MTODOS PARA EL CONTROL DE UBICACIN Y LOCALIZACIN DE LOS PRODUCTOS EN EL

ALMACEN.
7.1 Introduccin a los mtodos de control, ubicacin y localizacin de los productos en el
almacn. Los mtodos para ubicar y localizar los productos almacenados tienen como objetivo la
disminucin de los tiempos de bsqueda y entrega de las existencias para ejecutar un proceso
de gestin ms gil y dinmica.
Debe resaltarse que no basta solamente el seleccionar los medios adecuados de
almacenamiento, los equipos tecnolgicos idneos y las distribuciones espaciales racionales; ya
que puede ocurrir que el almacn no funcione segn lo previsto, entre otros factores a causa de
las prdidas de tiempo surgidas en la tarea de localizar los productos que se requiere
comercializar.
Esto provoca inconvenientes a los clientes y en la economa interna, ya que los productos, en
muchos casos, no pueden llegar en el tiempo y la forma requerida; provocando por lo tanto
interrupciones en los procesos tanto de servicios como productivos, as como, violaciones en la
poltica contractual.
El conocimiento exacto de la ubicacin de un producto, o el lugar o lugares donde se puede
encontrar tiene marcada incidencia sobre la eficiencia en la operacin del almacn, conclusin a
la que necesariamente se arriba cuando se evalan las ventajas que se obtienen con la
incorporacin de un control que permita dominar el lugar en que se encuentra la nomenclatura
de productos que se almacena.
Ahora bien, existen diferentes mtodos de ubicacin y localizacin de los productos en el
almacn partiendo desde el ms simple, que depende de la memoria del hombre hasta aquellos
que se sustentan en el empleo de mquinas computadoras.
Con la aparicin del almacn surgi la necesidad del control de la ubicacin, el que en su forma
ms primitiva consisti en lo que actualmente se conoce como almacenamiento fijo, o lo que es
lo mismo, un espacio destinado a cada surtido.
Con el desarrollo de la ciencia y la tcnica en el mundo se fue tambin a una forma superior en
las tcnicas de almacenamiento, dando origen a la necesidad de la ubicacin libre por grupos o
familias de productos, donde no se destina una posicin determinada para cada producto.
En ocasiones suele aplicarse una fusin de ambos mtodos.
El mtodo de almacenamiento fijo requiere mayor espacio til en el almacn que el mtodo de
almacenamiento libre.
Para la seleccin correcta del mtodo para el control de la ubicacin y localizacin de los
productos en el almacn, deben tenerse en cuenta los siguientes factores: la capacidad de
almacenamiento existente y necesaria; el tipo de carga a manipular, su variedad y la frecuencia
de movimientos; tamao del almacn; forma de almacenamiento; desarrollo tecnolgico
(incluyendo la posibilidad de automatizacin).
7.2 Mtodos para ubicacin y localizacin fija de los productos en el almacn En cualquiera de
las variantes que pudieran existir o crearse, el principio que sustenta estos mtodos es el de una
posicin o localizacin fija por producto.

Estos mtodos se apoyan en la identificacin de los espacios en los que se almacenan los
productos mediante lminas, etiquetas, etc. que permitan por simple inspeccin determinar el
rea, la zona y por ltimo el lugar exacto donde est lo que se busca, para proceder a la
ubicacin o localizacin.
Bajo esta fundamentacin se han generalizado tres mtodos, que sin variar la concepcin
central, de esta etapa primaria basada en un espacio destinado a cada surtido, introducen
ligeros cambios de carcter progresivo con el objetivo de ganar en agilidad y dinamismo.
En funcin de la particularidad que presenta cada uno, se pueden identificar como sigue: por
estricto orden numrico, por genrico y estricto orden numrico y por su importancia comercial,
grupo y estricto orden numrico.
a) Por estricto orden numrico Como su identificacin lo expresa, con este mtodo se emplea la
codificacin numrica o alfa numrica asociada a cada surtido, respetando el carcter ordinal
que establece ese cdigo.
Cuando se utiliza este mtodo para la ubicacin y localizacin no se requieren elementos de
control adicional ya que por simple inspeccin se obtiene la informacin necesaria para proceder
a la ubicacin o localizacin.
b) Por genrico y estricto orden numrico En esta variante se seleccionan reas de
almacenamiento que se destinan a un genrico de los que comercializa el almacn, tenindose
tantas reas como genricos se comercializan. A partir de la introduccin de este concepto se
sigue entonces para cada rea definida un estricto orden numrico para la ubicacin.
c) Por su importancia comercial, grupo y estricto orden numrico Para la aplicacin de este
mtodo se ejecutar previamente un trabajo de agrupacin de los productos en atencin al peso
que estos tengan en la gestin comercial, tomando como base el valor de ventas, frecuencia de
despacho, peso, etc.
Una vez concluida la agrupacin de las nomenclaturas de productos, se procede a su
almacenamiento e identificacin como en el mtodo por genrico y estricto orden numrico.
Estos mtodos son generalmente utilizados en aquellos almacenes que tienen como tecnologa
estantera para cargas fraccionadas. La ubicacin y el despacho se realiza manualmente y la
comercializacin de los productos es de forma fraccionada.
7.3 Mtodos para ubicacin y localizacin libre de los productos en el almacn Para superar las
deficiencias que conllevan los mtodos anteriores y ante la necesidad de introducir medidas
tcnico-organizativas que se correspondan con tecnologas ms avanzadas de almacenamiento
surgen los mtodos que se sostienen en el principio de ubicacin libre de los productos.
Se debe sealar que con el desarrollo cientfico-tcnico y el aumento de los niveles de
mecanizacin, los mtodos para la ubicacin y localizacin de productos se han hecho ms
sofisticados con el propsito de adecuarse al nivel tecnolgico alcanzado en los diferentes
pases.
Tomando en cuenta el nivel tecnolgico actual de los almacenes del pas, la tendencia debe ser
la aplicacin de un mtodo para la ubicacin y localizacin libre; ste permite las siguientes
ventajas:

a) Obtener el mximo aprovechamiento en la utilizacin de la tecnologa, ya que proporciona la

mejor explotacin de los medios de almacenamiento y, por consiguiente, del almacn
b) Eliminar las prdidas de tiempo para localizar un producto y no tener que depender de un
hombre o de su memoria para lograrlo c) Facilitar la rotacin de los productos almacenados bajo
el principio de primero que entra, primero que sale d) Conocer sin tener que recorrer las
instalaciones, la capacidad disponible en un instante
e) Minimizar los recorridos de los equipos de manipulacin
A continuacin se expone un mtodo para la ubicacin y localizacin libre de los productos.
Este mtodo se basa en el uso de uno o dos dgitos en correspondencia con la cantidad de Filas,
Columnas y Alojamientos y la realizacin manual de todas las operaciones que el mismo
requiere.
Con la intencin de lograr la mayor comprensin de este mtodo se estructur su descripcin en
las siguientes partes: definiciones, documentos de trabajo, funcionamiento y exigencias.
a) Definiciones Con el objetivo de uniformar la terminologa se definen a continuacin los
trminos ntimamente relacionados con este mtodo. Fila: Es la direccin horizontal ocupada por
productos unitarizados o no, en estanteras o sin ella y perpendicular a la direccin de colocacin
de las cargas. Columnas: Se denomina a la direccin vertical ocupada por productos unitarizados
o no, en estanteras o sin ella y perpendicular al plano del terreno. Alojamiento: Se define como
tal a la posicin o nivel ocupado por productos unitarizados o no, en estanteras o sin ella, en la
interseccin con la columna.
Para su mejor comprensin los mismos se sealan en la Figura No. 6.1
Figura No. 6.1: Muestra grfica de las filas, columnas y alojamientos b) Documentos de trabajo El
mtodo consta de dos documentos de trabajo como soportes de la informacin:
- Tarjeta de control de ubicacin
- Registro de disponibilidad Tarjeta de control de ubicacin Estas tarjetas constituyen el fichero
registro de todos los productos (surtidos) almacenados, en las que se obtienen para cada uno de
ellos el lugar o lugares en que estn ubicados. Son tarjetas impresas cuyas dimensiones pueden
variar en funcin de las condiciones particulares en cada almacn. Se sugiere una tarjeta de (115
x 180) mm. (Ver Figura No. 6.2)
FCA
FCA
CODIGO: ___________________
Figura No. 6.2: Tarjeta Control de Ubicacin Registro de disponibilidad Con el objetivo de
controlar el espacio disponible en el almacn en cada instante, as como poder tomar decisiones
sobre reagrupaciones o nuevas ubicaciones se confeccionar un listado de las ubicaciones
disponibles. Este registro estar formado por hojas columnares preparadas convenientemente o
con hojas impresas exprofeso (ver Figura No. 6.3)
FCAFCAFCA

Figura No. 6.3: Registro de disponibilidad c) Funcionamiento del mtodo Para la ubicacin de un
producto se utilizarn de 1 a 2 dgitos tanto para la fila (F), la columna (C), como para el
alojamiento (A), lo que estar en dependencia de las dimensiones del almacn y la tecnologa
utilizada, quedando la denominacin en el orden: F/C/A.
A cada surtido (cdigo) almacenado se le habilitar una tarjeta, reflejndose en la misma la (s)
ubicacin (es) que este tenga siguiendo como regla anotar de izquierda a derecha por concepto
de altas y bajas, lo que conduce a lograr una adecuada rotacin de los inventarios, es decir, lo
primero que entra es lo primero que sale.
Las bajas en la tarjeta (ubicaciones vencidas) se tacharn mediante diagonales o lo que es lo
mismo eliminar la informacin falsa. No se introduce la posibilidad de borrar porque atentara
contra el objetivo de rotar las existencias.
La forma de actualizacin del registro de disponibilidades ser la siguiente:
- Despus de tener anotadas en el registro todas las ubicaciones disponibles expresando la fila,
columna y alojamiento, cuando se desocupe alguna por concepto de despacho se proceder a
darle alta en el registro. Antes de ello, siempre se realizar la anotacin de baja en la tarjeta del
surtido (cdigo que ocupa dicha localizacin).
- Cuando por concepto de recepciones (ubicaciones) se ocupe una ubicacin registrada como
disponible, se proceder a eliminar esta informacin del registro, procedindose a tal efecto
mediante una diagonal o cruz en los escaques: fila, columna y alojamiento lo que se realizar
previa anotacin en la tarjeta correspondiente al surtido (cdigo) objeto de ubicacin.
En estos procedimientos lo importante a observar es que se sigan los pasos que se ilustran.
Cualquiera de ellos omitidos o negligentemente tratados conlleva a que los productos no se
ubiquen adecuadamente.
Tanto el procedimiento para la ubicacin como para la localizacin son necesarios para el control
correcto de los mismos.
Cuando se tiene en cuenta cada uno de los pasos enunciados en los procedimientos, no existe
posibilidad de errores en la ubicacin y en la localizacin.
d) Exigencias El xito del mtodo radica, en lo fundamental, en la comunicacin rpida y precisa
entre los que manipulan los productos y el centro de control.
Todas las ventajas que brinda se pierden si no se establece la comunicacin entre los que llenan
y vacan las ubicaciones y la persona encargada de los registros que se establecen ya que la
actualizacin sistemtica no tiene otra forma de solucin.
Para facilitar el trabajo a los obreros vinculados a la extraccin y colocacin de los productos en
las estanteras, prales, etc., se requiere la identificacin adecuada de las filas, columnas y
alojamientos, lo que se realizar atendiendo a colocar la identificacin en lugares visibles y
utilizar colores contrastantes con respecto a la pintura de la estantera en la identificacin. 7.4
Mtodos para estratificacin y ubicacin libre por computadora Estos mtodos estn aplicados a
una tecnologa altamente desarrollada e incluye, de forma insoslayable, mquinas de cmputo
electrnico que tienen como objetivo establecer el nexo entre productos, medios de
almacenamiento, medios unitarizadores, equipos de manipulacin e izaje de las cargas y el
ordenamiento, ubicacin y localizacin de los productos almacenados de una manera eficiente.

Con la introduccin de la mquina computadora se ha hecho posible desarrollar el control para la

ubicacin y localizacin de productos hasta una etapa superior que incluye adems el
ordenamiento de los productos en el almacn a partir de la estratificacin de inventario,
obtenindose una mayor eficiencia de la tecnologa.
La estratificacin de inventarios consiste en realizar agrupaciones de productos que pertenezcan
a la nomenclatura objeto de estudio, categorizndolos en funcin de una variable como puede
ser entre otras; volumen, peso, valor, movimiento, etc. La estratificacin como tal no es
patrimonio de un nivel de desarrollo dado, es posible utilizarlo en cualquier grado de desarrollo.
Ahora bien,
utilizar la divisin por estratos del inventario en desarrollos tecnolgicos primarios es opcional,
mientras que con una tecnologa de avanzada resulta imprescindible.
Existen diversos mtodos con los cuales se puede obtener, a partir de una variable previamente
seleccionada una estratificacin del inventario, pero de todos el ms utilizado universalmente es
el conocido como mtodo ABC, basado en el principio enunciado y desarrollado
matemticamente por el economista italiano Wilfredo Pareto, que expresa: ... en cualquier serie
de elementos a ser controlados, una pequea fraccin (en trminos del nmero de elementos)
usualmente contendr la mayor fraccin en trminos de efectos...
De esta forma se obtienen tres grupos o estratos de productos como resultado de su operatoria;
los clasificados A son aquellos que de acuerdo a la variable seleccionada tienen mayor
incidencia, los clasificados como B incidencia media y los clasificados como C poca
incidencia.
Si se persigue obtener como efecto de la estratificacin del inventario, por el mtodo ABC, una
disminucin en los recorridos en funcin de los despachos, la variable a seleccionar es el
movimiento asociado a la nomenclatura almacenada. De esta forma los clasificados como A se
ubicarn fsicamente lo ms prximo posible al rea de despacho, los clasificados como B un
poco ms alejados de esta y los clasificados como C en las zonas ms distantes y ms altas.
El procedimiento de clculo de forma manual resulta en extremo laborioso pero es necesario
aclarar que sin la mquina computadora no es posible adems, la actualizacin peridica de la
composicin de los estratos. Dicha composicin puede variar por hechos incontrolables tales
como: desaparicin de ofertas en el mercado, variacin de las lneas de produccin, variacin de
la demanda, etc.
Los mtodos manuales para el control de ubicacin y localizacin libre de productos mantienen
su vigencia dentro de esta etapa de desarrollo con algunas diferencias. Estas abarcan desde su
operacin, que deja de ser manual para convertirse en mecanizada y por tanto ganar en
velocidad y exactitud, hasta los resultados que ofrece a travs de tablas de salida. Dichas tablas
se diversifican, a seleccin del nombre y facilita la ejecucin de conteos fsicos, conocer el nivel
de existencia de un genrico, subgenrico o especfico, recorrido ptimo para efectuar el
despacho o ubicacin de los productos, etc. La esencia del mtodo, operado de forma manual es
la misma que operado por mquina y consiste en posibilitar la ubicacin libre, manteniendo el
soporte informativo dentro de cada estrato para garantizar la funcin del suministro de manera
eficiente.

El desarrollo e introduccin de tecnologas modernas en los procesos y operaciones de

almacenamiento conlleva a la elevacin constante de la eficiencia en los almacenes, lo cual se
expresa de manera concreta en:
a) Elevacin de la capacidad de almacenamiento
b) Disminucin de los tiempos de carga y descarga de los productos a transportar
c) Disminucin de los tiempos asociados a la operacin de extraccin y colocacin de los
productos que opera o comercializa el almacn
d) La disminucin de los tiempos en las transportaciones internas
e) Mejorar las condiciones de seguridad tanto para el hombre como para los productos y
disminuir el trabajo manual
El concepto de tecnologa por tanto abarca no tan slo los equipos de manipulacin y
transportacin interna, medios de almacenamiento de los productos y su interrelacin, sino que
incluye tambin entre otros elementos los mtodos para la ubicacin y localizacin de la
nomenclatura que opera el almacn, ya que con todos ellos se logra una respuesta satisfactoria
a dos de los factores que definen la eficiencia en el almacn: disminucin de los tiempos
asociados a estas operaciones y a la elevacin de la capacidad de almacenamiento.