MANEJO DE ARCHIVO I

NATSINA CELIS CASTILLO M.

IDEAS FUNDAMENTALES
• En la vida cotidiana siempre
vamos a estar vinculados a una
organización, desde que
nacemos hasta que morimos.
• Además pertenecemos no
sólo a una organización, sino
a varias a lo largo de nuestra
vida
 LA ORGANIZACIÓN
 Está formada por dos o
más personas, estas
personas saben que
para lograr sus objetivos
sólo lo pueden realizar a
través de la cooperación.
 Obtiene los materiales, la
energía y la información
del ambiente que le
rodea, entorno
 INFORMACIÓN
• Es un conjunto organizado de
datos, que constituyen un
mensaje sobre un determinado
ente o fenómeno
• La información es un
fenómeno que proporciona
significado o sentido a las
cosas, e indica mediante
códigos y conjuntos de datos,
los modelos del pensamiento
humano
INFORMACIÓN
 COMUNICACIÓN
La comunicación humana es un
proceso continuo de relación, que
engloba en la mayoría de los
casos, formas de comportamiento,
a veces, independientes de
nuestra voluntad..

No es necesario que toda transmisión de

información sea consciente, voluntaria y
deliberada de hecho, cualquier
comportamiento en presencia de otra
persona constituye un vehículo de
comunicación
COMUNICACIÓN CLASIFICACIÓN
Comunicación Humana
Verbal
• Directa oral

•Comunicación Escrita
 COMUNICACIÓN DIRECTA GESTUAL
Nuestro cuerpo refleja nuestros pensamientos y
emociones de forma inconsciente. Las
expresiones faciales son un libro abierto a
nuestras emociones.

Encoger los No está de acuerdo Mujer dominante:

hombros:no se nada con lo que escucha dispuesta a...
Comunicación No verbal
• Comunicación Especial

Tabla de Comunicación de
comunicación signos para sordos
Sordos Ciegos
 Elementos de la comunicación
• Código:Conjunto de signos y
reglas que se conocen.
• Canal: Medio físico a través
del cual se trasmite la
comunicación
– El aire = voz , ondas sonoras
– Herzinas = televisión
• Emisor: Transmite el mensaje,
utiliza codigos
 Elementos de la comunicación
• Receptor: A quien se dirige la
comunicación
• Mensaje: Símbolos que tienen
significados; lo que se comunica.
• Contexto situacional: Circunstancias
que rodean un hecho de comunicación.
Ejm. Un semáforo en una playa = no hay
mensaje falta contexto.
 Elementos de la comunicación
• Retroalimentación: La retroalimentación
es la respuesta del receptor ante el
mensaje emitido por la fuente. La
retroalimentación permite que la
comunicación sea un proceso dinámico y
bidireccional.
• Ruido: Perturbación experimentada en la
comunicación Ejm. Distorsión de imagen
en la televisión, ortografía defectuosa,
mal entendimientos etc.
COMUNICACIÓN
 DOCUMENTO
• La necesidad de controlar el
movimiento de estos documentos
y de dar valor a las actuaciones
administrativas hacen que l se
preocupe y regule los archivos y
registros administrativos.
• Un documento es un escrito que
contiene información.
Tradicionalmente, el medio de un
documento era el papel y la
información era ingresada a mano,
utilizando tinta (manuscrito) o por
un proceso mecánico (maquina de
escribir, computadora)
 DOCUMENTO
• Es la combinación de un soporte y la
información registrada en él, ese
documento puede ser utilizado como
prueba o para la consulta.
– El soporte, Material físico en el que se
registra la información (papel,
pergamino, papiro, cintas y discos
magnéticos, películas,
fotografías,etcétera).
– que le confiere corporeidad física.
– La información, el mensaje que se
transmite.
– El registro, la fijación de la información
en el soporte.
 Almacén de Papel
1. Papeles apilados, diarios, boletines,
fotocopias...
2. Pocas personas saben lo que hay.
3. Cada persona conserva o elimina lo
4. que le parece oportuno.
5. Es difícil encontrar y consultar un
6. documento.
7. Todo el mundo puede acceder.
8. No hay normas de archivo ni de clasificación.
 ARCHIVO DE DOCUMENTOS
1. Documentos importantes que hay
que conservar clasificados y
ordenados.
2. Inventario de los documentos con
la descripción correspondiente.
3. Traslado organizado.
4. Criterios únicos de conservación y
eliminación.
5. Consulta y préstamo de la
documentación de forma ágil.
ARCHIVO DE DOCUMENTOS
5. Acceso para el personal
autorizado.
6. En el archivo de
documentos prevalece el
orden.
CARACTERÍSTICAS DE LOS DOCUMENTOS
DE ARCHIVOS.
• Carácter seriado. Los documentos se producen uno
a uno.
• Génesis. Estos documentos se producen dentro de
un proceso natural de actividad, surgen como
producto y reflejo de las tareas de su productor.
• Exclusividad o unicidad. El documento de archivo
es único e irremplazable.
• Interrelación. su razón de ser viene precisamente
por pertenecer a un conjunto o unidad y por las
relaciones que se establece entre ellos.
 CONCEPTO DE EXPEDIENTE

• Conjunto ordenado de documentos y

actuaciones que sirven de antecedente y
argumento a la resolución
administrativa, así como las diligencias
encaminadas a ejecutarlas.
• Se forman mediante la agregación
sucesiva de cuantos documentos,
pruebas, dictámenes, decretos,
acuerdos, notificaciones y demás
diligencias deban integrarlo.
Ligado al tipo Memoria de
De actividad la institución

Archivo

Lo mantiene
la secretaria / Necesario en
oficinista Toda oficina