MINISTERUL EDUCAIEI NAIONALE

...I

UNIVERSITATEA DE VEST DIN TIMIOARA .

PROCEDURA DE SISTEM
privind modalitatea de elaborare, modificare i retragere a
Procedurilor operaionale (PO)

COD: P.S.-UVT-DCMI-01

18.07.2014 .
Aprobat prin Hotrrea Senatului nr. 44
... din data de .................

Procedura de sistem
privind modalitatea de
elaborare, modificare i
retragere a procedurilor
operaionale

Ediia I
Nr. de ex. 1
Revizia ................
Nr. de ex. ............
Pagina 2 din 20

Cod: P.S.-UVT-DCMI-01
1. Lista responsabililor cu evaluarea, verificarea i aprobarea ediiei sau, dup caz,
a reviziei, n cadrul ediiei procedurii de sistem

1.1.

Elemente privind
responsabilii/operaiunea
1
Elaborat

1.2.

Verificat i avizat pentru

conformitate cu OMPF
946/2005 (actualizat)

1.3.

Aprobat

Numele i
Prenumele
2
Ec. dr.
Daniela Ha
Prof.univ.dr.
Petru tefea
Prof.univ.dr.
Marilen
Gabriel Pirtea

Funcia

Data

Semntura

3
Director DCMI

4
25.06.2014

Prorector,
Preedintele Comisiei 03.07.2014
SCIM UVT
Rector

09.07.2014

Procedura de sistem
privind modalitatea de
elaborare, modificare i
retragere a procedurilor
operaionale

Ediia I
Nr. de ex. 1
Revizia ................
Nr. de ex. ............
Pagina 3 din 20

Cod: P.S.-UVT-DCMI-01
2. Situaia ediiilor i a reviziilor n cadrul ediiilor procedurii de sistem

2.1.

Ediia sau, dup caz,

revizia n cadrul ediiei

Componenta
revizuit

Modalitatea
revizuirii

1
Ediia I

2
X

3
X

Data de la care se aplic

prevederile ediiei sau
revizuirii ediiei
4
De la data aprobrii n
Senatul UVT

Procedura de sistem
privind modalitatea de
elaborare, modificare i
retragere a procedurilor
operaionale

Ediia I
Nr. de ex. 1
Revizia ................
Nr. de ex. ............
Pagina 4 din 20

Cod: P.S.-UVT-DCMI-01
3. Lista cuprinzand persoanele la care se difuzeaz ediia sau, dup caz, revizia din
cadrul ediiei procedurii de sistem
Scopul
difuzrii
1

Facultate/Departament

Funcia

Toate componentele
organizatorice ale UVT

3.2. informare

Toate componentele
organizatorice ale UVT

eviden
arhivare

1
1

DCMI
DCMI

3.1.

3.3.
3.4.

Ex.
nr.
2

aplicare

Nume i
prenume
5
Tot personalul
UVT implicat
n elaborarea
Procedurilor
operaionale

Tot personalul
UVT

Data primirii
6
Data afirii
pe site-ul UVT,
respectiv
primirii pe
adresele de
e-mail
instituional
Data afirii
pe site-ul UVT,
respectiv
primirii pe
adresele de
e-mail
instituional

Procedura de sistem
privind modalitatea de
elaborare, modificare i
retragere a procedurilor
operaionale

Ediia I
Nr. de ex. 1
Revizia ................
Nr. de ex. ............
Pagina 5 din 20

Cod: P.S.-UVT-DCMI-01

4. Scopul procedurii operaionale

4.1. Procedura stabilete modul unic de iniiere, elaborare, coninutul, formatul, revizia,
retragerea i modul de arhivare al oricrei proceduri operaionale formalizat pe activiti,
elaborat i aplicat n cadrul Universitii de Vest din Timioara.
4.2. D asigurri cu privire la existena documentaiei adecvate derulrii activitii.
4.3. Asigur continuitatea activitii, inclusiv n condiii de fluctuaie a personalului.
4.4. Sprijin auditul i/sau organismele de control, interne sau externe, abilitate n aciuni de
auditare i/sau control, iar pe Rector, n procesul de luare a deciziilor.
4.5. Condiiile eseniale ale procedurilor operaionale stabilesc, printre altele, c acestea trebuie
s fie scrise i formalizate pe suport de hrtie i/sau electronic, simple i specifice pentru fiecare
activitate, actualizate n mod permanent i aduse la cunotina executanilor i a celorlali factori
interesai.
4.6. Procedurile descriu activiti sau procese n vederea eficientizrii i standardizrii acestora,
pentru a gestiona unul sau mai multe riscuri ce pot pune n pericol atingerea unui obiectiv
specific stabilit.

Procedura de sistem
privind modalitatea de
elaborare, modificare i
retragere a procedurilor
operaionale

Ediia I
Nr. de ex. 1
Revizia ................
Nr. de ex. ............
Pagina 6 din 20

Cod: P.S.-UVT-DCMI-01

5. Domeniul de aplicare a procedurii de sistem

5.1. Procedura se aplic de ctre toate structurile organizatorice din cadrul UVT, n vederea
elaborrii procedurilor operaionale.
5.2. Procedura este disponibil tuturor angajailor UVT.

Procedura de sistem
privind modalitatea de
elaborare, modificare i
retragere a procedurilor
operaionale

Ediia I
Nr. de ex. 1
Revizia ................
Nr. de ex. ............
Pagina 7 din 20

Cod: P.S.-UVT-DCMI-01
6. Documentele de referin (reglementri) aplicabile activitii procedurale
6.1. Legislaie primar
- Ordinul
Ministrului Finanelor Publice nr. 1389/2006 privind modificarea i
completarea Ordinului Ministrului Finanelor Publice nr. 946/2005 pentru aprobarea Codului
controlului intern, cuprinznd standardele de management/control intern la entitile publice i
pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial;
- Ordinul Ministrului Finanelor Publice nr. 946/2005 pentru aprobarea Codului
controlului intern/managerial, cuprinznd standardele de control intern/managerial la entiti
publice i pentru dezvoltarea sistemelor de control intern/managerial (Monitorul Oficial al
Romniei, Partea I, nr. 675/28.VII.2005, republicat n Monitorul Oficial al Romniei nr.
469/05.07.2011);
- ndrumar metodologic pentru dezvoltarea controlului intern n entitile publice,
elaborat de Unitatea Central de Armonizare a Sistemelor de Management Financiar i Control
din Ministerul Finanelor Publice, www.mfinante.ro;
- Ordonana de urgen nr. 66 din 29/06/2011, versiunea actualizat la data de
22/12/2012, privind prevenirea, constatarea i sancionarea neregulilor aprute n obinerea i
utilizarea fondurilor europene i/sau a fondurilor publice naionale aferente acestora;
- Legea 500 din 11/07/2002 privind finanele publice, versiune actualizat la data de
15/05/2013 (pentru toate obiectivele trebuie s fie alocate resurse financiare, materiale i umane
necesare);
- Ordonana Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern/managerial i controlul
financiar preventiv, republicat, cu modificrile i completrile ulterioare (art. 4 alin. (1):
"Conductorul entitii publice trebuie s asigure elaborarea, aprobarea, aplicarea i
perfecionarea structurilor organizatorice, reglementrilor metodologice, procedurilor i
criteriilor de evaluare, pentru a satisface cerinele generale i specifice de control
intern/managerial.");
- Ordinul Ministrului Finanelor Publice nr. 912/2004 pentru modificarea i completarea
Normelor metodologice generale referitoare la exercitarea controlului financiar preventiv,
aprobate prin Ordinul ministrului finanelor publice nr. 522/2003, cu modificrile ulterioare;
- Ordinul Ministrului Finanelor Publice nr. 1.792/2002 pentru aprobarea Normelor
metodologice privind angajarea, lichidarea, ordonanarea i plata cheltuielilor instituiilor
publice, precum i organizarea, evidena i raportarea angajamentelor bugetare i legale, cu
modificrile i completrile ulterioare.

Procedura de sistem
privind modalitatea de
elaborare, modificare i
retragere a procedurilor
operaionale

Ediia I
Nr. de ex. 1
Revizia ................
Nr. de ex. ............
Pagina 8 din 20

Cod: P.S.-UVT-DCMI-01

6.2. Alte documente, inclusiv reglementri interne ale entitii publice

- Carta UVT;
- Decizia Rectorului de constituire a Comisiei de monitorizare, coordonare i ndrumare
metodologic cu privire la dezvoltarea sistemului de control intern/managerial n UVT;
- ROF al Comisiei de monitorizare, coordonare i ndrumare metodologic cu privire la
dezvoltarea sistemului de control intern/managerial n UVT;
- ROF al DCMI;
- Fiele posturilor.

Procedura de sistem
privind modalitatea de
elaborare, modificare i
retragere a procedurilor
operaionale

Ediia I
Nr. de ex. 1
Revizia ................
Nr. de ex. ............
Pagina 9 din 20

Cod: P.S.-UVT-DCMI-01

7. Definitii si abrevieri ale termenilor utilizati n procedura de sistem

7.1. Definiii ale termenelor
Nr.
crt.

Termenul
1. Procedura de sistem

2.

Procedura operaional

3.

Ediie a unei proceduri

operaionale
Revizia n cadrul unei
ediii

4.

5.
6.

Model procedur
Component structural

Definiia i/sau, dac este cazul, actul care definete termenul

Procedur cu caracter general, aplicabil n UVT, care descrie o
activitate sau un proces ce se desfoar la nivelul tuturor
structurilor organizatorice din UVT.
Prezentarea formalizat, n scris, a tuturor pailor ce trebuie
urmai, a metodelor de lucru stabilite si a regulilor de aplicat n
vederea realizrii unei activiti, a atribuiilor i sarcinilor de
serviciu. Descrie o activitate sau un proces care se desfoar la
nivelul unuia sau mai multor componente structurale, putnd fi
astfel elaborat de ctre unul, sau, prin colaborare, de mai multe
componente structurale.
Forma initial sau actualizat, dupa caz, a unei proceduri
operaionale, aprobat i difuzat.
Actiunile de modificare, adugare, suprimare sau altele
asemenea, dup caz, a uneia sau mai multor componente ale
unei ediii a procedurii operaionale, aciuni care au fost
aprobate si difuzate.
Impune formatul procedurilor, fiind document de uz intern.
Facultate/ Departament academic sau administrativ/Altele
(inclusiv colectivele din cadrul proiectelor de cercetare)

7.2. Abrevieri ale termenelor

Nr.
crt.
1.
2.
2.
3.
4.

Abrevierea
P.S.
PO
E
V
A

Termenul abreviat
Procedura de sistem
Procedura operaional
Elaborare
Verificare
Aprobare

Procedura de sistem
privind modalitatea de
elaborare, modificare i
retragere a procedurilor
operaionale

Ediia I
Nr. de ex. 1
Revizia ................
Nr. de ex. ............
Pagina 10 din 20

Cod: P.S.-UVT-DCMI-01

10

5.
6.
7.
8.
9.

Ap.
Ah.
UVT
SCIM
Comisia

10.
11.

CA
DCMI

Aplicare
Arhivare
Universitatea de Vest din Timioara
Sistem de control intern/managerial
Comisia de monitorizare, coordonare i ndrumare metodologic
cu privire la dezvoltarea sistemului de control intern/managerial
n UVT
Consiliul de Administraie al UVT
Departament de Control Managerial Intern

Procedura de sistem
privind modalitatea de
elaborare, modificare i
retragere a procedurilor
operaionale

Ediia I
Nr. de ex. 1
Revizia ................
Nr. de ex. ............
Pagina 11 din 20

Cod: P.S.-UVT-DCMI-01
8. Descrierea procedurii de sistem
8.1. Definirea Standardului 17 PROCEDURI conform OMFP 946/2005
8.1.1. Descrierea standardului
Pentru activitile din cadrul entitii publice i, n mod special, pentru operaiunile
economice, aceasta elaboreaz proceduri scrise, care se comunic tuturor salariailor implicai.
8.1.2. Cerine generale
- Entitatea public trebuie s se asigure c, pentru orice aciune i/sau eveniment semnificativ,
exist o documentaie adecvat i c operaiunile sunt consemnate n documente;
- Documentaia trebuie s fie complet, precis i s corespund structurilor i politicilor
entitii publice;
- Documentaia cuprinde politici administrative, manuale, instruciuni operaionale, check-listuri sau alte forme de prezentare a procedurilor;
- Documentaia trebuie s fie actualizat, util, precis, uor de examinat, disponibil i
accesibil managerului, salariailor, precum i terilor, dac este cazul;
- Documentaia asigur continuitatea activitii, n pofida fluctuaiei de personal;
- Lipsa documentaiei, caracterul incomplet sau/i neactualizarea acesteia constituie riscuri n
realizarea obiectivelor;
- ntocmirea i urmrirea executrii graficului de circulaie a documentelor la fiecare nivel de
responsabilitate din entitatea public.
8.2. Iniierea i elaborarea unei proceduri
8.2.1. n cadrul UVT elaborarea procedurilor operaionale (PO) poate fi iniiat de
conductorul oricrei componente structurale. Acesta preia lista obiectivelor specifice, a
activitilor, precum i lista riscurilor, documente elaborate n cadrul sistemului de control
intern/managerial din cadrul structurii pe care o conduce, prioritizeaz obiectivele specifice,
activitile i riscurile, stabilete lista procedurilor operaionale necesare, persoanele responsabile
cu elaborarea PO i termenele la care acestea se vor finaliza.
8.2.2. Elaborarea procedurilor se face prin tehnoredactare pe calculator, respectnd structura i
forma modelului de procedur operaional, respectiv Anexa 1.
8.3. Precizri privind componentele modelului de procedur operaional (coninutul PO),
prezentat n Anexa 1
8.3.1.Precizri comune componentelor
a) Datele de identificare din cartuul de capt se trec pe fiecare pagin, cu modificrile
cerute de rubrici, acolo unde este cazul.
b) Denumirea procedurii operaionale i codul acesteia trebuie s reflecte activitatea
procedurat i locul acesteia n sistemul de codificare utilizat. Procedurile operaionale se

11

Procedura de sistem
privind modalitatea de
elaborare, modificare i
retragere a procedurilor
operaionale

Ediia I
Nr. de ex. 1
Revizia ................
Nr. de ex. ............
Pagina 12 din 20

Cod: P.S.-UVT-DCMI-01
codific cu abrevierea PO.UVT, urmat de grupul de litere ce reprezint abrevierea pentru
denumirea componentei structurale care elaboreaz procedura (Anexa 2) i de un grup de cifre
care reprezint numrul de ordine atribuit (ex PO.UVT-DEP-01).
c) Ediiile se numeroteaz cu cifre romane, iar reviziile din cadrul acestora, cu cifre
arabe.
d) Orice modificare de reglementare organizatoric sau de alt natur, cu efect asupra
activitii procedurate, determin revizia sau, dup caz, elaborarea unei noi ediii pentru
procedura operaional respectiv.
e) n msura n care este posibil, se asigur pagin distinct pentru fiecare component a
procedurii operaionale.
8.3.2. Precizri specifice componentelor
a) Cu privire la Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea i aprobarea ediiei sau,
dup caz, a reviziei n cadrul ediiei procedurii operaionale (componenta 1):
- persoana desemnat din cadrul componentei structurale emitente elaboreaz
documentul i asigur identificarea lui prin cod.
- cnd una sau mai multe dintre operaiuni se realizeaz de ctre un grup sau o comisie, n
list se cuprind toi membrii grupului sau ai comisiei.
- procedurile operaionale sunt verificate de Prodecan/eful de serviciu (sau birou, etc),
avizate de eful componentei structurale i, pentru conformitate cu OMFP 946 i cu P.S.-UVTDCMI-01, de directorul Departamentului de Control Managerial Intern. Dac nu sunt respectate
prevederile P.S.-UVT-DCMI-01, DCMI transmite observaiile sale componentei structurale care
a elaborat procedura, n termen de cel mult 3 zile lucrtoare.
- procedurile operaionale emise de ctre departamentele din subordinea Directorului
General Administrativ sunt avizate i de ctre acesta.
- pentru documentele cu implicaii juridice poate fi solicitat i avizul Oficiului juridic.
b) Cu privire la Situaia ediiilor i a reviziilor n cadrul ediiilor procedurii operaionale
(componenta 2):
- se cuprind, n ordine cronologic, toate ediiile i, respectiv, reviziile n cadrul ediiilor;
- cnd se realizeaz o nou ediie a procedurii operaionale, coloanele nr. 2 i 3, privind
componenta revizuit, precum i modalitatea reviziei, nu se completeaz;
- coloana nr. 3 (Modalitatea reviziei) privete aciunile de modificare, adugare,
suprimare sau altele asemenea, dup caz, referitoare la una sau mai multe componente ale
procedurii operaionale;
- la fixarea datei de la care se aplic prevederile noii ediii sau revizii (coloana nr. 4) se
are n vedere asigurarea timpului necesar pentru difuzarea i studierea acesteia de ctre
aplicatori.

12

Procedura de sistem
privind modalitatea de
elaborare, modificare i
retragere a procedurilor
operaionale

Ediia I
Nr. de ex. 1
Revizia ................
Nr. de ex. ............
Pagina 13 din 20

Cod: P.S.-UVT-DCMI-01
c) Cu privire la Lista cuprinznd persoanele la care se difuzeaz ediia sau, dup caz,
revizia din cadrul ediiei procedurii operaionale (componenta 3):
- coloana nr. 1 (Scopul difuzrii) are n vedere faptul c oricare component
structural/persoan a crei activitate intr sub incidena aplicrii, informrii, evidenei, arhivrii
sau altor scopuri n legtur cu procedura respectiv, trebuie s aib la dispoziie acest
instrument, inclusiv cu ocazia actualizrii prin noi ediii sau revizii.
d) Cu privire la Scopul procedurii operaionale (componenta 4):
- componenta structural, n afar de scopurile considerate generale, identific i nscrie
scopurile specifice n cazul fiecrei proceduri operaionale elaborate, innd cont de rolul, locul,
importana, precum i de alte elemente privind activitatea procedurat;
e) Cu privire la Domeniul de aplicare a procedurii operaionale (componenta 5):
- aceast component se bazeaz pe colaborarea componentelor structurale UVT, astfel
nct la fixarea i definirea activitii (pct. 5.1), la delimitarea acesteia de alte activiti (pct. 5.2
i 5.3) sau la precizarea componentelor structurale cu atribuii legate de activitatea respectiv
(pct. 5.4) s fie eliminat orice situaie de suprapunere de activiti, de activiti necuprinse n
procesul de analiz i elaborare a procedurilor, de suprapunere de atribuii ntre structuri, de
atribuii pentru care nu au fost fixate responsabiliti, etc.;
f) Cu privire la Documentele de referin (reglementri) aplicabile activitii procedurate
(componenta 6):
- aceast component privete, n special, listarea documentelor cu rol de reglementare
fa de activitatea procedurat;
- este necesar s fie cunoscute i respectate toate reglementrile care guverneaz fiecare
activitate;
- gruparea pe cele 4 categorii are rol de sistematizare a reglementrilor, unde:
reglementrile internaionale n legtur cu domeniul respectiv sunt cele la care Romnia este
parte; legislaia primar se refer la legi i la ordonane ale Guvernului; legislaia secundar are
n vedere hotrri ale Guvernului sau acte ale organismelor cu atribuii de reglementare i care
sunt emise n aplicarea legilor i/sau a ordonanelor Guvernului; alte documente, inclusiv
reglementri interne ale entitii publice (legislaie teriar), se refer la instruciuni, precizri,
decizii, ordine sau altele asemenea i au efect asupra activitii procedurate.
g) Cu privire la Definiii i abrevieri ale termenilor utilizai n procedura operaional
(componenta 7):
- se va urmri definirea acelor termeni care: reprezint element de noutate; sunt mai puin
cunoscui; prezint sensuri diferite; prin neexplicitarea lor pot conduce la confuzii etc.;
- se recomand precizarea, acolo unde este cazul, a actului relevant care definete
termenul n cauz;

13

Procedura de sistem
privind modalitatea de
elaborare, modificare i
retragere a procedurilor
operaionale

Ediia I
Nr. de ex. 1
Revizia ................
Nr. de ex. ............
Pagina 14 din 20

Cod: P.S.-UVT-DCMI-01
- se va avea n vedere abrevierea termenilor (cuvinte, expresii, denumiri de instituii etc.)
utilizai cu mai mare frecven n textul procedurii operaionale i/sau care, n urma acestei
aciuni, permit o nelegere i utilizare mai uoar a procedurii;
- se recomand ca ordinea n care se nscriu att definiiile termenilor n tabelul 7.1, ct i
abrevierile termenilor n tabelul 7.2, s fie aceea dat de prima apariie n textul procedurii
operaionale a termenului definit sau abreviat, dup caz;
- n tabelele 7.1 i 7.2 din modelul de procedur operaional au fost definii i, respectiv,
abreviai, pentru exemplificare, termeni utilizai n model.
h) Cu privire la Descrierea procedurii operaionale (componenta 8):
- aceast component reprezint, n fapt, esena procedurii operaionale. n acelai timp
este i acea component care nu este generalizabil prin model de procedur dect n termeni
foarte largi. Componenta este dependent, n mod direct, de condiiile concrete n care se
desfoar activitatea respectiv n cadrul UVT, de modul de organizare, de gradul de
subordonare, de gradul de dotare cu resurse materiale, financiare i umane, de calitatea i
pregtirea profesional a salariailor i, nu n ultimul rnd, de gradul de dezvoltare a sistemelor
de management financiar i control. Cele cteva puncte i subpuncte, enumerate la aceast
component n prezentul model de procedur operaional, recomand una din multitudinea de
posibiliti de descriere a acestei componente;
- la "Generaliti" (pct. 8.1) se cuprind elemente de ansamblu privind caracteristicile
activitii. Se va evita repetarea acelora deja abordate n cadrul celorlalte componente ale
procedurii operaionale, cum ar fi cele legate de scopul procedurii operaionale (prezentate la
componenta 4), cele privind domeniul de aplicare a procedurii operaionale (prezentate la
componenta 5) sau cele privind documentele de referin aplicabile activitii procedurate
(prezentate la componenta 6).
- la "Documente utilizate" (pct. 8.2) se cuprind, n principal, cele de natura formularelor,
dar i manuale, instruciuni operaionale, liste de verificare (check-lists) etc., care furnizeaz
informaii necesare derulrii activitii, contribuie la prelucrarea de date n cadrul procesului sau
transmit rezultatele obinute altor utilizatori. De reinut c documentele trebuie s fie actualizate,
utile, precise, uor de examinat, disponibile i accesibile angajailor i terilor, dac este cazul.
Subpct. 8.2.1, 8.2.2 i 8.2.3 au mai mult rolul de a ordona problemele abordate, ele putnd fi
comasate sau detaliate n funcie de amploarea, volumul, diversitatea i complexitatea
documentelor respective;
- la "Lista i proveniena documentelor utilizate" (subpct. 8.2.1) se are n vedere
nominalizarea tuturor documentelor, a organismelor abilitate cu emiterea i actualizarea acestora,
a codurilor de identificare, dac este cazul, a regimului informaiilor coninute etc. n aceast
list se nominalizeaz i documentele interne de aceast natur, emise i utilizate n cadrul
componentelor organizatorice sau, prin colaborare, ntre componentelor organizatorice ale UVT.

14

Procedura de sistem
privind modalitatea de
elaborare, modificare i
retragere a procedurilor
operaionale

Ediia I
Nr. de ex. 1
Revizia ................
Nr. de ex. ............
Pagina 15 din 20

Cod: P.S.-UVT-DCMI-01
- la "Coninutul i rolul documentelor utilizate" (subpct. 8.2.2) pot fi redate n forma
complet, anexnd la procedur modele ale documentelor, instruciuni de completare a acestora
i meniuni referitoare la rolul lor.
- subpct. 8.2.3 "Circuitul documentelor" are n vedere componentelor organizatorice
/persoanele la care trebuie s circule documentele n procesul de realizare a activitii, precum i
operaiunile ce se efectueaz n legtur cu documentul respectiv, la fiecare component
organizatoric/persoan pe la care circul. Este necesar ca circuitul documentelor aferente
activitii s fie integrat n fluxul general al documentelor din cadrul UVT. Se recomand
utilizarea reprezentrii grafice a circuitului documentelor.
- pct. 8.3 "Resurse necesare" se dezvolt pe structura clasic a acestora, respectiv resurse
materiale (subpct. 8.3.1), resurse umane (subpct. 8.3.2) i, respectiv, resurse financiare (subpct.
8.3.3). De menionat c structura resurselor este foarte sensibil fa de activitatea la care ne
referim; la unele activiti resursa necesar preponderent este cea material, iar la altele este
preponderent resursa uman sau resursa financiar ori combinaii ale acestora.
- subpct. 8.3.1 "Resursa material" se dezvolt pe elementele de logistic: birouri, scaune,
rechizite, linii telefonice, materiale informatice, calculatoare personale, acces la baza de date,
reea, imprimant, posibiliti de stocare a informaiilor etc., dar i pe elemente de alt natur,
dac specificul activitii o impune.
-subpct. 8.3.2 "Resursa uman" fixeaz componentele organizatorice i/sau
persoana/persoanele care sunt implicate, prin atribuiile/sarcinile de serviciu, n realizarea
activitii procedurate.
- subpct. 8.3.3 "Resursa financiar" are n vedere prevederea n buget a sumelor necesare
cheltuielilor de funcionare (achiziionarea materialelor consumabile necesare desfurrii
activitii, acoperirea contravalorii serviciilor de ntreinere a logisticii, plata cheltuielilor cu
personalul direct implicat n activitatea respectiv etc.), dar i a sumelor necesare altor tipuri de
cheltuieli proprii unei anume activiti.
- pct. 8.4 "Modul de lucru" pentru o activitate poate fi formalizat, respectiv transpus n
procedura operaional, numai prin aportul angajailor implicai direct n acea activitate.
- subpct. 8.4.1 "Planificarea operaiunilor i a aciunilor activitii" se sprijin, pe de o
parte, pe aciunile identificate, aa cum sunt ele listate n cadrul tabelului de la componenta 9
"Responsabiliti i rspunderi n derularea activitii", iar pe de alt parte, pe o bun cunoatere
i stpnire a cerinelor generale i a celorlalte caracteristici ale Standardului de control
intern/managerial nr. 8 "Planificarea" i a Standardului de control intern/managerial nr. 11
"Managementul riscului", prezentate n Anexa nr. 1 la OMFP 946/2005. Aciunile analizate prin
prisma resurselor de toate categoriile, a termenelor de realizare, a riscurilor identificate i a
msurilor de limitare a efectului acestora, a condiiilor de eficien i legalitate impuse, puse n
corelaie i ntr-o succesiune logic i cronologic, constituie n fapt instrumentul de planificare
cuprins n procedura operaional pentru activitatea analizat.

15

Procedura de sistem
privind modalitatea de
elaborare, modificare i
retragere a procedurilor
operaionale

Ediia I
Nr. de ex. 1
Revizia ................
Nr. de ex. ............
Pagina 16 din 20

Cod: P.S.-UVT-DCMI-01
- subpct. 8.4.2 "Derularea operaiunilor i aciunilor" reflect programul de zi cu zi al
componentei organizatorice /persoanei implicate n realizarea activitii, n care aceasta uzeaz
de toate instrumentele specifice i acioneaz corespunztor prevederilor din procedura
operaional i, n special, celor din instrumentul de planificare a activitii. Se recomand
cuprinderea n procedura operaional, sub form tabelar, a modului de operare, unde pe
vertical se pot cuprinde etapele ce se deruleaz n legtur cu activitatea respectiv, iar pe
orizontal se precizeaz intrrile de informaii (de la cine? ce?), operaiunile,
aciunile/prelucrrile, completrile etc., ce au loc fa de datele intrate, instrumentele utilizate n
acest scop, ieirile de rezultate (care? ctre cine? etc.).
- subpct. 8.4.3 "Valorificarea rezultatelor activitii" poate fi orientat ctre mai multe
direcii, ca de exemplu: analiza gradului de realizare a indicatorilor de performan asociai
activitii; furnizarea datelor i informaiilor cu privire la rezultatele activitii ctre beneficiarii
acestora; identificarea msurilor de mbuntire, etc.
i) Cu privire la Responsabiliti i rspunderi n derularea activitii (componenta 9):
- se va urmri identificarea tuturor aciunilor care au loc n legtur cu activitatea
procedurat, precum i fixarea acestora pe componentele organizatorice (posturile, chiar) crora
le revin responsabilitile i/sau, dup caz, rspunderile fa de acestea;
- se recomand cuprinderea aciunilor n tabel, pe ct posibil, n ordinea logic a
desfurrii lor, iar a componentele organizatorice (posturilor), n ordinea interveniei n proces;
- n tabelul 9 din modelul de procedur operaional, componentele organizatorice
(posturile) au fost simbolizate, ipotetic, cu I, II, III, ..., aciunile (operaiunile), cu a, b, c, ..., iar
responsabilitile/rspunderile, cu abrevierile regsite n tabelul 7.2, unde: E = elaborare; V =
verificare; A = aprobare; Ap. = aplicare; Ah. = arhivare. Se observ, de exemplu, c operaiunea
a este o operaiune de elaborare E, care revine compartimentului I; operaiunea c este o
operaiune de aprobare A, n rspunderea postului III; aciunea f este o aciune de arhivare Ah.,
ce revine compartimentului VI, etc.
j) Cu privire la Anexe, nregistrri, arhivri (componenta 10):
- este necesar ca procedura operaional s cuprind n anexe toate instrumentele
relevante, prezentate n cadrul celorlalte componente ale acesteia, i care sunt aplicabile n
realizarea activitii.
8.4. Verificarea final
Verificarea final este responsabilitatea Consiliului de Administraie. Procedurile
operaionale aprobate n Consiliul de Administraie se semneaz apoi de ctre Rector. Dup
edina CA n care a fost aprobat procedura operaional i pe baza extrasului Procesului Verbal
al edinei, componenta structural emitent are responsabilitatea difuzrii documentului.

16

Procedura de sistem
privind modalitatea de
elaborare, modificare i
retragere a procedurilor
operaionale

Ediia I
Nr. de ex. 1
Revizia ................
Nr. de ex. ............
Pagina 17 din 20

Cod: P.S.-UVT-DCMI-01
8.5. Difuzarea procedurilor operaionale
Un exemplar original al procedurilor va fi pstrat la componentele structurale emitente
(n dosarul referitor la implementarea SCIM), acestea fiind direct responsabile de publicarea pe
site i de trasmiterea unei copii, electronic sau prin Registratura UVT, fiecrui ef de
component organizatoric (departament, facultate, etc.) implicat. efii acestora au obligaia
prezentrii procedurii personalului aflat n subordine.
Procedurile operaionale vor fi nregistrate n Registrul procedurilor operaionale al
fiecrei componente structurale.
Un exemplar original va fi trimis Departamentului de Control Managerial Intern.
8.6. Modificarea procedurilor operaionale
8.6.1. Procedurile pot fi modificate n urma modificrilor legislative sau a riscurilor, a unor
rapoarte de audit intern sau extern sau ale Departamentului de Control Intern, n urma analizei de
management sau la propunerea efilor componentelor organizatorice din UVT.
8.6.2. Modificarea implic creterea cu o unitate a numrului de ordine corespunztor reviziei.
8.6.3. Dac volumul modificrilor depete mai mult de jumtate din coninutul procedurii sau
diferena dintre numerele reviziei este mai mare dect trei, se modific prin creterea cu o
unitate, numrul ediiei.
8.6.4. Modificrile presupun parcurgerea acelorai etape parcurse la iniierea procedurii.
8.6.5. Odat cu aprobarea unei ediii sau revizii noi, pe primul exemplar se face meniunea
Retras, respectiv Retras definitiv, exemplarul purtnd numele i semntura persoanei care a fcut
aceast meniune.
8.6.6. n momentul distribuiei unei proceduri revizuite, procedura veche se consider retras.
8.6.7. Responsabilitatea difuzrii procedurilor revizuite revine tot componentei structurale
emitente.
8.7. Arhivarea procedurilor
Procedurile operaionale retrase sau revizuite se pstreaz termen de 5 ani de ctre
structurile organizatorice care le-au elaborat. Dup aceast perioad se predau la Arhiva UVT, cu
respectarea reglementrilor specifice arhivrii.

17

Procedura de sistem
privind modalitatea de
elaborare, modificare i
retragere a procedurilor
operaionale

Ediia I
Nr. de ex. 1
Revizia ................
Nr. de ex. ............
Pagina 18 din 20

Cod: P.S.-UVT-DCMI-01
9. Responsabiliti i rspunderi n derularea activitii de elaborare a Procedurilor
operaionale
Componenenta organizatoric (postul,
Componenta
Nr.
aciunea, operaiunea)
organizatoric
crt.
emitent
0
1
2
1 Persoana
desemnat
din
cadrul
E
componentei organizatorice/proiectului de
cercetare
2 ef birou sau serviciu
V
3 Decan/Director departament
A, Ah.
4 Director General Administrativ, pentru
departamentele din subordine
5 Director DCMI
6 Director proiect
7 Rector UVT

18

DGA

DCMI

CA

Proiect
Cercetare

A
A
Ap
Ap

Ap

Procedura de sistem
privind modalitatea de
elaborare, modificare i
retragere a procedurilor
operaionale

Ediia I
Nr. de ex. 1
Revizia ................
Nr. de ex. ............
Pagina 19 din 20

Cod: P.S.-UVT-DCMI-01
10. Anexe, nregistrri, arhivri
Nr.
anex
0
1
2
3
4

19

Denumirea anexei
1
Format procedura operaional
Lista codurilor structurilor organizatorice din UVT
Format Registru proceduri operaionale scrise
Diagrama de proces pentru realizarea PO

Procedura de sistem
privind modalitatea de
elaborare, modificare i
retragere a procedurilor
operaionale

Ediia I
Nr. de ex. 1
Revizia ................
Nr. de ex. ............
Pagina 20 din 20

Cod: P.S.-UVT-DCMI-01
11. Cuprins
Numrul
componenei
n cadrul
procedurii
de sistem
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.

20

Denumirea componentei din cadrul procedurii de sistem

Pagina

Coperta
Lista responsabililor cu evaluarea, verificarea i aprobarea ediiei sau,
dup caz, a reviziei n cadrul ediiei procedurii de sistem
Situatia ediiilor i a reviziilor n cadrul ediiilor procedurii de sistem
Lista cuprinzand persoanele la care se difuzeaz ediia sau, dup caz,
revizia din cadrul ediiei procedurii de sistem
Scopul procedurii de sistem
Domeniul de aplicare a procedurii de sistem
Documentele de referin (reglementri) aplicabile activitii
procedurale
Definiii i abrevieri ale termenilor utilizai n procedura de sistem
Descrierea procedurii de sistem
Responsabiliti i rspunderi n derularea activitii
Anexe, nregistrri, arhivri
Cuprins

1
2
3

4
5
7-8
9-10
11-17
18
19
20

Anexa 1
MINISTERUL EDUCAIEI NAIONALE

...I

UNIVERSITATEA DE VEST DIN TIMIOARA .

Facultatea/Departamentul

PROCEDURA OPERAIONAL
privind .......................
COD: PO.UVT-ACRONIM DENUMIRE DEPARTAMENT- NUMR DE
ORDINE AL PROCEDURII
(ex PO.UVT-DEP-01)

Aprobat n edina Consiliului de Administraie al UVT din data de ................

Procedura operaional
privind ...........
Facultatea/Departame ntul

Cod: PO.UVT-_ _ _-_ _

Ediia I
Nr.de ex. ..........
Revizia ................
Nr.de ex. .........
Pagina 2 din
Exemplar nr.

1. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea i aprobarea ediiei sau, dup caz,

a reviziei n cadrul ediiei procedurii ope raionale

1.1.

Elemente
privind
responsabilii/
operaiunea
1
Elaborat

1.2.

Verificat

1.3.

Avizat

1.3.

Avizat pentru
conformitate
cu OMFP 946
Aprobat

1.5.

Numele i
prenumele

Funcia

Data

Semntura

3
(Funcia persoanei/persoanelor
responsabile de derularea
activitii reglementate de
procedur)
...
(ef serviciu/birou,etc.)
...
(Decani/Directorul/Directorii
structurii/structurilor
organizatorice n cadrul
creia/crora s-a elaborat
procedura)
...
(Directorul General
Administrativ pentru
departamentele din subordine)

(Directorul DCMI)
Rector/Manager de proiect

Procedura operaional
privind ...........
Facultatea/Departame ntul

Cod: PO.UVT-_ _ _-_ _

Ediia I
Nr.de ex. ..........
Revizia ................
Nr.de ex. .........
Pagina 3 din
Exemplar nr.

2. Situaia ediiilor i a reviziilor n cadrul ediiilor procedurii operaionale

2.1.
2.2.
2.3.
2.4.
2.5.
2.6.
2.7.

Ediia sau, dup caz,

revizia n cadrul ediiei

Componenta
revizuit

Modalitatea
reviziei

1
Ediia I
Revizia 1
Revizia 2
Revizia..
Ediia a II-a
Revizia 1
Revizia...

2
X

3
X

Data de la care se aplic

prevederile ediiei sau
revizuirii ediiei
4

Procedura operaional
privind ...........
Facultatea/Departame ntul

Cod: PO.UVT-_ _ _-_ _

Ediia I
Nr.de ex. ..........
Revizia ................
Nr.de ex. .........
Pagina 4 din
Exemplar nr.

3. Lista cuprinzand persoanele la care se difuzeaz ediia sau, dup caz, revizia din
cadrul ediiei procedurii operaionale

3.1.
3.2.
3.3.
3.4.
3.5.

Scopul
difuzrii
1
aplicare
aplicare
informare
informare
eviden

3.6.

arhivare

3.7.

alte
scopuri
...

3.8.

Exemplar Facultate/Departament Funcia

nr.
2
3
4
1
1
1
1

(Structura
organizatoric
emitent)
(Structura
organizatoric
emitent)

Numele i Data
prenumele primirii
5
6

Semntura
7

Procedura operaional
privind ...........
Facultatea/Departame ntul

Cod: PO.UVT-_ _ _-_ _

Ediia I
Nr.de ex. ..........
Revizia ................
Nr.de ex. .........
Pagina 5 din
Exemplar nr.

4. Scopul procedurii operaionale

4.1. Stabilete modul de realizare a activitii, structurile organizatorice i persoanele
implicate;
4.2. D asigurri cu privire la existena documentaiei adecvate derulrii activitii;
4.3. Asigur continuitatea activitii, inclusiv n condiii de fluctuaie a personalului;
4.4. Sprijin auditul i/sau alte organisme de control, interne sau externe abilitate n aciuni de
auditare i/sau control, iar pe Rector, n luarea deciziilor;
.....................................................................................................................
4.n. Alte scopuri specifice procedurii operaionale.

Procedura operaional
privind ...........
Facultatea/Departame ntul

Cod: PO.UVT-_ _ _-_ _

Ediia I
Nr.de ex. ..........
Revizia ................
Nr.de ex. .........
Pagina 6 din
Exemplar nr.

5. Domeniul de aplicare a procedurii operationale

5.1. Precizarea (definirea) activitii la care se refer procedura operaional;
5.2. Delimitarea explicit a activitii procedurate n cadrul portofoliului de activiti
desfurate n UVT;
5.3. Listarea principalelor activiti de care depinde i/sau care depind de activitatea
procedurat;
5.4. Listarea departamentelor furnizoare de date i/sau beneficiare de rezultate ale activitii
procedurate; listarea departamentelor implicate n procesul activitii.

Procedura operaional
privind ...........
Facultatea/Departame ntul

Cod: PO.UVT-_ _ _-_ _

Ediia I
Nr.de ex. ..........
Revizia ................
Nr.de ex. .........
Pagina 7 din
Exemplar nr.

6. Documentele de referin (reglementri) aplicabile activitii procedurale

6.1. Reglementri internaionale
6.2. Legislaie primar
6.3. Legislaie secundar
6.4. Alte documente, inclusiv reglementri interne ale entitii publice
-

Procedura operaional
privind ...........
Facultatea/Departame ntul

Cod: PO.UVT-_ _ _-_ _

Ediia I
Nr.de ex. ..........
Revizia ................
Nr.de ex. .........
Pagina 8 din
Exemplar nr.

7. Definiii i abrevieri ale termenilor utilizai n procedura operaional

7.1. Definiii ale termenilor
Nr.
crt.
1.

2.
3.

Termenul

Definiia i/sau, dac este cazul, actul care definete termenul

Procedura operaional

Prezentarea formalizat, n scris, a tuturor pailor ce trebuie

urmai, a metodelor de lucru i a regulilor de aplicat n vederea
realizrii activitii, cu privire la aspectul procesual. Se
elaboreaz pe tipuri de activiti, stabilete responsabiliti de
inere sub control a unui proces cu activiti specifice.
Forma iniial sau actualizat, dup caz, a unei proceduri
operaionale, aprobat i difuzat.
Aciunile de modificare, adugare, suprimare sau altele
asemenea, dup caz, a uneia sau a mai multor componente ale
unei ediii a procedurii operaionale, aciuni care au fost
aprobate i difuzate.

Ediie a unei proceduri

operaionale
Revizia n cadrul unei
ediii

4.
5.
6.
7.2. Abrevieri ale termenelor
Nr.
crt.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.

Abrevierea
PO
E
V
Av.
A
Ap.
Ah.
CA

Termenul abreviat
Procedura operaional
Elaborare
Verificare
Avizare
Aprobare
Aplicare
Arhivare
Consiliul de Administraie

Procedura operaional
privind ...........
Facultatea/Departame ntul

Cod: PO.UVT-_ _ _-_ _

Ediia I
Nr.de ex. ..........
Revizia ................
Nr.de ex. .........
Pagina 9 din
Exemplar nr.

8. Descrierea procedurii operaionale

8.1. Generaliti
8.2. Documente utilizate
8.2.1. Lista i proveniena documentelor
8.2.2. Coninutul i rolul documentelor
8.2.3. Circuitul documentelor
8.3. Resurse necesare
8.3.1. Resurse materiale
8.3.2. Resurse umane
8.3.3. Resurse financiare
8.4. Modul de lucru
8.4.1. Planificarea operaiunilor i aciunilor activitii
8.4.2. Derularea operaiunilor i aciunilor activitii
8.4.3. Valorificarea rezultatelor activitii

Ediia I
Nr.de ex. ..........
Revizia ................
Nr.de ex. .........
Pagina 10 din
Exemplar nr.

Procedura operaional
privind ...........
Facultatea/Departame ntul

Cod: PO.UVT-_ _ _-_ _

9. Responsabiliti i rspunderi n derularea activitii

Nr.
crt.
0
1
2
3
4
5
6
...

10

Departamentul (postul, aciunea, operaiunea)

II

III

IV

VI

...

2
E

...

a
b
c
d
e
f

V
A
Ap.
Ap.
Ah.
...

Procedura operaional
privind ...........
Facultatea/Departame ntul

Cod: PO.UVT-_ _ _-_ _

Ediia I
Nr.de ex. ..........
Revizia ................
Nr.de ex. .........
Pagina 11 din
Exemplar nr.

10. Anexe, nregistrri, arhivri

Nr.
anex
0
1
2
3
4

11

Denumirea anexei
1

Procedura operaional
privind ...........
Facultatea/Departame ntul

Cod: PO.UVT-_ _ _-_ _

Ediia I
Nr.de ex. ..........
Revizia ................
Nr.de ex. .........
Pagina 12 din
Exemplar nr.

11. Cuprins
Numrul
componenei
n cadrul
procedurii
operaionale
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.

12

Denumirea componentei din cadrul procedurii operaionale

Coperta
Lista responsabililor cu evaluarea, verificarea i aprobarea ediiei sau,
dup caz, a reviziei n cadrul ediiei procedurii operaionale
Situatia ediiilor i a reviziilor n cadrul ediiilor procedurii
operaionale
Lista cuprinzand persoanele la care se difuzeaz ediia sau, dup caz,
revizia din cadrul ediiei procedurii operaionale
Scopul procedurii operaionale
Domeniul de aplicare a procedurii operaionale
Documentele de referin (reglementri) aplicabile activitii
procedurale
Definiii i abrevieri ale termenilor utilizai n procedura operaional
Descrierea procedurii operaionale
Responsabiliti i rspunderi n derularea activitii
Anexe, nregistrri, arhivri
Cuprins

Pagina

Anexa 2
MINISTERUL EDUCAIEI NAIONALE
...I

UNIVERSITATEA DE VEST DIN TIMIOARA .

Lista codurilor structurilor organizatorice din UVT

Denumirea structurii organizatorice

Abreviere

Facultatea de Economie i de Administrare a Afacerilor

Facultatea de Matematic i Informatic
Facultatea de Muzic
Facultatea de Litere, Istorie i Teologie
Facultatea de Sociologie i Psihologie
Facultatea de Stiine Politice, Filosofie i tiinele Comunicrii
Facultatea de Fizic
Facultatea de Chimie, Biologie i Geografie
Facultatea de Arte i Design
Facultatea de Educaie Fizic i Sport
Facultatea de Drept
Secretariat General UVT
Birou de Studii Doctorale
Departament Resurse Umane
Departament Economico-Financiar
Departament Informatizare i Comunicaii
Departament Eviden Patrimoniu, Achiziii i Monitorizare Investiii
Departament Social-Administrativ
Editura
Tipografie
Departamentul de Managementul Calitii
Birou Audit Public Intern
Oficiu Juridic
Departament Control Managerial Intern
Departament de Accesare i Implementare Proiecte
Departament de Comunicare, Identitatate i Imagine Instituional
Departament de Pregtire a Personalului Didactic
Departament de Educatie Continua si nvmnt la Distan i Frecven
Redus
Departament pentru Relaia cu Mediul Preuniversitar, Dezvoltarea Carierei i
Activiti Culturale, Artistice i Sportive
Departament Relaii Internaionale
Departamentul pentru Relaia cu Mediul Socio-Economic i Antreprenoriat

FEAA
FMI
FM
FLIT
FSP
FSPFSC
FF
FCBG
FAD
FEFS
FD
SG
BSD
DRU
DEF
DICT
DEPAMI
DSA
EDIT
TIP
DMC
BAPI
OJ
DCMI
DAIP
DCIII
DPPD
DECIDFR
DRMP
DRI
DSEA

Anexa 3
MINISTERUL EDUCAIEI NAIONALE
...I

UNIVERSITATEA DE VEST DIN TIMIOARA .

Denumirea structurii organizatorice (Facultate/Departament)

Registrul procedurilor operaionale scrise

Nr.crt.

Responsabil:

Cod PO

Denumire PO

Data aprobrii

MINISTERUL EDUCAIEI NAIONALE

UNIVERSITATEA DE VEST DIN TIMIOARA

...I

UNIVERSITATEA DEAnexa
VEST DIN4
TIMIOARA .

DIAGRAMA DE PROCES PRIVIND ELABORAREA

PROCEDURILOR OPERAIONALE
Iniierea PO de ctre conductorii
componentelor structurale/directori
proiecte
-se stabilete lista procedurilor
necesare.
-se stabilesc termenele i persoanele
responsabile cu elaborarea PO.

Transmiterea PO ctre DCMI

pentru obinerea avizului de
conformitate cu OMFP 946/2005
i P.S.-UVT-DCMI-01.

Elaborarea PO
-persoanele desemnate elaboreaz
PO.
-verificarea PO de ctre eful de
birou sau ale persoane desemnate.
Conform?

Implic mai
multe
componente
structurale?

NU

DA

-avizarea PO de ctre
eful/efii de structuri
(decani/directori
departamente).
- avizarea PO de ctre DGA
pentru departamentele din
subordine.

DA

NU
Observaii

Modificarea PO de
ctre componenta
structural
iniiatoare.

PO se trimite ctre Cancelaria Rectorului

pentru a fi supus aprobrii CA (care
include membri ai Comisiei SCIM).
Rectorul confirm aprobarea prin
semntur.

Transmiterea PO ctre
structurile implicate pentru
completri i observaii.
Dac nu se ajunge la
consens, forma final
se decide de ctre
conductorul ierarhic
superior.

Un exemplar original al PO se pstreaz

de
ctre
facultatea/departamentul
iniiator, care se ocup apoi de
nregistrarea n evidenele proprii i de
distribuire, repectiv publicare.
Un exemplar original se trimite la DCMI.