MANAJER PROYEK

Mochamad Mahfudz S/ M3113102 TID

Manajer Proyek adalah seorang yang dapat merencanakan, mengatur dan
mengarahkan sebuah proyek, memanajemen waktu dan biaya, serta mengolah sumber
daya yang ada untuk mencapai hasil yang diharapkan.
I.
Karakter dan Kepribadian
A. Karakter dari Kepribadiannya
Harus memahami dan menguasai semua hal baik secara teori maupun teknis

B.

terhadap proyek yang sedang di tangani.

Memiliki pengalaman dan keahlian yang berkaitan dengan proyek yang sedang

dikelola.
Sebagai seorang yang mengambil keputusan, maka harus mampu bertindak

secara adil dan bertanggung jawab.

Memiliki wibawa, mampu beradaptasi dan bergaul dengan bawahan sehingga

tidak ada kesenjangan antara atasan dan bawahan.

Karakteristik dari Kemampuan Terkait dengan Proyek yang Dikelola
Memiliki komitmen yang tinggi untuk meraih tujuan serta keberhasilan proyek.
Mampu menyelesaikan proyek sesuai dengan waktu dan anggaran yang

diberikan.
Membuat dan melakukan rencana darurat untuk mengantisipasi hal-hal maupun

masalah tak terduga.

Mampu membuat perencanaan dalam jangka panjang dan jangka pendek.
Memiliki kemauan untuk mendefinisikan ulang tujuan, tanggung jawab dan
jadwal selama hal tersebut ditujukan untuk mengembalikan arah tujuan dari

pelaksanaan proyek jika terjadi jadwal maupun anggaran yang meleset.

C. Karakteristik Kemampuan Terkait dengan tim yang Dipimpin
Mampu bersosialisasi dengan bawahan atau anggota tim.
Mampu membangun kedisiplinan secara structural
Memiliki kemampuan dan keahlian berkomunikasi serta manjerial.
Menghormati para anggota tim kerjanya serta mendapat kepercayaan dan

penghormatan dari mereka.

Memiliki kepercayaan yang tinggi kepada para profesional terlatih untuk

menerima pekerjaan-pekerjaan yang didelegasikan darinya.

Berbagi sukses dengan seluruh anggota tim.

Mampu menempatkan orang yang tepat di posisi yang sesuai.

Memberikan apresiasi yang baik kepada para anggota tim yang bekerja dengan
baik.

II.

Tanggaung Jawab Manajer Proyek

A. Secara Umum
1. Proyek Manajer harus bertanggung jawab untuk memberikan laporan
mengenai rencana dan program yang ada kepada user, menajer tingkat atas
dan kepada siapa saja yang memerlukan. Semua informasi dari yang selalu
berubah, keuangan, jadwal, orang dan isu perusahaan atau semua hal yang
mempengaruhi perusahaan harus dikomunikasikan dengan PM yang akan
menyampaikan kepada para anggota tim. PM akan menggunakan segala
informasi yang ada untuk menyelesaikan pekerjaan.
2. mengatur rencana tim. PM adalah pemimpinnya, yang memberikan
motivasi dan memberikan jalan keluar terhadap masalah-masalah tim
yang harus dipecahkan.
B. Secara Khusus dalam setiap fase
1. Definisi (Definition)
PM adalah orang yang mengatur diambil atau tidaknya suatu keputusan.
Hal ini mungkin mempengaruhi wawancara dengan user dan membantu
dalam pembuatan dokumentasi. PM dibantu oleh PL yang akan
memberikan bantuan teknis, seperti persiapan rencana proyek. Ketika
semuanya sudah selesai PM yang akan menghitung seluruh total
pengeluarannya, membuat jadwalnya dan mencari tenaga kerjanya.
Setelah proposal disetujui, PM biasanya membuat ProjectFile (PF).
File proyek akan menjadi pusat untuk semua hal mengenai dokumen
proyek, termasuk laporan keadaan, waktu pertemuan, mernbuat memo, dll.
2. Analisis (Analysis)
PM harus membuat beberapa bagian mengenai spesifikasi fungsional :
pengantar, spesifikasi perubahan, penerimaan (masukan dari PL secara
rinci), hubungi dan kondisi, jaminan dan semuanya tentang pengaruh
sistem yang baru dalam lingkungan user. PM akan memastikan bahwa FS
(prototipe sistem) dapat selesai pada waktunya (sebagian besar masukan

dari user diterima pada waktunya). Negosiasi antara FS dengan klien,

menghasilkan kesepakatan. Bagian tersulit adalah membuat user
memahami bahwa perubahan FS tidak untuk selamanya dan segala
perubahan disetujui oleh tim teknik.
3. Disain (Design)
Seorang PM menyusun pertemuan secara rutin dan menerbitkan sebuah
laporan harian. Setiap minggunya dia harus memeriksa waktu dan
merencanakan peningkatan anggaran yang telah perkiraan direncanakan,
total biaya dan tanggal pengiriman, serta mengulas kembali pendapatan
jika diperlukan. Seorang PM harus dapat memeriksa semua permasalahan
dan menyelesaikannya, jika ini memungkinkan dan rnerencanakan ulang
jika tidak dapat menyelesaikannya.
4. Pemrograman (programming)
Pada tahap ini banyak melibatkan orang dengan segala bentuk
permasalahannya. Seorang manajer harus dapat memonitor semua yang
terjadi dalam segala yang ada. Tim dan merespon masalah seorang
manajer juga harus dapat memberikan suatu pandangan untuk memastikan
perkembangan yang telah dicapai. Dan seorang manajer harus lebih
banyak

mengontrol,

berkomunikasi

dengai

programmer

dan

mempergunakan pengaruhnya untuk setiap permasalahan.

5. Sistem Integrasi dan Tes(system Integration And Test)
Pada tahap ini seorang PM harus bisa menjaga keutuhan perusahaan. Di
lingkungan luar (klien, manajer tngkat atas) mungkin bingung, menelepon
manajer, mengundang rapat, menutup rapat dan meminta laporan
perkembangan harian. Disinilah keberadaan PM dibutuhkan untuk tetap
menjaga keseluruh keberhasilan dari tender proyek. Pada akhirnya ketika
PL melaporkan bahwa semua sistem telah terintegrasi dan berjalan, maka
PM harus memastikan ATP (Acceptance Test Plan) berjalan normal dan
terkoneksi.
6. Penerimaan (Acceptance)
PM menjadwalkan waktu, fasilitas dan sumber-surnber yang dibutuhkan
untuk menjalankan sistem dan memastikan user menandatangani
perjanjian
7. Operasi (Operation)

PM harus memastikan bahwa dukungan teknik yang ditampilkan

sebelumnya tersedia dan user puas dengan sistem operasional. Dan
akhirnya PM mengadakan pertemuan untuk mengevaluasi proyek dan
III.

memberikan laporan proyek.

Skill yang dibutuhkan Manajer Proyek
1. Problem Solving, kemampuan Manajer dalam menyelesaikan masalah secara
efektif dan efisien.
2. Budgeting and Cost Skills, Kemampuan dalam hal membuat anggaran biaya
proyek, analisis kelayakan investasi agar keuangan proyek dapat berjalan
optimal sesuai dengan keinginan penyedia dana.
3. Schedulling and Time Management Skills, kemampuan untuk menjadwalkan
proyek. Disini manajer proyek dituntut untuk dapat mengelola waktu secara
baik agar proyek dapat selesai tepat waktu seperti yang diharapkan. Untuk
mengelola waktu ini manajer proyek harus mendefinisikan aktivitas-aktivitas
yang diperlukan, misalnya dengan teknik WBS atau Work Breakdown
Structure. Selain itu manajer proyek harus mampu memperkirakan waktu bagi
setiap aktivitas secara realistis. Hal ini memerlukan kordinasi dengan tim
proyek untuk menentukan estimasi berapa alam aktivitas tersebut dilakukan.
Kemudian, manajer proyek harus mengatur waktu peringatan untuk
mengindikasikan tanggal-tanggal kritis selama proyek berlangsung.
4. Technical Skills, Kemampuan teknis melingkupi pengetahuan

dan

pengalaman dalam hal proyek itu sendiri, dengan mengetahui prosedurprosedur dan mekanisme proyek. Kemampuan teknis biasanya di dapat dari
penimbaan ilmu khusus di bangku formal, misalnya Institut Manajemen
Proyek, dan sebagainya.
5. Leadership Skills, Kepemimpinan menjadi salah satu peranan penting yang
dimiliki oleh seorang manajer proyek. Apa yang dilakukan oleh manajer
proyek menendakan bagaimana seharusnya orang lain atau timnya bekerja.
Dengan ini manajer proyek dapat mempengaruhi bagaimana orang lain dapat
bertindak dan bereaksi terhadap isu-isu proyek.
6. Resource Management and Human Relationship Skills, Pemakaian sumber
daya adalah masalah utama bagi para manajer proyek. Manajer proyek perlu
memahami akibat dari kegagalan dalam mengelola sumber daya, oleh karena

itu perlu kehati-hatian dalam menempatkan sumberdaya yang ada dan

menjadwalkannya. Hal ini membutuhkan kemampuan untuk membangun
jaringan social dengan orang-orang yang terlibat di dalam proyek, seperti para
stakeholder. Seorang manajer proyek yang efektif harus mampu untuk
menempatkan diri dalam memberikan keterbukaan dan persahabatan dengan
pihak lain, salah satunya dengan menjadi pendengar yang baik.
7. Communication Skills, Perencanaan sebuah proyek akan menjadi tidak
berguna ketika tidak ada komunikasi yang efektif antara manajer proyek
dengan timnya. Setiap anggota tim harus mengetahui tanggung jawab mereka.
Kadang, jadwal perencanaan yang sudah dibuat secara sempurna oleh manajer
proyek tidak dijalankan oleh timnya, tim lebih memilih bekerja dengan aturan
mereka sendiri. Hal ini dikarenakan sang manajer tidak memberikan
penjelasan

atau

mempresentasikan prosedur yang

diinginkan

dalam

menjalankan proyek.
8. Negotiating Skills, Untuk memperoleh simpati dan dukungan dari manajemen
atas, kemampuan negosiasi dititik beratkan disini. Tapi, manajer proyek harus
memahami kepentingan manajemen atas sehingga dengan pemahaman ini
manajer proyek dapat melakukan bargaining dengan pemikiran yang tenang
dan jernih untuk memperoleh apa yang diinginkan. Selain kemampuan
komunikasi yang baik, negosiasi juga memerlukan strategi dalam menarik
dukungan manajemen atas atau sponsor mereka, bagaimanapun, pihak yang
bernegosiasi harus dapat melihat loyalitas sang manajer terhadap mereka, baru
kemudian akan muncul kepercayaan.
9. Marketing, Contracting, Customer Relationship Skills, Kemampuan menjual
tidak hanya dimiliki oleh marketer saja, akan tetapi manajer proyek harus
memiliki kemampuan untuk memasarkan hasil proyeknya, karena akan sangat
tragis ketika sebuah proyek yang sukses secara implementatif, tetapi
outputnya tidak dibutuhkan oleh para penggunanya. Bagaimanapun apa yang
akan dikatakan sang manajer proyek kepada pelanggannya akan lebih
berpengaruh daripada yang mengatakan hanya bagian marketing. Selain itu,
kedekatan dengan konsumen sangat diperlukan. Sang manajer perlu
responsive terhadap perubahan kebutuhan dan persyaratan pelanggan untuk

memenuhi kebutuhan mereka. Sekali lagi, kemampuan komunikasi sangat

berperan penting disini. Dalam konsep TQM, kunci utama untuk
mengidentifikasi kebutuhan pelanggan adalah komunikasi secara terusmenerus antar pelanggan maupun antar tim proyek (Tjiptono&Diana, 2003).
IV.

Tugas Manajer Proyek

1. Menjadwalkan proyek, manajer bertugas untuk merencanakan pelaksanaan
proyek agar proyek dapat selesai tepat waktu.
2. Mengimplementasikan rencana proyek, setelah membuat perencanaan, tugas
manajer selanjutnya adalah mengimplementasikan perencanaan proyek
tersebut di lapangan.
3. Mengontrol kerja sampai selesai, Seorang manajer harus dapat mengontrol
semua pekerjaan proyek hingga selesai dan menjaga serta mengantisipasi agar
proyek berjalan sesuai rencana.
4. Membina hubungan kooperatif, manajer bertanggung jawab untuk membina
hubungan kooperatif dengan para pihak yang terlibat baik dalam struktur
horizontal maupun vertical.
5. Melakukan inovasi, seorang manajer juga bertugas melakukan inovasi untuk
merespon peluang dan ancaman yang tak terduga.
6. Memperkirakan Durasi Tugas, Teknik memperkirakan durasi tugas
- Optimistic duration (OD) : perkiraan lama minimum waktu yang
-

diperlukan untuk melakukan tugas.

Pessimistic duration (PD) : perkiraan lama maksimum waktu yang

diperlukan untuk melakukan tugas.

Expected duration (ED) : lama perkiraan waktu yang diperlukan untuk

menyelesaikan sebuah tugas.

Most likely duration (D) : lama perkiraan waktu yang diperlukan untuk
menyelesaikan sebuah tugas, berdasarkan nilai rata-rata optimistic,
pessimistic, dan expected duration (durasi optimistis, pesimistis, dan

diharapkan)
7. Menentukan Ketergantungan Antartugas, Empat tipe ketergantungan antar
tugas :
- Finish-to-start (FS) Penyelesaian sebuah tugas memicu awal tugas lain.
- Start-to-finish (SS) Awal sebuah tugas memicu awal tugas lain.
- Finish-to-finish (FF) Dua tugas harus selesai pada waktu bersamaan.
- Start-to-finish (SF) Awal sebuah tugas menandakan selesainya tugas
lain.

8. Mengintegrasikan sumber daya sesuai dengan posisi dan jadwal yang sudah
dibuat dalam perencanaan, Manajer proyek harus mampu mengelola
perubahan dalam hal sumber daya, manusia maupun lingkungan. Sumbersumber daya memiliki kategori-kategori berikut:
- Orang
- Layanan
- Fasilitas-fasilitas dan perlengkapan
- Persediaan barang dan material
- Uang
9. Mengarahkan Usaha Tim, Salah satu dimensi terpenting mengarahkan usaha
tim adalah pengawasan manusia.
10. Memonitor dan Mengontrol Perkembangan, Selama proyek, manajer proyek
harus memonitor perkembangan proyek terhadap lingkup, jadwal, dan
anggaran dan, jika perlu, membuat penyesuaian pada lingkup, jadwal, dan
sumber-sumber daya.
11. Menilai Hasil dan Pengalaman Proyek, Aktivitas final ini melibatkan

pengumpulan umpan balik dari anggota-anggota tim proyek (termasuk para

pelanggan) mengenai pengalaman-pengalaman proyek dan saran-saran yang
ditujukan untuk memperbaiki manajemen proyek dan proses organisasi.