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PLAN DE INTEGRACIN DEL NEGOCIO

PLAN DE INTEGRACIN DEL NEGOCIO

JORGE MARTINEZ LORDUY

PROGRAMA TECNOLOGA EN GESTIN LOGSTICA

Polticas de despachos y distribucin. | I

PLAN DE INTEGRACIN DEL NEGOCIO


SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
2015 2016

Polticas de despachos y distribucin. | I

INTRODUCCIN
Planificar el negocio permite analizar detalladamente los objetivos y las metas que
deseamos lograr a corto, mediano y largo plazo; evaluando opciones o estrategias futuras,
reduciendo as costos y siempre en la bsqueda de la mejora continua para una
organizacin.
En el presente plan de negocio, se identificar y a su vez se describir de forma ordenada
una oportunidad de crecimiento y fortalecimiento para la empresa Media Commerce
Partners S.A.S. en la dependencia del almacn principal con sede en la ciudad de Pereira, es
una estrategia necesaria y requerida para convertir dicha oportunidad en un proyecto
empresarial rentable y beneficioso para lograr un ptimo servicio al cliente interno y
externo.

RESUMEN EJECUTIVO

Negocio
Es el anlisis y el mejoramiento de la cadena de suministro y abastecimiento en la
dependencia de almacn de la empresa Media Commerce Partners S.A.S., comprendido
entre el proceso de recepcin y el despacho.
Actividad
Mejora y adaptacin de nuevas polticas y estrategias en la recepcin, almacenaje y
despacho en el almacn principal empresa Media Commerce Partners S.A.S.
Localizacin geogrfica
La empresa tiene almacenes en las sedes ubicadas en las principales ciudades del territorio
nacional como: Bogot, Cali, Barranquilla, Medelln, Bucaramanga y Pereira como
almacn principal. Internacionalmente esta ubicada en los pases de Per y Chile.
MISIN
Optimizar los procesos de recepcin, almacenamiento y distribucin dando un objetivo
claro y definido a los procedimientos en el rea de almacn y suministro de la compaa
Media Commerce, con base a polticas de mejora que se implementan para dar un horizonte
a la operacin.
VISION
Para el ao 2018 el rea de Almacn y Suministro ser lder en servicio, aprovisionamiento
e informacin como rea eficiente, funcional, efectiva y organizada, destacada con el
mayor desempeo dentro de la compaa.

OBJETIVOS
Objetivos generales
Disear un manual de procedimientos en el rea de almacn para la caracterizacin del
proceso de recepcin de mercancas en la empresa Media Commerce S.A.S., el objetivo a
desarrollar ser a corto plazo; debido a que se requiere un cambio radical, preciso y
oportuno.
OBJETIVOS ESPECIFICOS
Realizar un diagnstico para la caracterizacin de los procesos

de recepcin de

mercancas en la compaa Media Commerce S.A.S


Analizar las funciones bsicas del auxiliar en el proceso de recepcin y despacho para
la identificacin de posibles falencias o debilidades en el proceso.
Disear un formato donde se contenga los procedimientos de los colaboradores, para la
recepcin almacenamiento y distribucin de los artculos.
Crear un canal de informacin confiable, dinmico y acertado para que el proceso
logstico cumpla con lo requerido.
Implementar y adoptar polticas necesarias para los inventarios y stock de seguridad en
la dependencia de almacn.
VALORES
Lealtad, identificacin plena con las necesidades y requerimientos del cliente bajo absoluta
discrecin y reserva de la informacin.
Profesionalidad, Conocimiento enftico y completo de las diferentes actividades a
documentar y ejecutar en una organizacin.

Responsabilidad y disciplina, adoptando parmetros estipulados y reglamentados para el


cumplimiento de las diferentes labores en un proceso logstico o administrativo.
Honestidad, actuamos con tica y respeto en la empresa, siendo vigilantes de sus recursos.
Sentido de pertenencia, orgullosamente funcionarios logsticos comprometidos con la
dependencia.
Sector de actividad
Media Commerce Partners S.A.S., es una empresa nacional operadora del rea de las
telecomunicaciones, que naci hace diez aos en Santa Marta, transformndose a corto
plazo en una operacin en constante crecimiento, adquiriendo operaciones locales y
desarrollando redes para operadores; en la actualidad se dedica a la prestacin de servicios
de acceso a internet dedicado y con un excelente ancho de banda que permite a sus clientes
un fcil desenvolvimiento en la red mundial.
Ventajas
-

En la actualidad la empresa est creciendo da a da debido a las exigencias del


mercado; prueba de esto es la inversin en sus redes constantemente.

El cumplimiento eficiente de las diferentes solicitudes y requisiciones ser ptimo a


corto plazo.

La informacin en el sistema ser acorde a la necesidad de las diferentes


dependencias de la empresa.

Desventajas
-

Requerimientos o negociaciones incumplidas por parte de los proveedores.

Espacios reducidos para los procesos logsticos en la dependencia de almacn.

Infraestructura locativa no apta para las actividades administrativas y operativas.

Servicio
Est radicado en la dependencia del almacn de la empresa, dirigido a los clientes internos
que son quienes tienen el contacto directo con el consumidor final o cliente externo.
Factor demogrfico
La mejora continua que se propone se aplicar en los tres primeros meses en el almacn
principal ubicado en la ciudad de Pereira, se evaluar y se modificar lo establecido con el
fin de que el proceso cumpla con lo pronosticado. Despus de transcurrido este tiempo, se
implementarn los diferentes procesos y polticas en las otras sedes del pas.

Factores tecnolgicos
Las diferentes innovaciones y actualizaciones que se puedan obtener en las tecnologas de
informacin, sern un valor agregado a este proyecto; al tener un desempeo ptimo del
sistema podremos contar co la informacin eficaz y oportuna.

ESTRATEGIAS
Con base a los diferentes anlisis realizados y con el resultado de la matriz DOFA, en los
cuales se observan falencias a tener en cuenta para el mejoramiento o creacin de
actividades que fortalezcan los procesos ya implementados, procedo a crear mi plan de
accin o las estrategias que me permitirn lograr un objetivo importante y de crecimiento
productivo para la dependencia del almacn principal de la empresa.
Las estrategias contempladas son:

Implementar el modelo de las 5S, para culturizar a los implicados en el trabajo


basado en la eliminacin (cosas no necesarias), organizacin (cada cosa en su
sitio), limpieza (mantener el lugar de trabajo limpio y ordenado), estandarizacin
(definir normas de protocolo) y disciplina (crear en el equipo de trabajo e hbito de
la limpieza visual).

Establecer polticas de inventarios con el fin de medir y controlar el flujo de


materiales y equipos en la empresa.

Capacitar constantemente al personal encargado de ejecutar los diferentes procesos


para que se aplique de manera ordenada y eficaz lo establecido.

Examinar y evaluar los documentos existentes, para detectar las posibles falencias y
adoptar soluciones que permitan mejorar continuamente todo el proceso.

Controlar y supervisar todo el proceso documentado para que se revise


constantemente, siguiendo los parmetros establecidos con el fin de cumplir con lo
requerido.

Interactuar constantemente con la dependencia de sistemas, para que el software a


utilizar brinde la confiabilidad y agilidad requerida para toda la cadena de
suministro y abastecimiento.

Realizar auditoras de inventarios peridicas, con el fin de tener un ptimo stock de


los diferentes elementos y materiales.

OBJETIVOS EN CUANTO A LAS ESTRATEGIAS PROPUESTAS

Lograr a corto plazo un excelente canal de informacin, este ser aportante e


importante para lograr las metas en los procesos.

Establecer dos tipos de inventarios como son: Inventario Operativo e Inventario de


seguridad.

Fortalecer el servicio al cliente, con nuestra mejora continua.

La dependencia del almacn ser un rea de ejemplo para las dems dependencias
de la empresa.

Impulsar el desarrollo personal e intelectual de nuestros colaboradores.

Revisin de puntos crticos constantemente.

METAS

Mejorar en corto plazo los indicadores negativos en un 70 %, a mediano plazo un


100%, se lograr inculcando los valores corporativos de la empresa y con un
excelente sentido de pertenencia.

Comunicacin excelente con las dems dependencias para escuchar las sugerencias
que crean han de aportar al proceso.

Cambiar la imagen deteriorada de la dependencia del almacn general ante todas las
dependencias de la empresa.

Operar desde una locacin amplia y acorde con nuestras labores, acondicionada con
un buen sistema de informacin que permita la eficiencia del proceso.

Garantizar las localizaciones de las dependencias, es decir no mezclar los elementos


y equipos para tener un excelente control del stock, realizando una muy buena
distribucin fsica para garantizar el fcil acceso a las mismas.

Fijar o modificar las polticas establecidas en pro de la organizacin y la efectividad


de nuestra operacin.

POLTICAS
Polticas de recepcin.
Se manejar un horario de recepcin de mercanca de lunes a viernes entre las 7 am
y las 11 am, all se revisara la mercanca recibida y el estado de la factura.
Toda entrega debe traer la factura correspondiente, en el caso de que se haga con
remisin, los tiempos para que el proveedor haga llegar la factura a la empresa no
debe exceder los cinco das hbiles, siempre y cuando no se afecte el cierre
contable.
Durante el segundo turno, en la tarde se realizarn las confirmaciones de recepcin
a las reas de compras facturacin y las reas solicitantes, as como la radicacin de
las facturas en Papiro para su posterior ingreso al sistema.
Las facturas radicadas deben ser ingresadas al sistema en un plazo no mayor a 24
horas para agilizar su distribucin.
Contar con un rea de 4 * 4 metros destinados para la recepcin, revisin y
almacenamiento transitorio de los artculos recibidos, estos no debern permanecer
en este espacio por un tiempo superior a las 24 horas, y se informar al coordinador
de almacn para que se encargue de la distribucin y de la organizacin de lo que va
a quedar en stock.

Polticas de almacenaje.
La mercanca recibida ser notificada por el rea de recepcin al coordinador de
almacn, esta notificacin debe ser por correo.
EL coordinador de almacn determinar de acuerdo a las solicitudes que tenga
generadas en el sistema, los elementos, materiales y equipos que deben ser
organizados en la bodega y los que se deben alistar para despachar.
Los auxiliares de almacn sern los encargados de la organizacin de la bodega del
almacn en general.

Toda solicitud debe ser ejecutada en el sistema.

Poltica de la gestin de inventarios.


Los materiales y equipos deben ser controlados en cuanto a las cantidades a
entregar, teniendo en cuenta los requerimientos.
Los tipos de inventarios deben ser operativos y de seguridad, para garantizar el
suministro en la operacin.
La vigilancia y control de la rotacin de los materiales debe hacerse
constantemente, con el fin de controlar el stock de seguridad.
Revisar constantemente la obsolescencia de las existencias.
Auditar el almacn de forma constante, realizando auditorias permanentes para que
sean generados los informes requeridos para el abastecimiento.
Informar o escalar, sobre anomalas referentes a faltantes o perdidas injustificadas
por parte de los funcionarios; de los elementos o equipos que estn bajo su
responsabilidad.
Difundir y capacitar a los funcionarios de todas las dependencias de la empresa,
sobre el manejo o la utilizacin del sistema para todas las transacciones y reportes
que se generen por parte de ellos.
Elaborar el cronograma de inventarios para todo el pas, por zonas, asignando el
auxiliar que ser responsable de las tomas fsicas programadas.
Por retiros de funcionarios de la empresa, se debe generar el paz y salvo respectivo
y enviarlo a la dependencia de talento humano para el proceso de liquidacin de
prestaciones.

Polticas de despachos y distribucin.


El coordinador de almacn se encargar de revisar los pedidos segn las rdenes de
compra ingresadas, generar las guas para envos e informarlos a las dependencias
implicadas, esta informacin ser transmitida a los auxiliares de despachos quienes
se encargaran de realizar los traslados a bodegas locales, entregas a funcionarios y
envos a las dependencias a nivel nacional.

Durante el primer horario se revisaran los despachos por ejecutar, relacionar las
guas de envo si se necesitan y programar las entregas a funcionarios locales, el

horario para esta actividad comprender desde las 8:30 a.m. hasta las 11:30 a.m.
En el segundo horario se empacar y embalar la mercanca para envos, se
realizarn las entregas locales confirmadas con los funcionarios, antes de finalizar la
labor diaria, el auxiliar uno se encargar de la radicacin de la documentacin por
entrega directa firmada por los funcionarios que reciben, el auxiliar dos se encargar
de la distribucin de los artculos a las bodegas locales segn sea su distribucin,
esta labor se debe realizar en el horario de las 2:00 p.m. hasta las 4:30 p.m.
El coordinador de almacn programar con las empresas transportadoras los
horarios de recogida, por lo general este horario debe ser a las 5:00 p.m.
Cuando se requiera el uso de montacargas para el despacho de algn material o
equipo especial, se debe solicitar con 12 horas hbiles de anticipacin.
Es deber del coordinador controlar y registrar los despachos en las planillas
diseadas para este fin, as se proceder a ingresar la informacin en la base de
datos correspondiente.
Todo elemento, material o equipo; deber salir con su respectivo soporte. Salida de
almacn o transaccin del sistema.
Los despachos que se deban hacer los das sbados deben ser notificados a la
jefatura de almacn.
El funcionario que entregue la mercanca deber recibir del cliente constancia
firmada a satisfaccin y se establece un plazo de

24 horas

para formular

reclamos despus de entregada la mercanca.


El volumen de mercancas que no haya sido entregado a los clientes en los plazos
establecidos se devolver al departamento de despachos para su respectivo
replanteamiento de fecha de entrega.

CONCLUSIONES

Un proceso logstico se compone por tres procesos generales a saber:


Aprovisionamiento, produccin y distribucin. El primero se basa en la relacin
logstica entre una empresa y sus proveedores. El segundo gira alrededor de la
relacin logstica entre las instalaciones de una empresa y sus funcionarios. El
tercero se encarga de atender la relacin y los requerimientos entre la empresa y sus
clientes.
En la actualidad el almacn principal de la empresa Media Commerce presenta
varias falencias, lo que nos gua a tomar retos importantes respecto a la poltica de
almacenes a nivel pas.
Es evidente que se deben promover y establecer polticas claras y procedimientos
eficientes en conjunto con los proveedores y con los clientes, con el fin de lograr
racionalidad y optimizacin a nivel de toda la cadena de suministro.
La implementacin de un software especfico para el proceso logstico observado,
ser una herramienta aprovechada para la fluctuacin de la informacin con alto
grado de confiabilidad.
Es indispensable elaborar un plan de control y seguimiento, que permita realizar las
mejoras pertinentes para mejorar los procesos.
Aunque la empresa contempla en su reglamento la higiene y seguridad industrial, la
salud en el trabajo; adems, de ser un requerimiento legal, ser preciso establecer
las medidas de seguridad e higiene para la empresa. En este sentido, se debe
profundizar ms en el tema para que se acte acorde a lo requerido por la ley.
No existe en la empresa un proyecto de mejora significativa del proceso evaluado.