El ciclo contable: captura de eventos econdmicos as eglas para debitar 3s cuentas dol balance ya asociacion al regis py is gastos. esr por qué los moresos st Brian con eéditos y los gastos de aust parr al estado de resullados, nora Gel propielaio y de jos Explicar ie forma como dos se relacionian con el eneDe las paginas de BusinessWee PUEDE GIANT CONVERTIRSE EN UNA RUEDA GRANDE? En 1997, Gianl desborde sus esfucrzos por dominar el mereado intermedio y moverse igualmente hacia un estrato alto, Ademas de patrocinar a Rob Warner, la firma respalda un equipo del Tour de France como una forma de presién para aumentar la presencia de Giant en Europa, donde ya es fuerte. Las utilidades se incrementaron en un monto estimado de US$9 millones, y se esperan ganancias adicionales. Este afio, la firma aumentard de 8 a 16 el numero de modelos que utilizan marcos de aluminio de suspensién doble, conocidos por su facil manejo y durabilidad. Giant dice que puede vender estas bicicletas mejoradas con una ganancia en el rango de precios moderado por debajo de $1,000. Gonclas al mercadeo agresivo que tiene por objetivo los consumidores adolescentes y los jovenes adul- tos diestros de Estados Unidos, la compahia dice que las ventas aumentaron un 30% en 1997. Giant, con uma particlpacién de mercado del 6%, afirma que es ahora una de las cinco marcas principales, pero sigue aun detras de la firma pujante Trek y Schwinn, la cual ha reaccionado desde la quiebra. Es dificil obtener informaci6n independiente que verifique la atribucién de Giant. Pero Ash Jaising, presidente del Instituto de Investigacion del mercado de bicicletas en Boston, esté de acuerdo en que Giant ha ganado participacion de $1,100 millones en el segmento estratégico de bicicletas especiales. “Cientos de marcas y docenas de ‘compafias han quedado en {a quiebra”, dice Jaising. “Quedar entre las cinco mejores es un logro”. Fuente: Jonathan Moore y Pete Engardio, "Can Giant Become a Big Wheel?" Business Week, enero 26, 1998. Reimpreso con pemniso especial, derechos de repruduciin © 1888 por The McGraw-Hill Companies, Ina 3 objetivo bésioo de cuelquier negocio, bien saa una corporacion enorme como Giant Bicycles 0 una empresa de Un S0l0 propietaio como Ike's Bioyole Shop, 28 oblener una utlidad. 2Por qué es tan importante para un nagocio stterer ona ulidad? La resouesta se encuentra en la misma defnicién de la utilidad neta: un aumento en a! patrimo- ‘ia dl propetaro resutane de la operacn rentable de un negooio. Lo opuesto ala ullidad neta es una cisminucion nd patiimonio de! pronietarin, resutante de la operacién no reniable del negodio, que se conoce como pérdida neta. {usted fuera a organizar un negocio propio lo haria con la esperanza y expectativa de que el negocio operara con una ullidad, aumentando con ello su patrimonio. Los individuos que invierten en acciones de capital de una gran corporacion’ tal como una fia muilinacionalfabricante de bicicletas, esperan también que el negocio oblenga una uilidad en forma consistente, lo cual aumentard e! valor de su inversi6n. ‘A medida que una compari se dedica a actividades generadoras de ingresos, empiezan a aourir cambios en el estado de resullados, el balance general y el estaclo de lujos de electivo. En este capitulo, descubriremos el papel de ips regstios contabies en la “captacion"y presentacion de informes de estos importantes eventos econémicas an los astados financleros de una compania, 4Uso de fas cuentas apel de los registros contables iis empresas no preparan estados financieros nuevos después de cada transacci6n sino que acts “flan los efectos de las transacciones individuals de negocios en sus rgistros contables, Luego. Hneralos reglare, Ja informacién en estos cepstrs se liza para preparar estado financie~ Fos, declaraciones del impuesto sobre la renta y otro tipo de informes contables. vero la nevesidad de informes contables no es Ta tniea razén para que las empresas lleven s contables, Los gerentes y empleados del negocio utilizan frecuentemente estos registros ara fines tales como: Fstablecer la eapacidad de responder por los activos y/o las transacciones bajo el contro i individu. Hocer el sepuimiento de las actividades de rutina del negocio, tales como las cantidades de | dinero en las cuentas bancarias de la compat, las cantidades vencidas de clientes a quienes se les ha olorgado crédito, las cantidades debidas a proveedores. Obtener informacién detallada sobre una transaccién particular. ‘Evaluar a eficiencia y el desempefio de los diversos departamentos dentro de la organizacién. Mantener evidencia documentaria de las actividades de negocios de la compana. Por ejem- plo, las leyes tributarias exigen que Jas compaififas lleven registros contables que apoyen Jas fantidades reportadas en las declaraciones de impuestos). i de L. MAYOR ‘stoma contable incluye un registro separado para cada renglén que aparece en Jos estados ancieos, Por ejemplo, se guarda un registro separado para el activo efectivo, que musi dot os aumentos y dismimuciones en efecivo resultante de todas las transacefones en [as cuales exis o se pagé efectivo, Se lleva un registro similar para cada uno de los dems actives, para pasivo, para el parimonio del propitario y para eada cuenta de ingreso y de gasto que ¢ en el estado de resultados. Teyisto utlizado para hacer seguimlento a los azments y dlsminueiones en los enghones sjos estados financieros se denomina una “cuenta del mayor” o, simplemente, una cuenta. El po toll de cuentas se reine en un registro contable amado mayor USO DE LAS CUENTAS gar toda la informaci6n sobre los cambios en rengio- | (acuta es un medio de acumlar en un tes epeifcns de los estados financiero, tales como un activo o pasivo particular. Por ejemplo, gna de Ffectivo proporciona el saldo de efectivo actual de una compat, un registro de sus de efectivo y uno de sus desembolsos de efectivo. a oo form mis simple, una cuenta tiene s6lo tres elementos: (1) un nombre; (2) un lado frdo, que se llama el lado débto, y (3) un lado derceho, que se denomina el lado crédito. forma de cuenta, ilustada a continuacién y en la pgina siguiente, se ama una quent T ast parecido con la letra “T”. En un sistema computarizado, por supuest, los elementos FF ia cuenta se akmacenan Y formatean electrénicamente. Mas adelante se iustardn formas s completas de las euentas. ‘Titulo de ta cuenta Lado débito Lado crédito © zquierdo ‘derecho a1 ‘Analizar el papel de los registros contables en una organizacion. feaae: Desoribir una cuenta del mayor y un mayor. Una cuenta “T’, una cuenta def mayor en su forma mas simple82 Transacciones de efectivo ingresadas a fa cuenta del mayor CAPITULO 3 El ciclo contable: captura de eventos econémicos PARTIDAS DEBITO Y PARTIDAS CREDITO ‘Una suma registrada al lado izquierdo o débito, de una cuenta se Tama un débito, o una partida débito, De igual manera, cualquier suma ingresada al lado derecho 0 crédito se Nama un crédito, 0 una partida crédito. En términos simples, los débitos se refieren al lado izquierdo de una cuenta y los créditos, al lado derecho. Para ilustrar el registro de débitos y créditos en una cuenta, retorne a las siete transacciones de efectivo de Overnight Auto Service, descritas en el capitulo 2, Cuando estas transacciones de efectivo son registrads en la cuenta de efectivo, las entradas se anatan en el lado débito y los pagos se anotan en el lado crédito. Las fechas de las transaceiones pueden anotarse también, como se muestra en Ia siguiente ilustracién: Etective 11/80 Saldo 46,600 Cada partida débito y crédito en la cuenta de efectivo representa una entrada de efectivo 0 un pago de efectivo, La cantidad de efective que posee la empresa en una fecha determinada es igual al saldo de la cuenta en esa fecha. Determinacién del saldo de una cuenta T El saldo de una cuenta es la diferencia entre las partidas débito y crédito en Ia cuenta. Si el total del débito excede el total del crédito, la cuenta tiene un saldo débito; si el total del crédito excede el total del débito, la cuenta tiene un saldo.’ crédito. En nuestra cuenta ilustrada de Efectivo, se ha trazado una linea punteada a través de Ia cuenta a continuacién de la tiltima transaccién de efectivo registrada en noviembre. Las entra: das de efectivo totales (débitos) registradas en noviembre ascienden a $82,800 y los pagos rotales de efectivo (créditos) ascionden 0 $66,200. Al restar el total del crédito del total de! débito ($82,800 - $66,200), determinamos que la cuenta de Efectivo tiene un saldo débite de a $16,600 a 30 de noviembre. Este saldo débito es ingresado en el lado débito de la cuenta, justo debajo de la linea. En efecto, !a linea horizontal crea una “iniciacién fresca” en la cuenta, donde el saldo de fin de mes representa el resultado neto de todas las partidas débito y crédito anteriores, La euenta de Efect- ‘Ye muestra ahora la cantidad de efectivo que posee el negocio a 30 de noviembre, En un balance ‘general preparado a esta fecha, aparecerfa efectivo por un valor de $16,600 relacionado como un activo. debitar y acreditar las, cuentas del balance general. Saldos débito en las cuentas del activo En ia ilustracién anterior de wna cuenta de Efect- yo, los aumentos fueron registrados al lado izquierdo o débito de la cuenta y las disminuciones Iado derecho o crédito, Los aumentos fueron mayores que las disminuciones y el resultado fue un saldo débito en la cuenta.Partidas débito y partidas crédito ivo normalmente tienen saldos débitos, Es dificil imaginar una cuenta 2a un saldo erédito, ya que esto indicaria que el negocio ha ha adquirido. (Para otros activos, tales como el efectivo, es crédito, pero esos saldos son slo femporales). El hecho de que fos actvos estén localizados en cl lado izquierdo del balance general es un dio conveniente de recordar la regla de que un qumento en un activo se registra en el lado Ferirdo (Qbito) de Ia cuenta y que una cuenta del activo normaliwents tiene un saldo débito do icquierdo). ‘Todas las cuentas de act int un activo como terrenos, que tens Las cuentas del activo Cualquier cuenta del activo normaimente tiene” Debito redo saldos débito (presenta (representa un aumento) | una disminucidn) is del pasivo y del patrimonio del propietario Los au- fs en el pasivo y en el patrimonio del propietario se registran come partidas crédito y las iinuciones en esias cuentas S& registran como débitos. La relacién entre partidas en estas [gens y su posicién en el balance general puede resumirse de Ia siguiente manera (1) Tos pasi- psy el patrimonio cel propictario pertenecen al lado derecho del balance general, (2) un aumen- umn pasivo o en una cuenta del patrimonio del propietario se registra al lado derecho (erécito) Feld cuenta y, (3) las cuentas del pasiva y el propietario normalmente tienen os crédito (lado derecho). del patrimonio d Cualquier cuenta del pasivo Las cuentas del pasivo 6 det patrimonio del propiotario y del patrimonio del propietaria normaimente tienen saldos crédito Debito Crédit (representa {representa tuna disminucién) | un aumento} reglas débito y crédito El uso de débitos y créditos para : lrmacion concisa de las pasivos y en el palsimonio de propietarios puede resumirse de la grr cambios en los activos, jiente manera: ‘cuentas del pasivo y del patrimonio Regias débito y crédito CCuentas del activo del propletaria Normalmente tienen saldas crédito. Por lo ‘tanto, los aumentos son registrados come réciias y las dlsminuciones como débitos. Normairmerte tienen saldos débito, Porlo tan- to, los aumentos san registrados como déb- {os y las éisminuciones como crédtos. ae tabilidad por partida doble — La igualdad entre débitos y créditos as para los débitos y los créditos esti disefiadns de manct’ St cada transaceidn es train por cantidades iguales de aébitos y créditos. La razén para esta igualdad se encuentra elacn de las reglas débito y crédito con ta ecuacién contable: Activos =. Pasivos + Patrimonio del propietario Actives eee Saldos débito Saldos crédito " ‘ecuacion debe permanecer cn equilibrio, cualquier cambio al lado izquierdo de Ja ecua- =) debe i acompariada por wm cambio igual en et lado derecho (bien sea pasivos 0 {et propetario). De acuerdo con las relas débito y crélito que se acaban da describir, ios enel lado iquierd de a euacion (aclivos) se registan come débitos, mientras que sel Jado derecho (pasivos y palsimonio de propictarios) se regisizan como cr éditos.Explle contable de partida doble. El propietario invierte dinero en efectivo en ‘al negocio CAPITULO 3 El ciclo contable: captura de eventos econémicos Fate sistema se Hama, con frecuencia, contabilidad por partida doble. Esta frase “partida doble” se refiere a la necesidad de que las partidas débiro y las partidas crédito, de montos iguales en délares, registren toda transaccién. Pricticamente toda organizacién de negocios utili- sana et corms de partida doble independientemente de si los registros contubles de Ia compaiifa se flevan manualmente o por computador. Adicionalmente, el sistema de partida doble permite me- dir Ja utilidad neta a la vez que se registran Jos efectos de las transacciones en las cuentas del balance general. REGISTRO DE LAS TRANSACCIONES EN LAS CUENTAS DEL MAYOR: UNA ILUSTRACION Bl uso de débitos y créditos para registrar las transacciones en las cuentas sera ilustrado ahora seleccionando las transacciones de noviembre de Overnight Auto Service. En este punto, ana- lizararemos solamente aquellas transacciones relacionadas con cambios en la posicién finan- toma de la compafia y reportadas directamente en su balance general, Las transaccioncs d& ingresos y gastos que tuvieron lugar el 30 de noviembre serén consideradas més adelante en el capitulo, 4 ‘Cada transaccién desde el | hasta el 26 de noviembre serd analizada primero en términos de aumentos en los activos, pasivos y en el patrimonio del propietario, Luego debemos seguir ls J reslas débito y crédito para ingresar estos aumentos y disminuciones en cuentas especificas. Las sheaias del activo se mostrardn al lado iaquierdo del andlisis fas cuentas del pasivo y del patrimo- nio del propietario se mosuarén al Indo darecho. Por conveniencia en las siguientes transaccio~ nes, las entradas débito y crédito para Ja transaccién bajo discusién se muestran en. negrilla. Las partidas que se relacionan con transacciones anteriores, aparecen en negro. Nov.1 Michael MeBryan el propietaro, invitié $80,000 en efectivo en el negocio. ME EEE ME SS Nov 3 En epresentacién de Overnight, McBryan negoci6 con la Ciudad de Santa Tees} Fe ntloridad del rnsito Metropolitano (ATM) para comprar wn taller de buses donado, (La ciudad era propietaria del terreno, pero ATM poseft el edificio), E13 noviembre, Overnight Auto Service compré el tereno a Ia ciudad por $52,000 efectivo.Registro de las transacciones en Jas cuentas de! mayor: una iustracion Overnight complet la adguisicién de su sitio del negocio al comprar el edificio aban- donado 12 ATM. El precio de compra fue $36,000; Overnight hizo un pago inicial en efectivo por $6,000 y emitié un documento por pagar sin intereses por Tos $30,000 restantes a 90 dias. Compra de un activo en efectivo Compra de un activo, efectuando un pago inicial pequerio Qvemight compré herramientas + de compra fue $13,800, con vencimiento a 60 dias. y equipo a Snap-On Tools Corp. a crédito. Bl precio‘Compra de un activo a crédito Venta a crédito de un activo (sin ganancia 0 pérdida) CAPITULO 3 EI ciclo contable: captura de eventos econdmicos (unateie fee ele en yaar faa eerie ee nents a nse 28 ue Bea Nov. 20 Overnight encontré que habia comprado més herramientas de Is que necesitaba, E120 de noviembre, esta empresa vendi6 herramientas a crédito a Ace Towing a un precio de $1,800. Las herramienlas fueron vendidas a un precio igual a su costo, de manera que no hubo ganauvia o pérdida cn esta transaccién. ‘ 810 ale ee raneaceisr 3: we ee. es aiesn se Teeea a HLosaumestos. tae Nov. 25 Overnight recibié un pago parcial de $600 de la cuenta por cobrar a Ace Towing,Overnight hizo un pago parcial por $6,800 de su cuenta por pagar a Snap-On Tools Corp. 1 ames Bes “Efe oder ea ee Sees SEU ice tianae seeisesbres een SEMEN sis anterior, registramos las transacciones de Overnight Auto Service on las cuentas det ¢ la compaiifa. Hicimus esto con ef fin de enfatizar los efectos de las transacciones del jgobre las cuentas individuales del activo, pasivo y el patrimonio del propietario. Sin sistema de contabilidad real, la informacion sobre cada transaccién de negocio se jimente en un registro contable llamado diario. 87 Cobro de una cuenta por cobrar Pago de una cuenta por pagar BREE Explicar el propésito de un diario y su relacién con el mayor.Asientos de diario para Jas transacciones de noviembre de Overnight Auto Service CAPITULO 3 El ciclo contable: captura de eventos econdmicas El diario es un registro cronolégieo (da por dia) de Ins transaeciones de nezocios, A intervalos 4 convenientes, los montos débito y crédito registrados en el diario son transferidos a Jas cuentas e0 J el mayor (y registradas en éste). Las cuentas actualizadas del mayor, a su turno, sirven como base, para preparar Ios estados financieros de Ia compatia, 4 El tipo de diario ms simple se ama un diario general y se muestra a continuacién, Observe’ la forma en la cual las transacciones son registradas en el diario general: : 1. Primero se eseribe el nombre de la cuenta que sera debitada, y el monto en délares que debe debitarse aparece cn In columna de dinero del Iado izquierdo. q 2. Fl nombre de la cuenta aeeditada aparece debajo de la cuenta debitada yest indentado haci Fr durecha, El monto en délares acreditado aparece en la eolumna de dinero del lado derecho, 4, Inmediatamente debajo de cada asiento de diario aparece una breve descripein de cada tar saccién. ‘La familiaridad con la forma de descrbir transacciones en el diario general es tan esencial pig sl cuuaie de Ia eontabilidad como Io ela familiaridad con los signos ms y menos en el estul de as mateméticas, El asiento de diario es una herranienta para anaizar y describ el impasl de las diversas transacciones en una entidad de negocios. La capacidad de describir una tra fon en forma de asiento de diario requiere una comprensién de la naturaleza de la transacci su efecto en la posicién financiera del negocio. Traslado de los asientos de diario a las cuentas del mayor (y cémo “leer” un asiento de diario) ; Hemos planteado que las transacciones se registran primero en el diario. Las cuentas del mayors actualizan més tarde, a través de un proceso llamado traslado. (En un sistema computarizado, traslados ocurten instanténeamente, en lugar de més tarde)EI diario Bl waslado significa simplemente actualizar lax euentas del mayor para efectos de las jones registradas en el diario, Vista como una labor mecénica, la labor de traslado basica- {os pasos que usted describe cuando “lee” un asiento de diario en vor te es Ia realizacién de te, ose el primer asiento que aparece en el diario general de Overnight. Si usted fuera a gr este asiento en voz alta, dirf “Débito a efectivo, $80,000; crédito al capital de Michael ryan, $80,000", Esto es precisamente lo que debe hacer una persona que esti trasladando tniento: debitar $80,000 a Ia cuenta de efectivo y acreditar, $80,000 a la cuenta de capital ‘MeBryan. Fl traslado del primer asiento de diario de Overnight se usta en el siguiente diagrama: seeteeat| Hate? aie a cure ee ue no se registra informacién nueva durante el proceso de taslago Bl traslado com Iecopa en Ia informaci6n de cuentas del mayor gue ya ha sido registrada en el diario. En Ngzus manuales, éste puede ser un proceso tedivso pero en los sistemas compularizados se ina instanténea y automiética, Ademas, el traslado computarizado reduce bastante el ometer errores. ‘del mayor después del traslado Después de haber trasladado todas las transac- ta el 26 de noviembre, las cuentas del mayor de Overnight aparecen en la forma ilustra- ia y en ls pgina siguiente. Las cuentas estin organizadas en el mismo orden en que Gnel balance general, es decir, os activos primero, seguidos por los pasivus y por el fg del propictaio, Cada cuenta del mayor es presentada en lo que se conoce como in i saldoabierto (que contrasta con fas cuentas T simples). Usted observard que el forma- ide abierto no indica especificamente si una cuenta particular tiene un saldo débito o embargo, esto no ocasiona dificultades, porque se sabe. que las cuentas del activo tienen saldos débito y las cuentas del pasivo y del patrimonio normalmente tienen fiatas del mayor que siguen ain no sé han incluido Jas transacciones de ingreso y ‘night analizadas en el capitulo 2, Todas las transaeciones de ingresos y gastos e130 de noviembre. Antes de que podemos analizar las reglas débito y erédito para ingresos y gastos, se justifica un andlisis mds profundo de la wilidad neta. Traslado de una transac- cién desde las cuentas de diarlo hasta fas ‘ouentas del mayorCAPITULO 3 El ciclo contable: caplura de eventos econémicos tra las de Ei mayor mues! transacciones noviembreQué es fa utilidad note? QUE ES LA UTILIDAD NETA? so se anot6 anteriormente, [a uilidad neta es un aumento en el patrimonio del propietario lante de la operacién rentable del negocio. La uilidad neta no consta de efectivo 0 de otros ios espectficos, sino que es un cdlculo de tos efectus globales de muchas transacciones de sabre el patrinonio del propielriv. Los efectos en la ecuaciGn contable hisica se ius- de la siguiente manera: Activos Pasivos + Patrimonio del propietario Aumento = Disminucién + Aumento Cualquiera (0 ambos) de estos pero esto 5 lo que efectos ocurre a medida que realmente significa se obtiene utilidad utilidad neta (Nuestro punto es que la utilidad neta representa un aumento en ef patrimonio del propietario ane una elacin directa con los tips y cantidades de actvos disponibles, Tncluso un nego- pera con una uilidad puede quedar corto de efectivo y resulta insolvente, FF relbalance genera, los cambios en el patrimonio del propictatio, resultantes de operaciones Fr ibls ono reatables, se reflejan en el saldo de su cuenta ce capita. Los activos y pasivos de fetres del negocio sparecen separadamente en sus seccfones respectivas del balance general. \Uivestado de resultados es un estado financiero que resume la rentabilidad de la entidad de § para un perioda de tiempo determinado, En este estado, la utilidad neta se determina .do los precios de venta de los bienes 0 servicios vendidos durante el periodo con los Jos que incurre el negocio en la entrega de estos bienes 0 servicios, Los términos conta- cos para estos componentes de la utlidad neta son los ingresos y 10s gastos. Por consi- ne contadores dicen que la uilidad neta es igual a los ingresos menos fos gastos. Una un estado de resultados para Overnight Auto Service aparece a continvacién. Mas ‘en este capitulo indicaremos la forma como este estado de resultados fue desarrollado a los registros contables de la compaiifa, Sin embargo, por el momento, esta ilustracién de ed de ayuda al analiza algunos de los conceptos bisicos involuerados en la medicion de Tn SE Ue depreciacon: Edificio ......- : 160 ‘depreciacién: Herramientas y equipo . 480 eee eee $3,900 debe estar relacionado con un periodo de tiempo determinado Observe Fo de estado de resultados cubre un periodo de tiempo, es decir, el mes de diciembre, eral muestra la posiciOn financiera de un negocio en una fecha especffica, Un ssultados, por otra parte, muestra Jos resultados de las operaciones del negocio durante de tiempo. No se puede evaluar lo utiidad neta a menos que esté asociada con wn Specfico de tiempo. Por ejemplo, si un ejecutivo dice, “mi negocio produce una utilidad 0,000", Ia rentabilidad del negocio no es clara. {Produce los $10,000 por semana, por . Explicar la naturaleza de la utilidad neta, los ingresos y los gastos. La utilidad neta no es un activo; es un aumento en et patrimonio del propietarioCAPITULO 3 El ciclo contable: captura de eventos econémicos Registros contables El periodo de tiempo cubierto por un estado de resultados se conoce § como el periodo contable de Ia compaiifa. Para proporcionar a los usuarios estados financieros | on informacin oportuna, la utilidad neta se mide para periodos contabies relativamente corto de igual duracién. Este concepto, denominado el principio del periodo de tiempo, es uno. de los principios de contabitidad generalmente aceptados que gufa la interpretacién de los eventos # ancieros y la preparacién de los estados financieros. La duracién del periodo contable de una compafifu depende de qué gerentes, inversionistas y otras personas interesada i in de la compaiifa. Todo negocio prepara esta y mensuales igualmente, (Los estados trimestral preparan estados de resultados trimestrales cubren un periodo de tres meses y son preparados por todas las grandes corporaciones para qu sean distribuidos entre sus accionistas). fiscal utlizado por la mayor parte de las com de diciembre, Sin embargo, alguno uier otra fecha, Puede ser conveniente para un neg ada de poca actividad en lugar de hacerlo en un momento de actividad pico, Permitanos investigar ahora el significado de los minos contables ingresos y gastos en mayor detalle, Fl ingreso El ingreso es el precio de los bienes vendidos y servicios prestados durante un periodo contable dat obtencién de un ingreso hace que el patrimonio de pietario aumente, Cuando un negocio presta servi vende mercancfa a sus clientes, generalmente recibe af tivo o adquiere una cuenta por cobrar del cliente. trada de efectivo y de efectos por cubtar de los cl aumenta Jos activos totales de la compaitfa; en el de la ecuacién contable, los pasivos no cambian, patrimonio del propietario aumenta para igualar el aul El aio fiscal de Disney en los activos totales. Por lo tanto el ingreso es el incremento bruto en el patrimonio del, termina el 30 de septiem- tario resultante de la operacidn del negocio. bre. Para describir los diferentes tipos de ingresos se utilizan diversos nombres de cuentas ejemplo, Overnight Auto Service registra su ingreso en una cuenta titulada Ingresos poréQué es la utilidad neta? 93 hide reparacién. Un negocio que vende mercancfa en lugar de servicios, como es el caso de akMart 0 General Motors, utiliza el término Ventas para describir su ingreso. En las pric- ‘ofesionales de los médicos, los CPA y los abogados, el ingreso se llama generalmente re Una oficina de finca raiz, sin embargo, podria Hamar su ingreso Comi- pres ganadas. Un equipo profesional de un deporte podria tener cuentas separadas de ingresos por Ventas de ; Ingreso por concesiones e lngresos por contratos de televisidn. Otro tipo de ingreso ‘la mayorfa de los negocios es el Ingreso de inrereses (0 intereses ganados), proveniente § intereses ganados sobre depésitos bancarios, documentos por cobrar e inversiones portado- e infereses. ipio de realizacién: cuando registrar el ingreso {Cuando debe reconocerse el En Ia mayorfa de los casos, el principio de realizacidn inclica que el ingreso debe se en ef momento en que los bienes son vendidos o los servicios prestados. En este Apltcar tos principios {6 el negocio ha terminado esencialmente el proceso de ganancias y el valor de ventas de los agociacién al registrar 0 servicios puede medirse objetivamente. En cualquier momento anterior a la venta, el jos ingresos y los limo de los bienes o servicios s6lo puede estimarse. Después de la venta, el tinico paso a gastos. Los eventos piiblicos de asistencia masiva generan ingresos de miltiples fuentes. Efectos,en.el. que el 25 de julio la firma KGPO Radio contrata con Rancho Ford 200 avisos de publi ‘deberdn salir al aire durante el mes de agosto. KGPO pasa estos avisos y recibe el pago ‘por publicidad cde Rancho Ford, julio, agosto o septiembre? puesta es agosto, el mes en el cual KGPO presté Jos servicios que produjeron el ingre- ras palabras, el Ingreso se reconove wuaiido eS ganado, independientemente del mo- cl cual se recibe el pago en electivo por los bienes o servicios. “Algunos ejemplos son el costo de los salarios de los empleados, la publicidad, el alquiler, 3 publicos y el gasto gradual (depreciacién) de activos tales com edificies, automé- ecares pueden preguntase qué sucederi si algunos avisos saliera al aire en agosto y otros en septiembre. En este caso, {una porcién apropiada del ingreso de publicidad en ugosto y el resto en septiembre. Los procedimientos ‘ingreso ene periods coatables se analiza y se ilustra en el prdximo capitulo94 ost neta 8 igR ROLE SES ETON SAREE RSENS CAPITULO 3 EI ciclo contable: captura de eventos econdmicos viles y equipo de oficina. Todos estos costos son necesarios para atraer y atender a los clientes ys por consiguionte ganan ingreso, Con frecuencia, los gastos se llaman Ios “‘costos de hacer nego: cios”, es decir, el costo de las diversas actividades necesarias para realizar un negocio. 4] Un gasto siempre ocasiona una disminucién en el patrimonio del propietario. Los gastos relacionados en la ecuacién contable pueden ser (I) una disminucién en los activos o (2) incremento en los pasivos, Un gasto reduce los activos si el pago ocurre en el momento en qué: se incurre en el gasto. Si el gasto no se page hasta después, como por ejemplo, la compra servicios de publicidad a cuenta, el registro del gasto estard acompaitado por un aumento en Io pasivos. EI principio de asociacién: cuando registrar los gastos Existe una relacién significativiy entre los ingresos y los gastos. Se incure en Jos gastos cow el fin de producir ingresos. Al metit Ja utilidad neta para un periodo, el ingreso debe compensarse con fodos los gastos en que sel incurrido al producir ese ingreso, Este concepto de asociar gastos con ingresos sobre una base de “causa y efecto” se llama el principio de asociacién. i" El tiempo es un factor importante al asociar ingresos con los gastos relacionados. Por ejempls, al preparar estados de resultados mensuales, es importante compensar los gastos de este mes Ios ingresos de este mes. No se debe asociar los gastos de este mes con los ingresos del més pasado porque no hay una relacién de causa y efecto entre los dos. 4 ‘Suponga que los salarios percibidos por e! personal de ventas que atencid a los clientes duran julio no se paga hasta principios de agosto, ZEn qué mes deben ser considerados estos sali como un gasto, en julio 0 en agosto? 3 La respuesta es julio, porque este es el mes en el cval los servicios del personal de vente ayuderon a producir fos ingresos. De la risrna manera en que los ingresos de efectvo y lae ental das de efectivo 110 curren al tiempo, los gastos y los pagoe de afectivo no son idénticos, fi hecho, el pago de efectivo de un gasto puede ocurri antes, después 0 durante el mismo peti do en que seproduce e! ingreso. Al decidir cuando registrar un gasto, la pregunta erica és “an qué periodo ayuda el gasto de etectivo @ producir ingresos?” y no “écuando ocurre el pal de elective?” Gastos que benefician mas de un periodo contable Muchos gastos hechos por un nege cio benefician dos o mis periodos contables, Las pélizas de seguros contra incendios, por ¢j plo, generaimente cubren un periodo de 12 meses. Si una compa prepara estados de resulta ‘mensuales, una porcidn del costo de una péliza como esa debe ser asignado al gasto de segtt cada mes que la péliza esta vigente, En este caso, la divisi6n del costo de In péliza por meses esul asunto sencillo, Si la péliza de 12 meses cuesta $2,400, por ejemplo, el seguro para cada mel asciende a $200 ($2,400 costo + 12 meses). ‘No todas las transacciones pueden dividirse en forma tan precisa por periodos contables. Li compra de un edificio, mucbles e instalaciones, maquinaria, una méquina de escribir 0 automévil proporcionan beneficios a un negocio durante todos los aos en los cuales se ul el activo. Nadie puede determinar por anticipado exactamente cusintos afios de servicio pres ran esos activos de larga vida, Sin embargo, al medir la utilidad neta de un negocio pare periodo de un aiio 0 menos, el contador debe estinar qué porcién del costo del edificio y otros activos de larga vida es aplicable al afio corriente. Puesto que las asignaciones de stoi costos son estimaciones y'no medidas precisas, se deduce que los estados de resultados debety ser considerados como uproximaciones apropiadas de la utilidad neta en lugar de medi absolutamente correctas.éQué es /a utilidad neta? para algunos gastos, tales como los de publicidad o los programas de capacitacién de emplea- no es posible estimar objetivamente el nimero de periodos contables sobre Tos cuales es buble que se prouzca el ingreso. En es0s casos, los principios de contabilidad generalmente iados exigen que el gisto se cargue inmediatamente al gasto. Este tratamiento se basa en el ipin contable de ohjetividad y el concepto de conservadurismo, Los contadores exigen lncia objetiva de que un gasto producird ingresos en periodos futuros antes de considerar el ‘como ereador de un activo, Cuando esta evidencia objetiva no existe, ellos siguen la pricti- ‘conservadora de registrar el gasto como gastado. E} conservadurismo, en este contexto, signi- aplicar el tratamiento contable que resulta de Ja estimacion mds baja (mas couservadora) de filidad neta para el periode corriente. hase de causacion en la contabilidad alftica de reconocer el ingreso en 1os registros cont ss cuando los bienes 0 kervicios relacionados son wilicado ‘ntabilidad, El propésito de la contabilidad de causacién es medir I idades econdmicas realizadas durante el periodo contable. ‘concepto mis importante involucrado en la contabilidad de causaci6n es el principio clacin, Los ingresos son compensados con todos los gastos incurridos al generat ress, proporcionando ast una medida para la rentabilidad global de ta actividad mica, ‘alternativa a la base de causaci6n es tables cuando éste se gana y reconocer los 1s se llama la base de causacién en la rentabilidad de las la Hamada base contable de efectivo. Bajo 1a conta- von base en efectivo, el ingreso se reconoce cuando el efectivo es cobrado del clieate, en ride hacerlo cuando fa compaiifa vende los bienes o presta los servicios, Los gastos son dhe cuando se efectin el pago, ¥ no cuando se uilizan los bieneso servicios relacionados Fis operaciones del negocio. La base de efectivo de contabilidad mide las cantidades de efec- sibidas y pagadas durante el periodo, pero no proporciona una ‘buena medida de la rentabi- las actividudes realizadas durante el periodo. 95 jebito y crédita para ingresos y gastos Hetho énfasis en que el ingreso aumenta el patrimonio del propietario y que Jos gastos lo Las regias débito y crédito para registrar ingresos y gastos en Jas cuentas del mayor ensign natural de las reglas para registrar los cambios en el patrimonio del propietario. fjndas anteriormente para registrar aumentos ¥ disminuciones en el patrimonio del io'son las siguientes: nentos en el patrimonio del propietario se registran mediante créditos. iciones en el pattimonio del propietario se registran mediante débitos. amplfa ahora para cubrir las cuentas de ingresos y gastos: sp aumenta el patsimonio del propietario; por consiguiente, el ingreso se registra me- m crédito. ir disminuyen el patrimonio del propitari; por consiguiente, Tos gastos son registra- Explicar por qué los ingresos se contabilizan con creditos y los gastos con débitos.96 CAPITULO 3 El ciclo contable: captura de eventos econémicas Inversiones y retiros por parte del propietario ‘| “Las inversiones en activos por parte del propietario son registradas debitando las cuentas del activo y aereditando la cuenta de capital del propietario, Esta transaccién no es considerada como | jngreso, porque el negocio no ha vendido mereancia © prestado algin servicio a cambio de los activos recibidos. Tr estado de resultados de una empresa de un solo propictario no incluye un gest de salarios que represente los servicios gerenciales prestados por el propietario, Una razén para no incluir ua salario al propietario-gerente es que los individuos en esas posiciones pucdcn fijar sus salarios en 4 cualquier cantidad que escojan. El uso de un salario no realista para el propietario tenderia a GlestraitIa utilidad del estado de resultados, al medir la rentabilidad det negocio. Por lo tanto, los: ontadores consideran que el propietario-gerente trabaja para ganar Ia totalidad de ta utilided neta del negocio, y to por un salario. ‘Aunque el propietario no recibe téenicamente un salar, él 0 ella generalmente hacen retirs de efectivo de ver en cuando para uso personal. Estos retiros reducen los activos y el patrimonig, del propietario del negocio, pero no sam gastos. Se incurre en gastos para generar ingresos, y lo retiros de! propietario no cumplen este propésito. ‘Los rtiros podtian ser registrados debitando a ta cuenta de capital del propietario. Sin embar: go, se crea un registro més claro si se debita a una euenta de retiros separada. (En el ejemplo de Overnight Auto Service, ullizaremos una cuenta titulada Michael McBryan, Giros para registr Jos retiros del propietario). ‘ Puesto que las inversiones y los retiros hechos por el propietario no estan clasificados como ingresos y gastos, no estén incluidos en el estado de resultados, sino que se resume savel estado del patrimoniv del propictario, el cual ser anatizado posteriormente en e capitulo. Las reglas débito-crédito para ingresos, gastos y retiros por parle del duefio se resumen seguida: Patrimonio det propletarlo Reglas débito-crédito relacionadas con el efecto sobre el patrimo- io del propietario Los aumenlus s¢ registran modiante crédito. Las disminuciones se registran ‘mediante débitos. {Los ingresos aumentan e! patrimonio del propietario. Los ingresos se registran mediante créditos. Los gastos disminuyen patimonio del propietario. Los gastos se registran mediante debitos, Los giros reducen el patrimonir del propiatario. Los giros se registran mediante deébito.Registro de las transacciones de Ingresos y gastos de diciembre: una ilustracién 97 ‘ REGISTRO DE LAS TRANSACCIONES NGRESOS Y GASTOS DE DICIEMBRE: UNA ILUSTRACION capitulo 2, introdujimos Overnight Auto Service, un taller de reparacién de automéviles constituido el 1 de noviembre de 2001. Al principio de este capitulo, elaboramos el trasladamos todas las transacciones del balance general de Overnight hasta el 26 de bre, Intencionalmente no ilustramos la forma como fueron elaboradas las partidas del trasladadas las transacciones de ingresos y de gastos. Sin embargo, podemos suponer en ruta que las transacciones de ingresos y gastos a 30 de noviembre, analizadas en el io 2, se registraron apropiadamente en el sistema de contabilidad de Overnight, ‘ste punto, continnaremos nuestro ejemplo hasta dicientbre. Nuestro enfogue para ¢] resto capftulo estd sobre la actividad de ingresos y gastos de Overnight para dicfembre solamen- io tanto, supondremos que todos los ingresos y gastos de la compafifa “iniciaron frescos” Idos de cero a 1 de diciembre’. transacciones de Overnight en diciembre se describen en las paginas siguientes, junto con sis de cada transaccién ¢ ilustraciones de los asientos hechos en los registros contables de 1. Se pagaron $360 al diario Daily Tribune por publicidad que deberd aparccet du- rante el mes de diciembre, Se incurre en un gasto, pagando en efectivo 2, - Se contvaté publicidad por radio a KRAM para salir al aire en diciembre. El costo fue $470, por pagar dentro de 30 dias. emesis que Oversight produ ingresos de $2,200 e incuri en gastos tolales de S1,4UX)en nowembre, Ahora sido ee hechoCleramente, spanerios que estes trsaceiones fueron registra en frm my sina a tas peel mes. Mis adctante cn este capitulo, sin embargo, veremos edo la compatia“cierra” (0 retorna a cero) sus 3 fasion al Final de cada ms, Al cerrr las camidades de ingress y de gistos regis el 30 de noviembre, inican diciembre cou saldos de cero.Se incurre en un gasto que debe pagarse mas adelante Cuando una compra beneficia claramente periodos contables futuros, es un activo, no un gasio CAPITULO 3 EI ciclo contable: captura de ever ntos econdmicos in (como grasa, disolventes, tuert 10, con vencimiento 4 30 dias. 8 ght durante te Diciembre 4 Se compraron diversos suministrs del almacé y tomillos) a NAPA Auto Parts, costo 81.40 sperm que estos suministros satsfagun las necesidades de Overni 9 cuatro meses. jninistros de aimacen jan Salad. OP [Bice epee que licen suminstos Ue de pring contable actual 5H S980 se doit diretamente de la coon te Suminnstros, en lugar de hacerlo de usa cuenta del ac.FRogisiro de fas transacciones de ingresas y gestos de dioiombre: una itustracion 39 Ingreso ganado mbre 15 Cobré $4,980 en efect Shuttle Service. es ES, ae iii wenn eee sreEpETE DETTE Ee TT re 73 Michael MeBryan, el propietario, retisé $3,100 en efectvo de Ia cuenta bancaria de la compaiiia para st uso personal. Ee Livo por reparaciones hechas a vehfculos de la Firma Airport y cobrado Un retiro de activos por parte del propietario reduce el patrimonio de Jos propietarios, pero no es un gasto 29 MoBryan encontré que no necesita todo el efectivo aye hhabfa retirado el 23 de cuenta bancaria de ‘etsbre, de manera que deposité nuevamente $1,000 en Ia Overnight.100 Una inversion hecha por - el propietario es una de las dos fuentes do su patrimonio (la otra es la utlided neta) Ingreso ganado pero atin no cobrado CAPITULO 3 EI ciclo contable: captura de eventos econdmicos a ESR BF ee eases ane Diciembre 31. Se facturaron $5,400 a Billed Harbor Cab Co. por servicios de mantenimiento de reparci6n,prestads durante diciembre, Hl acuerdo con Harbor Cab exige a cl pago se reciba antes del 10 de enero. Diciembre 31 Se pagaron todos los salaros de los empleados corresponcientes dicientRgisro de las transacctones de ingresos y gastos de diciembre: une jiustracién 401 von me ‘4 ‘Se incurrié ea un. gasto, i Bae ae ij se pago en efectivo te : ae aes an OI AED as panies enna forma muy abreviada. Los asientos reales ‘a continuacién. Observe que estas asientos de Ja transaccién, las cuales contienen detalles tales los nombres de los clientes y acreedores. jlusteacidn, los asientos de diario aparecen hos en el diario de Overnight se presentan formales incluyen explicaciones cortas de ios términos de las transacciones de crédito y It Los asientos de diario contienan mas irforma- cién que sélo montos en ddlares:‘Gas Describir los pasos en el ciclo contable. ‘oand Preparar un balance de prueba y explicar sus usos y limitaciones. CAPITULO 3 EI ciclo contable: captura de eventos econémicos SALDOS DEL MAYOR EN DICIEMBRE Después de trasladar estas transaeciones de diciembre, las cuentas del mayor de Overnight con-en la forma ilustrada en le pégina siguiente, Para conservar espacio, se representan con tas ea Ta forma de “Cuenta T", Pero por conveniencia, se muestra en negrila el sade aor gnta 237 de diciembre. (Los saldos débito aparecen a la izquierda de I cuenta; los sll cate. aia derecha, No se incluyea los suldos deniro de as cuentas, porque algunos de ells e qjustardn en el siguiente paso en el ciclo contable). Las cuentas en esta lustracidn aparecen en orden de estados financieros, es decit Is cu del balance general primero (actives, pasivos y patrimonio del propictaio), sepuidas por las en del estado de resultados (ingresos y gastos). ’ EL CICLO CONTABLE “La secuencia de los procedimientos contables ulizada para registrar, clasificar y resumit Ig formacién vontable se denomina, con frecuencia, el cielo contable. El ciclo contuble emt cone registro inicial de las transacciones de negocios y termina con la preparacién de ls e Frnancigvos formales. El término ciclo indica que estos procedimientos deben ser tepetidos ti tuamente para permitir que la cmpeesa prepare estado financieros actualizados nuevos aie los razonables. acts el momento, hemos (1) registrado transacciones en el diario y (2) trasladado cada py sida de diaio als cuentas del mayor apropiadns. Los pasos que quedan en el ciclo incluyen preparacidn de un balance de prueba, (4) la realizacidn de los ajustes de fin de af. (5) la preg ercvon de un balance de prueba ajustado, (6) la preparacién de estados financieros, (7) el ciel dati y el traslado de los asientos de cietre, y (8) a preparacién de un balance de pri después del cierre. Consideraremos ahora eada uno de fos aspectosrestantes en el ciclo com EL BALANCE DE PRUEBA Puesto que para cada transaccién registrada, se ingresan montos iguales de débitos y créditosg Ins cuentas, Ia suma de todos los débitos en el mayor debe ser igual a la suma de todos cneditos, Sel céleulo de los saldos de las cuentas ha sido precisa, se asume que el total cuentas con saldos débito debe ser igual al total de las cuentas con saldos crédito. “Antes de utilizar fos saldos de las cuentas para preparar un balance general es aco probar que el total de las cuentas con saldos débito sea, de hecho, igual al tous! de cuentas pros ceédito, Esta prueba de igualdad de los saldos dbito y crédito se Hama un balan prueba, Un balance de prueba es un anexo de dos columnas en el cual se enumeran Jos nowt Y los saidos de todas las euentas ent ef orden en el cual aparecen en el mayor: los saldos dé » dn enumerados en Ia columna de la izquierda y los saldos erédito en la columna de Ia ett Toe rotates de las dos columnas deben coincidi. A continuacidn se presenta un balance de tomado del mayor de Overnight. : Fa balance de pracba demuestra la igualdad de las partidas débito y crédito en el mayor compaifa, Observe que el balance de prueba contiene ahora cuentas del estado de result mismo que cuentas del balance general.Documentos por pagar Efectivo 11/30 Saldo 16,800 1a 360 11/30 Salo: 30,000 Saldo $30,000 125 4,980 12/23 3,100 Saldo $14,220 12/29 +000 12/31 4,900 ‘Cuentas por pai enemas por peg ‘Gventas por cobrar 11/80 Sado 7,000 | 1212 470 11/30 Saldo: 4.200 Sal 7 Saldo $6,600 12/31 6400 1214 1,400 Ido $8,870 Suministros de almacen Capital, Michael MeSryan ___ Saitinistros oe eee aril Saldo $1,400 12/4 4,400 11/80 Sado 80,800 42/29, 4,000 Saldo $81,800 ‘Terrenos eeoom7m ds Retiros, Michael MeBryan Saldo $52,900 11/30 Saldo 52,000 Saldo $3,100 12/23 3,100 Edificio Ingreso de servicios de reparacion aldo $36,000 11/30Saido 33,000 ort 8B 1245 4,980 Herramientas y equipo 12131 6,400 Saldo $10,380 naa aldo $12,000 11/90 Sado 12,000 Gasto de publicidad ES 32 ‘360 Saldo $330 (12/2 470 Gasto de salarios Saldo $4,900 12/31 4,900 eqanid ap 8ouejeq |F £0L104 Un balance de prueba demuestra la iqualdad de los débitos y de los créditos, pero le da también una “idea” acerca de fa situacion . de! negocio. Pero espere, hay mas para eonsiderar A eaae Explicar la naturaleza de los asientos de ajuste. CAPITULO 3 El ciclo contable: captura de eventos econémicos CCuentes por cobrar ‘Suministros de almacen Terrenos .-.. Edificios .- Herramientas y equipo . . Documentos por pagar. Guentas por pagar... Capital, Michael McBryan . Retiros, Michael McBryan . . Ingreso de servicios de reparacion -- Gasto de publicidad . Gasto de salarios Usos y limitaciones del balance de prueba E] balance de prueba ofrece una comprobacién de que ef mayor est en equilibrio. La concill cién de los totales débito y orédito del balance de prueba da seguridad de que: : 1. Han sido registrados débitos y créditos iguales para todas las transacciones. 2. El saldo débito o crédito de cada cuenta ha sido calculado correctamente. 3, La suma de los saldos de cuenta en el balance de prueba ha sido realizada correctamente Suponga que los totales débito y crédito del balance de prucba no coneverdan. Esta situ indica que se han cometido uno o muds errors. Los exores tipicas som (1) el traslado de un dé como tin crédito, o viceversa; (2) errores aritméticos al determinar los saldos de las cuentas, § crrures de copia de los saldos do las cuentas en el halance de prueba: (4) listado de un saldo dé nla eolummra crédito del balance de prueba, o viceversa, y (5) errores de suma del bulanc prueba. ; [La preparacidn de un balance de prueba no significa que las transacciones hayan sido am i vadas y registradas correctamente en las cuentas apropiadas. Si, por ejempfo, una entra tiectivo fuera registrada erréneamente debitando la cuenta Terrenos en lugar de la cuenta fivo, el balance de prueba aun estaria en equilibrio, Ademés, si una transaccién fuera om completamente del mayor, el error no seria revelado por el balance de prueba. En resume balance de prueba denuestra solamente un aspecto del mayor, que es la igualdad de los di tos y créditos. ASIENTOS DE AJUSTE: EL PASO SIGUIENTE EN EL CICLO CONTABLE ‘Veremos ahora que hay algo mis en In medicién del ingreso de negocios que el simple resis trangucciones, Muchas transacciones afectan el ingreso o los gastos de dos o mds periods cay bles, Por ejemplo, un negocio puede comprar equipo que durard muchos afios, una pla seguro que cubre 12 meses, 0, como lo ha hecho Overnight, suficientes suministros para muy aiios. Tuicialmente, los costes de esos renglones son registrados como activos, porque. benefid negocio en periodos contables futuros. Con el tiempo, estos activos se utilizan y sus cost ‘onvierten en gastos de los periodos en los cuales se usan los bienes y servicios.‘Asientos de ajuste: el paso siguiente en ef ciclo contable o asignan las empresas los costos de esos activos al gato durante un lapso de muchos Contables? La respuesta es efectuando asientas de ajuste al fnal de cada periodo cont: i i ida periodo contable las cantidades apropiadas de p de gastos. Esloyasientos “ojustan” los saldos de las diversas cuentas del mayor, de ahi usientos de ajuste. yy muchos tipos diferente fhecho, un negocio pues antener nuestra ilustracién corta, supon te tres asientos de ajuste a 31 de diciembre, Otros tipos de asientos de ajuste, incluyendo aquellos e ifustrados en el capitulo 4. a de asientos de ajuste; algunos afectan los gastos y otros Jos ingre- .de hacer una docena o mas de asientos de ajuste en cada periodo. dremos que las cuentas de Overnight requieren Tos cuales comprenden el reconocimiento de que afectan el ingreso serdn isttos de almacen: un activo que se convierte en un gasto iembre, Overnight compr6 por $1,400 una cantidad de suministrs de almacén que se aleanzarla para tres o cuatro meses, En In fecha de la compre, este costo de $1,400 se de una eventa del activo (Suministros de almacéa), pore so esperaba que beneficiara ro-a medida que estos suministros se uflizan, este activo se con- fados contables firturas, Pei almente en nn paso. Este concepto se iustra en el diagrama siguiente, Costo de summiistros que beneficiaran | ppetiodos futuros ey Ene i ‘A medida que los suministros son utilizedos mbre, se utilizaron suministeos de almacén de Overnight por del negocio y que se dispone ain de suministros por valor de vimnadhente, para uflizarlos en periodos futuros. Los suministros por $400 utili Pie diciembre deben ser reconocidos como wi gasto en ese mes; los $1,000 en fi ain disponibles deben aparecer en el balance general a 31 de diciembre como un iizados durante el mes, de la cuenta del activo a 31 de diciembre: ga que durante dicie: '§400 en operaciones rir el costo de los suministros, util de gasto, Overnight har el siguiente asiento de juste a 105 A medida que se utiliza un activo, se convierte en un gasto Asiento de ajuste para reconocar jos suminis- tros utfizados como un gasto106 Depreciacién: proceso de asignacién del costo de un activo depreciable al gasto La vida real del edificio Enmpire State excede por gran marger los 30 6 40 aitos. CAPITULO 3 El ciclo contable: captura de eventos econdmicos La idea de suministros de almacén utilizados durante diversus meses cs facil de entende (Pero sabia usted que el mismo concepto se aplica a activos tales como edificios, automéviles & incluso a las vias del ferrocarril? El concepto de depreciacion Los activos depreciables son objefos fisicas que conservan su tamafio y su forma pero que eve tualmente se desgustan o se tornan obsoletos. No se consumen fisicamente, como sucede ¢9 fativos tales como suministros, pero, de igual forma, su utilidad econémica disminuye cox tiempo, Entre fos ejemplos de zetivos depreciables estin los edificios y todo tipo de equigo§ instalaciones, muebles¢ incluso Tas vias del ferrocaril. El terreno, sia embargo, no es consi do un activo depreciable, ya que tiene una vida itil ilimirada, Cada periodo, una porcin de la utilidad de un activo depreciable expira, Por consiguiente, poreién correspondiente de su costo se reconoce como un gasto de deprecacion. iad, el término depreciacién significa la asignacid te Ia vida itil del activo, Este proceso! éQué es la depreciacion? En contabi sistemdtica del costw de wx activo depreciable durant ‘lusira en seguida: Gosto de un activo depreciable Observe la semejanza de este diagrama con el de la pégina anterior. ‘La depreciaci6n no es un intento de registrar cambios en el valor: de mercado activo. En el corto plazo, el valor de mercado de algtin activo depreciable pi incluso aumentar, perv el proceso de depreciacién de todas maneras contin tazonamiento para la depreciacién se encuentra en el principio de asociacid meta es compensar una porcién razonable del costo del activo con el ingress cada periodo de la vida util del activo. a TEI gusto de depreciacién ocurre continuamente durante la vida del 2 pero no hay “transacciones de depreciacién” diarias. En efecto, al g tlepreciacién se paga por adelantado cuando el activo es comprado orig mente, Por consiguiente, para transferir un monto apropiado del costo di vo al gasto de depreciacién se necesitan asientos de ajusre al final d periodo contable. La depreciacion es solamente una estimacién El monto apropiado del to de depreciacién es solamente una estimacién. Después de todo, no se pig rmirar un edificio o una pieza de equipo y determinar en forma precisa cudniag utilidad econémica ha expirado durante el periodo actual. El medio mis ampliamente utilizado para estimar el gasto de depreciacing riédico es el método de depreciacién en linea recta. Bajo el enfoque deAsientos de aluste: el paso siguiente en el ciclo cantable 107 del activo es asignada al gasto de depreciacién en cada periodo “uma porcién igual del costo La férmula para calcular el gasto de depreciacién mediante el vida itil estimada del activo. ido en linea recta es!: Gasto de deprecineién (por periodo) = on el gasto de depreciacién sea de una vida fitil estimada os la razén principal de que fa no conoce con anticipacién sre ama estimacién. En la mayoria de los casos, la gerenci ente cudinto tiempo permanecerd en uso el activo. us estados financieros, la mayorfa de las compafifas determinan el gasto de depreciacion “el método en Linea recta. Sin embargo, en la declaracién del impuesto sobre la renta, el iodos diferentes es frecuente. Las alternativas al método de linea recta para calcular el depreciacidn seran analizadas en el capitulo 9. : isito-del gasto de depreciacién: una ilustracién ‘Auto Service posee dos categorias de activos depreciables: su edificio y sus herramien- so. Puesta que estas categorfas de activos tienen vidas tiles diferentes, Ya depreciacién salculada separadamente para cada categoria, Overnight elige calcular el gasto de depre- ante el método en Linea recta. in sobre el edificio Overnight compré si viejo, McBryan estima que sélo tendrd una vi eri un gasto de depreciacidn igual a 1/20 del “vida Stil estimada de 20 aifos). En forma mensu 50 de $36,000 + 240 meses). nto de ajuste para registrar la 1 edificio por $36,000. Puesto que el da glil de 20 aftos. Por lo tanto Over- costo del edificio, o $7,800 (costo de al el gasto de depreciacién asciende a depreciacién sobre este edificio durante el mes de diciem- Asiento de ajuste para registrar la depreciacién del odiicio «el andi, estamos ignorando eagle oor resid posible qe pai ser ecuperad al pone esidaules se anlizan ew cl capitulo 9.108 Muestra de fa deprecia- clén acumulada en ef balance general Asiento de ajuste para registrar la depreciacién de herramientas y equipo CAPITULO 3 E! ciclo contable: captura de eventos econémicos La cuenta del Gasto de depreciacin aparecerd en el estado de resultados de Overnight pam diciembre, junto con Tos dems gastos de mes. La cuenta de Depreciacion acumulada aparece en el balance general como una deduccién del saldo de 1a cuenta Edificio, como se muestra continuacién: Tees es Efectiva....e.ceee+ Cuentas por cobrar : Suministros de almaoén ... Terreno : Edificio Menos: Depreciacién acumulada FE resultado final de acreditar Ia depreciacidn acurnulada: edificio, equivale a si se hubie nereditado la cuenta Edificio; es decir, el monto neto que se muestra en ‘el balance general d edificio se reduce de $36,000 a $35,850. ‘Aungue el lado crédito de un asiento de depreci i podria hacerse directamente a la cuenta del activo, se acostumbra y es més eficiente registrar i) ‘eréditos en una cuenta scparada titulada Depreciacién acunulada, El costo original del activoy fl monto total de la depreciacidn registrada durante los aftos puede ser determinado mas fécl mente del mayor cuando se levan cuentas separadas para el activo y para Ta depreciacién acum Jada. Depreciacién acumulada: el edificio es un cj tiene un saldo crédito y se compensa una cuent apropiado del balance general para el activo. Depreciacién sobre las herramientas y el equipo Overnight debe registrar tambi depreciacién sobre sus herramientas y equipo, Estos activos cuesiah $12,U00 y la gerencia aque permanecerdn en servicio durante cerca de cinco aos. Por Jo tanto, el gasto de depreciat mensual asciende a $200 (costo $12,000 + 60 meses). El asiento de ajuste para reconocer gasto mensual es: jemplo de contracuenta de activo, porque ta del activo (Edificio) para producir el similares para reconocer el gasto de depreciucién edifiio y lasherramientas y equipo ene transcurso de las vidas ities de los activos. La dep tidn empieza cuando los activos se ponen en aplicacién para él propésito del negocio 4 na ver que Tos ativos se han depreciado completamente, es decit, cuando $e costo preciacién, el econocimiento de Ia depreciaciOn se ha sido reconocido como gasto de dey ded. (No ae reconocié depreciacién sobre estos activos en noviembre, poraue Overnight solamente durante parte del mes). Cada mes se harén asientos de ajuste‘Asientos de ajuste: el paso siguiente en ef ciclo contable stants. pedehaead td izi2e 10 “que no se realiza en efeciivo" . Hemos planteado que la utlidad neta ppreciaciin es un gasi presenta una entrada de efectivo o de algun otro activo sino qué 6s un céleulo dol efecto J: de cierlas transacciones del negocio sobre el patrimonio del propietario. El calculo y reco- ‘enlo del gasto de depreciacién ilustran este punto ‘medida que los activos depreciables “expiran’, el patrimonio del propietario se fecuce; pero una salida de efecivo correspondiente en el periodo actual. Por esta raz6n. la depreciacion omina un gasto que no se realiza en efectivo. Con frecuancia, éste representa la diferencia fande entre Ja utilidad neta y los flujos de efectivo que resuitan de las operaciones del a _seNERATETESES balance de prueba ajustado de que todos los asentos de ajuste necesarios se han registrado en el dari y trasladado, ar un balance de prueba ajustado para probar que el mayor ain esté en equ ibrio. Este proporciona un listado completo de los saldos de las euentas que deben usilizarse al ai los estados financieros. El siguiente balance de prueba ajustado difiere del balance de que aparece en la pigina 104, porque incluye diversos nombres de cuentas nuevos y los "algunas cucntes existentes han sido ajustados. que sha preparado el balance de preha ajustado el proceso de registrar los cambios i financiert para este periodo contable esté completo. Los estados financieros son Hidos-directamente del balance de prueba ajustado. Ga cventa en el balance de prueba ajustado contiene su saldo del final del periodo, con la iy dé fa cuenta de capital del propietario. Durante el periodo contable, muchas transac “afectan el patrimonio del propietario no fueron registradas directamente en Ta cuenta ‘I propietario, sino que fueron registradas cn las diversas cuentas de ingresos y gastos th de Retiros del propietario, Por consiguiente, el saldo en la cuenta de capital del io que aparece en el balance de prueba ajustado no est completamente actualizado. Esto problemas; a medida que se preparan los estados financieros, ‘el monto del patrimonio 0 al final del periodo seré claro. Balance de prueba ajustado; Jas cuentas afectadas por fos asientos de ajuste def final de periodo se muestran en negril110 Preparar el estado de resultados, de patrimonio del propietario y de flujos de efectivo. Explicar la forma como estos estados se relacionan con el balance general. CAPITULO 3 El ciclo cantable: captura de eventos econdmicos Miremos ahora el proceso de preparacién de un juego de estados financieros directamente 4 Jos montos que aparecen en el balance de prueba ajustado. : PREPARACION DE ESTADOS FINANCIEROS ‘Ahora que Overnight Auto Service ha estado operando durante un mes, los gerentes y parte externay deseardn conocer algo més que la posicién financiera de la compa Ellos desearti conocer los resultados de las operaciones y si las actividades de un mes han sido rentables no, Para proporcionar esta informacién adicional, prepararemos un juego més completo estados financieros, que consta de un estado de resultados, un estado de patrimonio del propis tario, un balance general y un estado de flujos de efectivo. Estos estados se ilustran en I paginas 111 y 112. ‘ El estado de resultados Los ingresos y los gastos que aparecen en el estado de resultados se toman directamente balance de prueba ajustado de la compafia. El estado de resultados de Overnight para ciembre muestra que los ingresos excedieron los gastos durante el mes, produciendo asi ul utilidad neta de $3,900, Tenga en mente, sin embargo, que la medicién de la utilidad ne} hecha aqui no es absolutamente precisa, debido a los supuestos y estimaciones en el prose contable. Un ostado de resultados tiene ciertas limitaciones. Recuerde que los montos que aparecen cl gasto de depreciacién se. basan en estimaciones de las vidas utiles del edificio de la compa y del equipo de oficina, Ademas, el estado de resultados incluye solamente aquellos eventos q hhan sido evidenciados por transacciones de negocios. Tal vez durante diciembre, la publicida Overnight eapté la atencién de muchos clientes potenciales. Una buena “base de clientes ¢ ciertamente un paso importante hacia las operaciones rentables. Sin embargo, e] desasrolh tuna base de clientes no se refleja en el estado de resultados porque su valor no se puede objetivamente hasta que las transacciones reales tengan lugar. A pesar de estas limitaciones éstado de resultados es de vital importancia e indica que cl nuevo negocio ha sido rentable du te su primer mes de operacién. a Nombres allemativos para el estado de resultados incluyen estado de ganancias, estads operaciones, y estado de pérdidas y ganancias, Sin embargo, el estado de resultados es lt no més popular para este importante estado financiero. En conclusién, podemos decir qut estado de resultados se utiliza para resumir los resultados de operacién de un negocio al al ingreso percibido durante un periado de tiempo determinado con los gastos en que se inca obtener esc ingreso. El estado de patrimonio del propietario El estado del patrimonio del propietario resume los aumentos y disminuciones en el monia patrimonio del propietario durante el periodo contable. Los incrementos resultan de la obtenti de utilidad neta y de inversiones adicionales por parte del propictario; las disminuciones resultado de pérdidas netas y de retiros de activos por parte del propictario. El patrimonio del propietario al principio de! periodo ($80,800) se puede obtene mayor o del balance general del periodo anterior. Como io acabamos de ilustra, el mong ja utilidad o pérdida neta para el periodo se determina en el estado de resultados de li &y pafifa. Las inversiones adicionales del propietario se pueden determinar revisando taco na crédito de la cuenta de capital del propietario en el mayor, Los retiros durante el pa estin indicados por el saldo en la cuenta de Retiros del propictario. Al ajustar el mot iniciacién del patrimonio del propietario en cuanto a fos aumentos y disminuciones dos durante el periodo, se puede determinar el patrimonio del propietario al final del 9 do. Esta cantidad, $82,600 en el ejemplo. también aparecera en el balance general compafifa a 31 de diciembre.