Indicadores de Gestin con Excel

Objetivos
Agenda 01-02-2011

Al finalizar el seminario-taller, los participantes estarn

en la capacidad de:

Aplicar las herramientas metodolgicas y los

conceptos necesarios para identificar y definir
indicadores estratgicos.
Elaborar paso a paso un conjunto de indicadores
pertinentes para la gestin.
Utilizar las herramientas en Excel para el diseo,
construccin e implementacin de Indicadores de
Gestin.

Metodologa

El curso se desarrolla bajo un enfoque

terico-prctico, donde se explica
un resumen de conceptos y se
desarrolla ejemplos prcticos en
Excel.

Contenido del Curso

I. FUNDAMENTOS DE LA GESTIN CON INDICADORES
Qu es un Indicador?
Cmo definir/disear un Indicador?
Objetivos de un Indicador
Por qu medir?
Caractersticas de un Indicador: SMART
Tipos de indicadores
II. DISEO Y CONSTRUCCIN DE INDICADORES
Criterios para la seleccin de indicadores
Alineacin de objetivos
Objetivo del Indicador
Factores crticos de xito
Medicin y rangos
Control y Mejora Continua
Los 10 Pasos Bsicos para Construir Indicadores
TALLER: Construccin de Indicadores con Excel
III. INDICADORES DE PROCESOS
Indicadores de Eficacia
Indicadores de Eficiencia
Indicadores de Calidad
Indicadores de Economa
IV. INDICADORES DE GESTIN SEGN EL BALANCED SCORECARD
Perspectiva Financiera
Perspectiva de Clientes
Perspectiva de Procesos Internos
Perspectiva de Aprendizaje y Crecimiento
TALLER: Implementacin de la Gestin con Indicadores con Excel en la Prctica

I. FUNDAMENTOS DE LA GESTIN CON INDICADORES

Qu es un Indicador?

Indicador: Instrumento que muestra, comunica o pone de

manifiesto un hecho

Cmo definir/disear un Indicador?

En el diseo de indicadores es importante tener en cuenta los
conceptos de Actualidad, Capacidad y Potencialidad:
Actualidad: Valor fluctuante, basado en la medicin acerca de lo
que se hace en el presente con los recursos y restricciones
existentes.
Capacidad: Significa lo mximo que se podra hacer con los
recursos existentes y bajos las restricciones presentes.
Potencialidad: Es lo mximo que se puede obtener si se
desarrollan los recursos y se remueven los cuellos de botella para
mejorar la capacidad.
Los anteriores conceptos son bsicos para disear indicadores, ya
que ayudan a observar el comportamiento en el corto, mediano y
largo plazo, permitiendo visualizar qu sucede en el tiempo bajo
ciertas circunstancias si se mejora el comportamiento actual bajo
restricciones particulares.

Objetivos de un Indicador

Es

fundamental contar con objetivos claros, precisos,

cuantificados y tener establecida la o las estrategias que se
emplearan para lograr los objetivos. Ello nos dan el punto de
llegada, las caractersticas del resultado que se espera.

Por qu medir?

La medicin permite detectar inconsistencias entre el quehacer

de la institucin y sus objetivos prioritarios, induce
adecuaciones en los procesos internos y aporta mayor
transparencia a la gestin pblica y privada
Una herramienta til para el desarrollo de una gestin de
calidad, es la medicin y evaluacin del servicio o producto
que provee cada unidad u organizacin, a travs de un
conjunto de indicadores claves.

Caractersticas de un Indicador: SMART

S: Especficos (Specific). El objetivo a definir debe quedar
absolutamente claro y ntido a travs del indicador, sin posibilidad de
ambigedades ni interpretaciones.
M: Mensurables (Measurable). El objetivo debe tener un indicador
definido de manera tal que permita ser medible tanto durante al
progreso del proyecto como al final del mismo.
A: Alcanzables (Achievable). El objetivo y su indicador deben ser
alcanzables dentro de las limitaciones del presupuesto y el tiempo
del proyecto.
R: Realistas (Realistic). El objetivo y su indicador deben ser realistas y
relevantes en relacin con el problema que el proyecto busca
solucionar.
T: Tiempo (Timely). El objetivo y su indicador deben tener una fecha de
culminacin y fechas intermedias para obtener resultados parciales;
esto es, tiene que tener un calendario y una fecha de entrega.

Tipos de indicadores

Para analizar los tipos de indicadores, se plantean diversas

clasificaciones; una de stas, establece una clasificacin en las
dimensiones de eficiencia, eficacia, calidad y economa, en el
entendido de que dichas valoraciones tienen una interrelacin con
las actividades que se desarrollan a partir del modelo de operacin
por procesos, los cuales soportan toda la operacin de una
organizacin.
La clasificacin planteada busca responder preguntas como: en qu
medida se cumplieron los objetivos, cul es el nivel de satisfaccin
de la calidad percibida por los usuarios, cun oportunamente lleg el
servicio.
Lo que se busca evaluar con estos tipos de indicadores es cun
aceptable ha sido y es el desempeo de la organizacin, para
desarrollar cursos de accin, mejorar la gestin, informar a los
diferentes grupos de inters y tener una base sobre la cual asignar el
presupuesto.

II. DISEO Y CONSTRUCCIN DE INDICADORES

Criterios para la seleccin de indicadores

Que permita captar el inters de los diferentes
usuarios a los cuales va dirigido.
Que cubran las dimensiones del desempeo de
manera integrada: eficiencia, eficacia, efectividad y
economa.
Que permitan conocer el desempeo de los
procesos, donde a travs del monitoreo o
seguimiento se trata de verificar si lo que se est
realizando es conforme con el plan de accin
establecido con anterioridad, con el fin de
identificar debilidades, demoras.
Que en conjunto permitan mostrar el estado actual
de los factores crticos de la organizacin.

Alineacin de objetivos

Objetivo del Indicador

Es

fundamental contar con objetivos claros, precisos,

cuantificados y tener establecida la o las estrategias que se
emplearan para lograr los objetivos. Ello nos da el punto de
llegada, las caractersticas del resultado que se espera.

Factores crticos de xito

Se entiende por factor critico de xito aquel aspecto que es

necesario mantener bajo control, para lograr el xito de la
gestin, el proceso o la labor que se pretende adelantar.

Medicin y rangos

Con objeto de facilitar el uso de los indicadores ligados a la

gestin y al control, es muy comn la medicin de los
indicadores bajo ciertos rangos determinados.
Los objetivos a conseguir pueden llevar a definir rangos para
ciertos indicadores como, por ejemplo, los siguientes:
- mnimo y / o mximo a respetar sin modificar el proceso;
- valor a conseguir;
- consecucin sucesiva de valores en el tiempo.

Control y Mejora Continua

El sistema de indicadores de Gestin debe ser revisado a la par

con los objetivos, estrategias y procesos de la organizacin.
El mantenimiento y mejora continua consiste bsicamente en
darle continuidad operativa y efectuar los ajustes que se
deriven del permanente monitoreo de los indicadores.

Los 10 Pasos Bsicos para Construir Indicadores

1.
2.
3.
4.

Que su expresin sea realmente significativa.

Que en su definicin intervengan los sectores involucrados.
Que se conozca con exactitud cmo se calcula.
Que la direccin superior de la organizacin intervenga en su
creacin.
5. Que los datos bsicos para el clculo se encuentren siempre
disponibles.
6. Que estn identificados los responsables de aportar la informacin
bsica.
7. Que se lo relacione con otros indicadores bajo condicin causaefecto.
8. Que se definan los parmetros de valor que determinan fortaleza o
debilidad.
9. Que se determine con precisin la periodicidad de su clculo.
10.Que se establezcan los sectores autorizados a acceder al indicador.

Taller

Construccin de Indicadores con Excel

III. INDICADORES DE PROCESOS

Indicadores de Procesos

Indicador de Eficacia
Este indicador mide el grado de cumplimiento de
los objetivos de un programa o proyecto. Dicho de
otra forma, mide los logros entre lo planificado y
lo obtenido. O en que medida se esta cumpliendo
con sus objetivos, sin referirse al costo de los
mismos
Cunto ests logrando?

Indicador de Calidad
Este indicador mide los atributos, capacidades o
caractersticas que deben tener los bienes y
servicios para satisfacer los objetivos. Es una
dimensin de la eficacia. La calidad se puede
medir mediante la oportunidad, la accesibilidad,
la percepcin de los usuarios y la presin en la
entrega de los servicios.
Qu tan bien lo estoy logrando?

Indicador de Eficiencia
Este indicador mide la relacin entre el logro
obtenido con respecto a los insumos o recursos
utilizados.
Cunto cuesta lograr lo que estamos
logrando?

Indicador de Economa
Este indicador mide la capacidad del programa /
institucin para administrar, generar o movilizar
adecuadamente los recursos financieros. Es una
dimensin de la eficiencia. A este indicador no le
interesan los objetivos, solo ve costos

Ests administrando bien los recursos?

IV. INDICADORES DE GESTIN SEGN EL BALANCED

SCORECARD

El Balanced Scorecard
El Balanced Scorecard (BSC) es un modelo de gestin estratgico-operacional,
que mediante un conjunto de indicadores financieros y no financieros, permite
desarrollar, comunicar e implementar una estrategia, posibilitando la obtencin
de resultados a corto y mediano plazo. Robert S. Kaplan y David P. Norton (1992)

Perspectivas del BSC

Indicadores de gestin segn el BSC

Satisfaccin
Fidelidad
Cantidad de clientes

Productividad
Niveles de competencia
Rotacin de personal

Costo
Tiempo
Calidad

Rentabilidad
Ventas
Ingresos

Taller
Implementacin de la Gestin con Indicadores con
Excel en la Prctica

Indicadores de Gestin con Excel