Procedimiento para elaborar procedimientos con ejemplo

PROCEDIMIENTO
1. Propsito

Ejemplo: Procedimiento para la Inscripcin de Estudiantes.

Es la condicin o resultado cuantificable que debe ser alcanzado y mantenido,

con la aplicacin del procedimiento, y que refleja el valor o beneficio que obtiene
el usuario. El propsito debe redactarse en forma breve y concisa; especificar
los resultados o condiciones que se desean lograr, iniciar con un verbo en
infinitivo y, en lo posible, se evitar utilizar gerundios y adjetivos calificativos.
La redaccin del propsito se estructura a partir de las siguientes cuestiones:

Asignar nmero de control para dar carcter de estudiante inscrito al

aspirante que cubra los requisitos de ingreso al Instituto Tecnolgico de
La Paz, as como la asignacin de carga acadmica.

2. Alcance

Alcance

En este apartado se describe brevemente el rea o campo de aplicacin del

procedimiento; es decir, a quines afecta o qu lmites o influencia tiene.

Este procedimiento es aplicable a todos los aspirantes a ingresar al

Instituto Tecnolgico de La Paz.

3. Polticas de operacin

Polticas de operacin (Responsabilidades)

3.1 Aqu se registra el compendio de polticas aplicables al procedimiento,

conforme a la secuencia lgica de las etapas del mismo.

3.1. Slo se inscribir a los aspirantes que resulten seleccionados de

acuerdo al resultado del examen de seleccin; y que renan los
requisitos legales y los establecidos por el Instituto Tecnolgico de La
Paz.
3.2. Es responsabilidad de la Subdireccin Acadmica la publicacin de
la lista de aspirantes aceptados.
3.3. Es responsabilidad del Departamento de Servicios Escolares,
verificar el cumplimiento de los requisitos legales y los establecidos por
el Instituto Tecnolgico de La Paz, previo a la inscripcin.
3.4. Es responsabilidad del Departamento de Servicios Escolares, llevar
el libro de registro de nmeros de control asignados a los estudiantes.

3.2 Las polticas de operacin debern redactarse en tiempo futuro del modo
imperativo.
3.3 En su presentacin, las polticas debern presentarse con el formato 3.
nmero; en donde, el dgito 3 corresponde al apartado Polticas de Operacin, y
el que se ubica a la derecha del punto, ser la secuencia de las polticas descritas
para el procedimiento, comenzando con 1.

4. Diagrama del procedimiento

4.1 Es la representacin grfica de la secuencia de las etapas y de los rganos o
puestos que intervienen en el procedimiento.

estructura autorizada o unidad responsable que interviene, y en su caso el

nombre de los puestos de autorizacin por norma.
trazo inicia de arriba hacia abajo y de izquierda hacia la derecha; posteriormente
el flujo puede retroceder dependiendo del procedimiento.

Propsito (Objetivo)

4.2 El diagrama de flujo que se utilizar es el llamado de bloque, pues permite

tener la visin global de los participantes en el procedimiento y se compone de
tantas columnas, como rganos o puestos que intervienen en el procedimiento.
4.3 Los smbolos bsicos y el contenido de cada representacin a utilizar en el
diagrama son:
DIAGRAMACIN ADMINISTRATIVA

5. Descripcin del procedimiento

5.1 Secuencia de etapas

5.1.1 Son las partes en que se divide el procedimiento, y cada una de

ellas integra un conjunto afn de actividades.
5.1.2 El nmero de secuencia de la etapa deber coincidir con la
numeracin de la secuencia plasmada en el diagrama del procedimiento.
5.2 Descripcin
5.2.1 Es la descripcin detallada de las actividades; de manera tal
que permita al personal comprenderlas, seguirlas y aplicarlas, aun cuando
sea de recin ingreso al rea.
5.2.2 El nmero con que se registrar cada actividad, estar
compuesto por el dgito de la etapa correspondiente, seguido de un punto,
y a la derecha de ste, del nmero consecutivo respectivo.
5.2.4 Condicionales y decisiones: Cuando en el desarrollo del
procedimiento se presente una disyuntiva condicionada por diversas
situaciones deber sealarse inmediatamente despus de la actividad que
dio origen a la disyuntiva la expresin subrayada: sealar: "S procede",
de igual forma, con la continuacin de la secuencia de actividades que
precisara la procedencia. "No procede". Una vez concluida la anterior
descripcin de la secuencia de actividades,
5.2.5 Deber considerarse en la redaccin de las actividades, los
elementos necesarios para su realizacin; as como los productos que se
generen.
5.3 Responsable
5.3.1 Se refiere a los rganos o puestos de la estructura autorizada
responsables de la ejecucin y cumplimiento de las actividades del
procedimiento.
5.3.2 En el caso del personal operativo habr de sealarse el nombre del
puesto por funciones reales desempeadas: analista, secretaria,
mensajero, etctera; y no por el nombre de la plaza: coordinador de
tcnicos, secretaria ejecutiva, etctera.

En la descripcin se utilizar la siguiente forma

6. Documentos de referencia
6.1 Anotar qu documentos se requieren al utilizar el procedimiento, para tener un
mejor entendimiento o completar su ejecucin.

Ejemplo de control:

6.- Documentos de referencia

7. Registros
Se deben relacionar los formatos o bien los documentos que sirven de evidencia
de que el procedimiento esta siendo aplicado, evidenciando su aplicacin,
interpretacin y uso.

a. Registro: Anotar el nombre del documento utilizado en las actividades del

procedimiento.
b. Tiempo de retencin: Anotar el tiempo que debe conservarse como
evidencia.
c. Responsable de conservarlo: Anotar el nombre del rea o departamento
responsable de mantener los registros como evidencia de la operacin del
procedimiento.
d. Cdigo de registro: Es el cdigo asignado al formato que va anexo al
procedimiento o bien el cdigo que tiene el documento en caso de no ser formato.
Se describirn los conceptos necesarios para la comprensin y operacin del
procedimiento. Para lo cual se anotarn el trmino y su definicin.

8.- Glosario

8.1. Carga acadmica: Es el documento donde se registra el nmero

de asignaturas con la cantidad de crditos autorizados a cursar en un
periodo escolar.
8.2. Inscripcin: Proceso por el cual el aspirante que ha sido
seleccionado mediante un examen y cumple con los requisitos de
admisin, es registrado como estudiante del plantel.
8.3. Nmero de control: Es el nmero otorgado por el Departamento
de Servicios Escolares para identificar al estudiante, durante toda su
estancia en el Instituto Tecnolgico.
8.4. Equivalencia de estudios: Es el acto administrativo a travs del
cual la autoridad educativa, declara equiparables entre s, estudios
realizados dentro del Sistema Educativo Nacional.
8.5. Revalidacin de Estudios: Es el acto administrativo a travs del
cual la autoridad educativa (DGEST) declara equiparables entre s,
estudios realizados en el extranjero con planes de estudio del Sistema
Nacional de Educacin Superior Tecnolgica.

9. Anexos

9.- Anexos

Formatos mencionados en la descripcin del procedimiento. En su presentacin,

9.1. Registro electrnico de la solicitud de ficha para examen de N/A

seleccin

los anexos debern ser numerados con el formato (nmero. nmero), en donde el
primer nmero ser 9 (correspondiente al apartado de anexos), y el siguiente
nmero ser la secuencia de los anexos descritos en el procedimiento, por lo cual
se iniciar con 1.
Ej: 9.1 Formato para el Control de Instalacin de Documentos Electrnicos

9.2. Formato de Lista de aspirantes aceptados. ITLP-AC-PO-001-01

9.3. Formato de solicitud de inscripcin. ITLP-AC-PO-001-02
9.4. Listado de documentos requeridos para inscripcin. ITLP-AC-RC001
9.5. Gua para la asignacin de nmero de control. ITLP-AC-RC-002
9.6. Formato de carga acadmica. Nm. de control del estudiante
9.7. Formato de credencial. N/A