DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL LUAR1

LEMBAR PENGESAHAN KERJA PRAKTEK. 2
KATA PENGANTAR.. 3
DAFTAR ISI.... 4
I. PENDAHULUAN 6
1.1 Latar Belakang..
1.2 Ruang Lingkup..
1.3 Tujuan dan Manfaat..
1.4 Metodologi
1.5 Sistematika Penulisan

6
7
7
8
9

II. ANALISIS ORGANISASI.. 11

2.1 Profil Perusahaan.. 11
2.2 Kegiatan Perusahaan. 12
III. HASIL KEGIATAN KERJA PRAKTEK
3.1 Waktu Pelaksanaan Kerja Praktek. 14
3.2 Bidang Kerja Praktek. 14
3.3 Sistem dan Prosedur Kerja. 14
3.4 Tugas dan Tanggung Jawab... 15
3.5 Analisa Sistem Berjalan. 16
3.6 Usulan Pemecahan Masalah.. 18

IV. PENUTUP.. 23
1.1 Simpulan... 23
4.2 Saran. 23
V. DAFTAR PUSTAKA. 24
VI. LAMPIRAN 25
6.1 Surat Pernyataan Kerja Praktek. 25
6.2 Temuan Inventaris Perusahaan.. 26

BAB 1
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Menurut pedoman Kerja Praktek yang disusun oleh Prodi Sistem Informasi
Universitas Mercu Buana, Kerja Praktek merupakan sebuah mata kuliah wajib yang
harus ditempuh oleh mahasiswa sebagai syarat untuk menyelesaikan program studi
Strata 1. Dimana mahasiswa dituntut untuk bisa mengaplikasikan seluruh ilmu yang
telah didapat selama proses belajar di Universitas Mercu Buana.
Bukan hanya ilmu secara teori dan praktek saja yang harus diaplikasikan ke
dalam lingkungan tempat mahasiswa melakukan Kerja Praktek, namun mahasiswa
juga diharapkan mampu terus mengembangkan potensi diri seperti Hard Skill dan
Soft Skill. Pada jaman sekarang dimana persaingan semakin ketat, tentu saja
mahasiswa juga harus bisa beradaptasi dan berkompetisi secara sehat di lingkungan
kerja seperti saat ini.
Maka dari itu, penulis menyusun sebuah laporan hasil Kerja Praktek di PT.Insan
Asia Nusantara sebagai bukti bahwa penulis telah menempuh syarat yang ditentukan
oleh Universitas.
Penulis memilih PT. Insan Asia Nusantara, sebuah perusahaan yang bergerak di
bidang manajemen gedung di Sudirman Plaza, bertugas di bidang Technical Support,
penulis memberikan layanan bantuan di sektor IT diantaranya : Service Control
Room, pengecekan inventaris perusahaan, pemasangan fasilitas komputer pada
gudang, dan pembuatan katalog produk untuk membantu kegiatan operasional
perusahaan.

1.2 Ruang Lingkup

Ruang lingkup dari pembahasan dalam penulisan laporan Kerja Praktek ini adalah
Analisa Sistem Inventory Gudang pada PT. Insan Asia Nusantara. Gudang PT. Insan
Asia Nusantara terletak pada lantai P4 Tower Indofood, dimana kegiatan operasional
pada gudang masih bersifat konvensional, karena belum tersedia fasilitas seperti
komputer dan database.
Dari permasalahan yang ada pada PT. Insan Asia Nusantara, penulis mulai
melakukan analisa sistem yang sedang berjalan pada bagian gudang, kemudian dari
data-data yang ada, penulis juga mulai membahas dan mengusulkan sebuah Sistem
Inventory Gudang yang dapat mengembangkan kinerja perusahaan. Pembahasan
penulisan ini merupakan syarat bagi penulis untuk menyelesaikan studinya.

1.3 Tujuan dan Manfaat

1.3.1 Tujuan Kerja Praktek :
Maksud dari Kerja Praktek adalah untuk memenuhi persyaratan untuk
menyelesaikan program studi S-1 dan syarat untuk lulus mata kuliah Kerja
Praktek pada semester 6 di Universitas Mercu Buana Kampus D Kranggan.
Tujuan dari penulisan laporan Kerja Praktek ini adalah :
1. Menyelesaikan mata kuliah Kerja Praktek.
2. Memberikan pengalaman kerja yang relevan dengan bidang Sistem
Informasi bagi penulis.
1.3.2 Manfaat Kerja Prakter :
Adapun manfaat yang bisa diperoleh yang bisa dirasakan oleh berbagai
pihak, khususnya penulis dalam proses pelaksanaan Kerja Praktek. Manfaat dari
penulisan laporan Kerja Praktek ini adalah :

Mahasiswa mendapatkan kesempatan untuk menerapkan ilmu yang

didapatkan dibangku kuliah.

Mahasiswa dapat mengidentifikasi dan menemukan masalah yang berkaitan

dengan bidang Sistem Informasi sebagai bahan tugas akhir.

Meningkatkan keterampilan mahasiswa dalam bekerja.

Mahasiswa mendapatkan informasi mengenai lapangan kerja yang sesuai

dengan bidang Sistem Informasi.

Menjalin hubungan kerjasama antara perguruan tinggi dan instansi atau

lembaga yang terkait.

Sebagai bekal pengetahuan tambahan ketika memasuki dunia kerja

1.4 Metodologi
Metodologi yang digunakan penulis untuk mengumpulkan data-data dari
perusahaan sebagai bahan untuk penulisan laporan ini adalah :
1. Metode Observasi
Merupakan sebuah metode yang dilakukan penulis untuk mengumpulkan data
dengan cara mengamati secara langsung objek dan permasalahan yang ada pada
PT. Insan Asia Nusantara yang berhubungan dengan Sistem Informasi
perusahaan.
2. Metode Interview
Sebuah Metode dimana penulis mengumpulkan data-data dengan cara
mewawancarai para stakeholder yang ada di perusahaan. Dimana para
stakeholder tersebut berhubungan secara langsung maupun tidak langsung,
dengan sistem yang sedang berjalan pada PT. Insan Asia Nusantara, mengenai

pengolahan data perusahaan, seperti bagian IT, Purchasing, Gudang,

Resepsionis, dan Security.
1.5 Sistematika Penulisan
Sistematika Penulisan yang digunakan oleh penulis dalam laporan Kerja Praktek
ini adalah sebagai berikut :

I. PENDAHULUAN 6
1.6 Latar Belakang.. 6
1.7 Ruang Lingkup.. 7
1.8 Tujuan dan Manfaat.. 7
1.9 Metodologi 8
1.10Sistematika Penulisan 9
II. ANALISIS ORGANISASI.. 11
2.1 Profil Perusahaan.. 11
2.2 Kegiatan Perusahaan. 12
III. HASIL KEGIATAN KERJA PRAKTEK
3.1 Waktu Pelaksanaan Kerja Praktek. 14
3.2 Bidang Kerja Praktek. 14
3.3 Sistem dan Prosedur Kerja. 14
3.4 Tugas dan Tanggung Jawab... 15
3.5 Analisa Sistem Berjalan. 16
3.6 Usulan Pemecahan Masalah.. 18

IV. PENUTUP.. 23
1.2 Simpulan... 23
4.2 Saran. 23
V. DAFTAR PUSTAKA. 24
VI. LAMPIRAN 25
6.1 Surat Pernyataan Kerja Praktek. 25
6.2 Temuan Inventaris Perusahaan.. 26

BAB II
ANALISIS ORGANISASI

2.1 Profil Perusahaan

PT. Insan Asia Nusantara merupakan perusahaan yang bekerja sama dengan PT.
Indofood yang masih menjadi perusahaan yang bernaung di bawah Salim Group.
Beralamat di Jalan Jendral Sudirman Kav 76-78 Sudirman Plaza Setiabudi, Jakarta
Selatan 12910. Perusahaan ini berorientasi pada Tower Management atau manajemen
gedung di Sudirman Plaza yang terdiri dari dua tower yaitu Tower Indofood dan
Tower Marein. Ruang lingkup kerja PT. Insan Asia Nusantara adalah :
1. Lantai B2 : Posko Security ( Outsourcing )
2. Lantai B1 : Loading Dock Indofood & Marein, Control Room, dan Ruang
Engineer.
3. Lobby
: Lobby Indofood Tower dan Lobby Marein
4. Lantai P3 : Ruang Security System ( Internet Security System )
5. Lantai P4 : Kantor PT. Insan Asia Nusantara dan Gudang.
Pusat kegiatan operasional perusahaan terletak pada lantai P4 yaitu Kantor PT.
Insan Asia Nusantara. Dengan struktur organisasi sebagai berikut :
General
Manager
Sekretaris

IT

Finance
Manager

Purchasing

Accounting

Gudang

Chief
Engineer
Staff
Engineer

Security
Manager
Security

Gambar 1. Struktur Organisasi PT. Insan Asia Nusantara

2.2 Kegiatan Perusahaan

Kegiatan operasional sehari-hari pada PT. Insan Asia Nusantara berpusat pada
manajemen gedung atau tower. Seperti kontrol keamanan gedung, renovasi gedung,
audit inventaris perusahaan, dan penambahan fasilitas gedung, dengan perincian
sebagai berikut :
2.2.1 Kontrol Keamanan Gedung
Dalam menjaga sistem keamanan gedung, PT. Insan Asia Nusantara bekerja
sama dengan Gardatama Nusantara yang bersifat Outsourcing untuk bagian sumber
tenaga kerja. Ruang lingkup kontrol keamanan gedung berpusat pada lantai B1 Ruang
Control Room, merupakan tempat dimana petugas keamanan memonitor gedung
dengan menggunakan bantuan CCTV (MOBOTIX), meskipun masih berbagi ruangan
dengan ruang Engineer, akses pada ruang ini sangat terbatas, wajib menggunakan ID
card dan hanya beberapa orang yang boleh mengakses ruang ini.
Selain memonitor gedung dengan CCTV, petugas keamanan juga mengontrol
keamanan dengan menjaga pos-pos tertentu di dalam gedung seperti Loading Dock
atau tempat penurunan barang, lobby Indofood dan Marein. Dibantu dengan fasilitas
Metal Scanner, petugas keamanan wajib memeriksa atau Body Check kepada setiap
pengunjung dan mengarahkan pengunjung untuk didata oleh petugas resepsionis.
Pengunjung wajib untuk menukarkan ID seperti KTP atau SIM kepada petugas
resepsionis, mengarahkan pengunjung untuk difoto dan memberi tahu tujuan
kepentingan yang akan dilakukan untuk ditukarkan menjadi kartu akses lift dan kartu
ID visitor.
Sedangkan untuk Loading Dock atau tempat penurunan barang, kurir barang wajib
lapor kepada petugas keamanan untuk didata. Berkas-berkas yang harus diserahkan
berupa surat jalan, Purchase Order, dan data diri seperti KTP atau SIM. Petugas
keamanan juga wajib mendata kepentingan kurir dan tujuan pengantar barang ke
dalam buku tamu serta memfoto wajah kurir untuk dimasukkan ke dalam sistem dan

menukarkan data-data tersebut dengan kartu akses lift dan ID Visitor. Selain itu,
patroli juga dilakukan setiap waktu pada setiap lantai gedung, khususnya lahan parkir.

2.2.2 Renovasi dan Perawatan Gedung

Kegiatan operasional ini bersifat musiman, karena hanya dilakukan jika ada
pemesanan oleh perusahaan yang ada di dalam gedung Sudirman Plaza. Saat
pemesanan sudah diterima, PT Insan Asia Nusantara bertugas untuk mengatur dan
memenuhi pemesanan perusahaan tersebut seperti membuat sebuah proyek yang
nantinya dikerjakan oleh perusahaan lain, tetapi tetap dimonitoring oleh PT Insan
Asia Nusantara, atau mendatangkan bahan-bahan yang dibutuhkan untuk perawatan
gedung, dan nantinya dikerjakan oleh staff Engineer, dan perbaikan jaringan.

2.2.3 Audit Inventaris Perusahaan

Demi menjaga integritas perusahaan, audit perusahaan dilakukan secara berkala.
Saat penulis melaksanakan kegiatan Kerja Praktek, proses audit perusahaan sedang
dilakukan, dan pernulis bertugas membantu jalannya proses ini dengan mengecek
inventaris perusahaan pada bagian komputer. Pengumpulan data dilakukan selama
dua hari yakni pada tanggal 13 s/d 14 Mei 2016. Ruang lingkup auditing dimulai dari
lantai B2 hingga lantai P4, dimana inventaris perusahaan PT. Insan Asia Nusantara
berada. Bekerja sama dengan seluruh karyawan PT. Insan Asia Nusantara, penulis
mendata seluruh inventaris, kemudian menyerahkan data tersebut kepada Bpk.
Franky selaku bagian IT perusahaan dan supervisor magang untuk diolah kembali.

BAB III
Hasil Kegiatan Kerja Praktek

3.1 Waktu Pelaksanaan Kerja Praktek

Penulis memulai kegiatan Kerja Praktek pada tanggal 11 April dan berakhir pada
tanggal 11 Mei 2016. Dalam seminggu, perusahaan memulai kegiatan operasional
tiap hari Senin hingga Jumat, dimulai pukul 08.00 WIB hingga 17.00 WIB. Dengan
waktu istirahat pukul 12.00 WIB hingga 13.00 WIB.
Untuk karyawan, absensi sudah menggunakan teknologi Finger Print. Sedangkan
penulis karena masih berstatus magang, maka absensi masih berupa absen manual.

3.2 Bidang Kerja Praktek

PT Insan Asia Nusantara beroperasional pada bidang Tower Management,
berfokus pada perawatan gedung seperti jaringan, akses lift, renovasi gedung,
keamanan gedung, audit, dan penambahan fasilitas gedung.
Dalam bidang ini, penulis memilih bagian Technical Support dimana bertugas
membantu kegiatan operasional di segala sektor pada bidang IT. Dalam Kerja Praktek
ini penulis bekerja sama dengan berbagai profesi yang ada di perusahaan seperti
bagian IT, Engineer, staff gudang, security, resepsionis lobby dan accounting.

3.3 Sistem dan Prosedur Kerja

Selama penulis melaksanakan proses Kerja Praktek, penulis menyimpulkan
sistem dan prosedur kerja yang ada pada PT Insan Asia Nusantara masih belum jelas,
karena SOP (Standart Operational Procedure) masih belum ada dan job desk
karyawan masih bersifat random, karena karyawan bekerja jika ada instruksi dari Top

Level Management, jika tidak ada perintah, karyawan PT Insan Asia Nusantara hanya
melakukan kegiatan operasional sehari-hari yakni mengontrol dan memonitoring
Tower Sudirman Plaza.
Untuk penulis sendiri, prosedur sehari-hari dalam melaksanakan Kerja Praktek
adalah sebagai berikut :
1.
2.
3.
4.

Mengisi data kehadiran atau absensi yang dipegang oleh bagian IT.
Mengecek ruang Control Room
Mengerjakan Job Desk yang diberikan oleh bagian IT.
Mengisi data kehadiran kembali jika jam kerja sudah selesai.

3.4 Tugas dan Tanggung Jawab

Dengan bekerja sama dengan berbagai pihak di perusahaan, tugas dan penulis saat
Kerja Praktek adalah :
1. Membantu pengecekan Inventaris Komputer pada perusahaan.
2. Memasang komputer baru pada gudang. Bekerja sama dengan staff engineer
dan bagian gudang.
3. Pendataan kartu access lift dan menyerahkan kartu yang rusak kepada staff
engineer.
4. Pembuatan katalog produk untuk gudang. Bekerja sama dengan staff
gudang.
5. Memperbaiki masalah yang terjadi pada Control Room sesuai instruksi
bagian IT.
Sedangkan tanggung jawab penulis saat Kerja Praktek adalah :
1.
2.
3.
4.

Datang tepat waktu.

Menyelesaikan seluruh tugas yang sudah diberikan.
Mengecek kondisi Control Room setiap hari.
Tidak boleh menyebar luaskan informasi yang dimiliki perusahaan tanpa
ijin.

3.5 Analisa Sistem Berjalan

Selama proses Kerja Praktek, penulis dapat menganalisa sistem yang sedang
berjalan pada PT. Insan Asia Nusantara, guna untuk mengetahui apakah sistem
tersebut sesuai dengan tujuan utama perusahaan, serta menghasilkan output yang
diinginkan. Pada poin ini, ruang lingkup penulisan terletak pada bagian gudang PT.
Insan Asia Nusantara.
Hasil yang diperoleh penulis dalam menganalisa sistem berjalan, penulis
menemukan bahwa pada bagian gudang PT. Insan Asia Nusantara belum mempunyai
sebuah sistem yang terkomputerisasi. Karena pada saat penulis melakukan observasi,
tidak ada perangkat komputer maupun jaringan. Sedangkan untuk alur operasional
pada gudang itu sendiri, penulis menjelaskan dengan flowchart sebagai berikut :

Gambar 2. Flowchart penerimaan barang.

Alur proses ini masih bersifat konvensional, karena proses ini tidak menggunakan
sebuah sistem yang terkomputerisasi. Pencatatan barang masuk masih berupa tulisan
tangan, yang nantinya akan diserahkan kepada bagian IT untuk didata lebih lanjut.
Sedangkan untuk alur pengambilan barang keluar dari gudang adalah sebagai
berikut :

Gambar 3. Flowchart Pengambilan Barang

Pada proses ini, bagian yang pada umumnya mengambil barang di gudang adalah
para Engineer perusahaan, untuk melaksanakan kegiatan operasional mereka.
Prosedur pengambilan barang tercantum pada Gambar 3, dimana Engineer harus
menunjukkan PO pemesanan barang oleh client perusahaan dan list barang yang
dibutuhkan.

3.5.1 Permasalahan
Karena sistem gudang yang masih bersifat konvensional, masalah yang dihadapi
oleh PT. Insan Asia Nusantara adalah :
1. Lamanya proses rekap stok gudang.
2. Pengecekan stok gudang yang terus-menerus dilakukan.
3. Jika terjadi kesalahan penghitungan stok, penelusuran jejak data yang
dilakukan akan memakan waktu.
4. Backup data yang berupa arsip.

3.6 Usulan Pemecahan Masalah

Dari permasalahan di atas, penulis membuat sebuah analisa perancangan sistem
inventory gudang yang bertujuan untuk menjadi solusi dari masalah dan membantu
kegiatan operasional PT. Insan Asia Nusantara.
3.6.1 Use Case Sistem Inventory

Gambar 4. Use Case Sistem Inventory

3.6.2 Activity Diagram
Merupakan sebuah gambaran rangkaian alur kerja yang digunakan untuk
mendeskripsikan aktivitas dari sebuah sistem atau proses bisnis. Dalam Sistem
Inventory gudang PT Insan Asia Nusantara, Activity Diagram dijabarkan sebagai
berikut :

Gambar 5. Activity Diagram Cek Stok Barang

Gambar 6. Activity Diagram pembuatan PO

Gambar 7. Activity Diagram Pengiriman dan Penerimaan Barang

Gambar 8. Activity Diagram Update Barang Masuk

Gambar 9. Activity Diagram Update Stok Barang Keluar

Dari penggambaran Activity Diagram di atas, dapat dideskripsikan :

Sebelum karyawan mengakses ke sistem, mereka harus login terlebih dahulu.

Setelah mengakses sistem, bagian marketing dapat mengecek stok barang, dan

membuat PO pembelian barang jika stok kosong.

Sedangkan untuk gudang, dapat menginput data barang keluar atau masuk,
dan membuat rekap laporan stok gudang.

3.6.3 Class Diagram

Adalah diagram yang digunakan untuk menampilkan beberapa kelas serta
atribut-atribut yang ada di dalam sistem atau perangkat lunak, dan memberi gambaran
relasi-relasi antar kelas.

Gambar 10. Class Diagram Sistem Inventory Gudang

BAB IV
PENUTUP

4.1 Simpulan
Setelah penulis melakukan proses Kerja Praktek selama 1 (satu) bulan,
kesimpulan yang dapat diambil adalah :
1. Sistem Inventory Gudang diperlukan untuk membantu mengoptimalisasi kegiatan
operasional pada gudang.
2. Dengan adanya teknologi Sistem Informasi pada gudang, dapat menyajikan
informasi yang dibutuhkan dengan tepat waktu.
3. Meminimalisir kesalahan data.

4.2 Saran
Untuk memecahkan masalah tersebut, PT Insan Asia Nusantara disarankan untuk :
1. Menambah fasilitas gudang pada bagian jaringan komputer.
2. Membuat aplikasi Sistem Inventory gudang dan Basis Data.
3. Membuat katalog produk.

DAFTAR PUSTAKA

Susanto, Arisma (2010). Pengembangan Sistem Inventory pada PT. Dwiwarna Inti
Sejahtera. Jakarta : Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah.
Minarni & Susanti (2014). Jurnal Momentum Vol. 16 No.1. Sistem Informasi
Inventory Obat pada Rumah Sakit Umum Daerah (RSUD) Padang. Padang : Institut
Teknologi Padang.
Munawaroh, Siti (2006). Perancangan Sistem Informasi Persediaan Barang (Studi
Kasus : Universitas Stikubank Semarang). Semarang : Universitas Stikubank.