Repblica Bolivariana De Venezuela

Ministerio Del Poder Popular Para La Educacin

U.E- Pedro Briceo Mndez
1er Ao Seccin B
San Flix Estado Bolvar

Profesor (a):

Elaborado Por:

Diamaris Arreaza

Asdrbal Daz
1ero B

Ciudad Guayana, Febrero 2016

INDICE

Introduccin..3
Oficina.4
Caractersticas de la oficina4
Clases De Oficina.4
Oficinista.5
Caractersticas del oficinista5
Rol del oficinista5
El Archivo.6
Funciones6
Importancia.6
Finalidad Del Archivo7
Objetivo..7
Clases De Archivos..8
Tipos de Archivo.9
Sistema De Archivo..9
Conclusiones10
Anexos..11

INTRODUCCION

Una oficina es la estructura fsica o en su efecto un local, destinado a algn

trabajo, el cual puede tener distintas formas de organizacin y de distribucin del
espacio de acuerdo a la cantidad de trabajadores y a su funcin.
Aunado a ello la oficina es un centro vital para garantizar el buen
funcionamiento de una empresa, pues, en la misma se maneja toda la informacin
y se procesan todos los requerimientos para que la empresa o la organizacin
puedan alcanzar sus objetivos.
La informacin constituye uno de los pilares bsicos de la actividad
empresarial actualmente. El desarrollo de actividades comerciales, productivas y
administrativas en general se materializa en una serie de soportes documentales
que constituyen la materia prima de la que se nutren los archivos. El tratamiento
racional de su documentacin es una cuestin bsica y fundamental que toda
empresa moderna debe solventar, en la medida que dicho tratamiento se realice
con arreglo a una metodologa y un procedimiento reglado. Se archivarn slo
aquellos documentos necesarios para la gestin y salvaguarda de los derechos de
la empresa, y se podrn localizar en el momento preciso, invirtiendo en esta
operacin el menor tiempo y esfuerzo posible

Oficina
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La oficina es un lugar de trabajo donde los trabajadores cumplen las actividades

asignadas para el logro de los objetivos de una empresa. Es decir, que en la
oficina se cumple la delegacin de poderes y responsabilidades para proyectar y
preparar registros, correspondencia, logros, cambios y movimientos en los planes
de trabajo, reglamentos, instructivos, manejo de papelera e insumos, as como
adiestramiento y capacitacin de personal.
Caractersticas De La Oficina
Las caractersticas de la oficina se basan en:
Espacio Fsico: rea destinada a ubicar el personal administrativo.
Dotacin: Conformada por los elementos que se requieren para realizar el
trabajo.
Recursos humanos: Son todas las personas que prestan sus servicios, las
cuales trabajan dentro de esa oficina.
Organizacin Y Finalidad
La organizacin y finalidad en una oficina depende mucho de las caractersticas
cada organizacin o empresa.
Clases De Oficina
La Pequea Oficina
Es la que funciona con pocos empleados, el dueo es el jefe y tambin el gerente.
La Oficina Centralizada
Es aquella donde el control de las actividades de diferentes dependencias se
realiza bajo la autoridad y poder de una persona.

La Oficina Departamentalizada

Es aquella que se divide por secciones, unidades, departamentos, oficinas donde

cada una es la que realiza sus actividades: Departamentos de importacin,
Departamento de suministros.
La Oficina Parcialmente Centralizada
Es aquella que tiene secciones por departamentos y otras actividades estn
centralizadas.
Oficinista
Es la persona responsable de Ejecutar diversas labores de oficina relacionadas
con trmites tanto dentro como fuera de la empresa, propias de la dependencia
para la cual labora.
Caractersticas Del Oficinista
Un oficinista es una persona preparada, dinmica, emprendedora, con sentido de
la responsabilidad, debe tener tica y valores, en cuanto a su apariencia fsica no
requiere ser bonito sino tener buena presencia, con sentido de la pulcritud.
Rol Del Oficinista
Las actividades del oficinista varan de acuerdo al tamao y tipo de empresa, sin
embargo, entre la variedad de ocupaciones de una oficina se puede sealar las
siguientes:
1.-Tomar dictado y transcribirlos de manera que pueda redactar cartas bien
organizadas, telegramas, memorndums e informes.
2.-Manejo de correspondencia: consiste en sellar, subrayar, anotar y clasificar la
correspondencia tanto la recibida como enviada.
3.- Redaccin de correspondencia: se refiere a la escritura de cartas, u otros
mensajes relacionados con las actividades de la oficina.

4.- Archivo de documentos: se refiere a la aplicacin de un sistema que permita

organizar y guardar cartas, papeles importantes, fichas, facturas, recibos,
catlogos y otros registros comerciales.
5.- Registrar informaciones contables: estos registros se refiere a rdenes de
compra y de venta, pedido de productos y cotizacin, nominas, otros formularios.
El Archivo
El archivo es el conjunto orgnico de documentos producidos por personas fsicas
o jurdicas, pblicas y/o privadas, que se originas en el ejercicio de sus funciones y
actividades,

los

mismos

son

conservados,

clasificados,

organizados

administrados. Tambin es archivo el espacio fsico (el local) o la institucin, donde

se resguardan, ordenan, difunden y consultan los conjuntos de documentos, para
la informacin, la investigacin, y para la gestin administrativa.
Funciones
Reunir ordenadamente todos los documentos que circulan en la empresa.
Asegurar la perfecta conservacin de los documentos.
Asegurar la mxima rapidez en la elaboracin y envo de los documentos
requeridos por las diversas dependencias de la empresa.
Almacenar los documentos debidamente ordenados y clasificados.
Ubicacin del documento de forma agilizada.
Asegurar la recuperacin de informacin.
Ser un centro activo de informacin que permita relacionar los nuevos
documentos con los ya archivados.
Sirve como medio de consulta cuando se pretende indagar en las
actuaciones del pasado.
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 Funciona como elemento probatorio cuando el organismo o entidad

pretende demostrar la realizacin de un acto.
Proporcionar informacin sobre el funcionamiento y los asuntos tratados
dentro de la institucin.
Proporcionar informacin sobre el funcionamiento y los asuntos tratados
dentro de la institucin.
Importancia
Los archivos son considerados de gran importancia para la sociedad, por que en
ellos se recoge, conserva, preserva y difunde informacin contenida en los
documentos. Por ello se dice que los archivos son el repositorio de la memoria
histrica y cultural de una nacin, de la sociedad en general, debido a que ellos se
encargar de resguardar la informacin ms relevante y de alto valor. Lo mismo
sucede con los fondos documentales de las instituciones tanto privadas como
pblicas conservan la memoria de sus actividades y funciones orgnicas.
Asimismo es de suma importancia que se cumpla los principios archivsticos, para
asegurar una optima administracin y gestin de calidad en los procesos
sistemticos, y as brindar un servicio eficiente y eficaz a la hora de difundir la
informacin y de buscar y recuperar la misma.
Finalidad Del Archivo
1. Conservar ordenadamente los documentos.
2. Facilitar la localizacin de los documentos cuando se requieran.
3. Proteger los documentos del deterioro y prdida.
4. Servir de fuentes de informacin o elemento probatorio.
Objetivos Del Archivo
Los objetivos del archivo se pueden expresar como:

 Ofrecer al usuario la documentacin necesaria para hacer un trabajo

especfico.
Que tenga acceso rpido a la documentacin relacionada con ese trabajo.
Guardar la documentacin es tiempo que sea til.
Establecer un archivado organizado de forma sistemtica, de toda la
documentacin empleada y necesaria.
Que tenga un sistema eficaz de reproduccin de documentos.
Archivado en conformidad con las normas, leyes y disposiciones legales.
Clases De Archivos
Archivo general: se guarda la documentacin procedente de cada uno de
los departamentos de la empresa.
Archivo individual: contiene la documentacin que consulta y maneja
cada persona en su propio trabajo.
Archivo departamental: cada departamento guarda la documentacin que
maneja.
Archivo activo: guardan la documentacin que se consulta con frecuencia.
Archivo semiactivo: se recogen documentos del archivo activo que dejan
de estar vigentes, pero que no se destruyen.
Archivo inactivo: se guardan los documentos que an habiendo perdido
su vigencia o carcter actual, conservan un valor histrico o documental
para la empresa.
Segn el tipo de documentos que contienen
Archivos histricos. En ellos se conservan documentos que reflejan
hechos acaecidos en tiempos pasados y que, por tanto, tienen valor
histrico.
Archivos de Gobierno. Recogen documentos que son el testimonio de
relaciones internacionales y militares y que son de inters para los
gobiernos de las naciones.
Archivos Eclesisticos. En ellos se conservan documentos religiosos
generados en mbitos catedralicios, monsticos y diocesanos.
Archivos de la Administracin. Conservan documentos relacionados con
la Administracin central, administraciones autonmicas y administraciones
locales.
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 Archivos privados. En ellos se conservan documentos particulares

relativos generalmente a familias importantes dentro de un pas.
Tipos De Archivos
Estos representan dos tipos de gabinetes: el Vertical Y El Lateral. A continuacin
explicaremos las caractersticas de cada uno de ellos
Archivos Verticales
Gabinetes cerrados y resistentes, incluso contra el fuego.
Proveen cerradura con llave o combinacin numrica.
Se les pueden adaptar marcos de metal con rieles paralelos en cada lado para
sostener las carpetas que se guardan de forma sostenida.
Archivos Laterales
Se utilizan mucho en oficinas mdicas, hospitales, compaas de seguros, entre
otros lugares.
Los expedientes guardados en este tipo de archive, generalmente usan cdigos
de color para facilitar la localizacin.
Al colocar las carpetas en los archivos, los rtulos quedan situados de lado, por
eso se les llama laterales.
Sistema De Archivos
1. Sistema Alfabtico: viene a ser la asociacin de las letras desde la A hasta la
Z. Ejemplo: EXSA, FAMESA
2. Sistema Numrico: Viene a hacer la asociacin de nmeros, se ubica por los
primeros ejemplos: Factura N 159, Factura N 160
3. Sistema Geogrfico: Se halla mediante el Distrito, Departamento, ciudad, etc.
4. Transferencia Y Eliminacin De Archivos
Los archivos peridicamente o continuamente deben ser revisados, para proceder
a la trasferencia o eliminacin de archivos y conservar nicamente los que pueden

ser necesarios a la empresa, este es el paso final en el ciclo de la vida de todo

documento.

CONCLUSIONES
Una oficina es un saln destinado al trabajo, para el buen desempeo de las
actividades para la cual esta destinada la misma es necesario contar tanto con
recursos humanos como materiales, as como tambin con los muebles y equipos
requeridos para el desarrollo de las tareas.
La presencia de un archivador en una compaa es muy importante para guardar
todos los datos importantes de la misma. Como datos importantes se tomara las
cuentas de los clientes, los registros de la empresa, facturas de pagos de
impuesto, entre otros documentos. Existen diferentes formas de archivos, entre los
cuales esta el numrico, topogrfico, por apellido, etc.
Los archivos numricos son muy utilizados en empresas con gran nmero de
clientes. En el futuro los clientes estaremos ms seguros para identificarnos al
efectuar operaciones que involucren dinero, lo que nos proteger de posibles
fraudes. Asimismo, los bancos podrn protegerse mejor, internamente, al aplicar
este nuevo mtodo en la identificacin de los empleados que manejan dinero y
autorizan transacciones cuantiosas. Los gobiernos y otras empresas tambin
vienen comprometindose con la seguridad.

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11

La pequea Oficina
La Oficina parcialmente
centralizada

La Oficina Centralizada
Tipos De Archivo

La Oficina departamentalizada
Archivo

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