PROCEDIMIENTO DE RECOJO NACIONAL

Documento: Proc. Recoj. Nac.

Fecha:

05/04/2016

Versin:

1.0

OBJETIVO:
Establecer los pasos a seguir para realizar el correcto recojo de mercancas,
garantizando una distribucin y entrega de manera efectiva.
ALCANCE:
El proceso de recojo nacional abarca las operaciones de recojo de
paquetera, postal, artculos valorado, carga y logstica inversa en las 1859
ciudades del pas, siendo su punto de origen todo lugar o sede diferente al
punto de destino.

POLITICAS:
Es responsabilidad del lder de sede o agente generar una o/s para cada
paquete, sobre o articulo valorado y registrarlo en el sistema
Es responsabilidad del lder de sede o agente que cada objeto que transite
desde su local a otro punto este debidamente documentado (manifestado).
Toda mercanca debe contar con una orden de servicio antes de ser
distribuida a las reas designadas.
Se debe respetar el flujo de la mercadera, para mantener su
trazabilidad durante el proceso de Recojo Nacional.
Toda mercadera debe ser distribuida garantizando su contenido e
informacin verdica.
DEFINICIONES:
No Contado: Mercancas no ledas en el sistema.
No existe: O/S no ha sido creada en el sistema.
No manifestado: No tiene creado el listado de las mercancas
enviadas.
Toda mercadera se mueve con un documento (o/s, manifiesto
y/o gua de remisin, por paquete).
O/S: Orden de Servicio, donde se indica el cdigo de barras y se
encuentra el estado, punto de origen y punto de destino de los
paquetes.
Manifiesto: Reporte donde est el detallado de todos los paquetes.
DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES

PROCEDIMIENTO DE RECOJO NACIONAL

Documento: Proc. Recoj. Nac.

Fecha:
Versin:

SE
C
1

RESPONSABLE

05/04/2016
1.0

ACTIVIDADES

COORDINADOR DE
RECOJO NACIONAL
1

Revisar correo corporativo, para la

identificacin de alertas de llegadas
remitidas por los agentes de las
provincias, con un da de anticipacin o
antes de la salida de las unidades a recojo
segn corte establecido.

Nota 1: El nombre con el que venga la

mercadera debe ser mencionado en el
correo de la provincia; as tambin
evaluar las dimensiones de los vehculos
enviados contra el volumen que informa
la provincia que va a enviar)
Elaborar la hoja de ruta de las agencias
de transporte segn la informacin
remitida e imprimirlo.
Cuadrar las facturas recogidas de las
mercaderas con el dinero cancelado en
las agencias el da de ayer.
Nota 2: Si en caso sobra dinero, se tiene
que devolver a contabilidad en el sustento
de caja diaria.
Armar el sustento de la caja chica
(cantidad de dinero pagado por el recojo
de las mercaderas del da anterior), y
solicitar con el talonario de autorizacin
para una nueva caja chica.
Nota3: El talonario debe llevar firmas del
Lder
del
Almacn,
Gerente
de
operaciones y Gerente de GAF.
Dirigirse a Contabilidad llevando los
manifiestos
y
facturas
canceladas,
posteriormente ir a caja para recoger el
dinero que ser utilizado para nuevos
recojo en las agencias.
Nota 4: Caja verificara y anotara los
nmeros de las serie de los billetes.

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Documento: Proc. Recoj. Nac.

Fecha:
Versin:

Entregar las hojas de ruta impresos

cantidad de dinero a pagar; registrar en
cuaderno de cargo (firma, DNI
cantidad); a los choferes que van
recorrer las dos zonas establecidas.

05/04/2016
1.0

y
el
y
a

Nota
5:
Debe
existir
una
carta
membretada donde se indican los
nombres delos responsables de recibir la
mercadera en cada una de las agencias
(la carta tiene vigencia mientras el
personal autorizado labore para SMP, una
vez cesado, es responsabilidad del
supervisor de Recojo Nacional actualizar
este documento).
FORMATO DE HOJA DE RUTA (ANEXO 1)

CHOFER DE RECOJO
NACIONAL
7

Llegar a la agencia de transporte

previamente identificados con fotocheck e
indicar el nombre de la empresa por la
cual van a recepcionar la mercadera.
Nota 6: Recoger mercadera a nombre de
las siguiente Razn Social: SLDEL PERU,
SMP y/o SLOGISTIC DE COURIER DEL
PERU, o segn indicacin del coordinador.

Recibir la factura de la agencia y debe

pagar a nombre de la empresa SMP.
Indicando Razn Social y RUC.

Verificar la cantidad de bultos con lo que

indica la Gua de Remisin + Gua de
Agencia, todos estos documentos vienen
con la mercadera.

1
0

Verificar el buen estado y la condicin de

la mercadera recibida.
Nota 7: No est autorizado para
la
apertura de la mercadera recepcionada.
Nota 8: En caso existiese alguna
observacin de la mercadera colocarlo en
la gua de transporte.

1
1

Recoger la mercadera de todos los

puntos
que indica la Hoja de ruta;
realizando lo indicado en los puntos
anteriores (6,7 ,8 y 9)
Nota 9: En el caso que te indique que no

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Documento: Proc. Recoj. Nac.

Fecha:
Versin:

05/04/2016
1.0

hay mercadera que recoger, llamar al

coordinador e informar.
1

COORDINADOR DE
RECOJO NACIONAL
1
2

Llamar y /o verifica si existe confirmacin

de la provincia en el envi de la
mercadera bajo un n de la gua de
transporte y reporta al chofer la solicitud
de recojo del bien.
Nota 10: Si la provincia no envi
mercadera indicar al chofer que en la
hoja de ruta
indique NO HAY
MERCADERIA POR RECOGER.

CHOFER DE RECOJO
NACIONAL
1
3

Trasladar la mercadera a la empresa SMP.

1
4

Descargar
en la rampa toda la
mercadera recogida
Y colocarla sobre
pallets
de madera para proceder; a
trasladar en el rea de recojo nacional.
Segregar la mercadera por paquetera,
valorados y documentacin.
Validar el contenido de los bultos coincida
con lo que indica el manifiesto inicial,
guas hijas y ordenes de servicios.

OPERARIO DE RECOJO
NACIONAL

1
5
1
6

Nota 11: En el caso si no trae ninguno de

los documentos (manifiesto, rdenes de
servicio y/o gua de remisin) tendr
reportar al coordinador para que avise a
las provincias a travs de un correo a los
agentes y personal involucrado y proceder
a realizar el manifiesto manual (se llena
un formato simple a mano con la
informacin que corresponde en el
manifiesto y se enva a la provincia por
correo
electrnico
para
que
esta
regularse el estado de la mercadera, la
provincia debe regularizar en 2 hrs. Max.
Desde que el correo fue enviado).
1
7

Segregar la mercadera segn las reas a

donde se van a distribuir.
EJEMPLO:
Mi banco (sobres).
American mvil (sobres).

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Fecha:

05/04/2016

Versin:

1.0

Sobres
locales
(Servicios
inmediatos)
Reenvos (sobres y paquetes).
Servicios internos (sobres SMP).
Cargos y rezagos (control de
cargos).
Valorados (TC).
Paquetera local (Distribucin local).

Nota 12: De existir valorados son los

primeros que se estaran trabajando, caso
contrario se estara trasladando a jaula
de paquetes valorados (almacen).
Nota 13: Si el bulto es una valija debe
tener un rotulo que indica: apertura y/o
abrir
para segregarlo segn lo que
indique en el manifiesto (la colocacin de
este rotulo es responsabilidad del punto
de origen).
1
8

Asignar y pegar las o/s que corresponden

a cada paquetera teniendo en cuenta
que coincidan la o/s o la Gua de
Remisin.
Nota 14: Las o/s se pegaran con cinta
adhesiva y/o grapas segn se acomoden.

Nota 15: El paquete debe llegar con la o/s

rotulada o escrita manualmente por parte
de las provincias de manera visible (lado
izquierdo, derecho del alto y largo del
paquete, no base ni techo) para poder
identificarlo de manera inmediata.
1

COORDINADOR DE
RECOJO NACIONAL
1
9

Pistolear el cdigo de barra de las o/s de

los paquetes ingresando al sistema
INTRANET SMP COURIER con su usuario,
para ser descargadas y contabilizados.
Nota 16: Si la o/s ingresada te indica no
existe, automticamente separar la
mercadera para que emita su informe a
los agentes y personal involucrado
(coordinacin nacional).

PROCEDIMIENTO DE RECOJO NACIONAL

Documento: Proc. Recoj. Nac.

Fecha:
Versin:

05/04/2016
1.0

Nota 17: La provincia debe enviar correo

informando que enviara un paquete sin
documentos ni registro en sistema,
ninguna provincia puede enviar paquetes
sino estn registrados en el sistema.
Nota 18: Si la o/s ingresada indica no
contado, se procede a regularizar y se
considera como mercadera descargada y
contabilizada para seguirla trabajando
OPERARIO DE RECOJO
NACIONAL
2
0

Pesar todo la paquetera y valorado en

una balanza electrnica para verificar que
coincidan con el peso que indica la o/s y/o
gua de remisin, y colocar esa
informacin en el Reporte de Paquetera.
Nota 19: Si el peso no coincide con lo que
indicase la o/s o gua de remisin;
informar al coordinador para que difunda
la informacin a las provincias remitentes,
a su vez anotar el peso medido en el
Reporte de Paquetera Logstica.

2
1

Llenar el Reporte de Paquetera

Logstica (formato sin cdigo) de la
mercadera que va ser distribuida a todas
las reas
Nota 20: Cada una de las reas a
entregarle mercadera se maneja con un
formato diferente de llenado.
FORMATO DE PAQUETERIA LOGISTICA
(ANEXO 2)

2
2

Nota 21: En caso sean kippers (bandejas

plsticas con precinto de seguridad)
colocar en el reporte de paquetera
logstica zona de observaciones los
nmeros de precinto que coincidan segn
lo que indica la informacin de las
ordenes de servicio y los correos remitidos
por el agente, en caso sea necesario
proceder a tomar foto para mantener
evidencias.
Imprimir dos copias de cada formato con
todos los datos llenados de la mercadera
que ser distribuida

PROCEDIMIENTO DE RECOJO NACIONAL

Documento: Proc. Recoj. Nac.

Fecha:
Versin:

2
3

05/04/2016
1.0

Nota 22: Las copias sern una para el

rea donde ser distribuida la mercadera
y otra el rea de Recojo Nacional.
Solicitar al coordinador la autorizacin*
para el traslado de nueva paquetera e
informacin que se deber llevar a cada
una de las reas correspondientes,
procediendo con los puntos (19,20,21,22
y 23)

COORDINADOR DE
RECOJO NACIONAL
2
4

Comunicar a travs de correo electrnico

detallando las entregas a las reas
correspondientes segn los cortes de
entrega establecidos:
Mi banco (antes de las 18:00 pm)
American mvil (antes de las 18:00
pm)
Sobres locales (antes de las 14:00
pm)
Reenvos (antes de las 16:00 pm)
Servicios internos (antes de las
17:00 pm)
Cargos y rezagos (antes de las 15:
00 pm)
Valorados (personal de TC recoge
antes de las 15:00 pm)
Paquetera local (11:00 pm a 6:30
am/ 9:00 am a 4:00 pm)

2
5

Llevar la mercadera a las reas

destinadas, junto con las dos copias del
reporte y los requerimientos necesarios
como
blster,
cuchillas,
cintas
de
embalaje, cinta de seguridad para las
aperturas de los paquetes.

OPERARIO DE RECOJO
NACIONAL

Nota 23: Si la mercadera no es valorada,

se contabiliza la cantidad de paquetes y
se entrega al encargado del rea.

Nota 24: Si la mercadera que llevan es

valorada; entonces se proceder a
solicitar la presencia de vigilancia y junto

PROCEDIMIENTO DE RECOJO NACIONAL

Documento: Proc. Recoj. Nac.

Fecha:
Versin:

05/04/2016
1.0

al encargado de recibirla, para recin

validar el contenido del paquete es decir
que todo coincida con lo que indica la gua
de
remisin.
El
vigilante
deber
acompaar el traslado de la paquetera
del rea de Recojo Nacional hacia el rea
de entrega.
Nota 25: En el caso que el paquete
revisado no coincida
con la gua de
remisin se le informa al coordinador de
recojo y se procede a regresar
la
mercadera al rea.
2
6

Aperturar el contenido de los paquetes

segn el reporte de paquetera y
documentacin
existente
(zona
de
distribucin con cmaras de seguridad) de
la siguiente manera:
Despegar la O/S y G/R del paquete.
Entregar O/S y G/R a vigilante para
que lleve registro de lo que se va a
validar
Aperturar el paquete con una
cuchilla
Retirar toda la mercadera de la
caja y levantarla ante cmara para
dar
evidencia
que
no
est
quedando nada dentro de la caja.
Contar el contenido segn como
indica en la gua de remisin.
Devolver el contenido dentro de la
caja.
Cerrar la caja con cinta de
embalaje, en caso sea necesario
cambiar el blster.
Encintar con cinta SMP (COLOR
AZUL)
Pegar y/o grapar
la O/S y G/R
encima del paquete
Colocar el paquete en el pallet de
madera.
Nota 26: Para paquetera no valorada
solamente se seguirn los pasos (25 y
27).

PROCEDIMIENTO DE RECOJO NACIONAL

Documento: Proc. Recoj. Nac.

Fecha:
Versin:

2
7

2
8
1

COORDINADOR
RECOJO NACIONAL

05/04/2016
1.0

Solicitar a los respectivos encargados

presentes en la revisin dar conformidad
de los paquetes entregados a travs de
un check en el Reporte de Paquetera
Logstica, consignando nombre, fecha,
hora y firma.
Entregar reporte de paquetera logstica
anteriormente llenado y consignado al
coordinador
para
el
archivo
correspondiente.

DE
2
9
3
0

Ingresar los reportes a un Excel que de

conformidad de lo que se trabaj durante
el da.
Archivar la documentacin y enviar correo
a las provincias de la distribucin efectiva.

NOMBRE

PUESTO

FIRMA

FECHA

Elaborado
por:

Gabriela Rufino

Slotting y Toma
de tiempos

30/03/2016

Revisado por:

Juan Muoz

Lder
Almacn
Despacho
Nacional

de
y

04/04/2016

Aprobado
por:

Jorge Botton

Gerente
de
Operaciones

05/04/2016