You are on page 1of 46

BAB I

PENDAHULUAN

Latar Belakang
Masalah kesehatan masyarakat khususnya Negara berkembang termasuk
Indonesia sangat beragam dan harus segera diatasi dengan kerjasama yang kuat
antara pemerintah dan masyarakat itu sendiri. Dalam hal ini pemerintah telah
membentuk badan khusus secara formal yang menangani masalah kesehatan
masyarakat yaitu kementerian kesehatan sesuai dengan visinya Masyarakat
Sehat Yang Mandiri dan Berkeadilan.
Rumah Sakit berperan penting dalam mewujudkan visi kementerian
kesehatan tersebut. Rumah Sakit adalah institusi pelayanan kesehatan yang
menyelenggarakan pelayanan kesehatan perorangan secara paripurna yang
menyediakan pelayanan rawat inap, rawat jalan, dan gawat darurat. Rumah
Sakit berfungsi dalam (1) penyelenggaraan pelayanan pengobatan dan
pemulihan kesehatan sesuai dengan standar pelayanan rumah sakit. (2)
pemeliharaan dan peningkatan kesehatan perorangan melalui pelayanan
kesehatan yang paripurna tingkat kedua dan ketiga sesuai kebutuhan medis.
(3) penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan sumber daya manusia dalam
rangka peningkatan kemampuan dalam pemberian pelayanan kesehatan dan (4)
penyelenggaraan penelitian dan pengembangan serta penapisan teknologi
bidang kesehatan dalam rangka peningkatan pelayanan kesehatan dengan
memperhatikan etika ilmu pengetahuan bidang kesehatan. Seperti yang
disebutkan diatas bahwa salah satu factor penting dalam pemberian pelayanan
adalah Sumber Daya Manusia Kesehatan yang berkompeten.
Sumber daya manusia adalah orang-orang yang merancang dan
menghasilkan barang atau jasa, mengawasi mutu,

memasarkan produk,

mengalokasikan sumber daya financial, serta merumuskan seluruh strategi dan


tujuan organisasi. Tanpa orang- orang yang memiliki keahlian atau kompeten
maka mustahil bagi organisasi untuk mencapai tujuannya. Banyaknya
keunggulan yang dimiliki organisasi atau perusahaan, tidak akan dapat
memaksimalkan produktivitas dan laba usaha tanpa adanya komunitas
karyawan yang berkeahlian, kompeten, dan berdedikasi tinggi terhadap
organisasi atau perusahaan.
Perencanaan SDM adalah proses estimasi terhadap jumlah SDM berdasar
tempat, keterampilan, dan perilaku yang dibutuhkan untuk memberikan
pelayanan kesehatan. Dengan kata lain, kita meramalkan atau memperkirakan
siapa mengerjakan apa, dengan keahlian apa, kapan dibutuhkan dan berapa
jumlahnya. Melihat dari pengertian diatas, perencanaan SDM rumah sakit
seharusnya berdasarkan fungsi dan beban kerja pelayanan kesehatan yang akan
diahadapi di masa depan.
Beban Kerja adalah sekumpulan atau sejumlah kegiatan yang harus
diselesaikan oleh suatu unit organisasi atau pemegang jabatan dalam jangka
waktu tertentu. Pengukuran beban kerja di artikan sebagai suatu teknik untuk
mendapatkan informasi tentang efisiensi dan efektivitas kerja suatu unit
organisasi, atau pemegang jabatan yzang dilakukan secara sistematis dengan
menggunakan teknik analisa jabatan, teknik analisa beban kerja atau teknik
manajemen lainnya. Pengukuran beban kerja juga merupakan salah satu teknik
manajemen untuk mendapatkan informasi jabatan, melalui proses penelitian
dan pengkajian yang dilakukan secara analisis. Informasi jabatan tersebut
dimaksudkan agar dapat digunakan sebagai alat untuk menyempurnakan
aparatur baik dibidang kelembagaan, ketatalaksanaan, dan sumber daya
manusia.

Rumah Sakit Umum Pusat Nasional Dr. Cipto Mangunkusumo adalah


rumah sakit pemerintah dan secara teknis berada di bawah Departemen
Kesehatan Republik Indonesia. Rumah sakit ini adalah salah satu rumah sakit
pemerintah yang bertipe A terletak di Jalan Diponegoro no. 71 Jakarta Pusat.
Rumah sakit ini memiliki 1001 kapasitas tempat tidur. Jumlah rata-rata
kunjungan pasien rawat jalan 2000 pasien, sedangkan jumlah rata-rata rawat
inap pasien

pulang perhari 150 pasien. BOR di RSUPN Dr. Cipto

Mangunkusumo tahun 2013 adalah 67,94%


Berdasarkan observasi penulis, adanya penumpukan RM di bagian analisis,
sehingga terjadi ketidakseimbangan antara beban kerja dan tenaga kerja pada
bagian pengolahan rekam medis khususnya analisa kelengkapan, dengan
jumlah tenaga 3 orang yang mengerjakan Analisis sebanyak 150 RM perhari
ditambah rekam medis yang belum terselesaikan di tahun 2013 yang di
kerjakan diwaktu lembur.

Dari hasil observasi tersebut penulis tertarik untuk mengambil topic


Perhitungan Kebutuhan tenaga Untuk Analisis Kelengkapan RM dengan
Metode FTE Di RSUPN Dr. Cipto Mangunkusumo

Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang permasalahan tersebut diatas penulis ingin
mengetahui : Berapa Jumlah kebutuhan tenaga Analisis kelengkapan RM
dengan Metode FTE di RSUPN Dr. Cipto Mangunkusumo pada tahun
2014 ?

TUJUAN PENELITIAN

Tujuan Umum
Menghitung Kebutuhan tenaga Analisis Kelengkapan RM dengan Metode
FTE Di RSUPN Dr. Cipto Mangunkusumo

Tujuan Khusus

Menghitung jam kerja perhari dan pertahun petugas Analisis kelengkapan RM

Menghitung Beban Kerja Petugas Analisis Kelengkapan RM

Menghitung target perjam yang harus dikerjakan 1 petugas Analisis

Menganalisis kebutuhan tenaga berdasarkan rumus FTE

MANFAAT PENELITIAN

Bagi penulis
Apa yang dihasilkan dari penelitian ini dapat menjadi pengalaman dan bekal bagi
penulis di dunia kerja kelak, dan diharapkan dapat menjadi referensi bagi penulis
demi mengembangkan ilmu pengetahuan penulis.

Bagi Rumah Sakit

Apa yang dihasilkan dari penelitian ini dapat memperoleh masukan tentang
langkah-langkah yang harus ditempuh oleh RSCM dalam upaya menangani
permasalahan beban kerja sekaligus menjadi bahan referensi dalam melakukan
pengkajian lebih lanjut

Bagi Akademi Perekam Medis dan Informasi Kesehatan Bhumi Husada


Hasil penelitian ini sebagai bukti tertulis dari hasil pembelajaran mahasiswa
selama 3 tahun menjadi mahasiswa Bhumi Husada Jakarta serta sebagai sumber
bacaan dan menambah koleksi perpustakaan.

BAB II
TINJAUAN PUSTAKA

Kerangka Teori

Pengertian Rekam Medis

Menurut Depkes dalam Peraturan Menteri Kesehatan RI No. 269 Th 2008


Berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien,
pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan
kepada pasien
Menurut IFHIMA Rekam Medis adalah kumpulan catatan tentang pasien
dimulai pada saat pasien mendapatkan pengobatan dari rumah sakit, klinik atau
pelayanan kesehatan utama lainya.
Menurut Edna K. Huffman Kumpulan dari fakta-fakta atau bukti keadaan
pasien, riwayat penyakit dan pengobatan masa lalu serta saat ini yang ditulis oleh
profesi kesehatan yang memberikan pelayanan pada pasien tersebut.
Rekam medis mempunyai pengertian yang sangat luas, tidak hanya sekedar
kegiatan pencatatan, akan tetapi mempunyai pengertian sebagai suatu sistem
penyelenggaraan rekam medis yaitu mulai pencatatan selama pasien mendapatkan
pelayanan

medis, dilanjutkan dengan penanganan berkas rekam medis yang

meliputi penyelenggaraan penyimpanan serta pengeluaran berkas dari tempat


penyimpanan untuk melayani permintaan/peminjaman apabila dari pasien atau
untuk keperluan lainnya.

Tujuan dan kegunaan Rekam Medis

Tujuan Rekam Medis


Tujuan

Rekam

Medis

adalah

menunjang

tercapainya

tertib

administrasi dalam rangka upaya peningkatan pelayanan kesehatan di


rumah sakit. Tanpa di dukung suatu sistem pengelolaan rekam medis
yang baik dan benar, tidak akan tercipta tertib administrasi rumah sakit
sebagaimana

yang

diharapkan.

Sedangkan

tertib

administrasi

merupakan salah satu factor yang menentukan didalam upaya

pelayanan kesehatan di rumah sakit.

Keguanaan rekam medis


Menurut Edna K. Huffman, keguanaan rekam medis dapat dilihat dari
beberapa aspek, antara lain:

Aspek Administrasi
Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai administrasi, karena isinya
menyangkut tindakan berdasarkan wewenang dan tanggung jawab sebagai
tenaga medis dan para medis dalam mencapai tujuan pelayanan kesehatan.

Aspek Medis
Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai medik, karena catatan tersebut
dipergunakan sebagai dasar untuk merencanakan pengobatan/perawatan yang
harus diberikan kepada seorang pasien.

Aspek Hukum
Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai hukum, karena isinya
menyangkut masalah adanya jaminan kepastian hukum atas dasar keadilan,
dalam rangka usaha menegakkan hukum serta penyediaan bahan tanda bukti
untuk menegakkan keadilan.

Aspek Keuangan
Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai keuangan, karena isinya
mengandung data/ informasi yang dapat dipergunakan sebagai aspek
keuangan.

Aspek Penelitian
Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai penelitian, karena isinya
menyangkut data/ informasi yang dapat dipergunakan sebagai aspek penelitian

dan pengembangan ilmu pengetahuan dibidang kesehatan.

Aspek Pendidikan
Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai pendidikan, karena isinya
menyangkut data/ informasi tentang perkembangan kronologis dan kegiatan
pelayanan medik yang diberikan kepada pasien. Informasi tersebut dapat
dipergunakan sebagai bahan/referensi pengajaran dibidang profesi si pemakai.

Aspek Dokumentasi
Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai dokumentasi, karena isinya
menyangkut sumber ingatan yang harus didokumentasikan dan dipakai
sebagai bahan pertanggung jawaban dan laporan rumah sakit.

Perencanaan dan Pemasaran


Untuk mengidentifikasi data penting untuk menyelesai dan mempromusikan
pelayanan dari fasilitas yang ada. Untuk mendapatkan informasi yang berguna
bagi perencanaan sarana pelayanan kesehatan tersebut dan dapat digunakan
dalam mengambilkan keputusan.

3. Sumber Daya Manusia


a. Pengertian Sumber Daya Manusia
Untuk memahami pengertian SDM perlu dibedakan antara pengertiannya
secara makro dan mikro. pengertian secara makro adalah semua manusia sebagai
penduduk atau atau warga negara suatu negara atau dalam batas waktu tertentu
yang sudah memasuki usia angkatan kerja, baik yang sudah maupun yang belum
memperoleh pekerjaan (laspangan kerja). disamping itu SDM secara makro

berarti juga penduduk yang berada dalam usia produktif, meskipun karena
berbagai sebab dan/atau masalah masih terdapat yang belum produktif karena
belum memasuki lapangan kerja yang terdapat di masyarakatnya.
SDM dalam arti micro secara sederhanaq adalah manusia atau orang yang
bekerja atau menjadi anggota suatu organisasi yang disebut personil, pegawai,
karyawan, pekerja, tenaga kerja dll. Sedang secara khusus SDM dalam arti mikro
di lingkungam sebuah organisasi atau perusahaan pengertiannya dapat dilihat dari
tiga sudut :
1)

SDM adalah orang yang bekerja dan berfungsi sebagai aset


organisasi/perusahaan yang dapat dihitung jumlahnya (kelengkapan).

2)

SDM

adalah

potensi

yang

menjadi

motor

penggerak

organisasi/perusahaan. setiap SDM berbeda-beda potensinya, maka


konstribusinya

dalam

bekerja

untuk

mengkongkritkan

rencana

operasional bisnis menjadi kegiatan bisnis tidak sama satu dengan yang
lain. Konstribusinya itu sesuai dengan keterampilan dan keahlian
masing-masing, harus dihargai antara lain dalam bentuk finansial. Dalam
kenyataannya semakin tinggi keterampilan dan keahliannya maka
semakin besar pula penghargaan finansial harus diberikan, yang
berpengaruh pula pada biaya (Cost) produksi, sehingga SDM berfungsi
juga sebagai investasi.
3) Manusia sebagai sumber daya adalah makhluk hidup ciptaan Tuhan YME,
sebagai organisasi/perusahaan berbeda dengan sumber daya lainnya.
Nilai-nilai kemampuan yang dimilikinya, mengharuskan sumber daya
manusia diperlakukan secara berlainan dengan sumber daya lainnya.
Dalam nilai-nilai kemanusiaan itu terdapat potensi berupa keterampilan,
keahlian dan kepribadian termasuk harga diri, sikap motivasi, kebutuhan

lain yang mengharuskan dilakukan perencanaan SDM, agar SDM yang


dipekerjakan sesuai dengan kebutuhan organisasi/perusahaan.

Adapun perbedaan karyawan tetap dan karyawan kontrak sebagai berikut:

Karyawan kontrak dipekerjakan oleh perusahaan untuk jangka waktu tertentu


saja, waktunya terbatas maksimal hanya 3 tahun.

Hubungan kerja antara

perusahaan dan karyawan kontrak dituangkan dalam Perjanjian Kerja Untuk


Waktu Tertentu. Perusaan tiak mensyaratkan masa percobaan.

Tak ada batasan jangka waktu lamanya bekerja. Hubungan kerja antara
perusahaan dan karyawan kontrak dituangkan dalam Perjanjian Kerja Untuk
Waktu Tidak Tertentu. Perusahaan dapat mensyaratkan masa percobaan
maksimal 3 bulan.

b. Sumber Daya Manusia Kesehatan


SDM Kesehatan (Sumber Daya Manusia Kesehatan) adalah seseorang
yang bekerja secara aktif di bidang kesehatan baik yang memiliki pendidikan
formal kesehatan maupun tidak yang untuk jenis tertentu memerlukan
kewenangan dalam melakukan upaya kesehatan.
c. Tenaga Kesehatan
Tenaga Kesehatan adalah setiap orang yang mengabdikan diri dalam
bidang kesehatan serta memiliki pengetahuan dan/atau keterampilan melalui
pendidikan formal di bidang kesehatan yang untuk jenis tertentu memerlukan
kewenangan dalam melakukan upaya kesehatan.

d. Perencanaan Sumber Daya Manusia

Menurut kamus besar bahasa Indonesia


Perencanaan adalah Proses, cara perbuatan merencanakan (merancangkan)
hal itu dilaksanakan sepenuhnya di dalam keluarga, organisasi dll.
Menurut H. Hadari Nawawi, Perencanaan SDM adalah proses pemilihan
dan penetapan tujuan, strategi, metode, anggaran dan standar (tolak ukur)
keberhasilan suatu kegiatan.
Pengimplementasian pengertian perencanaan tersebut di atas dalam
perencanaan SDM berarti di lingkungan sebuah organisasi/ perusahaan harus
dilakukan rangkaian kegiatan menetapkan tujuan, memilih strategi dan
metode serta penyediaan anggaran untuk mendapatkan anggota baru, yang
dibutuhkan oleh sebuah organisasi/perusahaan.

e. Cara menghitung kebutuhan Sumber Daya Manusia


1)

WISN ( Work Load Indicator Staff Need / Kebutuhan SDM Kesehatan


berdasarkan indikator beban kerja)
Metode perhitungan kebutuhan SDM berdasarkan beban kerja (WISN) adalah
suatu metode perhitungan kebutuhan SDM kesehatan berdasarkan pada beban
pekerjaan nyata yang dilaksanakan oleh tiap kategori SDM kesehatan pada
tiap unit kerja di fasilitas pelayanan kesehatan.
Adapun langkah perhitungan kebutuhan SDM berdasarkan WISN ini meliputi
5 langkah, yaitu :

Menetapkan waktu kerja

Menetapkan unit kerja dan kategori SDM

Menyusun standar beban kerja

Penyusunan standar kelonggaran

Perhitungan kebutuhan SDM

Full Time Equivalen


Full Time Equivalen (jumlah individu) adalah satuan unit pengukuran
yang menerangkan jumlah jam yang berbayar dari pekerja regular full time.
FTE ini dibutuhkan untuk menunjukkan tugas masing-masing, ditentukan
secara keseluruhan dengan tingkat aktivitas pelayanan. Tingkat aktivitas
pelayanan berhubungan dengan volume layanan dan tingkat produktivitas
yang dapat dicapai dalam pelayanan tersebut. Produktivitas adalah jumlah unit
pelayanan yang dilakukan staff perjam dengan memenuhi tingkat kualitas
tinggi.
Staffing levels (tingkat Staffing)
Organisasi kesehatan menggunakan berbagai metode untuk menentukan
kedudukan staf yang tepat. Misalnya, banyak fasilitas Rawat inap
menggunakan jumlah

kunjungan pasien dengan Karyawan pernuh waktu

(FTE) tiap bulan. Pertemuan pasien merupakan kontak pribadi antara pasien
dan dokter, atau orang lain yang berwenang dalam memberikan pelayanan
kesehatan untuk diagnose atau pengobatan pasien. Ini mungkin mencakup
layansan laboratorium, layanan X-Ray, terapi psysical, dan sebagainya.
Penggunaan tingkat staff di tentukan dengan membagi jumlah kunjungan
pasien dengan produktivitas yang diharapkan. FTE adalah jumlah pekerja,
termasuk paruh waktu, di suatu daerah, posisi paruh waktu setara dengan
penuh waktu. Jumlah FTE itu tidak selalu sama dengan jumlah aktual

karyawan Karena dua atau lebih karyawan paruh waktu mungkin sama dengan
satu FTE.
Patient encounters

= Number of FTEs needed

Productivity

Patient encounters = is any personal contact between a patient and a physician


or other person authorized to furnish healthcare services for the diagnosis or
treatment of the patient. These may include laboratory services, x-ray services,
physical therapy, and other ancillary services. ( Setiap orang yang melakukan
hubungan antara pasien dan dokter atau setiap orang yang berwenang pada
pelayanan kesehatan untuk diagnosis atau pengobatan pada pasien)

Productivity = Jumlah unit pelayanan yang dilakukan staff perjam dengan


memenuhi tingkat kualitas tinggi

Number of FTEs needed =Jumlah Individu (FTE) yang diperlukan

Contoh : klinik dokter kecil mempunyai kunjungan 300 pasien perhari. Koder
di harapkan dapat mengkode 100 catatan perhari. Untuk menentukan jumlah
coder diperlukan, membagi 300 kunjungan dengan 100. Maka dibutuhkan 3
koder untuk melakukan coding di klinik dokter setiap hari.
Jumlah kebutuhan SDM Koder = Jumlah kunjungan = 300 = 3 Koder
Produktivitas

100

Departemen Rumah Sakit HIM sering menggunakan pasien pulang sebagai


metode mereka untuk menentukan tingkat staff.

Contoh : untuk menentukan jumlah karyawan di bagian coding, manajer


pertama mengalikan jumlah rata-rata catatan rawat inap yang perlu di kode
perjam (6) dengan jumlah jam di hari kerja (7.5), yang berjumlah 45 catatan
kode perhari. Pasien keluar rumah sakit berjumlah kurang lebih 55 pasien
rawat inap perhari. Berdasarkan jumlah ini, setelah manajer menghitung maka
di ketahuilah bahwa ia membutuhkan 1,2 petugas coding.
Jumlah kebutuhan SDM Koder = Jumlah kunjungan = 5
Produktivitas

= 1.2 Koder

6x7

Dalam contoh ini, manajer membutuhkan 1 karyawan penuh waktu di


tambah 1 part-time ( .2 FTE). Yang di hitung sebagai 40 jam perminggu di
kalikan dengan 0,2. Dengan demikian ia membutuhkan karyawan lain untuk
bekerja 8 jam per minggu untuk menangani beban kerja.
4. Metode Perhitungan Perkiraan Untuk Masa yang akan datang
Metode dalam analisis ini yaitu menggunakan metode kuadrat terkecil
atau metode least square, dengan hasil yang diharapkan dari simpangan
kuadrat terkecil, maka metode pengukuran ini mengunakan persamaan garis
linier
Y : jumlah beban kerja
a : besarnya beban kerja pada tahun dasar atau tahun median
b : besarnya beban kerja setiap tahun
x : unit tahun yang dihitung berdasarkan tahun dasar yang akan ditentukan
dari x = 0 atau tahun dasar sama dengan tahun median (xm),
x= urut-urutan tahun.
Adapun langkah yang digunakan adalah :

1. Menyusun data sesuai dengan urutan tahun.


2. Menentukan tahun yang digunakan dalam data time series yang terletak di
tengah-tengah sehingga menghasilkan x = 0 atau unit tahun yang dihitung
didapat dari urutanurutan tahun (xi) dikurangi tahun median atau tengah
(xm) atau (xi-xm).
3. Mencari nilai a dengan rumus dan nilai b dengan rumus
a = y
n
Y = a + bx
Di mana:
y : beban kerja dari tahun yang diketahui
n: jumlah data
4. Memasukkan nilai a dan b ke persamaan rumus trend Y Metode untuk
menghitung

perkiraan

jumlah

tenaga

yang

dibutuhkan

dalam

menyelesaikan suatu beban kerja adalah menggunakan rumus FTE yaitu:


Keterangan
Jumlah beban kerja : Jumlah pasien rawat inap

yang keluar Selesai

perawatan dalam satu tahun.


Target per jam : Jumlah dokumen yang mampu diselesaikan dalam satu
jam.
Jumlah jam kerja per tahun : Jumlah jam kerja petugas Analisis
kelengkapan RM dalam satu tahun.
5. Beban Kerja
Beban Kerja adalah banyaknya jenis pekerjaan yang harus diselesaikan
oleh tenaga kesehatan profesional dalam satu tahun dalam satu sarana
pelayanan kesehatan.
Standar Beban Kerja adalah banyaknya jenis pekerjaan yang dapat

dilaksanakan oleh seseorang tenaga kesehatan profesional dalam satu tahun


kerja sesuai dengan standar profesional dan telah memperhitungkan waktu
libur, sakit, dll.
Kegiatan Standar adalah satu satuan waktu (atau angka) yang diperlukan
untuk menyelesaikan kegiatan pelayanan kesehatan oleh tenaga kesehatan
sesuai dengan standar profesinya.
Kegiatan Standar adalah satu satuan waktu (atau angka) yang diperlukan
untuk menyelesaikan kegiatan pelayanan kesehatan oleh tenaga kesehatan
sesuai dengan standar profesinya.
Analisa Beban Kerja adalah upaya menghitung beban kerja pada satuan
kerja dengan cara menjumlah semua beban kerja dan selanjutnya membagi
dengan kapasitas kerja perorangan persatuan waktu.
Analisis Kuantitatif adalah telaah/review bagian tertentu dari isi rekam
medis dengan maksud menemukan kekuarangan khususnya yang berkaitan
dengan pencatatan Rekam Medis.
Penulisan/ pencatatan rekam medis ini diatur oleh kepala bagian rekam
medis/informasi kesehatan bersama dengan pemberi pelayanan kesehatan
terkait.
Untuk menghitung beban kerja personel ada 3 cara yang dapat digunakan
yaitu :

Work sampling
Teknik ini berkembang pada dunia industry untuk melihat beban kerja yang
dipangku oleh personel pada suatu unit, bidang, ataupun jenis tenaga
tertentu. Pada work sampling, kita dapat mengamati hal-hal spesifik tentang
pekerjaan sebagai berikut :

Aktivitas apa yang sedang dilakukan personel pada waktu jam kerja

Apakah aktivitas personel berkaitan dengan fungsi dan tugasnya pada waktu jam
kerja

Proporsi waktu kerja yang digunakan untuk kegiatan produktif atau tidak
produktif

Pola beban kerja personel dikaitkan dengan waktu, dan schedule jam kerja

Time and motion study


Pada teknik ini kita mengamati dan mengikuti dengan cermat tentang
kegiatan yang dilakukan oleh personel yang sedang kita amati. Teknik ini
bukan saja kita akan mendapatkan beban kerja dari personel, tetapi yang
lebih penting adalah mengetahui dengan baik kualitas kerja personel.

Pencatatan kegiatan sendiri (daily log)


Daily log merupakan bentuk sederhana dari work sampling, dimana orang
yang diteliti menulis sendiri kegiatan dan waktu yang digunakan untuk
kegiatan tersebut. Penggunaan teknik ini sangat bergantung terhadap kerja
sama dan kejujuran personel yang sedang diteliti. Pendekatan ini relative
sederhana dan biaya murah.

Kerangka Konsep
Salah satu asset penting bagi Rumah Sakit adalah sumber daya manusia
(SDM), manusia memiliki kemampuan yang sangat berbeda dengan sumber daya
lainnya. Setiap sumber daya yang ada di rumah sakit, hanya manusialah yang

mampu menggerakkannya. Karena itulah setiap rumah sakit berusaha agar


sumber daya manusia didalamnya dapat memberikan kontribusi yang maksimal
agar bisa mencapai tujuan yang rumah sakit inginkan. Diantaranya penyediaan
informasi yang akurat dan tepat oleh rekam medis sebagai penyedia informasi di
rumah sakit. Pengolahan berkas rekam medis menjadi salah satu upaya penting
dalam pencapaian mutu rumah sakit, yaitu assembling, koding, dan analisis.
Sumber daya manusia yang merupakan petugas dalam melakukan hal tersebut
sangatlah berpengaruh. Pada kesempatan ini penulis menekankan pada analisis
beban kerja petugas analisis. Untuk mencapai

kebutuhan SDM dalam

penyelesaian Analisis yang baik dan benar, maka diperlukan beberapa proses
antara lain dapat dilihat sebagai berikut :

Gambar 2.1
Kerangka Konsep Analisis kebutuhan tenaga berdasarkan Beban Kerja Petugas
Analisis di Rumah Sakit Umum Pemerintah Negara Dr. Cipto Mangunkusumo
OUTPUT

PROSES
INPUT

Menghitung jam kerja perhari dan pertahun petugas Analisis kelengkapan RM

Menghitung Beban Kerja Petugas Analisis Kelengkapan RM

Waktu Analisis

Waktu entry Epidata

Waktu entry EHR

Menghitung target perjam yang harus dikerjakan 1 petugas Analisis

Menganalisis kebutuhan tenaga berdasarkan FTE

Jumlah kebutuhan tenaga Analisis sesuai dengan beban kerja

Petugas Analisis Kelengkapan RM

Uraian Tugas

SOP

Rekam Medis

Variabel Penelitian

Pengolahan data dilakukan secara manual dengan menganalisis beban kerja SDM
dalam petugas analisis, dan juga subsub variabel sebagai berikut:

SDM

Uraian tugas

SOP

Uraian Tugas

Definisi Operasional

Input

SDM (Perekam Medis) adalah profesi yang memfokuskan kegiatannya pada data
pelayanan kesehatan dan pengelolaan sumebr informasi pelayanan kesehatan
dengan menjabarkan sifat alami data, struktur dan menterjemahkannya ke
berbagai bentuk informasi demi kemajuan kesehatan dan pelayanan kesehatan
perorangan, pasien dan masyarakan (Kongres V PORMIKI tahun 2006).

Uraian tugas adalah pernyataan tertulis yang menjelaskan tanggung jawab dan
kualifikasi untuk pekerjaan tertentu, berdasarkan analisa pekerjaan.

Rekam medis menurut Huffman (1994) adalah himpunan fakta tentang


kehidupan seorang pasien dan riwayat kepenyakitannya, termasuk keadaan sakit,
pengobatan saat ini dan lampau yang ditulis oleh para praktisi kesehatan dalam
upaya mereka memberikan pelayanan kesehatan terhadap pasien.

SOP (Standar Operation Prosedure) adalah suatu perangkat instruksi atau


langkah-langkah yang dibakukan untuk menyelesaikan suatu proses kerja rutin

tertentu.

Proses

Menghitung beban kerja pertahun adalah proses menghitung volume/kuantitas


beban kerja selama satu tahun per kategori SDM. Standar beban kerja untuk suatu
kegiatan

pokok

disusun

berdasarkan

waktu

yang

dibutuhkan

untuk

menyelesaiakannya (rata-rata waktu) dan waktu yang tersedia per tahun yang
dimiliki oleh tenaga.

Menghitung jumlah kebutuhan kerja adalah proses menghitung untuk mengetahui


jumlah dan jenis atau kategori SDM unit kerja rekam medis sesuai beban kerja
selama satu tahun.

Waktu Analisis merupakan waktu dimana petugas mengecek kelengkapan dari


lembar dan isi dari seluruh catatan pengobatan pasien

Waktu entry Epidata merupakan waktu dimana petugas mengentry hasil


analisisnya dari lembar monitoring ke dalam aplikasi bernama Epidata yang telah
di disediakan oleh RS.

Waktu Entry EHR merupakan waktu dimana petugas mengentri ke aplikasi yang
disebut EHR yang mana petugas menunjukkan lokasi yang akan dituju (Filing)
oleh rekam medis yang telah selesai di analisis dan di entry Epidata

Mencari target perjam dan jam kerja pertahun yaitu Target per jam adalah Jumlah
Rekam Medis yang mampu di analisis dalam satu jam. sedangkan Jumlah jam
kerja per tahun adalah Jumlah jam kerja petugas Analisis dalam satu tahun.

Memasukkan kedalam rumus FTE

Output
Jumlah tenaga perekam medis sesuai dengan beban kerja adalah mengetahui
jumlah tenaga perekam medis sesuai dengan beban kerja yang ada.

BAB III
METODOLOGI PENELITIAN

Ruangan Lingkup Penelitian


Ruang lingkup Penelitian dilaksanakan di Unit Rekam Medis RSUPN Dr.
Cipto Mangunkusumo beralamat di di Jalan Diponegoro no. 71 Jakarta Pusat.

Pelaksanaan penelitian pada bulan Juni 2014. Unit penelitian yang penulis ambil
di bagian Analisis Rawat inap adalah Analisis Kebutuhan Petugas Analisis
Kelengkapan RM dengan Menghitung Beban Kerja berdasarkan Metode
Pengukuran FTE Di RSUPN Dr. Cipto Mangunkusumo, untuk meningkatkan
mutu pelayanan rekam medis dan informasi kesehatan.

Rancangan Penelitian
Metode penelitian yang digunakan adalah metode deskriptif yaitu suatu
metode penelitian yang dilakukan dengan tujuan utama membuat gambaran atau
deskriptif tentang suatu keadaan secara objektif.

Unit Analisis

Populasi Penelitian
Populasi yang digunakan dalam penelitian ini adalah seluruh RM pada pada
kunjungan tahun 2013 dan Petugas Analisis Kelengkapan RM di RSUPN Dr.
Cipto Mangunkusumo.

Sampel Penelitian
Sampel penelitian yang digunakan adalah tekhnik sampel Slovin yang mana
yang diteliti adalah berkas Rekam Medis sebanyak :
n=

N
1 + N (d2)

n=

39239

n = 99,84 sampel RM

1 + 39239 (10%)2
Pada bagian analisis kelengkapan rekam medis di RSUPN Dr. Cipto
Mangunkusumo yang akan dilakukan pada bulan Juni 2014.

Metode pengumpulan data


Study Kepustakaan
Segala usaha yang dilakukan oleh peneliti untuk menghimpun informasi yang
relevan dengan topic atau masalah yang akan atau sedang diteliti.
Observasi
Untuk mengamati analisis kelengkapan (Analisis) rekam medis di RSUPN Dr.
Cipto Mangunkusumo.

Wawancara
Untuk mengkonfirmasikan hasil temuan dalam observasi analisis kelengkapan
(analisis) yang tidak diperoleh melalui observasi.

Instrumen Pengumpulan Data


Observasi dengan mengumpulkan dan mengamati kelengkapan data dan pengisian
pada lembar RMK di RSUPN Dr. Cipto Mangunkusumo dengan membuat tabel
analisis.
2. Pedoman wawancara ( wawancara ) dengan Kepala Instalasi RM, Penanggung
Jawab dan Petugas Analisis RSUPN Dr. Cipto Mangunkusumo, yaitu untuk
pengumpulan data dengan wawancara, Instrumen penelitian yang digunakan
adalah daftar pertanyaan, dimana peneliti menetapkan sendiri daftar pertanyaan.
3. Tabel pembagian kerja untuk mengetahui kegiatan apa saja dan siapa yang
mengerjakan kegiatan tersebut
4. Stopwatch untuk menghitung waktu kerja secara langsung dengan mengikuti
petugas analisis maupun yang di kerjakan penulis.
5. Kalkulator untuk menghitung disaat memasukkan rumus pengukuran dengan
metode yang di tetapkan penulis.

Pengolahan data & Analisis

Pengolahan data yang dilakukan dengan cara manual dengan membuat tabulasi
hasil pengamatan dan wawancara. Selanjutnya data disajikan dalam tabel yang tepat
untuk mendeskripsikan dan menghitung beban kerja dengan menggunakan rumus
Full Time Equivalen.

BAB IV
HASIL PENELITIAN
A. Gambaran Umum RSUPN Dr. Cipto Mangunkusumo

Sejarah RSUPN Dr. Cipto Mangunkusumo


Rumah Sakit Umum Pusat Nasional Dr. Cipto Mangunkusumo adalah
rumah sakit pemerintah dan secara teknis berada di bawah Departemen
Kesehatan Republik Indonesia. Rumah sakit ini adalah salah satu rumah sakit
pemerintah yang bertipe A terletak di Jalan Diponegoro no. 71 Jakarta Pusat.
Berdasarkan

buku

sejarah

perjuangan

Rumah

Sakit

Dr.

Cipto

Mangunkusumo tidak terlepas dari sejarah Fakultas Kedokteran Universitas


Indonesia, karena perkembangan kedua Institusi ini adalah saling mengisi.
Rumah sakit ini didirikan dengan peletakan batu pertama pada tanggal 26
Agustus 1916 oleh istri Gurbernur Jendral Van Limburg Strirum dengan nama

Central Bulgelijke Ziekeninriching (CBZ) pada masa pemerintahan Belanda,


sejalan dengan waktu rumah sakit ini banyak mengalami transformasi baik nama
maupun status sebelum akhirnya menjadi rumah sakit badan layanan umum
(BLU).
Transformasi Rumah Sakit Dr. Cipto Mangunkusumo ini antara lain:

Tanggal 19 November 1919 rumah sakit ini resmi beroperasi yang dipimpin oleh
Dr. Hulsholf yang dijadikan sebagai Direktur Centrale Burgerlijke Ziekeniricthing
(CBZ)

yang

pertama.Sejak

disatukannya

CBZ

dan

STOPIA,

maka

penyelenggaraan pendidikan dan fasilitas semakin maju dan berkembang ke arah


pelayanan spesialistik bagi masyarakat luas.

Pada bulan Maret 1942 Indonesia dijajah jepang, saat itu CBZ menjadi Rumah
Sakit Oemoem Negri (RSON) yang dipimpin oleh Direktur Dr Asikin Widjaya
Kusuma.Tahun 1950 RSON diubah menjadi Rumah Sakit Umum Pusat (RSUP)
dibawah pimpinan Direktur Prof. Suwadji Prawirohardjo.

Tanggal 17 Agustus 1964 Mentri Kesehatan RI Prof. Dr Satrio meresmikan RSUP


berubah menjadi RSTM (Rumah Sakit Tjipto Mangunkusumo), tetapi sejalan
dengan perkembangan ejaan yang disempurnakan, maka RSTM berubah menjadi
RSCM (Rumah Sakit Cipto Mangunkusumo).

Pada tanggal 13 Juni 1994, sesuai SK Menkes RI no.553/Menkes/VI/1994,


RSCM berubah menjadi Rumah Sakit Umum Pusat Nasional (RSUPN) Dr. Cipto
Mangunkusumo.

Tanggal 12 Desember 2000, berdasarkan PP No.16 tahun 2000 RSUPN


Ditetapkan sebagai Perusahaan Jawatan (PERJAN) Rumah Sakit Dr. Cipto
Mangunkusumo.

Tanggal 13 Juni 2005 berdasarkan PP No.23 tahun 2005, Perusahaan Jawatan


Dr.Cipto Mangunkusumo berubah menjadi RSUPN Dr.Cipto Mangunkusumo

yang ditetapkan menjadi Badan Layanan Umum.

Visi dan Misi RSUP Cipto Mangunkusumo

Visi :
Menjadi rumah sakit pendidikan yang dan pusat Rujukan Nasional terkemuka
di Asia Pasifik pada tahun 2014.
Misi :

Memberikan pelayanan kesehatan paripurna dan bermutu serta terjangkau oleh


semua lapisan masyarakat.

Menjadi tempat pendidikan dan pelatihan tenaga kesehatan.

Tempat penelitian dan pengembangan dalam rangka meningkatkan derajat


kesehatan masyarakat melalui manajemen yang dinamis dan akuntabel.

Gambaran Umum Unit Rekam Medis RSUP Cipto Mangunkusumo

Sejarah Unit Rekam Medis RSUP Cipto Mangunkusumo


Periode pada tahun 1939 sistem setiap poloklinik dibagian penyimpanan
rekam medis masih berlaku. Sehingga meskipun pasien ginekologi,
pemeriksaan yang berkaitan dengan penyakit dalam juga dilakukan dan jika
pasien dirawat, dokumen rekam medis poliklinik dilampirkan pada dokumen
rekam medis perawatan, dengan menambah keterangan alasan pasien dirawat,
sebaliknya kalau pasien pulang, dokter membuat catatan ringkasan (resume)
keadaan selama pasien dirawat catatan ringkasan ini dilampirkan pada rekam
medis poliklinik untuk digunakan pasien pada waktu follow up.
Perkembangan selanjutnya adalah rekam medis pada waktu periode

Prof.Hanifa Wiknyosastro, telah dijadikan sebagai sarana logistic digunakan


sebagai salah satu unsur manajemen rumah sakit.Jumlah pasien, tempat tidur
semua dilaporkan pada pimpinan.
Kalau melihat masa lampau tentang penyelenggaraan rekam medis ini
telah memegang penting. Untuk mengetahui gambaran selanjutnya dapat
diikuti melalui periode tahun 1965 menyelenggarakan sistem rekam medis
tampaknya sebelum tahun 1965, masih merupakan tanggung jawab setiap
bagian, sehingga pimpinan rumah sakit tidak mempunyai wewenang atas
urusan rekam medis. sampai tahun 1965 rekam medis masih disimpan secara
desentralisasi, diolah dan disimpan di masing-masing bagian. Pada tahun 1965
Dr. Wahyuni K. Baratawidjaja, MHA telah mulai merintis menghadirkan
bidang rekam medis dalam masyarakat kesehatan di Indonesia umumunya, dan
di Rumah Sakit Dr. Cipto Mangunkususmo khususnya. Dr. Wahyuni adalah
seorang ahli dalam bidang pengolahan rumah sakit, keahlian diraihnya di
Canada selama dua tahun (1962-1964), di Skool Of Higiene University Of
Toronto yang terkenal.
Pada tahun 1965, Noraeni Rasyidputra mantan duta besar Burma yang
pernah mengikuti training rekam medis di Bangkok selama 6 bulan, bersamasama dengan Ny. Ati Arifin yang mendapat pendidikan di Amerika. Tugas
Noraeni selain membantu merintis dibukukannya sistem rekam medis,
sekaligus membantu meningkatkan kemampuan bahasa Inggris pada karyawan
yang akan dikirim keluar negeri pada tahun 1967, kedua tenaga ahli tersebut
meninggalkan RSCM.
Pada tahun 1967 tiga orang karyawan RSCM angkatan pertama dikirim ke
Canada untuk belajar selama satu tahun, mereka diantaranya; Maya Faniwati,

Priyono dan Itet Tridjayati Sumarijanto Tirtohadikusumo, berhasil menamatkan


pendidikan pada tahun 1969 dengan gelar Medical Record Librarian. Gelar
ini tahun 1976 berubah menjadi Medical Record Admistrator. Sebagai orang
asing pertama yang lulus dari sekolah ini, Itet Tridjayati Sumarijanto
Tirtohadikusumo mendapatkan penghargaan dari Presiden New Sout Wales
Association of Medical Record Librarian Miss Joyce B. Wilson di Australia.
Upaya peningkatan keterampilan petugs rekam medis Prof.Dr.O.Odang
Direktur RSCM, menyelenggarakan penataan rekam medis bagi karyawan
rekam medis RSCM sebanyak 13 orang selama 14 minggu setiap hari jam
kerja. Materi yang diberikan adalah Medical record Science. Coding science,
medical science, anatomi/fisiologi, statistic dan bahasa inggris. Tujuan
penataan adalah untuk meningkatkan keterampilan petugas rekam medis yang
sudah ada disetiap seksi rekam medis di tiap bagian (sekarang disebut UPF
atau Unit Pelaksana Fungsional).Yang paling penting dari hasil penataran ini
adalah dimulainya sistem Laporan dan Statistik yang sebelumnya tidak ada.
Sejak tahun 1968-1977 sistem desentralisasi terus bertahan di bawah
pimpinan Sri Endang Murni, dibantu oleh Zuster Retno Astuti, karena letak
geografis masing-masing ruang perawatan dan poliklinik yang tersebar secara
terpisah dan kurangnya tenaga ahli, menyebabkan pengawasan sistem tidak
tepat dilakukan secara seksama, dan dimulai oleh Ny.Itet Tridjajati
Sumarijanto, sistem sentralisasi di RSCM mulai dikembangkan, yang sebelum
kembali ke Indonesia pada tahun 1974, sempat bekerja sebagai kepala seksi
rekam medis di Sydney Eye Hospital Woollommoloo selama 3 tahun
sentralisasi maksudnya rekam medis diatur dan dikelola dibawah satu
organisasi atau satu unit kerja, yang dinamakan Sub.Bagian Pencatatan medic
RSCM.

Pada tahun 1977 sistem sentralisasi ini dilakukan secara bertahap. Dimulai
dengan dokumen bagi karyawan RSCM, setiap karyawan yang berobat akan
mendapat satu rekam medis. rekam medis ini juga berlaku bagi keluarganya
yang namanya tercantum dalam kartu askes. Dengan demikian setiap karyawan
RSCM, dan keluarganya memiliki satu rekam medis yang disimpan disatu unit
yaitu unit rekam medis.setiap pasien yang akan dirawat inap mendaftar melalui
Sentral Opname. dan rekam medisnya dikembalikan dalam waktu 2x24 jam
setelah pasien pulang rawat inap dan untuk pasien rawat jalan rekam medisnya
dikembalikan pada hari yang sama setelah selesai berobat jalan untuk diolah di
Sub.Bagian Pencatatan medik.

Visi dan Misi Unit Rekam Medis RSUP Cipto Mangunkusumo

VISI
Pelayanan rekam medis yang bermutu (cepat, lengkap dan akurat)

MISI

Mengembangkan keterampilan dan kemampuan SDM di bidang informasi


kesehatan.

Meningkatkan mutu pelayanan informasi dibidang informasi kesehatan.

Meningkatkan mutu pengolahan rekam medis dan administrasi pasien rawat inap.

Meningkatkan mutu sistem pelaporan rumah sakit

Struktur Organisasi Unit Rekam Medis RSUPN Dr. Cipto Mangunkusumo

Tabel 4.1
Distribusi Jumlah SDM Unit Rekam Medis RSUP Cipto Mangunkusumo
JENIS
JUMLAH
%
PENDIDIKAN
2,43 %
STRATA
3
D3 REKAM MEDIS

51

41,46 %

D3 UMUM

0,81 %

SLTA

60

48,78 %

D3 Perumahsakitan

6,50 %

Total

123

100%

Kegiatan Unit rekam medis di RSUPN Dr. Cipto Mangunkusumo secara


terperinci meliputi:

Penyiapan formulir dan nomor rekam medis:


Sistem pemberian kepada pasien yang digunakan RSCM adalah Pemberian
Nomor Cara Unit (Unit Numbering System). Sistem ini memberikan satu
nomor rekam medis kepada satu pasien pada saat datang pertama kali dan
digunakan untuk seluruh pelayanan di RSCM.

Formulir rekam medis disiapkan untuk memenuhi seluruh kebutuhan pelayanan


pasien rawat jalan, rawat inap dan gawat darurat.

Penerbitan dan monitoring nomor rekam medis dilakukan secara sentral dari Unit
rekam medis.

Pendaftaran Pasien Rawat Inap


Pendaftaran pasien rawat inap dan manajemen tempat tidur

Pencatatan rekam medis

Ekspedisi dan Cek rekam medis yang dikirim ke dan dari unit rawat jalan, rawat
inap dan gawat darurat

Register pasien rawat jalan, rawat inap dan gawat darurat (komputer)

Perakitan rekam medis

Perakitan rekam medis pasien baru dan pasien lama rawat jalan,

Perakitan rekam medis pasien baru dan pasien lama rawat inap.

Klasifikasi Penyakit & Tindakan


Koding penyakit dan tindakan dilaksanakan oleh petugas rekam medis yang
sudah terlatih dengan menggunakan Buku ICD-10 dan ICD9CM

Klasifikasi penyakit dan tindakan pasien baru, pasien lama rawat jalan dan gawat
darurat

Klasifikasi penyakit, tindakan serta kematian pasien baru dan pasien lama rawat
inap

Indeks

Indeks pasien rawat jalan, rawat inap dan gawat darurat ( Master Pasien Index /
komputer )

Indeks penyakit /diagnosa/ tindakan /kematian ( komputer )

Indeks dokter ( komputer )

Penyimpanan dan pelayanan

Penyimpanan dan pelayanan rekam medis aktif menggunakan Sistem Angka


Akhir (Terminal Digit Filing System)

Penyimpanan dan pelayanan rekam medis non aktif

Pelayanan rekam medis untuk kepentingan pasien jaminan asuransi / perusahaan,


pendididan dan penelitian

Pengolahan data:

Pengolahan data pelayanan pasien rawat jalan, IGD dan rawat inap.

Pengolahan data morbiditas.

Pengolahan data indikator RS: ( BOR, ALOS, TOI, BTO )

Evaluasi

valuasi ketepatan pelayanan rekam medis rawat jalan, UGD dan rawat inap.

Evaluasi kelengkapan pengisian rekam medis rawat inap

Pelaporan

Pelaporan data untuk intern RSCM

Pelaporan data untuk ekstern RSCM

Kegiatan Yang Ada Di bagian analisis kelengkapan Unit Rekam Medis


RSUPN Cipto Mangunkusumo Bagian Analisis Kelengkapan

Memeriksa kelengkapan setiap lembar dan isi Rekam Medis hasil rawat inap

Menulis identitas dan menceklis manual pada lembar monitoring

Input hasil ceklis kedalam aplikasi epidata yang telah tersedia


Pada saat observasi penulis menemukan adanya beban kerja tambahan yaitu
menerima telepon dari rawat inap serta menyediaan Rekam Medis untuk
didistribusikan ke ruang rawat.

Standar Prosedur Operasional Bagian analisis kelengkapan ( Monitoring


kelengkapan isi Rekam Medis) RSUPN Cipto Mangunkusumo

Menerima berkas rekam medis rawat inap

Mencatat di buku ekspedisi penerimaan ruangan

Memasukkan tanggal kembali berkas rekam medis rawat inap yang diterima
kedalam program HER

Pemberian folder berikut nama pasien dan nomor rekam medis

Melakukan perakitan (assembling) berkas rekam medis rawat inap

Melakukan monitoring kelengkapan isi rekam medis rawat inap dengan


menggunakan formulir kelengkapan rekam medis RSCM

Merekapitulasi hasil monitoring kelengkapan isi rekam medis

Membuat laporan hasil monitoring kelengkapan isi rekam medis

Uraian tugas (Job Description) Petugas Analisis Kelengkapan RSUPN Cipto


Mangunkusumo

Menyiapkan formulir Ceklist Monitoring kelengkapan rekam medis

Menyiapkan berkas rekam medis rawat yang akan dilakukan monitoring

Memeriksa kelengkapan isi formulir rekam medis sesuaidengan formulir


kelengkapan rekam medis RSCM

Petugas rekam medis melakukan monitoring pada lembar lembar formulir


rekam medis yang kembali dari ruang rawat inap dan member tanda centang pada
formulir monitoring.

Menghitung jumlah tanda yang tidak di centang (tidak lengkap) dan membuat
rekapitulasi

Membuat rekapitulasi ketidak lengkapan rekam medis pada setiap bulan

Hasil Penelitian

Menghitung Jam Kerja Perhari dan Pertahun petugas analisis kelengkapan


RSUPN Dr. Cipto Mangunkusumo

Tabel 4.2
Waktu Kerja Tersedia di Unit Rekam Medis RSUP Cipto Mangunkusumo
SDM REKAM

KETERAN

MEDIS

GAN

Hari Kerja

260

Hari/Tahun

Cuti Tahunan

12

Hari/Tahun

Pendidikan dan

Hari/Tahun

KODE

FAKTOR

Pelatihan
D

Hari Libur Nasional

Hari/Tahun

Ketidakhadiran Kerja

Hari/Tahun

(Ijin, Sakit)
F

Waktu Kerja
Hari Kerja Tersedia

6,5

Jam/Hari

260 12 9 5 =

Hari

234

Kerja/Tahun

234 x 6,5 = 1521

Jam/Tahun

Waktu Kerja Tersedia

Sumber : Bagian Ketenagaan RSUPN Dr. Cipto Mangunkusumo


Waktu Kerja Tersedia = {A - (B+C+D+E)} X F
= {260 (12+0+9+5)} X 6,5 = 1521 jam pertahun
Berdasarkan hasil observasi yang dilakukan, maka didapat Hari Kerja Tersedia Petugas
Rekam Medis bagian Analisis Kelengkapan RSUPN Dr. Cipto Mangunkusumo pada
tahun 2014 adalah 234 hari dengan waktu kerja tersedia 1521 jam/tahun.

Menghitung Beban Kerja Petugas Analisis Kelengkapan RSUPN Dr. Cipto


Mangunkusumo

Beban Kerja Petugas Berdasarkan jumlah pasien pulang rawat inap. Jumlah
Petugas Analisis Kelengkapan sebanyak 3 petugas. Berdasarkan data yang didapat
dari hasil wawancara dengan petugas penerimaan berkas Rekam Medis kembali ratarata perhari sebanyak 150 rekam medis, Dengan jumlah pasien pulang tahun 2013
sebanyak 39239 orang.
Tabel 4.3
Jumlah Pasien Pulang Rawat Periode Tahun 2011 sampai dengan 2013
No

Tahun

2011

37850

2012

39786

2013

39239

116875
Jumlah
Sumber : Laporan Pasien Pulang di Bagian pelaporan Rawat Inap RSUPN Dr.
Cipto Mangunkusumo
Berdasarkan data pasien pulang rawat perode tahun 2011 s.d 2013, maka dapat
diketahui jumlah perkiraan pasien pulang rawat inap untuk tahun berikutnya dengan
menggunakan metode kuadrat kecil (least square) yaitu menggunakan persamaan :
Y = a + bx
Y = Jumlah beban kerja
a = Besarnya beban kerja pada tahun dasar atau tahun median
b = Besarnya beban kerja setiap tahun
x = unit tahun yang dihitung berdasarkan tahun dasar yang ditentukan, x = 0 atau
tahun dasar sama dengan tahun median x = urut-urutan tahun.
Adapun langkah untuk mencari beban kerja pertahun adalah :
1. Mencari nilai a dan b dengan rumus :
a = y

dan

b = xy
x2

y = beban kerja dari tahun yang diketahui


n = jumlah data
sehingga diperoleh :
Tabel 4.4
Jumlah Pasien Pulang Rawat Periode Tahun 2011 sampai dengan 2013
No
1
2
3

Tahun
2011
2012
2013
Jumlah

Y
37850
39786
39239
116875

X
1
0
-1
0

xy
37850
0
-39239
-1389

x2
1
0
1
2

Sumber : Laporan Pasien Pulang di Bagian pelaporan Rawat Inap RSUPN Dr. Cipto
Mangunkusumo
a = y

b = xy
x2

n
= 116875

= -1389

= 38958

= -694

Masukkan kedalam rumus kuadrat terkecil yaitu :

Y = a + bx
Berdasarkan data diatas dapat dicari perkiraan jumlah pasien pulang rawat tahun 2014
sampai dengan 2015 dengan memasukkan nilai a dan b. maka perkiraan jumlah pasien
pulang rawat tahun 2011 sampai 2015 adalah sebagai berikut :

No
1
2

Tabel 4.5
Perkiraan Jumlah Pasien Pulang Tahun 2014 2015
Tahun
X
Y
2014
-2
40346
2015
-3
41040

Uraian Perhitungan Jumlah pasien Pulang tahun 2014 dan 2015


Y = a + bx

3.

Y = a + bx

= 38958 + (-694 x -2)

= 38958 + (-694 x -3 )

= 40346 Pasien (Tahun 2014)

= 41040 Pasien (Tahun 2015)

Target Kerja Perjam dan Jumlah kebutuhan Petugas Rekam Medis Bagian
Analisis Kelengkapan RSUPN Dr. Cipto Mangunkusumo dengan menggunakan

Rumus FTE
Target kerja per jam di RSUPN Dr. Cipto Mangunkusumo diketahui Rata-rata
waktu

Penyelesaian Analisis Kelengkapan

yaitu 15 menit

Berdasarkan

data

tersebut dapat dilakukan penghitungan jumlah waktu kerja yang tersedia setiap
tahun dengan rumus:
Target kerja per jam Analisis Kelengkapan :

=1 jam dalam satuan menit


Rata-rata waktu
= 60 menit

= 4 Rekam Medis perjam

Menit

Dari hasil observasi yang telah penulis lakukan, dapat ditingkatkan waktu
penyelesaiannya dari 15 menit menjadi 12 menit, karena jika target 1 rekam medis
dapat diselesaikan 12 menit maka 1 jam akan mendapatkan hasil sebagai berikut :

=1 jam dalam satuan menit


Rata-rata waktu
= 60 menit

= 5 Rekam Medis perjam

Menit

Jumlah kebutuhan Petugas Rekam Medis Bagian Analisis Kelengkapan


RSUPN Dr. Cipto Mangunkusumo dengan menggunakan Rumus FTE

Berdasarkan penghitungan diatas diperoleh jumlah waktu kerja efektif per

tahun yaitu 1521 jam/ tahun dan target kerja Analisis Kelengkapan Perjam sebanyak
4 Rekam Medis. sehingga dapat dilakukan penghitungan kebutuhan tenaga kerja
tahun 2014 s.d 2015 dengan rumus FTE yaitu:

FTE

Jumlah beban kerja per tahun


Target per jam X Jumlah jam kerja per tahun

= 40346 (jumlah perkiraan jumlah pasien pulang rawat tahun 2014)


6.084 (4 RM perjam x 1521 jam kerja/tahun)
= 6,6 Petugas
= 7 Petugas
FTE = =

Jumlah beban kerja per tahun


Target per jam X Jumlah jam kerja per tahun

= 41040 (jumlah perkiraan jumlah pasien pulang rawat tahun 2015)


6.084 (4 RM perjam x 1521 jam kerja/tahun)
= 6,7 Petugas
= 7 Petugas
Dan Jika target kerja Analisis Kelengkapan Perjam sebanyak 5 berkas Rekam
Medis seperti yang diperkirakan penulis apabila produktivitas ditingkatkan dengan
mempercepat waktu penyelesaian menjadi 12 menit, dapat dilakukan penghitungan
kebutuhan tenaga kerja tahun 2014 s.d 2015 dengan rumus FTE yaitu:

FTE

Jumlah beban kerja per tahun


Target per jam X Jumlah jam kerja per tahun

= 40346 (jumlah perkiraan jumlah pasien pulang rawat tahun 2014)


7605 (5 RM perjam x 1521 jam kerja/tahun)
= 5,3 petugas
= 5 Petugas
FTE = =

Jumlah beban kerja per tahun


Target per jam X Jumlah jam kerja per tahun

= 41040 (jumlah perkiraan jumlah pasien pulang rawat tahun 2015)


7605 (5 RM perjam x 1521 jam kerja/tahun)
= 5,4 Petugas
= 5 Petugas

BAB V
PEMBAHASAN
Berdasarkan hasil penelitian yang dilaksanakan pada tanggal 16 28 juni 2014 telah
diuraikan pada BAB sebelumnya, jumlah tenaga yang dibutuhkan menurut
perhitungan penulis adalah :

Jam kerja Perhari dan Pertahun Petugas Rekam Medis Bagian Analisis
Kelengkapan RSUPN Dr. Cipto Mangunkusumo

Waktu

kerja

dibagian Analisis

Kelengkapan

RSUPN

Dr. Cipto

Mangunkusumo selama satu tahun adalah 1521 jam/tahun dengan rata-rata waktu
kerja efektif selama 6,5 jam/hari. Hal ini menunjukkan waktu kerja di RSUPN Dr.
Cipto mangunkusumo Sudah baik, karena menurut Yaslis Ilyas dalam sehari
waktu kerja yang efektiv untuk seorang individu sebanyak 6 sampai dengan 8
jam, sedangkan sisa waktu yang lain nya digunakan untuk kehidupan pribadi,
social dan masyarakat. Seseorang dalam seminggu dapat bekerja dengan baik
selama 40 jam sampai dengan 50 jam. Oleh karena itu, semakin panjang waktu
kerja seseorang maka semakin besar terjadi hal yang tidak diinginkan misalnya
kelelahan kerja yang mengakibatkan kecelakaan.

Beban Kerja Petugas Rekam Medis Bagian Analisis Kelengkapan di RSUPN


Dr. Cipto Mangunkusumo
Beban kerja petugas analisis Kelengkapan diketahui dengan banyaknya
jumlah pasien pulang pertahunnya, yang mana di RSUPN Dr. Cipto
Mangunkusumo pasien pulang rawat inap mencapai tahun 2011 sebanyak 37850

pasien, tahun 2012 sebanyak 39786 pasien, dan tahun 2013 mencapai 39239
pasien. Dengan data tersebut dapat dicari prediksi pasien pulang untuk tahun 2014
sebanyak 40346 pasien, maka terdapat peningkatan sebanyak 1388 pasien. Berarti
adanya peningkatan beban kerja untuk tahun 2014 sebesar 3,56%. Berdasarkan
hasil observasi penulis mendapatkan adanya pekerjaan tambahan bagi petugas
Analisis Kelengkapan yaitu menerima telepon dari rawat inap dan menyiapkan
berkas Rekam Medisnya, hal ini akan menambah beban kerja petugas Analisis
Kelengkapan. Untuk itu diharapkan petugas Analisis Kelengkapan tidak lagi
dibebankan dengan pekerjaan lain.

Target Kerja Perjam dan perhari Petugas Rekam Medis Bagian Analisis
Kelengkapan RSUPN Dr. Cipto Mangunkusumo

Target kerja Perjam d RSUPN Dr. Cipto Mangunkusumo dengan


mengetahui waktu standart penyelesaian analisis kelengkapan 1 berkas Rekam
Medis setelah dilakukan observasi membutuhkan waktu rata-rata selam 15 menit.
Dari data tersebut dapat diketahui target perjam analisis kelengkapan sebanyak 4
berkas Rekam Medis. Maka dalam 1 hari dengan waktu kerja 6,5 jam dapat
diketahui 1 petugas Analisis Kelengkapan dapat menyelesaikan 26 berkas rekam
medis. akan tetapi setelah penulis mengobservasi lama waktu penyelesaian dapat
dipercepat, seiring berjalannya waktu petugas akan semakin mahir dalam
melakukan tugas menganalisa kelengkapan Rekam Medis maka semestinya dapat
ditingkatkan produktivitas kerjanya menjadi 12 menit penyelesaian. jika dengan
waktu 12 menit 1 berkas Rekam Medis dapat terselesaikan, maka dalam 1 jam 1
petugas dapat menyelesaikan 5 berkas Rekam Medis, dengan demikian pada
tahun 2014 hanya dibutuhkan petugas sebanyak 5,3 petugas Analisis
Kelengkapan.

Perhitungan Kebutuhan Tenaga Kerja dengan Menggunakan Rumus FTE

Berdasarkan

beban kerja petugas

Rekam Medis

bagian Analsis

Kelengkapan di RSUPN Dr. Cipto Mangunkusumo pada tahun 2011 s.d 2013
sebanyak 116875 pasien, sehingga dengan langkah perhitungan FTE dapat
diperoleh prediksi kebutuhan tenaga kerja untuk periode 2014 adalah sebanyak
6,6 (7) petugas. sedangkan kenyataan dilapangan terdapat 3 orang petugas. Jadi
diperlukan penambahan 4 orang petugas untuk memaksimalkan pelayanan
rekam medis sesuai dengan beban kerja yang ada. Bila target kerja meningkat
dari 15 menit ke 12 menit, maka kebutuhan tenaga Petugas Analisis
Kelengkapan menjadi 5,3 (5) Petugas. Jadi diperlukan penambahan 2 petugas
Analisis Kelengkapan.

BAB VI
KESIMPULAN

A. Kesimpulan
Dari Pembahasan Diatas, maka dapat disimpulkan sebagai berikut:

Jam Kerja Unit Rekam Medis bagian Analisis kelengkapan adalah dari pukul
07.30 s.d 16.00, maka terdapat 8 jam kerja dalam 1 hari, dengan jam kerja efektiv
selama 6,5 jam perhari, dan 1521 jam pertahun

Beban Kerja untuk bagian Analisis Kelengkapan pada tahun 2011 sebanyak
37850 pasien, 2012 sebanyak 39786 pasien, dan 2013 sebanyak 39239 pasien,
dengan data tersebut diperkirakan beban kerja untuk tahun 2014 sebanyak 40346
pasien. di bagian Analisis Kelengkapan terdapat 3 orang petugas dengan beban
kerja tersebut.

Analisis kelengkapan 1 berkas Rekam Medis dapat diselesaikan dengan rata-rata


waktu 15 menit, jadi 1 jam kerja dapat menyelesaikan 4 berkas rekam medis. Bila
ditingkatkan target penyelesaiannya dari 15 menit menjadi 12 menit maka dapat
menyelesaikan 5 berkas rekam medis dalam 1 jam kerja.

Di bagian Analisis Kelengkapan RSUPN Dr. Cipto Mangunkusumo terdapat 3


orang petugas, dengan prediksi beban kerja tahun 2014 sebanyak 40346 pasien,
dengan target kerja perjam 4 berkas, dibutuhkan penambahan petugas sebanyak 4
orang, akan tetapi bila target kerja perjam 5 berkas maka hanya dibutuhkan
penambahan 2 orang petugas Analisis Kelengkapan.

B. Saran

Sebaiknya petugas dibagian Analisis Kelengkapan tidak dibebani dengan


pekerjaan lain seperti penerimaan telepon untuk rawat inap dan menyiapkan
berkas Rekam Medis tersebut, dengan begitu petugas Analisis Kelengkapan tidak

focus pada pekerjaannya karena harus memperhatikan telepon yang dapat


berdering kapan saja.

Sebaiknya adanya penambahan 3 4 Petugas Analisis Kelengkapan Rekam Medis


di RSUPN Dr. Cipto Mangunkusumo, berdasarkan perhitungan kebutuhan tenaga
kerja yang penulis kerjakan dibutuhkan 7 orang petugas Analisis Kelengkapan
demi menyelesaikan beban kerja yang ada di Unit Rekam Medis RSUPN Dr.
Cipto Mangunkusumo. karena di bagian analisis kelengkapan sudah terdapat 3
orang petugas.

Sebaiknya Produktivitas petugas Analisis Kelengkapan ditingkatkan dengan


memperkecil waktu pengerjaan Analisa dari rata-rata 15 menit pengerjaan
menjadi 12 menit, karena setelah penulis tinjau kembali jika analisis dilakukan
dengan mengoptimalkan waktu tersebut hanya membutuhkan 5,3 (5) orang
petugas analisis kelengkapan.