SEKOLAH

KOLESE

MENENGAH

DE

ATAS

BRITTO

Jalan Laksda Adisucipto 161, Yogyakarta 55281 Telp. (0274) 518667 Fax. (0274) 547606

PEMAHAMAN
M A C A M - M A C A M KO R E S P O N D E N S I R E S M I
BAHASA INDONESIA
Pendahuluan
Surat adalah lembaran kertas yang memuat suatu informasi yang hendak disampaikan oleh
seseorang kepada orang lain. Informasi tersebut dapat berupa pemberitahuan, pertanyaan, permintaan,
laporan, peringatan, dan sebagainya. Kerap kali suatu surat menghendaki tanggapan atau balasan, dan
dengan demikian terjadilah hubungan surat-menyurat atau korespondensi.
Selain sebagai alat komunikasi, surat juga dapat memiliki beberapa fungsi. Pertama, sebagai alat
bukti tertulis, misalnya surat perjanjian dan surat keputusan. Kedua, sebagai pengingat, misalnya surat
yang telah diarsipkan. Ketiga, sebagai dokumentasi historis, misalnya surat dalam arsip lama yang
digunakan kembali untuk penyelidikan mengenai keadaan masa lalu. Keempat, sebagai pedoman
tindakan, misalnya surat perintah, surat tugas dan surat edaran. Kelima, sebagai jaminan keamanan,
misalnya surat keterangan jalan. Keenam, sebagai duta atau wakil organisasi, maksudnya surat
mencerminkan keadaan mentalitas, jiwa, dan kondisi intern dari organisasi yang mengeluarkannya.
Dalam korespondensi, bahasa merupakan faktor utama yang harus diperhatikan sungguhsungguh. Informasi yang hendak disampaikan hendaknya menggunakan bahasa yang jelas (tidak
mendua arti), sistematis (teratur), dan padat (singkat, tidak memuat hal yang tak perlu). Demi kejelasan
isi surat, selayaknya kalimat-kalimat di dalam surat dirumuskan dengan tata bahasa dan ejaan yang
baku. Sering kali surat perlu diberi salam pembuka, salam penutup, atau ucapan terima kasih; ini sematamata demi kepentingan menjaga hubungan baik dan demi kesopanan.

Bagian-bagian Surat

2
Format Surat
Bentuk Lurus Penuh

Bentuk Lainnya

Macam-macam Surat Berdasarkan Tujuannya

Surat Lamaran Pekerjaan
Surat lamaran pekerjaan tergolong dalam surat yang formal atau resmi, yang berisi permohonan
seseorang untuk dapat diterima bekerja, guna mengisi lowongan pekerjaan tertentu yang disampaikan
oleh pihak instansi atau institusi.
Di dalam surat lamaran pekerjaan, sumber informasi dari lowongan pekerjaan (dari iklan, dari
papan pengumuman, atau dari teman) tersebut harus disebut pada alenia pertama. Kualifikasi diri bagi si
pelamar pekerjaan (nama diri lengkap, tempat dan tanggal lahir, alamat, agama, jenis kelamin, latar
belakang pendidikan, pengalaman kerja, surat-surat lain yang penting dan mendukung lamaran) harus
dituliskan secara lengkap dan benar pada alenia berikutnya.
Surat lamaran pekerjaan lazimnya disertai dengan aneka lampiran seperti daftar riwayat hidup
atau curriculum vitae/CV, salinan sah transkrip nilai (rapor), salinan sah ijazah terakhir, sertifikat
pendukung, surat-surat keterangan (KTP, surat sehat, surat kelakuan baik, dan surat rekomendasi), dan
pasfoto ukuran tertentu sesuai persyaratan.
Untuk maksud merendahkan hati, bentuk persona pertama tunggal saya sebaliknya digunakan
untuk menggantikan aku. Juga sapaan Bapak atau Ibu lebih tepat digunakan daripada bentuk sapaan
Anda, Saudara, dan Saudari.
Contoh surat lamaran pekerjaan:

Kelengkapan Surat Lamaran Pekerjaan:

Daftar Riwayat Hidup
Daftar riwayat hidup lazimnya mencantumkan hal-hal seperti nama lengkap, tanggal lahir/umur,
tempat lahir, jenis kelamin, agama, status pernikahan, alamat rumah, kontak person (nomor
telepon/alamat email), riwayat pendidikan, riwayat pekerjaan, pengalaman berorganisasi, dan
keterampilan.
Contoh daftar riwayat hidup:

D A F TA R R I W AYAT
Nama lengkap
Tempat, tanggal lahir
Agama
Status
Alamat
Kontak person

:
:
:
:
:
:

HIDUP

.
.
.
.
.
a. ,
b. ,
c. .

Pendidikan :
1.

SD , lulus tahun ,

2.

SMP , lulus tahun ,

3.

SMA , lulus tahun ,

4.

dst.nya.

Pengalaman Berorganisasi :
1.

, tahun 1994,

2.

, periode 1994 1995,

3.

dst.nya.

Pengalaman Kerja :
1.

, periode 1998 1999

2.

, periode 1999 2000

3.

dst.nya.

Keterampilan :
1.

mampu mengoperasikan komputer Windows OS,

2.

3.

dst.nya.

Demikianlah daftar riwayat hidup ini saya buat dengan sesungguhnya

sesuai kenyataan yang ada dan apabila pada kemudian hari ternyata
terdapat keterangan yang tidak benar saya bersedia dituntut di depan
pengadilan serta bersedia menerima segala tindakan yang diambil sesuai
dengan ketentuan yang berlaku.
, 20
Yang membuat

..

Surat Keterangan Kelakuan Baik

Surat keterangan kelakuan baik biasanya berisi keterangan mengenai diri seseorang yang
dipandang atau dinilai baik oleh pihak tertentu. Surat keterangan tersebut dikeluarkan oleh pejabat
tertentu yang memang berkewenangan untuk itu. Bisa didapatkan dari kepala sekolah bagi para murid,
pimpinan perguruan tinggi bagi para mahasiswa, dan dari kantor kepolisian bagi masyarakat pada
umumnya.
Contoh surat keterangan kelakuan baik:

Surat Rekomendasi
Surat rekomendasi berisi informasi persetujuan, sebagai penguat agar seseorang dapat
melaksanakan tugas tertentu. Bagi si pelamar pekerjaan, surat rekomendasi akan memperkuat lamaran
bagi yang bersangkutan, sehingga dapat dipertimbangkan lebih lanjut untuk mengisi lowongan pekerjaan
yang ditawarkan itu.
Contoh surat rekomendasi:

Notula Rapat
Notula rapat merupakan catatan garis besar jalannya sebuah rapat atau pertemuan tertentu yang
sifatnya resmi atau formal. Dengan mencermati notula, orang akan langsung mengerti tentang
bagaimana gambaran jalannya sebuah rapat atau pertemuan, berikut persoalan-persoalan penting yang
mencuat dan langsung dibicarakan di dalam rapat atau pertemuan tersebut.
Susunan atau struktur sebuah notula rapat atau pertemuan biasanya sebagai berikut. Pada
bagian judul notula biasanya dicantumkan nama atau jenis rapat beserta nama organisasi atau unit
organisasi yang mengadakan rapat atau pertemuan. Juga dapat sekaligus diinformasikan tanggal dan
tempat pelaksanaan rapat atau pertemuannya. Setelah itu baru dituliskan waktu mulai dan waktu
berakhirnya pelaksanaan rapat. Peserta rapat, nama pemimpin rapat, ringkasan jalannya rapt, dan hasil
rapt dituliskan kemudian. Notula rapt harus diakhiri dengan nama dan tanda tangan penanggung jawab,
yakni si notulis sendiri dan pemimpin rapat.
Contoh notula rapat:

NOTULA
P E RT E M UA N O R A N G T UA / WA L I S I S WA K E L A S X
S M A KO L E S E D E B R I T T O
Hari, tanggal

Tempat

Waktu

Moderator

Hadir

: orang

Tidak hadir

: orang

Yang memberitahukan berhalangan:

1. , dan seterusnya.
Risalah Pertemuan
1. Pertemuan dimulai jam .
2. Pengantar oleh sebagai moderator yang menyampaikan.
3. Doa pembukaan oleh
4. Isi pertemuan berupa penjelasan-penjelasan oleh:
a. Kepala Sekolah yang menjelaskan tentang .
b. Wakil Kepala Sekolah Bidang Kurikulum yang menjelaskan tentang ., dan seterusnya.
Penjelasan-penjelasan selesai pada jam dan kemudian dilanjutkan dengan sesi tanya-jawab yang
dipandu oleh moderator.
Pertanyaan dikemukan oleh:
1. Bapak orang tua dari yang menanyakan tentang .
2. Ibu orang tua dari yang menanyakan tentang ., dan seterusnya.
Jawaban disampaikan oleh:
1. Kepala Sekolah yang menanggapi pertanyaan dari Bapak dengan memberikan tanggapan .
2. , dan seterusnya.
Sesi tanya-jawab selesai pada jam dan kemudian pertemuan dilanjutkan di kelas-kelas yang
dipimpin oleh masing-masing wali kelas dan guru-guru pendamping. Pertemuan ditutup pada jam
oleh moderator dengan ucapan dan kemudian diakhiri dengan doa oleh .

Yogyakarta, 2 Oktober 2004

Mengetahui,
Kepala Sekolah

Drs. Th. Sukristiyono

Sekretaris

D. Sanusi S.H. Murti, S.Pd.

7
Berita Acara
Berita acara adalah catatan atau laporan resmi mengenai berlangsungnya suatu kegiatan atau
kejadian, misalnya serah terima jabatan dan penerimaan barang. Berita acara bermanfaat sebagai alat
bukti tulis yang otentik, alat mengetahui terjadinya peristiwa, catatan bahwa sebuah kejadian atau
peristiwa sudah terjadi, dan alat pengikat bagi pihak-pihak yang terkait.
Contoh berita acara:

Surat Undangan
Surat undangan ialah pemberitahuan yang sifatnya mengharap kehadiran seseorang untuk
berpartisipasi dalam suatu acara tertentu pada waktu dan tempat tertentu sesuai yang dicantumkan
dalam surat undangan. Undangan hendaknya disusun dengan tata cara yang menarik, bahasa yang
sopan, jelas isinya, serta menggunakan kertas yang berkualitas. Waktu penyampaiannya pun harus
diperhitungkan sehingga si penerima memunyai waktu cukup leluasa untuk melakukan persiapan
pemenuhan undangan tersebut.
Contoh undangan rapat:

Surat Perjanjian
Surat perjanjian adalah surat yang berisikan pernyataan seseorang atau dua orang atau lebih
yang saling mengikatkan dirinya untuk melakukan suatu perbuatan hukum. Dengan demikian, timbullah
hak dan kewajiban antara pihak-pihak yang mengadakan perjanjian tersebut. Biasanya syarat-syarat
yang ada di dalam surat perjanjian meliputi beberapa hal. Pertama, kesepakatan dari pihak yang
mengadakan perjanjian: pihak-pihak yang mengadakan perjanjian betul-betul sepakat dan tidak karena
adanya tekanan dari pihak lain. Kedua, adanya kecakapan/kemampuan mengadakan perjanjian: pihakpihak yang mengadakan perjanjian harus mampu membaca dan menulis, sehingga para pihak yang
mengadakan perjanjian betul-betul dapat memahami segala hal yang tertulis dalam surat perjanjian. Di
samping itu, para pihak yang mengadakan perjanjian harus sudah dewasa dan tidak berada di bawah
pengampuan (pengasuhan, pengawasan). Ketiga, adanya objek tertentu: harus disebutkan dengan jelas
yang menjadi pokok perjanjian. Keempat, adanya sebab yang halal: harus disebutkan tujuan perjanjian
antara kedua belah pihak tersebut.
Contoh surat perjanjian:

SURAT

PERJANJIAN

SEWA-MENYEWA

Pada hari ini, delapan belas Juni dua ribu lima (18-6-2005) PIHAK KESATU dan PIHAK
KEDUA dengan dihadiri oleh saksi-saksi, yang namanya akan disebutkan pada bagian
akhir perjanjian ini:
nama
:
umur
:
agama
:
alamat
:
nomor KTP
:
pekerjaan
:
selanjutnya disebut sebagai PIHAK KESATU - YANG MENYEWAKAN
nama
:
umur
:
agama
:
alamat
:
nomor KTP
:
pekerjaan
:
selanjutnya disebut sebagai PIHAK KEDUA - YANG MENYEWA.
Muhammad Ichsan, mengaku telah menyewa dari PIHAK KESATU berupa sebuah
bangunan rumah (tempat tinggal) yang terletak di Perumahan Jatimulyo Baru Blok A7, RT
25 RW 06, Kricak, Tegalrejo, Yogyakarta.
Selanjutnya sewa-menyewa ini menurut kesepakatan kedua pihak diterima dan
dilakukan dengan memakai ketentuan-ketentuan dan perjanjian-perjanjian sebagai
berikut:
1. Perjanjian sewa-menyewa ini berlaku untuk 1 (satu) tahun lamanya, terhitung
mulai tangal dua puluh Juni dua ribu lima (20-6-2005) sampai dengan dua
puluh Juni dua ribu enam (20-6-2006).
2. ..., dst.
Demikian S U R A T P E R J A N J I A N S E W A - M E N Y E W A ini dibuat dan
disepakati _dengan keadaan sadar dan tidak ada tekanan satu sama lain_ di pada hari
dan tanggal tersebut pada bagian awal surat perjanjian ini.
Yogyakarta, 18 Juni 2005
PIHAK KESATU

PIHAK KEDUA
...

SAKSI I

SAKSI II

Surat Kuasa
Surat kuasa adalah surat pemberian kuasa atau wewenang terhadap seseorang yang dapat
dipercaya agar yang bersangkutan dapat bertindak mewakili orang yang memberi kuasa karena orang
yang memberi kuasa tidak dapat melaksanakannya sendiri.
Ada beberapa macam surat kuasa. Pertama, surat kuasa perseorangan: surat kuasa yang dibuat
oleh seseorang kepada orang lain yang dipercayainya untuk melakukan sesuatu guna kepentingan
pribadi sang pemberi kuasa. Contohnya, surat kuasa untuk mengambil uang pensiun atau gaji, surat
kuasa untuk mengambil barang pesanan, dan sebagainya. Kedua, surat kuasa kedinasan: surat kuasa
yang dikeluarkan oleh instansi/perusahaan atau oleh seorang pejabat/pimpinan yang diberikan kepada
bawahnya untuk melakukan sesuatu yang ada kaitannya dengan instansi. Ketiga, surat istimewa: surat
kuasa yang diberikan oleh seseorang kepada pihak lain, misalnya pengacara, untuk menyelesaikan suatu
masalah yang ada kaitannya dengan pengadilan.
Contoh surat kuasa:

Surat Tugas
Surat tugas adalah surat yang berisi penugasan dari seorang pejabat kepada bawahannya untuk
melaksanakan suatu tugas demi kepentingan organisasi. Surat tugas biasanya dikeluarkan oleh suatu
instansi kepada karyawan/bawahannya langsung yang menjadi tanggungjawabnya.
Contoh surat tugas:

10

Memorandum
Memorandum atau sering disingkat memo adalah surat dari seorang pejabat yang ditujukan
kepada pejabat lain atau kepada bawahannya yang masih di dalam satu instansi dan dibuat dalam
keadaan terpaksa karena masalah waktunya mendesak, tetapi ada kalanya memo juga digunakan secara
horizontal, yakni kepada sesama pejabat dalam satu tingkatan. Isinya singkat dan padat tentang suatu
pemberitahuan, permintaan saran-saran, pesan telepon, dll.
Contoh memorandum:

Dari

: Direktur

Kepada : Manajer Training

MEMORANDUM
Tolong ditindaklanjuti negosiasi awal rencana pelatihan manajemen kearsipan dengan Pemda Bantul
Yogyakarta secepatnya. Key Person: Ny. Edi Setiaji.
Yogyakarta, 6 Januari 2003

Surat Pernyataan
Surat pernyataan adalah surat yang intinya merupakan pernyataan dari seseorang, bahwa
segala hal yang dicantumkan atau ditulis di dalam surat tersebut benar adanya dan dapat
dipertanggungjawabkan secara hukum oleh yang bersangkutan.
Contoh surat pernyataan:

S U R AT P E R N YATA A N
No.: 1868/GSTj/1/03

Yang bertanda tangan di bawah ini, Direktur CV Tirta Kencana Yogyakarta, dengan ini menyatakan
bahwa:
Nama

: Putri Yuliana

Pekerjaan

: Sekretaris Direktur Pemasaran

Alamat

: Jalan Tohpati 28, Yogyakarta 55521

adalah benar-benar karyawan tetap kami dan telah bekerja di tempat kami selama 3 tahun terhitung
mulai 9 Januari 2000. Surat pernyataan ini dibuat dengan sesungguhnya dan agar dapat
dipergunakan seperlunya.
Yogyakarta, 9 Januari 2003
Yang menyatakan,
Dr. Nanang Sujanto
Direktur Utama

Surat Edaran
Ada dua macam bentuk dan sifat surat edaran, yaitu (1) surat edaran umum dan (2) surat edaran
khusus. Yang pertama ditujukan kepada umum, yang kedua ditujukan kepada orang-orang tertentu.
Surat edaran umum tidak perlu mencantumkan alamat yang dituju. Surat edaran khusus disusun seperti
pada surat dinas biasa. Sebelum salam pembuka sebaiknya dituliskan kata SURAT EDARAN.

11

Contoh surat edaran:

R U KU N WA R G A I I I L I N G KU N G A N V
K E C A M ATA N K L O J E N M A L A N G
Hal: Keamanan

Malang, 23 Juli 1981

S U R AT E D A R A N
No.: 222/VII/1/81

Untuk menjamin kemanan semua warga di RW III dalam rangka pemilihan umum yang akan datang,
maka diminta dengan hormat kepada semua warga di RW III:
1.

tidak mengadakan pertemuan-pertemuan gelap

2.

tidak mengadakan kampanye-kampanye liar

3.

selalu menjaga kerukunan antara warga yang satu dengan yang lain.

Sehubungan dengan itu, diminta dengan hormat para ketua RT selalu mengawasi warganya.
Demikianlah edaran kami sampaikan dan harap dilaksanakan sebaik-baiknya. Terima kasih.
Kepala Desa,
Drs. Petrus Tugiman

Surat Ucapan
Surat ucapan difungsikan sebagai alat untuk membangun atau mempertahankan hubungan
baik/relasi antara orang satu (instansi satu) dengan orang lain (instansi yang lainnya). Surat ucapan
adalah surat yang isinya ucapan, bisa duka dapat pula bahagia.
Contoh surat ucapan:

S U R AT U C A PA N
Sehubungan dengan pembukaan kantor cabang baru CV Margo Utama Yogyakarta yang diresmikan
oleh Bupati Sleman pada tanggal 27 Agustus 2005 di Jalan Magelang 339 Yogyakarta, kami atas
nama pimpinan dan seluruh karyawan CV Putra Tunggal mengucapkan selamat kepada segenap
pimpinan dan karyawan CV Margo Utama Yogyakarta. Dengan dibukanya kantor cabang baru, kami
berharap perusahaan ini akan lebih maju dan hubungan dengan perusahaan kami akan dapat terus
berkembang dan semakin meningkat.

Hormat kami

Surat Izin orang tua/wali

Surat ini merupakan surat pernyataan dari orang tua ataupun wali seseorang yang memberikan
izin untuk melakukan sesuatu hal yang dimintakan pihak lain.
Contoh surat izin

12

Surat Keputusan
Surat keputusan (SK) adalah surat yang dipergunakan untuk membuat suatu keputusan tertentu
yang memuat ketetapan-ketetapan yang sudah dipertimbangkan masak-masak. Surat tersebut berisi
pernyataan yang mengikat semua pihak yang terkait. Kedudukan surat keputusan terletak di tingkat
teratas bila dibandingkan dengan surat-surat lain, maka yang menandatangani surat harus seorang
pejabat, biasanya seorang pemimpin.
Contoh surat keputusan:

SURAT KEPUTUSAN
YAYASAN DE BRITTO
No. SK/05/YDB/048
Tentang
PERATURAN POKOK KEPEGAWAIAN
YAYASAN DE BRITTO
Dengan Rahmat Tuhan Yang Maha Esa, Yayasan De Britto
MENIMBANG :
a.

bahwa dalam usaha mencapai cita-cita Yayasan De Britto diperlukan pegawai yang sungguh
sadar akan falsafah negara Pancasila dan Undang Undang Dasar 1945, akan cita-cita
pembangunan nusa dan bangsa, nilai-nilai kristiani, serta Visi Dasar Kolese De Britto;
dst. ....

MENGINGAT :
1.

Undang-undang Republik Indonesia Nomor 8 tahun 1974 tentang Pokok-pokok

Kepegawaian; dst. ....
MEMUTUSKAN

MENETAPKAN:

PERATURAN POKOK KEPEGAWAIAN

YAYASAN DE BRITTO
BAB I
PENDAHULUAN
Pasal 1
Penjelasan Umum
Yayasan De Britto adalah lembaga swasta bersifat nirlaba, yang didirikan pada tanggal 1 Oktober
1952 berdasarkan Akte Notaris Raden Mas Wiranto No. 20 tertanggal 30 Nopember 1955, dibina oleh
Serikat Yesus Provinsi Indonesia, dan bergerak dalam bidang pendidikan menengah umum. dst. ....
Ditetapkan di : Yogyakarta
Pada tanggal : 8 November 2005
Ketua Yayasan De Britto

J. Ageng Marwata, S.J.

Surat Permohonan

13
Surat permohonan merupakan surat resmi yang digunakan untuk memohon sesuatu, bisa
kebijakan ataupun materi kepada pihak lain. Surat ini tidak memiliki kekuatan hukum dalam pengertian
tidak akan ada tuntutan apabila permohonan tidak dikabulkan.

Contoh surat permohonan:

SEKOLAH MENENGAH ATAS

KOLESE

DE

BRITTO

Jalan Laksda Adisucipto 161, Yogyakarta 55281 Telp. (0274) 518667 Fax. (0274) 547606

Nomor : 553/S8/SKR/X/04
Hal
: Permohonan Bantuan

18 Oktober 2004

Kepada Yth. Rektor Universitas Atma Jaya Yogyakarta

di tempat
Dengan hormat,
Dalam rangka mewujudkan sikap Man for and with others dan sejalan dengan sebagian visimisi sekolah yakni Kolese de Britto merupakan komunitas pendidikan yang berjuang membantu
proses pembentukan pribadi siswa yang peduli kepada sesama, kami berencana mengadakan live-in
SMA Kolese de Britto 2004 di beberapa wilayah DIY dan Jateng. dst. ...
Besar harapan kami Bapak/Ibu/Saudara/i. berkenan memberikan dukungan bagi
terlaksananya kegiatan ini. Apabila Bapak/Ibu/Saudara/i. Berkenan, silakan mengisi lembar
kesanggupan untuk mendukung kegiatan ini, dan mohon lembaran dukungan tersebut diserahkan
kepada seksi usaha atau siswa yang membawa surat ini. paling lambat Sabtu, 23 Oktober 2004.
Atas perhatian dan dukungan Bapak/Ibu/Saudara/i., kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Panitia Live-in SMA De Britto 2004

Ag. Prih Adiartanto

Ign. Kingkin Teja Angkasa

Ketua Pelaksana

Sekretaris
Mengetahui,

Drs. Th. Sukristiyono

Kepala Sekolah

Surat Pernyataan Sanggup Tidak Menikah

Surat keterangan atau pernyataan sanggup tidak menikah ini biasanya diperlukan oleh lembaga
pendidikan atau perusahaan tertentu. Mereka diminta untuk sanggup tidak menikah dalam jangka waktu
tertentu.
Contoh surat pernyataan sanggup tidak menikah:

14

Surat Penawaran dan Permintaan/Pesanan

Pembeli

Penjual
1. Surat Penawaran
2. Surat Permintaan/Pesanan

Contoh surat penawaran:

Contoh surat permintaan/pesanan:

15