Dicas de realização de reuniões, eventos ou palestras:

1. Pauta: saber que assunto serão abordados, quem são os

participantes, o local, data e horário.
2. Enviar comunicação para todos os escritos com todos os dados dos
convidados ou convocados.
3. Solicitar confirmação de presença em ambos os casos, por escrito.
4. Veja as necessidades de providenciar antes, relatórios, gráficos,
cópia de documentos...
5. Providenciar uma pasta para a reunião, contendo os documentos em
seqüência.
6. Preparar a sala de reunião, confirmando mesmo sendo na instituição
em que trabalha.
7. Verificar higienização da sala.
8. Providenciar mesas, cadeiras, blocos de papel, canetas, lápis, água,
café, lâminas transparentes, copos,...
9. Em caso de seminário, em que as pessoas não se conheçam, está
incluído almoço ou jantar, providenciar cartões indicativos dos
lugares.
10. Se palestrante estrangeiro, procurar ter tradutor, material de
áudio,...
11. Verificar estrutura do local, quanto a localização de tomadas,
mesas auxiliares, cortinas, persianas, ...
12. Convocar pessoal de auxílio, como recepcionista, técnico de
manutenção elétrica, garçons,...
13. Fazer vistoria geral no local após término.
14. Providenciar devolução dos objetos utilizados e equipamentos.
15. Sempre protocolar tudo o que entra e sai.
16. Arquivar todos os documentos utilizados na reunião.
17. Se for uma mesa, deve ao lado do líder ser reservado lugar onde
ficará o braço direito, o líder deve ficar num local onde possa
observar todos os participantes, procurando afastar os que tem
afinidades.
18. Protocolo: em algumas reuniões, locais próximos ao líder devem
ser ocupados por cargo de maior importância.
19. Interrupção: o líder decide sobre a oportunidade de falar ou não.
20. Lista de presença: deve ser assinada, contendo CPF, crachá com
nome, para melhor identificar.
21. Ata: geralmente a secretária é que escreve a data, hora, local,
assunto, ordem do dia (desenvolvimento da reunião), o que ficou
pendente, conclusão, e após ler em voz alta e colher as assinaturas.