PORTARIA A/CSIL N 001

DE 19 DE SETEMBRO DE 2012.

Reedita a Instruo Normativa n 003 da

Coordenadoria de Normas de Aquisio A/CSIL/CNA e d outras providncias.

O COORDENADOR GERAL DA COORDENADORIA GERAL DO SUBSISTEMA DE

INFRAESTRUTURA E LOGSTICA, no uso das atribuies que lhe so conferidas pelo
Decreto n 22.024, de 21.02.02, e,

CONSIDERANDO a necessidade de se observar o regulamento que orienta o

procedimento operacional referente atividade de insero de dados de pessoas
fsicas e jurdicas que no se submeteram ao processo formal de cadastramento, no
Sistema de Informaes Gerenciais de Material SIGMA;

CONSIDERANDO que o Sistema de Contabilidade e Execuo Oramentria

FINCON mantm o cadastro de favorecidos atualizado atravs de processo de
replicao de dados do Sistema de Informaes Gerenciais de Material - SIGMA;

CONSIDERANDO ainda que o registro de eventuais no sistema informatizado

corporativo deve retratar fielmente a situao atual dos favorecidos nos processos de
despesa, garantindo a confiabilidade dos respectivos dados cadastrais.

RESOLVE:

Art. 1 Reedita a Instruo Normativa n 003 da Coo rdenadoria de Normas de

Aquisio - A/CSIL/CNA, da Coordenadoria Geral do Subsistema de Infraestrutura e
Logstica da Secretaria Municipal de Administrao que disciplina a insero de dados
no Sistema de Informaes Gerenciais de Material SIGMA de pessoas fsicas e
jurdicas que transacionam com a Municipalidade com vista ao processamento e a
liquidao de despesas de naturezas diversas.
Art. 2 Esta Portaria entra vigor na data da public ao.
1

CRISTIANO CONCEIO DE SIQUEIRA

D. O RIO 01.10.2012

INSTRUO NORMATIVA
DA A/CSIL/CNA N 003

EMISSO
19/09/2012

1. Objetivo
Regulamenta a insero de dados relacionados s pessoas fsicas e jurdicas, no
sistema informatizado corporativo SIGMA (Sistema de Informaes Gerenciais de
Material), de forma a constar no Banco de Dados de Eventuais.

2. Referncias Normativas
Manual de Normas e Procedimentos do Controle Interno da CGM, consolidado pela
Resoluo CGM N 982 de 10/11/2010, publicada no D.O. Rio de 11/11/2010, e suas
atualizaes.

3. Amplitude
No mbito da Administrao Direta, Indireta e Fundacional do Municpio do Rio de
Janeiro.

4. Definies
Eventual pessoa fsica ou jurdica que transaciona com a Municipalidade, sem que
tenha se submetido ao processo formal de cadastramento, mas que para efeito de
empenhamento e liquidao de despesa necessita constar do cadastro de favorecidos
do Sistema de Contabilidade e Execuo Oramentria - FINCON.
Eventual sem vnculo com a PCRJ - pessoa fsica ou jurdica para a qual est
associada despesa referente restituio, indenizao, carta de crdito, aquisio de
imvel, desapropriao, CCPC e penso vitalcia.
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Cadastrado condio assumida por pessoa fsica ou jurdica que formaliza a sua
solicitao de registro cadastral junto Coordenadoria de Normas de Aquisio, da
Coordenadoria Geral do Subsistema de Infraestrutura e Logstica, da Secretaria
Municipal de Administrao, e para a qual expedido o Certificado de Registro
Cadastral com nmero de identificao especfico, em caso de deferimento do pedido.

5. Sistema Informatizado
Para registro e arquivamento dos dados referentes a cadastrados e a eventuais
utilizado o sistema informatizado corporativo SIGMA (Sistema de Informaes
Gerenciais de Material) Mdulo Cadastro de Empresas, cujo gestor a Secretaria
Municipal de Administrao, atravs da Coordenadoria de Normas de Aquisio, da
Coordenadoria Geral do Subsistema de Infraestrutura e Logstica.
5.1 Base de Dados do SIGMA
O SIGMA possui duas bases onde esto ordenados fisicamente os dados relativos s
pessoas fsicas e jurdicas A partir destas bases de dados so definidos dois grupos:
Grupo 1 das pessoas fsicas ou jurdicas que em determinada poca se submeteram
ao processo formal de cadastramento, tendo recebido Certificado de Registro Cadastral
ou no.
Grupo 2 das pessoas fsicas ou jurdicas no submetidas ao processo formal de
cadastramento.
Desta forma podemos considera-se:

1 CADASTRADA - pessoa fsica ou jurdica pertencente ao Grupo 1 e que a partir do

lanamento de seus principais dados em tela especfica no SIGMA, recebe um nmero
de identificao, intransfervel. O lanamento destes dados no referido sistema de
responsabilidade da Coordenadoria de Normas de Aquisio, da Coordenadoria Geral
do Subsistema de Infraestrutura e Logstica, da Secretaria Municipal de Administrao.
Como empresa cadastrada somente constar neste grupo a sede ou matriz (CNPJ
XX.XXX.XXX/0001-XX).
2 REGISTRADA - pessoa fsica ou jurdica pertencente ao Grupo 2. O lanamento de
seus principais dados em tela especfica no SIGMA de responsabilidade das
Diretorias de Administrao ou rgo equivalente (nas diretas) e Diretorias de
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Administrao e Finanas (nas Indiretas). Como empresas registradas sero

observadas tanto sede (ou matriz), quanto filial (Ex. CNPJ XX.XXX.XXX/0002-XX)
5.2 Acesso ao SIGMA
O acesso ao Sistema de Informaes Gerenciais de Material para cadastramento de
eventuais autorizado pelo gestor do mdulo Cadastramento de Empresas, aos
servidores ou empregados indicados pelos dirigentes dos diversos rgos da
municipalidade.
A senha para acesso s telas de registro e de consulta dever ser solicitada atravs de
correspondncia eletrnica dirigida aos Gestores do SIGMA Mdulo Cadastro de
Empresas, contendo os seguintes dados: nome, matrcula, rgo de lotao (nome
e sigla), cdigo institucional, endereo, telefone e endereo eletrnico (e-mail),
para que seja atribudo perfil especfico.
5.3 Telas para Registro e Consulta de Dados de Eventuais
5.3.1 Os dados dos eventuais (pessoa fsica ou jurdica) so inseridos no SIGMA
atravs da tela F501T Registro de Eventual.

5.3.1.1 A consulta aos eventuais registrados no SIGMA, por Razo Social / Nome ou
nmero de inscrio no CNPJ ou no CPF realizada atravs da tela F501C, onde
tambm possvel a verificao de sua situao (ativo ou desativado).

5.3.2 Os dados dos eventuais sem vnculo com a PCRJ (pessoa fsica ou jurdica)
so inseridos no SIGMA atravs da tela F505T Registro de Eventual Sem Vnculo

5.3.2.1 A consulta aos eventuais sem vnculo registrados no SIGMA, por Razo Social
/ Nome ou nmero de inscrio no CNPJ ou no CPF realizada atravs da tela
F505C, onde tambm possvel a verificao de sua situao (ativo ou desativado).

5.3.3 A insero dos dados relativos s pessoas e aos organismos estrangeiros, em

funo da ausncia de registro no Cadastro Nacional da Pessoa Jurdica (CNPJ) e no
Cadastro de Pessoa Fsica (CPF) da Secretaria de Receita Federal, realizada
exclusivamente pela Coordenadoria de Normas de Aquisio, da Coordenadoria Geral
do Subsistema de Infraestrutura e Logstica, da Secretaria Municipal de Administrao,
na tela F503T Registro de Eventual Estrangeiro.

5.3.3.1 Os pedidos de registro destes eventuais devero ser encaminhados quela

Coordenadoria atravs de e-mail, informando todos os dados necessrios.
Razo Social / Nome
Endereo (Logradouro / Nmero / Bairro / Cidade / Estado / Pas)
Telefone (DDI / Nmero)
Atividade exercida
Contato
Justificativa

5.3.3.2 A consulta a todos os eventuais estrangeiros registrados no SIGMA, por Razo

Social / Nome ou nmero de registro realizada atravs da tela F503C, onde
tambm possvel a verificao de sua situao (ativo ou desativado).

6. Dados Bancrios
A insero dos dados bancrios (n do banco, n da agncia e n da conta) no mbito
da Administrao Direta, Indireta e Fundacional de competncia exclusiva da
Superintendncia do Tesouro Municipal, da Secretaria Municipal de Fazenda que a
realiza atravs de telas especficas no SIGMA.

6.1 Os dados bancrios podem ser visualizados a partir das telas F501T Registro de
Eventual e F300C Consulta Situao Cadastral que possuem conexo com a tela
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F502C - Consulta Dados Bancrios, e diretamente nas telas F505T Registro de

Eventual Sem Vnculo e F503T Registro de Eventual Estrangeiro.

6.2 O procedimento para informao dos dados bancrios est regulamentado na

Resoluo Conjunta SMF/CGM/SMA n 01 de 26/06/2007, publicada no D.O.Rio de
27/06/2007.

6.3 A tela para insero dos dados bancrios (F502T) das pessoas fsicas e jurdicas
possui campos especficos para a administrao direta e indireta, com possibilidade de
registro de instituies bancrias distintas.

7. Metodologia

7.1 Condies Gerais

7.1.1 A insero de dados nas telas F501T Registro de Eventual e F505T Registro
de Eventual Sem Vnculo de responsabilidade das Diretorias de Administrao ou
rgo equivalente (nas diretas) e Diretorias de Administrao e Finanas (nas
Indiretas) que devem possuir profissionais devidamente credenciados para estas
rotinas, observando que a data da incluso ou alterao/atualizao e a matrcula
de quem as realizou ficam registrados na parte superior da tela.

7.1.2 Os dados inseridos na referida tela devero ser os contidos nos respectivos
documentos (vide itens 7.2 e 7.3).

7.1.3 Qualquer complementao ou atualizao de dados de pessoa jurdica matriz

somente poder ser realizada na tela F501T, caso a mesma no esteja no grupo de
empresas que se submeteram ao processo formal de cadastramento (vide subitem
5.1). Uma vez neste grupo, a empresa dever formalizar o seu pedido de renovao
cadastral ou atualizao de dados junto Coordenadoria de Normas de Aquisio, da
Coordenadoria Geral do Subsistema de Infraestrutura e Logstica, da Secretaria
Municipal

de

Administrao,

apresentando

documentao

necessria

complementao ou conformao de seus dados no SIGMA.

7.1.4 No SIGMA somente podero ser inseridos os nmeros de inscrio no Cadastro

Nacional da Pessoa Jurdica (CNPJ) e no Cadastro de Pessoa Fsica (CPF) da
Secretaria da Receita Federal e o nmero de registro atribudo eventual estrangeiro
que composto do ano em que est sendo realizada a sua incluso, complementado
por seqencial numrico. No podero ser inseridos no Sistema SIGMA os nmeros
referentes ao cdigo institucional do rgo e matrcula do servidor ou
empregado, os quais devero ser devidamente registrados no SICI, no ERGON
(Administrao Direta) ou RHUPAG (Administrao Indireta), respectivamente.
A insero de dados de servidor ou empregado (possuidor de matrcula na PCRJ)
somente dever ser efetuada no SIGMA nos casos de prestao de servios para a
municipalidade, para tal ser usado o seu nmero de registro no Cadastro de Pessoa
Fsica (CPF) e demais dados cadastrais deste prestador, sendo vedada a utilizao
de endereo do rgo de lotao, de forma a no acarretar duplicidade de dados
na base SIGMA.
Para fins de pagamento de dirias dever ser utilizada a matrcula do servidor ou
empregado junto ao Sistema de Pessoal (ERGON ou RHUPAG), no sendo, portanto,
necessrio o seu registro no SIGMA.

7.1.5 Os dados no SIGMA (telas F501T e F505T) devero ser lanados sempre em
letra maiscula, sem a utilizao de acentuao grfica (acento grave, acento agudo e
til), de caracteres especiais, tais como: cedilha ( ), apstrofo ( ), aspas ( ), ponto e
vrgula ( ; ), travesso ( _ ) e barra ( / ). A indicao de numeral ordinal deve ser feita
utilizando ponto.

7.1.5.1 Apenas ser permitido digitar o caracter especial barra( / ) no campo

complemento para indicar por exemplo: S/N (que identifica imveis sem numerao).

7.1.6 O cdigo institucional da Unidade Setorial a qual o usurio est vinculado estar
sempre identificado nas telas de registro de eventuais (F501T e F505T).

7.2 Registro de Eventual no SIGMA

Para insero de dados no SIGMA referentes EVENTUAL (pessoa fsica ou jurdica)
devem ser adotadas as seguintes regras gerais:
a) Todos os campos das telas F501T e F505T devem ser preenchidos adequadamente,
quando no obrigatrio o prprio sistema permitir espaos em branco.
b) Os dados a serem registrados na tela devero ser obrigatoriamente os encontrados
em documentos especficos.
c) Se o registro do eventual j existir no SIGMA, observar se todos os dados foram
informados por ocasio da sua incluso e em caso positivo verificar se esto
atualizados.

Qualquer nmero de inscrio do Cadastro de Pessoa Fsica (CPF) ou do Cadastro

Nacional da Pessoa Jurdica (CNPJ) da Secretaria da Receita Federal, quando
inseridos no SIGMA sofrem crticas relativas ao dgito verificador, de maneira a
impossibilitar lanamentos de nmeros incorretos ou invlidos.

7.2.1 Registro de Pessoa Fsica - Eventual

Para efetuar registro de pessoa fsica - eventual adotar o seguinte procedimento:
a) Acessar a tela F501T Registro de Eventual atravs do menu F101M ou indic-la
diretamente no campo ROTINA localizado no canto superior direito de todas as telas.
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b) Selecionar CPF, indicar o nmero de inscrio no campo especfico e solicitar

consulta.
Observar que os dgitos verificadores devero ser lanados separadamente

c) No havendo registro do nmero indicado efetuar o lanamento dos dados

consecutivos:
Data do Registro data da incluso do registro
Obs.: Esta data no deve ser alterada em caso de atualizao de dados.

Nome nome completo, sem abreviaes (ver documento de identidade ou

comprovante de inscrio e de situao cadastral CPF).

Endereo / Nmero / Complemento / Bairro / Municpio / UF / CEP endereo

completo (ver comprovante de residncia).

DDD / Telefone / Ramal / Fax cdigo DDD da cidade correspondente, nmero do

telefone, ramal (se houver) e nmero do fax (se houver).

Observar que o campo ativo dever estar assinalado.

Natureza Jurdica selecionar na tabela pessoa fsica ou pessoa fsica autnomo no localizado, quando for o caso.

Campos no obrigatrios: Nome Fantasia / e-mail / Complemento / DDI / Ramal /

Fax / Inscrio Estadual / Inscrio Municipal / Ramo.

7.2.2 Registro de Pessoa Jurdica - Eventual

Para efetuar registro de pessoa jurdica - eventual adotar o seguinte procedimento:
a) Acessar a tela F501T Registro de Eventual atravs do menu F101M ou indic-la
diretamente no campo ROTINA localizado no canto superior direito de todas as telas.
b) Selecionar CNPJ, indicar o nmero no campo especfico e solicitar consulta.
Observar que os dgitos verificadores devero ser lanados separadamente.
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c) No havendo registro do nmero indicado efetuar o lanamento dos dados

consecutivos:
Data do Registro data da incluso do registro.
Obs.: Esta data no deve ser alterada em caso de atualizao de dados.

Razo Social razo social completa da empresa ou entidade, sem abreviaes

(ver contrato social, ou estatuto social, ou comprovante de inscrio e de situao
cadastral - CNPJ).

e-mail registrar em letra minscula.

Nome de Fantasia (ver contrato social, ou estatuto social, ou comprovante de

inscrio e de situao cadastral - CNPJ). Caso no exista indicao de nome fantasia
lanar o primeiro nome.

Endereo / Nmero / Complemento / Bairro / Municpio / UF / CEP endereo

completo (ver contrato social, ou estatuto social, ou comprovante de inscrio e de
situao cadastral ou carto de inscrio municipal ou estadual).

DDD / Telefone / Ramal / Fax cdigo DDD da cidade correspondente, nmero do

telefone, ramal (se houver) e nmero do fax (se houver).

Inscrio Estadual nmero de inscrio no Cadastro de Contribuintes Estadual /

ICMS (ver Carto de Inscrio Estadual ou Comprovante de Situao Cadastral ou
Certido de Regularidade com a Fazenda Estadual).

Inscrio Municipal nmero de inscrio no Cadastro de Contribuintes Municipal /

ISS (ver Carto de Inscrio Municipal ou Comprovante de Situao Cadastral ou
Certido de Regularidade com a Fazenda Municipal)
Obs.: Nos campos inscrio municipal e inscrio estadual no devero ser utilizados
ponto (.) e barra (/).

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O campo direita da Inscrio Municipal contm casos de dispensa de uma

das inscries, ou das duas:
Marcar No Contribuinte do ICMS quando a empresa for no contribuinte do
Imposto Sobre Circulao de Mercadorias neste caso ser dispensado o
preenchimento do campo Inscrio Estadual.
Marcar No Contribuinte do ISS quando a empresa for no contribuinte do
Imposto Sobre Servio (ou ISSQN Imposto Sobre Servio de Qualquer Natureza)
neste caso ser dispensado o preenchimento do campo Inscrio Municipal.

Marcar Distrito Federal quando a empresa estiver sediada nesta localidade

neste caso no ser obrigatrio o preenchimento do campo Inscrio Municipal.

Conforme o caso, marcar: Entidades de Classe, Autnomo No Localizado,

Condomnio, Estagirio, Instituio Bancria, Concessionria de Servio Pblico,
rgo / Entidade da Esfera Estadual / Federal, rgo Municipal para Recebimento
de Verba Federal, Fiscal de Concurso, TCM / CM / Indiretas ou Locador de
Imveis quando a empresa for no contribuinte do Imposto Sobre Servio (ou
ISSQN Imposto Sobre Servio de Qualquer Natureza) e do Imposto Sobre Circulao
de Mercadorias nestes casos ser dispensado o preenchimento dos campos
Inscrio Estadual e Inscrio Municipal.

Se a empresa no estiver includa em qualquer das situaes de dispensa, este

campo, ao lado da inscrio municipal, dever ser mantido em branco.

Natureza Jurdica selecionar entre as indicadas (ver contrato social ou

comprovante de inscrio e de situao cadastral - CNPJ).

Ramo selecionar entre os indicados (ver contrato social ou comprovante de

inscrio e de situao cadastral - CNPJ ou carto de inscrio municipal)

Observar que o campo ativo dever estar assinalado.

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Campos no obrigatrios: e-mail / Complemento / DDI / Ramal / Fax

7.2.3 Registro de Pessoa Fsica e de Pessoa Jurdica Eventual Sem Vnculo

Estes registros obedecero aos mesmos procedimentos descritos nos subitens 7.2.1 e
7.2.2, observadas as suas especificidades e a equivalncia dos campos.

7.2.3.1 O registro de eventual sem vnculo atender exclusivamente despesas

referentes restituio, indenizao, carta de crdito, aquisio de imvel,
desapropriao, CCPC e penso vitalcia.

7.3 Atualizao ou Alterao de Dados e Mudana de Status

Para consulta condio da pessoa fsica ou jurdica cadastrada poder ser acessada
a tela F300C Consulta Situao Cadastral.

7.3.1 De Pessoa Fsica ou Jurdica Cadastrada

A atualizao ou alterao de dados de pessoa fsica ou jurdica na condio de

cadastrada somente poder ser realizada pela Coordenadoria de Normas de
Aquisio, da Coordenadoria Geral do Subsistema de Infraestrutura e Logstica, da

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Secretaria Municipal de Administrao, depois de adotado o procedimento descrito no

item 7.1.3.

Se a consulta inicial partir da tela F501T e caso o nmero no CNPJ ou CPF referir-se
pessoa fsica ou pessoa jurdica cadastrada, o SIGMA remeter o usurio tela
F300C onde sero visualizados os dados principais e a existncia ou no de certificado
vlido, alm de permitir acesso s telas contendo: o registro dos documentos
apresentados e a situao de cada um, anotaes de sanes administrativa e o
registro dos dados bancrios.

7.3.2 De Pessoa Fsica ou Jurdica Registrada

A atualizao ou alterao dos dados de pessoa fsica ou jurdica na condio de
registrada (no cadastrada) dever ser efetuada pelas Diretorias de Administrao (nas
diretas) e Diretorias de Administrao e Finanas (nas Indiretas), adotando-se o
seguinte procedimento:

a) Acessar a tela F501T - Registra Eventual atravs do menu F101M ou indic-la

diretamente no campo ROTINA localizado no canto superior direito de todas as telas.

b) Selecionar CNPJ ou CPF indicar o nmero no campo determinado e solicitar

consulta.
c) Verificar todos os dados registrados e identificar a necessidade ou no de
atualizao e de lanamento de algum dado novo.
d) Se necessrio efetuar a atualizao ou alterao dos dados e/ou a complementao
do registro, solicitar a alterao e confirmar a operao.
e) A situao (ativo ou desativado) do registro tambm dever ser verificada,
lembrando que o Sistema de Contabilidade e Execuo Oramentria - FINCON no
efetua leitura de CNPJ ou CPF desativado no SIGMA.

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8. Responsabilidade
O servidor ou empregado que estiver credenciado conforme subitem 5.2 assume inteira
responsabilidade pelos dados inseridos no SIGMA, para tal, antes da confirmao de
cada registro, o sistema mostrar uma declarao de que as informaes inseridas
foram validadas atravs de consulta aos respectivos cadastros Federal, Estadual e
Municipal, a qual valer para fins de apurao de responsabilidade pela existncia de
dados incorretos ou invlidos.

9. Disposies Finais
Os casos omissos sero resolvidos pelo Gestor do Mdulo Cadastro de Empresas do
Sistema de Informaes Gerenciais de Material - SIGMA.

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