JABATAN

BIDANG

LEVEL

: Koordinator
Pengolahan
Data & CaseMix
:
PENGEMBANG
AN DAN
PEMBINAAN
USAHA
IV

HAL

DARI

:1

: 5 Hal

1. TUJUAN / FUNGSI JABATAN

Koordinator Pengolahan Data & Case-Mix, adalah seorang Pejabat Struktural Stara/
Level empat.

2. URAIAN AKTIVITAS POKOK DAN HASIL POKOK

A. AKTIVITAS POKOK
1. Receiving & re-checking, menerima berkas klaim pasien JKN dan Non JKN
beserta berkas penunjang medis lainnya termasuk salinan resume medis dan
mengecek satu persatu kelengkapan jumlah berkas dan isinya yang
dikirimkan
a.
b.
c.
d.
e.
f.
g.
h.
i.
j.
k.
l.
m.
n.
o.
p.
q.
r.
s.
t.
u.

oleh

Bidang

Keuangan

disesuaikan

dengan

persyaratan

administrasi seperti:
Rincian biaya pelayanan
Surat Rujukan PPK I
Surat Keluar Perawatan (khusus pasien kontrol rawat inap)
Surat Keterangan Gawat Darurat (khusus pasien IGD)
Kartu Peserta JKN
SEP (Surat Eligibiltas Peserta) khusus pasien JKN
Surat Keterangan Miskin khusus peserta Non JKN Bawaku Sehat
Surat Keterangan Dinas Sosial khusus peserta yang dijamin Dinas Sosial
Kartu Tanda Penduduk (KTP)/Resi pengurusan KTP
Kartu Keluarga (KK)/Resi pengurusan KK
Surat Keterangan Beda Identitas (pada kasus beda identitas)
Bukti permintaan disertai berkas hasil Penunjang Medis bersama ekspertise
Assesment rehabilitasi medis (khusus pasien Fisioterapi dan Rehabilitasi)
Resep/Salinan Resep Obat
Salinan resume medis
Surat Pengantar Dirawat (khusus pasien rawat inap)
Form Rencana Operasi (khusus pasien kamar operasi)
Rincian biaya operasi (khusus pasien kamar operasi)
Lembar travelling dialysis (khusus pasien Hemodialisis)
Surat Pengesahan Komite Medis (khusus pasien kategori Severity Level III)
Surat Keterangan sebagai pengganti rujukan PPK I (khusus pasien yang masih

mendapatkan pelayanan di RSU Pindad)

v. Surat Keterangan Diagnosis dari Dokter (khusus pasien penderita Malnutrisi)
w. Surat Keterangan Penggunaan Special CMGs (khusus kasus top up INA-CBGs)
2. Simulating, kegiatan dalam membantu proses clinical pathway di Instalasi

Rawat Jalan, Rawat Inap, Gawat Darurat, maupun Kamar Operasi untuk
memberikan informasi besaran target dan besaran tarif paket INA-CBGs
a.
b.
3.
a.

dengan melakukan coding diagnosis serta prosedur medis dan grouping pada:
Server Software simulasi INA-CBGs di alamat http://casemix01/inacbg
Client Server Software simulasi INA-CBGs di alamat http://localhost/inacbg
Medical Record Analyzing, menganalisis berkas klaim dengan:
Memastikan kepemilikan data rekam medis pasien tidak duplikasi yang sudah
diinputkan oleh bagian Admission Rawat Jalan, Admission IGD dan Rawat Inap

dan melakukan koreksi apabila terjadi duplikasi data tersebut

b. Memastikan kelengkapan isi rekam medis yang sudah diperiksa oleh bagian
Assembling, dan Pengolahan Data Rawat Inap, Pengolahan Data Rawat Jalan
dan IGD
c. Memperhatikan kekonsistenan penulisan diagnosis dan prosedur medis
disesuaikan pada hasil penunjang medis dan berkas terkait
4. Clinical Coding, menerjemahkan bahasa diagnosis dan prosedur medis yang
ditulis oleh dokter ke dalam kode numerik dan alfanumerik dengan meihat
Indeks Alfabet dan Daftar Tabulasi sesuai dengan kaidah ICD yaitu:
a. ICD-10 (International Statistical Classification of Diseases and Related Health
Problems) untuk diagnosis
b. ICD-9-CM (International Classification of Disease-Clinical Modification) untuk
prosedur medis
5. Abstracting & Exporting to Excel, membuat daftar diagnosis dan tindakan
medis untuk dilakukan coding dengan memperhatikan histori medis pasien
untuk meghindari data klaim pasien ganda serta untuk kepastian akurasi
coding sebelum proses grouping yakni:
a. Input demografi pasien (No. RM dan identitas seperti Nama Lengkap, Jenis
Kelamin, Tgl. Lahir disesuaikan dengan Kartu Peserta dan/atau Kartu Keluarga
dan/atau Kartu Tanda Penduduk dan/atau Akta Kelahiran)
b. Input transaksi pelayanan (Jenis Rawat, Tgl. Masuk, Tgl. Keluar, Kelas
Perawatan, Nama Dokter, Diagnosis, Prosedur Medis, Cara Pulang, Model
c.
d.
e.
6.

Pembayaran, Kode ICD-10 [1-12 item], Kode ICD-9-CM [1-5 item]

Cari histori berdasarkan diagnosis dan prosedur medis
Verifikasi hasil input
Membuat file laporan dalam bentuk excel dari hasil export to excel
Grouping, menginput data pada variabel yang ada pada Software INA-CBGs
di alamat http://casemix04/inacbg antara lain: No. RM, Nama Lengkap, Jenis
Kelamin, Tgl. Lahir, No. SEP, No. Peserta, Jenis Perawatan, Kelas Perawatan,
Tgl. Masuk, Tgl. Keluar, Cara Pulang, Dokter Penanggung Jawab, Berat Lahir
(khusus bayi), Tarif RS, Surat Rujukan, ADL Score (khusus kasus kusta dan
kasus jiwa),

Special

CMG (Special

Investigation,

Special

Prosthesis),

Procedure,

Kode

ICD-10,

Special

Drugs,

Special

Kode

ICD-9-CM,

serta

melakukan Proses Grouper dan Finalisasi hasil grouping

7. Txting, membuat file txt dari hasil input grouping per-tanggal, per-jenis
perawatan, per-kelas perawatan, per-input tgl. Grouping lalu men-download
untuk dikirimkan ke Verifikator BPJS
8. CBGs Reporting, membuat laporan hasil input grouping yaitu Laporan
Individual Pasien dan Laporan Rekap PDF dari hasil input grouping pertanggal, per-jenis perawatan, per-kelas perawatan, per-input tgl. Grouping lalu
men-download untuk dikirimkan ke Verifikator BPJS
9. Pre-verifying, verifikasi data hasil input Abstracting dengan hasil Grouping
dalam bentuk Excel dengan verifikasi pada jumlah data yang diinput dan
ketepatan hasil input
10.
Printing, mencetak CBGs Report hasil input grouping per-tanggal, perjenis perawatan, per-kelas perawatan, per-input tgl. Grouping yang telah
melalui proses verifikasi
11.
Unionizing & Correcting, hasil cetak CBGs Report (Laporan Individual
Pasien) dikelompokkan satu persatu ke dalam berkas klaim dengan mengklip
atau membubuhkan stapples/hecter sambil mengkoreksi isian item-item yang
kurang sesuai dengan berkas klaim seperti Tgl. Keluar, No. RM, No. SEP, Umur
(tahun), Tgl. Masuk, Umur (hari), Jenis Perawatan, Tgl. Lahir, Cara Pulang,
Jenis Kelamin, LOS, Kelas Perawatan, Berat Lahir (khusus bayi), Diagnosa
Utama, Diagnosa Sekunder, Special CMG, Tarif Top Up, Tarif RS, dan Total Tarif
12.
Validating, menvalidasi jumlah berkas klaim yang akan di-packing
dengan jumlah inputan pada software INA-CBGs
13.
Packing, membuat label untuk pengiriman berkas pada dus dan
membuatkan ekspedisi penyerahan berkas klaim untuk Verifikator BPJS
14.
Distributing, mengirimkan berkas klaim ke Verifikator BPJS untuk siap
diverifikasi dengan menyerahkan dan mencocokkan jumlah berkas klaim
dengan ekspedisi dan file txt
15.
Revising, melakukan proses revisi baik revisi administratif (untuk
berkas klaim yang belum lengkap) dan revisi data hasil CBGs
16.Re-grouping, Re-txting, Re-CBGs reporting, Re-verifying, Re-printing,
Re-unionizing, dan Re-validating untuk kasus-kasus klaim yang direvisi
17.
Code Auditting, mengaudit data kode ICD-10 & ICD-9-CM yang diinput
oleh coder dan memperbaiki kode-kode yang dianggap kurang relevan
18.
Confirmating, mengkonfirmasi kelengkapan pengisian berkas rekam
medis dan kerelevansian dengan hasil penunjang medis sesuai hasil
simulating dengan para dokter langsung maupun tidak langsung (via
Perawat/Bidan) agar proses coding dan penyesuaian tarif dapat berjalan
efektif
19.
Negotiating,

bernegosisasi

dengan

Verifikator

BPJS

mengenai

keterlambatan pengiriman, kesalahan input data, kelengkapan berkas klaim,

pembacaan software yang kurang efektif, dan lain-lain yang berhubungan
dengan klaim agar terhindar dari kesan Fraud & Abuse

B. HASIL POKOK
1. Laporan Hasil Analisis Berkas Klaim bermasalah untuk Ketua Tim PPEx
2. Laporan Perbandingan Tarif Riil RS dengan Tarif INA-CBGs untuk Ketua Tim
3.
4.
5.
6.

PPEx
Laporan
Laporan
Laporan
Laporan

Abstraksi & INA-CBGs untuk Tim PPEx

Uang Muka BPJS untuk Bidang Keuangan
Abstraksi Pasien Bawaku Sehat untuk Bidang Keuangan
Kunjungan Pasien Rawat Inap berdasarkan Severity Level CBGs

untuk Kaur Rekam Medis

7. Recapitulating, merekapitulasi berkas klaim bermasalah seperti berkas
klaim kurang lengkap, cap dokter yang tidak ada, Kesalahan Rincian Biaya,
Eviden Malnutrisi, pasien yang ganti kelas rawat, konfirmasi Diagnosa, SEP
yang salah, Pengesahan Komite Medik, Berkas persyaratan bukan milik
pasien, tarif yang berbeda dengan Permenkes 59 tahun 2014, file txt yang
tidak terbaca

3. KEDUDUKAN
a. Koordinator Pengolahan Data & Case-Mix urusan Rekam Medis
berkedudukan dibawah pembinaan dan bertanggung jawab langsung
kepada Kepala urusan Rekam Medis
b. Dalam melaksanakan tugasnya Koordinator Pengolahan Data & Case-Mix
membawahi staf PPEx

4. HUBUNGAN KERJA
Koordinator Pengolahan Data & Case-Mix dalam melaksanakan tugasnya
mengadakan hubungan kerja dengan fungsi-fungsi terkait.

NAMA
JABATAN
TANGGAL
TANDA TANGAN