo de buscar el bienestar de los trabadores de un ente, entre otros lo
siguiente:
1.7.4.1 Capacidad de pagar salarios
En el momento de exigir un aumento salarial, una base de iniciacin para la

negociacin son los informes financieros ya que muestra la capacidad econmica
real de la empresa, as como su crecimiento y generacin de utilidades en
perodos anteriores.
1.7.4.2 Estabilidad laboral
Se puede determinar la rotacin del personal respecto a la duracin en sus

cargos, una tendencia son los salarios, generalmente entre ms altos sean estos
la estabilidad y permanencia es mayor.
1.7.4.3 Nivel de capacitacin
Lo que se busca determinar es cada cuanto lo estn realizando y los dineros

destinados para ello, se puede conocer la cantidad que fue utilizada y en algunos
casos determinar cual ser la cantidad a utilizar en el periodo siguiente. Se
recomienda no dar capacitacin al azar, es decir, no capacitar por capacitar, se
debe tener en cuenta el cargo del empleado y el tiempo que lleva laborando. Lo
que se busca finalmente es el crecimiento y desarrollo tanto como personal y
profesional de la persona en pro de la empresa.
25
1.7.5
Representantes legales o administradores
Se debe entender como la(s) persona(s) que esta legalmente a cargo de la

empresa, generalmente conocido con el nombre de gerente o representante legal.
1.7.5.1 Evaluacin de la gestin
La contabilidad a travs de sus registros y cumpliendo las cualidades contables, le

mostrar al gerente todo lo que se pueda medir y cuantificar, facilitndole la toma
de decisiones por la informacin suministrada a travs de los estados financieros
bsicos y especiales; la contabilidad a su vez permitir mostrar los resultados
obtenidos a la junta de socios para as poder hacer la respectiva evaluacin de
gestin de su representante legal.
A su vez determinar si se realizo mantenimiento del patrimonio y medir si se

ofreci un mayor margen de aumento porcentual respecto al del ao anterior.
Finalmente un administrador debe conocer y analizar la informacin de todos los

anteriores usuarios para as poder satisfacer las necesidades de los mismos.
26
1.8 TIPOS DE CONTABILIDAD
1.8.1
Se refiere al proceso de recopilar, clasificar y registrar en una forma sistemtica y

estructurada todas las transacciones que
realiza un ente con
el fin de dar
informacin dependiendo de la necesidad respecto al tiempo (diaria, mensual,

trimestral etc.) y poder informar sobre el desempeo a travs de los estados
financieros bsicos y especiales los cuales al ser analizados en interpretados
facilita la planeacin, direccin, control y toma de decisiones.
Los estados financieros bsicos comprenden:

Estado de resultados.
Balance general.
Estado de cambios en la situacin financiera.
Estado de flujos de efectivo.
Estado de cambios en el patrimonio.
Estos estados financieros sern explicados captulos posteriores.
1.8.2 CONTABILIDAD GERENCIAL
Tambin conocida como contabilidad administrativa, la informacin que se utiliza

se basa en la contabilidad financiera, lo que pasa es que se reestructura y sin
tener necesariamente en cuenta los principios contables. Involucra el desarrollo e
interpretacin de la informacin contable con el deseo de ayudar especficamente
27
a la administracin en la marcha de los negocios.
Los gerentes usan esta
informacin en el marco de las metas totales de la compaa para medir y evaluar

la gestin a todo nivel de la empresa, es de naturaleza interna e incluye las
siguientes funciones:
1.
Diseo del sistema contable
2.
Contabilidad de costos
3.
Elaboracin de presupuestos
4.
Presupuestos de inversiones en activos fijos
5.
Evaluacin de las operaciones
6.
Controles internos
7.
Auditorias internas
8.
Anlisis financiero
Gran parte de la informacin de la contabilidad Gerencial es financiera por

naturaleza, pero ha sido organizada en relacin directa con las decisiones
inmediatas, no obstante la informacin a menudo incluye evaluacin de factores
no financieros tales como la poltica y las consideraciones del medio, la calidad
del producto, la satisfaccin del cliente y la productividad del trabajo.
1.8.3 CONTABILIDAD FISCAL
El campo de la contabilidad fiscal ms conocida como tributaria, se ha

desarrollado rpidamente y con gran trascendencia en los ltimos aos. Este
crecimiento se debe al hecho del impacto significativo de diferentes impuestos
(sobre la renta, prediales, sobre la propiedad, impositivos, impuestos de
franquicias e impuestos sobre la nmina, IVA, retefuente, entre otras) sobre las
operaciones de la compaa.
28
La contabilidad fiscal incluye no solamente la
preparacin de las declaraciones de renta y pago de impuestos sino tambin la

planificacin fiscal.
Aunque ya se menciono se quiere recalcar que el aspecto de mayor desafo de la

contabilidad tributaria o fiscal no es la preparacin de la declaracin de renta y
pago de impuestos sino la planeacin tributaria. Esta permite anticipar los
efectos tributarios de las transacciones comerciales y estructurarlas legalmente de
manera que se minimice el gravamen del impuesto a la renta y generar
rentabilidad con los mismos al saber convertirlos en capital de trabajo sin cometer
el error de no devolverlos al estado en el momento de su vencimiento.
29
1.9 COMPARACIN DE LOS DIFERENTES TIPOS DE CONTABILIDAD
Lo realizaremos a travs del siguiente cuadro resumen:
CONTABILIDAD
ADMINISTRATIVA
CONTABILIDAD FISCAL
Obligatoria.
Uso Libre
Obligatoria
Normativa, decreto 2649
No normativa
Normativa, estatuto tributario
Usuarios externos.
Usuarios internos
Usuario el estado
Informacin histrica y ajustada Utiliza diferentes modelos Informacin histrica

dependiendo
de
la
por Inflacin a travs del PAAG.
necesidad
Utiliza las diferentes ciencias: Utiliza medidas financieras
estadstica,
matemtica,
economa, Etc.
Utiliza mtodos tributarios
Su base es la causacin
Toma decisiones a corto y Con base en saldos

largo plazo
Periodos mximos de un ao
Flexible
Modelo nico de presentacin
Informacin futura, diversos Diferentes modelos

modelos de presentacin
Su objetivo bsico es presentar

informacin a travs de los
estados financieros bsicos y
especiales para
facilitar
el
control y la toma de decisiones
Busca
reestructurar
la
informacin para facilitar la
interpretacin y la toma de
decisiones para de esta
manera maximizar el valor
del ente econmico.
30
Periodos mximos de un ao.
Su objetivo principal es la
determinacin del monto y
plazo para el pago de los
impuestos y la planeacin
tributaria.
1.10
NORMAS BSICAS O PRINCIPIOS CONTABLES
Estas se encuentran en el decreto 2649 de 1.993 con sus respectivos decretos

modificatorios, aqu lo que se busca es darles un complemento, mayor claridad y
explicarlas a travs de ejemplos y casos cotidianos de nuestra economa
colombiana, aunque se recomienda la lectura previa del decreto.
1.10.1 Ente econmico
Se refiere a la empresa en s y por consiguiente debe ser definida e identificada en

forma tal que se distinga de otros entes y de los propietarios, por ello cada
empresa tiene un nombre diferente llamado razn social, el cual es aprobado por
la cmara de comercio, la misma entidad donde se debern registrar para que
exista realmente como sociedad para el estado sino es considerada como
empresa pirata, a su vez se deber identificar con un NIT o con la cedula de
ciudadana de su propietario, lo anterior depende del tipo de sociedad bajo la cual
se haya registrado, ser plenamente explicado en este mismo capitulo.
EJEMPLO
El ente econmico puede ser:
Arrocera San Cristbal
S.A.
con Nit:
800300875-7
Es una empresa
Industrial.
Trapitos Caya Ltda. Con NIT 800245785-6 Es un ente comercial; por
consiguiente se diferencia claramente de la empresa Arrocera San Cristbal
S.A. y de sus propietarios.
31
1.10.2 Continuidad
La simplificacin excesiva ha deformado la naturaleza de la definicin de

continuidad en ciertos debates. Se puede interpretar como la continuacin de las
polticas contables las cuales no pueden ser cambiadas en un mismo perodo,
como es el caso de los sistemas de depreciacin de los activos o los sistemas de
valuacin de los inventarios, es decir, que con los sistemas que se inicio en el
periodo gravable se deber continuar y estos solo se podrn cambiar para el
siguiente perodo si cumple los requisitos exigidos por la ley, el contador del ente
no deber por ello incurrir en este principio.
Otra forma de interpretar el concepto de continuidad de una empresa significa que

se considera que el ente existir por tiempo indefinido en el futuro. En realidad el
concepto de continuidad prev que la empresa permanezca en su forma actual y
con sus objetivos por un tiempo suficiente en el futuro de modo que utilice sus
activos para la finalidad a la que se adquirieron y que las obligaciones sobre los
mismos se paguen a su debido vencimiento. Al estar pasando hechos que
posiblemente dan una pauta de cierre en un futuro cercano se dice que s esta
incurriendo en dicho principio, por lo tanto el contador estar en la obligacin de
darlo a conocer en los informes financieros sopena de sancin al no hacerlo.
EJEMPLO
Los funcionarios del Sena, constituyeron inicialmente la cooperativa de empleados
cuyo objeto social principal es el ahorro y crdito para sus asociados, luego
quisieron abarcar un proyecto ambicioso de prestar el servicio de educacin no
formal, debido a que pensaban que era eminente la privatizacin del SENA, por
consiguiente dispusieron la mayora de sus recursos sobre este proyecto, adems
32
se endeudaron en una forma que sobrepasaba su capacidad de pago,

inicialmente, el contador revel en ese momento que la empresa poda incurrir en
la violacin del principio de continuidad, debido a que hubo factores externos que
no eran controlados por el ente econmico y que en determinado momento
colocaran en riesgo la continuidad del ente, es claro anotar que la empresa en
ese momento no estaba dando prdidas.
Actualmente como no se han alcanzado los objetivos previstos y el SENA no lo

privatizaron, la empresa no ha podido pagar la gran cantidad de intereses
financieros por la deuda de la adquisicin de la planta fsica para prestar el
servicio de educacin, lo que tiene como consecuencia su posible liquidacin
salvo que le realicen inyeccin de capital o que varen su estructura financiera de
financiacin.
Cabe anotar que cuando estn sucediendo hechos que posiblemente indiquen
que una empresa no continuar funcionando normalmente, tales como huelgas
prolongadas, prdidas continuas, escasez de capital de trabajo, iliquidez continua,
flujos de efectivo negativo, incumplimiento en sus pagos, negacin de crditos,
refinanciaciones de anteriores crditos, ventas de activos representativos, entre
otros,
el contador pblico tiene la obligacin de darlo a conocer simplemente
escribiendo a travs de las notas financieras que se incurre en el principio de

continuidad.
1.10.3 Unidad de medida
Los hechos econmicos en Colombia se deben expresar en su moneda, por ello

cuando se realiza una transaccin y se registra, se debe cuantificar y el medio
para expresarlo ser en pesos aunque se estn presentando negocios con
cualquier moneda extranjera, para ello se deber hacer la conversin respectiva
33
por lo menos con el valor del cambio oficial de dicha moneda con el valor del da
inmediatamente anterior, o si es posible con el del mismo da (que sera lo ideal),
es as como el registro de las transacciones y los estados financieros se deben
expresar en pesos.
Finalmente toda transaccin que realice una empresa con domicilio en Colombia,
se debe reflejar en su contabilidad en pesos, as el negocio lo haya pactado en
otra moneda para la cual deber hacer la respectiva conversin.
EJEMPLO
Cermicas Le Blanc S.A. es una empresa industrial Colombiana, que efecto un
prstamo de US$10.000 con la banca internacional, en el momento de registrar la
transaccin en su contabilidad, la empresa la convierte en pesos a la tasa de
cambio oficial del momento y cada mes deber ajustar dicha deuda, ya sea para
deber ms o menos en pesos colombianos, segn el comportamiento de dicha
moneda. En este momento y partiendo del supuesto que el dlar esta a $1.500,
estaramos debiendo $15.000.000. (US$10.000 x $1.500)
1.10.4
Perodo
Es el lapso o tiempo en el cual un ente econmico debe preparar y difundir

peridicamente sus estados financieros, durante su existencia.
Al iniciar sus actividades y por lo menos una vez al ao y con corte a diciembre
31, todo ente econmico deber presentar sus estados financieros bsicos ya
que la ley as lo exige, de manera que permita conocer de una forma clara su
34
estado. Para uso administrativo se suele preparar para perodos ms cortos: ya

sea diario, mensual, trimestral o semestral, segn la necesidad del caso.
EJEMPLO
La empresa Arco Iris Ltda. efecta operaciones comerciales desde el 1 de agosto

del 2.000, recordemos que el ciclo contable es de un ao, por ello el 31 de
diciembre del 2.000 deber hacer cierre de las cuentas nominales para as poder
determinar si se obtuvieron utilidades o perdidas, el monto a cancelar por el
impuesto de renta y complementarios y presentar los estados financieros bsicos
al ente correspondiente, por tal razn las cuentas que conforman el estado de
resultados al iniciar el ao estarn en cero y a medida que va pasando los das
deber ir acumulando dicha informacin desde el da en que inici las operaciones
hasta el nuevo cierre y as sucesivamente perodo tras perodo.
1.10.5 Valuacin o medicin
Valuacin es el proceso de determinacin de las cantidades monetarias, es decir,

dar un valor
a un bien y con base en ello
registrarlo contablemente.
Por
consiguiente los hechos econmicos que afectan los estados financieros deben
ser cuantificados en pesos y en forma apropiada en trminos de unidad de
medida.
Existen
varios
criterios
de
medicin
con
diferentes grados y distintas
combinaciones, los cuales dependiendo de la situacin se utilizarn; entre ellos
35
estn: Costo histrico o de adquisicin, valor de mercado o de realizacin, valor

actual o de reposicin y valor presente o descontado.
EJEMPLO
La empresa Arco Iris Ltda, compr el 1 de enero del 2.000, un vehculo nuevo
Mazda Matsuri Hathback
modelo 2000, por un monto de $32.800.000.
En
condiciones normales la empresa podr vender o comprar el vehculo en Enero 1

del 2.001 por un valor de $28.000.000 aunque en la revista motor est peritado en
$27.500.000. En esa misma fecha comprar el mismo vehculo nuevo pero modelo
2.001 su valor ser de $34.000.000.
1.10.5.1 Valor de adquisicin o costo histrico
Es aquel que representa su valor original en el
momento de realizar una
transaccin. En nuestro ejemplo hipottico es el valor que se pag inicialmente

por la compra del automvil, es decir $32.800.000.
1.10.5.2
Valor de mercado o de realizacin
Es el valor en el que se espera vender un activo o cancelar un pasivo en una

operacin normal. En nuestro ejemplo hipottico, es el valor que se obtendra al
vender la mquina en su actual estado segn la revista motor, el cual corresponde
a $27.500.000.
36
1.10.5.3
Valor actual o de reposicin
Representa la cantidad de dinero que se pagara bajo condiciones normales en los

negocios para reemplazar la capacidad operativa de un activo.
Para nuestro
ejemplo en el caso de querer reponer el bien por uno totalmente nuevo su valor
seria de $34.000.000, si quisiera adquirir nuevamente el mismo vehculo con las
mismas caractersticas respecto a modelo y marca, por el hecho que el anterior
se hubiera perdido o destrozado en un siniestro, su valor de reposicin seria de
$28.000.000.
1.10.5.4 Valor presente o descontado
En el ejemplo hipottico no se mencion como determinar dicho valor, para evitar

confusiones tomaremos el mismo ejemplo pero con una informacin adicional y lo
explicaremos de dos formas:
Inicialmente el valor presente se refiere a tomar el valor histrico y reexpresarlo a

una fecha determinada.
La palabra reexpresar se refiere a un sinnimo de
igualdad, es decir cul valor debera tener un bien o su equivalencia a travs del
tiempo teniendo en cuenta la inflacin sin que llegue a perder su poder adquisitivo
de compra.
Recordemos que el valor de adquisicin fue de $32.800.000 y partamos del

supuesto que la inflacin en el periodo de enero 1 del 2.000 a enero 1 del 2.001
fuese del 20%, entonces $32.800.000 equivaldra a $39.360.000.
37
La anterior operacin surge de la siguiente multiplicacin:
32.800.000 * 1.20 = 39.360.000. Esto significa que debera tener $39.360.000 en

Enero 1 del 2.001 para poseer la misma cantidad de dinero respecto a lo que se
invirti en el ao anterior sin perder poder de compra; entonces para hallar el valor
presente, es necesario conocer el valor de adquisicin y la inflacin que sufri el
pas en determinado lapso y reexpresarlo.
Respecto al valor descontado se refiere al valor histrico teniendo en cuenta los
descuentos por pronto pago, caso de un pasivo o menor valor de un activo. Para
entender ms lo anterior lo realizaremos con la continuacin del ejemplo:
Se compro el vehculo por un valor de $32.800.000, en el momento del pago, nos

otorgan un plazo de 60 das para dicha cancelacin, pero nos otorgan un
descuento del 10% si lo cancelamos antes de cinco das, por razones de
disponibilidad se puedo cancelar de contado ganando dicho descuento, es decir,
que se cancelo $29.520.000 despus de deducir dicho descuento y esto sera el
valor descontado.
En el caso de un activo, en el momento de comprar un bien y colocarlo en uso,

automticamente pierde valor respecto a lo que cancelo para obtenerlo, ya que
nadie estara dispuesto a pagar lo mismo por un bien as tan slo tenga das de
uso ya que si va a cancelar lo mismo preferiblemente lo comprara nuevo.
En nuestra economa lo anterior sucede en la mayora de los bienes ya que estos

varan de precio rpidamente por su uso, refirindome a das.
38
1.10.6 Esencia sobre forma
Los recursos y hechos econmicos deben ser reconocidos y revelados en los

estados financieros de acuerdo con su esencia o realidad econmica y no
nicamente en su forma legal.
EJEMPLO
La empresa Armo Ltda. vende una camioneta Mazda pick up 2.200 a Virgilio
Hernndez, la documentacin que tiene la empresa es la tarjeta de propiedad en
donde traslada el bien a su nuevo propietario.
Sin embargo pueden existir
acuerdos entre las partes y por escrito en el cual la Empresa Armo Ltda. puede
seguir utilizando la camioneta espordicamente para desempear ciertas labores
de su actividad mercantil, ya que el dueo de la empresa y su nuevo propietario
as lo pactaron y son familiares.
En tales circunstancias presentar informacin solamente sobre la venta del

vehculo, podra no representar fielmente la transaccin efectuada y se estara
mostrando solamente la parte legal.
1.10.7 Realizacin o causacin
Este principio slo permite registrar lo que realmente sucede o todos los eventos
que puedan ocurrir por transacciones pasadas tanto internas como externas, que
afectarn a la entidad ya sea para obtener beneficios o sacrificios.
39
EJEMPLO
La empresa Arco Iris Ltda.
vende mercancas a crdito por un valor de
$20.000.000 en Febrero del 2.001. Al corte del periodo (Febrero 28) poseen en
sus activos corrientes un valor de cartera producto de la negociacin anterior por
$15.000.000, al 30 de Abril del 2.001 la empresa se da cuenta que $8.000.000
son incobrables. La empresa actualmente se ve afectada como consecuencia de
las transacciones pasadas, por las cuales el presente periodo gravable tendr un
sacrificio econmico y por consiguiente experimentar un cambio en sus recursos,
estos sacrificios o cambios son cuantificables y por eso se debern registrar.
Finalmente se deber crear una provisin por los $8.000.000 para as mostrar la
cartera real en forma neta la cual es de $7.000.000. Observemos:
Febrero 1
Febrero 28
Abril 30
Clientes $ 20.000.000
Clientes $ 15.000.000
Clientes
$ 15.000.000
Provisiones $ (8.000.000)
Clientes netos $7.000.000
Otro ejemplo sera en el momento de adquirir un bien y quedarlo debiendo en su

totalidad, hay que hacer el respectivo registro ya que aumenta el activo por el
nuevo bien pero a su vez el pasivo por la deuda contrada.
40
1.10.8 Asociacin
Siempre que una empresa obtenga un ingreso, inmediatamente deber registrarlo

junto con los costos y gastos en que incurri para as obtenerlo. En el caso de no
poder realizar lo anterior respecto a no distinguir los costos y los gastos de un
monto determinado y se concluya que no va a generar beneficios o sacrificios
futuros se deber registrar como un gasto en el estado de resultados.
Si en un perodo contable se logran asociar todos los ingresos realizados por la

empresa con sus respectivos egresos, la utilidad as calculada se considera ms
ajustada a la realidad.
EJEMPLO
Si al final de un mes tenemos arrendado un local y no nos han cancelado el
arriendo, este debe registrarse como ingreso durante este mes, sin importar la
fecha que nos paguen ya que se crea a su vez una cuenta por cobrar.
Otro caso sera el de una empresa bajo la razn social de Trapitos Caya Ltda.
que comercializa camisetas, el primero de enero del 2.001 tiene un capital de
$100.000 en efectivo y compra dos camisetas a crdito, cada una a $20.000, tiene
gastos de transporte de $5.000 y vende una el mismo da para ser cancelada al
final del mes a un precio de $50.000
En el estado de resultados reflejara la informacin as:
41
TRAPITOS CAYA
De enero 1 a enero 1 del 2.001
Ventas
$ 50.000
(-) Costo de Ventas
(20.000)
(=) Utilidad bruta
$30.000
(-) Gastos operacionales
(5.000)
(=) Utilidad antes de Impuestos $25.000

El balance general se vera as:
En el momento de adquirir las camisetas:
TRAPITOS CAYA LTDA.

BALANCE GENERAL
A enero 1 del 2.001
Activo
Pasivo
Corriente
Caja
Corriente
$100.000
Inventarios
40.000
Total activo corriente
$140.000
Total activo
$140.000
42
Proveedores
$40.000
Total pasivo corriente
$40.000
Total pasivo
$40.000
Patrimonio
Aportes sociales
$100.000
Total patrimonio
$100.000
Total pasivo ms patrimonio
$140.000
En el momento de vender las camisetas:
TRAPITOS CAYA LTDA.

BALANCE GENERAL
A enero 1 del 2.001
Activo
Pasivo
Corriente
Caja
Corriente
$95.000
Proveedores
$40.000
Clientes
50.000
Total pasivo corriente
$40.000
Inventarios
20.000
Total pasivo
$40.000
$165.000
Total activo
$165.000
Patrimonio
Aportes sociales
Utilidad del ejercicio
$100.000
25.000
Total patrimonio
$125.000
$165.000
Observe amigo lector como se asocio los ingresos obtenidos con los costos y
gastos en que se incurrieron para obtener dicho ingreso, a su vez el cmo se
veran los estados financieros.
1.10.9 Mantenimiento del patrimonio
Todo ente econmico al finalizar su periodo contable debe presentar un valor del
patrimonio igual o mayor al patrimonio con que inici el periodo sin tener en cuenta
las trasferencias realizadas por cualquier razn (lo anterior se refiere a todo
aquello que aumente el patrimonio pero que no provenga del desarrollo del objeto
43
social como es el caso de las donaciones), esto debe ser ajustado o mantenido
antes de presentar las utilidades del respectivo periodo para ser distribuidas. Esta
evaluacin puede hacerse desde dos puntos de vista, respecto del patrimonio
financiero (aportado) o del patrimonio fsico (operativo).
1.10.9.1
Mantenimiento del Patrimonio Financiero Se considera ganancia
todo el excedente de riqueza actual sobre el capital medido en trminos del dinero
originalmente invertido este o no realizada. Cuando se dice que se reconoce
ganancias estn o no realizadas se refiere al aumento de valor que pueden tener
algunos activos a travs del tiempo, los cuales se debern reflejar como un mayor
valor en el activo a travs de las valorizaciones, pero a su vez en el patrimonio
aumenta como supervit por valorizaciones por el mismo monto y dichas utilidades
realmente no se obtienen sino cuando se vendan dichos activos.
1.10.9.2
Mantenimiento del Patrimonio Fsico Se considera ganancia el
excedente de riqueza actual sobre un monto de patrimonio determinado que

permite mantener la capacidad de produccin y venta de tecnologa de hoy,
distribuyendo slo el excedente de utilidades operacionales requeridas para su
renovacin.
EJEMPLO
Lo anterior lo podemos visualizar con un sencillo ejemplo para lo cual daremos la
siguiente informacin: Usted aporta $100 como capital para la constitucin de una
sociedad y un ao despus obtiene $40 de utilidades (nominales) como
desarrollo de su objeto social. Entonces la pregunta sera, cunto distribuir de
utilidades para cumplir con el principio de mantenimiento de patrimonio en
ambos casos?
44
PATRIMONIO
FINANCIERO
Utilidades del Perodo (1)

Capital aportado
PATRIMONIO
FISICO
$ 40
$ 40
100
100
Tasa de Inflacin anual 20% (100 + 20%)

Valor de reposicin equipos a hoy $110
Hace un ao comprados a $ 80
Mayor valor fsico para renovacin (110 - 80)
(30)
Capital para mantener capacidad (100*1.20) 120
UTILIDADES A DISTRIBUIR
(40-20)
$ 20
130
(40-30)
$ 10
A pesar que la norma establece que la utilidad para mantenimiento del patrimonio
Hay que recalcar que se PUEDE hacer por cualquiera de los dos mtodos, aunque
se fij para el caso Colombiano el mtodo del patrimonio financiero, posiblemente
por su facilidad, lo cual no es otra cosa que una simple reexpresin, es decir, es el
resultado del sistema de ajustes integrales por inflacin. Sin embargo, cuando el
costo de la actualizacin tecnolgica supera los ndices de crecimiento
inflacionario, (que es en la mayora de los casos) nuestro sector productivo se ver
abocado a una prdida gradual de competitividad o en su defecto a un continuo
endeudamiento para efectuar dicha renovacin.
Una empresa cuando vaya a decidir sobre el reparto de utilidades, debe hacer un
anlisis sobre su patrimonio, de tal forma que examine hasta que punto los ajustes
por inflacin
45
efectuados han mantenido su patrimonio en el tiempo y por
consiguiente no llegar a descapitalizarse. Adems entre mayor patrimonio tenga,

los efectos de los ajustes integrales por inflacin van a ser inferiores, trayendo
como consecuencia menor pago de impuesto.
En el primer caso, el patrimonio financiero tenia $100 de capital con una inflacin
del 20%, lo cual significa que al final del periodo deber tener $120. Si gan 40
significa que al haber realizado la reserva de $20 se podr repartir $20 como
utilidades.
En el caso del patrimonio fsico se toma el valor de los activos fijos comprados en
$80. Para poder renovar dichos activos hoy en da y basado en los datos que se
suministraron para el ejemplo costara $110, es decir que nos faltaran $30. Si nos
ganamos $40, significa que se podr repartir $10 por concepto de utilidades.
La anterior explicacin fue tomada de un escrito de los hermanos ARNALDO
HELI (Decano de la facultad de Ingeniera Financiera de la universidad Autnoma
de Bucaramanga) y JAIME SOLANO RUIZ (docente de la misma facultad) para lo
cual quiero expresar mis agradecimientos
1.10.10
Revelacin plena
Todos los entes econmicos a travs de los Estados Financieros de propsito

general y especial, notas financieras, informes y los dictmenes emitidos por
personas legalmente habilitadas para ello, deben informar en forma clara y
concisa cual es la situacin econmica y financiera real de un ente y que cambios
se realizaron en el patrimonio as como cuales fueron sus resultados y las
perspectivas hacia el futuro en el logro de los objetivos de tal manera que
46
cualquier persona interesada en l ente tenga una visin general de su

comportamiento econmico y financiero a determinada fecha.
Estas notas sirven para clarificar los hechos econmicos registrados en la

contabilidad y que conlleva a una comprensin plena del informe presentado.
1.10.11
Materialidad
Las cuentas y las operaciones econmicas se deben clasificar o reconocer

teniendo en cuenta su importancia relativa con respecto al activo total, activo
corriente, activo no corriente, pasivo total, pasivo corriente, pasivo no corriente,
capital de trabajo etc.
Si una empresa compra un bien y
su valor no es representativo se deber
registrar como un gasto. Para evitar confusiones con respecto a lo anterior todo
aquello que supere 1 SMMLV (un salario mnimo mensual legal vigente) cumple el
principio de materialidad.
EJEMPLO
Si una universidad compra sillas para los salones, estas sern consideradas un
activo no corriente, especficamente un activo fijo y por ello se vera reflejado en el
balance general, pero si tan slo comprara una sola silla para el celador por un
valor inferior a un salario mnimo esta sera un gasto y deber reflejarse en el
estado de resultados.
47
1.10.12
Conservadurismo o prudencia
Al registrarse una transaccin en una empresa se debe hacer sin sobrevalorar

sus activos e ingresos ni subestimar los pasivos y gastos, es decir, se debe tener
en cuenta todos los sucesos reales que afecten o pueden afectar la operacin y
se debe registrar racionalmente.
EJEMPLO
Recibimos por anticipado dineros para una venta a despachar en dos meses,
contablemente no podemos registrar esa transaccin como venta porque
estaramos anticipando utilidades, aqu se aumenta la caja por los dineros que nos
entraron pero a su vez nos aumenta el pasivo en la cuenta de ingresos recibidos
por anticipado ya que estos dineros en ultimas los debemos y sern de la empresa
en el momento de hacerse efectiva la entrega de lo que ya se vendi, por tal razn
desaparecera la deuda y as aumentara las ventas y se obtendra una utilidad.
Otro ejemplo sera cuando al trmino de un mes, en diciembre, no cancelamos la

nmina correspondiente y el pago se efectu en el mes de enero, el valor de
dicho gasto debi haber quedado registrado en el mes de diciembre junto a una
cuenta por pagar, al mes siguiente cuando se efecta el pago se disminuye caja y
desaparece dicha deuda. El no pago de la nomina o de cualquier gasto causado
en el mes de diciembre no me exime de registrar el gasto en dicho mes, lo cual
traera como consecuencia, al no hacerlo, un estado financiero menos razonable y
no acorde a la realidad.
48
1.10.13
Caractersticas y practicas de cada actividad
Segn l artculo 18 del decreto 2649 de 1.993 la contabilidad debe disearse

teniendo en cuenta las limitaciones impuestas por las caractersticas y practicas
de cada actividad, tales como la naturaleza de sus operaciones, su razn social,
su ubicacin geogrfica y sus costumbres, su desarrollo social, econmico y
tecnolgico.
EJEMPLO
Lo anterior se refiere que deber cumplir con los principios contables mencionados
anteriormente pero a su vez deber tener en cuenta las costumbres de cada
regin o ciudad como es el caso que en Bucaramanga se cobra el arriendo los
diez primeros das de cada mes, caso contrario en Barranquilla se cobra los diez
ltimos das de cada mes y esto se deber tener en cuenta en el momento de
registrarlo, es decir, en el primer caso cuando supera los 10 das se debe registrar
un ingreso y a su vez una cuenta por cobrar, en el segundo caso como no se ha
causado no se podr realizar el mismo registro salvo que suceda lo mismo pero el
primer da del siguiente mes.
1.11 TIPOS DE NEGOCIO

De acuerdo con la actividad econmica, las empresas pueden clasificase en las
siguientes categoras:
Empresas de Servicio: Aquellas que estn dedicadas a vender un producto
no tangible sino un servicio.
49
Empresas Comerciales: Aquellas que se dedican a comprar y vender

artculos elaborados por otras empresas, conocido su inventario con el nombre
de mercancas no fabricadas por la empresa. Estas empresas no transforman
sus productos slo los comercializan, es decir, son las mismas que distribuyen
mercanca de producen otros entes.
Empresas Industriales: Aquellas dedicadas a la fabricacin o elaboracin de
un producto para ello requieren de materias primas, mano de obre directa y de
costos indirectos de fabricacin, surgiendo inventarios de materia prima, de
productos en proceso y de productos terminados, los cuales finalmente son
vendidos a otros entes o realizan dicha operacin ellos mismos.
Una empresa sin importar en que negocio esta, se puede organizar legalmente
como un negocio de una sola persona, en una sociedad de personas o en una
sociedad de capital. Los principios de contabilidad generalmente aceptados se
aplican en los estados financieros dependiendo de estas formas de organizacin.
1.11.1 Negocio de un solo propietario
Una empresa de una sola persona es llamada negocio de un solo propietario o

unipersonal. Generalmente el propietario acta como gerente o representante
legal.
EJEMPLO
La empresa utilizada en nuestra ilustracin es un Autoservicio Nocturno cuyo
propietario es William Alberto Ruiz. Se debe identificar con el mismo nombre de
su propietario seguido de las siglas E.U. o de las palabras completas empresa
50
unipersonal. Esta forma de organizacin comercial es comn en el caso de

pequeos almacenes los cuales venden generalmente al detal, o de haciendas, de
empresas de servicios pequeas y en el ejercicio profesional como el caso del
derecho, medicina y contadura pblica, entre otros.
Un Negocio de un solo
propietario es la forma ms comn de organizacin comercial en nuestra

economa.
Los negocios de un solo propietario son considerados como entidades

comerciales separadas de las otras actividades de su propietario. Esto es desde
el punto de vista contable, pero desde el punto de vista legal, el negocio y su
propietario no se consideran como entes separados.
El propietario es personalmente responsable por las deudas del negocio, pero si el

negocio se vuelve insolvente el propietario debe responder por las deudas con sus
propios activos.
1.11.2
Sociedades de personas
Son los negocios de propiedad de dos o ms personas asociadas voluntariamente

conocidos con el nombre de socios, por tal razn lo ms importante no es el
capital sino las personas que lo conforman. Las sociedades son utilizadas
ampliamente por las empresas pequeas, firmas internacionales de contadores
pblicos, etc. Existen diversas sociedades de personas que sern explicadas ms
adelante.
Los dueos de una sociedad de personas en la gran mayora son personalmente

responsables por las deudas de la empresa a excepcin de las limitadas. Desde
51
el punto de vista contable una sociedad de personas es vista como un ente

comercial separado de los asuntos personales de sus propietarios.
1.12 TIPOS DE SOCIEDADES
Las sociedades que mencionaremos a continuacin son consideradas de

personas.
1.12.1 Sociedad unipersonal
Como ya se haba mencionado anteriormente, estas sociedades su razn social

(es decir el nombre del negocio) giran en torno al nombre del socio seguido
siempre por las siglas E.U o de las palabras empresa unipersonal. El nmero
mximo y mnimo para esta sociedad, como su mismo nombre lo indica, ser de
una sola persona.
El socio y dueo de la empresa responder de manera solidaria e ilimitada por

todas las deudas que contraiga la empresa. Para su formacin el capital estar
constituido por aportes pagados totalmente en el momento de la constitucin,
lgicamente se disolver si el socio decide retirarse o por muerte del mismo.
1.12.2 Sociedad en comandita
Se formar con el nombre completo o el solo apellido de uno o ms socios

gestores (es aquel socio que aporta la idea ms no capital, denominados tambin
socios colectivos) y se agregar la expresin y compaa o de las abreviaturas
52
& ca seguido de las palabras Sociedad en comandita o de las siglas S en C;

siempre se formar entre uno o ms socios que comprometen solidaria e
ilimitadamente su responsabilidad por las operaciones sociales (los gestores) y
otro o varios tipos de socios que limitan la responsabilidad a sus respectivos
aportes (los denominados socios colectivos). Las sociedades en comandita se
dividen en dos clases:
1.12.2.1 Sociedad en comandita simple
Esta formada por uno o ms socios que solidaria e ilimitadamente comprometen

su responsabilidad sobre las operaciones de la empresa y de otros socios que
limitan la responsabilidad al valor de sus respectivos aportes. Los primeros se
denominan socios gestores o colectivos y los segundos socios comanditarios.
La razn social se forma con el nombre completo o con el apellido de uno o ms

socios gestores o colectivos, agregando la expresin y compaa o la abreviatura
& Ca seguida en todos los casos de la indicacin abreviada S.C.S o de las
palabras Sociedad en comandita simple.
La administracin de la sociedad corresponde a los socios colectivos o gestores,

quienes podrn ejercerla directamente o por medio
de sus delegados. Los
comanditarios solo podrn ejercer funciones de representacin como delegados

de los socios colectivos y para determinados negocios debiendo indicar en cada
caso que obran a travs de un poder, el cual deber ser otorgado por los socios
gestores.
El capital debe expresar l numero de partes en que se divide el valor de cada

cuota y el valor aportado por cada persona, hay que dejar claro que los aportes
debern ser por el mismo monto ms no por la misma cantidad en todas las
53
sociedades de personas, es decir que cada aporte se deber realizar por la misma
cantidad de dinero pero no necesariamente la misma cantidad de aportes. En
cuanto al nmero de socios para iniciar este tipo de sociedad se necesita como
mnimo un gestor y un comanditario y como mximos dos gestores y 25
comanditarios. En el caso de cumplir lo anterior no se podr constituir bajo esta
sociedad.
1.12.2.2 Sociedad en comandita por acciones
Primero Que todo esta ya no es considerada una sociedad de personas sino una
de capital y por ello los propietarios se les conocer con el nombre de accionistas,
dicha sociedad se formar entre uno o ms socios que comprometen ilimitada y
solidariamente su responsabilidad sobre las operaciones sociales (socios gestores
o colectivos) y otro o varios socios que limitan la responsabilidad a sus respectivos
aportes (socios comanditarios), hasta aqu es igual a la anterior sociedad pero su
razn social debe componerse con el nombre completo o el apellido de uno o ms
socios gestores, agregando la abreviatura & Ca seguida de las palabras
sociedad en comandita por acciones o de la abreviatura S.C.A.
El nmero mnimo de socios requeridos para conformar esta sociedad es de seis

personas; cinco comanditarios y un gestor, aunque en el acto de constitucin no
es indispensable la intervencin de los comanditarios, se debe expresar en la
escritura social el nombre de cada accionista, su domicilio, nacionalidad, nmero
de acciones suscritas, su valor nominal y la parte pagada.
El capital estar representado por acciones de igual valor, las cuales

necesariamente sern nominativas mientras no hayan sido totalmente pagadas.
54
La administracin de la sociedad es igual a la anterior, es decir, corresponde a los

socios gestores quienes podrn ejercerla directamente o por medio de sus
delegados.
Los
comanditarios
nicamente
podrn
ejercer
funciones
de
representacin de la sociedad en determinados casos y como delegados de los

gestores.
Los comanditarios no pueden ser socios industriales pero tienen la
facultad de inspeccionar en cualquier momento los libros y documentos de la

sociedad.
Esta sociedad se disolver cuando ocurran prdidas que reduzcan el patrimonio

neto de los accionistas a menos del 50% del capital suscrito o cuando no cumpla
los requisitos para su constitucin respecto al numero exigido de accionistas.
1.12.3 Sociedad colectiva
En este tipo de sociedad todos los socios respondern solidaria e ilimitadamente

por las operaciones sociales que realice la empresa. La razn social se formar
con el nombre completo o el solo apellido de alguno o algunos de los socios
(puede ser en unin de los apellidos) seguido de cualquiera de las expresiones &
Ca , Hermanos , e hijos , y sucesores. Por tal razn es una empresa
familiar.
El nmero mnimo de socios requerido para constituir esta sociedad es de dos y el

nmero mximo es ilimitado. La administracin y representacin legal de este tipo
de sociedad corresponde a todos y cada uno de los socios quienes podrn
delegarla en una tercera persona.
55
1.12.4 Sociedad de responsabilidad limitada
En este tipo de sociedad el nmero de socios para poderse constituir no puede ser
mayor a 25 ni inferior a dos, los socios responden hasta el monto de sus
respectivos aportes y por ello el nombre de la razn social de limitada. La razn
social puede ser cualquier nombre seguida de la palabra limitada o su
correspondiente abreviatura Ltda que de no aparecer en los estatutos o en las
facturas o documentos generales de la empresa, har responsables a los
asociados solidaria e ilimitadamente frente a terceros ya que se considera
legalmente como una sociedad colectiva respecto a la responsabilidad.
El capital debe pagarse ntegramente al constituirse la compaa y estar dividido

en cuotas de igual valor como ya se haba explicado, las cuales se pueden ceder
en las condiciones previstas en la ley o en los estatutos.
obligada a formar una reserva obligatoria,
La sociedad esta
ms conocida con el nombre de
reserva legal; que es el 10% de las utilidades antes de impuestos de cada

ejercicio, hasta completar el 50% de los aportes sociales.
La representacin de la firma y la administracin de los negocios corresponde por

derecho a todos y cada uno de los socios, pero la junta de socios deber delegar
la representacin y la administracin de la sociedad en un gerente, estableciendo
sus atribuciones de manera clara y precisa en los estatutos.
Este tipo de
sociedades debe llevar un libro de socios debidamente registrado en la cmara de

comercio, en donde se anota el nombre, la nacionalidad, domicilio, documento de
identificacin y numero de cuotas que cada uno posea, as como los embargos,
gravmenes y cesiones que se hubieren efectuado.
56
Los socios pueden ceder sus cuotas pero esto implica una reforma estatutaria que
debe ser otorgada por el representante legal de la compaa, el cedente y el
cesionario en mutuo acuerdo.
La sociedad de responsabilidad limitada se
disolver cuando ocurran perdidas que reduzcan el capital por debajo del
cincuenta por ciento o cuando el nmero de socios exceda de veinticinco, o sea
inferior a dos.
1.12.5
Sociedades annimas
Esta es otra sociedad considerada de capital.
Es la forma predominante de
asociacin comercial en muchos pases debido a que puede reunir grandes sumas
de capital en mayor cantidad que las organizaciones de propietario nico o de la
sociedad de personas ya que esta puede negociar sus acciones en la bolsa de
valores (cumpliendo las respectivas condiciones exigidas caso que no puede
cumplir las sociedades de personas las cuales debern reunir su capital en el
mercado natural)
Debido a la deficiencia para concentrar los ahorros de personas, la sociedad
annima es el medio ideal para obtener el capital necesario para la produccin en
gran escala. Prcticamente todas las grandes empresas estn organizadas como
sociedades annimas.
La sociedad annima es una persona jurdica distinta de sus accionistas, formada

por la reunin de capital dividido en acciones de igual valor (no necesariamente a
travs del tiempo), las cuales debern suscribirlas y pagarlas y cuya
responsabilidad est limitada al monto de sus respectivas acciones; es
administrada por gerentes temporales revocables y su razn social podr ser
cualquier nombre seguida por las palabras Sociedad Annima o por la
abreviatura S.A.
57
La sociedad annima tiene una vida relativamente estable que no se ve afectada

por la muerte o retiro de un accionista. El derecho de propiedad de una sociedad
annima est representado por ttulos valores transferibles llamadas acciones y
los propietarios de dichos ttulos son denominados accionistas.
Lo ideal al iniciar un negocio, es constituirlo en una sociedad limitada y cuando

este empiece a crecer, pasarse a una sociedad annima.
Para entender con claridad cada tipo de sociedad y suministrar mayor informacin
de las mismas se realizo el siguiente cuadro resumen:
LES RECOMIENDO ESTAR LEYENDO CONSTANTEMENTE EL CODIGO DE

COMERCIO
PARA
EVITAR
FALSA
CONSTANTES CAMBIOS.
58
INFORMACIN
DEBIDOA
SUS
CAPITULO 2
ESTADOS FINANCIEROS
Los Estados Financieros son informes que presentan las empresas en cualquier
momento pero de tipo obligatorio al final de cada ciclo contable, cumpliendo el
principio contable de periodo (de Enero 1 a Diciembre 31), con el fin de comunicar
de manera resumida las actividades operativas, la situacin financiera y los
cambios en la misma.
Todo lo anterior sirve como base para la toma de
decisiones en un ente econmico.

Los estados financieros bsicos son: (de obligatoria presentacin, segn
el
Decreto 2649 del 29 de Diciembre de 1.993. Modificado por los Decretos 1259 1446 y 2852 de 1.995, Artculo 22. )
El Estado de Resultados
El Balance General
El Estado de Cambios en la Situacin Financiera
El Estado de Flujos de Efectivo
El Estado de Cambios en la Situacin Patrimonial
59
BALANCE GENERAL
En este estado financiero aparece la informacin resumida de lo que est
sucediendo en la empresa en una fecha determinada; por ello se le conoce como
un estado financiero esttico, es decir, presenta la informacin a un da especifico.
Muestra el valor del activo, pasivo y patrimonio, reflejando la estructura de la
ecuacin contable (Activo = Pasivo + Patrimonio). Por lo anterior se dice que es
como una radiografa de la empresa, ya que muestra lo que est pasando hasta
ese momento. Grficamente estara representado de la siguiente manera:
BALANCE GENERAL
PASIVO
ACTIVO
PATRIMONIO
El Balance General debe presentarse por lo menos una vez en el ao,

coincidiendo con el ltimo da del ao calendario (con fecha a 31 de Diciembre),
debido a que la ley lo exige as. Debe ir firmado por los responsables: Gerente
General, Revisor fiscal y el Contador.
Para las sociedades de personas tan slo se exigen las firmas de los dos
primeros, salvo que el patrimonio supere los $650.000.000, en este caso tambin
se exige el tercero. Para las sociedades de capital se exigen las tres rbricas.
60
Para
uso administrativo o cuando la ley lo exige se acostumbra preparar el
balance para perodos ms cortos: diario, mensual, trimestral o semestral. Este

estado cumple dos propsitos esenciales; ofrecer a los usuarios la informacin
financiera sobre la organizacin y servir como herramienta de base para la toma
de decisiones financieras, generalmente los usuarios son externos.
El gerente de una empresa tendr grandes dificultades para evaluar la informacin

contable si el balance se presenta en forma desordenada; as mismo a un analista
se le dificultar su labor si los balances que tuviera que examinar obedecieran a
criterios de presentacin arbitrarios por parte del solicitante. Lo anterior se obvia
mediante un modelo estandarizado de presentacin que permite ahorrar tiempo y
dar uniformidad a la elaboracin de este estado. Este modelo se presenta en el
siguiente cuadro:
NOMBRE DE LA EMPRESA
BALANCE GENERAL
A MES DIA DE AO
ACTIVO
PASIVO
CORRIENTE
CORRIENTE
NO CORRIENTE
FIJOS
NO CORRIENTE
DIFERIDOS
DIFERIDOS
PATRIMONIO
OTROS ACTIVOS
61
Inicialmente se explicarn los grupos y cuentas que lo conforman, luego a travs

de los captulos posteriores se explicar detenidamente cada una de estas
cuentas.
ACTIVOS
Son la representacin financiera de un recurso obtenido por el ente

econmico como resultados de eventos pasados, de cuya posesin se
espera que surjan beneficios futuros. Se dividen en Activos Corrientes y No
Corrientes:
ACTIVOS CORRIENTES
Los activos corrientes estn constituidos por los siguientes grupos:
Disponible: El cual comprende cuentas tales como caja, bancos, remesas en

trnsito, cuentas de ahorro y fondos.
Inversiones: Es el dinero invertido por el ente econmico en ttulos valores y

comprende
las
siguientes
cuentas:
certificados,
papeles
comerciales,
aceptaciones bancarias o financieras, derechos fiduciarios y otras inversiones.
Deudores:
Estn representados por todas las deudas a favor que tiene la
organizacin; pertenecen a este grupo las cuentas de clientes, cuentas

corrientes comerciales, cuentas por cobrar, ingresos por cobrar, y anticipos de
impuestos.
62
Inventarios:
Este grupo comprende los inventarios de materias primas,
productos en proceso, productos terminados y mercancas no fabricadas por la

empresa.
Gastos
pagos por anticipado: Son todos aquellos gastos que el ente
econmico paga por anticipado y cuyo periodo de expiracin es inferior a un

ao. En este grupo se encuentran los intereses, honorarios, comisiones,
arrendamientos, seguros y fianzas.
Hacen parte de los activos no corrientes los siguientes grupos de cuentas:
inversiones, deudores a largo plazo, propiedad planta y equipo, intangibles, cargos
diferidos, valorizaciones y otros activos.
Inversiones:
Constituyen el dinero invertido por la empresa en papeles
negociables cuya fecha de expiracin es mayor a un ao. Las principales

cuentas de este grupo son: Acciones, cuotas o partes de inters social, bonos,
cdulas, ttulos, derechos fiduciarios y otras inversiones a largo plazo.
Deudores: Formado por obligaciones a largo plazo a favor del ente econmico.
Algunas cuentas de este grupo son las siguientes: Cuentas por cobrar a casa
matriz, Cuentas por cobrar a vinculados econmicos, Cuentas por cobrar a
socios y accionistas, Aportes por cobrar, Cuentas por cobrar a trabajadores y
dems cuentas por cobrar a ms de un ao.
Propiedad, Planta y Equipo: Conocido tambin como activos fijos, representa

todos aquellos activos tangibles adquiridos, construidos o en proceso de
construccin; con la finalidad de utilizarlos en forma permanente por el ente
63
econmico para la produccin de bienes y servicios, para arrendarlos y

utilizarlos en su administracin. Las principales cuentas de este grupo son las
siguientes: Terrenos, Construcciones en curso, Maquinaria y Equipo en
montaje, Construcciones y edificaciones, Maquinaria y Equipo, Equipo de
Oficina, Flota y Equipo de Transporte, Acueductos, Plantas y Redes, Minas y
Canteras.
Intangibles: Son aquellos
activos que careciendo de naturaleza material han
sido adquiridos o desarrollados por el ente econmico, otorgndole un derecho

o privilegios oponibles ante terceros. Las principales cuentas que forman este
grupo son las siguientes: Crdito Mercantil, Marcas, Patentes, Concesiones y
franquicias, Derechos, Know how y Licencias.
Cargos
Diferidos: Bienes o servicios de los cuales se espera obtener
beneficios econmicos en otros perodos. Las principales cuentas que forman

este grupo son las siguientes: Costos de exploracin por amortizar, Costos de
explotacin y desarrollo, Cargos por correccin monetaria diferida.
Otros Activos: Representados por recursos de propiedad del ente econmico

que no generan renta o que no se requieran para el desarrollo de la razn
social; como bienes de arte y cultura, obras de arte, bibliotecas, mquinas
porteadoras, estampillas y otros.
Valorizaciones:
Representa el mayor valor adquirido por los activos con
relacin a su costo de adquisicin, establecido por normas de reconocido valor

tcnico. Las cuentas de valorizaciones son: De inversiones, De propiedades,
planta y equipo, y De otros activos, son ejemplos de cuentas de este ltimo
grupo de activos.
64
PASIVOS
Los pasivos constituyen todas aquellas obligaciones que la empresa tiene con
terceros. Segn esto los pasivos se dividen en dos clases: los pasivos corrientes
y los no corrientes.
PASIVOS CORRIENTES
Son todas aquellas obligaciones con terceros que tiene el ente econmico, las
cuales deben cancelarse en un periodo no mayor a un ao.
Los pasivos
corrientes estn conformados por el siguiente grupo de cuentas:
Obligaciones
financieras: Deudas adquiridos por la empresa con bancos,
corporaciones y otras instituciones financieras.
Proveedores:
Est conformado por todas aquellas obligaciones que tiene el
ente econmico con sus proveedores, tanto nacionales como extranjeros.

Estn constituidos por personas naturales o jurdicas los cuales suministran las
materias primas que requiere la empresa para la consecucin de su producto o
servicio.
Cuentas por pagar: Son aquellas deudas de la organizacin a corto plazo con
contratistas, acreedores, socios e instituciones gubernamentales.
Impuestos
y Gravmenes: Son aquellas obligaciones que tiene la empresa
con el gobierno por concepto de impuestos de renta,

gravmenes tributarios.
65
de ventas y otros
Obligaciones
laborales: Hace referencia a las deudas del ente econmico
con sus empleados por concepto de sueldos y prestaciones sociales.
Provisiones:
norma de
Obligaciones reconocidas por la organizacin con sujecin a la
prudencia en la fecha en la cual, se conozca informacin de
probabilidad y se puedan estimar razonablemente la posible perdida.
Diferidos:
Son aquellos compromisos de la organizacin por concepto de
anticipos, de los cuales se espera que se preste el respectivo servicio.
Otros pasivos: Formado por otras obligaciones a corto plazo no consideradas

en los grupos anteriores, como por ejemplo, depsitos recibidos, retencin a
contratos sobre terceros y embargos judiciales.
PASIVOS NO CORRIENTES
Son todas aquellas obligaciones o deudas que el ente econmico posee y cuyo
vencimiento o plazo es mayor a un ao.
Los grupos que las conforman son
bsicamente los mismos que conforman el pasivo corriente, salvo que la fecha de
vencimiento de estas obligaciones es superior a un ao.
66
PATRIMONIO
Es el valor residual de los activos del ente econmico, despus de deducir todos
sus pasivos, es decir lo que pertenece a los propietarios. Est conformado por las
siguientes cuentas:
Capital suscrito o pagado:
Representa el aporte que realizan los accionistas
o socios al ente econmico.
Aportes sociales: Representa los dineros que han aportado los socios al ente
econmico.
Supervit: Surge por la venta de acciones o cuotas de inters social que estn
por encima de su valor nominal, ya sea por concepto de donaciones o por el
crdito mercantil creado por el ente econmico.
Reservas:
Son aquellos recursos que el ente econmico retiene de sus
utilidades, como resultado de exigencias legales, estatutarias u ocasionales.
Revalorizacin
del patrimonio: Esta cuenta
nos muestra el efecto que
produce los ajustes integrados por inflacin.
Resultados
del ejercicio: Son las utilidades o prdidas generadas por la
empresa durante el desarrollo de la razn social.
Resultado de ejercicios anteriores: Constituido por las utilidades o prdidas

generadas por la empresa y acumuladas durante periodos anteriores.
67
COMO REALIZAR EL BALANCE GENERAL DE NUESTRA EMPRESA
BALANCE INICIAL
FECHA
ACTIVO
PASIVO
Corriente
Corriente
Caja
Bancos y corporaciones
Bancos
Proveedores Nacionales
Cuentas de ahorros
Impuestos y gravmenes
Inversiones temporales
Cuentas por pagar
Clientes
Pasivos estimados y provisiones
Cuentas por cobrar
TOTAL PASIVO CORRIENTE
Materia prima
Pasivo no corriente
Productos en proceso
Obligaciones financieras
Productos terminados
TOTAL PASIVO NO CORRIENTE
Mercanca no fabricada por la empresa TOTAL PASIVO
TOTAL ACTIVO CORRIENTE
PATRIMONIO
Activo No Corriente
Aportes sociales o Capital suscrito y
pagado
Terrenos
Reserva obligatoria
Reserva estatutaria
Maquinaria y equipo
Reserva ocasional
Equipo de oficina
Revalorizacin del patrimonio
Equipo de computacin y comunicacin Donaciones
Flota y equipo de transporte
Utilidad o perdida el ejercicio
Otros activos
TOTAL PATRIMONIO
TOTAL ACTIVO NO CORRIENTE
TOTAL PASIVO MS PATRIMONIO
TOTAL ACTIVO
Gerente
68
Contador Pblico
Revisor Fiscal
1. COMO CONTROLAR UN NEGOCIO
Con el slo hecho de llevar las cuentas del negocio de manera organizada y
puntual ya se est controlando, lo cual lleva a saber cmo esta funcionando la
empresa, qu se debe mejorar, cmo se debe actuar para lograrlo, cules son los
puntos dbiles, cules son las fortalezas, qu decisiones tomar, qu se tiene,
quines deben y cundo son las fechas de cobro, qu se debe etc.
Llevar las cuentas no es nada difcil, se requiere de mucha organizacin y

dedicacin de tiempo, ms adelante se notarn los beneficios que esto
genera.
El BALANCE GENERAL permite conocer la situacin en que se encuentra en
ese preciso momento la empresa y ms tarde al compararlo se conocer qu tanto
se ha mejorado, o por el contrario si se ha empeorado.
2. COMO SE CALCULAN LAS UTILIDADES
Lo que se busca es determinar si se obtuvieron ganancias, o en caso contrario,

prdidas. Para ello es necesario apoyarse en un estado financiero, denominado
Estado de Resultados.
69
Al igual que el Balance General, el Estado de Resultados se considera como la

herramienta financiera ms til para evaluar la gestin econmica realizada por
una empresa, ya que como su mismo nombre lo indica seala un resultado y
basado en l se mide la gestin del representante legal del ente.
Tambin sirve como orientador en la toma de decisiones ya que muestra en forma

acumulativa (es decir de una fecha a otra y por ello se dice que es un estado
financiero dinmico) las transacciones correspondientes al total de ingresos y
egresos que tienen lugar en un periodo determinado, con el objeto de determinar
la ganancia o prdida que el negocio obtuvo en las actividades de operacin.
Su presentacin respecto al formato, varia dependiendo de la actividad econmica

o negocio de la empresa, es decir si es una empresa de servicios, comercial o
industrial, cada uno es diferente.
Segn las clases de empresa los resultados sern de la siguiente manera:
70
Empresa De Servicios:
Nombre de la Empresa
De mes da a mes da de ao
Ingresos Operacionales
(-)
Gastos y costos operacionales
(=)
Utilidad operacional
(+)
Ingresos no operacionales
(-)
Egresos no operacionales
(-)
Gastos financieros
(+/-) Utilidad o perdida por exposicin a la inflacin

(=)
Utilidad antes de impuestos
(-)
Reserva obligatoria
(-)
Reserva estatutaria
(-)
Reserva Ocasional
(=)
Utilidad del ejercicio.
71
Empresa Comercial:
(- )
(=)
(-)
Ventas brutas
Descuento y devoluciones en ventas
Ventas netas
Costo de ventas
Inventario inicial
(+)
(-)
(=)
(-)
(=)
(=)
(- )
Compras
Descuento y devoluciones en compras
Mercanca disponible para la venta
Inventario final
Costo de la mercanca vendida
Utilidad bruta
Gastos operacionales
De administracin
De ventas
(=)
(+ ) Otros Ingresos
(-)
Otros Egresos
(-)
Gastos financieros
(=)
(-)
Reserva obligatoria
(-)
Reserva estatutaria
(-)
Reserva Ocasional
(=)
Conocido contablemente
con el nombre de juego
de inventarios. Cuando
se utilice este formato es
porque el sistema de
registro es peridico.
Cuando no utiliza el juego de inventarios es porque el sistema de registro es

peridico.
72
Empresa Industrial:
Nombre de la Empresa
Ventas brutas
(-)
Descuento y devoluciones en ventas
(=)
Ventas netas
(-)
Costo de ventas
(=)
Utilidad bruta
(-)
De administracin
De ventas
(=)
(+)
Otros Ingresos
(-)
Otros Egresos
(-)
Gastos financieros
(=)
(-)
Reserva obligatoria
(-)
Reserva estatutaria
(-)
Reserva Ocasional
(=)
Para poder determinar el costo de ventas en este tipo de empresa, es necesario

desarrollar un estado financiero especial denominado Estado de Costos el cual se
muestra a continuacin:
73
Nombre de la Empresa Industrial

ESTADO DE COSTOS DE LA MERCANCIA VENDIDA
(+)
(-)
(=)
(-)
(=)
(+)
(+)
(=)
(+)
(=)
(-)
(=)
(+)
(=)
(-)
(=)
Inventario inicial de materia prima

Compras de materia prima
Descuentos y devoluciones de materia prima
Materia prima disponible para la produccin
Inventario final de materia prima
Materiales directos
Mano de obra directa
Costos indirectos de fabricacin
Costos de produccin del periodo
Inventario inicial de productos en proceso
Costos de los productos en proceso
Inventario final de productos en proceso
Costo de los productos terminados
Inventario inicial de productos terminados
Costo de la mercanca disponible para la venta
Inventario final de productos terminados
Costo de la mercanca vendida o costo de ventas.
La presentacin de las partidas en el Estado de Resultados se inicia con los

ingresos provenientes de la venta de bienes o servicios, de los cuales se deducen
los costos y gastos de administracin y de ventas, obtenindose la utilidad o
prdida operacional.
Adicionalmente, en este estado se pueden presentar
ingresos y egresos de naturaleza diferente a la operacional, conocidos como

ingresos y egresos no operacionales o como otros ingresos u otros egresos y los
gastos financieros que son los mismos intereses por mora, o todos aquellos
intereses que se generen pero que no provengan del desarrollo de la razn social.
Si a la utilidad operacional se le adicionan los ingresos no operacionales y se le

deducen los egresos no operacionales y los gastos financieros, se obtiene la
utilidad o prdida antes de impuestos.
74
Finalmente, de esta utilidad se debe estimar la respectiva provisin del impuesto a

la renta, conocida con el nombre de renta y complementarios y aqu mismo
deducir las reservas del caso para as obtener
la utilidad neta del periodo,
conocida actualmente como utilidad o perdida del ejercicio.
La utilidad antes de impuesto e intereses (UAII) llamada as desde el punto de

vista contable es la misma utilidad operacional (desde el punto de vista
financiero)
conocida
como
utilidad
del
negocio
segn
la
parte
administrativa. La utilidad antes de impuestos se conoce como U.A.I. y a su

vez el costo de la mercanca vendida es el mismo costo de ventas.
A continuacin se explicarn algunos conceptos bsicos para entender el estado

de resultados:
INGRESOS OPERACIONALES
Comprende los valores recibidos y/o causados como resultado de las actividades
desarrolladas en cumplimiento de su objeto social mediante la entrega de bienes o
servicios, as como los dividendos, participaciones y dems ingresos por concepto
de intermediacin financiera, siempre y cuando se identifique con el objeto social
principal del ente econmico.
Si la razn social es invertir en cualquier titulo valor, el rendimiento que puede

generar un CDT sera un ingreso operacional, pero si el caso se tratara con un
panadero, ese mismo ingreso sera contablemente considerado como otros
ingresos.
75
EGRESOS OPERACIONALES
Comprende los dineros pagados o causados como resultado de las actividades

normales del negocio.
Ventas brutas
Aqu se acumulan todas las ventas sin importar su forma de pago (as estn o no
canceladas).
Descuentos y Devoluciones en Ventas
Aqu se describen los montos otorgados como descuentos en el momento de

realizar una venta ms las devoluciones que se presenten en dicho periodo,
buscando controlarlos. Simultneamente se pueden determinar las ventas netas,
las cuales surgen de la diferencia entre las ventas brutas y los descuentos y
devoluciones en ventas.
Costo de Ventas
Agrupa las cuentas que representan la acumulacin de los costos directos e

indirectos necesarios en la elaboracin de productos y/o ejecucin de los servicios
vendidos, de acuerdo con la actividad social desarrollada por el ente econmico,
en un periodo determinado. Es decir, qu costo tienen las ventas respectivas
para as poder determinar la utilidad.
Gastos
Son las salidas de efectivo que una empresa debe realizar para el desarrollo de la
razn
76
social,
estos
gastos
no
son
recuperables.
Los gastos operacionales son los ocasionados en el desarrollo del objeto social
principal de la empresa, son las sumas o valores en que se incurre durante el
ejercicio, directamente relacionados con la gestin administrativa o de ventas (por
tal razn en el formato se manejan por separado), orientadas a la direccin,
planeacin y organizacin de las polticas establecidas para el desarrollo de la
actividad operativa. Al sumar estos gastos se indicarn los gastos operacionales.
Gastos Financieros
Registran el valor de los gastos causados durante el periodo en la ejecucin de

diversas transacciones, con el objeto de obtener recursos para el cumplimiento de
las actividades del ente econmico o solucionar dificultades momentneas de
fondos; son los mismos intereses por mora o los intereses que se originan en los
prstamos cuyo origen no fue para el desarrollo de la razn social de la empresa.
CORRECCIN MONETARIA
Registra los saldos de Gastos o Ingresos, segn el caso, correspondientes a los

ajustes integrales por inflacin efectuados a los activos no monetarios, de
conformidad con las disposiciones legales vigentes. Dependiendo de su resultado
(positivo o negativo) ser el nombre que se encuentre en el Estado de resultados,
ya sea utilidad o prdida por exposicin a la inflacin. Hoy da las cuentas
nominadas ya no se ajustan junto a los inventarios.
PAGO DEL IMPUESTO DE RENTA Y COMPLEMENTARIOS.
En el caso que una empresa genere prdida, no es motivo para que no

cancele el impuesto de renta y de complementarios, el cual es un impuesto
que se debe cancelar sobre las utilidades obtenidas por el ente; dicho
77
impuesto se deduce a travs de la renta presuntiva la cual ser explicada a

continuacin.
RENTA PRESUNTIVA
Es una renta lquida especial, en que la ley presume de derecho que el patrimonio
lquido o bruto a 31 de Diciembre del ao inmediatamente anterior, como mnimo
debe rentar un porcentaje. Esta se compara con la renta mnima ordinaria y la
mayor entre las tres ser la base para cancelar el impuesto neto de renta y
complementarios.
COMO SE DETERMINA
Inicialmente se explicar como determinar la renta mnima ordinaria, la cual surge
de tomar todos los ingresos del ao gravable que se piensa cancelar, el cual es el
que est en curso.
Primero que todo se separan los ingresos considerados gravables, es decir los
que por ley no estn exentos de cancelar impuestos; despus se determina cules
son los egresos totales de los cuales tambin se deben separar los que son
deducibles, es decir los que el estado acepta como gasto. Al restarlo surge la
denominada Renta Liquida, a sta se le multiplica por el factor predeterminado por
el estado, el cual en el ao de 1.998 fue del 35%. El resultado ser el valor a
cancelar como impuesto de renta y complementarios. En el caso en que la
empresa no presente utilidades, inmediatamente este mtodo no se podr utilizar.
Despus de realizado lo anterior, se deber deducir cul es el monto mnimo

esperado por el estado como cancelacin de dicho impuesto, el cual surge por el
mecanismo denominado Renta Presuntiva, la cual es realizada por dos razones.
Primero que todo cuando la empresa no genere utilidad sino prdida,
78
inmediatamente se deduce el impuesto a cancelar a travs de la renta presuntiva

ya que es imposible realizarlo por el mtodo ordinario. En el segundo caso lo que
se busca es determinar por cul mtodo se genera un mayor valor de impuesto a
cancelar y por ello se realiza lo siguiente:
Se toma el patrimonio lquido (en ltimas es el mismo total patrimonio) y se saca el

6%, despus se toma el patrimonio bruto (es el mismo total activo) y se le saca el
1.5%. Los datos que se toman son del ejercicio gravable inmediatamente anterior;
despus se analiza el resultado y se pagar el de mayor valor.
RESULTADOS DEL EJERCICIO
Comprende el valor de las utilidades o prdidas obtenidas por el ente econmico

al cierre de cada ejercicio. Aqu surgen estas dos cuentas.
Utilidad del Ejercicio
Es el resultado obtenido al final del periodo contable, y se presenta cuando los

ingresos son superiores a los egresos.
Prdida del Ejercicio
Surge cuando los ingresos son inferiores a los egresos.
El estado de resultados facilitar la obtencin de posibles prstamos y al

mismo tiempo, ayudar a conocer la situacin financiera en la
encuentra la empresa.
79
que se
ESTADO DE CAMBIO EN LA SITUACIN FINANCIERA
Llamado anteriormente Estado de Fuentes y Usos,
proporciona informacin
referente a las actividades de financiacin e inversin del ente econmico durante

un periodo contable. Su principal objetivo es mostrar el flujo de fondos de la
organizacin durante un periodo fiscal, sealando los orgenes de estos fondos,
as como las aplicaciones o usos dados por la empresa.
Cuando se incrementa el saldo neto del capital de trabajo, es porque las

actividades de financiacin de la empresa (prstamos, aportes, utilidades) durante
un periodo, han superado a las de inversin (propiedades, equipos, inversiones).
Se puede decir que los fondos son todo lo que ingresa a la empresa y los cuales
se deben aplicar en inversiones, pagos, gastos etc. Este estado financiero sirve
para medir la gestin y toma de decisiones respecto al manejo de efectivo.
Con este estado financiero se pueden responder preguntas como:
Qu ha hecho la empresa con el dinero que posea?

Cmo se financiaron los activos corrientes y no corrientes?
Cmo utiliz la empresa los nuevos fondos?
Por qu se solicitaron fondos en prstamo?.
ESTADO DE FLUJOS DE EFECTIVO
Este estado financiero muestra el efectivo originado y aplicado por la empresa

durante un periodo contable en sus actividades de operacin, financiacin e
inversin.
Su objetivo base es proporcionar informacin sobre los recaudos y
desembolsos del dinero de la organizacin, con el fin de que los usuarios puedan
examinar la capacidad de la empresa para generar flujos favorables de efectivo.
El estado de flujos de efectivo permite adems evaluar la capacidad de la
80
organizacin para responder a sus obligaciones con proveedores, empleados,

entidades financieras, accionistas y dems acreedores. Este estado debe mostrar
en detalle el efectivo recibido o pagado a lo largo del periodo, clasificado por
actividades de operacin, de inversin y financiacin.
Se consideran entradas de efectivo por actividades de operacin, los recaudos

por ventas de bienes y servicio, cobros de cartera, intereses y rendimientos sobre
inversiones, as como otros cobros originados por la venta de productos o
prestacin de servicios. Se llaman salidas de efectivo por operaciones, a los
desembolsos realizados por la organizacin para adquirir materias primas, pagar
nmina y con el pago de otros acreedores relacionados con la actividad de
operacin.
Se consideran como entradas de efectivo por actividades de inversin, todas

aquellas producidas por la venta de propiedades, planta y equipo; as como otros
cobros no relacionados con las actividades de operacin y financiacin.
Las
salidas de efectivo por actividades de inversin son todos aquellos

desembolsos realizados para el pago de propiedades, planta y equipo y otras
inversiones en bienes de uso.
Son entradas de efectivo por actividades de financiacin, el dinero recibido por

prstamos a corto y largo plazo y por el aumento en los aportes sociales. Los
desembolsos de efectivo por actividades de financiacin, corresponden al
pago de dividendos, reportes en efectivo y pagos en obligaciones a corto y largo
plazo.
Existen dos mtodos para mostrar las actividades de operacin en el Estado de

flujo de efectivo: el mtodo directo y el mtodo indirecto.
81
Mtodo
directo: Se relacionan los ingresos y egresos de efectivo por
operaciones.
Los ingresos son por cobro a los clientes, por intereses y
dividendos y los egresos por pago a empleados y proveedores, por intereses e

impuestos.
Mtodo indirecto: Se prepara una conciliacin entre la utilidad neta y el flujo

de efectivo neto de las actividades de operacin. Parte de la utilidad neta del
periodo a la cual deben adicionarse o reducirse las partidas incluidas en el
estado de resultados que no implican un cobro o un pago en efectivo como
depreciaciones, amortizaciones, correccin monetaria y utilidades o prdidas
en venta de propiedades.
ESTADO DE CAMBIOS EN EL PATRIMONIO

Este estado muestra las variaciones ocurridas en el patrimonio del ente
econmico, durante un periodo contable como las ocurridas por aumentos de
capital, distribucin de utilidades o excedentes, colocacin de los aportes propios y
movimientos de reservas o fondos patrimoniales.
Los componentes del estado de cambios en el patrimonio son:
Los
saldos que tenan las cuentas del patrimonio el ltimo da del perodo
contable anterior. Es decir lo que s tenia en el patrimonio el ao anterior.
Los
incrementos que se presentaron en cada cuenta, durante el presente
periodo.
Las disminuciones que sufrieron las diversas cuentas patrimoniales durante el

ejercicio.
Las
cuentas del patrimonio con sus respectivos saldos al ltimo da del
presente periodo.
82
CAPITULO 3
ACTIVOS CORRIENTES
ACTIVOS
Los activos son todos los bienes y derechos tangibles e intangibles que posee una
empresa y que generalmente dan beneficios presentes y/o futuros.
Para efectos de anlisis se clasifican de la siguiente manera: Activos corrientes,

Activos no corrientes y otros activos.
ACTIVOS CORRIENTES
Son todas aquellas cuentas que se pueden convertir en efectivo, consumirse o

venderse en menos de un ao.
Los activos corrientes se ordenan en el balance general de acuerdo a su grado de

realizacin, es decir, la facilidad que tienen de hacerse efectivo. Por tal razn,
siempre la primera cuenta a encontrar en un balance general siempre ser caja,
83
seguida de bancos y las cuentas de ahorro ya que en ltimas son efectivo, las
cuentas siguientes dependen definitivamente del tipo de negocio pero cumpliendo
con lo que se ha explicado anteriormente.
Los siguientes son los grupos y cuentas ms relevantes del activo corriente
conformado por las siguientes cuentas:
DISPONIBLE
Comprende las cuentas que registran los recursos de liquidez y/o disponibilidad
inmediata total o parcial con que cuenta el ente econmico y pueden utilizarse
para fines generales o especficos; dentro de los cuales podemos mencionar las
cuentas de caja, los depsitos en bancos y otras entidades financieras, cuentas de
ahorro, etc.
84
Caja
Esta constituida por el dinero en moneda legal, cheques, giros bancarios,

autorizaciones de retiro de fondos en cuentas de ahorros.
Es considerada
como la cuenta ms lquida del activo corriente.
Caja menor
Est conformada por el dinero en efectivo que se destina para sufragar los
gastos de actividades menos significativas, como por ejemplo la compra de
refrigerios, el pago por envo de correspondencia, etc.
Contabilidad
VENTAS
Consignacin
Bancaria
Contado
Factura
Crdito
cobros en
efectivo
85
Bancos
Recaudos
Control
BANK
Se designa con este nombre a los fondos disponibles en moneda nacional o

extranjera que tiene la empresa en cuentas corrientes, de ahorros, o cuentas en
UPAC, y que se han abierto en las entidades bancarias del pas o del exterior y
que estn debidamente autorizados para captar dinero.
Conciliacin Bancaria
El propsito de la conciliacin de la cuenta bancaria consiste en asegurar que

el banco y el depositante estn de acuerdo sobre la cantidad de dinero en
depsito. La conciliacin bancaria se utiliza para verificar que los conjuntos de
registros independientes que posee el banco concuerden con los que posee el
depositante. En algunos casos se presentan discrepancias entre estos dos
saldos (saldo del banco y saldo del depositante) esto se debe a que en algunas
ocasiones ciertas transacciones no han sido registradas por el banco, el
depositante o por ambos.
Los ejemplos ms comunes son:
86
Cheques pendientes de cobro: Son cheques girados por el depositante y

restados de la cuenta en los registros del depositante. Tales cheques han sido
enviados por correo o despachados pero an no han sido presentados al banco
para su pago.
Depsitos en trnsito:
Los depsitos que se envan al banco por correo
generalmente se reciben dos o tres das despus y aparecen anotados en los

libros del banco en fechas posteriores al registro de los libros del depositante.
Las transacciones que pueden aparecer en el extracto bancario, pero que aun no
han sido registradas por el depositante, pueden ser las siguientes:
1. Cargos por servicios

2. Cargos por cheques con fondos insuficientes
3. Crditos por intereses devengados
4. Cargos por crditos varios
La preparacin de una conciliacin bancaria implica la identificacin de los valores

que constituyen diferencia entre el saldo que aparece en el extracto bancario y el
saldo del efectivo, de acuerdo con los registros del depositante.
Mediante el registro y estudio de estas diferencias se puede determinar el valor

correcto del efectivo que debe aparecer en el balance general.
Los pasos especficos para la preparacin de una conciliacin bancaria son:
1. Comparar las consignaciones que aparecen en el extracto bancario con las

consignaciones en los registros de la compaa. Determinar que depsitos no
han sido registrados aun por el banco y sumrselos al saldo que aparece en el
87
extracto bancario.
Luego revisar que las consignaciones que figuran en
trnsito en la ltima conciliacin bancaria estn incluidas en el extracto

bancario del mes en curso.
2. Colocar en orden numrico los cheques pagados para compararlos con el
correspondiente asiento en el diario por pagos en efectivo (para el caso de las
cuentas personales se debe utilizar la chequera la cual es el nico registro que
se posee) se le conoce con el nombre de colillas.
no aparecen y se incluyen como
Se determina que valores
cheques pendientes de cobro en la
conciliacin bancaria para posteriormente ser deducidos del saldo que aparece
en el extracto bancario. Se procede a verificar si los cheques que aparecen
como pendientes en la conciliacin bancaria del mes anterior han sido
devueltos por el banco este mes, si no los han devuelto, tales cheques deben
relacionarse como pendientes de cobro en la conciliacin del mes en curso.
3. Restar del saldo de los registros del depositante cualquier nota dbito expedida
por el banco que no haya sido registrada por el depositante.
4. Sumar al saldo de los registros del depositante cualquier nota crdito expedida
por el banco que no haya sido registrada por el depositante.
5. Determinar que el saldo ajustado en los registros del depositante es igual al

saldo ajustado en el extracto bancario.
6. Preparar asientos de diario para aquellos rubros en el extracto bancario que no

se hayan registrado en la cuenta del depositante.
88
EJEMPLO
El extracto bancario de Julio preparado por Proteccin S.A. muestra un

saldo de $5.001,00 a Julio 31. Se asume que los registros de Proteccin
S.A. a la misma fecha muestran un saldo en el banco de $4.183, 00. El
objetivo al preparar la conciliacin bancaria consiste en identificar los
valores que se originan a diferencia de $818.00 y determinar el saldo de
efectivo correcto. Suponga que se ha realizado el procedimiento especfico
para preparar una conciliacin bancaria y que se descubren las siguientes
diferencias:
89
ESTADO DE CUENTA CON
PERIODO TERMINADO EN
JULIO 31 DE 1.998
BANCO DE BOGOTA
CUENTA No
50113
CARRERA 28#54-33
BUCARAMANGA
RESUMEN
DE
ACTIVIDADES
SALDO ANTERIOR
5.029.00
DBITOS
CRDITOS
CARGOS POR SERVICIOS
NUMERO
VALOR
NUMERO
VALOR
15
8.365.00
10
8.337.00
CHEQUES RELACIONADOS EN ORDEN DE PAGO -HORIZONTALMENTE-
1100.00
415.00
10.00
1025.00
90.00
96.00
36.00
TEMS
12.00
5.001.00
DEPSITOS
FECHA
NUEVO SALDO
300.00
01-Jul
5329.00
1250.00
02-Jul
5479.00
03-Jul
5054.00
1185.00
05-Jul
5088.00
60.00
07-Jul
514800
10-Jul
4652.00
12-Jul
4299.00
400.00
1376.00
NUEVO SALDO
VALOR
1023.00
425.00
15-Jul
3874.00
2095.00
2200.00
18-Jul
3979.00
85.00
101.00
21-Jul
3995.00
1150.00
1083.00
24-Jul
3928.00
50.00
500.00
30-Jul
4378.00
12.00
635.00
31-Jul
5001.00
1. Una consignacin de $310.00 enviada por correo al banco el 31 de Julio no

aparece en el extracto bancario.
90
2. Una nota crdito emitida por el banco el 30 de Julio por valor de $500 se
devolvi con el extracto bancario de Julio y aparece en la columna de
consignaciones de ese extracto. Este crdito representa un documento por
cobrar que Proteccin S.A.. dej en el banco con el fin de ser cobrado. El
cobro de este documento no ha sido registrado todava por Proteccin S.A..
3. Cuatro cheques girados en Julio o en meses anteriores no haban sido

pagados por el banco. Estos cheques son:
CHEQUE No.
FECHA
CANTIDAD
801
Junio 15
$ 100.00
888
Junio24
10.00
890
Junio 27
402.00
891
Junio 30
205.00
4. Una nota dbito emitida por el banco el 31 de Julio por cargo de servicios por
$11 se incluy en el extracto bancario de Julio.
5. El cheque No. 875 girado el 20 de Julio por $85 se registr errneamente en la

chequera y en el diario de pagos en efectivo por un valor de $58. El cheque
para el pago del servicio telefnico fue pagado por el banco, devuelto con el
extracto bancario de Julio y se encuentra en el extracto bancario con el valor
correcto de $85 cargados a la cuenta. La cuenta efectivo es sobr valorada
debido a este error de $27.
91
6. No se ha efectuado todava el asiento en las cuentas de Proteccin S.A.. para

reflejar la accin del banco sobre un cargo hecho el 30 de Julio a la cuenta por
el cheque sin fondos de $50.00 girado por Jorge Hernndez.
La conciliacin bancaria al 31 de Julio para Proteccin S.A.. es la siguiente:
Saldo en los registros del depositante, a julio 31
$4182.00
+Documento por cobrar recaudado por el banco
500.00
$4682.00
(-) cargo de manejo
11.00
cheque devuelto por fondos insuficientes de J. Hernndez
50.00
Error al registrar el cheque No 875
27.00
Saldo ajustado en libros
Saldo en el extracto bancario a julio 31

+ deposito del 31 de Julio no registrado por el banco
88.00
4594.00
$5001.00
310.00
$ 5.311.00
(-) cheques pendientes de cobro:

No 801
100.00
No 888
10.00
No 890
402.00
No 891
205.00
(- total)
Saldo bancario ajustado
717.00
$4.594.00
El saldo ajustado constituye la cantidad de dinero que posee Proteccin S.A. y

constituye el valor que debe aparecer como efectivo en el balance general de Julio
31.
92
Ajustes de los Registros despus de la Conciliacin
Para actualizar los registros con cifras exactas es necesario efectuar los siguientes
asientos de diario que afectan la cuenta efectiva por los cuatro puntos que originan
la diferencia entre el saldo de $4128.57 segn el depositante y el saldo ajustado
de $4593.00.
Efectivo
500.00
Documentos por cobrar
500.00
(para registrar el cobro de un documento nuestro por el banco)
Gastos varios
11.00
Efectivo
11.00
(para registrar el cargo por servicios del banco)
Cuentas por cobrar J. Hernndez
50.00
Efectivo
50.00
( para registrar como cuenta por cobrar el valor del cheque devuelto)
Gasto de Telfono
27.00
Efectivo
27.00
( para corregir el error del cheque No 875 por un pago de $85 de telfono)
Cuentas de ahorro
Muestra el valor del efectivo que se posee en las cuentas de ahorro (puede ser
en canje, en UPAC o simplemente dinero en ahorro).
93
INVERSIONES
Comprende las cuentas que registran las inversiones en efectivo ya sea en

acciones, cuotas o partes de inters social, ttulos valores, papeles comerciales o
cualquier otro documento negociable adquirido por el ente econmico con carcter
temporal o permanente, definiendo su ubicacin en el Balance General, con la
finalidad de mantener una reserva secundaria de disponibilidad, establecer
relaciones econmicas con otras entidades o para cumplir con disposiciones
legales o reglamentarias como es el caso del impuesto de guerra.
Inversiones Temporales
Son aquellas que la empresa ha adquirido con el propsito de ganar un
rendimiento en trminos de dividendos o intereses para luego venderlas a un
precio mayor que el costo, antes de un ao contado a partir de la fecha del
balance donde se presentan. Generalmente estn representadas por ttulos
valores, certificados de depsito a trmino (CDT), (CDAT), (FIDUCIAS), etc.
Inversiones Permanentes
La expectativa que se tiene con este tipo de acciones es poseer los
documentos hasta su vencimiento o redencin si es un ttulo, o ejercer cierto
control sobre la sociedad que ha emitido los documentos, si son acciones.
94
Por ser documentos que la compaa espera mantener en su poder por un

trmino mayor de un ao su ubicacin en el balance se debe encontrar en la
parte de otros activos no corrientes.
Segn los derechos que se derivan de su posesin las inversiones se clasifican

en inversiones en ttulos valores o en inversiones de capital.
Las inversiones en ttulos valores crean para el poseedor, el derecho a la

devolucin del dinero invertido, al termino del vencimiento o de su redencin.
Por lo tanto, para la entidad que emite los ttulos valores el poseedor de un
titulo es un acreedor.
Las inversiones de capital o en acciones, son las que representan

participacin en el capital de una sociedad por parte de otra y genera para
quien las adquiere dominio o control sobre la sociedad que emite las acciones.
DEUDORES
Representa el valor que adeudan a la empresa los clientes, empleados, socios

y terceros por los diversos servicios que presta la entidad. Estos debern estar
especificados segn el caso a travs de las subcuentas.
95
Clientes
Se refiere a todas aquellas personas naturales o entes jurdicos que nos

adeudan dinero por el desarrollo de la razn social, es decir, si nuestro negocio
es producir y vender zapatos, todo aquel que nos queda debiendo dinero por
ese concepto se le conocer con ese nombre, clientes.
Estas deudas estn soportadas generalmente mediante una factura de venta o

una remisin de mercanca, debidamente firmada o autorizada por el cliente, en
seal de aceptacin de la deuda.
Provisiones de clientes: Aqu estn registrados los montos provisionados por

las empresas para cubrir eventuales prdidas de crditos, como resultado del
anlisis efectuado a cada uno de los rubros que conforman el grupo de
deudores. Por lo anterior dicha provisin deber tomarse desde el punto de
vista administrativo y no contable. Se utilizan para castigar las deudas que
tengan la probabilidad de no ser canceladas, ya que la provisin se toma como
un gasto el cual disminuye las utilidades y por ello cancela menos impuestos,
(desde el punto de vista tributario lo anterior se puede realizar por dos
mtodos, ya sea el individual o el general). Como es una posible prdida, se
presenta en el activo corriente, restando se ubica exactamente despus del
pago de deudores.
96
Socios
Esta cuenta representa el valor entregado a los propietarios de la empresa,

bien sea en dinero o en especie, as como los pagos a terceros efectuados por
la empresa por cuenta de sus dueos.
Tambin hacen parte de esta cuenta los valores adeudados por los socios a la
sociedad, en razn de la colocacin de acciones a crdito. Desde el punto de
vista fiscal, los prstamos en dinero otorgados por la sociedad a los socios,
generan a favor de la compaa un rendimiento mnimo anual y proporcional al
tiempo. (Segn el artculo 35 del Estatuto Tributario).
Trabajadores
Aqu se registran los valores adeudados por los trabajadores a la empresa por
concepto de prstamos concedidos o mercancas entregadas a crdito, como
tambin por los faltantes en caja, inventario u otros bienes a cargo del
trabajador.
97
Particulares
Son los crditos no comerciales concedidos por la empresa, cuyo respaldo

generalmente son un ttulo - valor. Estos crditos son los que se originan por
transacciones distintas a aquellas para las que fue constituida la compaa,
tales como valores pendientes de cobro por la venta de activos fijos a
particulares, cheques consignados y devueltos por el banco, prstamos a
personas naturales o jurdicas etc.
Deben establecerse claramente en los informes financieros, la situacin de los

documentos por cobrar a particulares, respecto a gravmenes de cualquier tipo
que recaiga sobre ellos, como en el caso de haberse pignorado a otra entidad o
servir de respaldo de otras obligaciones contradas.
Tambin deben indicarse las restricciones que tenga su cobro, por estar
condicionada su recuperabilidad a travs del recibo de mercancas, materiales,
terminacin de obras, prestacin de servicios, etc.
98
Cuando existan documentos por cobrar a particulares con un vencimiento

mayor de un ao contado a partir de la fecha del respectivo Balance, tales
valores deben presentarse en el Activo no Corriente.
Dependiendo del motivo que da origen a la transaccin, el documento puede
rendir intereses durante el plazo del prstamo, los que representan un ingreso
adicional para la compaa, sea que se recaude por anticipado o al vencerse el
plazo del documento.
Cuentas por cobrar
Hace referencia a todas aquellas deudas contradas por terceros con la

empresa y que no pertenecen al grupo de clientes.
EJERCICIO
La compaa El Gordo dispone de la siguiente informacin para la conciliacin
bancaria a Noviembre 30 de 1.999:
1. La cuenta mayor de bancos mostr un saldo a noviembre 30 de $ 12.761.00 el

extracto bancario a Noviembre indicaba un saldo de $ 9.734.00.
99
2. Los ingresos a noviembre 30 fueron de $ 5.846.00 se enviaron por correo al

banco en esa fecha y no aparecieron en las consignaciones del extracto
bancario del mes de Noviembre.
3. Los cheques pagados devueltos con el extracto bancario de Noviembre

revelaron dos errores en los registros del efectivo de la empresa El cheque No
955 por $504.00 se haba registrado errneamente por $50.00 en el diario de
pagos de efectivo, y el cheque No 947 por $245.00 se haba registrado como
$254.00. El cheque No 955 se haba girado como pago de gastos de publicidad
y el cheque No 947 corresponda a la adquisicin de equipo de oficina.
4. Adjunto al extracto bancario de noviembre venia un cheque sin fondos por $

220.00 girado por el cliente Carlos Gonzlez. Este valor se haba cargado
contra la cuenta bancaria a Noviembre 30.
5. De los cheques girados en Noviembre, los siguientes no estaban incluidos

como cheques pagados por el banco.
Cheque No
Cantidad
924
$136.00
940
105.00
941
11.00
942
826.00
943
95.00
944
716.00
945
60.00
6. El banco hizo errneamente un pago de $ 340.00 contra la cuenta de la

compaa el Gordo.
7. Un documento por cobrar que no causaba intereses por valor de $ 1890.00 de
propiedad de la compaa el Gordo se haba dejado en blanco para su cobro.
100
El 30 de Noviembre la empresa recibi un memorndum del banco indicando

que el documento se haba cobrado y acreditado a la cuenta de la empresa
despus de una deduccin de $5 por el pago del cobro. La empresa no haba
hecho ningn asiento para registrar el recaudo de este documento.
8. Una nota dbito de $ 12 se incluyo con los cheques pagados a 30 de

Noviembre. Este costo inclua la impresin de las chequeras con el nombre y la
direccin de la compaa.
Instrucciones:
1. Prepare una conciliacin bancaria a noviembre 30.
EJERCICIO
A Diciembre 30, importaciones Sofa tenia disponible la siguiente informacin con

respecto a su cuenta bancaria:
1. Al 30 de Diciembre, el efectivo de acuerdo con los registros contables era de

$42.500.00; segn el extracto bancario, era de $ 37.758.00
2. Las consignaciones en efectivo por $ 6.244.00 de Diciembre 30 se depositaron

el 1 de enero.
3. Incluido en el extracto bancario se encontraba un crdito por $ 167

correspondiente al inters devengado sobre esta cuenta bancaria durante el
mes de Diciembre.
101
4. A Diciembre 30, haba dos cheques pendientes de cobro: el No 921 por

$964.00 y el No 925 por $ 1085.00
5. Como parte del extracto bancario se encontraban dos notas dbito por los
siguientes rubros:
a. Cargo de servicios correspondientes a Diciembre, 14 por $ 20.00
b. Un cheque de $700.00 del cliente Jorge Llanes marcado con cheque sin
fondos.
Instrucciones:
1. Prepare una conciliacin bancaria a Diciembre 30.
2. Prepare 3 asientos de ajuste (en forma de diario general) con base en la
conciliacin bancaria.
EJERCICIO
Las transacciones en efectivo y los saldos correspondientes a la Hacienda La

Preciosura en Julio fueron los siguientes:
1. La cuenta bancaria mostr un saldo a Julio31 por $ 16.766.95
2. El extracto bancario de julio mostr un saldo al cierre por $ 18.928.12
3. Las consignaciones recibidas el 31 de Julio sum $ 4.017.15. Se dej en el

banco en depsito nocturno despus del horario bancario el 31 de Julio y por lo
tanto, no fue registrado en el extracto de Julio.
102
4. Tambin se incluyo en el extracto bancario de Julio una nota dbito del banco
por $ 7.65 correspondiente a los cargos por servicios del mes.
5. Una nota crdito adjunta al extracto bancario de Julio indic que un documento
por cobrar de Cesar Rueda por $ 4.545.00 sin intereses, que se haba dejado
en el banco para ser cobrado, haba sido cobrado y acreditado a la cuenta de
la Hacienda La Preciosura.
6. La comparacin de los cheques pagados por el banco con los asientos en el

diario de pagos, mostraron que el cheque No. 821 por $ 835.02 girado el 15 de
Julio como pago del equipo de oficina se haba registrado errneamente en el
diario de pagos por $ 853.02.
7. La revisin de los cheques pagados tambin mostr que 3 cheques, todos

girados en Julio, aun no haban sido pagados por el banco: el No. 811 por $
861.12; el No. 814 por $ 640.80; el No. 823 por $ 301.05.
8. En el extracto bancario de Julio se encontraba un cheque girado por Juan

Carlos Quiroga, cliente de la Hacienda La Preciosura. Este cheque estaba
marcado con cheque sin fondos. Se haba incluido en la consignacin del 27
de Julio, pero se haba cargado nuevamente contra la cuenta de la empresa a
Julio 31.
Instrucciones:
1. Prepare una conciliacin bancaria para la Hacienda La Preciosura al 31 de
julio.
2. Prepare asientos de diario para ajustar las cuentas al 31 de Julio.
Determine el valor del efectivo que debe aparecer en el balance general al 31 de
Julio.
103
CAPITULO 4
INVENTARIOS
Antes de iniciar a explicarlo debemos dejar claro que es una cuenta que hace
parte del activo, corriente, pero la importancia que representa lo dejamos como un
solo captulo.
Los inventarios comprenden aquellos artculos, materiales, suministros, producto y

recursos renovables y no renovables, que pueden ser utilizados en procesos de
transformacin, consumo, alquiler o venta dentro de las actividades propias del
ente econmico. Un ejemplo de esto es: en una galera el inventario seran los
cuadros y en una droguera seran los medicamentos.
Hay que aclarar trminos similares ya que en varias oportunidades se pueden

presentar confusiones, como en el caso de que necesite realizar un inventario de
los activos; hace referencia a un conteo fsico no slo de los inventarios sino de
todos los activos que posea una empresa surgiendo un listado de lo que se tiene
con sus respectivas referencias y especificando su estado fsico. Casa diferente es
en el que se necesita hacer un inventario fsico de los inventarios, por lo tanto
104
solamente se realizar el conteo fsico de los inventarios. Otro termino es un

estado de inventarios, el cual hace referencia al desglose de cualquier cuenta del
Balance General o del Estado de Resultados.
EJEMPLO
En el Balance General se encuentra la cuenta Bancos con un valor de

$20.000.000, al solicitar un estado de inventarios de los bancos el Contador
Pblico debera entregar un listado como el siguiente:
Nombre del Banco
Nmero de la Cuenta Corriente
Saldo
Bogot
600-2135486-5
$10.000.000
Ganadero
608-4589621-9
8.000.000
Sudameris
502-4257859-9
2.000.000
TOTAL
$20.000.000
Cabe recordar que existen tres tipos de negocios, las empresas industriales,
comerciales y las de servicios. Por tal razn se manejan diferentes tipos de
inventarios dependiendo del negocio en que se encuentre.
EMPRESAS INDUSTRIALES
Son todas aquellas empresas que compran bienes (llamados materias primas)
para transformarlos y producir un nuevo producto. En este tipo de negocio existen
por tal razn tres tipos de inventarios: los de materia prima, productos en proceso
y productos terminados. A continuacin se explicar cada uno de ellos.
105
MATERIA PRIMA
En esta cuenta se encontrar aquellos productos que se requieren para realizar

otro bien, los cuales generalmente han sido sometidos anteriormente a diferentes
procesos, para convertirse en materia prima.
PRODUCTOS EN PROCESO
Est conformado por la misma materia prima, la cual se encuentra en un proceso

de transformacin para el logro de un nuevo producto.
106
PRODUCTOS TERMINADOS
Est conformado por los productos finales, los cuales ya se encuentran

terminados y listos para la venta.
Es lgico que a medida que avanza dicho proceso el valor de cada inventario es
ms alto, debido a que se debe incluir la materia prima, la mano de obra directa (la
que interviene directamente para su elaboracin) y los costos indirectos de
fabricacin (CIF); los cuales son ingredientes que el producto posee pero que se
presentan un grado de dificultad para su clculo pues no todos los productos
llevan la misma cantidad.
EJEMPLO
En unas confecciones de camisetas, la tela y los botones seran la materia prima,
ya que se puede determinar fcilmente la cantidad de la que se compone cada
camiseta.
La mano de obra directa sera los empleados que intervienen directamente en su

realizacin (operarias) y los CIF (Costos Indirectos de Fabricacin) sera el hilo ya
que no todas las camisetas llevan la misma cantidad. Por lo tanto, se podra medir
107
de la siguiente manera: un tubino de hilo que tiene como costo $12.000 alcanza
(despus de realizado varios ensayos) en promedio para hacer 100 camisetas, es
decir que cada camiseta lleva como CIF $120 de hilo ($12000 /100).
EMPRESAS COMERCIALES
Son aquellas que compran productos, no los transforman si no que los

comercializan. El inventario de estas empresas contablemente se le conoce con el
nombre de mercancas no fabricadas por la empresa.
EMPRESAS DE SERVICIOS
En este tipo de negocio lo que se vende no es un producto sino un servicio, por tal
razn generalmente no posee inventarios si no suministros (la papelera por
ejemplo) que son aquellos productos que se deben tener para presta el servicio
pero que no estn para la venta en forma directa, es decir se debe tener para
prestar el servicio pero que no estn para la vente en forma directa, es decir se
debe tomar el servicio para obtenerlos, en algunos casos al exceder lo que se les
da pagar la tarifa en ese momento si se les vende. Existen empresas de servicios
que tienen inventarios, debido a que el negocio se presta para obtenerlos; como
es el caso de una clnica que tenga dentro de ella una droguera.
Los inventarios anteriormente se ajustan por inflacin, pero desde el 1 de enero de

1.999 se excluyeron junto con las cuentas nominales.
108
Los inventarios en el momento de registrarlos se debern valorar al costo de

compra (segn la ley todos los activos se registran a valor histrico o de
adquisicin) solo podr variar dicho valor dependiendo del sistema de valuacin
que se le este aplicando.
En resumen, esta misma cuenta identifica que tipo de negocio es, como el caso de
empresas comerciales, su inventario se le conoce con el nombre de mercancas
no fabricadas por la empresa (productos comprados para luego ser vendidos sin
sufrir ningn tipo de transformacin) o industrial o de produccin, en las cuales a
su inventario de mercanca se le conoce con la denominacin de materias primas,
productos en proceso y productos terminados y la de servicios como suministros y
/ o envases y empaques, que no estn para la venta pero son necesarios para la
prestacin del servicio, este ultimo inventario generalmente se encuentra en todos
los tipos de negocios.
CONTABILIDAD PARA INVENTARIOS
Con el objeto de atribuir la totalidad de los costos del inventario a sus destinos
finales, es necesario entender algunos procedimientos con los que se determina el
costo de los bienes en el momento de venderlos y el valor del inventario final.
Estos procedimientos comprenden decisiones sobre el momento en que se debe
registrarse el consumo del inventario y cmo deben cargarse los costos del
inventario al Estado de Resultados en el momento de su venta y los
procedimientos
que
se
usan
para
establecimientos al detal.
109
estimar
el
costo
de
inventario
en
CIRCULACIN DEL INVENTARIO
Esta seccin tratar los detalles y tcnicas analticas asociadas con el flujo de
valoracin de los costos del inventario.
EJEMPLO:
Suponga que una empresa realiza unas ventas por $500, teniendo un inventario
inicial de $100 durante el ao. Sus compras, incluyendo todos los costos
asignables de fletes y de manejos antes que estos estn disponibles para la venta,
hacen un total de $300 y el inventario final tiene un costo de $150. El
procedimiento analtico para reflejar la acumulacin y la divisin subsiguiente del
conjunto de los costos del inventario vendido puede resumirse mediante el
siguiente diagrama, conocido con el nombre de juego de inventarios:
Ventas netas
$600
Inventario Inicial
$100
(+)
Compras netas
$300
(=)
Costo de mercanca disponible para la venta
$400
(-)
Inventario Final
($150)
(=)
Costo de mercanca vendida
($250)
(=)
Utilidad Bruta
$350
Al determinar el costo del inventario final, tambin se determina el costo de la

mercanca vendida, o viceversa. En realidad, con mucha frecuencia se destaca el
costo de los bienes vendidos (buscando la medicin de la utilidad) y al inventario
final se le da una consideracin secundaria.
110
POSIBLES ERRORES EN LA DETERMINACIN DEL COSTO DE

VENTAS Y EN LAS UTILIDADES.
La frmula denominada juegos de inventarios que sirve para determinar el costo

de ventas (es decir el valor que tiene el inventario que se vendi) es una
herramienta eficaz para analizar el efecto que causara en la utilidad y y en el
activo corriente, en caso que el inventario final quedara mal valorado, debido a
que existen diferentes mtodos de realizarlo, (como lo muestra claramente la
frmula) si el inventario final queda sobre valorado (a un precio superior) por
descuido o por efecto del mtodo que se est aplicando, el costo de la mercanca
vendida seria menor y por ende la utilidad mayor en el mismo monto. Para explicar
lo anterior se volver a tomar el ejemplo anterior, pero ahora tomando un valor del
inventario final de $200.
Ventas
$600
Inventario Inicial
$100
(+)
Compras netas
$300
(=)
$400
(-)
Inventario Final
($200)
(=)
($200)
(=)
Utilidad Bruta
$400
Adems, si el error no se descubre a tiempo, despus ocurrir el efecto opuesto

ya que al perodo siguiente el inventario final sobre valorado se convertir en el
inventario inicial. Por tal razn aumentar el costo de la mercanca vendida y
disminuir la utilidad bruta.
111
SISTEMAS DE REGISTRO DE LOS INVENTARIOS.
En el momento de registrar tanto la compra como la venta de los inventarios

existen dos mtodos para llevarlos a cabo conocidos con el nombre de sistema de
registro peridico y permanente.
Ventas
$600
Inventario Inicial
$100
(+)
Compras netas
$300
(=)
$400
(-)
Inventario Final
($150)
(=)
($250)
(=)
Utilidad Bruta
$350
INVENTARIO PERMANENTE
Realmente los dos mtodos tanto slo varan en su forma de registrar todo lo
relacionado con los inventarios, tratndose de las dems transacciones se
registran de la misma manera.
Este sistema en cualquier momento puede determinar el valor del costo de la

mercanca vendida (tambin conocida con el nombre de costos de ventas) es
decir, se podr determinar la utilidad bruta y el valor del inventario final para la
realizacin de los Estados Financieros.
Este sistema de inventarios proporciona informacin ms exacta y oportuna de

sus existencias y retiros de los inventarios. El control se favorece si se compara
peridicamente los registros perpetuos de inventarios mediante un conteo fsico
112
del inventario. Sin embargo, el inventario fsico puede ejecutarse en cualquier

momento, con frecuencia sobre la base de rotacin de los diferentes artculos.
Esto servir para verificar ms no para determinar sus valores.
Los sistemas permanentes requieren registros detallados, razn por la cual alguna
vez fueron restringidos a unos cuantos artculos de alto costo por su baja rotacin
respecto a las ventas, es decir, que compraban y vendan con poca frecuencia.
Sin embargo, la implementacin de los computadores en la tenedura de libros ha
conducido a un amplio uso de esta tcnica.
Cabe anotar que este sistema no requiere el juego de inventarios para hallar el
costo de ventas.
En resumen las caractersticas son las siguientes:

No se requiere cerrar el negocio para determinar el valor del inventario final,
por tal razn no pierde la posibilidad de realizar unas ventas durante este
tiempo.
Tiene mayor control de los inventarios ya que en todo momento se sabe el
costo tanto de lo que se vende como de sus existencias, por tal razn se puede
evitar robos continuos, prdidas y errores en el manejo.
En el momento de vender inmediatamente se conoce el costo de ventas y
por ende la utilidad bruta.
Al comprar mercanca, inmediatamente se aumentan los inventarios, caso
viceversa al venderlo.
Facilita una mejor planeacin y control a la misma para la toma de
decisiones.
Su aplicabilidad requiere gran inversin debido a la sistematizacin.
113
INVENTARIO PERIDICO
Sistema que determina el valor real de las existencias de las mercancas mediante
la realizacin de un conteo fsico en forma peridica. Por tal razn para poder
llevarlo a cabo, se debe recurrir al juego de inventarios ya que en el momento de
adquirir mercancas y luego registrarlas, no aumenta el inventario sino las
compras. Esto sirve a su vez para identificar claramente indica que se trata de ese
mtodo y en el caso
de ser permanente se vera de la siguiente manera:
(siguiendo con el ejercicio anterior)
Ventas
$600
(-)
Costo de ventas
($200)
(=)
Utilidad Bruta
$400
El sistema peridico se usa ampliamente comerciales que presentan gran rotacin

en sus ventas, debido a que evita la inversin de sistematizar. Este procedimiento
tiene dos grandes desventajas.
Primero, se incluye en el costo de los bienes vendidos el costo de la mercanca
Que ha sido desperdiciada, robada o que se ha perdido de alguna otra forma y se

dispone de poca informacin para ayudar al control del inventario consumido bajo
este procedimiento contable.
En segundo lugar, la larga y aburridora tarea de hacer y tomar un inventario fsico

para que se puedan preparar con eficacia los estados financieros, limita la
frecuencia de informacin financiera exacta, por lo tanto en algunos casos es
necesario, generando una disminucin en las ventas.
114
En resumen las caractersticas son las siguientes:
Exige conteo fsico para conocer las existencias reales.
Requiere cierre del negocio para realizar lo anterior.
No hay control en prdidas y errores en el manejo de la mercanca y slo se

detecta en el momento de realizar los inventarios fsicos y compararlos con el
kardex (tarjeta de registro control de las entradas, salidas y saldos de los
artculos)
El costo de ventas se determina por el juego de inventarios.
En el momento de adquirir mercanca no se incrementan los inventarios sino

las compras.
Su aplicabilidad no requiere gran inversin.
COMPARACIN ENTRE EL SISTEMA DE INVENTARIOS PERMANENTE Y

PERIODICO.
Como se haba indicado anteriormente para visualizar mejor sus diferencias se

recurre a un ejemplo, el cual se desarrollar en conjunto de la siguiente manera:
TRANSACCIN
Inventario inicial
Compra
mercanca
Venta
PERIDICO
Se conoce
de Compras
$100
300
Se conoce
Caja, Bancos o proveedores
Caja,
300
300
o Clientes
Ventas
$100
Inventario
de Caja, bancos
mercanca
PERMANENTE
Bancos
proveedores
Caja, bancos
600
o Clientes
600
Ventas
Costo de ventas
Ventas
115
300
600
600
250
250
En el estado de Resultados se veran as:
PERIDICO
Ventas
$600
Inventario Inicial
$100
(+)
Compras netas
$300
(=)
$400
(-)
Inventario Final
(=)
($250)
(=)
Utilidad Bruta
$350
($150)
PERMANENTE
Ventas
(-)
Costo de ventas
(=)
Utilidad Bruta
$600
($250)
$350
Lo anterior lleva a estudiar detenidamente mtodos aceptados para valuar los

inventarios, con UEPS (ultimas en entrar, primeras en salir), PEPS (Primeras en
entrar, primeras en salir), promedio ponderado e identificacin especfica, ya que
recordemos que al cambiar el valor del inventario final los efectos varan.
Antes de explicar cada uno de los mtodos se debe tener claro que contablemente
se puede escoger cualquiera (depende del resultado que se quiere obtener y que
muestre en forma lgica el valor de la mercanca vendida), claro est que con la
autorizacin respectiva de la administracin de impuestos, la cual se deber
116
solicitar por lo menos en los seis primeros meses de cada ao para se aplicada al
ao siguiente.
En dicha solicitud se deber especificar el motivo del cambio de mtodo y los

efectos contables que se generen, se recomiendan dejar copia la cual servir
como documento soporte respecto a la fecha que se entreg, debido a que el
estado slo tiene dos meses hbiles para darle respuesta, en el caso de superar
dicha fecha empieza a operar el silencio administrativo el cual consiste que el
estado acepta lo que la empresa estaba solicitando.
MTODOS DE VALORACIN O COSTEO DE INVENTARIOS.
Independientemente de que una empresa emplee procedimientos de inventarios

peridicos o permanentes, lo cual lo deciden sus directivas (recordemos que el
sistema peridico tiende a desaparecer su aplicacin hasta el ao 2.005, lo
anterior
segn la normatividad que hasta esta fecha esta en aplicabilidad).
Siempre que se compren unidades a distintos precios, los contadores debern

asesorar a la gerencia en qu sistema aplicar a las unidades vendidas y a las
unidades del inventario final.
Al considerar esta cuestin, se utilizarn los diferentes mtodos en los cuales

pueden valorarse los costos en forma diferente ya que el inventario final varia su
monto pero nunca sus unidades. Debido a que la frmula del inventario peridico
lo muestra en una mejor forma, la atencin se centrar sobre este tipo de sistema
de registro en relacin entre el costo de los bienes vendidos y el inventario final.
117
PEPS O FIFO
PRIMERAS EN ENTRAR, PRIMERAS EN SALIR
Al elegir el criterio para juzgar un supuesto flujo de costos, un factor que se

menciona frecuentemente es el flujo fsico de bienes. En esta perspectiva, el mejor
supuesto de inventario es
aquel que se aproxima ms estrechamente
a su
movimiento fsico. Casi siempre esta perspectiva conduce al mtodo de costeo de

inventarios de primeros en entrar, primeros en salir (PEPS).
Se supone que el inventario ms antiguo (primero en entrar) se vende primero

(primero en salir), y el inventario final se forma de los artculos comprados
recientemente, por tal razn y con base en nuestra economa el inventario final
quedara mayor valor.
Adems de ser una aproximacin razonable del flujo fsico de las mercancas en
muchos negocios, El PEPS (igual que todos
los mtodos) tiene la ventaja de
proporcionar los mismos resultados respecto a unidades independientemente de

que se aplique sobre una base perpetua o peridica. En tanto se considere que la
mercanca ms antigua es la que se vende primero, el costo de ventas es el
mismo aunque se registre al final del perodo o despus de cada venta especfica.
118
La principal objecin al mtodo PEPS es que los aumentos (o disminuciones) de

precio provenientes de la tenencia del inventario se incluyen como parte de la
utilidad de operacin.
Al asignar los costos ms antiguos a la mercanca vendida, el mtodo PEPS

puede identificar contablemente inventarios de bajo costo contra precios de venta
alta en periodos de precios crecientes, o inventarios de alto costo contra precios
de venta bajos provenientes de mantener inventarios que aumentan (o
disminuyen) en costos. Esto se refleja en la utilidad neta a travs de un costo de
bienes vendidos que es ms bajo ( o ms alto) que el costo actual de los recursos
usados.
Esta utilidad (o perdida) de inventarios debe agregarse para
propsitos de
informacin en el estado de resultados, por que es de una naturaleza diferente a la

de la utilidad de operacin.
EJEMPLO
Dotaciones el Tuerto LTDA. Distribuye diferentes lneas de productos de uso en

escuelas y colegios. En relacin con el maletn plstico escolar, el saldo en
existencias a principios de marzo de 1.999 era de 40 unidades con un costo
unitario de $900.
Compras
119
Marzo 7
160 unidades, a
$920
Marzo 14
120 unidades, a
$940
Marzo 21
100 unidades, a
$960
Marzo 22
80 unidades, a
$980
Ventas
Marzo 18
180 unidades, por
$288.000
Marzo 23
260 unidades, por
$429.000
Durante este mes la empresa utiliz el sistema de inventario peridico. El 31 de

marzo se efectu el inventario fsico, el cual arroj un saldo de 60 maletines. Ese
mismo da y con miras de disponer de un mayor control, se decidi utilizar el
sistema perpetuo a partir del 1 de abril. Las transacciones que tuvieron lugar en
ese mes fueron las siguientes.
Abril 4
venta de k40 unidades por $70.000
Abril 10
compra de 140 unidades a $990 cada una
Abril 12
venta de 60 unidades por $108.000
Abril 20
compra de 96 unidades a $1050 cada una
Abril 28
venta de 100 unidades por $185.000
La empresa incurre en gastos operacionales de un 15% de las ventas y estima los

impuestos de venta y complementarios con una tasa del 35%.
Con base en esta informacin se realiza la valoracin del inventario segn el
mtodo PEPS:
Debido a que el mtodo PEPS asocia las existencias finales a las unidades
recibidas recientemente, el valor del inventario final a marzo 31 se valora por el
precio de compra mas alto as:
60 maletines * $980 = 58.800
por su parte, el costo de los 440 maletines vendidos corresponder a los

siguientes lotes de compra:
120
Inventario inicial
40 unidades a $900
$36.000
Compra de marzo 7
160 unidades a $920
$147.200
Compra de Marzo 14
120 unidades a $940
$112.800
Compra de Marzo 21
100 unidades a $960
$96.000
Compra de Marzo 27
20 Unidades a $980
$19.600
Unidades vendidas
Total unidades 440
Total: 411.600
Se tom 20 ya que de esta compra (que haban sido 80) quedasen $60 entonces
las quitamos.
Otra forma para calcular el costo de ventas sera por medio del juego de
inventarios:
Inventario a Marzo 1
+ Compras en Marzo
total compras
mercanca disponible para la venta
(-) Inventario a marzo 1
costo de ventas
40 unidades a $900
160 Uds. A $920
120 Uds. A $940
100 Uds. A $960
80 Uds. A $980
460 Uds.
500 Uds.
60 Uds. A $980
440 Uds
$36.000
$147.200
$112.800
$ 96.000
$ 78.400
$434.400
$470.400
$ 58.800
$411.600
Debido a que la empresa utilizar en Abril el sistema de inventario permanente, el

valor de las unidades vendidas y de las existencias se conocer en cualquier
121
momento. Para lograr lo anterior se hace uso del kardex. El artculo 129 del
Decreto 2649 establece que las empresas que determinen el costo de ventas por
el sistema de inventarios permanente, debern llevar el control de las mercancas
en tarjetas o registros auxiliares, los cuales forman parte de la contabilidad y
deben contener los siguientes datos:
Clase de denominacin del artculo

Fecha de la operacin registrada
Nmero del comprobante que respalda la operacin asentada.
Nmero de unidades en existencia, compradas, vendidas.
Costo unitario y costo total de las existencias, de los comprado , de lo vendido.
En la columna compras de la tarjeta se registra la cantidad, el costo unitario y el

costo total de las unidades compradas en las distintas fechas; en la columna
ventas se anota la cantidad, el costo unitario y el costo total de las unidades
vendidas en fechas diferentes del periodo. El saldo en existencias se calcula en la
columna aparte, despus de cada compra o venta, precisando la cantidad, el costo
unitario y el costo total. La empresa deber utilizar una tarjeta de existencias para
cada referencia del producto.
En la siguiente tabla se muestra el manejo de la tarjeta de existencias por el

mtodo PEPS para dotaciones El Tuerto Ltda., durante el mes de Abril, a partir de
la informacin suministrada.
122
DOTACIONES EL TUERTO LTDA.
Artculo: Maletines Plsticos

Tarjeta de existencias
COMPRAS
FECHA
UNIDS
SALDO
VENTAS
COSTO
COSTO
UNITARIO
TOTAL
UNIDS
COSTO
COSTO
UNITARIO
TOTAL
Abril 01
Abril 04
Abril 10
40
140
990
980
39.200
138.60
UNIDS
COSTO
COSTO
UNITARIO
TOTAL
60
980
58.800
20
980
19.600
20
980
19.600
140
990
138.600
100
990
99.000
100
990
99.000
96
1.050
100.800
96
1.050
100.800
Abril 12
Abril 20
96
1050
20
980
19.600
40
990
39.600
100.80
0
Abril 28
100
990
99.000
TOTAL
197.400
En el kardex se observa que la venta de Abril 12 por 60 unidades se registra por

lotes, as, 20 del inventario inicial y 40 de la compra de Abril 10. Este mtodo al
final arroja un valor para el inventario final de $100.800 y un costo de venta de
$197.400. esta ltima cifra resulta de la suma de los costos totales parciales de la
columna ventas.
En la tabla siguiente se calcula la utilidad neta para
los meses de marzo y abril,
bajo el mtodo PEPS, con base en los respectivos estados de resultados.
123

ESTADO DE RESULTADOS PEPS
De Marzo 1 a Abril 28
Marzo Peridico
Ingresos operacionales ventas
717.000
(-) Costo de Ventas:

Inv. Inicial
36.000
(+) compras
434.000
disponible de ventas
470.000
(-) inv. Final
(58.800)
Costo de Ventas
(411.600)
Utilidad Bruta
305.400
(107.550)
197.850
(-) Impuestos 35%
(69.248)
Utilidad neta
128.602
Abril Permanente
Ingresos Operacionales Ventas
363.000
(-) Costo de ventas:
(197.400)
Utilidad Bruta
165.600
(-) Gatos Operacionales
(54.450)
Utilidad Operacional
111.150
(-) Impuestos 35%
(38.903)
Utilidad Neta
(72.247)
124
PROMEDIO PONDERADO DEL COSTO
Consiste en que las unidades comparadas representan una mezcla de todas las
unidades disponibles para la venta. Este supuesto es particularmente vlido en el
caso de artculos de alta rotacin y costos variables a corto plazo. Segn este
supuesto, el inventario final seria costeado a un costo unitario promedio
ponderado.
Frecuentemente se usa el mtodo del costo promedio cuando las unidades no

estn mezcladas fsicamente. Se argumenta que el costo promedio de unidades
limita las posibles distorsiones provenientes de fluctuaciones de precios a corto
plazo.
Si se usa cualquier mtodo a excepcin de identificacin especifica, el costo de los

bienes vendidos fluctuar engaosamente con los periodos. El costo promedio
tiene la tendencia a normalizar los costos unitarios para el periodo. En el caso de
periodos cortos, este procedimiento puede estar justificado.
Es de suponerse que en el mtodo de costo promedio ponderado el inventario
final representa todas las unidades compradas por la empresa, los costos
incurridos al principio del perodo influyen en su costo, tanto o ms que los costos
en que se incurre hacia el final del perodo.
Convendra obtener un promedio mvil del costo, como se requiere o se aplica el

mtodo de costo promedio sobre una base perpetua. Despus de cada compra se
calcula un nuevo costo promedio para costear las unidades vendidas, hasta que
ocurra la siguiente compra. Sin embargo, este procedimiento requiere una gran
cantidad de clculos aritmticos, particularmente cuando se hacen las compras
con muchas frecuencia, se usa tanto el mtodo de costo de promedio ponderado
125
(peridico) como el de promedios mviles (peridico), sin generar necesariamente

resultados idnticos.
EJEMPLO:
Se contina con el ejercicio ya planteado pero se realizar por el mtodo promedio
ponderado y se desarrollara con la misma metodologa.
MARZO
Unidades
Precio
Inventario Inicial
40
$900
$36.000
Compras, marzo 7
160
$920
$147.200
Compras marzo 14
120
$940
$112.800
320
Promedio 925
296.000
Vendi, mayo 18
Total
(180)
Queda inventariado
140
$925
$129.500
Compras, marzo 21
100
$960
$96.000
Compras, marzo 22
80
$980
$78.400
320
$303.900
260
60*949.69 = 56.981.40
Promedio = 296.000/320 = 925

Promedio = 303.900/320 = 949.69
INVENTARIO A Marzo 1
40 Unidades a $900
36.000
(+) compras del mes de Marzo
434.000
(=) Mercanca disponible para la venta 470.000

(-) Inventario Final
( 56.981)
(=) Costo de Ventas
413.419
126
durante el mes de abril se manejara la tarjeta de existencias por el mtodo

promedio ponderado. A partir de la informacin suministrada.
Articulo: Maletines Plsticos

COMPRAS
FECHA
UNIDS
SALDO
VENTAS
COSTO
COSTO
UNITARIO
TOTAL
UNIDS
COSTO
COSTO
UNITARIO
TOTAL
Abril 01
Abril 04
Abril 10
40
140
990
138.600
96
1050
100.800
Abril 12
Abril 20
Abril 28
60
100
949.69
984.96
1016.82
37.787.60
59.097.60
101.682
UNIDS
COSTO
COSTO
UNITARIO
TOTAL
60
949.69
20
949.69
56.981.40
18.993.80
160
984.96
157.593.80
100
984.96
98.496
196
1.016.82
199.296
96
1.016.82
97.614.72
Cabe mencionar que la tarjeta de existencias en Abril se abre con el saldo final de
Marzo, es decir, 60 unidades a $949.69. las 40 unidades vendidas en Abril 4 se
registran en libros por un valor de venta de $70.000; el costo de estas 40
Unidades, segn kardex, ascendi a $37.787.60. De lo anterior se infiere que cada
unidad tiene un precio de venta unitario de $1.750 y un costo de $949.69 por
unidad; en consecuencia, cada unidad vendida arroja una utilidad bruta de
$800.31 ($1.750 - $949.69). registrada la venta de Abril 4, se obtiene el saldo en
unidades y su costo total. La compra de Abril 10 por 140 unidades obliga a
calcular un nuevo costo unitario ponderado, el cual corresponde a $984.96 para
las 160 unidades disponibles. Este costo unitario de $984.96 se usa como costo
unitario para todas las ventas realizadas hasta el momento en que la empresa
127
efecte otra compra. Cada vez que se realice una compra, debe calcularse un
nuevo costo promedio ponderado. Segn el kardex, el valor del inventario al 30 de
Abril sera de $97.614.72 y el costo de ventas en Abril se obtendr al sumar los
costos totales de la columna ventas, $198.767.20
A continuacin se calcula utilidad neta para Marzo y Abril segn este mtodo, a
travs de los respectivos estados de resultados.

ESTADO DE RESULTADOS PEPS
De Marzo 1 a Abril 28
Marzo Peridico
Ingresos operacionales ventas
717.000

Inv. Inicial
36.000
(+) compras
434.000
470.000
(-) inv. Final
(56.981)
Costo de Ventas
(413.419)
Utilidad Bruta
303.581
(107.550)
196.031
(-) Impuestos 35%
(68.611)
Utilidad neta
127.420
128
Abril Permanente
Ingresos Operacionales Ventas
363.000
(198.767)
Utilidad Bruta
164.233
(54.450)
109.783
(-) Impuestos 35%
(38.424)
Utilidad Neta
(71.359)
ULTIMO EN ENTRAR, PRIMERO EN SALIR

Este mtodo (UEPS) supone que el costo de la mercanca recientemente
comprada debe identificarse contablemente contra los ingresos como un costo de
los bienes vendidos. A su vez, a los bienes que permanecen disponibles se les
asignan los costos de la mercanca ms antigua.
El mtodo UEPS genera un inventario final compuesto por capas. La capa bsica
es el inventario ms antiguo que se adquiri, y cada adquisicin subsecuente se
considera posteriormente en el orden de la compra.
Con el mtodo UEPS, el inventario inicial se visualiza como un activo casi fijo, y
para propsitos contables se supone que las ventas actuales provienen de las
compras actuales.
129
El mtodo UEPS obviamente asume un flujo de costos que generalmente no

coincide con el movimiento fsico real de los bienes. Sin embargo, muchos
contadores y ejecutivos de negocios alegan que puede obtener cifras ms
significativas de ingresos identificando costos distintos de aquellos que aproximan
el costo de adquisicin de las unidades reales vendidas. Argumentan que el costo
real de una venta es el costo de reemplazar el inventario vendido; aunque an
utiliza costos de adquisicin, el mtodo UEPS aproxima la valuacin del costo de
los bienes vendidos al costo de reemplazo identificado contablemente el costo de
las unidades recientemente adquiridas.
Por lo tanto, en la prctica, el UEPS se aproxima a un mtodo de costo de

reemplazo cuando los inventarios fsicos al final del perodo son iguales o mayores
al inventario inicial. En estos casos, los costos en los que se ha incurrido
recientemente (el costo de reemplazar los bienes) se cargan a resultados.
Este aspecto del mtodo UEPS suele reemplazarse por la frase identificacin
contable de costos actuales contra ingresos actuales. Al identificar contablemente
costos aproximados de reemplazo contra ingresos, el mtodo UEPS proporciona
informacin til para delinear decisiones y proyecciones futuras de la utilidad neta.
Particularmente, cuando los precios estn aumentando, el mtodo UEPS carga los
costos ms altos de compra contra los precios ms altos de ventas y de este
modo aproxima el margen actual de costo precio . De hecho, si no hubiese
inventario y una empresa estuviese en condiciones de comprar exactamente el
monto que vendi cada da (compras sobre pedido) el margen bruto actual seria la
utilidad bruta de la empresa.
130
EJEMPLO
A partir de la informacin de dotaciones el tuerto Ltda., se ilustra el mtodo UEPS

bajo la misma metodologa.
Por su parte, el costo de los maletines vendidos se calculara de la siguiente forma

por juego de inventarios en el mes de marzo:
Inventario Inicial
+ compras en Marzo
40 Uds. A $900
$36.000
160 Uds. A $920
$147.200
120 Uds. A $940
$112.800
100 Uds. A $960
$96.000
80 Uds. A $980
$78.400
Total compras
460 Uds.
$ 434.000
Costo mercanca disponible para la venta
500 Uds
$470.400
(-) Inventario final

Costo de ventas
60 Uds.
440 Uds
$ 54.400
$416.000
Debido a que dotaciones el tuero Ltda. Utiliza en Abril el sistema de inventario

permanente, a continuacin se muestra el manejo del kardex bajo el mtodo
UEPS, el kardex indica que la venta de 100 unidades el 28 de Abril se Efectu por
lotes, as: 96 de la ltima compra de Abril 20 y 4 de la compra de Abril 10. El
mtodo UEPS arroja un inventario final de 96 unidades con un valor de $93.240 y
un costo de ventas de $200.560, proveniente de la suma de los costos totales de
la columna de ventas:
131
Articulo: Maletines Plsticos

COMPRAS
FECHA
UNIDS
SALDO
VENTAS
COSTO
COSTO
UNITARIO
TOTAL
UNIDS
COSTO
COSTO
UNITARIO
TOTAL
Abril 01
Abril 04
Abril 10
140
990
Abril 20
Abril 28
96
1050
36.000
920
18.400
20
900
18.000
20
900
18.000
140
990
138.600
20
900
18.000
80
990
79.200
20
900
18.000
80
990
79.200
96
1050
100.800
100.800
20
900
18.000
3.960
76
990
920
18.400
920
18.400
59.400
100.800
96
1.050
990
TOTAL
TOTAL
20
20
990
COSTO
900
20
60
COSTO
UNITARIO
40
138.600
Abril 12
UNIDS
200.560
75.234
$93.234
Los estados de resultados correspondientes a los meses de Marzo y Abril, se

presentan a continuacin bajo el mtodo UEPS:
132

ESTADO DE RESULTADOS UEPS
Marzo Peridico
Ventas netas
717.000

Inv. Inicial
36.000
(+) compras
434.000
470.000
(-) inv. Final
(54.400)
Costo de Ventas
(416.000)
Utilidad Bruta
301.000
(107.550)
(-) Impuestos 35%
Utilidad neta
193.450
(67.708)
125.742
Abril Permanente
Ventas netas
363.000
(200.560)
Utilidad Bruta
162.440
(54.450)
107.990
(-) Impuestos 35%
(37.797)
Utilidad Neta
(70.193)
133
Se concluye que el valor del inventario final depender del mtodo de valuacin
utilizado. El valor del inventario final ms alto lo presenta el mtodo PEPS; el valor
ms bajo el mtodo UEPS y le promedio ponderado arroja un valor intermedio
entre los valores anteriores. Por lo tanto, el balance general presentar un mayor
valor en sus activos durante perodos de alza en los precios, si la empresa utiliza
el mtodo PEPS. El mayor costo de ventas lo arroja el mtodo UEPS, el cual
tendr un efecto directo sobre la utilidad que reporta el estado de resultados. El
mtodo PESPS presenta el menor costo de ventas, y por tanto la mayor utilidad.
El menor valor de impuestos se obtiene con el mtodo que afecta la utilidad
disminuyndola, es decir, el UEPS. Lo anterior en el caso del primer ao, para el
segundo, el efecto es al contrario solo se mantiene el de promedio ponderado.
En lo que respecta a la seleccin del mtodo de valuacin, cada empresa debe

escoger el que ms se adecue a sus caractersticas iniciales, en cuyo caso deber
solicitarse la respectiva autorizacin ante la direccin de impuestos y aduanas
Nacionales y revelarse en las notas de estados financieros en forma suficiente.
IDENTIFICACION ESPECIFICA
Cuando se pregunta cul es el mtodo que vala segn la realidad se relaciona el

costo especfico de compra de cada artculo del inventario. Cuando se recibe cada
unidad y puede asignarse una tarjeta en la que se indica su costo especfico, o se
puede vincular una factura separada a cada artculo mediante un nmero de serie
o una descripcin nica. Posteriormente, cuando el artculo se venda, su costo
especfico se identifica y asigna a la cuenta de resultados y determina la utilidad
bruta real. Para todos aquellos artculos que al final del perodo no se han vendido,
134
la empresa puede determinar el costo total del inventario sumando los costos de
las tarjetas o de las facturas.
Por razones prcticas, la identificacin especfica es principalmente conveniente

para mercancas de alto valor unitario cuyas compras y ventas son relativamente
infrecuentes. Todo esta es valido cuando se registra manualmente, ya que si la
empresa se encuentra sistematizada puede utilizar cualquier mtodo.
EJEMPLO:
Un negociante de automviles tendra una factura separada por cada automvil en

el inventario, debido a que cada automvil puede identificarse por separado y su
costo individual determinarse por unidad. Los aparatos elctricos, la joyera y los
muebles son otros ejemplos de inventarios que frecuentemente se costean
mediante una identificacin especfica.
Como mtodo para identificar contablemente los recursos consumidos contra los
ingresos generados, la correlacin especfica parece muy racional, por que se
adhiere al flujo fsico real del inventario. Sin embargo, se le hacen dos crticas:
primero, la identificacin fsica puede dar resultados sesgados para unidades
completamente intercambiables. Si unidades idnticas tienen costos diferentes los
cuales pueden influir sobre el tamao del costo de los bienes vendidos y, a la vez
manipular el
monto de las utilidades informadas. La segunda crtica es de
naturaleza prctica.
Algunos bienes no pueden mantenerse fsicamente separados ni ser idnticos en

forma especfica, por ejemplo la gasolina en tanques subterrneos y los artculos
que se almacenan en cajones; adems, generalmente es demasiado costoso
135
mantener registros separados de cada unidad cuando el inventario se forma de

numerosos artculos pequeos y de tipos variantes. An cuando es factible
mantener registros perpetuos de las unidades recibidas y usadas, puede
dificultarse la identificacin de la unidad exacta vendida y su costo especfico.
COMPARACION DE LOS METODOS DE COSTEO DE INVENTARIOS.
Se han visto los tres supuestos estudiados de flujo de inventarios (promedio

ponderado del costo, UEPS y PEPS), produciendo montos significativamente
diferentes en el inventario final y en el costo de los bienes vendidos.
Sin
embargo, an cuando los precios aumenten los rangos pueden invertirse
cuando la empresa ha sido incapaz o no ha querido mantener el volumen fsico del

inventario. Por ejemplo, cuando las capas de costos ms antiguas representan el
cierre del inventario (UEPS), un agotamiento substancial de las cantidades de
inventario dar como resultado que estas capas,, cuyos costos son ms bajos,
sean contablemente identificadas contra los ingresos actuales. El margen bruto y
la utilidad neta resultante sern altos, exactamente lo contrario de lo que podra
esperarse segn el UEPS. El agotamiento del inventario puede deberse a una
accin voluntaria de la administracin o de factores externos como huelgas o
faltantes substanciales.
Un ejemplo amplio en el cual se tomarn en cuenta muchos aos, demostrara

que los diferentes mtodos de inventarios no slo tiene efectos variantes sobre el
monto del margen bruto (debido a los efectos variantes sobre el costo de los
bienes vendidos), sino que tambin producirn diferentes comportamientos en los
impuestos, en las utilidades y en el activo corriente por el valor del inventario final.
136
Una empresa que fija su precio unitario de ventas a un porcentaje constante del
costo de su ltima compra, tendr un porcentaje estable de margen bruto tan slo
si usa el mtodo UEPS.
El procedimiento PEPS frecuentemente dar como resultado variaciones

significativas en el porcentaje de margen bruto, an cuando la poltica de precios
de la empresa parezca excluir
tal situacin; la causa es la inclusin de las
ganancias y prdidas de tenencia provenientes del PEPS en el costo de los bienes

vendidos. En el caso que no se dejara inventario final, el efecto seria el monto en
la utilidad bruta.
SELECCIN DE LOS METODOS DE COSTEO DEL INVENTARIO
Muchas empresas son incapaces o no estn dispuestas a utilizar el procedimiento

de identificacin especfica; por ello deben elegir entre el promedio ponderado del
costo, el PEPS y el UEPS. Una empresa no necesita usar el mismo mtodo de
costeo de inventarios para todo su inventario. Sin embargo, an aquellas
empresas que usan ms de un mtodo deben decidir cules mtodos deben
utilizar y a qu inventarios deben aplicarlos.
Es decir, una empresa debe elegir aquellos procedimientos de costeo de

inventarios que la conduzca a la preparacin del ms relevante y confiable
conjunto de estados financieros. La profesin contable y la comunidad financiera
debe tratar y resolver los siguientes aspectos:
1. el significado y el propsito del concepto de identificacin contable.

137
2. La importancia relativa del balance general, en correspondencia con el estado

de resultados.
3. El grado en que las regulaciones de impuestos deben influir en la informacin
financiera.
4. La posibilidad de elegir procedimientos contables como medio para tratar el
problema de precios cambiantes.
IDENTIFICACION CONTABLE
Existe un amplio acuerdo en que una buena identificacin contable slo es posible
cuando los costos incurridos para la ganancia de ingresos se deducen de estos
ingresos y existe algn desacuerdo acerca de que costos, en el caso de los
inventarios, deben deducirse. Algunos contadores piensan que una buena
identificacin contable puede ocurrir slo cuando el procedimiento de costeo de
inventarios que adopta refleja el flujo real de los bienes. En casi todos los negocios
esta flujo es del tipo primero en entrar, primero en salir; por ello se argumenta que
quienes sostienen el concepto de coordinacin contable deben abogar por el uso
del PEPS en la mayora de circunstancias.
Quienes apoyan el UEPS sostienen una lnea de razonamiento totalmente

diferente. Sealan que muchas empresas reponen continuamente sus inventarios
durante el perodo contable, a medida que se hacen las ventas. Por tanto una cifra
de costo que se aproxime lo ms posible al costo de reemplazo debe ser
contablemente identificada contra el ingreso de ventas. El costo de la primera
compra; por tanto, quienes proponen el UEPS consideran que su mtodo es
preferible desde la perspectiva de la identificacin contable.
138
Los crticos del UEPS han presentado dos puntos como rplica. Primero, an
cuando la identificacin contable de los costos actuales con los ingresos actuales
mide en forma exacta la utilidad de operacin, los aumentos y disminuciones de
precio de inventario son cambios econmicos reales y no deben ignorarse.
Sostienen que una informacin adecuada acerca de la gestin de la inversin de
los accionistas requiere que las compras efectivas (comprar a un precio bajo
mercancas que posteriormente aumentan de valor) se reflejen como un
componente separado en una medicin peridica de las utilidades.
Segundo, al incluir el costo aumentado del inventario de reemplazo en el costo de

los bienes vendidos, el UEPS implica que el ciclo de ingresos no queda completo
hasta que la inversin sea reemplazada. Sin embargo, la naturaleza general de las
operaciones de negocios no es de una inversin a otra inversin, sino ms bien de
los fondos no invertidos disponibles para inversin o para algn otro propsito.
Cada nueva inversin es una decisin independiente de la administracin basada
en expectativas futuras.
El monto y tipo de reinversin no son automticamente determinados por el monto

y el tipo de inversin anterior consumida.
De este modo, el UEPS, al introducir una reinversin, confunde lla determinacin

del ingreso con su administracin. El ingreso existe cuando la inversin antigua se
recupera. Si ese ingreso se paga como dividendos o si s reinvierte en una
decisin propia de la administracin que trata del uso del ingreso, y no de su
medicin.
139
Balance General en Comparacin con el Estado de Resultado
Los contadores se esfuerzan por preparar un relevante y confiable conjunto de

estados financieros. Sin embargo, muy pocos mtodos contables dan realismo en
forma simultnea tanto al balance general como al estado de resultados, an
cuando el UEPS proporciones una mejor identificacin contable, un margen bruto
y una utilidad neta confiable para el estado de resultados.
Debido a que el monto del inventario final UEPS representa el costo de las
compras ms antiguas
hechas por la empresa, se vuelven sospechosos los
totales que se presentan en los activos circulantes, para el capital de trabajo y

para otros diversos datos estadsticos financieros.
EJEMPLO
Un funcionario de prstamos confrontado con el estado de posicin financiera de

un producto de joyera que haya usado UEPS, para costear su inventario de oro a
$35 por Onza, en realidad no puede usar el monto publicado para determinar la
solvencia de la empresa o el valor colateral de sus activos.
Un Balance general basado en el mtodo PEPS aadira ms realismo al mostrar

el inventario de oro a los precios de compra recientes, que son de muchos cientos
de dlares por onza. Quienes proponen el UEPS alegaran que el estado de
resultados correspondiente, formulado por PEPS, presentara al funcionario de
prstamos un margen bruto y una utilidad neta significativamente sobre
cuantificada, debido a la identificacin contable de costos antiguos con ingresos
actuales.
140
Influencia de la Disposiciones Fiscales
Toda empresa que prepara estados financiero para inversionistas y acreedores

tambin debe preparar una declaracin de impuestos. El ingreso gravable de una
empresa se determina segn las disposiciones de impuestos sobre ingresos, y
casi nunca es igual a la utilidad en los libros que surge del estado de resultados.
Tales diferencias no significan que la empresa haya engaado a sus lectores
externos o defraudado al gobierno. En lugar de ello, los dos conjuntos de libros de
una empresa son visualizados como el resultado normal de mayor inters que
tienen nuestras disposiciones fiscales por la de fondos y la promocin de ciertos
comportamientos econmicos y sociales que por la adecuada identificacin
contable de ingresos y gastos sobre la base del devengado.
Sin embargo, en el caso de los inventarios, el gobierno requiere que las

compaas que usen el UEPS para propsitos fiscales tambin lo usen para los
estados financieros que publican. El UEPS tiene muchos atractivos desde el punto
de vista fiscal, por que generalmente da como resultado un costo de bienes
vendidos ms alto, un margen bruto ms bajo y una utilidad ms baja e impuestos
ms bajos durante periodos inflacionarios. Desafortunadamente, todas estas
empresas que han optado por el UEPS para propsitos fiscales, estn restringidas
a usar dicho mtodo como el sistema de costeo de inventarios elegido para sus
estados financieros (hasta el ao 2005, segn lo estipulado por la ley). En la
medida en que el PEPS pueda reflejar con mayor exactitud los inventarios, la ley
fiscal aminora la calidad de la informacin financiera.
141
Precios Cambiantes
Tradicionalmente, la existencia de mtodos contables alternativos ha sido

aceptada por muchos que critican el modelo contable convencional de costos
histricos. Entre las alternativas permitidas para el registro del costo de los bienes
vendidos, los gastos por depreciacin y otra partida ms, siempre hubo un
procedimiento capaz de producir montos relativos grandes para los gastos. El
registro de gastos ms altos y, por tanto, una utilidad neta ms baja, propicia al
desarrollo de informes que pueden ser similares a los que hubieran ocurrido si se
hubiesen hechos ajustes de precios.
El UEPS incorpora caractersticas de ms de un concepto de utilidad. Retiene el

uso de los costos histricos empleados en la teora contable convencional, pero al
mismo tiempo intenta tratar el problema de precios cambiantes. Sin embargo, los
costos UEPS informados en el estado de resultados slo se aproximan a los
costos de compra y la venta de producto, es improbable que el costo de las
ltimas compras de la empresa (lo que se gasta bajo el UEPS) sea igual al costo
de su prxima compra (costo de reemplazo). Adems, un sistema completo de
reemplazo costo, a diferencia del UEPS, incluye ganancias y prdidas de tenencia
de inventarios como un elemento distinto de utilidad. Consecuentemente, quienes
sustentan un modelo de costos de reemplazo no se aferran al UEPS, aunque
puedan preferirlo al PEPS.
Es decir, la seleccin de un mtodo de costeo de inventarios puede estar plagada

de frustracin y contradicciones. Una empresa debe tratar en forma implcita o
explcita aspectos como:
142
Naturaleza del concepto de identificacin contable.

nter compensaciones realistas entre el balance general y el estado de
resultados.
Las restricciones sobre el proceso de seleccin causadas por el deseo
empresarial de disminuir legalmente sus impuestos sobre ingresos.
La educacin del UEPS para tratar el problema relativo a los precios
cambiantes.
El permiso respectivo a la DIAN.
La controversia UEPS PEPS pone de relieve las deficiencias en el marco
contable actual. los precios cambian debido a presiones inflacionarias generales y
debido a movimientos especficos en el equilibrio de la oferta y de la demanda de
un producto en particular. Estos cambios suelen tener un gran significado
econmico. El concepto de costos histricos (precio intercambio) oculta el impacto
de ciertos cambios especficos de precio, y el concepto monetario ignora los
cambios generales de precio.
EJERCICIO
Se entrega el movimiento del mes de enero y febrero respecto a inventarios:
143
Mes de Enero
DESCRIPCIN
CANTIDADES
VALOR
UNITARIO
Inventario Inicial
100
150
Compras
50
160
Descuentos
10%
Venta
55
Devolucin
Compras
30
Devolucin
Venta
45
Descuento
8%
250
170
260
Mes de febrero:
DESCRIPCIN
Inventario Inicial
CANTIDADES
VALOR UNITARIO
Viene del anterior
Viene del anterior

150
Venta
Descuentos
144
60
10%
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50
Descuento
8%
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62
Devolucin
10
Compras
60
Devolucin
Venta
10
270
175
275
180
280
Se pide desarrollar los mtodos de UEPS, PEPS y promedio ponderado de los dos
meses y concluir:
a. que mtodo se debera escoger para cancelar menos impuestos en los dos
meses.
b. Que mtodo escoger para que represente una mayor utilidad.
145
CAPITULO 5
ACTIVOS NO CORRIENTES Y OTROS ACTIVOS
Estn representados por inversiones que realiza el ente econmico en bienes o

servicios cuya duracin es mayor a un ao. Se consideran caractersticas propias
de los activos no corrientes todas aquellas cuentas que cumplan con los
siguientes tems.
1. Que no estn disponibles para la venta.

2. Que sean durables.
3. Que cumpla el principio de materialidad.
4. Que se requieran para el desarrollo de la razn social.
En muchos casos y debido a polticas internas, son considerados activos todos

aquellos bienes que superen 1 SMLV (Salario Mnimo Legal Vigente), de lo
contrario son tomados como un gasto y no aparecern en el Balance General sino
en el Estado de Resultados. (Segn el principio de materialidad).
146
En este grupo los rubros ms comunes son deudores no corrientes, inversiones

permanentes, propiedad planta y equipo, activos agotables, activos intangibles,
activos diferidos y otros activos.
DEUDORES NO CORRIENTES
Comprenden todos aquellos crditos a favor del ente econmico, que fueron
otorgados con un vencimiento a largo plazo, los cuales se esperan
recuperar.
Estn constituidos bsicamente por cuentas por cobrar
comerciales y no comerciales, las cuales se recaudan en periodos

superiores al del ciclo contable.
Como ejemplos de estas cuentas por cobrar no comerciales se tienen: cuentas por
cobrar a socios y accionistas, cuentas por cobrar a trabajadores, cuentas por
cobrar a particulares y derechos de compra de cartera. En cuanto a ejemplos de
cuentas por cobrar comerciales tenemos la financiacin de inmuebles.
Estas
cuentas reciben este nombre debido a que se originan para el desarrollo de la

razn social de la empresa.
En la mayora de los casos, las deudas no corrientes estn amparadas por

documentos necesarios para legitimar el ejercicio. Estos documentos slo
producirn efectos si contienen las menciones y llenan los requisitos que la
ley seale; dentro de este tipo de documentos se encuentran los ttulos,
pagars, letras de cambio y facturas cambiarias.
Cuando estas cuentas y documentos por cobrar estn prximos a expirar deben
presentarse en el activo corriente, pero siempre separadas de las cuentas
corrientes comerciales.
147
INVERSIONES PERMANENTES
Estn representadas por ttulos valores y dems documentos a largo plazo a cargo
de otras organizaciones, conservados con el objetivo de obtener rentas fijas o
variables, de controlar otras empresas o de asegurar el mantenimiento de
relaciones con estas.
El valor histrico de las inversiones en el momento de variar su valor ya sea en un

aumento o en una disminucin debe ajustarse al final del periodo de realizacin
mediante valorizaciones o provisiones. En caso de que el valor de mercado de
estas inversiones sea inferior al costo, este debe ajustarse mediante una provisin
con cargo a los resultados del periodo en el cual se encuentra. Por otro lado, si se
produce una valorizacin sobre las inversiones, es decir, que su valor de mercado
sea superior a su costo, esta diferencia debe incluirse en el patrimonio como
supervit.
Ejemplo de inversiones permanentes son las inversiones en acciones, bonos,

cdulas, derechos fiduciarios y otros ttulos valores adquiridos por la empresa con
el fin de controlar otras empresas u obtener rendimientos financieros sobre sus
excedentes de efectivo. La mayora de estos ttulos son negociables en las bolsas
de valores del pas. Los ttulos valores deben llenar los siguientes requisitos:
1. La mencin del derecho que se incorpora en el ttulo.

2. La firma de quien lo crea. Esta podr sustituirse bajo la responsabilidad del
creador del ttulo, por un signo o contrasea que puede ser impuesto
mecnicamente.
3. El tenedor de un ttulo valor no podr cambiar su forma de circulacin sin
consentimiento del creador del ttulo.
148
4. Mediante el aval se garantiza, en todo o en parte, el pago de un ttulo valor.

5. A falta de mencin de cantidad, el aval garantiza el importe total del ttulo.
6. Quien suscribe un ttulo valor a nombre de otro, sin poder para hacerlo, se
obligar personalmente como si hubiera obrado en nombre propio.
7. Se considerar tenedor legtimo del ttulo quien lo posea conforme a su ley de
circulacin.
Los ttulos valores pueden ser de tres tipos:
NOMINATIVOS
A LA ORDEN
AL PORTADOR
Los tipos valores nominativos se caracterizan, porque en ellos o en la norma que

rige su creacin, se exige la descripcin del tenedor en el registro que llevar el
creador del ttulo.
Ser reconocido como tenedor legtimo quien figure
simultneamente en el texto del documento y en el registro de este.
Son considerados ttulos valores a la orden, aquellos que son expedidos a favor
de determinada persona, los cuales tienen agregada la clusula a la orden y/o se
exprese que son transferibles por endoso o negociables.
149
Los ttulos valores al portador son los que no se expiden a favor de una persona
determinada, aunque no incluyan la clusula al portador, y los que contengan
dicha clusula. La simple exhibicin legitimar al portador y se transfiere con la
sola entrega.
Las principales clases de ttulos valores son: letra de cambio, pagar, cheque,
bono, certificado de depsito y bono de prenda y factura cambiaria.
Inversiones en Subordinadas
Es frecuente que un ente econmico invierta en otro u otros entes con el fin de
ejercer sobre estos un control econmico, financiero y administrativo.
Una sociedad ser considerada subordinada o controlada cuando su poder de

decisin se encuentre sometido a la voluntad de otras u otras personas que sern
su matriz o controlante, ya sea directamente (filial), o por intermedio de las
subordinadas de la matriz (subsidiaria).
Cuando el control es de ndole econmico, la sociedad subordinada recibe de la

matriz aportes directos o indirectos de tal magnitud que pierde su autonoma, ya
que sus decisiones estn condicionadas a las decisiones de la matriz.
El control financiero resulta, cuando existen compromisos de pasivos con

obligaciones complementarias a las amortizaciones de la deuda y al pago de
intereses por parte de la empresa subordinada, haciendo que esta pierda su
autonoma en las decisiones administrativas y financieras.
150
El control administrativo de la empresa subordinada por parte de la matriz, se

presenta en el momento en que la matriz impone sus criterios sobre el
funcionamiento interno y en el nombramiento de funcionarios.
Las caractersticas para que una empresa sea considerada como subordinada
son:
1. Cuando ms del 50% de su capital pertenezca a la matriz.

2. Cuando la matriz y las subordinadas tengan conjunta o separadamente le
derecho de emitir los votos consecutivos de la mayora mnima decisoria en la
junta de socios o en la asamblea.
3. Cuando la matriz directamente o por intermedio de las subordinadas ejerce
influencia dominante en las decisiones de administracin de la sociedad.
4. Igualmente habr subordinacin cuando el control sea ejercido o por una o
varias personas naturales o jurdicas, ya sea directamente o por intermedio de
entidades, las cuales posean ms del 50% del capital.
PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO
Estn constituidos por todos aquellos activos tangibles adquiridos o construidos

por el ente econmico, los cuales, tienen como objetivo utilizarse en forma
permanente para la produccin de bienes y servicios, as como tambin para ser
arrendados o usados en la administracin del ente.
Estos activos no son adquiridos con el propsito de venderlos en el curso normal

de los negocios; generalmente tienen una vida til superior a un ao. Ejemplos de
estos activos son:
151
Terrenos
En esta cuenta debe estar estipulado el valor de la tierra ya sean lotes o los
predios donde estn construidas las construcciones de la empresa.
Construcciones y Edificaciones
En esta cuenta se registra el valor de compra inicial o de adquisicin y el costo

que incluye su proceso de construccin. El terreno deber ir siempre registrado
por separado.
Maquinaria y Equipo
152
En esta cuenta deber estar estipulado el valor de adquisicin y montaje de la

maquinaria y equipos que posea la empresa. Aqu se encuentran todos aquellos
bienes que se requieran como herramienta para el desarrollo del proceso
operativo de la empresa.
Equipo de Computacin y Comunicaciones
Macintosh
Plus
Macintosh Plus
Comprende el valor de costo o de adquisicin de todos los equipos de cmputo y

comunicacin adquiridos por la empresa,
como las mquinas de escribir,
computadoras, telfonos etc.
Flota y Equipo de Transporte
Representa el valor cancelado por la adquisicin de vehculos o cualquier medio

de transporte de personas o carga que tenga la empresa.
153
Muebles y Enseres
Representa todos los artculos e inmuebles que utiliza la empresa para el

desarrollo de su actividad comercial, caso de escritorios, sillas, etc.
Equipos de Oficina
Representa el valor de los bienes mobiliarios, enseres y otros muebles anlogos

que se encuentran en uso administrativo u operativo.
Clasificacin de la Propiedad Planta y Equipo
Las propiedades, planta y equipo se

depreciables, depreciables y agotables.
154
suelen subdividir en tres categoras; no
No depreciables
Son aquellos activos que tienen una vida ilimitada o los que a la fecha de
presentacin del balance general se encuentran todava en etapa de contraccin o
montaje. Ejemplos de propiedades, planta y equipo no depreciables son los
terrenos, construcciones en curso maquinaria y equipo en montaje, y propiedades,
planta y equipo en transito
Depreciables
Son aquellos que por el deterioro causado por el uso, la accin de factores
naturales, la obsolescencia por avances tecnolgicos y los cambios en la
demanda de los bienes y servicios a cuya produccin o suministro contribuyen,
pierden valor. Ejemplos de activos depreciables son equipos, construcciones y
edificaciones, vehculos, maquinaria y equipos de computacin
155
Agotables
Estn representados por recursos naturales controlados por la organizacin, cuya

cantidad y valor disminuyen en razn de extraccin o remocin del producto. Su
valor histrico se conforma por su valor de adquisicin, mas las erogaciones y
cargos incurridos en su explotacin y desarrollo.
Ejemplo de activos agotables son las minas y canteras, pozos y yacimientos. Se

puede decir que los activos agotables son aquellos que cumplan con las
caractersticas de un activo no corriente y que su existencia se deba a factores
naturales.
Depreciacin Acumulada
Es la reduccin del valor histrico de las propiedades, planta y equipo por su uso o
cada en desuso. Para calcular la depreciacin de las propiedades, planta y equipo
es necesario estimar su vida til y cuando sea significativo, su valor residual. Se
entiende por vida til el lapso durante el cual se espera que estos activos
contribuyan a la generacin de ingresos de la empresa. El valor de salvamento o
residual es aquel precio que la empresa estima tendr el activo una vez terminada
su vida til. El resultado de la depreciacin siempre variara segn el mtodo que
se utilice.
156
Se consideran bienes depreciables todos aquellos activos que cumplan los

requisitos para ser un activo no corriente y que a su vez, su existencia se deba a
la intervencin de la mano del hombre y que no sea considerado un activo
improductivo.
Un ejemplo sencillo seria los terrenos, son activos no depreciables ya que su
existencia no requiere la intervencin del hombre. Por otro lado un vehculo si es
considerado como un activo despreciable, ya que debido al servicio que presta
para el desarrollo de un servicio reduce su vida til y a la vez su valor en el
mercado. Un ejemplo de un activo improductivo seria el poseer un apartamento en
obra negra, es decir sin puertas, ventanas, pisos, baos etc. Seria imposible
arrendarlo, por tal razn este activo no genera dinero.
Mtodos de depreciacin
La depreciacin se calcula sobre los costos de los bienes, el cual est constituido
por el precio de adquisicin, incluyendo impuestos a las ventas, de aduana y otros,
adems de adiciones y gastos necesarios para ponerlo en funcionamiento. A la
vez se debe tener en cuenta los aos de vida til pre-establecidos por el estado
los cuales se observan en el siguiente grfico.
NOMBRE DEL BIEN
AOS DE VIDA UTIL
Edificios
20
Maquinaria y equipo, muebles y
10
enseres, herramientas, etc.

Vehculos y computadoras
Software
Existen varios mtodos para calcular el valor de la depreciacin, los ms

importantes y los de usos ms frecuentes son:
157
Mtodo De Lnea Recta: Este mtodo presume que los bienes pierden su
valor en forma constante y que, en consecuencia, todos los perodos de igual
duracin deben recibir el mismo cargo por depreciacin. Se liquida por un valor
constante para todos los aos de vida de los activos;
por lo tanto, su
representacin grfica produce una lnea recta. Para aplicarlo, la depreciacin

imputable a cada perodo (mes, ao) se calcula dividiendo el importe total a
depreciar por la cantidad de perodos que integran la vida til del bien, que
debe ser estimada previamente. La frmula utilizada para calcular este mtodo
de depreciacin es:
Valor Histrico ajustado Valor Residual

Depreciacin Anual =
Aos de vida til
Generalmente en esta frmula dicho valor no se toma o se estima en 0 para as
poder depreciar en su totalidad el bien.
Depreciacin Anual
= Costo del activo

Vida til
Depreciacin mensual
= Costo del activo / Vida til

12
Depreciacin diaria
= Costo de activos / Vida til

360
158
EJEMPLO
Tomamos el siguiente ejemplo para desarrollar todos los mtodos que se

explicarn a continuacin.
Inversiones El Jardn adquiri el 2 de Enero del presente ao un vehculo por
$10.000.000, se estima que este activo tendr una vida til de 5 aos y un valor
residual no significativo. El clculo de la depreciacin anual ser:
$10.000.000/ 5 = $2.000.000/ao
La siguiente tabla muestra la depreciacin anual, la depreciacin acumulada y el

valor en libros del activo al final de cada uno de los 5 aos de vida til.
AO
DEPRECIACION ANUAL
DEPRECIACIN
VALOR BIEN
ACUMULADA
DEPRECIACIN
ACUMULADA
$ 2.000.000
$ 2.000.000
$ 8.000.000
$ 2.000.000
$ 4.000.000
$ 6.000.000
$ 2.000.000
$ 6.000.000
$ 4.000.000
$ 2.000.000
$ 8.000.000
$ 2.000.000
$ 2.000.000
$ 10.000.000
$0
Suma de los Dgitos de los Aos de Vida del Activo: Es un sistema de

depreciacin acelerada, segn el cual los Activos Fijos se deprecian ms
159
rpido durante los primeros aos de vida til y menos durante los ltimos aos.
La frmula utilizada es este mtodo es:
El tem de depreciacin, es una fraccin cuyo numerador representa los aos de

vida que le quedan al Activo, y el denominador representa la suma de todos los
aos de vida til probable, una vez hallado es constante para cualquier ao en
que se calcule la depreciacin.
Para calcular esto se pueden utilizar dos mtodos: se puede realizar mediante una
operacin algebraica con formula lo cual seria de la siguiente maneras:
Mtodo A
tem = n
Mtodo B
n (n + 1)
tem =
2
n: aos estimados de vida til
Aplicando esta frmula para el ejemplo anterior seria:
5 (5+1)
tem = 1+2+3+4+5 = 15
tem =
= 15
2
Una vez hallado el tem se toma como denominador, y el numerador ser el mayor
valor de la vida til de cada bien; este ir disminuyendo cada ao hasta llegar a
uno. Tomando como base el ejemplo que venimos desarrollando seria:
160
PRIMER AO
5/15 X 10.000.000
3.333.333
SEGUNDO AO
4/15 X 10.000.000
2.666.667
TERCER AO
3/15 X 10.000.000
2.000.000
CUARTO AO
2/15 X 10.000.000
1.333.333
QUINTO AO
1/15 X 10.000.000
666.667
En la siguiente tabla se presenta la depreciacin anual, acumulada y el valor en

libros del activo para cada uno de sus 5 aos:
AO
DEPRECIACION ANUAL
DEPRECIACIN
VALOR EN
ACUMULADA
LIBROS
$ 3.333.333
$ 3.333.333
$ 6.666.667
$ 2.666.667
$ 6.000.000
$ 4.000.000
$ 2.000.000
$ 8.000.000
$ 2.000.000
$ 1.333.333
$ 9.333.333
$ 666.667
$ 666.667
$ 10.000.000
$0
Como se puede observar, por este mtodo se deprecian los activos en mayores
montos en los primeros aos de vida, que bajo el mtodo de lnea recta, mientras
que en los ltimos sucede lo contrario. Siempre que se est depreciando un bien
cuya vida til es impar, exactamente en la mitad, tendrn el mismo valor como
depreciacin del periodo
Mtodo de Reduccin de Saldos o Saldos Decrecientes: Este mtodo

consiste en la aplicacin de una tasa sobre el valor no depreciado del
activo. Se utiliza la siguiente frmula:
161
n
tem =1 -
Valor residual
x valor ajustado no
Valor histrico
depreciado
Para nuestro ejemplo anterior y suponiendo que el activo tiene un valor residual
del 10% sobre el valor del bien, es decir, $ 1.000.000, el tem por este mtodo se
calcula de la siguiente manera.
1.000.000
tem = 1-
= 0.369042656
10.000.000
Esta tasa debe aplicarse para cada ao sobre el valor no depreciado del activo.
La depreciacin para cada uno de los aos de vida til del activo en el ejemplo es
la siguiente:
Primer ao
10.000.000 x 0.369042656 = 3.690.427
La depreciacin para el segundo ao debe calcularse sobre este nuevo valor, de

la siguiente forma
Para el segundo ao,

(10.000.000 3.690.427) x .0.369042656 = 2.328.502
162
Tercer ao
(10.000.000 6.018.928) x 0.369042656 = 1.469.185
Cuarto ao
( 10.000.000 7.488.114 ) x 0.369042656 = 926.993
Quinto ao
( 10.000.000 8.415.107) x 0.369042656 = 584.893
En el siguiente cuadro puede apreciarse la depreciacin acumulada, anual y el

valor en libros bajo este mtodo:
AO
DEPRECIACION ANUAL
DEPRECIACIN
VALOR EN
ACUMULADA
LIBROS
$ 3.690.427
$ 3.690.427
$ 6.309.573
$ 2.328.502
$ 6.018.928
$ 3.981.072
$ 1.469.185
$ 7.488.114
$ 2.511.886
$ 926.993
$ 8.415.107
$ 1.584.893
$ 584.893
$ 9.000.000
$ 1.000.000
Valor residual
En este mtodo siempre quedar un valor sin depreciar y ser el mismo valor
residual.
Doble saldo de declinacin: Es el doble de la tasa calculada de la lnea

recta en el primer ao y se multiplica por el valor resultante de:
(1 / n) * 2 = tem * valor no
depreciado
163
EJEMPLO
Tomando como ejemplo un software cuyo valor es de $ 10000.000, la vida til es
de 3 aos y su valor residual es del 10 %, su depreciacin sera la siguiente:
SALDO A
DEPRECIACIN
VALOR EN
DEPRECIAR
PERIODO
LIBROS
PRIMER AO
10000.000
6666.667
3333.333
SEGUNDO AO
3333.333
2222.222
1111.111
TERCER AO
1111.111
740.741
370.370
ACTIVOS AGOTABLES
Estos activos estn representados por todos aquellos recursos naturales

controlados por el ente econmico, cuya cantidad y valor disminuyen en forma
considerable debido a la explotacin o extraccin de su producto.
El valor
histrico de estos activos, al igual que las propiedades, planta y equipo, est
conformado no solamente por su valor de adquisicin, sino tambin por todas
aquellas erogaciones incurridas en su exploracin y desarrollo; todo ello debe
reexpresarse como consecuencia de la inflacin. Como ejemplos de este tipo de
activos, se pueden encontrar las minas, canteras, pozos artesianos y yacimientos.
La contribucin de estos activos a la generacin de ingresos al ente econmico,

debe reconocerse en los resultados del ejercicio mediante su agotamiento,
calculado con base en sus reservas debidamente comprobadas mediante estudios
164
tcnicos, en las unidades extradas o producidas, en el trmino esperado para la

recuperacin de la inversin o en otros factores tcnicamente admisibles.
Para calcular la tasa de agotamiento por unidad, solo se necesita dividir el valor
histrico del activo en el nmero de unidades que se estima constituye la
capacidad de produccin.
Para calcular el agotamiento peridico debe
multiplicarse esta tasa por el nmero de unidades producidas o extradas durante

el perodo mencionado.
EJEMPLO
La compaa GAG S. en C. Adquiri el 1 de Febrero de 1.999 una mina de azufre

por un monto total de $ 68.400.000. Su capacidad de produccin, de acuerdo con
estudios tcnicos realizados por la empresa, fue estimada en 2.500 toneladas.
Durante 1.999, la empresa obtuvo 450 toneladas de producto. El clculo de la
tasa de agotamiento por tonelada y el monto de agotamiento para 1.999 es el
siguiente:
$ 68.400.000
Tasa de agotamiento:
: $ 27.360 por tonelada

2.500 toneladas
Agotamiento para 1.999 : $ 27.360 x 450 toneladas : $ 12.312.000
El asiento de ajuste, en forma de diario, que debe elaborar la empresa para

reconocer el agotamiento sufrido por el activo durante 1.999 es el siguiente:
165
Costos de produccin (explotacin de

DICIEMBRE 31 / 99
minas y canteras)
$12.312.000
Agotamiento acum. (minas

y canteras).
12.312.000
La presentacin de este recurso natural en el balance general ser la siguiente:
Minas y canteras
$ 68.400.000
Agotamiento acumulado
$ 12.312.000
Minas y canteras (valor neto)
$ 56.088.000
ACTIVOS INTANGIBLES
Comprenden aquellos recursos obtenidos por la empresa que al carecer de

naturaleza material implican un derecho o privilegio oponible a terceros, de cuya
explotacin pueden obtenerse beneficios econmicos. Pertenecen a estos activos
las patentes, marcas, derechos de autor, franquicias, etc.
Los activos intangibles mas conocidos son los siguientes:
Good Will: Consiste en la reputacin de la cual gozan algunas empresas,

permitindoles tener ciertas ventajas comerciales sobre sus competidores.
Patentes: Son los derechos de exclusividad otorgados por el gobierno que

amparan toda invencin nueva resultante de un proceso de creacin. Tambin es
factible patentar el perfeccionamiento de la invencin, si rene los requisitos de
novedad y aplicacin industrial. La Solicitud de patente debe contener nombre,
domicilio y residencia del solicitante y del inventor, nombre sinttico de la
166
invencin, una o ms reivindicaciones que definan y precisen el alcance de la

novedad. Las patentes pueden ser de dos tipos: las compradas por la empresa,
en cuyo caso se valan al costo de adquisicin y se amortizan de forma
sistemtica y las desarrolladas por la empresa a travs de sus investigaciones.
Marcas: Registros de fbrica o de servicio, caracterizados por signos novedosos,

visibles y suficientemente distintivos. Su razn de ser se explica por la necesidad
que tiene cada empresa de diferenciar los productos que fabrica o los servicios
con el fin de distinguirlos entre otros similares o iguales.
Know how: Es la experiencia secreta sobre la manera de hacer algo, acumulada

en un arte tcnica y susceptible de cederse para ser aplicada con eficiencia en el
mismo ramo.
ACTIVOS DIFERIDOS
Gastos Pagos por Anticipado

Hacen referencia a todos aquellos desembolsos realizados por la empresa por
concepto de gastos pagados por anticipado, constituye unos activos de los cuales
la empresa espera obtener beneficios econmicos en otros periodos, deben
amortizarse a medida que se utilicen en la generacin del ingreso. Su amortizacin
realizada al final de cada periodo contable, los convierte en gastos del respectivo
periodo.
EJEMPLO
167
El 1 de Enero de 1.999 Creaciones Garfield tom un seguro contra incendio por el

cual pag $ 2.400.000 con cobertura del ao. El asiento que se hace para registrar
esta transaccin es el siguiente.
Gastos pagados por

MARZO 1
anticipado seguros
$ 2.400.000
Bancos
$ 2.400.000
Si se supone que la empresa cierra libros y prepara estados financieros

mensualmente al final de cada mes debe reconocer el gasto correspondiente por
seguro, el cual se considera un gasto operacional.
Como el activo tiene una vida til de un ao, el gasto correspondiente a un mes es el
siguiente:
$ 2.400.000 / 12 = $ 200.000 mes
El asiento de ajuste para reconocer el gasto por seguro para el mes de Enero es:
ENERO 31
seguros
$ 200.000
Gastos pagados por

anticipado seguros
$ 200.000
Este mismo asiento debe efectuarse al final de cada uno de los doce meses de
duracin del activo, hasta que este expire. Si existe la posibilidad de convertir
dicha cuenta en efectivo, su ubicacin estar en l activo corriente
168
Cargos Diferidos
Son desembolsos efectuados de los cuales se esperan beneficios durante varios
perodos pero que se deben amortizar en una vida til estimada a ms de un ao.
Se consideran como cargos diferidos los costos incurridos por la empresa durante
sus etapas de organizacin, construccin, instalacin, montaje y puesta en
marcha.
EJEMPLO
La Comercializadora Hernndez desembols el 1 de Febrero de 1.999 la suma de

$ 4.500.000 por concepto de gastos de traslado, reorganizacin y puesta en
marcha de su organizacin. La empresa espera amortizar estos costos y gastos
en un perodo de 5 aos por el mtodo de lnea recta:
FEBRERO 1
Cargos diferidos
$ 4.500.000
Bancos
$ 4.500.000
El ajuste por amortizacin al final de cada mes ser:
Gastos
$ 75.000
FEBRERO 29 operacionales
amortizaciones
Amortizacin
acumulada
169
$ 75.000
Para calcular la amortizacin correspondiente a un mes se procede de la siguiente

manera.
Amortizacin anual
$ 4.500.000 / 5 : $ 900.000
Amortizacin mensual
$ 900.000 / 12 : $ 75.000
Al final de los 5 aos, dicho activo estar totalmente amortizado.
OTROS ACTIVOS
Recordemos que el activo no corriente se divide en activos fijos y otros activos,

estos no son generadores de ingresos para la empresa, pueden representar
inversiones considerables, por lo cual deben contabilizarse y controlarse.
Pertenecen a estos activos bienes de arte y cultura, bibliotecas, bienes recibidos
en pago y otros.
En sntesis los otros activos son los que cumplen las caractersticas de los
activos no corrientes a excepcin de que estos no se requieren para el
desarrollo de la razn social de la empresa. Para aclarar la ubicacin o tipo
de cuenta se recurre al siguiente cuadro:
Caractersticas
Gasto
Act. Cte.
Gasto
Otros
Act.
Que sea durable
Que no este disponible para
la vta.
Que cumpla el principio de
materialidad
Que se requiera para el
desarrollo social de la
empresa
170
EJERCICIO
La empresa El INFIEL Ltda. posee entre sus propiedades, planta y equipo un
local, cuyo valor en libros al 31 el Diciembre de 1.997 era el siguiente:
Terrenos
Depreciacin acumulada
Construcciones y edificaciones (neto)
Total
$ 12.200.000
$ 48.000.000
$(19.200.000)
$ 28.800.000
$ 41.000.000
El 1 de julio de 1.998 el local se vendi por $ 60.000.000, bajo las siguientes

condiciones:
40 % de contado
60 % a Crdito
Se pide:
1. Calcular la depreciacin para el primer semestre de 1.998 y la depreciacin

acumulada al 30 de Junio de 1.998.
2. Calcular el valor en libros del local al 30 de Junio de 1.998 y la utilidad o
prdida lograda por la venta del local.
EJERCICIO
Hernndez Hermanos cuenta entre sus propiedades, planta y equipo con un

camin de reparto comprado el 1 de Junio de 1.997 por la suma de $ 24.852.00.
El 1 de Septiembre de 1.999 la empresa decide cambiarlo por una tracto mula,
cuyo precio de contado es de $45.000.000, para llevar a cabo la transaccin, la
171
empresa desembols la suma de $ 15.000.000, entreg el camin y firm varios

pagars por la suma de $ 12.000.000.
Se pide:
1. Calcular la depreciacin acumulada y el valor en libros del activo a al fecha de

la transaccin.
2. Calcular el valor de retoma del camin usado y la utilidad o prdida de la
empresa en el cambio.
EJERCICIO
Talleres El Tornillo posee entre sus propiedades, planta y equipo un torno

hidrulico, adquirido el 15 de Agosto de 1.994. Al 31 de Diciembre de 1.996 su
valor en libros era el siguiente:
Maquinaria y equipo (valor histrico)
$ 48.000.000
Depreciacin Acumulada
$(11.400.000)
Maquinaria y equipo (valor neto)
$ 36.600.000
La vida til de equipo es de 10 aos, mientras que su valor residual no se

considera significativo.
Se pide:
1. Calcular la depreciacin de la maquinaria y equipo par los aos de 1.997,

1.998 y 1.999, utilizando los mtodos de lnea recta y reduccin de saldos.
172
2. Calcular la depreciacin acumulada y el valor en libros del activo al 31 de

Diciembre de cada uno de los aos anteriores, con los mismos mtodos del
punto anterior.
3. Realizar los mismos clculos de los puntos anteriores pero suponiendo un
valor residual del 25% a partir del valor histrico.
4. Calcular la depreciacin anual, la depreciacin acumulada y el valor en libros
del activo para los aos 1.997, 1.998 y 1.999 utilizando el mtodo de doble
saldo de declinacin.
173
CAPITULO 6
PASIVO Y PATRIMONIO
PASIVOS
Estn conformados por los aportes de terceros, ya sea en efectivo o en

especie, los cuales representan las deudas que deben pagarse a aquellas
personas que otorgaron el prstamo. En el Balance General se tiene en
cuenta el orden de requerimiento de pago de las cuentas, de manera que
las deudas inmediatamente exigibles se relacionan inicialmente y las que
poseen un mayor plazo, despus.
En trminos generales, los pasivos
pueden originarse en la compra a crdito de activos corrientes o fijos, en la

obtencin de prstamos o en servicios recibidos que deben cancelarse en
una fecha futura. Los pasivos deben registrarse cuando se ha contrado la
obligacin y deben medirse por el valor que se pagar.
Es importante recordar que el ciclo de operaciones de un negocio comercial,

comprende el tiempo que una empresa emplea para comprar o financiar la
mercanca,
venderla,
recuperar
la
inversin
adquirir
mercanca
nuevamente. Este ciclo se puede ver fcilmente en el siguiente esquema:

174
DISPONIBLE
DEUDORES
PROVEEDORES
INVENTARIOS
El pasivo se clasifica en Pasivo Corriente y No Corriente
PASIVO CORRIENTE
Son todas aquellas obligaciones o deudas que debern ser canceladas en un

plazo mximo de un ao.
Las cuentas del pasivo corriente son:
Obligaciones Financieras : Son los crditos otorgados por el banco a corto

plazo.
Sobregiros Bancarios: Tiene lugar cuando el valor de los cheques girados

excede el valor de los depsitos, originndose una obligacin con el banco, el
cual ha accedido a prestarle a la empresa el dinero que falta para cubrir el
cheque girado. Este prstamo genera ingresos al banco por intereses.
175
Cuentas por pagar
Comprenden las obligaciones contradas por el ente econmico a favor de

terceros por conceptos diferentes a los proveedores y obligaciones financieras.
Proveedores
Comprende el valor de las deudas a cargo de la empresa, por concepto de
compra de bienes para la fabricacin o comercializacin de productos o
servicios, para la venta, los cuales son los que llamamos inventarios en los
activos. Se dividen en proveedores nacionales y del extranjero:
Proveedores Nacionales
Representa el valor adeudado por compras a crdito de mercancas o bienes de

capital, respaldados por una factura expedida por el proveedor local y firmada por
un funcionario de la empresa.
176
Proveedores del exterior
Representa las obligaciones contradas por la empresa a crdito en el

exterior, ya sean de mercancas o de activos fijos.
Aunque tales transacciones generalmente se realizan en moneda extranjera
el registro debe hacerse en moneda nacional, a la tasa de cambio oficial de
la divisa, en la fecha de la operacin.
La devaluacin que afecta a la
moneda nacional, hace necesario el ajuste contable para mantener el

pasivo extranjero expresado en pesos colombianos. Simultneamente la
variacin en la tasa de cambio origina un registro contable afectando el
activo adquirido.
Pasivos Acumulados
Representan gastos incurridos que no se han cancelado o que aun no se han

vencido por no coincidir su pago con la terminacin del perodo. Son comunes
en estos pasivos los intereses, el impuesto predial, el impuesto a la renta.
Diferidos o Pasivos Diferidos

Representa los valores cobrados por anticipado que le exigen a la empresa la
prestacin de un servicio o la entrega futura de mercancas. Aqu la empresa
contrae una obligacin debido a que no se ha ganado el ingreso.
Estos
pasivos no se refieren a un futuro pago de dinero sino a la venta futura de

bienes o servicios.
177
Pasivos Estimados y Provisiones
Comprende los valores provisionados por el ente econmico por concepto de

obligaciones para costos y gastos tales como intereses, comisiones, honorarios,
servicios; as como tambin atender deudas laborales no consolidadas
determinadas en virtud de relacin con sus trabajadores; igualmente para
multas, sanciones, litigios, indemnizaciones, demandas, imprevistos,
reparaciones y mantenimiento.
Provisiones
Segn el plan nico de cuentas (PUC), en el decreto 2649 y 2650 de 1.993, las
provisiones registran los montos reservados por una empresa para cubrir
eventuales perdidas. Segn su dinmica se lleva al crdito cuando se crea el
valor restado para la respectiva provisin y al dbito por el costo de los activos
dados de baja o por el valor de los ajustes por exceso de la provisin.
En ltimas la provisin busca dar el valor real realizable del activo y el valor
exigible real del pasivo.
178
Las provisiones ms conocidas en el activo son: En clientes, en los inventarios,

en las inversiones temporales y permanentes.
Cundo se hace una provisin?
La provisin debe ser una poltica gerencial y no tributaria. Se realiza cuando

exista la posibilidad de no pago de una deuda (en el caso de la cartera), en la
disminucin del inventario y cuando una inversin disminuye su valor
originalmente cancelado ya sea a corto o largo plazo.
Podemos utilizar los siguientes mtodos:
EN CLIENTES
El denominado mtodo GERENCIAL IDEAL Consiste en que la cartera debe

analizarse de acuerdo a su conformacin, es decir quines son mis clientes,
que garantas nos han otorgado, cuanto tiempo lleva utilizando mis servicios y
con que periodicidad lo hace, si son clientes considerados por nuestra empresa
como especiales, ya sea por la cantidad de mercanca que nos compran por
esa razn se les otorga crdito.
Se inicia entrando analizar la cartera vencida teniendo en cuenta las polticas

establecidas por nuestra empresa, las cuales han tomado en cuenta los
productos que manejamos y nuestros clientes que necesariamente deben tener
relacin con la poltica de crditos.
Segn el Articulo 145 estatuto tributario. El
mtodo NO IDEAL.
Esta
provisin se hace no como una poltica gerencial sino atendiendo las

179
disposiciones de carcter tributario para establecer la provisin, es decir

tendramos un porcentaje de provisin previamente establecido por la norma
tributaria dependiendo del tiempo de vencimiento de la obligacin. Se utiliza el
mtodo general (un porcentaje mensual) atendiendo a los parmetros
establecidos por el tiempo de vencimiento y el individual un porcentaje anual
igualmente preestablecido.
Este sistema permite reducir el monto sobre la renta bruta que es la base por el
pago de impuestos.
Poltica de crdito
Se considera el mercado.
Capacidad de la empresa para soportar crditos.
Comparacin del tiempo de crdito que la empresa tiene con los proveedores,
con el tiempo que pretende dar para sus clientes.
A travs de un estudio financiero.
Estatuto Tributario
En el mtodo Algo no Ideal, esta provisin se hace no como una poltica gerencial
sino atendiendo las disposiciones de carcter tributario, es decir, se tendra un % de
provisin previamente establecido por la norma tributaria dependiendo el tiempo de
vencimiento de la obligacin. Se utiliza el mtodo general (% mensual) atendiendo a
los parmetros establecidos por el tiempo de vencimiento y el individual (% anual)
igualmente preestablecido. Se habla de los 2 mtodos:
180
- General % mensual.
- Individual % anual.
Este sistema permite el monto sobre la renta bruta, que es la base para el pago de
impuestos. Para que una provisin sea deducible desde el punto de vista fiscal se
requiere:
1.
Que se utilice un sistema contable de causacin.
2.
Que las deudas provengan directamente del desarrollo del objeto social.
3. Que la obligacin sea onerosa.

4.
Que la provisin sea del mismo perodo fiscal o del mismo ao
5.
Que la obligacin exista al momento de hacer la provisin.
6. Que la deuda sea exigible con ms de un ao de anterioridad y se justifique su

carcter de difcil o dudoso cobro.
7. Se toma como valor normal de la obligacin.
Ingreso Gravable
Las provisiones por ser consideradas como un gasto deducible ingresan a la

empresa como una renta liquida al momento de su recuperacin. El ao en
que se recuperan total o parcialmente, entran como un ingreso y se ubican en
otros ingresos, aumentando la utilidad y por ende el pago de impuestos.
El ao en que se recupere total o parcialmente la cartera, la provisin realizada
entra como renta liquida aumentando la base gravable y lgicamente el valor a
cancelar por concepto de impuestos.
181
En el mtodo general la provisin es deducible de la renta bruta y esta surge de un

porcentaje de la cartera vencida.
a) Al ltimo da del ao gravable tenga ms de tres (3) meses de vencida.
b) La deuda y la provisin deben estar contabilizadas y no puede haberse aplicado a

la provisin el mtodo individual.
En caso de cambio de un mtodo a otro debe realizarse el ajuste correspondiente.

Se debe dejar claro que la ley slo permite cambiar del individual al general. Lo
anterior se explicara a travs de un ejemplo.
Las provisiones que se originen aplicando cualquiera de los mtodos, se reflejan

como gastos en el Estado de Resultados.
Mtodo Algo Ideal por legislacin especfica
Se aplica exclusivamente para el sector financiero vigilado por la Superbancaria

y/o Dancoop.
En este mtodo los porcentajes de la provisin estn dados por el tiempo de

vencimiento de la deuda. Cabe anotar que es ms rgido el monto a provisionar en
el sector financiero bajo la vigilancia y control de la Superintendencia que en el
sector comercial o cooperativo.
Se deducen para efectos fiscales en un 100% cuando la deuda es

manifiestamente perdida y el contribuyente debe llevar su contabilidad por el
182
sistema de causacin, debe mostrarse la realidad de la deuda y debe probarse

que la deuda se haya producido de la actividad productora de renta.
Cuando la contabilidad sea de caja se aplica la deduccin si se conserva el

documento soporte de la deuda. Razones que justifican crear la provisin:
1. Cuando la deuda se manifiesta como perdida, lo cual se da por ejemplo:

a) Insolvencia del deudor o fiador.
b) Carencia de garantas reales o personales.
c) Cuando atendiendo las prcticas comerciales podamos deducir que es
irrecuperable.
Los porcentajes de deduccin para el mtodo individual son del 33% anual y para
el mtodo general se aplica basado en los das de vencimiento, de la siguiente
manera:
Ms de tres meses y menor de seis el
5%
Ms de seis meses y menos de 12 el
10%
Y ms de 12 meses el
15%
2. Para Inventarios.
Se da por faltantes o destruccin de mercancas y est
tomado sobre unidades del inventario final. La deduccin representa un 5% de

la suma del inventario final mas compras (en unidades).
Si se presenta un caso de fuerza mayor o un caso fortuito en prdida de

inventario. Se permite aplicar un porcentaje mayor de deduccin.
3. Para las Inversiones la provisin tributariamente no es deducible.
183
EJEMPLO
Vamos a aplicar en nuestro ejemplo de cartera cada uno de los mtodos para finalmente establecer las incidencias de cada
uno de ellos en el aspecto fiscal y las conveniencias financieras de sus aplicaciones.
Poltica cobro 90 das

CLIENTE
FACTURA
MONTO DE
NO
VENCIDAS
VENCIDAS
VENCIDAS
LA VENTA
VENCIDAS
>3<6
>6<12
>12
001
100
100
005
120
007
35
002
125
006
115
115
003
132
132
008
114
004
110
009
49
010
100
100
1000
592
TOTAL
120
35
125
114
110
49
245
114
49
PORCENTAJES DE DEDUCCIN PARA CARTERA INDIVIDUAL O GENERAL

TIEMPO
GENERAL
> 3 meses < 6 meses
5%
>6 meses < 12 meses
10%
> 12 meses
15%
= 12meses (anual)
184
INDIVIDUAL
33%
INVENTARIOS
Se da por faltantes o destruccin de mercancas y est tomado sobre unidades de

inventario final. La deduccin representa un 5% de la suma del inventario final ms
compras (en unidades).
Si se presenta una fuerza mayor o un caso fortuito en prdida de inventario, se

permite aplicar un % de deduccin (se aumenta a 7%).
La mejor manera es
asegurndolo (pagar el 90%) + 5% de deduccin.
INVERSIONES
Las provisiones para inversiones no son consideradas como gastos deducibles

debido a que el estado no acepta este tipo de provisiones como tal.
ACTIVOS FIJOS
Las provisiones tampoco son deducibles si se realizan despus de realizada la

compra. Ej.: Si se compran acciones en una empresa y esta entra en crisis, se
puede provisionar, pero esta provisin no ser deducible.
185
EJEMPLO
Vamos a aplicar en nuestro ejemplo cada uno de los mtodos para finalmente
establecer las incidencias de cada uno de ellos en el aspecto fiscal y las
conveniencias financieras de sus aplicaciones.
Poltica cobro 90 das:
CLIENTE
FACT.
MONTO DE
NO
VENCIDAS
VENCIDAS
VENCIDAS
VENTA
VENCIDAS
>3 < 6
>6 < 12
> 12
001
100
100
005
120
007
35
002
125
006
115
115
003
132
132
008
114
004
110
009
49
010
100
100
1000
592
TOTAL DEUDORES
186
SUMA
TOTAL
120
35
125
114
110
49
245
114
49
1000
Aplicacin Algo Ideal - Gerencial
Mtodo General.
Vencidas
>3<6
>6<12
>12
Total
245
114
49
412
La cartera vencida se clasifica bajo la probabilidad de prdida y seguridad de

recuperacin.
Para nuestro ejemplo partimos del supuesto que los $245 son recuperables
porque al comportamiento de estos clientes (Ay B) se toman normalmente
para cancelar entre 75 y 180 das. Estos clientes pagan intereses
moratorios lo cual se maneja como otros ingresos.
Ahora los $114 (Cliente C) y $49 (Cliente D) si existe una alta probabilidad
de no recuperacin, en consecuencia debemos provisionar el 100% de
dichas obligaciones.
Contablemente se registra as: $114 + 49 = 163
GASTOS PROVISION
PROVISION DEUDORES
163
163
El movimiento contable se visualizara as
BALANCE GENERAL
ACTIVO
Corriente
Clientes $1000
Provisin
187
(163
Gasto provisin $163
Desde el punto de vista de poltica gerencial se estara provisionando durante ese

ejercicio el 100% de lo no recuperable. En otras palabras mostraramos el valor
real realizable de clientes.
Aplicacin Algo no Ideal.
Mtodo General
Vamos a aplicar los porcentajes respectivos teniendo en cuenta el tiempo de
vencimiento de la obligacin; es decir, para las vencidas de >3 < 6 meses un 5%, >6
<12 meses un 10% y >12 meses un 15%. Luego tenemos:
>3 <6
>6 <12
>12
245 x 5% = 12.25
114 x 10% = 11.4
49 x 15% = 7.35
Sumatoria = 31
Contablemente se registra as:

GASTOS PROVISIN
31
PROVISIN DEUDORES
31
El movimiento contable se visualiza as:
BALANCE GENERAL
ACTIVO
Corriente
Clientes $1000
Provisin
188
(31)
Gasto provisin $31
Este mtodo no nos permite mostrar el valor real realizable de clientes

presentndose una diferencia con respecto al mtodo anterior de $132.
Financieramente convendra ms la aplicacin del mtodo IDEAL GERENCIAL
ya que podramos deducir el 100% de la provisin la cual nos disminuir la renta
bruta y llevara a un menor pago de impuesto. No obstante generalmente desde el
punto de vista administrativo, la gestin no se mira sobre la realidad de la empresa
sino solamente sobre la utilidad y la provisin de un 100% afectara la utilidad que
en ltimas es la que se coloca a disposicin de los socios por repartir a travs de
dividendos.
APLICACIN DEL METODO INDIVIDUAL
De acuerdo a nuestro ejemplo tendramos:
>12
49*33%=16.17
Contablemente se registra as:
GASTOS PROVISION
PROVISION DEUDORES
189
16.17
16.17
BALANCE GENERAL
ACTIVO
Corriente
Clientes
$1000
Provisin
Gasto provisin $16.17
(16.17)
Al aplicar este mtodo la deduccin por la provisin es tan solo de $16.17

mostrando una diferencia de $14.83 comparado con el general y de $146.83 con
el gerencial ideal.
Desde el punto de vista financiero la deduccin seria de tan solo el 52.16%

respecto al general y con la aplicacin Ideal Gerencial 9.92%, quiere esto decir
que si se me permitiera deducir el 100% del mtodo gerencial estara pagando
menos impuestos ya que la renta bruta seria menor. Debemos dejar claro que si
esta certificada la perdida de la cartera por un grupo de contadores esta ser
aceptada tributariamente.
Algo Ideal por legislacin especfica
Mtodo para el Sector Cooperativo

Tomamos el sector cooperativo y lo llevamos al ejemplo que venimos trabajando
pero teniendo en cuenta los nuevos parmetros.
190
a) Cuando el crdito tiene garanta personal, la cartera que este ms de 180 das
de vencida se le provisiona el 50% y si esta ms de 360 das de vencida el
100%. Se le realiza lo siguiente:
> 180 = $ 114 x 50% = $ 57

> 360 = $ 49 x 100% = $ 49
SUMATORIA
$ 106
El elemento contable se registra as:
GASTO PROVISION
$106
PROVISION DEUDORES
$106
Se visualiza de la siguiente manera:
BALANCE GENERAL
ACTIVO
Corriente
Clientes
Provisin
$1000
Gasto provisin $106
(106)
b) Con garanta real. En nuestro ejemplo no se hara ninguna provisin, debido a

que se superan los dos (2) aos exigidos por la disposicin.
Para el sector financiero, bien sea vigilada por la Superintendencia o por Dancoop,
les permite deducir el 100% de las provisiones en el mismo ao, lo cual los acerca
a la realidad y de paso vale la pena decir que no implica despliegue gerencial en
cuento al manejo de la provisin, porque por ley as se establece.
191
En sntesis lo ideal es establecer normas cercanas a la realidad, sin importar en

que sector de la economa se encuentre.
Inventarios
Mtodo algo ideal-gerencial
Para el desarrollo del siguiente ejercicio vamos a utilizar los siguientes

parmetros:
a) Sistema de inventario peridico.

b) Sistema de valuacin de inventario promedio.
DESCRIPCIN
UNIDADES
VALOR UNITARIO
VALOR TOTAL
Inventario inicial
50
$4
$200
Compras
30
180
Inventario final
46
4.75
218.5
40
4.75
190
(Segn kardex)
Inventario final
Es decir faltan seis (6) unidades. Es decir 6 x 4.75 = 28.5
Si aplicamos el mtodo IDEAL GERENCIAL la provisin debe hacerse por el

100% de los faltantes y se registra de la siguiente manera:
192
GASTOS PROVISION
$28.5
PROVISION INVENTARIOS
$28.5
El movimiento contable se visualizara as:
BALANCE GENERAL
ACTIVO
Corriente
Inventarios
$218.5
Provisin
(28.5)
Gasto provisin $28.5
Desde el punto de vista gerencial estara provisionando durante el ejercicio el

100% del faltante, luego se tendra el valor real de los inventarios.
Mtodo Algo no Ideal
Para crear la provisin se realiza lo siguiente. Se toma el numero de unidades del

inventario inicial mas el numero de unidades de las compras del ao y a esto se le
aplica un 5% para establecer la provisin, luego tenemos:
Inventario Inicial : 50 Unidades + Compras 30 Unidades = 80 * 5% = 4 Unid.

4 Unidades * 4.75 (Promedio) = 19
Se contabiliza as:
193
GASTO PROVISION INVENTARIO
19
PROVISIN INVENTARIOS
19
BALANCE GENERAL
ACTIVO
Corriente
Inventarios
Provisin
$218.5
Gasto provisin $19
(19)
Desde el punto de vista fiscal el deducible para faltantes de inventario tan solo
sera de $19 en tanto que la provisin para el total del faltante debera ser de
$28.5, un 66.66% menos de la realidad, es decir que no tendramos el valor
realizable del inventario.
El efecto financiero al aplicar este mtodo nos implica una mayor renta bruta que
significa un mayor pago de impuesto.
Respecto al comprobar que existi un caso fortuito (caso de un atentado o una

bomba) el estado autoriza hasta un 7% mximo de provisin y el procedimiento es
el mismo.
Este mecanismo obliga a buscar otros sistemas que permitan deducir la parte que
queda del faltante sin el reconocimiento fiscal o sin duda a la obligatoriedad de
tener seguros contra todo riesgo para los inventarios.
Inversiones y Activos Fijos
Estas no pueden provisionarse, la deduccin desde el punto fiscal se lograra a
travs de la amortizacin y de la depreciacin respectivamente.
194
Los activos fijos no se pueden provisionar, sino que hay que depreciar o amortizar
segn el caso.
Desde el punto de vista financiero el aplicar una amortizacin en el tiempo sealado

por el estudio tributario, permitira graduar los costos o gastos en que se incurre
desde el momento en que empieza a producir ingresos. La depreciacin se debe
desagregar contablemente en la vida til del bien o por la obsolescencia, debido a
los avances tecnolgicos o a la demanda de los bienes producidos o de los servicios
prestados.
PASIVO NO CORRIENTE
Son todas aquellas obligaciones o deudas que debern ser canceladas en un

plazo superior a un ao.
Se clasifica en pasivos a mediano plazo, pagaderos a ms de un ao pero

menos de tres y largo plazo, los que se demoran ms de tres aos para su
completo pago. Es decir, son las mismas cuentas del pasivo corriente, lo que las
diferencia es el tiempo.
PATRIMONIO
195
Con la informacin obtenida anteriormente se podr determinar el valor del

patrimonio, debido a que es la diferencia entre lo invertido y las deudas, es decir
la resta entre el total activo y el total pasivo.
A continuacin se muestra la
ecuacin contable:
PATRIMONIO = ACTIVO - PASIVO
La presentacin en el Balance General del patrimonio depende de la constitucin

legal de la empresa. Cada tipo de sociedad presenta caractersticas especficas
que deben tenerse en cuenta en el momento de organizar las partidas que
conforman el patrimonio. Es decir, el patrimonio est constituido por los recursos
del ente econmico que han sido suministrados por el propietario del mismo. Las
cuentas que lo conforman son las siguientes:
Capital suscrito y pagado
Aporte inicial de los accionistas que hayan hecho durante el desarrollo de la

razn social de la empresa. Segn el tipo de sociedad que constituya la
empresa o el ente econmico, este se convierte en una sociedad por acciones o
en una sociedad de personas. En las sociedades por acciones pueden existir
sociedades annimas o sociedades en comandita por acciones. En las
empresas de personas o sociedades de personas pueden existir sociedades
colectivas, en comandita simple y/o de responsabilidad limitada y unipersonal.
196
La estructura bsica del patrimonio de un ente econmico, segn su

constitucin legal, se puede esquematizar as:
SOCIEDADES POR ACCIONES
SOCIEDADES POR CUOTAS O

PARTES DE INTERES
Capital autorizado
(-) Capital por suscribir
Capital suscrito
(-) Capital suscrito por cobrar
Capital suscrito y pagado
Supervit de Capital
Reservas
Aportes sociales
Supervit de Capital
Reservas
Utilidad (prdida) del ejercicio
Utilidades (prdidas) acumuladas
Supervit por valorizacin
Utilidad (prdida) del ejercicio

Utilidades (prdidas) acumuladas
Supervit por valorizaciones
Reservas
Corresponden a la parte de las utilidades que la sociedad apropia por
disposicin de la ley o por acuerdo de los propietarios. Las reservas se dividen
en tres clases:
Reservas obligatorias: Comprenden los valores apropiados de las

utilidades lquidas con el propsito de cumplir
disposiciones legales
relacionadas con la proteccin del patrimonio social. Incluye las siguientes

reservas: Reserva legal, a la cual corresponde la apropiacin del 10% de
las utilidades lquidas de cada ejercicio, tiene obligacin a cubrir esta
197
reserva las sociedades de capital, de responsabilidad limitada y las

sociedades extranjeras con negocios en el pas.
Tambin incluye la
Reserva para readquisicin de acciones, la cual est conformada por el

valor apropiado de las utilidades liquidas para cubrir en su totalidad la
adquisicin de las mismas y registrar el valor pagado por la compra de sus
propias acciones.
Reservas estatutarias: Registran los valores de todas aquellas partidas

apropiadas de acuerdo con lo contemplado en los estatutos sociales.
Aparecen consignadas en la escritura y son de obligatorio cumplimiento.
Reservas ocasionales: Registran los valores apropiados de las utilidades

lquidas, en conformidad con la parte directiva y de acuerdo con las
disposiciones legales para fines especficos y justificados, relacionados con
riesgos o contingencias o para aliviar la situacin financiera de la empresa.
Fondo Social
Registra el valor de los aportes recibidos de cada uno de los afiliados y/o
asociados, de conformidad con las normas vigentes.
Donaciones
Registra los valores acumulados que el ente econmico ha recibido por

concepto de donaciones de bienes y valores.
198
Comprende el valor del incremento patrimonial por concepto de la aplicacin de

los ajustes integrales por inflacin efectuados y de los saldos originados en
saneamientos fiscales; realizados de conformidad con las normas legales
vigentes.
Resultados del ejercicio
Parte de los conceptos de utilidad o prdida del ejercicio, los cuales hacen
referencia a los resultados obtenidos por la empresa en el ejercicio. Se
considera utilidad del ejercicio cuando el valor de los resultados obtenidos en
las operaciones realizadas durante el periodo es positivo. En caso contrario, el
resultado negativo de las operaciones realizadas por la empresa se considera
prdida del ejercicio y se traduce en una disminucin patrimonial para el mismo.
Dividendos
Los dividendos representan la utilidad que recibe un accionista por colocar un

capital determinado en la operacin normal de una empresa. Se establecen
como un valor determinado por accin. El valor que recibe cada accionista es
directamente proporcional al nmero de acciones que posee. Las sociedades
por acciones se deben distribuir como dividendos, al menos el 50 % de las
199
utilidades lquidas obtenidas en cada periodo. El pago de dividendos se puede

hacer de dos maneras: en efectivo o en acciones o especies.
Supervit de capital
Es el valor de las cuentas que reflejan el incremento patrimonial de un periodo a

otro, producto de operaciones ajenas al desarrollo del objeto social o de
inversiones adicionales a los socios.
EJERCICIO
Teniendo como referencia el cuadro siguiente, determine la cantidad a provisionar

por cada uno de los mtodos anteriormente explicados y si son deducibles o no.
Error!
FACT.
Marcador no
MONTO DE
NO
VENCIDAS
VENCIDA
VENCIDAS
VENTA
VENCIDAS
>3 < 6
> 12
SUMAT
>6 < 12
definido.CLIEN
TE
Jorge
021
10.000
Acevedo
025
35.000
027
23.000
Andrs
022
155.000
Bernal
026
127.000
127.000
lvaro
023
32.000
32.000
Capacho
028
15.000
Fernando
024
270.000
Gamboa
029
233.000
030
100.000
100.000
1.000.000
282.000
Error! Marcador no
10.000
35.000
23.000
155.000
15.000
270.000
233.000
definido. TOTAL
DEUDORES
200
200.000
15.000
503.000
1.000.000
CAPITULO 7
CICLO CONTABLE
Es el proceso ordenado y sistemtico de los registros contables, desde su

iniciacin hasta el da del cumplimiento del periodo contable, es decir de la
elaboracin de comprobantes de contabilidad y el registro en libros o en el sistema
hasta la preparacin de los estados financieros.
COMPOSICION DEL CICLO CONTABLE

Consta de las siguientes partes:
Apertura: Al constituirse la empresa se origina el proceso de registro contable

con los aportes de los propietarios reconocidos inicialmente, con dichos
aportes de realiza el Balance inicial y el comprobante diario de contabilidad,
denominado comprobante de apertura
que sirve para abrir los libros de
contabilidad.
Movimiento: Es cualquiera de las transacciones comerciales que diariamente

realiza una empresa, por ejemplo una venta, unos gastos etc. los cuales deben
201
estar respaldadas por un documento soporte que permite su registro en el

comprobante diario y por ende el traslado a los libros principales y auxiliares de
contabilidad.
El registro del movimiento operativo de una empresa, se debe realizar de
acuerdo con sus necesidades, se puede realizar en forma diaria, semanal,
quincenal o mensual pero sin olvidar causar mensualmente los gastos y los
activos diferidos, para as registrarlo en los comprobantes diarios y los libros. Al
final se elabora el Balance de Prueba y basado en l los Estados Financieros
el cual se explicara a continuacin.
Cierre: Esta etapa tiene tres pasos:
Asiento de ajuste: Registrado en el comprobante diario de contabilidad

denominado comprobante de ajustes, el cual se traslada a los libros principales
y auxiliares buscando recopilar dicha informacin en los Estados financieros.
Hojas de trabajo: Se realiza opcionalmente cada mes y sirve de base para

preparar los estados financieros bsicos los cuales son el Balance general, el
Estado de Resultados (ms conocido como el estado de Ganancias y
Prdidas), el estado de cambios en la situacin financiera, el estado
patrimonial y el flujo de efectivo los cuales sern explicados en un capitulo
posterior.
Comprobante de Cierre: Se elabora anualmente para cancelar las cuentas

nominales (las ubicadas en el estado de resultados) buscando determinar si se
presentaron utilidades o perdidas en el ao y se traslada a los libros principales
y auxiliares, los estados financieros elaborados en este momento se tendrn
en cuenta para comenzar un nuevo ciclo contable.
202
Para un anlisis mas detallado, los pasos que comprenden el ciclo contable se
relacionan y son ilustrados a continuacin:
1. Registre las transacciones en el diario. Anote todas las transacciones en el

diario creando de esa forma un registro cronolgico de hechos
2. Traslade las cuentas al mayor: Traslade los dbitos y crditos del diario a las
cuentas correspondientes del mayor, creando as un registro clasificado por
cuentas.
3. Prepare un balance de prueba ajustado. Compruebe nuevamente la igualdad

de dbitos y crditos en el mayor.
4. Haga los ajustes correspondientes al final del periodo. Haga los asientos de
ajustes en el diario general y trasldelos a las cuentas del mayor
5. Prepare un balance de prueba ajustado. Compruebe nuevamente la igualdad

de dbitos y crditos en el mayor.
6. Prepare los estados financieros y su revelacin. Registre en el diario y

mayorice los asientos de cierre. Los asientos de cierre dejan en cero los
ingresos, los gastos y la cuenta de retiros, haciendo que estn listos para
registrar los eventos del siguiente periodo contable.
7. Prepare un balance de prueba despus del cierre. De este modo asegura que
el mayor permanezca cuadrado despus de mayorizar los asientos de cierre.
203
EL CICLO CONTABLE
Registro de las transacciones

Comerciales
Haga los ajustes correspondientes
al final del periodo
Mayorice
Balance de
prueba despus
Diario
Haga asientos de cierre
Prepare
Mayor
del cierre
(todo tipo de
asiento)
Prepare
Prepare
Balance
Balance
de
de prueba
prueba
ajustado
Prepare
Estados
financieros y
Revelaciones
Para tener ms claro lo anterior y sin necesidad de manejar registros contables se

realizaran ejercicios de un movimiento contable diario los cuales culminan siempre
en un Balance General y un Estado de resultados. Se quiere recordar que este
libro no es para contadores sino para cualquier profesional interesado en el
manejo de la informacin contable de una empresa.
204
EJEMPLO
La Empresa X.Y.Z Limitada tiene como objeto social la comercializacin de ropa y
presento los siguientes movimientos en mes de enero del ao 1.
Enero 1: se renen 3 socios y cada uno aporta $ 5.000.000.00 distribuidos de

la siguiente manera: el socio A hizo entrega de 2 computadores por un valor
estimado de $4.000.000 y $1.000.000 lo aporto en efectivo, el socio B aporto
$3.000.000 en inventario, otorgo un local para el negocio sin cobrar arriendo
durante un ao; el arriendo de este local es de $100.000 mensuales, el saldo lo
aporto en efectivo y el socio C aporto una camioneta estimada en $5.000.000
para el transporte de mercanca. El 90% del efectivo se consigno en una
cuenta corriente.
Enero 2: contratamos una nia como vendedora su sueldo ser de $300.000

mensuales pagados quincenalmente.
Enero 3: Compramos artculos de aseo por un valor de $20.000.
Enero 4: La nueva empleada compr una camisa para descontar de la

quincena, el costo de la camisa es de $30.000 y se le vendi en $35.000.
Enero 5: Se tomo un seguro para el vehculo por $ 120.000 el ao; se giro un

cheque para ser pagado el 13 de enero.
Enero 6: lleg una excursin de Cali y compro el 20% del inventario en

$1.000.000 los cuales fueron cancelados as: $500.000 en efectivo y el resto
con un cheque para el da 14 de enero.
Enero 7: Compramos inventario por $1.000.000, el 30% lo cancelamos en

efectivo y el resto giramos un cheque para cancelar el 15 de Enero.
Enero 8: Llegaron los recibos de los servicios pblicos por un valor de

$100.000 con fecha limite de pago del 9 de enero.
Enero 9: pago los servicios
Enero 10: El 80% del dinero en efectivo se consigno en la cuenta corriente.
205
Enero 11: Se tomo un prstamo en el Banco de Bogot por $600.000 a

un ao con cuotas mensuales iguales de $68.000 de los cuales $50.000
van a capital y $18.000 son abonados a intereses.
Enero 12: Vendimos el 30% del inventario en $1.200.000 de contado.
Se pide mostrar los estados financieros da a da hasta enero 15; parte del
supuesto que debemos causar el arriendo y el seguro este mismo da.
SOLUCION
XYZ LTDA
BALANCE GENERAL
A enero 1 de 1.999
Activo Corriente
Pasivo
Caja
1.800.000
inventario
3.000.000
1.200.000
6.000.000
Activo no Corriente
4.000.000
Vehculos
5.000.000
Total Activo no Corriente

Total Activo
206
PATRIMONIO
Computadores
Gerente
Total pasivo
Aportes Socios
15.000.000
9.000.000
Total patrimonio
15.000.000
15.000.000
Total pasivo mas patrimonio 15.000.000
Contador Pblico
Revisor Fiscal
Enero 2 de 1.998: No se realiza ninguna operacin debido a que los servicios de

la empleada solo se cancelaran hasta el da 15 de Enero. Luego el balance
general queda igual.
Enero 3
XYZ LTDA
BALANCE GENERAL
A Enero 3 de 1.999
Activo Corriente
Pasivo
Caja
1.780.000
inventario
3.000.000
1.200.000
5.980.000
Total pasivo
Activo no Corriente
0
Patrimonio
Computadores
4.000.000
Aportes Socios
Vehculos
5.000.000
Perdida del ejercicio.
(20.000)
9.000.000
Total patrimonio
14.980.000
Total Activo
14.980.000
Gerente
207
Total pasivo mas patrimonio
Contador Pblico
15.000.000
14.980.000
Revisor Fiscal
XYZ Ltda
Estado de Resultados
De enero 1 a enero 3 de 1.999
Ventas
(-) costo de ventas
(=)Utilidad Bruta
(-) Gastos Operacionales

de Administracin
de ventas
(=)Perdida operacional
(20.000)
0
(20.000)
(+)Otros ingresos
(-)Otros egresos
(-)Gastos financieros
(=)Perdida antes de impuestos
(20.000)
(-)Renta y Complementarios
(-)Reservas
(=)Perdida del ejercicio
208
(20.000)
Enero 4
XYZ LTDA
BALANCE GENERAL
A enero 4 de 1.999
Activo
Pasivo
Corriente
Caja
1.780.000
Clientes
inventario
35.000
2.970.000
Gastos pagos por anticipado 1.200.000

5.985.000
Total pasivo
Activo no Corriente
Patrimonio
Computadores
4.000.000
Aportes Socios
Vehculos
5.000.000
Perdida del ejercicio.
9.000.000
Total patrimonio
Total Activo
Gerente
209
14.985.000
(15.000)
14.985.000
Total pasivo mas patrimonio14.985.000
Contador Pblico
15.000.000
Revisor Fiscal
XYZ Ltda
Ventas
35.000
(-) costo de ventas
(30.000)
(=)Utilidad Bruta
5.000

de Administracin
de ventas
(=)Utilidad operacional
(20.000)
0.00
(15.000)
(+)Otros ingresos
0.00
(-)Otros egresos
0.00
0.00
(=)Utilidad antes de impuestos
(15.000)
(-)Deuda de renta y Complementarios

(-)Reservas
210
0
0.00
(15.000)
Enero 5
XYZ LTDA
BALANCE GENERAL
A enero 5 de 1.999
Activo
Pasivo
Corriente
Caja
1.780.000
Clientes
Costos y Gastos por pagar 120.000
35.000
inventario
2.970.000
1.320.000
6.105.000
Activo no Corriente
Total pasivo
120.000
Patrimonio
Computadores
4.000.000
Aportes Socios
Vehculos
5.000.000
Perdida del ejercicio
9.000.000
Total patrimonio
Total Activo
15.105.000
Gerente
211
Contador Pblico
15.000.000
(15.000)
14.985.000
15.105.000
Revisor Fiscal
XYZ Ltda
Ventas
35.000
(-) costo de ventas
(30.000)
(=)Utilidad Bruta
5.000

de Administracin
de ventas
(20.000)
0
(15.000)
(+)Otros ingresos
(-)Otros egresos
(15.000)
(-)Reservas
212
(15.000)
Enero 6
XYZ LTDA
BALANCE GENERAL
Enero 6 de 1.999
Activo
Pasivo
Corriente
Caja
2.280.000
Clientes
Costos y Gastos por pagar
120.000
535.000
inventario
2.376.000
1.320.000
6.511.000 Total pasivo
120.000
Activo no Corriente
Patrimonio
Computadores
4.000.000
Aportes Socios
Vehculos
5.000.000
9.000.000
Total patrimonio
15.391.000
Total Activo
15.511.000
Total pasivo mas patrimonio
15.511.000
Gerente
213
Contador Pblico
15.000.000
391.000
Revisor Fiscal
XYZ Ltda
Ventas
1.035.000
(-) costo de ventas
(624.000)
(=)Utilidad Bruta
411.000

de Administracin
de ventas
(20.000)
0
391.000
(+)Otros ingresos
(-)Otros egresos
391.000
(-)Reservas
(=)Utilidad del ejercicio
214
391.000
Enero 7
XYZ LTDA
BALANCE GENERAL
A enero 7 de 1.999
Activo
Pasivo
Corriente
Caja
1.980.000
Nacionales
700.000
Clientes
535.000
120.000
inventario
3.376.000
1.320.000
7.211.000
Total pasivo
820.000
Activo no Corriente
Patrimonio
Computadores
4.000.000 Aportes Socios
Vehculos
5.000.000 Utilidad del ejercicio
9.000.000 Total patrimonio
15.391.000
Total Activo
16.211.000 Total pasivo mas patrimonio
16.211.000
Gerente
215
Contador Pblico
15.000.000
391.000
Revisor Fiscal
XYZ Ltda
Ventas
1.035.000
(-) costo de ventas
(624.000)
(=)Utilidad Bruta
411.000

de Administracin
de ventas
(20.000)
0
391.000
(+)Otros ingresos
(-)Otros egresos
391.000
(-)Reservas
216
391.000
Enero 8
XYZ LTDA
BALANCE GENERAL
A enero 8 de 1.999
Activo
Pasivo
Corriente
Caja
1.980.000 Nacionales
700.000
Clientes
535.000
220.000
inventario
3.376.000
1.320.000
Activo no Corriente
920.000
Patrimonio
Computadores
15.000.000
Vehculos
391.000
15.391.000
Total Activo
16.211.000 Total pasivo mas patrimonio
16.211.000
Gerente
217
Contador Pblico
Revisor Fiscal
XYZ Ltda
Ventas
1.035.000
(-) costo de ventas
(624.000)
(=)Utilidad Bruta
411.000

de Administracin
de ventas
(120.000)
0
291.000
(+)Otros ingresos
(-)Otros egresos
291.000
(-)Reservas
218
291.000
Enero 9
XYZ LTDA
BALANCE GENERAL
A enero 9 de 1.999
Activo
Pasivo
Corriente
Caja
Clientes
535.000 Costos y Gastos por pagar
inventario
3.376.000
1.320.000
Activo no Corriente
700.000
120.000
820.000
Patrimonio
Computadores
Vehculos
15.291.000
Total Activo
16.111.000 Total pasivo ms patrimonio
16.111.000
Gerente
219
Contador Pblico
15.000.000
291.000
Revisor Fiscal
XYZ Ltda
Ventas
1.035.000
(-) costo de ventas
(624.000)
(=)Utilidad Bruta
411.000

de Administracin
de ventas
(120.000)
0
291.000
(+)Otros ingresos
(-)Otros egresos
291.000
(-)Reservas
220
291.000
Enero 10
XYZ LTDA
BALANCE GENERAL
Enero 10 de 1.999
Activo
Pasivo
Corriente
Caja
376.000 Nacionales
700.000
Bancos
1.504.000
Clientes
Inventario
3.376.000
1.320.000
Activo no Corriente
120.000
820.000
Patrimonio
Computadores
Vehculos
15.291.000
Total Activo
16.111.000
Gerente
221
Contador Pblico
15.000.000
291.000
Revisor Fiscal
XYZ Ltda
Ventas
1.035.000
(-) costo de ventas
(624.000)
(=)Utilidad Bruta
411.000

de Administracin
de ventas
(120.000)
0
291.000
(+)Otros ingresos
(-)Otros egresos
291.000
(-)Reservas
222
291.000
Enero 11
XYZ LTDA
BALANCE GENERAL
A enero 11 de 1.999
Activo
Pasivo
Corriente
Caja
376.000
Nacionales
700.000
Bancos
2.104.000
Clientes
535.000
120.000
Inventario
3.376.000
Banco Nacional
600.000
1.320.000
7.711.000
Total pasivo
Computadores
4.000.000
Aportes Socios
Vehculos
5.000.000
9.000.000
Total patrimonio
15.291.000
Total Activo
16.711.000
16.711.000
Activo no Corriente
Gerente
223
1.420.000
Patrimonio
Contador Pblico
15.000.000
291.000
Revisor Fiscal
XYZ Ltda
Ventas
1.035.000
(-) costo de ventas
(624.000)
(=)Utilidad Bruta
411.000

de Administracin
de ventas
(120.000)
0
291.000
(+)Otros ingresos
(-)Otros egresos
291.000
(-)Reservas
224
291.000
Enero 12
XYZ LTDA
BALANCE GENERAL
A enero 12 de 1.999
Activo
Pasivo
Corriente
Caja
Bancos
2.104.000
700.000
Clientes
120.000
Inventario
2.363.200 Banco Nacional
600.000
1.320.000
Activo no Corriente
1.420.000
Patrimonio
Computadores
Vehculos
15.478.200
Total Activo
16.898.200
Gerente
225
Contador Pblico
15.000.000
478.200
Revisor Fiscal
XYZ Ltda
De Enero 1 a enero 12 de 1.999
Ventas
2.235.000
(-) costo de ventas
(1.636.800)
(=)Utilidad Bruta
598.200

de Administracin
de ventas
(120.000)
0
478.200
(+)Otros ingresos
(-)Otros egresos
478.200
(-)Reservas
226
478.200
Enero 13
XYZ LTDA
BALANCE GENERAL
A enero 13 de 1.999
Activo
Pasivo
Corriente
Caja
1.576.000
Bancos
1.984.000
Clientes
535.000
Inventario
2.363.200
1.320.000
7.778.200
Nacionales
700.000
Banco Nacional
600.000
Total pasivo
Activo no Corriente
1.300.000
Patrimonio
Computadores
4.000.000
Aportes Socios
Vehculos
5.000.000
Utilidad el ejercicio
9.000.000
Total patrimonio
15.478.200
Total Activo
16.778.200
16.778.200
Gerente
227
Contador Pblico
15.000.000
478.200
Revisor Fiscal
XYZ Ltda.
Ventas
2.235.000
(-) costo de ventas
(1.636.800)
(=)Utilidad Bruta
598.200

de Administracin
de ventas
(120.000)
0
478.200
(+)Otros ingresos
(-)Otros egresos
478.200
(-)Reservas
228
0
478.200
Enero 14
XYZ LTDA
BALANCE GENERAL
A enero 14 de 1.999
Activo
Pasivo
Corriente
Caja
1.576.000
Nacionales
700.000
Bancos
2.484.000
Clientes
35.000
Inventario
2.363.200
Banco Nacional
600.000
1.320.000
7.778.200
Total pasivo
Computadores
4.000.000
Aportes Socios
Vehculos
5.000.000
Utilidad el ejercicio.
9.000.000
Total patrimonio
15.478.200
Total Activo
16.778.200
16.778.200
Activo no Corriente
Gerente
229
1.300.000
Patrimonio
Contador Pblico
15.000.000
478.200
Revisor Fiscal
XYZ Ltda
Ventas
2.235.000
(-) costo de ventas
(1.636.800)
(=)Utilidad Bruta
598.200

de Administracin
de ventas
(120.000)
0
478.200
(+)Otros ingresos
(-)Otros egresos
(-)Reservas
230
0
478.200
0
0
478.200
Enero 15
XYZ LTDA
BALANCE GENERAL
A enero 15 de 1.999
Activo
Pasivo
Corriente
Caja
876.000
Bancos
2.484.000
Clientes
35.000
Inventario
2.363.200
1.320.000
7.078.200
Nacionales
Banco Nacional
600.000
Total pasivo
600.000
Activo no Corriente
Patrimonio
Computadores
4.000.000
Aportes Socios
Vehculos
5.000.000
9.000.000
Total patrimonio
Total Activo
16.078.200
Total pasivo ms patrimonio 16.078.200
Gerente
Contador Pblico
Nota : Se cancelo la deuda con el proveedor.
231
15.000.000
478.200
15.478.200
Revisor Fiscal
XYZ Ltda
Ventas
2.235.000
(-) costo de ventas
(1.636.800)
(=)Utilidad Bruta
598.200

de Administracin
de ventas
(120.000)
0
478.200
(+)Otros ingresos
(-)Otros egresos
(-)Reservas
232
0
478.200
0
0
478.200
XYZ LTDA
BALANCE GENERAL
A enero 15 de 1.999
Activo
Pasivo
Corriente
Caja
761.000
Bancos
Nacionales
2.484.000
Clientes
Inventario
2.363.200
Banco Nacional
600.000
1.320.000
6.928.200
Total pasivo
600.000
Computadores
4.000.000
Aportes Socios
15.000.000
Vehculos
5.000.000
328.200
9.000.000
Total patrimonio
15.328.200
Total Activo
15.928.200
15.928.200
Activo no Corriente
Gerente
Patrimonio
Contador Pblico
Nota: Se cobro cartera a la empleada y se pago nomina.
233
Revisor Fiscal
XYZ Ltda
Ventas
2.235.000
(-) costo de ventas
(1.636.800)
(=)Utilidad Bruta
598.200

de Administracin
de ventas
(270.000)
0
328.200
(+)Otros ingresos
(-)Otros egresos
(-)Reservas
234
0
328.200
0
0
328.200
XYZ LTDA
BALANCE GENERAL
A enero 15 de 1.999
Activo
Pasivo
Corriente
Caja
761.000
Bancos
2.484.000
Clientes
Inventario
2.363.200
1.266.333
Nacionales
Banco Nacional
600.000
6.874.533
Total pasivo
600.000
Computadores
4.000.000
Aportes Socios
15.000.000
Vehculos
5.000.000
274.333
9.000.000
Total patrimonio
15.274.533
Total Activo
15.874.533
15.874.533
Activo no Corriente
Gerente
Patrimonio
Contador Pblico
Nota : se causo el seguro y el arriendo
235
Revisor Fiscal
XYZ Ltda
De Enero 1 a 15 de 1.999
Ventas
2.235.000
(-) costo de ventas
(1.636.800)
(=)Utilidad Bruta
598.200

de Administracin
de ventas
(323.667)
0
274.533
(+)Otros ingresos
(-)Otros egresos
(-)Reservas
0
274.533
0
0
274.533
Como se puede observar, el BALANCE GENERAL proporciona la siguiente

informacin:
Conocer cules son los bienes de la empresa, es decir la conformacin de los
activos, sus respectivos valores, las polticas de renovacin y cules personas
deben
A que acreedores se les debe, su respectivo valor y el nivel de endeudamiento.
Cunto corresponde a los propietarios y su rentabilidad.
236
EJERCICIO
Noviembre 1. Se reunieron tres socios para constituir una Comercializadora de

Zapatos la cual se llamara DEOPIES LTDA. Realizaron los siguientes
aportes:
Socio A: Aporto $20.000.000 en efectivo.
Socio B: Entrego una camioneta valuada en $15.000.000 y $2.000.000 en efectivo
Socio C: Dio un almacn ubicado en Sanandresito la Isla por $30.000.000.
Noviembre 2. Se compro 30 docenas de zapatos, cada par valuado por $20.000, si cancelamos
antes de quince das nos ganamos un 10% de descuento.
Noviembre 3. Se compro artculos de aseo por $35.000 en efectivo
Noviembre 4. El 80% del efectivo se consigno en el banco Bogot
Noviembre 5. Se vendi a Carlos Lpez tres docenas de zapatos por $40.000

cada par, $1.000.000 no lo cancelaron en efectivo y el resto no lo consignaran el
da 18 si cumplen lo anterior se les otorgara un 8% de descuento por pronto
pago.
Noviembre 8. Se tomo un seguro para la camioneta y para el almacn el cual se

qued en cancelarlo el 50% el 28 de noviembre y el resto para el 15 del mes
siguiente por $1.800.000.
237
Noviembre 9. Se contrato una empleada para las ventas por $350.000

mensuales, pagaderos quincenalmente.
Noviembre 10. El seor Lpez nos devuelve media docena de zapatos.
Noviembre 13. Cancelamos a los proveedores la factura a travs de un cheque.
Noviembre 14. Se compro una docena de zapatos cada par por $25.000, se
cancelo en efectivo el 60% el resto para ser cancelado el 3 del mes siguiente.
Noviembre 16. En el da se vendieron en efectivo 13 pares cada uno en $41.000.
Noviembre 17. Nos devuelven 2 pares.
Noviembre 18. Nos consigno el seor Carlos Lpez la totalidad de la factura.
Noviembre 19. El 30% del dinero que esta en la cuenta corriente se deposito en
un CDAT el cual nos cancelara 1% por cada semana que lo dejemos.
Noviembre28. Se pidi al banco que nos consignaron el CDAT a la cuenta

corriente.
INSTRUCCIONES
Se pide elaborar los Estados Financieros para el da 30 de noviembre. No olvide
causar el seguro y la depreciacin a la misma fecha.
238
GLOSARIO
Acciones emitidas y suscritas: Acciones autorizadas que se han emitido y

pagado. Se encuentran en poder de los accionistas de la sociedad annima o de
la sociedad en comandita por acciones.
Acciones de goce: Ttulos que tienen como objetivo compensar las aportaciones
de servicios, trabajos, conocimientos tecnolgicos, asistencia tecnolgica para el
desarrollo de la empresa. Confieren el derecho a asistir con voz a la asamblea y
participar en los dividendos.
Acciones suscritas: Monto de acciones vendidas bajo la forma de suscripciones,

que no se emiten si no hasta que se recibe el pago total de la misma.
Acreditar: Registrar una cifra al lado derecho de una cuenta.
Activo circulante: activos que se convertirn en efectivo o que se consumirn

dentro del ao fiscal en curso.
Adiciones: Erogaciones realizadas por el ente econmico sobre sus propiedades,

planta y equipo y que tienen como objetivo ampliar el activo.
desembolsos capitalizables en el activo y aumenta su valor histrico.
239
Constituyen
Ajustes por reexpresin o actualizacin: son los ajustes necesarios para

modificar el valor de las partidas no monetarias por el efecto de la inflacin y hacer
que su valor sea real.
Amortizacin: Reduccin sistemtica del importe de una suma global.

Tratndose de activos de larga vida, la amortizacin generalmente significa la
asignacin de costos de activos intangibles a los periodos durante los cuales se
les saca provecho a los mismos.
Anualidad: flujos de efectivo iguales que toman lugar durante periodos sucesivos
iguales.
Anulacin directa: Mtodo de contabilizacin de cuentas incobrables que revierte

el registro original por el valor de la cuenta perdida, afectando directamente el
saldo de Clientes.
Asentar: es el proceso de registrar las operaciones en el libro de registro original.
Asientos de ajuste: Registros contables que se deben realizar al final de un

periodo y que tienen como objetivo registrar hechos econmicos ejecutados por no
reconocidos, corregir errores y omisiones, y reconocer el efecto de la prdida de
poder adquisitivo de la moneda funcional.
Asientos de cierre: Asientos contables que se deben realizar al finalizar un

periodo contable con el propsito de cerrar las cuentas de resultados y transferir
su saldo neto a al cuenta apropiada del patrimonio.
Auditora: Verificacin de la razonabilidad de los registros contables y

comprobacin de los procedimientos usados en su registro y clasificacin.
240
Balance de Prueba: Listado de saldos dbitos y saldos crdito de todas las

cuentas del libro mayor a una fecha determinada, para verificar su igualdad.
Balance de Prueba Ajustado: Listado de los saldos dbitos y crditos de las

cuentas de los estados financieros, que se prepara despus de los asientos de
ajuste y antes de los de cierre.
Base devengado: Mtodo de medicin de resultados de operacin en trminos de

ingresos y gastos, independientemente de su realizacin en efectivo.
Bonos:
Certificados
formales
de
endeudamiento
que
tpicamente
van
acompaados de una promesa de pagar intereses en efectivo a una tasa anual

especifica mas una promesa de pagar el principal a una fecha de vencimiento
especifica.
Bonos convertibles: Bonos que se pueden cambiar o canjear por otros valores,
a opcin del tenedor.
Bonos redimibles: Bonos que estn sujetos a una redencin antes de su

vencimiento a opcin del emisor.
Ciclo contable: Proceso de mltiples etapas por medio del cual los contadores
elaboran los estados financieros de una entidad.
Compaa subsidiaria: Compaa cuya mayora de acciones ordinarias (ms del

50%) es propiedad de otra empresa.
241
Compaa tenedora: Compaa propietaria del 25 % o mas de las acciones

ordinarias de otra empresa.
Consignacin: Artculos embarcados para ventas futuras, en que el titulo

permanece con el embarcador ( consignador) y que se vuelven la responsabilidad
del receptor ( consignatario ), despus de su aceptacin de los mismos. Los
artculos forman parte del inventario del consignador hasta que son vendidos.
Consistencia: Conformidad de perodo a perodo sin cambios en las polticas y en

los procedimientos.
Contracuenta: Una cuenta separada pero relacionada que compensa una cuenta
acompaante.
Crdito: Lado derecho de una cuenta. Valor registrado en el lado derecho de una
cuenta.
Crdito mercantil: Valor presente de exceso de utilidades futuras estimadas, con

respecto al rendimiento normal de los activos netos identificables.
Costo integral de financiamiento: Es el concepto en el que se incluyen los

costos de financiarse: gastos por intereses, diferencias en tipos de cambio y el
resultados por posicin arancelaria.
Dbito: Lado izquierdo de una cuenta. Valor registrado en el lado izquierdo de una
cuenta.
Descuento comercial: Deduccin en el precio de lista de una mercanca que el

vendedore otorga a sus clientes.
242
Devengar: Acumulacin de una cuenta por pagar o por cobrar durante un periodo
dado a pesar de que no ocurre ninguna transaccin explcita.
Dilucin: Reduccin en la participacin de accionistas por accin o en las

utilidades por accin que surge de algunos cambios en los intereses
proporcionales de los accionistas.
Documentos fuente: Son los registros originales que comprueba cualquier

transaccin, son memorndums de lo que ocurri.
Erogaciones: Compra de bienes y servicios ya sea en efectivo o a crdito.
Factoring: Operacin en la cual una persona o empresa enajena crditos a su

favor, trasladando la cartera a otra institucin, que renuncia a cualquier exigencia
de carcter econmico si el cliente no paga.
Franquicia: Derecho o privilegio recibido por una organizacin para efectuar en

exclusiva negocios en un rea geogrfica determinada.
Gastos de emisin: Gastos generados al hacerse la emisin, durante la vida til

de las obligaciones o al retirarlas del mercado
Indice general de precios: Consiste en corregir la unidad de medida empleada

por la contabilidad tradicional, utilizando pesos constantes en vez de pesos
nominales.
Inflacin: Descenso general en el poder adquisitivo de una unidad monetaria.
243
Ingreso por dividendos: Cuenta para registrar dividendos recibidos por

conceptos de inversiones en acciones.
Inters flotante: Se llama al inters que est basado en el costo del dinero; aun
inters establecido se le sumarn otros tantos puntos porcentuales que sern fijos,
de esta manera, el inters flotante variar en la forma en que vare el inters
bsico.
Inters simple: Costo por concepto de la utilizacin de dinero prestado, calculado

sobre el principal o valor nominal del prstamo.
Mayorizacin: Traslado de la informacin del libro diario a las cuentas del libro
mayor.
Obligacin recproca: Cada socio queda obligado por las acciones de los dems
socios y todos los socios son responsables, an cuando no hayan estado de
acuerdo con las condicione3s convenidas.
Pagar: Promesa escrita de pagar el principal y los intereses a fechas futuras

especficas.
Partida doble: Procedimiento por el cual las transacciones se registran mediante

un asiento de igual valor en dbito y en crdito
Partidas monetarias: Partidas que no aumentan o disminuyen su valor por no

tener ajustes pactados, cuyo valor nominal no se modifica a travs del tiempo, por
efecto de la inflacin.
244
Partidas no monetarias: Partidas que pueden aumentar su valor nominal por

Prestaciones sociales: Gastos operacionales adicionales al salario del trabajador

que constituyen beneficios monetarios para el mismo.
Prima: Obligaciones compradas por arriba de su valor nominal. El valor de la

prima en la inversin a largo plazo en obligaciones se amortiza durante el plazo de
vencimiento de las mismas, cada vez que el ingreso por intereses sea registrado.
Razn financiera: Instrumento financiero que se utiliza para ponderar y evaluar

los resultados de las operaciones del negocio.
Sistema de estimacin: Mtodos diseados con el fin de proporcionar una

estimacin del valor del inventario ante algn imprevisto.
Soportes: Documentos de origen interno o externo, debidamente3 fechados y

autorizados, que sirven de respaldo a los hechos econmicos.
Suscriptor: Persona o grupo que toma un prstamo mediante un pagar.
Utilidades retenidas: Nombre de la cuenta que se utiliza para registrar las

utilidades acumuladas, menos los dividendos por una sociedad annima.
Valor neto de realizacin: Es el valor de mercado o precio de venta de las

inversiones temporales menos los gastos de su venta.
245
Valuacin del inventario: Asignacin del valor a las mercancas existentes en el

inventario, a travs de mtodos de reconocido valor tcnico.
246
BIBLIOGRAFA
CEDEO, OMAR Y JIMENEZ, ANGELA. Contabilidad Financiera, Santiago

de Cali: Universidad del Valle, 1996, ISBN 958-670-094-1.
GUAJARDO CANTU, GERARDO. Contabilidad Financiera. Mxico: Mc Graw

Hill, 1995, ISBN 970-10-0819-7.
HORNGREN, CHARLES T; SUNDEM, GARY L. Y ELLIOTT, JHON A.
Contabilidad Financiera. Mexico: Prentice Hall, 1994, ISBN 968-880-376-6.
MEIGS, ROBERT; MEIGS, MARY A.; BETTNER, MARK Y WHITTINGTON,
RAY. Contabilidad: La base para decisiones gerenciales. Santaf de Bogot:
Mc Graw Hill, 1998, ISBN 958-600780-4.
Reglamento General de la Contabilidad y Plan nico de Cuentas de 1.998. Para
Comerciantes Decreto 2649 y 2650 de 1.993,
Legis. Con sus respectivos
decretos modificatorios.
SINISTERRA, GONZALO Y POLANCO, LUIS ENRIQUE. Fundamentos de

Contabilidad Financiera y de Gestin. Santiago de Cali: Universidad del Valle,
1997, ISBN 958-670-093-3.
247
SINISTERRA, GONZALO; POLANCO, LUIS ENRIQUE Y HENAO, HARVEY.

Contabilidad: Sistema de Informacin para las Organizaciones. Santaf de
Bogot: Mc Graw Hill, 1997, ISBN 958-600-583-6.
248
GLOSARIO
Acciones emitidas y suscritas: Acciones autorizadas que se han emitido y

pagado. Se encuentran en poder de los accionistas de la sociedad annima o de
la sociedad en comandita por acciones.
Acciones de goce: Ttulos que tienen como objetivo compensar las aportaciones
de servicios, trabajos, conocimientos tecnolgicos, asistencia tecnolgica para el
desarrollo de la empresa. Confieren el derecho a asistir con voz a la asamblea y
participar en los dividendos.
Acciones suscritas: Monto de acciones vendidas bajo la forma de suscripciones,

que no se emiten si no hasta que se recibe el pago total de la misma.
Acreditar: Registrar una cifra al lado derecho de una cuenta.
Activo circulante: activos que se convertirn en efectivo o que se consumirn

dentro del ao fiscal en curso.
Adiciones: Erogaciones realizadas por el ente econmico sobre sus propiedades,

planta y equipo y que tienen como objetivo ampliar el activo.
Constituyen
desembolsos capitalizables en el activo y aumenta su valor histrico.
Ajustes por reexpresin o actualizacin: son los ajustes necesarios para

modificar el valor de las partidas no monetarias por el efecto de la inflacin y hacer
que su valor sea real.
249
Amortizacin: Reduccin sistemtica del importe de una suma global.

Tratndose de activos de larga vida, la amortizacin generalmente significa la
asignacin de costos de activos intangibles a los periodos durante los cuales se
les saca provecho a los mismos.
Anualidad: flujos de efectivo iguales que toman lugar durante periodos sucesivos
iguales.
Anulacin directa: Mtodo de contabilizacin de cuentas incobrables que revierte

el registro original por el valor de la cuenta perdida, afectando directamente el
saldo de Clientes.
Asentar: es el proceso de registrar las operaciones en el libro de registro original.
Asientos de ajuste: Registros contables que se deben realizar al final de un

periodo y que tienen como objetivo registrar hechos econmicos ejecutados por no
reconocidos, corregir errores y omisiones, y reconocer el efecto de la prdida de
poder adquisitivo de la moneda funcional.
Asientos de cierre: Asientos contables que se deben realizar al finalizar un

periodo contable con el propsito de cerrar las cuentas de resultados y transferir
su saldo neto a al cuenta apropiada del patrimonio.
Auditora: Verificacin de la razonabilidad de los registros contables y

comprobacin de los procedimientos usados en su registro y clasificacin.
Balance de Prueba: Listado de saldos dbitos y saldos crdito de todas las

cuentas del libro mayor a una fecha determinada, para verificar su igualdad.
250
Balance de Prueba Ajustado: Listado de los saldos dbitos y crditos de las

cuentas de los estados financieros, que se prepara despus de los asientos de
ajuste y antes de los de cierre.
Base devengado: Mtodo de medicin de resultados de operacin en trminos de

ingresos y gastos, independientemente de su realizacin en efectivo.
Bonos:
Certificados
formales
de
endeudamiento
que
tpicamente
van
acompaados de una promesa de pagar intereses en efectivo a una tasa anual

especifica mas una promesa de pagar el principal a una fecha de vencimiento
especifica.
Bonos convertibles: Bonos que se pueden cambiar o canjear por otros valores,
a opcin del tenedor.
Bonos redimibles: Bonos que estn sujetos a una redencin antes de su

vencimiento a opcin del emisor.
Ciclo contable: Proceso de mltiples etapas por medio del cual los contadores
elaboran los estados financieros de una entidad.
Compaa subsidiaria: Compaa cuya mayora de acciones ordinarias (ms del

50%) es propiedad de otra empresa.
Compaa tenedora: Compaa propietaria del 25 % o mas de las acciones

ordinarias de otra empresa.
Consignacin: Artculos embarcados para ventas futuras, en que el titulo

permanece con el embarcador ( consignador) y que se vuelven la responsabilidad
251
del receptor ( consignatario ), despus de su aceptacin de los mismos. Los

artculos forman parte del inventario del consignador hasta que son vendidos.
Consistencia: Conformidad de perodo a perodo sin cambios en las polticas y en

los procedimientos.
Contracuenta: Una cuenta separada pero relacionada que compensa una cuenta
acompaante.
Crdito: Lado derecho de una cuenta. Valor registrado en el lado derecho de una
cuenta.
Crdito mercantil: Valor presente de exceso de utilidades futuras estimadas, con

respecto al rendimiento normal de los activos netos identificables.
Costo integral de financiamiento: Es el concepto en el que se incluyen los

costos de financiarse: gastos por intereses, diferencias en tipos de cambio y el
resultados por posicin arancelaria.
Dbito: Lado izquierdo de una cuenta. Valor registrado en el lado izquierdo de una
cuenta.
Descuento comercial: Deduccin en el precio de lista de una mercanca que el

vendedore otorga a sus clientes.
Devengar: Acumulacin de una cuenta por pagar o por cobrar durante un periodo
dado a pesar de que no ocurre ninguna transaccin explcita.
252
Dilucin: Reduccin en la participacin de accionistas por accin o en las

utilidades por accin que surge de algunos cambios en los intereses
proporcionales de los accionistas.
Documentos fuente: Son los registros originales que comprueba cualquier

transaccin, son memorndums de lo que ocurri.
Erogaciones: Compra de bienes y servicios ya sea en efectivo o a crdito.
Factoring: Operacin en la cual una persona o empresa enajena crditos a su

favor, trasladando la cartera a otra institucin, que renuncia a cualquier exigencia
de carcter econmico si el cliente no paga.
Franquicia: Derecho o privilegio recibido por una organizacin para efectuar en

exclusiva negocios en un rea geogrfica determinada.
Gastos de emisin: Gastos generados al hacerse la emisin, durante la vida til

de las obligaciones o al retirarlas del mercado
Indice general de precios: Consiste en corregir la unidad de medida empleada

por la contabilidad tradicional, utilizando pesos constantes en vez de pesos
nominales.
Inflacin: Descenso general en el poder adquisitivo de una unidad monetaria.
Ingreso por dividendos: Cuenta para registrar dividendos recibidos por

conceptos de inversiones en acciones.
253
Inters flotante: Se llama al inters que est basado en el costo del dinero; aun
inters establecido se le sumarn otros tantos puntos porcentuales que sern fijos,
de esta manera, el inters flotante variar en la forma en que vare el inters
bsico.
Inters simple: Costo por concepto de la utilizacin de dinero prestado, calculado

sobre el principal o valor nominal del prstamo.
Mayorizacin: Traslado de la informacin del libro diario a las cuentas del libro
mayor.
Obligacin recproca: Cada socio queda obligado por las acciones de los dems
socios y todos los socios son responsables, an cuando no hayan estado de
acuerdo con las condicione3s convenidas.
Pagar: Promesa escrita de pagar el principal y los intereses a fechas futuras

especficas.
Partida doble: Procedimiento por el cual las transacciones se registran mediante

un asiento de igual valor en dbito y en crdito
Partidas monetarias: Partidas que no aumentan o disminuyen su valor por no

tener ajustes pactados, cuyo valor nominal no se modifica a travs del tiempo, por
254
Partidas no monetarias: Partidas que pueden aumentar su valor nominal por

Prestaciones sociales: Gastos operacionales adicionales al salario del trabajador

que constituyen beneficios monetarios para el mismo.
Prima: Obligaciones compradas por arriba de su valor nominal. El valor de la

prima en la inversin a largo plazo en obligaciones se amortiza durante el plazo de
vencimiento de las mismas, cada vez que el ingreso por intereses sea registrado.
Razn financiera: Instrumento financiero que se utiliza para ponderar y evaluar

los resultados de las operaciones del negocio.
Sistema de estimacin: Mtodos diseados con el fin de proporcionar una

estimacin del valor del inventario ante algn imprevisto.
Soportes: Documentos de origen interno o externo, debidamente3 fechados y

autorizados, que sirven de respaldo a los hechos econmicos.
Suscriptor: Persona o grupo que toma un prstamo mediante un pagar.
Utilidades retenidas: Nombre de la cuenta que se utiliza para registrar las

utilidades acumuladas, menos los dividendos por una sociedad annima.
Valor neto de realizacin: Es el valor de mercado o precio de venta de las

inversiones temporales menos los gastos de su venta.
255
Valuacin del inventario: Asignacin del valor a las mercancas existentes en el

inventario, a travs de mtodos de reconocido valor tcnico.
256

Libro Contabilidad

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INTRODUCCIN A LA CONTABILIDAD

CONTABILIDAD SEGN EL AUTOR

IMPORTANCIA DE LA CONTABILIDAD EN UN NEGOCIO

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CUALIDADES DE LA INFORMACION CONTABLE

DIFERENCIA ENTRE CONTABILIDAD Y TENEDURIA DE LIBROS

TIPOS DE USUARIOS DE LA INFORMACION CONTABLE

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Capacidad de generacin de fondos

Riesgo de generacin de fondos

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Contribucin al producto interno bruto P.I.B

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Por JORGE ALBERTO HERNNDEZ CORREA

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NORMAS BSICAS O PRINCIPIOS CONTABLES

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Esencia sobre forma

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Por JORGE ALBERTO HERNNDEZ CORREA

NEGOCIO DE UN SOLO PROPIETARIO

SOCIEDAD EN COMANDITA SIMPLE

SOCIEDAD EN COMANDITA POR ACCIONES

SOCIEDAD DE RESPONSABILIDAD LIMITADA

CUADRO COMPARATIVO DE LAS SOCIEDADES

PAGO DEL IMPUESTO DE RENTA Y COMPLEMENTARIOS

RESULTADO DEL EJERCICIO

ESTADO DE CAMBIO EN LA SITUACION FINANCIERA

ESTADO DE FLUJO DE EFECTIVO

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PRIMERAS EN ENTRAR PRIMERAS EN SALIR

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SELECCIN DE LOS METODOS DE COSTEO DE INVENTARIOS

PROPIEDADES PLANTA Y EQUIPO

Equipo de computacin y comunicaciones

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Por JORGE ALBERTO HERNNDEZ CORREA

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Mtodo de reduccin de saldos o saldos decrecientes

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Por JORGE ALBERTO HERNNDEZ CORREA