Documentacion de Colecciones en Museos

La Documentacin de Colecciones
en los museos de la Dibam:

Lineamientos y Procedimientos
2011
www.kaipachanews.blogspot.pe
2011
Indice
Presentacin
I. Manual de Procedimiento para la Aplicacin

del Protocolo Manejo de Colecciones
1.
Introduccin
10
Del procedimiento de ingreso de colecciones a los museos de la DIBAM
11
11
1.1. Acta de Ingreso
2. Formas de ingreso de colecciones a los museos

2.1 Compra de colecciones
2.2 Donacin de colecciones
2.3 Legado
2.4 Canje
2.5 Depsito
2.6 Resolucin Consejo de Monumentos Nacionales (RCMN)
12
12
12
12
13
13
14
3. Comisin de Altas de Colecciones
15
4. Ingreso de los objetos al sistema de registro DIBAM
16
18
19
4.1 Programa SUR (Sistema Unificado de Registro)

4.2 Excepciones
5. Ingreso y registro de objetos de otras instituciones (DIBAM o No DIBAM)
20
6. Movimiento (egreso) de colecciones de objetos patrimoniales de un museo
21
21
6.1 Acta de Egreso
7. Baja de objetos patrimoniales

7.1 Comisin de Bajas de Colecciones
22
23
8. Robo o prdida de objetos patrimoniales
24
9. Prstamos entre museos de la DIBAM
25
26
26
26
27
9.1 Prstamos a instituciones No DIBAM

9.2 Salida de objetos al extranjero
Exportacin de obras de arte
Prstamo para exposiciones oficiales en el extranjero
10. Restauracin de objetos patrimoniales
28
Anexos
29
Anexo N1: Acta de Ingreso

Anexo N2: Acta de Egreso
Anexo N3: Acta de Devolucin
Anexo N4: Declaracin Jurada (Acredita propiedad de la especie)
30
32
34
35
II. Protocolo Manejo de Colecciones

y Sistemas de Inventario
37
1. Fundamentacin y antecedentes
38
2. Diagnstico de los sistemas de administracin de inventarios utilizados en

los museos DIBAM
3. Proposicin de un sistema de administracin de objetos o colecciones de

los museos
40
42
4. Altas o incremento de objetos y/o colecciones de los museos DIBAM
43
5. Bajas o disminucin de objetos en las colecciones de los museos DIBAM
44
6. Movimientos de entrada/salida de objetos que pertenecen a las colecciones

de los museos DIBAM
46
7. Movimientos de entrada/salida de objetos que no pertenecen a las colecciones

de los museos DIBAM
8. Movimiento de los objetos y/o colecciones al interior de los museos de la

DIBAM
48
49
9. Sistemas de codificacin para el inventario de los museos
50
10. Tipos de registros y documentos utilizados
51
Referencias bibliogrficas
55
Presentacin
El Centro de Documentacin de Bienes Patrimoniales (CDBP) es un organismo
tcnico dependiente de la Subdireccin Nacional de Museos de la Direccin de
Bibliotecas, Archivos y Museos (DIBAM), que propone lineamientos en las polticas
de documentacin para los museos de Chile. El CDBP debe normalizar los procesos
de registro y documentacin como parte fundamental de los procesos de manejo
de las colecciones de los museos dependientes de la DIBAM y tambin en el resto
de los museos del pas.
El ao 2007 se constituy un grupo de trabajo integrado por Miguel ngel Azcar
(Museo Nacional de Historia Natural), Juan Manuel Martnez (Museo Histrico
Nacional) y Daniel Quiroz (Centro de Documentacin de Bienes Patrimoniales),
cuya finalidad era elaborar un documento que estableciera un Sistema de
Administracin de Colecciones en los museos de la DIBAM. Este documento,
denominado Protocolo de Manejo de Colecciones y Sistemas de Inventario, despus
de un perodo de consulta con los museos y revisin por el Departamento Jurdico
y la Auditora Interna, fue aprobado por la Directora de la DIBAM mediante la
Resolucin Exenta N 1076 del 30 de septiembre del 2008.
En este documento se indican los diversos mecanismos que los museos deben
desarrollar para las altas y bajas de las colecciones, para registrar los movimientos
de las piezas tanto dentro del museo como hacia y desde fuera, pertenezcan o no
a las colecciones de la institucin, instruye sobre los sistemas de codificacin y
seala los diferentes sistemas de registro y herramientas utilizadas. En definitiva
entrega lineamientos generales que permitan normalizar los procesos de registro
y documentacin de las colecciones de los museos.
Posteriormente se consider necesario elaborar un documento que les permitiera
a los encargados de colecciones de los museos operacionalizar estos lineamientos
en trminos prcticos. Lorena Cordero, Coordinadora Programa SUR del CDBP, tuvo
la misin de redactar un manual de procedimientos que definiera en forma especfica
el conjunto de acciones que todo museo debe ejecutar cuando se enfrentan a
situaciones que incrementen o disminuyan el patrimonio que custodian, sea en
forma permanente o temporal. En este manual se proponen algunos instrumentos
que permitan llevar un adecuado registro de todos estos procesos.ggggggggggg
En esta publicacin queremos entregarles a todas aquellas personas que tienen

responsabilidades respecto del manejo de colecciones en los museos, el Manual
de Procedimiento de Manejo de Colecciones con la esperanza que facilite su labor.
Hemos considerado pertinente incluir tambin el Protocolo de Manejo de Colecciones
y Sistemas de Inventario porque son complementarios: el protocolo entrega
lineamientos y el manual procedimientos.
El registro y documentacin del patrimonio custodiado por los museos es una
tarea de relevancia no solo para los que trabajan en los museos sino tambin para
todos los habitantes del pas, sus reales dueos. Normalizar los procesos de
registro y documentacin en los museos del pas permite mantenerlos informados
y satisfacer sus consultas, cualquiera que sea su naturaleza. Esperamos que esta
publicacin contribuya a ello pues es una tarea en la que todos nos sentimos
comprometidos.
Daniel Quiroz
Director
Centro de Documentacin de Bienes Patrimoniales
I.
MANUAL DE
PROCEDIMIENTO
para la aplicacin del Protocolo
MANEJO DE COLECCIONES 2008
2011
Lorena Cordero Valds

Introduccin
El objetivo de este manual de procedimientos para la aplicacin del Protocolo de
Manejo de Colecciones, dice relacin con las acciones a realizar cuando los museos
de la DIBAM, se enfrentan a situaciones que incrementen o disminuyan el patrimonio
que custodian.
De acuerdo al Decreto Supremo (DS) N 192 del 7 de mayo de 1987, las colecciones
de todos los museos dependientes de la Direccin de Bibliotecas, Archivos y
Museos (DIBAM) son Monumentos Histricos por declaracin genrica y reciben
proteccin oficial en el marco de Ley 17.288 de Monumentos Nacionales de 1970.
La categora de Monumentos Histricos se aplica en general a bienes
individualizados. Sin embargo existen dos declaraciones genricas de Monumentos
Histricos en cuyo caso los bienes afectos se encuentran a lo largo del pas. Una
de ellas es la correspondiente al Patrimonio Cultural Subacutico de ms de 50
aos de antigedad, existente en el fondo de los ros y lagos, y la de las aguas
interiores y del mar territorial, y la de las Colecciones de todos los museos
dependientes de la Direccin de Bibliotecas, Archivos y Museos (DIBAM) 1 .
En este manual de procedimientos se har referencia solo a las colecciones de
objetos culturales depositados en los museos de la DIBAM.
Cuadernos del Consejo de Monumentos Nacionales N109 2007, Nmina de Monumentos

Nacionales declarados entre 1925 y Julio 2007. P-7.
10
1.
Del procedimiento de ingreso de colecciones a los

museos de la DIBAM
Qu hacer cuando llega un nuevo objeto a un museo?
Antes de que un objeto nuevo ingrese a un museo del Estado, ya sea a travs de
una compra, donacin, legado, depsito, traspaso, canje, resolucin del Consejo
Monumentos Nacionales (RCMN), o prstamo, debe ser estudiado por la direccin
del museo y el (los) profesionales encargados de las colecciones. Los museos NO
debern recibir los bienes u objetos fsicamente sino hasta que se haya completado
el proceso de de aceptacin de stos, mediante resolucin exenta firmada por el
Director (a) de Bibliotecas, Archivos y Museos.
Es necesario completar un Acta de Ingreso (Anexo 1) firmada por la persona
(natural y/o representante de persona jurdica) responsable del objeto y por un
representante del museo que puede ser el curador (a) o alguien que se designe
como responsable del procedimiento.
kjhhkjhkhkjhkkjhkkkhhh
1.1. Acta de Ingreso

El Acta de ingreso deber ser completada en el momento en que ocurra el ingreso
del objeto al museo a travs de cualquiera de las formas antes mencionadas, para
lo cual se deber utilizar un formulario que se adjunta como anexo u otro similar,
que contenga los campos de informacin ah sealados.
El Acta de Ingreso deber emitirse en triplicado por cada objeto ingresado (se
usar un Acta de Ingreso con listado adjunto para los grupos o conjuntos de
objetos que ingresen al museo. Ej. Donacin de 58 textiles litrgicos al Museo
Histrico Dominico).
Una copia del Acta de Ingreso y fotografas del objeto (una o dos vistas la
individualizacin de la especie) deber ser remitida al Centro de Documentacin
de Bienes Patrimoniales de la Subdireccin Nacional de Museos, en formato
papel y/o electrnico (dquiroz@cdbp.cl c/c lcordero@cdbp.cl). La segunda ser
archivada en el museo y la tercera ser entregada a la persona que hace la entrega
como comprobante.
Se deber adjuntar tambin una carta del Director(a) del Museo solicitante en la
que exprese su opinin respecto a la aceptacin o no de la adquisicin de la o las
especies, que ser considerada por la comisin. Es necesario especificar al donante
o vendedor, que el acto no constituye la aceptacin de la especie hasta que la
Comisin de Altas emita su resolucin.ghhghyhy
11
2.
Formas de ingreso de colecciones a los museos

2.1 Compra de colecciones
Cuando un museo regional o especializado requiera comprar colecciones deber
contar con la asesora de un especialista designado por el Centro de Documentacin
de Bienes Patrimoniales de la Subdireccin de Museos y proceder segn lo
dispuesto en la Ley de Compras Pblicas y Reglamento de Ley N 19.866.ggg
Si el que vende es una persona natural que no emite boleta o factura se deber
aplicar el procedimiento trato directo, mediante resolucin (formato tipo N5)
adjuntando: 1. Fotocopia de CI por ambos lados, del propietario de la especie o
proveedor, 2. Declaracin jurada de propiedad de especie, firmada ante notario
(ver Anexo 4) y 3. La persona que vende tendr que inscribirse en el portal Mercado
Pblico, como Proveedor, para poder realizar la venta. Corresponder a la Comisin
de Altas, determinar la aceptacin de la compra de la especie.dhkdkkkfjjd
2.2 Donacin de colecciones

Cuando una persona natural o jurdica realiza una donacin a un museo regional
o especializado, el Acta de ingreso deber ir acompaada de la fotocopia del CI
del donante, por ambos lados, ms una declaracin jurada de propiedad de especie
(Anexo 4) firmada ante notario. Corresponder a la Comisin de Altas, determinar
la aceptacin de la donacin.
2.3 Legado2
Corresponde a una disposicin testamentaria que hace un testador a favor de una
o varias personas naturales o jurdicas, respecto de sus colecciones u objetos de
valor. Un ejemplo es el Legado Eusebio Lillo el legado se compuso de 124 ciento
Legado (del latn legatum) Disposicin que en su testamento o codicilo hace un testador a favor de
una o varias personas naturales o jurdicas. Diccionario de la Real Academia Espaola, 2001.
12
veinticuatro cuadros y 142 ciento cuarenta y dos volmenes de obras sobre materias
artsticas3 que fue entregado a la Comisin de Bellas Artes en el mes de diciembre
de 1910 por el albacea de la Sucesin don Elas Lillo. En este caso se enviar al
Centro de Documentacin de Bienes Patrimoniales de la Subdireccin de Museos
el Acta de Ingreso, mas una fotocopia del testamento legalizada ante notario y
fotografas del (os) objetos para presentarlo a la comisin de Altas. El testamento
deber ser revisado por el Departamento Jurdico de la DIBAM, antes de determinar
la aceptacin de las colecciones involucradas.
2.4 Canje4
Los museos dependientes de la DIBAM, pueden realizar canjes entre ellos de
colecciones y objetos repetidos, previa autorizacin del Director de Bibliotecas,
Archivos y Museos, otorgada mediante resolucin fundada. Tambin podrn hacer
canjes con museos e instituciones cientficas de carcter privado y con museos
extranjeros previo informe favorable del Consejo de Monumentos Nacionales. Se
deber enviar al Centro de Documentacin de Bienes Patrimoniales de la
Subdireccin de Museos el Acta de Ingreso con la descripcin y fotografas de los
objetos que se desea canjear, y carta de recomendacin del director del museo
respectivo, corresponder a la Comisin de Altas determinar la aceptacin del
canje.
2.5 Depsito
Los museos de la DIBAM pueden recibir objetos y colecciones en depsito
provenientes de particulares y/o instituciones privadas o personas naturales que
las entregan a un museo para ser estudiadas o resguardadas. Se deber enviar al
Centro de Documentacin de Bienes Patrimoniales de la Subdireccin de Museos
el Acta de Ingreso con la descripcin y fotografas de los objetos en cuestin;
corresponder a la Comisin de Altas determinar la aceptacin de los objetos en
depsito as como las condiciones (perodo de tiempo que contempla el depsito,
facultad del museo para exhibir los objetos, etc.) en las cuales ste sea aceptado.
Cousio Talavera, Luis. Catlogo General de las Obras de pintura, escultura, etc. Museo de bellas
Artes. Soc. Imprenta y Litografa Universo. 15-16 Santiago de Chile, 1922.
Ley N 17.288, de 1970, Ttulo VIII Artculos 33, 34 y 35.
13
Es importante acompaar esta documentacin con una carta del director del
museo respectivo en la cual fundamente y/o recomiende la aceptacin del depsito.
Estos objetos No deben ingresarse en el Libro de Inventario del museo porque no
forman parte de sus colecciones.jdhdhdhfddhdhf
2.6 Resolucin Consejo Monumentos (RCMN)

Se refiere especficamente a todo objeto que ingrese a los museos de la DIBAM
cuya proveniencia diga relacin con la autorizacin otorgada mediante resolucin
por el Consejo de Monumentos Nacionales5. Toda excavacin que se realice en
nuestro pas, sea solicitada por instituciones y/o investigadores chilenos o extranjeros
deber ser autorizada por el Consejo de Monumentos Nacionales6 y los objetos
provenientes de tales excavaciones debern quedar de preferencia, en los museos
estatales para asegurar su conservacin, exhibicin y estudio.
En todos los casos antes sealados la documentacin requerida se enviar al Centro
de Documentacin de Bienes Patrimoniales (CDBP) de la Subdireccin de Museos,
que ser la unidad tcnica responsable de tramitar la incorporacin de las colecciones
a los museos regionales y/o especializados, como parte integrante de la Comisin
de Altas, que determinar si el (os) objetos sern aceptados para formar parte de
la coleccin del museo solicitante.
Decreto Supremo N 484, de 1990, del Ministerio de Educacin: Reglamento sobre Excavaciones y/o
Prospecciones Arqueolgicas y Paleontolgicas. Artculo 21. Los objetos, especies procedentes de
excavaciones y/o prospecciones arqueolgicas, antropolgicas y paleontolgicas, pertenecen al Estado.
Su tenencia ser asignada por el Consejo de Monumentos Nacionales a aquellas instituciones que
aseguren su conservacin, exhibicin y den fcil acceso a los investigadores para su estudio. En todo
caso se preferir y dar prioridad a los Museos regionales respectivos para la permanencia de las
colecciones siempre que cuenten con condiciones de seguridad suficientes, den garanta de la conservacin
de los objetos y faciliten el acceso de investigadores para su estudio.
6
Decreto Supremo N 484, de 1990, del Ministerio de Educacin: Reglamento sobre Excavaciones y/o
Prospecciones Arqueolgicas y Paleontolgicas. Artculos del 1 al 23. Publicado en el diario oficial el 2
de abril de 1991.
14
3.
Comisin de Altas de Colecciones

En el caso de los museos regionales y/o especializados, la Subdireccin de Museos
nombrar una Comisin de Altas de Colecciones, que estar conformada por el
Subdirector de Museos, un representante del Centro de Documentacin de Bienes
Patrimoniales y un especialista (interno o externo a la DIBAM) de acuerdo a la
tipologa del objeto o coleccin del cual correspondiera resolver. La comisin se
reunir peridicamente para estudiar las solicitudes, y emitir un acta en la que
comunicar su decisin aceptacin o rechazo del(os) objeto(s) a la Subdireccin
de Museos, entidad que informar por oficio al museo respectivo con una
recomendacin respecto de la situacin del(os) objeto(s). Si el o los bienes son
aceptados, se enviar al museo solicitante, la Resolucin Exenta, firmada por el/la
Director(a) de Bibliotecas, Archivos y Museos, que formaliza la incorporacin de
los objetos a su coleccin.
La Comisin de Altas emitir un acta de cada reunin y toda la documentacin que
acompaa a este procedimiento, ser enviada al Departamento Jurdico, ya que
corresponde al (a) Director (a) de Bibliotecas, Archivos y Museos, firmar la Resolucin
Exenta que acepta las donaciones y legados y autoriza los canjes, traspasos internos
y la compra de bienes patrimoniales, para los museos de la DIBAM.jsfjhggdd
Se deber anticipar a los propietarios de los objetos que stos sern analizados para
su ingreso o rechazo por la Comisin de Altas de colecciones. En caso de no
aceptacin del objeto, el museo deber notificar al propietario mediante una carta
que exprese No aprobado por la Comisin de Altas, este procedimiento deber
realizarlo en un plazo no superior a 15 das, despus de recibida la notificacin de
rechazo.
En el momento en que la resolucin que acepta el bien patrimonial, est completamente
tramitada y firmada por el (a) Director (a) de Bibliotecas, Archivo y Museos, y sea
recibida por el museo respectivo, el (os) objeto (s) pasa (n) a constituir formalmente
parte de esa coleccin.
15
4.
Ingreso de los objetos al sistema de registro DIBAM

Los objetos aprobados por la Direccin de la DIBAM debern ser ingresados al
Libro de Inventario y a una Ficha de Registro (formato papel). A cada objeto se
les asignar un Nmero de Inventario del museo. El objeto ser fotografiado7,
rotulado (marcado de acuerdo a los estndares del CNCR8, segn la materialidad
de cada objeto) con el nmero de inventario asignado antes de ocupar su ubicacin
definitiva en el museo, ya sea en exhibicin o en depsito. Para los objetos que
van al Depsito de Colecciones, se deber confeccionar un embalaje acorde al tipo
de objeto.
Ver Manual Documentacin Visual 2009 realizado por Centro de Documentacin de Bienes
Patrimoniales, disponible Ayuda de admin.surdoc.cl y nuestro sitio www.cdbp.cl.
Seguel, Roxana. Marcaje de Bienes Culturales, Manual de Registro y Documentacin de Bienes

Culturales 22-29 Santiago de Chile, 2008.
16
Embalaje de colecciones arqueolgicas provenientes de las costas de Arauco, depositadas

en el Museo de Historia Natural de Concepcin. Fotografas Lorena Yaconi, 2009.
17
4.1 Programa SUR (Sistema Unificado de Registro)

El nuevo objeto deber ser ingresado al Programa SUR por el encargado de
colecciones o un profesional capacitado por el Centro de Documentacin de
Bienes Patrimoniales, transcribiendo toda la informacin del objeto, en los campos
correspondientes. Debern ingresarse adems las fotografas del objeto, de acuerdo
a los estndares establecidos por del CDBP (Ver Manual de Documentacin Visual
2009).
Los campos obligatorios a ingresar son los siguientes:
ESTRUCTURA
N Inventario:
Campo obligatorio NO se debe ingresar un objeto al Programa SUR sin
un Nmero de Inventario asignado y marcado en el objeto.
Clasificacin:
Campo obligatorio. De la seleccin de la Clasificacin del objeto
dependern los campos de informacin que el sistema muestre.
Coleccin:
Todo objeto debe estar asociado a una Coleccin antes de ser ingresado
al Programa SUR.
Nombre del objeto:
Todo objeto debe tener un Nombre Preferente.
Parte:
Campo obligatorio ver Manual Descripcin de campos en SUR.
MEN IDENTIFICACIN
Situacin/Cantidad:
La cantidad es 1 por defecto, si son 2 o ms deber ser registrado.
Ttulo:
Submen fundamental para objetos clasificados como Artes Visuales.
Creador:
Submen fundamental para objetos clasificados como Artes Visuales.
18
MEN DESCRIPCIN
Dimensiones:
Submen obligatorio ver Manual Descripcin de campos en SUR.
Material:
Tcnica:
MEN DOCUMENTACIN
Visual:
Submen obligatorio, ingresar 3 fotografas como mnimo, de acuerdo
al tipo de objeto y toda la informacin asociada a la imagen.
MEN ADMINISTRACIN
Forma de Adquisicin:
Submen obligatorio, ingresar completo. Ver Manual Descripcin de
campos en SUR.
Ubicacin:
Ubicacin actualizada del objeto dentro del Museo (Exhibicin o Depsito).
Ubicacin en Depsito:
Ubicacin en Exhibicin:
Registrador:
4.2 Excepciones
Una excepcin a este procedimiento lo constituyen las colecciones denominadas
de o en estudio, que ingresarn al museo con la aprobacin simple del Director
del Museo, registrndose en un Registro de Material de Estudio, que la institucin
maneje. Estos objetos No deben ingresarse en el Libro de Inventario, ni considerase
parte de las colecciones del museo.
19
5.
Ingreso y registro de objetos de otras instituciones

(DIBAM o No DIBAM)
Los objetos que ingresan a los museos bajo la figura de prstamo de instituciones
DIBAM o externas, como comodatos, depsito, exhibiciones temporales y resguardo
(rdenes judiciales u otras), deben ser registrados en un Acta de Ingreso firmada
por la persona que entrega y la que recibe el objeto adjuntando el Acta de Declaracin
de Propiedad de la Especie (Ver Anexo 4).
En caso del comodato el Acta deber consignar el nmero de resolucin exenta y
el plazo de duracin del comodato (inicio y trmino), as como la forma de renovacin
si la hubiere. Para el depsito fecha de inicio y trmino y forma de renovacin si la
hubiere.
Estos objetos recibirn una numeracin temporal correlativa alfanumrica
(anteponiendo la letra T mayscula, Ej. T-1), pero No se les asignar un nmero
de inventario del museo ni tampoco se rotular o marcar directamente sino que
se usar una etiqueta atada al objeto con el nmero temporal para identificarlo.
Se recomienda llevar un registro independiente de los objetos en esta situacin,
de manera de tener siempre controlada la totalidad de la coleccin al interior del
museo. En caso de movimiento de salida de estos objetos se debe usar las Actas
de Egreso.
En el Programa SUR, se ha creado el mdulo Prstamo Externo (2009) para el
registro de estas colecciones provenientes de otras instituciones y de particulares
(ver Manual de Descripcin de Campos, pp-39).
20
6.
Movimiento (egreso) de colecciones de objetos

patrimoniales de un museo
Normalmente la disminucin de las colecciones de un museo se debe a prdida,
robo, destruccin o desintegracin, traspaso institucional, canje, o desafectacin de
su carcter patrimonial. Un caso especfico de carcter voluntario y temporal, es
el prstamo y la salida de colecciones a restauracin. Es importante destacar
que el inventario de colecciones de todo museo debe contar con revisiones
sistemticas que permitan actualizaciones permanentes de la informacin. Sin
revisiones peridicas difcilmente se podr establecer la ausencia o prdida de
objetos en un museo.
Cuando un museo se enfrenta a cualquiera de estas situaciones debe realizar el
siguiente procedimiento:
Salvo las excepciones de robo o prdida de objetos patrimoniales, todo objeto
que egrese o salga del museo, por cualquiera de las formas antes enunciadas,
tendr que ser registrado inmediatamente en un Acta de Egreso (ver Anexo 2),
consignando: el Nmero de Identificacin (N de Inventario del objeto y/o
Nmero de Registro SUR o N Temporal) el nombre del objeto y una observacin
o descripcin general del objeto.
6.1 Acta de Egreso

Si la salida o egreso del objeto corresponde a la modalidad de: Prstamo o
Restauracin, se deber adjuntar un Acta de Egreso anexando fotografas de cada
objeto. Los museos regionales o especializados de la DIBAM, informarn el motivo
de la salida del objeto por medio de un oficio, al Centro de Documentacin de
Bienes Patrimoniales de la Subdireccin de Museos, adjuntando una copia de la
Ficha de registro del (os) objeto (s).
Si el egreso, en cambio, se debiera a las modalidades de Canje 9 , Traspaso,
9
Ley N17.288, de 1970 Ttulo VIII, Artculo 33 De los canjes y Prstamos entre Museos Los Museos
del Estado dependientes de la direccin de Bibliotecas, Archivos y Museos, podrn efectuar entre
ellos canjes y prstamos de colecciones u objetos repetido, previa autorizacin del Director de
Bibliotecas, Archivos y Museos, otorgada mediante resolucin fundada.
21
Desafectacin10, se deber solicitar la Baja del objeto, en este caso el director del
museo regional o especializado, deber enviar el Acta de Egreso ms una fotocopia
de la ficha de registro con fotografa del (os) objeto (s) al Centro de Documentacin
de Bienes Patrimoniales de la Subdireccin de Museos, indicando las causales de
la solicitud de baja.fjgdd
7.
Baja de objetos patrimoniales

Cundo procede dar de baja un objeto patrimonial?
Cuando un museo requiera canjear o traspasar uno o varios objetos de su coleccin
a otro museo DIBAM, deber solicitar por oficio a la autoridad correspondiente
(museos regionales o especializados al Subdirector de Museos), fundamentando
dicha solicitud. Del mismo modo cuando un objeto ha perdido parte de su
materialidad o se encuentra total o parcialmente destruido, de modo que ya no
es posible restaurarlo o el costo de esta intervencin es demasiado alto, se
proceder a solicitar la desafectacin del objeto patrimonial, a la autoridad respectiva.
En cualquiera de estos casos el museo deber enviar la siguiente documentacin
a la Subdireccin de Museos, Ficha de Egreso, fotografas del objeto, fotocopia
de la Ficha de Registro del (os), oficio (dirigido al Subdirector de Museos) que
fundamente la solicitud. Dicha documentacin ser evaluada por la Comisin de
Bajas de Colecciones, la cual emitir un informe respecto de su resolucin.gfd
10
Desafectacin: declarar formal o tcitamente que un bien queda desvinculado de uso o servicio
pblico. Diccionario de la Real Academia Espaola, 2001.
22
7.1 Comisin de Bajas de Colecciones

La Comisin de Bajas de Colecciones estar constituida por el (a) Director (a) de
Bibliotecas, Archivos y Museos, los Directores de los Museos Nacionales y el
Subdirector de Museos o por quines ellos designen especficamente en su
reemplazo y por un representante de Centro de Documentacin de Bienes
Patrimoniales. Este procedimiento debe ser sancionado por el Consejo de
Monumentos Nacionales, representado en la Comisin de Patrimonio Histrico,
dado el carcter de monumento histrico que tienen las colecciones de los museos
de la DIBAM.
La comisin de bajas se reunir peridicamente o cuando la situacin lo amerite.
Si la Comisin de Bajas de Colecciones resuelve de manera afirmativa la solicitud,
corresponder al Departamento Jurdico, la emisin de una resolucin exenta
(firmada por el Director (a) de Bibliotecas, Archivos y Museos) dando de baja el
o los objetos. Si la resolucin es negativa, se informar por oficio al director del
museo solicitante, indicando una recomendacin respecto de la situacin del (os)
objeto (s).
En el momento en que el museo reciba la Resolucin Exenta deber anotar la baja
del objeto en el Libro de Inventario y en el Programa SUR, en el campo designado
para este efecto (mdulo Identificacin: Situacin/Cantidad), consignando el
nmero y la fecha de la resolucin exenta.
23
8.
Robo o prdida de objetos patrimoniales

Cmo proceder frente a estas situaciones?
Ante una situacin de robo o prdida de un objeto patrimonial, el procedimiento
a seguir es el siguiente:
1. Formalizar la denuncia del caso ante las autoridades correspondientes (Fiscala11,
Carabineros de Chile o Polica de Investigaciones).
2. Informar a la autoridad respectiva, los museos nacionales al Director (a) de la
DIBAM; los museos regionales y especializados al Subdirector (a) Nacional de
Museos.
3. Solicitar por oficio la instruccin de la investigacin sumaria de rigor, a la
autoridad correspondiente.
En el caso de los objetos perdidos y/o robados se recomienda a los museos
mantener el registro, tanto en el Libro de Inventario, Ficha de Registro y Programa
SUR, indicando la situacin actual (robado o extraviado), sin darlos de baja.
11
Corresponde a la oficina del fiscal quien es el denominado rgano persecutor de la responsabilidad

criminal y representa al Estado. Existe un fiscal nacional, fiscales regionales y fiscales adjuntos (en las
comunas).
24
9.
Prstamos entre museos de la DIBAM

Los Museos del Estado dependientes de la Direccin de Bibliotecas, Archivos y
Museos podrn efectuar entre ellos canjes y prstamos de colecciones u objetos
repetidos, previa autorizacin del (a) Director (a) de Bibliotecas, Archivos y
Museos, otorgada mediante resolucin fundada, considerando todas las
disposiciones legales vigentes (Ley 17.288 Ttulo VIII, Artculos 33, 34 y 35; Ley
16.411 Artculo 29 letras a, b y c).
Los museos regionales y especializados comunicarn a la Subdireccin de Museos
su inters de prestar y/o canjear objetos de su coleccin con otro museo cuya
finalidad sea complementar su exhibicin permanente o realizar una exhibicin
temporal de una temtica definida.
El museo que presta deber completar una Acta de Egreso con la informacin
solicitada adjuntando fichas de registro y fotografas de los objetos solicitados en
prstamo y la enviar a la Subdireccin de Museos, para la tramitacin de la
autorizacin correspondiente que se otorgar mediante resolucin exenta. El (a)
Subdirector (a) de Museos informar por oficio al Director (a) de Bibliotecas,
Archivos y Museos, y solicitar su autorizacin para el prstamo. El Director (a) de
Bibliotecas, Archivos y Museos, dar su visto bueno y la enviar al Jefe (a) del
Departamento Jurdico que emitir la resolucin exenta que autoriza el prstamo.
El museo que recibe la coleccin ingresara la informacin en una Acta de Ingreso,
completando los campos de informacin solicitados.
Si la fecha de trmino del prstamo debiera extenderse, del plazo estipulado en la
resolucin, deber ser comunicado con la debida antelacin para solicitar la
modificacin de dicha resolucin.
Toda la informacin relativa al prstamo deber ser consignada por el museo que
presta (o responsable del o los objetos) en el Programa SUR, en los campos
correspondientes (Administracin, Prstamo, Exhibicin: nombre, curador, fecha
inicio, fecha trmino), estos objetos no deben ser ingresados a la coleccin del
museo.
25
9.1 Prstamos a instituciones No DIBAM

Cuando un museo regional o especializado requiera prestar sus colecciones a
otros museos o instituciones No DIBAM, el procedimiento a seguir es el
siguiente: Informar y solicitar la tramitacin de la autorizacin a la Subdireccin
de Museos, la que a su vez pedir la autorizacin a la Comisin de Patrimonio
Histrico del Consejo de Monumentos Nacionales, cuya presidencia le corresponde
al Ministro (a) de Educacin, cuya representacin la ejerce el Director (a) de la
Direccin de Bibliotecas, Archivos y Museos.
El Museo propietario debe establecer claramente los trminos del prstamo y las
responsabilidades que debe asumir la entidad que recibe los objetos en prstamo.
Esto se realiza mediante un protocolo, que implica puntualizar las condiciones
ms adecuadas para la ptima conservacin del objeto y el tipo de embalaje para
su traslado. Se deber indicar explcitamente que los costos implicados por
eventuales restauraciones por daos en los objetos sern asumidos en su totalidad
por la institucin que recibe, as como los gastos por embalaje para el traslado.
Ser una exigencia que la institucin solicitante contrate una pliza de seguro que
incluya la proteccin del objeto durante el traslado (ida y regreso) y permanencia,
mientras est en prstamo.
9.2 Salida de objetos al extranjero

Exportacin de obras de arte12
Corresponde a la Direccin de Bibliotecas, Archivos y Museos, entidad que por
delegacin ha encomendado al Director(a) del Museo Nacional de Bellas Artes
la funcin de autorizar la salida del pas de la obras de arte. Cabe hacer presente
que cuando las obras de arte tengan la condicin de monumento nacional13 ser
12
13
Respecto de la exportacin de obras de Arte rige la Ley 17.232 de 1969 Artculo 2 APRUEBA NORMAS
QUE FAVORECEN EL EJERCICIO Y DIFUSION DE LAS ARTES. La salida del territorio nacional de
obras de artistas chilenos o extranjeros deber ser autorizada previamente por la Direccin de
Bibliotecas, Archivos y Museos. Si la salida de dichas obras lesiona el patrimonio artstico nacional,
le corresponder a dicha Direccin determinar la forma de garantizar su retorno y sealar el plazo en
que ste deba realizarse, el que no podr exceder de dos aos.
La exportacin de objetos o bienes muebles que tengan el carcter de Monumentos Histricos queda
sujeta a lo dispuesto en el artculo 43 de la ley N16.441, de 22 de Febrero de 1966, (Ley Pascua)
previo informe favorable del Consejo.
26
el Consejo de Monumentos Nacionales (Comisin de Patrimonio Histrico), la entidad

que autorice la salida de la (s) obra (s) o cuando formen parte de la coleccin de
un museo del Estado.
Prstamo para exposiciones oficiales en el extranjero

Si el prstamo de una coleccin de obras de arte forma parte de exposiciones
oficiales a museos extranjeros regir en estos casos el artculo 3 de la Ley 17.23614.
La resolucin de prstamo corresponder al (a) Director (a) de Bibliotecas, Archivos
y Museos15.
Para la salida de objetos o colecciones en prstamo con destino a instituciones no
DIBAM dentro y fuera del pas, los museos regionales y especializados debern
informar y solicitar la tramitacin de la autorizacin a la Subdireccin de Museos,
la que a su vez solicitar la autorizacin a la Comisin de Patrimonio Histrico del
Consejo de Monumentos Nacionales, cuya presidencia le corresponde al Ministro(a)
de Educacin, cuya representacin la ejerce el Director(a) de la Direccin de
Bibliotecas, Archivos y Museos.
Cuando los objetos en prstamo son devueltos al museo despus de participar en
exposiciones temporales tanto en instituciones DIBAM como externa, deber
consignarse en una Acta de Devolucin (Anexo 3), firmada por la persona que entrega
y la que recibe e ingresar la informacin al Programa SUR, el men Administracin,
Submen Exposiciones.
14
Artculo 3 Ley 17.236 de 1969 No estar sometida a las exigencias establecidas en el artculo anterior,
la salida del territorio nacional de aquellas obras de arte que formen parte de exposiciones oficiales o
que se enven como aportes artsticos a exposiciones o a museos extranjeros. En este ltimo caso ser
necesario que tal aporte sea solicitado oficialmente por Gobiernos extranjeros acreditados en Chile o por
organismos internacionales. Toda exposicin enviada al pas con fines educacionales, culturales o
artsticos podr ingresar y salir libremente, sin otro trmite que comprobar ante la Aduana respectiva
su finalidad. Para este efecto, bastar un certificado otorgado por la Direccin de Bibliotecas, Archivos
y Museos que acredite tal circunstancia.
15
DS 632, 1 de Julio de 1983, Artculo 2, letra a.
27
10.
Restauracin de objetos patrimoniales

La salida del (os) objetos a otra institucin para su restauracin, se deber informar
al Centro de Documentacin de Bienes Patrimoniales de la Subdireccin de Museos,
adjuntando Ficha de Egreso, fotocopia de la Ficha de registro y fotografa del (os)
objetos, consignando la fecha de salida y fecha de devolucin. Cuando regresan
de un procedimiento de restauracin realizado fuera del recinto del museo, deber
consignarse en un acta de devolucin, firmada por la persona que entrega y la que
recibe. Toda la informacin que implique movimientos de objetos de colecciones
de los museos, deber ser consignada en el Programa SUR en los campos
correspondientes.
Finalmente, ambos procedimientos de Altas y Bajas de colecciones depositadas en
los museos del Estado, debern ser informados anualmente al Consejo de
Monumentos Nacionales16, considerando el carcter de monumento histrico que
tienen las colecciones depositadas en los museos de la DIBAM.jsfjhjsfjhggggdd
16
Ley 17.288 Ttulo IX Artculo 37 Anualmente, los Museos de los servicios y establecimientos indicados
en el inciso primero deber comunicar al Consejo de Monumentos Nacionales las nuevas adquisiciones
que hubieren hecho durante el ao y las piezas o colecciones que hayan sido dadas de baja, facilitadas
en prstamo o enviadas en canje a otros establecimientos similares.
28
ANEXOS
29
30


31
32


33
34
Anexo N3: Acta de Devolucin

DECLARACIN JURADA
(Acredita propiedad de la especie)
1. Identificacin del Propietario:

Nombre
RUT
Direccin
Telfono
2. Declaracin de propiedad:
La persona deber acreditar que tiene el dominio de propiedad sobre el (los) objeto
(s).
acredito que soy dueo exclusivo de las especies sealadas que fueron compradas
o heredadas.
Identificacin de las especies: nombre, medidas, material, estado de conservacin.
3. El objetivo de esta declaracin es donar/prestar/vender estas especies a la
Direccin de Bibliotecas, Archivos y Museos (DIBAM) para que formen parte de las
colecciones del Museo
4. Firma Propietario (donante/ prestador/ vendedor)
5. Adjuntar fotocopia de CI de Identidad del donante/prestador por ambos lados.
Anexo N4: Declaracin Jurada

35
36
II.
PROTOCOLO
Manejo de Colecciones
y Sistemas de Inventario
2008
Miguel ngel Azcar

Museo Nacional de Historia Natural
Juan Manuel Martnez
Museo Histrico Nacional
Daniel Quiroz
1.
Fundamentacin y antecedentes
Los museos de la Direccin de Bibliotecas, Archivos y Museos, nacionales, regionales
y especializados, se caracterizan por poseer una amplia variedad de colecciones
de objetos. Esta variedad se debe normalmente a las polticas, explcitas o implcitas,
que en trminos de adquisicin de sus colecciones, los museos han mantenido
(o no) desde su fundacin.
De acuerdo al Decreto Supremo N 192 del 7 de mayo de 1987, todos los objetos
de los museos pertenecientes a la Direccin de Bibliotecas, Archivos y Museos
son Monumentos Histricos y se rigen bajo la normativa de la Ley N 17.288 de
1970 de Monumentos Nacionales.
Podemos agrupar los objetos y colecciones que los museos custodian en dos
grandes categoras: objetos culturales (elaborados por el hombre) y objetos
naturales (no modificados por el hombre)1.
Entre las denominadas colecciones de objetos culturales que los museos de la DIBAM
custodian se pueden distinguir colecciones de arte (bellas artes, artes decorativas,
artes populares, etc.), arqueolgicas, etnogrficas, histricas (numismticas,
textiles, etc.) y de ciencia y tecnologa. Las divisiones son innumerables y las formas
de agruparlas dependen mucho de lo que cada museo escoja como sus polticas
de manejo de colecciones. Sin embargo, cualquiera que sea la manera de agrupar
las colecciones, todas deben ser bien registradas y documentadas.jsfjhggdd
Entre las colecciones de objetos culturales se encuentran las colecciones fotogrficas,
documentales y bibliogrficas; estas ltimas, por su naturaleza, han requerido
histricamente, de procedimientos de registro algo diferentes de los otros objetos
culturales. Siempre resulta necesario separar en estas colecciones (fotografas,
El Comit de Colecciones del Museo Nacional de Historia Natural considera pertinente hablar ms
bien de colecciones de objetos de origen cultural y de objetos de origen natural, ya que las colecciones
naturales deben ser consideradas como objetos culturales dado que stas si sufren una modificacin
al ser preparados y mantenidos en el tiempo en forma artificial, como por ejemplo, la taxidermizacin
de los animales, las preparaciones osteolgicas o la fijacin de tejidos mediante preservantes lquidos.
38
documentos y libros), aquellos objetos que son patrimoniales de los que no lo son,
cuestin que aunque no siempre es de fcil resolucin debe ser abordada por todos
los museos.
Las colecciones de objetos naturales (llamadas tambin de ciencias naturales), se
componen de especimenes botnicos, zoolgicos, paleontolgicos y mineralgicos
y su registro normalmente es distinto del usado para las colecciones de objetos
culturales. Los restos humanos, aunque son especimenes naturales, han sido
tradicionalmente tratados como parte de los objetos culturales de los museos, ya
sea porque se encuentran junto a objetos de esta naturaleza o bien porque son
los restos de personas que elaboraron los objetos culturales, y deberan seguir
siendo tratadas de la misma manera2.
Entre las colecciones que tienen los museos se encuentran las colecciones de estudio
(generalmente bolsas con materiales arqueolgicos, materiales orgnicos,
sedimentos, etc.), que eventualmente pueden ser destruidas si se requiere de algn
anlisis especfico, las didcticas y otras, de naturaleza muy diversa, que deben ser
manejadas documentalmente en forma separada.
En este documento no haremos ms mencin de las colecciones de objetos naturales, las que por su
naturaleza deben ser tratadas en forma especial.
39
2.
Diagnstico de los sistemas de administracin de

inventarios utilizados en los museos DIBAM
Los museos de la DIBAM utilizarn un sistema de documentacin de colecciones
que contempla tanto una forma manual como una forma automatizada. Estos
sistemas abordan tanto las colecciones propias como la de otras instituciones o
personas.
Los museos tienen en la actualidad un sinnmero de sistemas e instrumentos de
registro que requieren de una normalizacin.
Entre los sistemas de documentacin manual para colecciones propias existen:
Libro de Registro de Entrada-Salida

Libro de Inventario
Libro de Registro de Movimientos Internos
Libro de Donaciones
Ficha General de Ingreso/Egreso
Fichas Especializadas
(p.e. Fichas para Colecciones Textiles, Numismticas)
Fichas Polivalentes
Listas de Bienes en Exposicin
Listas de Colecciones de Estudio
Listas de Colecciones Didcticas
Actas de Ingreso y Egreso
Entre los sistemas de documentacin manual para colecciones ajenas tenemos:

Listas de Bienes en Prstamo
Listas de Bienes en Exposiciones Temporales
40
Entre los sistemas de documentacin automatizada para colecciones propias

existen:
SUR (Sistema Unificado de Registros) versin Internet
Otros programas automatizados no normalizados
Listados Automatizados de Colecciones de Estudio
Listados Automatizados de Colecciones Didcticas
Entre los sistemas de documentacin automatizada para colecciones ajenas

tenemos:
Listados Automatizados de Bienes en Prstamo
Listados Automatizados de Bienes en Exposiciones Temporales
La informacin sobre las colecciones debe mantenerse actualizada tanto en su

forma manual como automatizada. Debe usarse un sistema tanto para las
colecciones permanentes de un museo como para las que permanezcan
temporalmente en sus dependencias.
Es responsabilidad de cada museo mantener actualizada la informacin sobre las
colecciones que tienen, sea en forma permanente o temporal, tanto para su control
interno como para el manejo eficiente de sus colecciones.
41
3.
Proposicin de un sistema de administracin de

objetos o colecciones de los museos
Con el propsito de asegurar una adecuada administracin de los objetos o
colecciones de los museos, se ha definido la necesidad de contar con un Sistema
de Administracin de Colecciones en los Museos de la DIBAM. Este sistema debe
normalizar los procedimientos relacionados con las altas, bajas y movimientos de
las colecciones de los museos de la DIBAM. Los sistemas de altas y bajas tienen
que ver con el ingreso y egreso de los objetos de los inventarios institucionales.jsfj
La Direccin de Bibliotecas, Archivos y Museos, tiene 23 museos regionales y/o
especializados, que dependen de la Subdireccin de Museos y 3 Museos Nacionales,
que dependen directamente de la Direccin del Servicio.
La Subdireccin de Museos nombrar una Comisin de Altas de Colecciones, que
estar conformada por el Subdirector de Museos, un representante del Centro de
Documentacin de Bienes Patrimoniales y un especialista (interno o externo a la
Dibam) en el tipo de objeto o coleccin del cual se debiera resolver, para estudiar
las solicitudes y comunicar su decisin por oficio al museo regional o especializado
respectivo con una recomendacin respecto de la situacin del objeto.jsfjhgdd
En el caso de los Museos Nacionales, el Director del museo respectivo nombrar
una Comisin de Altas de Colecciones, en el caso que no exista ya un cuerpo como
una subdireccin de patrimonio o un comit de colecciones. En el caso de los
Museos Naciones le cabe al curador (a) resolver, segn la poltica de adquisicin
del Museo, los objetos que deben ser ingresados segn el marco general de las
polticas de colecciones.
Finalmente, se constituir una Comisin de Bajas de Colecciones que deber estar
compuesta por la Directora de Bibliotecas, Archivos y Museos, los Directores de
los Museos Nacionales y el Subdirector de Museos o por quines ellos designen
especficamente, dado el carcter de monumento histrico que tienen las colecciones
de los museos de la DIBAM.
42
4.
Altas o incremento de objetos y/o colecciones de los

museos DIBAM
El incremento de las colecciones de un museo puede alcanzarse a travs de la
compra, donacin, depsito, legado, canje, traspaso, recoleccin, excavaciones
arqueolgicas, e investigaciones sistemticas, entre otras.
Todo objeto que ingrese al museo, por cualquiera de los medios anteriormente
sealados, tiene que ser anotado inmediatamente en una Acta de Ingreso, la que
debe ser firmada por la persona (natural o jurdica) que entrega el objeto y por la
persona representante del Museo o el curador (a) respectivo.gwwwwwwwwwgg
Posteriormente, si as lo determina la Comisin de Altas, el objeto ser ingresado
a las colecciones del museo, registrndolo en un Libro de Inventario, transcribiendo
los datos que aparecen en las respectivas Actas de Ingreso. El conjunto de estas
actas puede ser considerado tambin como Libro de Inventario.jsfjhjsfjhggddd
La resolucin que apruebe el ingreso de determinado objeto a las colecciones ser
emitida por el respectivo Museo Nacional o la Subdireccin de Museos, segn
corresponda, visada por el Departamento Jurdico de la DIBAM. En el momento
en que la resolucin aceptando el bien est completamente tramitada, este pasa
a constituirse formalmente en parte de su coleccin.
El objeto se debe registrar en una ficha manual, con su respectiva fotografa y ser
ingresado al Programa SUR, asignndole un nmero de inventario definitivo que
se marcar en el objeto de acuerdo a los estndares que correspondan.gwwwww
Posteriormente se ingresar la informacin adicional que existe sobre el objeto en
el Sistema SUR y en las fichas manuales generales y especializadas que los museos
mantengan.
Debido a los informes emanados por los profesionales correspondientes, o por
otra causal la resolucin fuese negativa, se devolver por oficio al emisor con una
recomendacin respecto de la situacin del objeto.
43
Una excepcin a este procedimiento lo constituyen las colecciones denominadas

de o en estudio y las didcticas que sern ingresadas con la aprobacin simple
del Director del Museo, anotndose en un Listado de Material de Estudio o
Didctico, que la institucin maneje.
5.
Bajas o disminucin de objetos en las colecciones de

los museos DIBAM
La disminucin de las colecciones de un museo puede deberse a prdida, robo,
destruccin o desintegracin, traspaso institucional, desafectacin de su carcter
patrimonial, investigaciones sistemticas (se descubre que dos piezas son en
realidad una).
Todo objeto que egrese del museo, por cualquiera de los medios anteriormente
sealados, tiene que ser registrado inmediatamente en un Acta de Egreso,
consignando el N de inventario de la pieza y el N de registro SUR. En el caso de
los museos regionales o especializados de la DIBAM, el Museo informar por
oficio a la Subdireccin de Museos, adjuntando una copia de la Ficha General del
o de los objetos y solicitar su baja, previa instruccin del respectivo sumario
administrativo o la investigacin sumaria de rigor.
En el caso de los museos nacionales, el Curador (a) de la coleccin informar por
Memorando a la Direccin del Museo, adjuntando una copia de la Ficha, y solicitar
la baja del o de los objetos, previa instruccin del respectivo sumario administrativo
o la investigacin sumaria de rigor.
44
En la solicitud de baja los museos indicarn las causales de la misma adjuntando

un listado con el nombre del objeto el N de inventario vigente y el N de Registro
Sur.
Si la Comisin de Bajas de Colecciones respectiva resuelve de manera afirmativa
la solicitud, corresponder a la autoridad que tenga delegada la atribucin, la emisin
de una resolucin exenta dando de baja el o los objetos. Si la resolucin es negativa,
se devolver por oficio al emisor con una recomendacin respecto de la situacin
del objeto. Este procedimiento debe ser sancionado por el Consejo de Monumentos
Nacionales, dado el carcter de Monumento Histrico que tienen las colecciones
depositadas en los museos de la Dibam.
En el momento en que el museo reciba la Resolucin Exenta deber anotar la baja
del objeto en el Libro de Inventario y en el Programa Sur, en el campo designado
para este efecto (mdulo Identificacin, campo Situacin objeto), consignando el
nmero y la fecha de la resolucin.
En el caso de los objetos perdidos y/o robados se recomienda mantener el registro,
indicando su situacin actual, sin darlos de baja, formalizando las denuncias del
caso ante las autoridades correspondientes (Fiscala, Carabineros de Chile, Polica
de Investigaciones).
45
6.
Movimientos de entrada/salida de objetos que

pertenecen a las colecciones de los museos DIBAM
Los objetos pertenecientes al museo pueden salir con destino a otra institucin
tanto DIBAM como no-DIBAM para su restauracin o como prstamo temporal
o indefinido para investigacin o exhibicin, considerando todas las disposiciones
legales vigentes (Ley N17.288, Ttulo III 11, Ttulo VIII Artculos 33, 34 y 35; Ley
16.441 Artculo 43; DS Educacin N 632 de 1983, Artculo 2letra a).jsfjhggdd
Todo objeto que salga del museo con destino a otra institucin tanto DIBAM como
no DIBAM, ya sea en calidad de prstamo, para investigacin, exhibicin, o con
otros fines (p. e. para ser restaurado), deber salir con un Acta de Egreso que
contendr la documentacin bsica del objeto y una fotografa, indicando la fecha
de egreso de la pieza. El acta deber ser firmada por la persona que entrega y la
que recibe el objeto. Adems se debe ingresar la informacin en el Programa SUR.
Para el egreso de objetos o colecciones con destino a instituciones no DIBAM
dentro y fuera del pas, los museos regionales y especializados debern informar
y solicitar la tramitacin de la autorizacin a la Subdireccin de Museos, la que
pedir la autorizacin a la Comisin de Patrimonio Histrico del Consejo de
Monumentos Nacionales, cuya presidencia le corresponde al Ministro(a) de
Educacin, en cuya representacin la ejerce el Director(a) de la Direccin de
Bibliotecas, Archivos y Museos. Los Museos Nacionales solicitarn la autorizacin
directamente a la Comisin de Patrimonio Histrico del Consejo de Monumentos
Nacionales.
El Museo propietario debe establecer claramente los trminos del prstamo y las
responsabilidades que debe asumir la entidad que recibe los objetos. Esto se
realiza a travs de un protocolo, que implica puntualizar las condiciones ms
adecuadas para la ptima conservacin del objeto y el tipo de embalaje para su
traslado. Se deber indicar explcitamente que los costos implicados por eventuales
restauraciones por daos en los objetos sern asumidos en su totalidad por la
institucin que recibe, as como los costos de embalaje correspondientes para el
traslado. Ser una exigencia que la institucin solicitante contrate una pliza de
seguro que incluya la proteccin del objeto durante el traslado (ida y regreso) y su
permanencia, mientras est en prstamo.
46
El egreso de objetos o colecciones con destino a instituciones tanto DIBAM como

no DIBAM, dentro y fuera del pas, debe ser respaldado por la emisin de una
resolucin exenta por la autoridad competente, de acuerdo a lo sealado por la
normativa vigente (Ley N17.288, Ttulo III 11, Ttulo VIII Artculos 33, 34 y 35; Ley
16.441 Artculo 43; DS Educacin N 632 de 1983, Artculo 2letra a).jsfjhdd
Cuando los bienes del museo regresan a la institucin como devolucin de prstamos
temporales realizados a otras instituciones tanto DIBAM como no DIBAM y tambin
cuando regresan de un procedimiento de restauracin realizado fuera del recinto
del museo, deber consignarse en una acta de devolucin, firmada por la persona
que entrega y la que recibe y anotar la informacin en el Programa SUR.jsfjfjhhgdd
47
7.
Movimientos de entrada/salida de objetos que no

pertenecen a las colecciones de los museos DIBAM
Los objetos no pertenecientes al museo ingresan como prstamos temporales o
indefinidos de instituciones DIBAM y no DIBAM, como comodatos, en depsito
temporal o indefinido, como parte de exhibiciones transitorias y como resguardo
(rdenes judiciales u otras).
Los objetos que ingresen a los museos DIBAM deben ser registrados en un Acta
de Ingreso, firmada por la persona que entrega el objeto y la que recibe el objeto.
Recibirn una numeracin temporal correlativa (no se les asignar nmero de
inventario) y el objeto no ser marcado directamente sino que se usar un rtulo
(etiqueta atada al objeto) con el nmero temporal para identificar el o los objetos.
La salida de los objetos que no pertenecen al museo debe usar el mismo
procedimiento de actas.
48
8.
Movimiento de los objetos y/o colecciones al interior de

los museos de la DIBAM
Los objetos se mueven tambin al interior del museo; son piezas que en ningn
caso salen de los lmites del museo y slo significan un traslado: del depsito a
la exhibicin, del depsito al laboratorio, de la exhibicin al laboratorio, etc. Todo
objeto y/o coleccin resguardada en los museos de la DIBAM, deber estar
debidamente documentada de manera que siempre pueda conocerse su ubicacin
exacta.
Cuando el objeto cambia de ubicacin dentro del museo, el encargado de la
coleccin deber autorizar su traslado, registrar el movimiento en un Acta de
Registro de Movimiento Interno, firmada por los participantes de dicho trabajo3,
e ingresar la informacin al Programa SUR en los campos correspondientes
(mdulo Administracin, campos Ubicacin actual, Ubicacin en depsito, Ubicacin en exhibicin).
En el caso de los museos nacionales y si el museo tiene diferentes Curadores para sus distintas
colecciones, cada encargado debiera llevar un Libro de Registro de Movimientos Internos, conformadas
por las actas. En el caso de los museos que dependen de la Subdireccin de Museos se recomienda
mantener un solo Libro de Registro de Movimientos Internos.
49
9.
Sistemas de codificacin para el inventario de los

museos
El Nmero de Inventario se define como un nmero de identificacin nico,
otorgado por el museo a cada uno de los objetos en el momento de registro. Este
nmero no debe ser cambiado, ni otorgado a otro objeto aunque el objeto ya no
exista fsicamente o se encuentre extraviado o de baja.
En el proceso de asignacin de nmeros de inventario, cada museo puede escoger
entre los sistemas estandarizados existentes el que ms se acomode a la naturaleza
de sus colecciones; estos sistemas pueden ser numricos (00325) o alfanumricos
(PCH000325). Cualquiera sea el sistema elegido por el museo, debe mantenerse
en el tiempo, es decir no cambiar una forma de numeracin por otra nueva.
Tampoco es recomendable volver a numerar toda (s) la (s) colecciones.jsggfggjgdd
Es imprescindible que los museos regionales y especializados comuniquen
formalmente a la Subdireccin de Museos el sistema que utilizan, describindolo
exhaustivamente. Debern, adems, informar sobre los sistemas de inventario
usados anteriormente por el museo, los perodos de aplicacin y las razones por
las que se dejaron de usar. Cuando un objeto tiene nmeros de inventario anteriores
aunque slo uno est vigente, se debe consignar esta informacin en el Programa
SUR en el mdulo Estructura, campo N de Inventario.
Si por alguna razn de fuerza mayor se decide realizar un cambio en el sistema
de numeracin, ste debe ser autorizado por la Subdireccin de Museos y quedar
debidamente fundamentado con un documento por escrito.
Los museos nacionales comunicarn de la misma manera a la Direccin de
Bibliotecas, Archivos y Museos los sistemas de inventario vigentes y los antiguos.
En caso de cambios en el sistema de numeracin, este debe estar debidamente
fundamentado con un documento por escrito.
50
10. Tipos de registros y documentos utilizados

Acta de Ingreso/Egreso
El primer documento que el museo debe elaborar al recibir un objeto, sea cual sea
la naturaleza del proceso, es un Acta de Ingreso, numeradas correlativamente.
En el caso de los museos regionales y especializados, esta acta es firmada tanto
por el responsable del museo como por la persona que hace entrega del objeto
(si el responsable del museo es la misma persona que hace entrega del objeto,
debe firmar el que le sigue en jerarqua como responsable del museo). El museo
debe guardar una copia del acta en su archivo general, otra en el archivo de
documentacin de los objetos y una tercera debe ser enviada a la Subdireccin de
Museos.
En el caso de los museos nacionales, esta acta debe ser firmada tanto por el
encargado de rea como por la persona que hace entrega del objeto (si el encargado
de rea del museo es la misma persona que hace entrega del objeto, debe firmar
el director del museo). El museo debe guardar una copia del acta en su archivo
del rea respectiva, otra en el archivo de documentacin de los objetos y una
tercera debe ser enviada a la Direccin del Museo.
Este documento debe elaborarse tambin cuando el museo recibe objetos en
calidad de prstamo temporal.
En el caso de los objetos que salen del museo, debe elaborarse un Acta de Egreso,
tambin numerada correlativamente. Los mismos procedimientos definidos para
las Actas de Ingreso se aplican a las Actas de Egreso.
Libro de Registro de Entrada/Salida

Junto con elaborar el Acta de Ingreso, el responsable de la documentacin del
museo debe anotar la entrada del objeto en el Libro de Registro de Entrada/Salida,
51
donde se le asigna un nmero correlativo temporal y se anotan los datos necesarios

para su identificacin.
Lo mismo sucede con la salida de los objetos del museo, la que tambin debe
anotarse en el Libro de Registro de Entrada/Salida.
Libro de Inventario
Los objetos que son aceptados y dados de alta a travs de una resolucin exenta
sern ingresados al Libro de Inventario del Museo, dnde se anota la informacin
bsica para el registro del objeto: nmero de inventario, nombre del objeto, descripcin
fsica, material, medidas, forma de ingreso, procedencia, fecha y observaciones.
Este libro debe tener sus hojas foliadas, ser completado a mano con letra clara y
debe permanecer siempre en el Museo. La informacin del Libro de Inventario no
puede ser borrada o enmendada y tampoco nunca arrancar sus hojas. Su misin
es llevar el movimiento de ingreso histrico de los objetos al museo.kdjdjhffhfffff
Actas (o Libro) de Registro de Movimientos Internos

Todos los cambios de ubicacin de un objeto dentro del Museo se anotarn en
Actas de Registro de Movimientos Internos, numeradas correlativamente, o bien
en un Libro de Registro de Movimientos Internos.
Fichas Manuales Generales, Especializadas, Polivalentes

Los museos poseen un conjunto de fichas que contienen la informacin existente
sobre los objetos, tanto textual como visual, de distinta profundidad, dependiendo
de la naturaleza de la institucin, respecto de los bienes que custodian. Estas
fichas manuales debern conservarse, aunque el museo ingrese la informacin en
el Programa SUR.
52
Listados y/o catlogos de piezas que son de la institucin

Los museos manejan en listados y/o catlogos las denominadas colecciones de
estudio, las colecciones didcticas y tambin las piezas que se encuentran en
exhibicin. Eventualmente podran tener otros listados y/o catlogos de piezas.
Los museos de la DIBAM tendern a usar listados y/o catlogos automatizados
para las denominadas colecciones de o en estudio y las colecciones didcticas. Estos
sistemas de registro debern estar normalizados y ser el Centro de Documentacin
de Bienes Patrimoniales la unidad encargada de promoverlos. promover proover
Listados de piezas que no son de la institucin

Los museos manejan en listados todos los bienes que no son de la institucin
tanto aquellos que estn en prstamo temporal o indefinido, los que forman parte
de exposiciones temporales, los que estn en custodia, etc.
Los museos de la DIBAM tendern a usar listados automatizados para las
denominadas colecciones en trnsito. Estos sistemas de registro debern estar
normalizados y ser el Centro de Documentacin de Bienes Patrimoniales la unidad
encargada de promoverlos.
Sistema de Registro SUR

Este sistema, desarrollado por el Centro de Documentacin de Bienes Patrimoniales,
se deber usar para llevar el registro de los objetos culturales de todos los museos
de la Direccin de Bibliotecas, Archivos y Museos, nacionales, regionales y
especializados, para lo cual el Centro de Documentacin de Bienes Patrimoniales
(CDBP) ha capacitado a todos los responsables o encargados de colecciones de
los museos de la DIBAM.
Los museos utilizarn el Sistema de Registro SUR para todas sus colecciones,
53
excepto en aquellas que explcitamente se defina un sistema de registro diferente

que permita controlar aquellos objetos que por su naturaleza (ciencias naturales,
documentos, libros) no puedan ser ingresados en los sistemas anteriores. Las
colecciones de ciencias naturales utilizarn un sistema automatizado de registro
diferente que ser definido en el curso del ao 2008.
El registro bsico en SUR considera los siguientes campos de informacin:
Nmero(s) de Inventario, Clasificacin, Coleccin, Nombre /preferente/alternativo,
Medidas, Tcnica, Material, Ubicacin: ubicacin actual, ubicacin exhibicin, ubicacin
depsito, Adquisicin: forma, fecha, procedencia y Registrador: nombre, institucin,
fuente y fecha. Todo registro debe ser creado con un mnimo de informacin e
imgenes del objeto ya que el registro visual del objeto es fundamental para la
comprensin del mismo (Ver Manual de Documentacin Visual-2009). promover
Posteriormente, despus de un cuidadoso proceso de investigacin del objeto, se
podr agregar informacin a los otros campos de informacin que permite el
sistema SUR. Es importante agregar estos datos lo ms pronto posible, de modo
de entregar una informacin actualizada del objeto a todos los usuarios internos
y externos que se interesen en el objeto.
Para la identificacin de un objeto, la fotografa cumple un rol fundamental. El
CDBP ha definido el tipo de vistas necesarias para cada tipo de objeto que permitan
la compresin del mismo. (Consultar el Manual de Documentacin Visual-2009
disponible en el mdulo Ayuda del sitio admin.surdoc.cl y en el sitio del Centro
de Documentacin de Bienes Patrimoniales, www.cdbp.cl).
Otras Bases de Datos no normalizadas

Algunos museos han desarrollado bases de datos independientes que les permiten
manejar cierto tipo de colecciones (documentos, libros patrimoniales). Se deber
tender a integrar la informacin de estas bases de datos en el sistema SUR, excepto
en aquellos casos en que la Subdireccin de Museos autorice la continuidad de
dichas bases de datos.
54
Referencias bibliogrficas
Alegra, L. et al (2005) Manejo Integral de colecciones en el Museo Histrico Nacional.
Santiago de Chile.
Alegra, L. et al. (2005) Poltica de Colecciones, Museo Histrico Nacional. Santiago de
Chile.
Carretero, A. et al. (1998) Normalizacin Documental de Museos. Elementos para una
aplicacin informativa de gestin museogrfica. Ministerio de Educacin y Cultura.
Direccin General de Bellas Artes y Bienes Culturales, Madrid.
Gagliardi, A. (Coordinador) (2005) Normativas tcnicas de museos. Direccin General
Sectorial de Museos, Consejo Nacional de la Cultura. Ministerio de Cultura, Caracas.
Gmez, M. I. y M. Botero (1991) Bienes Culturales Muebles - Manual para Inventarios.
Instituto Colombiano de Cultura, Bogot.
Lord, B. y G. Dexter Lord (1998) Manual de Gestin de Museos. Editorial Ariel. Madrid.
Padilla Montoya, C. (Coordinadora) (2003) Exposiciones temporales, Documentos de
Gestin. Ministerio de Educacin, Cultura y Deportes. Subdireccin General de Promocin
de las Bellas Artes, Madrid.
Porta, E. et al. (1982) Sistema de Documentacin para Museos. Departamento de Cultura
de la Generalitat de Catalua, Barcelona.
Programa Red Nacional de Museos (2004) Gua para el inventario, catalogacin y
documentacin de colecciones de museos. Arqueologa, arte, etnografa, historia. Ministerio
de Cultura, Bogot.
55
Registro de Propiedad Intelectual N 202.307
ISBN 978-956-244-238-1
Fotografas
Lorena Yaconi, 2009
Archivo Museo Arqueolgico de La Serena
Archivo Museo de Artes Decorativas
Archivo Museo Mapuche de Caete
Archivo Museo Regional de Magallanes
Museo Regional de Antofagasta
Museo Histrico Dominico
Museo Nacional Benjamn Vicua Mackenna
Museo de Sitio Fuerte Niebla
Museo de la Educacin Gabriela Mistral
Museo Ohigginiano y de Bellas Artes de Talca
Diseo
Trinidad Moreno Donoso
Impresin
Lom
2011

Documentacion de Colecciones en Museos

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La Documentacin de Colecciones

en los museos de la Dibam:

I. Manual de Procedimiento para la Aplicacin

Del procedimiento de ingreso de colecciones a los museos de la DIBAM

1.1. Acta de Ingreso

2. Formas de ingreso de colecciones a los museos

3. Comisin de Altas de Colecciones

4. Ingreso de los objetos al sistema de registro DIBAM

4.1 Programa SUR (Sistema Unificado de Registro)

5. Ingreso y registro de objetos de otras instituciones (DIBAM o No DIBAM)

6. Movimiento (egreso) de colecciones de objetos patrimoniales de un museo

6.1 Acta de Egreso

7. Baja de objetos patrimoniales

8. Robo o prdida de objetos patrimoniales

9. Prstamos entre museos de la DIBAM

9.1 Prstamos a instituciones No DIBAM

10. Restauracin de objetos patrimoniales

Anexo N1: Acta de Ingreso

II. Protocolo Manejo de Colecciones

2. Diagnstico de los sistemas de administracin de inventarios utilizados en

3. Proposicin de un sistema de administracin de objetos o colecciones de

4. Altas o incremento de objetos y/o colecciones de los museos DIBAM

5. Bajas o disminucin de objetos en las colecciones de los museos DIBAM

6. Movimientos de entrada/salida de objetos que pertenecen a las colecciones

7. Movimientos de entrada/salida de objetos que no pertenecen a las colecciones

8. Movimiento de los objetos y/o colecciones al interior de los museos de la

9. Sistemas de codificacin para el inventario de los museos

10. Tipos de registros y documentos utilizados

En esta publicacin queremos entregarles a todas aquellas personas que tienen

Lorena Cordero Valds

Cuadernos del Consejo de Monumentos Nacionales N109 2007, Nmina de Monumentos

Del procedimiento de ingreso de colecciones a los

1.1. Acta de Ingreso

Formas de ingreso de colecciones a los museos

2.2 Donacin de colecciones

2.6 Resolucin Consejo Monumentos (RCMN)

Comisin de Altas de Colecciones

Ingreso de los objetos al sistema de registro DIBAM

Seguel, Roxana. Marcaje de Bienes Culturales, Manual de Registro y Documentacin de Bienes

Embalaje de colecciones arqueolgicas provenientes de las costas de Arauco, depositadas

4.1 Programa SUR (Sistema Unificado de Registro)

Ingreso y registro de objetos de otras instituciones

Movimiento (egreso) de colecciones de objetos

6.1 Acta de Egreso

Baja de objetos patrimoniales

7.1 Comisin de Bajas de Colecciones

Robo o prdida de objetos patrimoniales

Corresponde a la oficina del fiscal quien es el denominado rgano persecutor de la responsabilidad

Prstamos entre museos de la DIBAM

9.1 Prstamos a instituciones No DIBAM

9.2 Salida de objetos al extranjero

el Consejo de Monumentos Nacionales (Comisin de Patrimonio Histrico), la entidad

Prstamo para exposiciones oficiales en el extranjero

DS 632, 1 de Julio de 1983, Artculo 2, letra a.

Restauracin de objetos patrimoniales

Anexo N1: Acta de Ingreso

Anexo N1: Acta de Ingreso

Anexo N2: Acta de Egreso

Anexo N2: Acta de Egreso

Anexo N3: Acta de Devolucin

1. Identificacin del Propietario:

4. Firma Propietario (donante/ prestador/ vendedor)

5. Adjuntar fotocopia de CI de Identidad del donante/prestador por ambos lados.

Anexo N4: Declaracin Jurada