KATA PENGANTAR

Microsoft Excel 2000 merupakan Program Aplikasi Pengolah Angka, atau bisa juga
disebut dengan nama program aplikasi spread sheet (lembar kerja elektronik) terbaru dan
tercanggih saat ini yang digunakan untuk menghitung, membuat grafik, menganalisa, dan
mempresentasikan data.
Microsoft Excel 2000 yang dikeluarkan oleh Microsoft Corporation merupakan
perpaduan berbagai kemampuan computer.dan merupakan pengembangan dari Microsoft
Excel sebelumnya dengan tujuan agar program aplikasi spread sheet ini lebih mudah
digunakan dan dapat dimanfaatkan oleh semua fasilitas yang ada pada system
jaringan.sehingga bidang pemakaian Microsoft Excel sangat luas seperti bidang bisnis,
ilmiah, perencanaan dan lain-lain.
Modul ini disusun dan dibuat untuk memudahkan anda dalam belajar dan
memahami Microsoft Excel 2000 secara cepat dan mudah sesuai dengan kebutuhan anda.
Oleh karena itu penulis berusaha memberikan materi yang sederhana dan mudah untuk
diaplikasikan.
Dan seperti kata pepatah TAK ADA GADING YANG TAK RETAK, penulis
sangat menyadari masih banyak kekurangan dan kelemahan yang dimiliki oleh modul ini
dalam segi pembahasan materi, oleh karena itu penulis dengan segala kerendahan hati
memohon maaf dan sangat mengharapkan adanya saran serta kritik yang bersifat
membangun sehingga dapat menyempurnakan modul ini.
Akhir kata penulis mengharapkan semoga modul ini dapat dimanfaatkan dan
digunakan dengan sebaik-baiknya oleh anda.

Depok, 28 Februari 2006

Penulis

DAFTAR ISI

BAB I

MENGENAL EXCEL 2000

1.1 Memulai Excel 2000 ..................................................................................... 3
1.2 Mengenal Worksheet Excel 2000 ................................................................. 4
1.3 Menggunakan dan Mengatur Baris Toolbar.................................................. 5
1.4 Memindahkan Penunjuk Sel (Cell Pointer)................................................... 6
1.5 Menyimpan Data Kerja Excel ....................................................................... 7
1.6 Mengakhiri Penggunaan Excel...................................................................... 7

BAB II BEKERJA DENGAN EXCEL 2000

2.1 Memasukkan Data ke Lembar kerja ............................................................. 9
2.2 Memperbaiki kesalahan Data ........................................................................ 10
2.3 Mengenal Range............................................................................................ 10
2.4 Menghapus Data di suatu Sel atau Range ..................................................... 13
2.5 Menggunakan Fasilitas Multiple Undo dan Redo......................................... 13
BAB III Menggunakan Rumus Dan Fungsi
3.1 Menggunakan Rumus dan Fungsi ................................................................. 14
3.2 Rumus Absolut & Relatif.............................................................................. 15
3.3 Fungsi Statik.................................................................................................. 15
3.4 Fungsi Logika (atau) = IF.............................................................................. 16
3.5 Fungsi = VLOOKUP dan = HLOOKUP....................................................... 17
BAB IV Membuat Grafik
4.1 Membuat Grafik ............................................................................................ 19
4.2 Menempatkan Obyek Clip Art ...................................................................... 22
BAB V Mengenal Database Dalam Excel 2000
5.1 Mengenal Database pada Excel 2000............................................................ 23
5.2 Mengelola Database dengan Fasilitas Data Form ......................................... 23
5.3 Mengurutkan Database.................................................................................. 26
5.4 Menggunakan Fasilitas Validasi Data........................................................... 30
BAB VI Mencetak Lembar Kerja Excel 2000
6.1 Mengatur Konfigurasi Halaman Cetak.......................................................... 34
6.2 Mencetak Lembar Kerja ke Layar Monitor ................................................... 34
6.3 Mencetak Lembar Kerja ................................................................................ 34

BAB I

1.1
Memulai Excel 2000
Banyak cara yang dapat Anda gunakan untuk memulai atau menjalankan Excel 2000.
1.1.1 Memulai Excel 2000 Menggunakan Tombol Start di Taksbar
Untuk memulai atau menjalankan Excel 2000 menggunakan tombol Start yang ada di
Taksbar, ikuti langkah berikut ini:
1. Nyalakan computer Anda, tunggu sampai menampilkan area kerja (desktop).
2. Klik tombol Start yang ada di taskbar.
3. Pilih menu Programs.

Gambar 1.1 Cara Memulai Excel 2000 Melalui Tombol Start.

4. Kemudian pilih dan klik program Microsoft Excel. Tunggu sampai jendela kerja
Excel 2000 ditampilkan.

1.1.2 Memulai Excel 2000 Menggunakan Shortcut Bar

1. Nyalakan computer Anda, tunggu sampai menampilkan area kerja (Desktop)
Pada Area Kerja (Desktop), dan tunggu sampai jendela
Klik 2x Gambar Excel
kerja Excel 2000 ditampilkan.
1.2
Mengenal Worksheet Excel 2000
Elemen dasar Excel 2000 yang perlu anda ketahui diantaranya :
2.





Icon Kontrol Menu (Control Menu Icon), digunakan untuk mengontrol jendela
yang sedang aktif.
Baris Judul (Title Bar),berisi nama file dan nama program aplikasi yang sedang
aktif.
Baris Menu (Menu Bar), berisi barisan perintah berupa menu, seperti menu File,
Edit, View, Insert, Format, Tools, Data, Windows dan Help.
Baris Judul

Ikon
Kontrol Menu

Baris Toolbar

Tombol Ukuran

Baris Menu

Baris Rumus
Penunjuk Sel

Office
Assistant
Baris
Penggulung
Tab Lembar Kerja

Gambar 1.2


Baris Toolbar (Toolbars), berisi tombol-tombol yang digunakan untuk menjalankan

suatu perintah dengan cepat dan mudah, terutama untuk perintah-perintah yang
sering anda gunakan.

Baris Penggulung (Scroll Bar), untuk menggeser laayar kekiri atau kekanan
gunakan garis penggulung mendatar (Horizontal Scroll Bar), sedangkan untuk
menggeser layer keatas atau kebawahj gunakan baris penggulung tegak (Vertikal
Scroll Bar).
Office Assistant, gambar animasi yang menarik. Office Assistant akan banyak
membantu anda dalam bekerja dengan Excel 2000.

1.3
Menggunakan dan Mengatur Baris Toolbar
Dalam Excel 2000 terdapat dua baris toolbar yaitu baris toolbar Standard dan baris toolbar
formatting yang diletakkan secara berdampingan.
Untuk menggunakan salah satu tombol toolbar tersebut, cukup dengan cara memilih dan
mengklik tombol toolbar yang kita inginkan.
Apabila diperlukan kita dapat memilih tampilan baris toolbar lain sesuai kebutuhan, dengan
menggunakan langkah sebagai berikut :
1. Pilih dan klik menu View, Toolbar.
2. Pilih dan klik baris toolbar yang kita ingin tampilkan atau yang kita ingin sembunyikan
(lihat gambar 1.3)

Gambar 1.3
Sedangkan bila kita ingin menambah atau mengurangi kelengkapan baris toolbar yang ada,
pilih dan klik tombol toolbar Add or Remove buttons. Kemudian pilih dan klik tombol
toolbar yang ingin disertakan atau yang akan dibuang. Liha gambar 1.4

Gambar 1.4
1.4
Memindahkan Penunjuk Sel (Cell Pointer)
untuk memindahkan penunjuk sel ke posisi baru yang kita inginkan dengan menggunakan
keyboard, gunakan salah satu tombol dibawah ini :
Pindahkan satu sel kekiri, kanan, atas atau bawah.

Tab

Pindah satu sel kekanan..

Enter

Pindah satu sel kebawah.

Shift + Tab

Pindah satu sel kekiri.

Shift + Enter

Pindah satu sel keatas.

Home

Pindah kekolom A pada posisi baris yang sedang dipilih.

Ctrl + Home

Pindah kesel A1 pada lembar kerja aktif.

Ctrl + End

Pindah keposisi sel terakhir yang sedang digunakan.

PageUp

Pindah satu layer keatas.

PageDwn

Pindah satu layer kebawah.

Alt + PgUp

Pindah satu layer kekiri.

Alt + PgDwn

Pindah satu layer kekanan.

Ctrl + PgUp

Pindah dari satu Sheet ke Sheet Berikutnya.

Ctrl + PgUp

Pindah dari satu Sheet ke Sheet Sebelumnya.

Bila kita ingin menggunakan mouse untuk memindahkan penunjuk sel, cukup dengan
mengklik alamat sel yang kita inginkan. Apabila alamat sel yang akan kita gunakan tidak
terlihat dilayar, kita dapat menggulung lembar kerja tersebut baik pada arah kiri-kanan
maupun atas-bawah dengan menggunakan baris penggulung (Scroll Bar).
1.5
Menyimpan Data Kerja Excel
Sebelum kita mengakhiri Pekerjaan Excel Tentu kita ingin Menyimpan Data kerja yang
telah kita buat. Langkah yang harus kita lakukan adalah :
1. Klik File, Save As, dan Beri nama Data kerja kita. Lihat Gambar 1.6

Gambar 1.5
2. Jika Data kita pernah disimpan sebelumnya maka cukup Klik File, Save atau
tekan Gambar

Pada baris toolbar.

1.6
Mengakhiri Penggunaan Excel
Setelah kita selesai bekerja dengan Excel, kita dapat mengakhirinya dengan menggunakan
langkah berikut:
1. Simpan buku kerja yang sudah kita buat atau jika belum membuat langsung langkah
2.
2. Pilih salah satu langkah berikut untuk mengakhiri penggunaan Excel :
Pilih dan klik menu File, Exit (Alt+4).

Klik tombol Close (X) yang berada dipojok kanan atas jendela.
Klik dua kali Icon Kontrol Menu yang berada dipojok kiri atas dari jendela
Excel.
3. Tunggu sampai jendela Excel ditutup. Lihat Gambar 1.5

Gambar 1.6

BAB II

2.1
Memasukkan Data ke Lembar kerja
Ada berbagai jenis data yang dapat kita masukkan kedalam lembar kerja, yaitu teks
(Label), nilai/angka(Value), Formula, Function, tanggal (Date) dan jam (Time). Untuk
memasukkan data kedalam suatu sel, ikuti langkah berikut :
1. Pilih atau klik sel tempat anda akan masukkan data.
2. Ketikkan data yang anda inginkan.
3. Tekan Enter.
Ketika anda mengetikkan data kedalam suatu sel perhatikan beberapa hal berikut ini :
Data yang sedang anda ketikkan akan muncul di sel yang anda pilih maupun
dibaris rumus.
Di sel tempat anda mengetikkan data ada garis vertical berkedip-kedip yang
biasa disebut titik sisip (insertion point). Setiap karakter yang anda ketikkan
akan muncul diposisi titik sisip tersebut.
Bila anda salah mengetik, hapuslah karakter yang salah tersebut dengan
menekan tombol BackSpace.
Mengakhiri pemasukkan data tidak selalu harus menggunakan tombol Enter, tetapi juga
dapat menggunakan cara lain yaitu :
Klik tombol Enter yang ada di baris rumus. Lihat gambar 2.4

Tombol

Cacel

Tombol
Enter

Gambar 2.1

Menekan tombol pemindah penunjuk sel seperti tombol anak panah atau
tombol PgUp dan PgDn. Dengan cara ini data akan masuk ke sel yang
ditunjuk, sekaligus penunjuk sel pindah ke sel lain sesuai tombol yang anda
tekan.

Bila data tidak jadi anda masukkan tekanlah Tombol Esc atau klik Tombol
Cancel yang ada di baris rumus.
Pada keadaan defaultnya setiap pengetikkan teks akan otomatis terimpan
rapat kiri dan setiap pengentikkan angka akan otomatis tersimpan rapat
kanan.

2.2
Memperbaiki Kesalahan Data
Bila data yang ada disuatu sel salah, anda dapat memperbaikinya dengan menggunakan
langkah berikut :
1. Tempatkan penunjuk sel di sel yang datanya akan anda perbaiki. Lalu tekan tombol
F2. atau arahkan petunjuk mouse pada sel yang ingin anda perbaiki. Kemudian klik
dua kali pada sel tersebut.
2. Selanjutya penyuntingan (Edit) akan ditampilkan dan anda dapat langsung
memperbaiki data tersebut di sel yang bersangkutan. Untuk memperbaiki data,
anda dapat menggunakan tombol-tombol dikeyboard berikut ini :
Delete (Del)
: Menghapus karakter pada posisi titik sisip
BackSpace
: Menghapus karakter yang ada dikiri titik sisip

: Titik sisip ke kanan satu karakter

: Titik sisip ke kiri satu karakter
Ctrl +
: Titik sisip ke kanan satu kata
Ctrl +
: Titik sisip ke kiri satu kata
Home
: Titik sisip ke awal baris
End
: Titik sisip ke akhir baris
Bila anda mengetikkan karakter baru dengan posisi titik sisip di tengah baris,
karakter yang anda ketik tersebut akan menyisip di posisi titik sisip dan tidak akan
menindih atau menghapus karakter yang sudah ada. Tetapi bila anda ingin menindih
karakter di posisi titik sisip, tekanlah tombol Insert (Ins) telebih dahulu.
3. Tekanlah tombol Enter setelah anda memperbaiki data tersebut.
2.3
Mengenal Range
Sekumpulan sel yang bersebelahan disebut Range. Misalnya kumpulan sel yang dimulai
dari sel C2 sampai dengan sel F10 dinyatakan sebagai range C2:F10. kita juga dapat
menyebut range tersebut dengan F10:C2.

Contoh Range
C2:F10

Gambar 2.2
10

2.3.1

Menyorot Range Menggunakan Tombol Shift

Kita dapat menyorot dengan menggunakan tombol Shift bersamaan dengan tombol
anak panah di keyboard atau dengan menggunakan mouse. Untuk itu ikuti langkah
berikut ini :
1. Tempatkan penunjuk sel di posisi awal, yaitu C2.
2. sambil menekan Shift, tekan tombol anak panah di keyboard sampai F10.
2.3.2 Menyorot Range Menggunakan Mouse
Untuk menyorot range dengan menggunakan Mouse, ikuti langkah berikut ini :
1. Klik sel yang merupakan posisi awal Range, yaitu di C2. penunjuk Mouse
Harus tetap berupa tanda plus berwarna putih.(kita harus menunjuk di dalam sel,
bukan di tepinya)
2. Sambil tetap menekan tombol mouse, geserlah (drag) penunjuk mouse tersebut
sampai F10, lalu lepas Tombol mouse.
2.3.3 Menyorot Kolom atau Baris
Isi suatu kolom atau baris dapat kita sorot secara keseluruhan dengan melakukan
klik di huruf kolom atau dinomor baris yang kita inginkan. (Misalnya bila kita ingin
menyorot seluruh sisi kolom C, cukup lakukan klik dihuruf kolom B atau sederetan
baris (Misalnya baris 3,4,5,6 dan 7), ikuti langkah berikut ini :
1. Klik dihuruf kolom atau di nomor baris awal.
2. kemudian sambil tetap menekan tombol mouse geserlah (drag) penunjuk mouse
hingga menyorot seluruh deretan kolom atau baris itu.

Gambar 2.3

11

2.3.4

Membuat Tabel
Untuk membuat tabel langkah yang harus dilakukan adalah :
1. Sorot sel (range) yang akan kita buat tabel.
pada layar kerja Excel.

2. Kemudian klik tombol Borders

Border

Range

Gambar 2.4
2.3.5

Merge and Center

Merge and center adalah menggabungkan dua sel atau beberapa sel menjadi satu
agar dapat space atau sel yang lebih luas. Sehingga data yang terdapat dalam sel
dapat rapih dan tidak tumpang tindih.

Merge and Center

Sel yang akan

di merge

Gambar 2.5

12

2.4
Menghapus Data disuatu Sel atau Range
Untuk menghapus data disuatu sel atau range tertentu ikutilangkah berikut ini :
1. tempatkan penunjuk sel di sel yang datanya akan di hapus. Bila data yang akan kita
hapus berada disuatu range, sorotlah terlebih dahulu range tersebut.
2. Pilih dan klik Menu Edit, Clear, kemudian pilih salah satu perintah berikut ini :
1. Contents Del (Delete), digunakan untuk menghapus datanya saja.
2. Formats, digunakan untuk menghapus Format tampilan datanya.
3. All, digunakan untuk menghapus data berikut format tampilannya.

gambar 2.6
2.5
Menggunakan Fasilitas Multiple Undo dan Redo
Bila terjadi kesalahan memberikan suatu perintah, kita dapat membatalkan perintah yang
telanjur diberikan tersebut. Excel 2000 dapat mengingat hingga 16 terakhir perintah yang
telah kita berikan. Misalnya kita salah menghapus suatu sel atau range, kita dapat
membatalkan penghapusan tersebut dengan memilih dan mengklik menu Edit, Undo (ctrl
+Z) atau tekan tombol toolbar Undo.

Menggunakan Tombol Toolbar :

Toolbar

Perintah

Keterangan

Undo

Digunakan untuk mebatalkan

perintah

Redo

Digunakan untuk membatalkan

perintah Undo

13

BAB III

3.1 Menggunakan Rumus dan Fungsi

Rumus adalah suatu bentuk perhitungan yang dibuat oleh kita sendiri dengan tujuan
tertentu. Melalui rumus ini kita dapat memasukkann data dengan menggunakan Operator
Hitung (operator aritmatik), diantaranya :

+ (Plus)
* (Kali)
^ (Pangkat)
- (Minus)
/ (Bagi)

Penulisan Rumus dan Fungsi :

Rumus = D6+E6

Fungsi = SUM(F6:F9)

Gambar 3.1
a.

Langkah Penulisan Rumus :

1. Tempatkan penunjuk pada posisi yang diinginkan misalnya F6.
2. Ketik = pilih dan klik sel D6, kemudian ketik +, pilih dan klik E6 untuk
penjumlahan NILAI I dan NILAI II.
3. Enter. Lihat Gambar 3.1.
1. Tempatkan penunjuk pada posisi yang dinginkan misalnya F12
2. Ketik =SUM(Pilih atau klik Sel F6 sorot sampai F9),hasilnya
=SUM(F6:F9).
3. Enter. Lihat Gambar 3.1.

14

3.2
Rumus Alamat Absolut & Relatif
Jika kita menggunakan Rumus dalam Worksheet dan mengcopy yang berisi rumus tersebut
kesel yang lain, maka alamat sel yang berada didalam rumus tersebut akan dirubah atau
disesuaikan(dilakukan Adjustment) sesuai dengan perpindahannya, apakah berpindah baris
atau pindah kolom.
Alamat Absolut yaitu alamat cell tidakm berubah jika di-copy, sedangkan Alamat Relatif
yaitu alamt cell berubah jika di-copy.
Ada 4 macam cara untuk memasukkan alamat cell didalam rumus yang dimasukkan
kedalam suatu Cell atau Range :
1. Relatif Kolom dan Relatif Baris, Misalnya A1, F6 dll.
Tekan F4 4X
2. Absolut Kolom dan Relatif Baris, Misalnya A$1,F$6 dll.
Tekan F3 3X
3. Relatif Kolom dan Absolut Baris, Misalnya $A1,$F$6 dll.
Tekan F4 2X
4. Absolut Kolom dan Absolut Baris, Misalnya $A$1, $F$6 dll.
Tekan F4 1X

RUMUS =D9*$E$5
RUMUS =SUM(E9:E13)

Gambar 3.2
3.3
Fungsi Statistik
Ada beberapa fungsi Statistik yang sering digunakan pada saat kita bekerja dengan Excel,
yaitu diantaranya :
Fungsi
Kegunaan
=SUM(range)
Digunakan untuk penjumlahan Data
=MAX(range)
Digunakan untuk menghitung nilai terbesar
=MIN(range)
Digunakan untuk menghitung nilai terkecil
=AVERAGE(range)
Digunakan untuk menghitung Rata-rata
=COUNT(range)
Digunakan utuk menghitung banyak data

15

Gambar 3.3

3.4
Fungsi Logika = IF
Dalam memecahkan masalah, kadangkala kita dihadapkan pada permasalahan dimana kita
harus memilih suatu kondisi. Excel menyediakan fungsi yang dapat digunakan untuk
menyatakan suatu kondisi sehingga dapat meneruskan program sesuai dengan kondisi yang
diberikan.
Pernyataan ini memberikan dua kemungkinan jawaban yaitu, ya atau tidak. Jawaban ya jika
kondisi terpenuhi, sedangkan jawaban tidak, jika kondisi tidak terpenuhi.
Pada lembar kerja Excel ketiklah data-data seperti dibawah ini :

Gambar 3.4

Cara lain : Klik Toolbar Insert Function

Gambar 3.5
OK
16

Pilih IF

Isilah Kotak Dialog Lihat

Gambar 3.5
3.5
Fungsi Vlookup dan Hlookup
Fungsi VLOOKUP dan HLOOKUP digunakan untuk membaca suatu table. Bila table
disusun secar vertical digunakan Fungsi VLOOKUP, sedang untuk table yang disusun
secara horizontal digunakan HLOOKUP.
Penulisan Fungsi VLOOKUP dan HLOOKUP mempunyai bentuk sebagai berikut :

=VLOOKUP(Lookup_value,Tabel_array,Col_index_num)
=HLOOKUP(Lookup_value,Tabel_array,Row_index_num)

Pada lembar kerja Excel ketiklah data-data beserta rumusnya berikut ini :

=VLOOKUP(C13,$C$3:$E$7,2)

=VLOOKUP(C13,$C$3:$E$7,3)

Gambar 3.6
17

=HLOOKUP(C13,$D$2:$E$7,3)

=HLOOKUP(C13,$D$2:$E$7,2)

Gambar 3.7

Cara lain : Klik Toolbar Insert Function

Isilah Kotak
Dialog Lihat Gambar 3.8

Gambar 3.8

18

Pilih VLOOKUP / HLOOKUP

OK

BAB IV

4.1
Membuat Grafik
Dengan program Excel 2000 kita dapat membuat berbagai macam Grafik, Diantaranya
adalah :
1. Column (Garfik Batang Biasa), Bar (Grafik Batang Miring), Line (Grafik garis).
2. Pie (Grafik Lingkaran) dst.
Ada dua cara penempatan Grafik yaitu :
1. Bersamaan atau berdampingan dengan data pada satu lembar kerja.
2. Terpisah dari data tetapi masih dalam buku kerja yang sama.
Langkah Pembuatan Grafik Column :
1. Ketiklah data-data di bawah ini pada lembar kerja Excel :

Gambar 4.1
2. Sorotlah range data yang akan dibuat grafiknya (B5:E9)
3. Insert, Chart atau klik toolbar Chart Wizard :
4. Pada Standart Type pilih (Chart Type, Chart Sub-Type) yang diinginkan
Column : 1H[W : Tentukan Data range yang diinginkan (B5:E9), Series in
lalu pilih Row/Columns (jika diawal telah disorot Data range tidak perlu langsung
Next) :
5. Next : 7DE 7LWOHV ketik pada Chart title GRAFIK PENJUALAN
CPU,Category (X) axis BULAN, Series (Y) axis ,Value (Z) axis NILAI
:7DE/HJHQGSODFHPHQWpilih Bottom :1H[W:Pilih As object in (untuk
menempatkangrafik pada lembar kerja data secara bersamaan atau berdampingan)
atau As new sheet (untuk menempatkan terpisah dari data tetapi tetap dalam lembar
kerja) :
6. Klik Finish.

19

Gambar 4.2
Setelah melakukan perintah Finish di atas akan menghasilkan tampilan Grafik
Column seperti terlihat dibawah ini :
G rafik Pe njualan C PU

20
15
J um la h 1 0
5
0
Bula n

P E N TIU M
223

M AR

JAN

P E N TIU M 2 2 3
C ELER ON
P E N TIU M II
P E N TIU M III

Gambar 4.3
3. Simpanlah Lembar Kerja dengan nama GR-COLUMN.XLS!

20

Langkah Pembuatan Grafik Pie :

1. Ketiklah Data data dibawah ini didalam lembar kerja Excel :

Gambar 4.4
2. Sorotlah Range data yang akan dibuat Grafiknya (B6:C9)
Insert, Chart atau
klik toolbar Chart Wizard
pada Standart Type pilih (Chart Type, Chart
Sub-Type) yang diinginkanPIE
Next Tentukan Data Range yang
diinginkan (B6:C9), Series in lalu pilih Row/Columns (jika diawal telah disorot
data Range tidak perlu langsung Next)
Next
Tab Titles ketik pada Chart
Title GRAFIK JUMLAH SISWA KOMPUTER, Tab Legend, placement
pilih Bottom,
Next
Pilih As object in (untuk menempatkan grafik pad
lembar kerja data secara bersamaan atau berdampingan) atau As new sheet
(menempatkan terpisah dari data tetapi tetap dalam lembar kerja)
Finish.

Gambar 4.5

21

setelah melakukan perintah Finish diatas akan menghasilkan tampilan grafik PIE
seperti terlihat di bawah ini :
GRAFIK JUMLAH PESERTA TPS
JUMLAH,
27/02/2006,
31%
JUMLAH,
24/02/2006,
23%

JUMLAH,
20/02/2006,
18%

20/02/2006
22/02/2006

JUMLAH,
22/02/2006,
28%

24/02/2006
27/02/2006

Gambar 4.6

4. Simpanlah Lembar kerja dengan nama GR-PIE.XLS

4.2
Menempatkan Obyek Clip Art
Untuk menempatkan obyek Clip Art pada layar Excel langkah yang harus dikerjakan ialah :
1. Klik Insert, Picture, Clip Art.
2. Pilih Gambar yang diinginkan kemudia Insert Clip.

Gambar 4.7

22

BAB V

5.1
Mengenal Database pada Excel 2000
Suatu kumpulan data disebut database. Database pada lembar kerja Excel 2000 merupakan
Range yang berikan data yang disusun berdasarkan baris dan kolom. Setiap kolom
mengandung data yang sejenis, seperti NIP, NAMA, ALAMAT, KOTA, GOL, STATUS,
ANAK. Data lengkap setiap barang ditempatkan disetiap baris dibawah baris judul (nama
field atau judul kolom). Setiap satu baris data disebut dengan satu record. Data pegawai
PT.CAHAYA SURYA berate mempunyai 11 record data.

Gambar 5.1 Contoh Database Excel 2000

5.2
Mengelola Database dengan Fasilitas Data Form
Salah satu hal yang mungkin sering anda lakukan dengan Excel 2000 adalah mengelola
database. Pada Excel 2000 banyak cara yang dapat anda lakukan untuk membuat database
baru, menambah data, menghapus data dan menyunting data. Salah satu caranya yaitu
dengan menggunakan fasilitas Data Form.
5.2.1 Membuat Database Baru dengan Fasiltas Data Form
Untuk membuat sebuah database baru pada lembar kerja excel 2000 dengan fasilitas Data
Form, Sebagai berikut :
1. Buatlah judul utama laporan untuk melengkapi database yang akan anda buat.
Sebagai contoh buatlah daftar data pegawai dari PT.CAHAYA.SURYA.

23

Gambar 5.2
2. Tab lembar kerja yang akan anda buat. Sebaiknya diberi nama agar judul formulir
pengisian data sesuai dengan laporan yang anda buat. Misalnya anda beri nama
Daftar Data Pegawai. Lihat Gambar 5.3.

Gambar 5.3
3. Buatlah tujuh buah nama field (judul kolom) sebagai baris judul yaitu NIP, NAMA,
ALAMAT, KOTA, GOL, STATUS, ANAK. Untuk contoh diatas, ketikkan pada
baris 5. lihat Gambar 5.2.
4. sorotlah range yang mencakup seluruh nama field (judul kolom) sebagai baris judul
berikut dengan satu baris kosong di bawahnya. Untuk contoh diatas sorot range
B5:H5.
5. Pilih dan klik menu Data, Form. Kotak dialog yang mengkonfirmasi bahwa satu
baris paling atas dari range yang anda sorot akan digunakan sebagai baris judul
yang ditampilkan.
6. klik OK. Dengan langkah ini kotak dialog yang berupa formolir pengisian data akan
ditampilkan. Lihat Gambar 5.4.
7. ketikkan data persediaan barang yang anda inginkan pada kotak isian yang tersedia.
Apabila anda bermaksud menambah data persediaan barang lainnya, klik tombol
perintah New.

24

Gambar 5.4
8. Bila anda ingin mengakhiri penggunaan formolir pengisian data, klik tombol
perintah Close. Hasil pengisian data sepert Gambar 5.1.
5.2.2 Menyuting Database Dengan Fasilitas Data Form
Pada suatu saat mungkin anda perlu menyunting database yang sudah anda ketikkan. Untuk
menyunting database dengan fasilitas data form, ikuti langkah berikut :
1. Sorotlah range dari database yang akan anda sunting. Range harus mencakup
seluruh nama field (judul kolom) sebagai baris judul berikut dengan seluruh data
yang ada dibawahnya. Untuk contoh database di atas anda sorot range seluas
B5:H16.
2. Pilih dan klik menu Data, Form. Kotak dialog yang berupa formulir penyuntingan
Data akan ditampilkan. Lihat Gambar 5.5

Gambar 5.5
25

3. Cari record data yang akan anda sunting. Dengan menggunakan baris penggulung
tegak (Vertical Scroll Bar)
4. Setelah record data yang anda cari ditampilkan, lakukan penyuntingan data sesuai
dengan keinginan anda.
5. klik tombol Close.
5.3
Mengurutkan Database
Pengurutan data merupakan salah satu fasilitas yang sering anda gunakan pada saat bekerja
dengan Excel 2000. dengan menggunakan fasilitas inianda dapat mengurutkan data yang
berjenis teks, angka maupun tanggal, dan data yang anda urutkan dapat diatur apakah ingin
terurut dari kecil ke besar (menarik)
Toolbar

Perintah

Keterangan

Sort
Ascending

Digunakan untuk mengurutkan data dari yang

terkecil ke yang terbesar.

Sort
Descending

Digunakan Untuk mengurutkan data dari yang

terbesar ke yang terkecil

5.3.1 Mengurutkan Database dengan Tombol Toolbar Sort

Misalnya anda ingin mengurutkan Daftar Data Pegawai dengan berdasarkan NIP. Untuk itu
ikuti langkah berikut ini :
1. Sorotlah range dari database yang akan anda urutkan. Range yang anda sorot
mencakup seluruh nama field (judul kolom) sebagai baris judul berikut dengan
seluruh data yang ada dibawahnya. Untuk contoh database diatas anda sorot range
seluas B5:H16.
2. klik tombol Sort Ascending bila anda menginginkan hasil pengurutan secara
menaik (terurut dari yang terkecil ke yang terbesar) dan klik tmbol toolbar Sort
Descending bila anda menginginkan data hasil pengurutan terurut secara menurun
(terurut dari yang terbesar ke yang terkecil).
5.3.2 Mengurutkan Database Dengan Menu Data Sort
Selain dengan cara diatas, anda dapat juga mengurutkan data menggunakan menu data sort.
Untuk mengurutkan data dengan menggunakan menggunakan menu Data Sort, ikuti
langkah berikut ini :
1. Sorotlah range dari database yang akan anda urutkan. Range yang anda sorot
mencakup seluruh nama field (judul kolom) sebagai baris judul berikut dengan
eluruh data yang ada dibawahnya. Untuk contoh database di atas anda sorot range
seluas B5:H16.
2. Pilih dan klik menu Data, Sort. Kotak dialog sort akan ditampilkan.

26

Gambar 5.6
3. Pada bagian My list has, beri tanda atau klik salah satu tombol pilihan berikut ini:
Header row, jika anda menganggap baris pertama dari Range yang anda
sorot merupakan baris judul. Pemilihan ini dilakukan apabila anda menyorot
range dengan mencakup baris judulnya.
No header row, jika anda tidak menyertakan baris judul pada range data
anda yang sorot.
Untuk contoh database diatas karena anda menyorot range dengan
mencakup baris judul, maka beri tanda atau klik Header row.
4. Pada tombol daftar pilihan Sort by, pilih dan klik kunci pengurutan yang anda
inginkan. Sebagai contoh apabila anda ingin mengurutkan data dengan berdasarkan
Nama Pegawai, maka tombol daftar pilihan Sort by pilih dan klik NAMA.
5. Beri tanda atau klik salah satu tombol pilihan berikut ini :
Ascending, bila Anda menginginkan data hasil Pengurutan Secara menaik
(terurut dari yang terkecil ke yang terbesar).
Descending, bila Anda menginginkan data hasil Pengurutan Secara menurun
(terurut dari yang terbesar ke yang terkecil).
6. Klik OK. Dengan langkah ini daftar data pegawai akan ditampilkan dengan terurut
berdasarkan Nama Pegawainya.

27

Gambar 5.7
Pada contoh diatas, pengurutan data dilakukan hanya dengan menggunakan satu
kunci pengurutan yaitu gudang penyimpanan. Sebenarnya anda dapat mengurutkan
dengan menggunakan beberapa kunci pengurutan.
Untuk mengurutkan data dengan menggunakan lebih dari satu kunci pengurutan,
ikuti langkah berikut ini :
1. Sorotlah Range dari database yang akan anda urutkan. Untuk contoh
database di atas anda sorot range seluas B5:H16.
2. Pilih dan klik menu Data, Sort. Kotak dialog sort akan ditampilkan lihat
Gambar 5.8.
3. Untuk contoh database diatas karena anda menyorot range dengan
mencakup baris judulnya, maka pada bagian My list has, beri tanda atau
kliktombol pilihan Header row.

28

Gambar 5.8
4. Pada Tombol daftar pilihan Sort by, pilih dan klik kunci pengurutan yang
pertama yaitu GOL, Serta beri tanda atau klik tombol pilihan Ascending
bila anda menginginkan data hasil pengurutan terurut secara menaik (terurut
dari yang terkecil ke yang terbesar) dan beri tanda atau klik tombol pilihan
Descending bila Anda menginginkan data hasil pengurutan terurut secara
menurun (terurut dari yang terbesar ke yang terkecil).
5. Pada tombol daftar pilihan Then by, pilih dan klik kunci pengurutan yang
kedua yaitu STATUS. Serta beri tanda atau klik tombol pilihan Ascending
bila anda menginginkan data hasil pengurutan terurut secara menurun
(terurut dari yang terbesar ke yang terkecil).
6. Klik OK. Dengan langkah ini Daftar Data Pegawai akan ditampilkan dengan
terurut berdasarkan Golongannya dan diantara Golongan yang sama data
akan terurut berdasarkan Statusnya.
NIP

NAMA

850034
880032
860100
850078
850133
870044
860046
880006
840123
860066
850021

Hengki
Rani
Cokro
Hadi
Heru
Budiman
Hermanto
Mila
Diajeng
Rahmat
Irma

ALAMAT
Jl.Semester 81
Jl.Setiabudi 1
Jl.Hayam Wuruk 8
Jl.Juanda
Jl.Anggrek 4
Jl.Mawar 2
Jl.Merdeka 8
Jl.Margonda 45B
Jl.Patimura 5
Jl.Melawai 25
Jl.Cilangkap 45

KOTA

GOL

Bogor
Jakarta
Bogor
Jakarta
Jakarta
Jakarta
Bogor
Depok
Depok
Bogor
Depok

1
1
1
1
1
2
2
2
3
3
3

Gambar 5.9

29

STATUS
Kawin
Kawin
Tidak
Tidak
Tidak
Kawin
Tidak
Tidak
Kawin
Kawin
Tidak

ANAK
1
3
0
0
0
1
0
0
2
2
0

5.4
Menggunakan Fasilitas Validasi Data
Validasi data merupakan fasilitas yang disediakan oleh Excel 2000 yang berfungsi untuk
mengontrol dan mebatasi data yang akan anda masukkan. Sebagai contoh buatlah daftar
penjualan Handphone dari PT.CAHAYA SURYA. Lihat Gambar 5.10.
Pada daftar penjualan Handphone tersebut untuk pengisian data selanjutnya anda
bermaksud mengontrol dan membatasi pengisian data pada kolom tanggal transaksi dengan
data berjenis tanggal saja dan tanggal yang anda ketikkan hanya boleh berkisar antara
tanggal 14 maret 2005 sampai tanggal 31 maret 2005.

Gambar 5.8
Untuk mengontrol dan membatasi pengisian data pada kolom tanggal transaksi dengan
menggunakan fasilitas validasi data, ikuti langkah berikut ini :
1. Sorotlah range dari tempat data yang akan anda control atau batasi pengetikkannya.
Untuk contoh diatas sorotlah range dari kolom tanggal.
2. Pilih dan klik menu Data, Validation. Kotak dialog data validation akan di
tampilkan.
3. Pada kotak dialog Data Validation, klik tab Settings. Lihat Gambar 5.11. kemudian
pada bagian Validation criteria, lakukan pemilihan dan pengisian berilut ini :

Pada tombol daftar pilihan Allow, pilih dan klik jenis data yang ingin Anda
masukkan. Contoh Date
Pada Tombol daftar pilihan Data, pilih dan klik operator yang ingin Anda
gunakan sebagai alat validasi pengisian data. Contoh Between.
Karena Anda memilih between, maka anda harus mengisi kotak isian Start
date dan End date. Untuk contoh diatas, isian kotak untuk Start date 14-mar2005 dan kotak isian End date dengan 31-mar-2005.

30

Gambar 5.9
4. Pada kotak dialog Data Validation, klik tab Input Message. Lihat Gambar 5.12.
kemudian lakukan pemilihan dan pengisian berikut ini :
Beri tanda atau klik kotak cek Show input message when cell is selected.
Bila Anda ingin Excel menampilkan keterangan pengisian data pada saat sel
sedang ditunjuk atau dipilih.
Pada kotak isian Title, ketikkan judul keterangan pengisian data. Untuk
contoh diatas, kotak isian ini diisi Tanggal pembelian Rumah.
Pada kotak isian Input message, ketikkan keterangan pengisian data yang
diinginkan.

Gambar 5.10

31

5. Pada kotak dialog Data Validation, klik tab Error Alert.lihat Gambar 5.13.
kemudian lakukan pemilihan dan pengisian berikut ini :
Beri tanda atau klik kotak cek Show error alert after invalid data is intered,
Maka Excel akan menampilkan pesan kesalahan anda.
Pada tombol pilih Style, pilih dan klik gaya tampilan pesan kesalahan yang
Anda inginkan.

Gambar 5.11

Pada kotak isian Title, ketikkan judul pesan kesalahan yang ingin
ditampilkan.
Pada kotak isian Error message, ketikkan pesan kesalahan yang anda
inginkan.

6. Klik OK. Dengan langkah ini Validasi data pada kolom tanggal transaksi penjualan
akan otomatis diaktifkan.
Setelah Validasi data pada kolom tanggal transaksi penjualan selesai Anda
definisikan, maka :
Ketika penunjuk sel di tempatkan pada kolom tanggal transaksi penjualan,
secara otomatis Excel 2000 akan menampilkan keterangan pengisian data.
Kolom tanggal Transaksi penjualan hanya bisa menerima data berjenis
tanggal yang telah ditentukan.
Dan apabila anda mengetikkan data selain itu maka secara otomatis Excel
2000 akan menampilkan kotak dialog pesan kesalahan.
Sedangkan jika Office Assistant diaktifkan dia akan menampilkan pesan
kesalahan tersebut dalam bentuk Callouts.

32

Gambar 5.12
Apabila validasi data tidak dibutuhkan maka :
1. Sorotlah range yang anda inginkan. Contoh kolom tanggal.
2. pilih dan klik menu Data, Validation. Kotak dialog Data Validation akan
ditampilkan.
3. klik tombol perintah Clear All.
4. Klik OK.

33

BAB VI

6.1

6.2

6.3

Mengatur Konfigurasi Halaman Cetak

Sebelum mencetak lembar kerja, ada baiknya kita mengatur konfigurasi halaman
cetak. Dengan langkah sebagai berikut :
1. Bukalah File lembar kerja yang ingin kita Cetak.
2. Dari menu Bar Klik File, Page Setup. Lihat Gambar 6.1.

Gambar 6.1
Page : Untuk Mengatur Ukuran Kertas, dan Hasil Cetak Menyamping
(Landscape) atau Tegak (Portrait).
Margin : Untuk Mengatur Batas Kertas.
Header/Footer : Untuk mengatur/ membuat Catatan kepala/judul.
Sheet : untu menentukan Area File yang akan dicetak.
Mencetak Lembar Kerja Ke Layar Monitor
Sebelum mencetak lembar kerja ke printer, kita dapat menapilkan terlebih dahulu
ke layar monitor, hasil pengaturan konfigurasinya. Klik File, Print Preview .disini
kita dapat mengamati dan memperbaiki tampilan lembar kerja kita.
Mencetak Lembar Kerja
Untuk mencetak lembar kerja yang sedang aktif di layar ikuti langkah berikut ini :
1. Sorot Range yang akan dicetak Klik File, Prin Area, Set Print Area.
2. Pilih dan Klik File, Print (CTRL+P) atau tombol Toolbar Print.
3. OK

34

35