SIMULASI

STOCK
OPNAME
Dibuat oleh :

Komunitas SLiMS Kudus

www.slimskudus.wordpress.com
www.slimskudus.net
Kudus , 10 Januari 2014

Dokumen ini dibuat menggunakan Creative Common License (CCL)

http://creativecommons.org/about/licenses/

Dalam tutorial ini pembaca kami sarankan untuk praktik secara simulasi
Pada
SLiMS yang Bukan Buat Kerja

A. Ketahui Lebih Dahulu

1. Stock Take , apa ?
Modul Stock Take merupakan fasilitas yang ada di SLiMS untuk membantu para
pustakawan melakukan kegiatan stock opname.
Ketika proses stock opname dimulai, semua koleksi akan dianggap hilang,
kecuali yang sedang dipinjam (berstatus on loan)
lalu masuk ke dalam menu current lost item sampai koleksi yang bersangkutan
di cek pada proses stock take.

Jika Anda menggunakan tampialn dengan Bahasa Indonesia , stock take adalah
Inventarisasi

2. Mengetahui Buku Yang Hilang, wah SLiMS Dukun ,

Ya ?
Wah kalau begitu SLiMS Bisa Tahu buku/koleksi yang benar benar hilang ya ?
Enak dong gak perlu ribet ngecek keberadaan buku ?
Eits gak bisa SLiMS bukan Dukun , ya BUKAN DUKUN !
SLiMS hanya membantu mendata keberadaan buku.
Yang benar - benar tahu buku/koleksi hilang ya pustakawan nya !!!
Lah terus ? cek sendiri dirak buku nya ada atau tidak. Ini prosedur nya , man to
library
1. Pustakawan mengecek keberadaan buku , berkeliling dirak rak buku
perpustakaan, sambil membawa buku catatan tentunya.
2. Pustakawan mencatat nomor item buku apa yang hilang saja , nomor item
yang hilang saja. Hilang ini maksud nya buku yang dipinjam pemustaka
(member) tapi gak dikembalikan , istilahnya diembat member atau bahkan
diembat oknum pustakawan, rusak parah, gak layak dibaca, dan sebagai nya.
3. Pustakawan memiliki list item buku yang hilang
4. List tadi digunakan untuk memudahkan proses stock take
5. Pustakawan menggunakan SLiMS untuk men-stock-take
6. Pustakawan mem-print-out stock take

FAQ Tentang Nyetock Opname Di

SLiMS
Apakah proses Stock Take pada SLiMS harus selesai dalam 1 hari 24 jam ?
Tidak , stock take dapat dilaksanakan lebih dari 24 jam.
Namun bukan berarti Anda bermalas- malasan. Kami sarankan segera selesaikan
3-6 hari kerja.

Nah Di SLiMS kan Ada banyak user, berarti nyetock opname di SLiMS bisa
dilakukan banyak pustakawan ?
O Bisa bangets. Di SLiMS kan bisa login dengan akun user yang beda beda.
Manfaatkan SLiMS akses jaringan LAN / Wifi. Mengakses SLiMS lewat jaringan
sangat mudah\.
5

Jika SLiMS Anda beralamat misal http://localhost/perpustakaan, dan IP komputer

yang diinstali SLiMS misal 192.168.9.1
Maka

akses

jaringan

ke

SLiMS

buka

browser

ketik

alamt

http://192.168.9.1/perpustakaan

Buat user SLiMS pastikan user memiliki akses ke Stock Take. Jadi Anda bisa
mengajak teman membantu nyetock opname. Menu user grup ada di System -

.
6

B. AYO PRAKTIK
3. Mau Praktik malah Takut
Setelah tahu seluk beluk stock take ayo praktik pada SLiMS simulasi,
Kalau takut untuk menghindari malpraktik , silahkan instal lagi SLiMS

( dalam 1

XAMPP bisa diinstall banyak SLiMS). Agar data data nya sama. Gunakan
database yang sama pada SLiMS yang Buat Kerja, saya yakin Anda bisa ekspor
impor SQL dari SLIMS yang buat kerja ke dalam SLiMS simulasi

4. Ketahui Prosedur nya

Setelah siap silahkan login ke SLiMS, masuk menu Stock Take, Klik menu
Inisialisasi

 Stock Take Name Adalah nama dari kegiatan stock opname yang dilakukan.
Sesuaikan namanya dengan keinginan Anda. Sub menu ini HARUS diisi.

GMD adalah tipe bentuk umum koleksi , jika Anda ingin menginventaris semua
koleksi pilih ALL

Collection Type : tipe koleksi buku, jika Anda ingin menginventaris semua koleksi
pilih ALL

Location : Lokasi perpustakaan, ada beberapa Instansi memiliki banyak

perpustakaan , jika Anda Ingin menginventaris semua koleksi di semua
lokasio pilih ALL
Classification Mengacu ke sub menu class pada modul Bibliography. Untuk
8

penulisan class menggunakan wildcard (*), misal, apabila kita ingin

melakukan stock opname dengan kisaran class 100 s.d.300, cukup
masukkan 1* to 3*. Apabila kisaran class yang kita lakukan stock opname
hanya pada class 100, masukkan 1*. Jika anda Bingung silahkan kosongi
saja
Lanjut klik Inisialisasi Inventarisasi , dan beberapa saat kemudian muncul
box

Inisialisasi Inventarisasi kemudian lik OK

Sekarang lihat pada sub menu ada menu baru

Rekaman Inventarisasi : Berisi laporan stock opname yang telah dilakukan.

Informasi dalam menu ini adalah: Stock Take Name, Start Date, end Date, Report.
Report berisi link ke dokumen berbentuk .html yang berisi laporan Stock take
yang pernah dilakukan.

10

Klik menu Proses Inventarisasi : Menu itu adalah menu utama untuk melakukan
stock take. Menu ini digunakan untuk mengembalikan status koleksi
perpustakaan yang dianggap hilang oleh sistem, ke status exist (koleksi
dinyatakan ada). Pada menu ini, item id (nomor barcode) koleksi menjadi acuan
utama untuk mengubah status koleksi yang dianggap hilang menjadi exist (ada),
Caranya dengan memasukan nomor barcode koleksi tersebut pada kolom Item
Code. Menu ini akan berfungsi apabila telah dilakukan proses Initialize.
Fitur List stocktakes by: yang dapat dipilih Current User Only, yang berarti daftar
item yang terlihat adalah yang distocktake oleh user yang bersangkutan. Atau All
User, berarti daftar item yang distocktake adalah item yang distocktake oleh
semua user yang melakukan stocktake.
Tadi sudah disebutkan bahwa cara logika stok opname / inventarisasi adalah
menganggap semua item yang ada menjadi hilang. Nah agar kembali nyata yang
hilang benar benar tercatatat hilang, dan yang ada benar benar ada. Maka
pustakawan harus mengembalikan item yang ada. Dan Pustakawan sudah punya
list data item yang benar benar hilang.
Cara nya :
1) Masukkan kode item buku yang benar benar ada yang ada pada form Kode
Eksemplar. Kemudain klik Ubah Status

11

Maka status buku akan tercatat ada. Cara ini tentu akan memakan banyak waktu.
Bagaimana agar cepat ?

12

Coba sekarang klik sub menu Laporan Inventarisasi. Agar anda paham
amatilah
Di laporan tercatat
Total Eksemplar Terinventaisasi 8828.
Total Eksemplar Diperiksa 1,
Total Eksemplar Hilang 8827,
Bisa menyimpulkan ? Ya benar 1 item yang diperiksa didapat dari proses
inventarisasi tadi yang baru Anda lakukan.

Jadi Jangan Anda Mengeklik Menu Selesaikan

Inventarisasi Sebelum menginvent item item buku yang
benar benar ada.
13

Sekarang klik sub menu Eksemplar Hilang Saat Ini

Isi menu ini merupakan daftar dari koleksi yang dianggap hilang --- dan belum
anda Inventaisasi tentu nya --- pada saat stock opname.
koleksi yang dipinjam tidak tercatat di list ini
Anda dapat mencetak list ini dengan mengeklik

14

Cetak Halaman Ini

Sekarang klik

sub menu Catatan Inventarisasi

Fungsi menu ini adalah untuk mengetahui rekaman (Log) saat melakukan proses
stocktake. Jika Anda baru pertama kali melakukan stock opname maka tidak ada
data nya

Jika Anda sudah pernah melakukan stock opname maka ada data nya

15

Sekarang lanjut klik sub menu Resinkronisasi.

Resinkronisasi hanya memperbarui data bibliografi dan eksemplar yang masuk
dalam daftar Inventarisasi -- tadi yang baru Anda masukkan dalam daftar
inventarisasi.

Bukan data bibliografi/eksemplar baru yang dimasukkan ditengah

proses inventarisasi
Coba klik Resinkronisasi Sekarang

Dan lihat 1 item sudah masuk dalam sinkronisasi, 1 item benar benar ada

Selanjut nya Klik sub menu Unggah Daftar

Menu ini digunakan untuk melakukan stock take otomatis dengan memanfaatkan
le data item. Untuk dapat menggunakan Upload List, pertama data item senayan
harus dieksport, kemudian khusus item disimpan dalam le .txt secara berbaris.
Software yang dipakai adalah Kingsoft Office dan Notepad ++

16

1. Nah sekarang klik Menu Bibliografi - kemudian klik sub menu Export Item.
Kemudian klik Ekspor Sekarang. Klik OK untuk menyimpan file CSV
Saya yakin Anda bisa mengeksport item

17

2. Buka File senayan_item_export.csv menggunakan Kingsoft Office Spread

Sheet.
Konsentrasikan ketelitian Anda pada kolom A.
Kolom A adalah kolom yang memuat item item.
Tadi Anda sudah berkeliling di rak rak buku dan mencatat item buku yang benar
benar hilang. Nah gunakan catatan tadi untuk membantu membuat list txt. Nanti
yang anda input di list txt adalah item yang ada saja

*Power_of_Words_by_Antonio_Litterio-full, diambil dari GNOME Artwork

18

19

3. Silahkan hapus item item yang hilang, pasti bisakan menghapus cell ...
Cara nya Klik pada item yang hilang , tekan tombol keyboard delete
4. Setelah Anda menghapus item yang hilang. Berartikan sekarang yang ada di
kolom A adalah item item yang ada.
5. Lanjut copy item yang benar benar ada. Cara nya tekan SHIFT pada cell A1
dan klik pada cell A terakhir untuk memilih cell nya. Klik kanan - klik COPY.

6. Buka program Notepad ++. Langsun saja klik paste. Dan tepastelah item item
yang benar benar ada

20

7. Simpan hasil kerja Anda. Klik Save/ Save As. Simpan dengan nama file list.txt

8. Sekarang kembali ke SLiMS. Klik Menu Inventarisasi - Klik Unggah Daftar

21

9. Selanjut nya klik Browse. Pilih file list.txt tadi yang anda buat. Klik Unggah
Berkas.

10. Berhasil ekspor item, Berarti item item yang dianggap hilang akan kembali
ada.

11. Dan terakhir klik sub menu Selesaikan Inventarisasi,

12. Di layar tampil tombol Selesaikan Inventarisasi , Klik saja. Jika Anda yakin
ingin menghapus juga item yang hilang centang form Buang Data Eksemplar
Hilang

22

13. Proses Inventarisasi Selesai, Klik OK

14. Dan SLiMS menyajikan laporan detil inventarisasi , klik sub menu Rekaman
Inventarisasi. Lihat rekaman inventarisasi yang baru saja Anda lakukan tercatat.

15. Untuk melihat detil nya silahkan klik laporan.HTML nya

23

16. Dan browser membuka detil laporan nya

17. Selamat Anda berhasil :D

Nah Baca dan Praktikan Juga Tutorial MENGATASI MALPRAKTIK STOCK TAKE

24