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ACTIVIDAD 2: INVESTIGACION SOBRE LOS TIPOS DE SISTEMAS DE INFORMACION QUE SOPORTAN LOS PROCESOS DE LA INSTITUCION EDUCATIVA LUZ HAYDEE GUERRERO MOLINA

ESNEIDER GARCÍA MENESES

UNIVERSIDAD DE SANTANDER

CAMPUS VIRTUAL MAESTRÍA EN GESTIÓN DE LA TECNOLOGÍA EDUCATIVA SANTIAGO DE CALI

2016

ACTIVIDAD 2: INVESTIGACION SOBRE LOS TIPOS DE SISTEMAS DE INFORMACION QUE SOPORTAN LOS PROCESOS DE LA

INSTITUCION EDUCATIVA LUZ HAYDEE GUERRERO MOLINA

ESNEIDER GARCÍA MENESES

Módulo Sistemas de Gestión para Educación Mediados por TIC

Profesor ELIANA MARIA HERNANDEZ GUTIERREZ

Magíster en E-Learning

UNIVERSIDAD DE SANTANDER CAMPUS VIRTUAL

MAESTRÍA EN GESTIÓN DE LA TECNOLOGÍA EDUCATIVA SANTIAGO DE CALI

2016

INVESTIGACION SOBRE LOS TIPOS DE SISTEMAS DE INFORMACION QUE SOPORTAN LOS PROCESOS DE LA INSTITUCION EDUCATIVA LUZ HAYDEE GUERRERO MOLINA

Actividad 2: Investigación

Investigar e identificar procesos de negocio, estratégicos y misionales de una institución

educativa real, cuáles son los principales tipos de sistemas de información que soportan la operación

de esa institución educativa y cuáles son sus características y funcionalidades principales. Realice

una descripción de dichos procesos y elabore los diagramas respectivos que evidencien la

apropiación de las tendencias modernas en cuanto a construcción y desarrollo de una institución

educativa.

Envíe la actividad a través del tablero de anotaciones bajo la siguiente nomenclatura:

Nombre_Apellido_Investigación.pdf

Solución de la Actividad 2

Ministerio de Educación Nacional MEN (2008), Las instituciones educativas tienen que

enfrentar enormes desafíos que están relacionados con los nuevos requerimientos y las exigencias

que implica la modernización para brindar una atención pertinente a toda la población, que garantice

la participación de toda la comunidad educativa en cada uno de sus procesos, en donde los

estudiantes, los padres de familia y la comunidad cada vez adquieren mayor protagonismo.

Por esa razón las instituciones deben garantizar las herramientas que permitan hacer uso de las

nuevas tecnologías y maneras de comunicación oral y escrita; en la recopilación, uso y análisis de

una gran cantidad de información que debe estar almacenada como fuente de consulta y de datos

para los diferentes usuarios. Por ello, en los procesos de mejoramiento institucionales se tienen que

considerar, estos elementos para fortalecer las instituciones.

Las principales transformaciones que se deben dar en una Institución Educativa se deben centrar

en las gestiones institucionales, que se expresan en sus distintas dimensiones directiva, de

comunidad, pedagógica, administrativa y financiera en donde se llevan a cabo todos los procesos

con el fin de fortalecer la institución para lograr altos índices de calidad en cada una de las

gestiones y así desarrollar la capacidad para articular sus procesos internos y concentrar todos sus

esfuerzos hacia la consolidación de un Proyecto Educativo Institucional (PEI) que posibilite

alcanzar el desempeño esperado en los estudiantes.

La investigación de los procesos de negocio, estratégicos y misionales se hace en la Institución

Educativa Técnico Industrial Luz Haydee Guerrero Molina, que es una institución educativa de

carácter oficial, que ofrece enseñanza básica y media vocacional, tiene modalidad técnica en las

áreas de Sistemas y Electricidad y desde el año 2013, inicio un proceso de articulación con el SENA

en ambas modalidades, otorgando a los estudiantes que se gradúan la titulación de Técnico en

Sistemas, en programación y Técnico en Instalaciones Eléctricas Residenciales respectivamente.

La Institución Educativa cuenta con dos sedes, en la sede principal de secundaria (Básica y

media) presta el servicio educativo con 980 estudiantes repartidos en dos jornadas mañana y tarde.

En la sede Escuela Rodrigo Lloreda presta el servicio educativo con 120 niños de 5 años en

Prescolar y 880 niños entre los 6 y los 11 años en la Básica primaria, en las dos jornadas mañana y

tarde.

También en la sede principal se ofrece la formación de jóvenes y adultos los días sábados con

250 estudiantes entre los 14 a los 60 años.

Ninguno de los estudiantes matriculados pagan los servicios educativos gracias a la política de

gratuidad del gobierno, el cual le gira a la institución $60.000.oo por cada estudiante de primaria y

$80.000.oo por cada estudiante de la media. Para un presupuesto anual aproximado de

$180.000.000.oo.

A continuación en la figura 1 se describen los procesos estratégicos, misionales y procesos de

apoyo que se llevan a cabo al interior de la institución educativa.

A continuación en la figura 1 se describen los procesos estratégicos, misionales y procesos de apoyo

Figura 1. Mapa de procesos. Tomado de PEI.2016.Sistema de Calidad de la IETI Luz Haydee Guerrero Molina

En el mapa de procesos de la figura 1 se puede observar que en los procesos misionales se

encuentran inmersos la gestión de aula, el diseño curricular y la evaluación curricular; En los

procesos de apoyo se encuentran la gestión administrativa y financiera, la gestión de matrícula, la

gestión de talento humano y la gestión comunitaria y en los procesos estratégicos se encuentra la

gestión directiva con los procesos de planeación estratégica y la gestión de calidad.

En la figura No. 2 se puede observar el modelo de operación por procesos MOP donde se

describen las generalidades y los objetivos de cada uno de los procesos misionales y de apoyo.

Figura 2. Cuadro modelo de operación por procesos Tomado de PEI.2016.Sistema de Calidad en la IETI

Figura 2. Cuadro modelo de operación por procesos Tomado de PEI.2016.Sistema de Calidad en la IETI Luz Haydee Guerrero Molina.

Es importante que en las instituciones educativas exista o este conformado el comité de calidad

que permita recolectar la información necesario en cada una de las gestiones y que se encargue de

evaluar y retroalimentar los indicadores en cada uno de los procesos. En la IETI Luz Haydee

Guerrero Molina este comité está conformado por miembros de cada una de las estancias de la

comunidad educativa y en él se han elaborado los documentos que caracterizan cada uno de los

procesos misionales, en donde se describen el objetivo, el alcance, las entradas, las actividades y las

salidas o compromisos. En la figura 3 se muestra la caracterización de procesos de la gestión en el

aula.

comunidad educativa y en él se han elaborado los documentos que caracterizan cada uno de los

Figura 3. Cuadro caracterización de procesos de la gestión en el aula. Tomado de PEI.2016.Sistema de Calidad en la IETI Luz Haydee Guerrero Molina

En la figura 4 se muestra la caracterización de procesos del diseño curricular.

En la figura 4 se muestra la caracterización de procesos del diseño curricular. Figura 4. Cuadro

Figura 4. Cuadro caracterización de procesos del diseño curricular. Tomado de PEI.2016.Sistema de Calidad en la IETI Luz Haydee Guerrero Molina

En la figura 5 se muestra la caracterización de procesos de la evaluación curricular.

En la figura 5 se muestra la caracterización de procesos de la evaluación curricular. Figura 5.

Figura 5. Cuadro caracterización de la evaluación curricular. Tomado de PEI.2016.Sistema de Calidad en la IETI Luz Haydee Guerrero Molina

Con el fin de describir en el proceso misional cada una de las etapas y actividades que se realizan

en la institución educativa se elabora el plan de diseño y desarrollo curricular, el cual se puede

observar en la figura 6.

Con el fin de describir en el proceso misional cada una de las etapas y actividades
Figura 6. Formato plan de diseño y desarrollo curricular. Tomado de PEI.2016.Sistema de Calidad en la

Figura 6. Formato plan de diseño y desarrollo curricular. Tomado de PEI.2016.Sistema de Calidad en la IETI Luz Haydee Guerrero Molina

Para el control de las tareas propuestas en el proceso misional el comité de calidad ha diseñado

instrumentos de seguimiento para la revisión del desarrollo curricular, en la figura 7 se muestra el

formato propuesto para esta revisión el cual debe ser elaborado por cada uno de los coordinadores.

formato propuesto para esta revisión el cual debe ser elaborado por cada uno de los coordinadores.

Figura 7. Formato para la revisión del desarrollo curricular. Tomado de PEI.2016.Sistema de Calidad en la IETI Luz Haydee Guerrero Molina

Los docentes deben registrar y llenar el formato de control al desarrollo curricular que aparece

en la figura 8, en el cual se indica cuales son todas las actividades que se realizan en el aula de clase.

formato propuesto para esta revisión el cual debe ser elaborado por cada uno de los coordinadores.

Figura 8. Formato de control al desarrollo curricular. Tomado de PEI.2016.Sistema de Calidad en la IETI Luz Haydee Guerrero Molina

En la figura 9 se muestran los indicadores y los criterios de calidad para el comité de evaluación

en el cual se describe cual debe ser el método para el análisis de datos.

En la figura 9 se muestran los indicadores y los criterios de calidad para el comité

Figura 9. Criterios de calidad para el comité de evaluación. Tomado de PEI.2016.Sistema de Calidad en la IETI Luz Haydee Guerrero Molina

En la figura 10 se ilustra el formato que se debe diligenciar con los estudiantes que tienen

dificultades académicas o disciplinarias y en el cual se deben especificar los planes de acción.

En la figura 9 se muestran los indicadores y los criterios de calidad para el comité

Figura 10. Criterios de calidad para el comité de evaluación. Tomado de PEI.2016.Sistema de Calidad en la IETI Luz Haydee Guerrero Molina

En los procesos de apoyo encontramos en la figura 11 el formato de reporte de no

conformidades, correcciones, y acciones correctivas y preventivas que puede diligenciar cualquier

miembro de la comunidad educativa o público en general.

En los procesos de apoyo encontramos en la figura 11 el formato de reporte de no

Figura 11. Formato de reporte de no conformidades, correcciones, y acciones correctivas y preventivas. Tomado de PEI.2016.Sistema de Calidad en la IETI Luz Haydee Guerrero Molina

En la figura 12 se muestra un listado de todos los formatos y documentos que se han elaborado

hasta el momento para la llevar a cabo la gestión estratégica direccionada por la gestión directiva

para cada uno de los procesos institucionales.

para cada uno de los procesos institucionales. Figura 12. Formato de reporte de no conformidades, correcciones,

Figura 12. Formato de reporte de no conformidades, correcciones, y acciones correctivas y preventivas. Tomado de PEI.2016.Sistema de Calidad en la IETI Luz Haydee Guerrero Molina

TIPOS DE SISTEMAS DE INFORMACION QUE SOPORTAN LA OPERACIÓN DE LOS PROCESOS EN LA IETI LUZ HAYDEE GUERRERO MOLINA

La IETI Luz Haydee Guerrero Molina hace uso de los diferentes sistemas de información que el

Ministerio de Educación Nacional ha implementado en las instituciones educativas para el

mejoramiento de los procesos y de la calidad educativa, en la figura 13 se observa los diferentes

sistemas de información.

SISTEMAS DE INFORMACIÓN MEN SIMAT SIGCE SICIED SINEB SGCF RRHH SISTEMA SISTEMA DE INFORMACIÓN NACIONAL DE
SISTEMAS DE INFORMACIÓN
MEN
SIMAT
SIGCE
SICIED
SINEB
SGCF
RRHH
SISTEMA
SISTEMA DE
INFORMACIÓN
NACIONAL DE
EDUCACIÓN
BÁSICA y MEDIA
SISTEMA DE
SISTEMA
SISTEMA DE
GESTIÓN DE LA
CALIDAD
EDUCATIVA
SISTEMA DE
INTERACTIVO DE
INFORMACIÓN DE
INTEGRADO
GESTIÓN Y
CONSULTA DE
GESTIÓN DE
DE
CONTROL
INFRAESTRUCTURA
RECURSOS
MATRÍCULA
FINANCIERO
EDUCATIVA
HUMANOS
Herramienta
que permite
organizar y
controlar el
proceso de
matrícula en
todas sus
etapas, así
como tener una
fuente de
información
confiable y
disponible para
la toma de
decisiones.
Facilita la
inscripción de
alumnos nuevos
Herramienta
de apoyo a la
gestión
educativa que
le permite a
todas las
instituciones
hacer el
registro de
varios de los
componentes
de los
procesos de
evaluación y
el Plan de
Mejoramient
o Institucional
Herramienta que
permite consultar
el estado y el
cumplimiento de
estándares de
infraestructura por
cada tipo de
ambiente
pedagógico.
Adicionalmente,
incluye un
despliegue
fotográfico por
predio de los
establecimientos
educativos
Herramienta que
permite
centralizar el
reporte y
consulta de
manera única la
información de
los
Establecimientos
Educativos,
Matricula Oficial
y No Oficial,
Planta, Nómina,
Recursos
Financieros e
Infraestructura
Tecnológica
Herramienta que
apoya el proceso
de análisis para la
tomar decisiones
en la planeación,
ejecución de los
recursos,
facilitando el
seguimiento a sus
resultados a través
de indicadores de
gestión, en
concordancia con
los ejes de
Cobertura,
Eficiencia y Calidad
Educativa
Herramienta que
apoya en las
secretarías de
educación los
procesos de
administración,
organización y
control de la
información
relacionada con la
gestión del curso
humano, así como
la liquidación de la
nómina para el
personal docente y
administrativo de
las Secretarías de
Educación.

Figura 13. Esquema sistemas de información del MEN para las instituciones educativas

Es importante mencionar que para los procesos de la gestión directiva no se usa un tipo de

sistema de información para el soporte de la toma de decisiones, los datos de los formatos de

eficiencia interna, o gestión de matrícula SIMAT se analizan, pero esto no se hace sistemáticamente

con un software de toma de decisiones. Como tampoco se utilizan programas de administración de

proyectos.

Para el proceso de gestión del Aula se utiliza varios programas como es el Scrach para

educación en programación en básica primaria, Java para la programación de computadores en

secundaria, Sketchup para la enseñanza de dibujo técnico en la media y el Multisim para la

elaboración de circuitos eléctricos. Existen varios programas instalados en los portátiles del

programa computadores para educar como el Geogebra, los cuales no son utilizados por los docentes

por problemas de logística.

Para el proceso de evaluación curricular se tiene la plataforma SICES en la cual el docente

puede subir notas automáticamente desde el aula o Incorporar las notas en bloque usando los

formatos prediseñados. Además puede imprimir sus listados de los estudiantes de su grupo, y ver la

hoja de vida de cada uno de ellos, también puede crear sus propios logros de aprendizaje. Esta

plataforma es del tipo estratégico ya que se creó inicialmente para cubrir la necesidad de los

boletines de notas pero ha ido creciendo con sus nuevas herramientas.

Para el proceso de diseño curricular la institución no proporciona un programa para tal fin, pero

hay docentes que utilizan diferentes plataformas como CHAMILO, también para este año con la

orientación del grupo de calidad de la institución cada asignatura que forma parte del currículo

desde preescolar hasta la secundaria, con el esfuerzo de todos los docentes construyeron las guías de

aprendizaje del primer periodo escolar con unos componentes ya preestablecidos por dicho comité,

como introducción, material de apoyo, actividades de reflexión inicial, actividades de

contextualización, actividades de apropiación, actividades de transferencia del conocimiento,

actividades de evaluación, recursos para el aprendizaje y bibliografía o webgrafía. Estas guías de

aprendizaje fueron construidas por el grupo de docentes que imparten la misma asignatura y se

entregaron al comité de calidad para ser revisadas, proceso en el que se encuentran en este

momento. Por otro lado las guías fueron subidas a la plataforma institucional sices.net en la pestaña

que tiene el nombre de Guías de Aprendizaje, para que los estudiantes y padres de familia tengan

acceso a cada una de las guías para los diferentes grados.

Para el proceso de Gestión Humano se utilizan los archivos de office, pero no programas

especializados como lo hace la Secretaria de Educación Municipal SEM, en su plataforma RRHH

Sistema de Información de Gestión de Recursos Humanos que administra, controla y organiza la

gestión del recurso humano, en cuanto a la planta de cargos, tiempos de servicio entre otros.

Para la gestión Comunitaria se usa una página WEB institucional, www.sices.net, pero debido a

la falta de personal administrativo calificado o WEB Master, no se le ha dado el uso para la cual fue

diseñada. Aunque existen diferentes blocks de docentes y videos de YouTube donde se muestra la

gestión comunitaria, como por ejemplo la actividad: Tecnología de alimentos, con la participación

de los padres; La transformación de los alimentos y los estados de la materia. Grado Transición

Para el proceso de gestión de matrícula se utiliza la ya mencionada plataforma institucional

SICES que aparece en la figura 14, en la cual se registra la matrícula de los estudiantes, con la

información de la ficha de matrícula. Luego esta información es subida al SIMAT por los

requerimientos del Ministerio de Educación Nacional.

Figura 14. Imagen plataforma institucional SICES.NET Para el proceso de la gestión administrativa y financiera se

Figura 14. Imagen plataforma institucional SICES.NET

Para el proceso de la gestión administrativa y financiera se cuenta con un sistema de

información transaccional llamado programa ASCII, con el cual se realiza la contabilidad, se

llevan las cuentas de presupuesto, la cartera antigua, los informes de las auditorias de contraloría.

Como también los inventarios y los activos fijos. Para la elaboración de certificados y boletines se

usa la plataforma institucional SICES.

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

  • 1. UDES, (2016). Libro electrónico multimedial: Sistema de Gestión para Educación, mediados por TIC. Cap. 3 Sistemas de Información En Instituciones Educativa. Recuperado de http://aulavirtual.eaie.cvudes.edu.co/publico/lems/L.000.006.MG/cap3.html.

  • 2. Mendoza, H., (2006), Introducción a los sistemas de información. Recuperado de: http://aulavirtual.eaie.cvudes.edu.co/publico/lems/L.000.006.MG/Documentos/Anexos/Cap3 /3.pdf

  • 3. Ministerio de Educación de Colombia (2008). Guía de la autoevaluación para el mejoramiento institucional. Recuperado de: http://www.mineducacion.gov.co/cvn/1665/articles- 91093_archivo_pdf.pdf

  • 4. Ministerio de Educación de Colombia (2016). Servicios de información para las Secretarías de Educación. Recuperado de: http://www.gestionsecretariasdeeducacion.gov.co/