LEGISLACIN FARMACUTICA

APORTE INDIVIDUAL

TRABAJO COLABORATIVO 2

PRESENTADO POR

DIANA PATRICIA ENCISO CARDENAS

CODIGO: 51978346
GRUPO: 301504_30
Diana-miguel3@hotmail.com

FREDDY ENRIQUE BARRETO

UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA UNAD

TECNOLOGIA EN REGENCIA DE FARMACIA
ABRIL 2015

INTRODUCCION

El siguiente proyecto se basa en el control que debe existir en hospitales de

tercer y cuarto nivel de atencin hospitalaria.
En este caso especfico tenemos del Hospital Regional San Jernimo de
Ayapel, donde se viene presentando una fuga de insumos quirrgicos y
medicamentos, adems de una facturacin inadecuada, tambin se presenta
inconformismo con las polticas de seguridad que se le brinda al paciente, sin
tener

en

cuenta

inconvenientes

tales

como

la

entrega

inoportuna

de

medicamentos, el inadecuado sistema de inventarios y faltantes, e inadecuado

sistema de Farmacovigilancia.

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

Los futuros Regentes de Farmacia han ingresado a laborar en la IPS del Municipio
de Ayapel Crdoba de tercer y cuarto nivel de atencin y complejidad Hospitalaria
llamado Hospital Regional San Jernimo de Ayapel, en donde hay fuga de
insumos quirrgicos y medicamentos, una facturacin inadecuada y muchas no
conformidades con la poltica de seguridad del paciente adems de otros
inconvenientes como entrega inoportuna de medicamentos, inadecuado sistema
de inventarios y faltantes, e inadecuado sistema de farmacovigilancia.
En cuanto al proceso de almacenamiento se est viendo afectado porque debido
al crecimiento del establecimiento ha habido necesidad de ubicar los insumos en
diferentes lugares generando problemas de ubicacin y de malos despachos en el
momento de la dispensacin ya sea porque se entrega un medicamento por otro o
porque se niegan los medicamentos. Para el procedimiento de recepcin el
Regente de Farmacia tiene asignado al auxiliar de farmacia pero ha encontrado
que durante el ltimo mes el auxiliar no ha elaborado el acta de recepcin, por lo
que se vio en la necesidad de llamarle la atencin.

DESCRIPCION DEL PROBLEMA

El siguiente proyecto se basa en el control que debe existir en todos los

hospitales, pero en este caso se lleva a cabo en hospitales de tercer y cuarto nivel
de atencin hospitalaria.
En este caso especfico tenemos del Hospital Regional San Jernimo de
Ayapel, donde se viene presentando una fuga de insumos quirrgicos y
medicamentos, adems de una facturacin inadecuada, tambin se presenta
inconformismo con las polticas de seguridad que se le brinda al paciente, sin
tener

en

cuenta

inconvenientes

tales

como

la

entrega

inoportuna

de

medicamentos, el inadecuado sistema de inventarios y el sistema de

Farmacovigilancia.

FORMULACION DEL PROBLEMA

Con el nimo de conseguir una mejora en las actividades de Inventarios,
presupuesto y atencin del Hospital Regional San Jernimo de Ayapel, se
implementan estrategias como es el control de inventarios y existencias e insumos
mdicos quirrgicos el cual se constituye as:
Aplicar tcnicas adecuadas de recepcin, almacenamiento y control de
dichos

insumos

medicamentos

para

mejorar

el

proceso

de

almacenamiento.
Es un sistema eficaz y seguro para el Regente como para el paciente a la
hora de dispensar y de recibir el medicamento.
Garantizar un buen inventario y por ende la adquisicin de medicamentos
con el fin de

ofrecer servicios de calidad donde se encuentren los

medicamentos necesarios para el beneficio de los usuarios.

Para lograr estos objetivos la institucin debe contar con un protocolo de
Inventarios definidos, para la compra con calidad de dispositivos mdico
quirrgicos y medicamentos, segn la normatividad vigente

OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL

Se debe realizar un estudio detallado acerca de los inconvenientes que se estn

presentando en Hospital Regional San Jernimo de Ayapel, con el fin de
implementar un sistema que sea efectivo para controlar los inventarios en la
farmacia y de este modo poder controlar la fuga de insumos y medicamentos
logrando de esta manera una dispensacin oportuna a para los usuarios.

OBJETIVOS ESPECIFICOS

Analizar la falencia que existe en el proceso de compras, recepcin,

ingresos y egresos de insumos hospitalarios para detectar las fallas que
existen, y proponer soluciones.
Se deben programar cursos de capacitacin del sistema de control de
inventarios e insumos mdicos para el personal de la farmacia (auxiliares y
Regentes de Farmacia).
Realizar seminarios de capacitacin con profesionales de la salud, dirigida
a todos los Regentes de Farmacia.

JUSTIFICACION

Se tiene en cuenta la normatividad de los procesos y procedimientos que se llevan

a cabo en Hospital Regional San Jernimo de Ayapel, por parte del personal
encargado, y se ha detectado mal manejo de los inventarios y a los cuales se le
debe implementar el control.
Se detect un inadecuado sistema de inventario, lo cual refleja fuga de insumos
quirrgicos y medicamentos. Se observa inconformidades debido a mltiples
factores de tipo arquitectnico, estructural, de almacenamiento, efectos nocivos
sobre el medio ambiental, y otros.
La reforma a la Seguridad Social en Colombia implementa un modelo de atencin
en salud el cual busca mejorar la calidad en la prestacin del servicio ofreciendo
mayor eficacia en la dispensacin de medicamentos y atencin a los usuarios.
Es por esto que se debe implementar un sistema de control de inventarios de
existencias e insumos mdicos quirrgicos que aseguren la rotacin adecuada de
los medicamentos, de los dispositivos mdicos y todo esto para garantizar una
buena planificacin de las adquisiciones.
Al lograr esta implementacin se espera que los inconvenientes presentes en el
Hospital Regional San Jernimo de Ayapel se reduzcan de manera significativa y
se logre ofrecer una atencin excelente al paciente.

MARCO TEORICO

El Hospital Regional San Jernimo de Ayapel, dentro de su plan de

desarrollo institucional quiere implementar un sistema de control y calidad en el
servicio que genere seguridad al paciente y la correcta dispensacin y entrega
oportuna de medicamentos.
Para lograr este objetivo se debe contar con excelente talento humano que
brinde apoyo en la atencin al paciente logrando una buena prestacin del
servicio con el fin de facilitar el acceso de la comunidad a la atencin en salud, de
esta manera se lograra tener nuevas fuentes de ingreso que generen rentabilidad
institucional.
Se plantearan proyectos de mejoramiento de la infraestructura, compra de
equipamiento biomdico y gestin del talento humano idneo en el rea de
inventarios. Cada servicio ser generador de beneficios para la comunidad
promoviendo condiciones y estilos de vida saludable, a lo cual se ofrece:
Calidad: se trata de un servicio individual y colectivo a los cuales ser fcil
para el paciente acceder con un nivel profesional ptimo, contando con los
recursos disponibles y logrando una aceptacin satisfactoria del usuario.
Eficiencia: haciendo un uso correcto de los recursos administrativos, tcnicos
y financieros se lograra tener acceso a los servicios integrales de la salud y la
calidad de vida, previniendo riesgos y recuperando la salud de manera oportuna
con calidad y suficiencia.
Responsabilidad: se garantiza cumplimiento de las acciones individuales y
colectivas de manera oportuna, con responsabilidad, calidad, eficiencia y equidad.
La responsabilidad implica que los ejecutores del proyecto asuman actividades
administrativas, civiles y ticas consecuentes del actuar en salud.
Sistemas de control y calidad:
- Lograr mantener el sistema obligatorio que garantiza la calidad
- Realizar la adecuada documentacin actualizando los procesos institucionales
- Mantener el sistema de gestin ambiental en la institucin
- Lograr un sistema de informacin integralidad en la entidad
- Desarrollar un sistema de direccionamiento estratgico

- Realizar evaluaciones al plan de gestin institucional y hacer seguimiento

- Mantener un buen control interno institucional

Con la implementacin del sistema de control interno institucional se pretende

que el Hospital Regional San Jernimo de Ayapel, se fortalezca en lo referente a
los estndares de calidad (habilitacin, sistemas de informacin al usuario,
acreditacin), la efectividad en los procesos, el compromiso con el paciente, una
cultura de autocontrol y el seguimiento a la gestin institucional que contribuyan a
que la IPS, con el desarrollo de estos sistemas de control mejore de manera
continuo los procesos institucionales que apuntan a una atencin oportuna,
eficiente, eficaz y segura para los usuarios que ingresen a la IPS; adems de
cumplir todos los requisitos de la normativa vigente.
TALENTO HUMANO
Con el presente proyecto de fortalecimiento del rea de Talento Humano se
plantea que para el periodo 2015-2016, los funcionarios del hospital, mejoren sus
competencias laborales mediante la implementacin de los procedimientos de
capacitacin.
En cuanto a los procesos administrativos en el rea de talento humano, se
pretende lograr un desempeo oportuno en el diligenciamiento y anlisis de los
informes, en el cuidado de los procesos de recepcin, transporte, facturacin y
almacenamiento de los insumos.
INFRAESTRUCTURA
Se debe tener en cuenta que la infraestructura es una parte fundamental en el
desempeo de la IPS, pues es la imagen que se debe ofrecer para que de esta
manera se le pueda generar confianza y seguridad al paciente o usuario.
Segn la Resolucin 1441 de 2013, los pisos, paredes y techo deben ser de fcil
acceso para lograr una limpieza adecuada, de igual manera se nos aclara que las
condiciones de orden, aseo, limpieza y desinfeccin, los cuales deben ser
evidentes.
Es muy importante tener en cuenta que segn el Decreto 2200 de 2005 y la
Resolucin 1403 de 2007 es claro que las reas deben estar sealadas, los

mesones y superficies de trabajo deben tener los acabados en materiales lisos,

lavables, impermeables y resistentes a los proceso de uso.
Es claro que el Hospital Regional San Jernimo de Ayapel, es una institucin
donde se ofrece un servicio de mediana y alta complejidad por lo tanto podemos
encontrar que se lleven a cabo suficientes procesos con los cuales satisfacen las
necesidades de todos y cada uno de los casos referentes a la salud, que se
presentan.
METODOLOGIA
Se explicara cada paso que se tendr en cuenta para poder hacer efectivo el
sistema de inventario que se desea implementar.
Comit de compras
Segn, (Resolucin del 25 de 2012) dice: que el manual de contratacin en su
contenido contempla que el Gerente debe crear el Comit de Compras de la
entidad, conformarlo y reglamentarlo mediante Acto Administrativo.
Que de acuerdo a la planeacin y ejecucin presupuestal para cada vigencia
fiscal, se considera necesaria la conformacin de un Comit que garantice la
objetividad, transparencia y economa de los procesos de contratacin del Hospital
relacionados con las compras, suministros y servicios de las diferentes
necesidades del hospital.
El establecimiento farmacutico es quien determina por medio de los inventarios
cual es la cantidad de medicamentos y dispositivos mdicos quirrgicos que debe
adquirir para poder cubrir las necesidades de la poblacin.

El comit de Compras estar conformado por

1. Asesor Jurdico
2. Subgerente Administrativo y Financiero
3. Subgerente de Servicios de Salud
4. Profesional de Recursos Fsicos

5. Profesional Especializado de la Oficina Jurdica, quien no tiene derecho a

voto.
6. Todos los dems funcionario que por su perfil y funciones, ofrezcan soporte
tcnico o administrativo al proceso. Estos funcionarios solo tendrn voz en
el comit, pero no voto.

RECEPCIN Y ALMACENAMIENTO DE MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS

MDICOS QUIRRGICOS
Recepcin de Medicamentos
Sobre la recepcin de los productos, se debe revisar los documentos presentados
por el proveedor que acompaan al producto, con el requerimiento u orden de
compra verificando la siguiente informacin:
a. Nombre del producto
b. Concentracin y forma farmacutica (cuando corresponda)
c. Fabricante
d. Presentacin
e. Cantidad solicitada
f. Copia del certificado de control de calidad que incluya nmero de lote y fecha de
vencimiento.
Para poder tener una correcta recepcin de los medicamentos se debe tener
muy en cuenta la documentacin utilizada en la recepcin de los medicamentos,
ya que tiene como objetivo definir las especificaciones de todos los materiales y
medicamentos que se estn recibiendo. Por medio de la documentacin se logra
inspeccionar y asegurar que todo el personal involucrado en el almacenamiento
sepa lo que se tiene que hacer. Todos los documentos deben ser diseados,
revisados, distribuidos y controlados cuidadosamente.
Los documentos deber ser aprobados, firmados y fechados por las personas
autorizadas y ningn documento debe modificarse sin autorizacin.

Los procedimientos, instrucciones y registros que documentan las actividades

de las reas de almacenamiento deben estar siempre disponibles. Deben describir
adecuadamente los procedimientos de almacenamiento, definir la ruta de los
materiales y la informacin del retiro del mercado de un producto requerido.

Las etiquetas colocadas en los recipientes, equipos o instalaciones deben ser

claras e inequvocas y preparadas de conformidad con el formato establecido por
la compaa.

Almacenamiento

El almacenamiento de medicamentos es un aspecto muy importante ya que se

debe mantener las condiciones adecuadas en cuanto a temperatura, aire, luz,
humedad, radiaciones etc., teniendo en cuenta todos estos cuidados se puede
asegurar la conservacin tanto de sus caractersticas fsicas como las propiedades
farmacolgicas.
La zona de almacenamiento debe contar con reas separadas, delimitadas o
definidas, destinadas a mantener los medicamentos, materia prima e insumos en
forma ordenada y en condiciones adecuadas para conservar sus caractersticas
de calidad, para tal efecto se cuenta con:
a. rea de recepcin: esta rea esta destinada exclusivamente a la revisin
de los documentos y verificacin de los productos antes de ser
almacenados. Es una zona que debe estar diseada y equipada de tal
manera que permita realizar una adecuada recepcin y limpieza de los
embalajes si fuera necesario y debe proteger los medicamentos de las
condiciones climatolgicas.

b. rea de cuarentena: debe identificarse claramente y su acceso debe ser

restringido, solo a personal autorizado.
c. reas de almacenamiento de materias primas y productos a granel:
deben estar separadas de otras reas, con las condiciones apropiadas para
evitar una contaminacin cruzada.
d. rea de muestreo de materias primas: si el muestreo se hace en el rea
de almacenamiento, el rea de muestreo debe contar con el equipo
necesario para su manejo adecuado y con las condiciones apropiadas para
el ingreso y extraccin de aire. Se deben tomar medidas necesarias para
evitar la contaminacin cruzada y proveer condiciones seguras de trabajo al
personal.
e. rea para productos que requieran condiciones especiales: esta rea
debe estar diseada para ofrecer caractersticas especiales como
temperatura, humedad, luz, etc. de acuerdo a especificaciones.
f. rea de devolucin: es donde se realiza la revisin de productos de baja,
vencidos y devueltos, separadas y con acceso restringido.
g. rea de materiales rechazados: los materiales rechazados deben
identificarse y aislarse para impedir su uso u operaciones en proceso,
debiendo estar separadas y con acceso restringido, tomndose las medidas
necesarias para el efecto.
h. rea de materiales altamente activos: es una zona donde se encuentran
materiales radioactivos y otros materiales peligrosos, sensibles, inflamables
o explosivos, slidos y lquidos combustibles y gases presurizados los
cuales deben almacenarse bajo condiciones de alta seguridad (condiciones
especiales de temperatura y humedad), se deben identificar
inmediatamente y almacenar de acuerdo a instrucciones escritas.
i. rea para productos que requieran controles especiales: son
(sustancias controladas) que deben ser almacenadas en reas de acceso
restringido, seguro y deben estar bajo llave cumpliendo con las
regulaciones nacionales e internacionales de sustancias controladas.
j. rea de embalaje y despacho: zona destinada a la preparacin de los
productos para su distribucin.
k. rea administrativa: destinada a la preparacin y archivo de los
documentos.
l. reas accesorias tales como servicios sanitarios, vestidores y
comedor: deben ubicarse fuera del rea de almacenamiento.

Control y rotacin de stock

Los registros de existencias (manuales o computarizados) deben mantenerse
de manera comprensiva, documentada y revisada peridicamente mostrando
todos los recibos y materiales de partida de acuerdo a un sistema especfico que
consigne el nmero de lote y fecha de vencimiento de los productos y debe
verificarse peridicamente esta informacin, segn poltica de la empresa.

CONCLUSIONES

Es muy importante conocer todo lo referente al manejo que se le da a los

medicamentos en un hospital, es importante manejar de forma organizada todo lo
referente a insumos, de ah la importancia de conocer muy bien la normatividad y
el modelo de gestin de servicio farmacutico.
Es una labor muy importante la que tienen los Regentes de Farmacia ya que
como se evidencio anteriormente en el desarrollo del trabajo, podemos ver la gran
responsabilidad con la que debe realizar su trabajo, pues de ello depende la
calidad del servicio y el bienestar que se le puede generar a toda la comunidad
cuando acuden al hospital.

BIBLIOGRAFIA
Decreto 2200 de 2005, por el cual se reglamenta el servicio farmacutico,
Direccin General de Calidad y Servicios, Recuperado de;
http://es.slideshare.net/fabioalberto/el-servicio-farmaceutico?related=1
Estndar 4: MEDICAMENTOS, DISPOSITIVOS MEDICOS E INSUMOS,
Recuperado de;
http://www.dssa.gov.co/index.php/descargas/917-4-medicamentos-ydispositivos-medicos/file
RESOLUCION No. 278 de 25 de julio de 2012, Recuperado de;
http://www.esecentrooriente.gov.co/hco/images/stories/pubjuridica/res
%20278%20de%202012%20comite%20de%20compras.pdf

 Normad de buenas prcticas de almacenamiento, Recuperado de;

http://apps.who.int/medicinedocs/documents/s19016es/s19016es.pdf