GESTIÓN DEL TIEMPO

(Cómo organizarse bien y

optimizarlo)
IT Consultant

Giovanni F. Anfossy
giovanni.anfossy@gmail.com
 Dos obviedades interesantes de recordar:
Cuanto mejor sepamos a dónde vamos,
más posibilidades tendremos
de llegar allí
IT Consultant
 CARACTERÍSTICAS QUE HAN DE
REUNIR LOS OBJETIVOS

• AMBICIOSOS
• REALISTAS
• CONCRETOS
IT Consultant

• COMPRENSIBLES
• TEMPORALES
• COHERENTES
• ESCRITOS
• VISIBLES
• ASUMIDOS
 CARACTERÍSTICAS DEL TIEMPO
• EL TIEMPO ES UN RECURSO
•

– VALIOSÍSIMO
– ATÍPICO
– EQUITATIVO
– INELÁSTICO
IT Consultant

– INDISPENSABLE
– INSUSTITUÍBLE
– INEXORABLE
– MUY DESPERDICIADO

–
 GESTIÓN DE NUESTRO TIEMPO

OPTIMIZANDO EL USO DE
MI TIEMPO CONSEGUIRÉ

MÁS
MENOS
IT Consultant

RENDIMIEN con ESFUERZO

TO

MÁS con MENOS

EFICACIA FATIGA

MÁS SALUD
MÁS y FÍSICA Y
ÉXITO
MENTAL
 SISTEMA ORGANIZATIVO
TIEMPO

METAS
ENTORNO
IT Consultant
 CRONÓFAGOS O LADRONES DE TIEMPO
Señala los malgastadores de tiempo más frecuentes en tu trabajo:
•
1
Ø

Ø
2
Ø

Ø
3
Ø

Ø
4
Ø

Ø
5
Ø

Ø
IT Consultant

6
Ø

Ø
7
Ø

Ø
•
 LA PARADOJA DEL TIEMPO

No tengo tiempo!
IT Consultant

OS TIEMPO SUFICIENTE, EN REALIDAD CADA PERSONA DISPO

 LA LEY DE PARKINSON

• "TODO TRABAJO SE DILATA

INDEFINIDAMENTE HASTA OCUPAR
TODO EL TIEMPO POSIBLE PARA SU
COMPLETA REALIZACIÓN"...
IT Consultant

• ...A MENOS QUE LO ACOTEMOS

CONVENIENTEMENTE.
 ESQUEMA BÁSICO PARA ORGANIZARSE BIEN Y
OPTIMIZAR EL USO DEL TIEMPO
IT Consultant
IT Consultant DETERMINAR PRIORIDADES

IMPORTANCIA

URGENCIA
IT Consultant
 LA IMPORTANCIA DE LA
PLANIFICACIÓN

PLANifica tu TRABAJO
y
EJECUCION
TRABAJA tu PLAN para mejorarlo
EJECUCION
EJECUCION
IT Consultant

PLANIFICACIONPLANIFICACION

A B C
 PRINCIPIO DE PARETO
SE CONOCE TAMBIÉN COMO LA REGLA DEL 20 / 80
"APROXIMADAMENTE CON EL 20% DE LOS ELEMENTOS
DE UN CONJUNTO SE SUELE CONSEGUIR
EL 80% DE LOS RESULTADOS.

Y VICEVERSA:

EL 80% DE LO QUE SE MANEJA

IT Consultant

REPORTA SÓLO EL 20%

DE LOS RESULTADOS“

"El 80% de la riqueza mundial está en manos

del 20% de la población“
"El 20% de los clientes probablemente nos
dará el 80% de los beneficios"
 REGLA DEL 80/20

20%
80%
IT Consultant

80%
20%
TIEMPO IMPORTANCIA
DEDICADO DE LAS TAREAS
O DE LOS
CLIENTES
 PASOS PARA SUSTITUIR UN HÁBITO
IMPRODUCTIVO POR OTRO POSITIVO
1.- Describir el viejo hábito a eliminar
________________________________________________________
2.- Definir concretamente y en términos de compromiso el nuevo hábito
que quiero implantar.No hacerlo de forma excesiva y magnificada, pero sí que
implique compromiso.
P. ej.: "Voy a__________________________________________“
3.- Hacer una lista de las VENTAJAS e INCONVENIENTES de la
sustitución. Si las ventajas pesan claramente más... seguir adelante. En caso
contrario, ¿para qué?.
IT Consultant

VENTAJAS INCONVENIENTES
 PASOS PARA SUSTITUIR UN HÁBITO
IMPRODUCTIVO POR OTRO POSITIVO (Cont...)
4.- ¿Cómo podré boicotear mi avance hacia el compromiso?:

5.- ¿Qué haré cuando esto surja?:

IT Consultant

6.- Indicadores de que se produce el AVANCE hacia el

OBJETIVO (INCULCAR EL HÁBITO), e indicador
final del LOGRO:
 PASOS PARA SUSTITUIR UN HÁBITO
IMPRODUCTIVO POR OTRO POSITIVO (Cont...)

7.- Marcarse un tiempo más que mínimo para que

arraigue el nuevo hábito:________________.

8.- Se recomienda contar con alguien de

confianza como apoyo para reportarle
avances y dificultades, y que me ayude a
cumplir mi compromiso. Elijo a
__________________________.
IT Consultant

9.- Darme un PREMIO FINAL

por lograrlo.
Será___________________.
 OTRAS IDEAS PARA ORGANIZARSE Y
APROVECHAR MEJOR EL PROPIO TIEMPO Y
EL DE LOS QUE NOS RODEAN

•¡Ojo con las urgencias!. Reflexionar antes de actuar.

No caer en la cultura del "todo es para ayer".
•No hacer perder el tiempo a OTROS. Comienza
por dar ejemplo tú para que respeten tu tiempo.
•Saber decir NO si ello es adecuado (venderlo bien).
•Comunicar agendas a medio y largo plazo que afecten a otros.
•Programar y dedicar tiempo para tus colaboradores / equipo.
IT Consultant

•Agrupar ACTIVIDADES COMUNES.

•No querer hacer varias cosas al tiempo: es difícil hacerlas bien.
•Rematar los temas: no dejar cosas a medias.
•Hacer las cosas bien a la 1ª, no mal por demasiada prisa, con lo
cual luego se pierde más tiempo al tener que rehacerlas.
•Marcarse también OBJETIVOS y ACTIVIDADES
PERSONALES, y programarlos para cumplirlos.
 OTRAS IDEAS PARA ORGANIZARSE Y
APROVECHAR MEJOR EL PROPIO TIEMPO Y EL
DE LOS QUE NOS RODEAN (Cont...)
•Al salir del trabajo, DESCONECTAR completamente
(cambiar el CHIP).
•Tomarme algún tiempito diario para mí: para reflexionar,
crear, imaginar, soñar...
•Coger hábitos que luego suponen una ECONOMÍA DE
TIEMPO:
IT Consultant

+ Libreta siempre a mano para anotar ideas

que puedan surgir.
+ Tarjeta o minigrabadora.
+ Aprovechar esperas para leer temas de interés.
+ Buena ESCUCHA ACTIVA con

REFORMULACIÓN
 OTRAS IDEAS PARA ORGANIZARSE Y
APROVECHAR MEJOR EL PROPIO TIEMPO Y EL
DE LOS QUE NOS RODEAN (Cont...)
•Evitar "LADRONES DE TIEMPO" externos e internos:
+ Personas “comedoras” de tiempo.
+ Problemas... que no lo son (situaciones a asumir).
+ Lamentos del pasado.
+ Temores infundados sobre el futuro.
IT Consultant

+ El hábito de DEMORAR.

+ Manías, perfeccionismos... (IMPULSORES).

 IMPULSORES Y PERMISOS

( TAIBI KAHLER )
IT Consultant
 IMPULSORES
MENSAJES QUE TENEMOS GRABADOS
EN NUESTRA MENTE Y QUE PARECEN
POSITIVOS PERO...

QUE GUARDAN UNA TRAMPA

INTERIOR.
IT Consultant

AL CONVERTIRSE EN UNA
OBLIGACIÓN PERMANENTE, LLEGARÁ
UN MOMENTO, MÁS PRONTO O MÁS
TARDE, EN QUE UNO SE SENTIRÁ MAL,
YA QUE NO SE PUEDEN CUMPLIR
TODO EL TIEMPO.
 Según Taibi Kahler, son 5 :
IT Consultant

• SÉ PERFECTO
• SÉ FUERTE
• APRESÚRATE
• COMPLACE
• INTÉNTALO CON TODAS
TUS FUERZAS
 CÓMO SALIRSE DE LOS
IMPULSORES
IMPULSORES PERMISOS PARA SALIRSE
SÉ PERFECTO Puedes cometer errores ... no pasa nada ... de
hecho se aprende de ellos.
SÉ FUERTE Puedes mostrar tus sentimientos y ciertas
debilidades. Es positivo.
APRESÚRATE Puedes tomarte tu tiempo para hacer las cosas.
No hay que acelerarse.
COMPLACE Puedes hacer lo que te apetece. Tienes tus
derechos, uno de ellos es decir que "no".
INTÉNTALO CON TODAS Puedes lograrlo, te lo mereces. Con el esfuerzo
preciso, ni más ni menos.
TUS FUERZAS
IT Consultant
IT Consultant CÓMO EVITAR EL ESTRÉS
 EFECTOS DEL ESTRÉS

SINTOMAS PSICOLOGICOS SINTOMAS FISICOS

Pocas ganas de estar con gente ni de hablar Dolor o problemas de estómago.
con nadie.

No tener tiempo para divertirse. Opresión o dolor en el pecho

Sentirse infeliz. Palpitaciones

IT Consultant

Comer compulsivamente para consolarse. Faltarle a uno el aire

Dormir mal. Sentirse mareado

Estar irritable. Tensión en los músculos

Estar falto de iniciativa. Notar más sudor del normal

 EL PSICOLOGICO CLINICO ORGANIZATIV
STRESS O
CAUSAS PROBLEMAS FALSAS MUCHO
DESGRACIAS RESPUESTAS TRABAJO
DESCONFIAN INFLUENCIA CAMBIOS
ZA SOMA/PSIQUIS BRUSCOS
EFECTOS INSEGURIDA
AGRESIVIDA TENSION ALTA AMENAZAS
INEFICIENCIA
D ULCERAS DESORDEN
DEPRESION INFARTOS
IT Consultant

ANGUSTIA
SINTOMA RUPTURAS
BLOQUEOS INSOMNIO INHIBICION
S PRISA COMER, BEBER Y AISLAMIENTO
EXPLOSION FUMAR EN CONFRONTACI
VERBAL
TERAPEU RELAJACION EXCESO
MODERACION ON
ORGANIZACIÓ
TICA AUTOCONFIA REGIMEN N
NZA DESCANSO GESTION DE
CONTROL TIEMPO
MENTAL PLANIFICACIO
CONCIENCIAZ N
 CURVA DE ESTIMULACIÓN /RENDIMIENTO

TENSION ADECUADA
R E N D I M I E NT O

ACTIVACION
Aburrimiento Calidad Sobreactivación
IT Consultant

Monotonía Compromiso “burn out”

Creatividad (“quemarse”)
Flexibilidad
Empatia
Buen humor IN
I ON HI
B
I C IC
I B IO
H N
IN
E S T I M U L A C I Ó N
 CONDUC ESTRESANTE, QUE FAVORECEDORA DE
CREENCI
TAS
Hay que controlar a toda costa el mayor nº de Pensar “esto es lo mejor que puedo estar
•

PREDISPONE
cosas A constante.
en el menor tiempo posible. LA
•

SALUD,
haciendo en esteBIENESTAR
momento”. Y
AS
VALORE Rapidez,
Energía
Las cosas
••
puntualidad,
alson
hablar,
“blancas
acción
El trabajo es lo primero y único.
••

FALTA DE CONTROL
trabajar, etc.
o negras”.
Buen ambiente
Y ESTABILIDAD
Amabilidad,
trabajo,
•
y
Conviene equilibrar
•• disfrutar
amistad,
familia
del trabajo.
la energía
empatía.
y uno mismo.
dedicada al

S Alta
Si noimplicación
A
••

LA
Signos
en no
eres agresivo,
ENFERMEDAD el trabajo, logro y dinero. Tiempo
te respetan. Saboreardedicado
EMOCIONAL
••
las cosasayfamilia, ocio, cultura.
los momentos.
No hay de
••
queelevado
perder estatus
el tiemposocial
haciendo las cosas Sexualidad
Darse buenaymarcha
•• forma física satisfactorias.
sin triturarse.
con lentitud. •Saber disfrutar por el trabajo bien hecho.
•No tener tiempo es signo de éxito. •Desconectar al salir del trabajo.
•Mostrar estrés es signo de debilidad. •La autoestima se basa sobre todo en la

•Estar sin hacer nada es perder el tiempo. posibilidad de querer y ser querido.
•No hay que ser fantasioso.

•La autoestima se basa en la demostración de la

IT Consultant

valía a través del trabajo.

 RESULTADOS

CONDUCTAS

EXPERIENCI
ACTITUDES AS
IT Consultant

DE
APRENDIZAJ
NORMAS E

VALORES

CREENCIAS
 EVITAR EL INSOMNIO

VISTA
•Alcoba bien decorada. Colores pastel suaves son buenos
para los ojos.
•No ver TV al menos 1 hora antes de acostarse, ya que ésta
no permite un descanso profundo.
•Imaginar animales queridos y pacíficos, como corderitos.
•Pensar en flores agradables.
IT Consultant

OÍDO
• Sonidos suaves: música clásica tipo barroco o andina.
•Sonido de agua.
GUSTO
•Una taza de leche caliente media hora antes de acostarse
produce efecto calmante.
 PRINCIPIOS GENERALES PARA
EVITAR EL INSOMNIO
OLFATO
• Aceite de lavanda.
•Distintos olores (ej.: naranja + canela + manzana). Mezclar
olores agridulces.
TACTO
•Quizá la piel es el órgano más importante. Dar masaje con
aceite de ajonjolí, curado y caliente. Hervir con un poco de
IT Consultant

agua. Es muy relajante.

•Masaje en las palmas de los pies.
•Masajear la frente con aceite de lavanda.
Dejar todo listo por la noche para levantarse, vestirse y
desayunar. ...Da tranquilidad psicológica, porque parece que
ya tienes algo hecho para mañana, algo adelantado.
Acostarse y no preocuparse de dormir o no...
 RECOMENDACIONES Y TÉCNICAS PARA
CONTROLAR LA TENSIÓN Y NO CAER EN
ESTRÉS
La respiración. Hacer al menos 3-4 veces al día unas cuantas respiraciones
conscientes y profundas, marcando las 4 fases del ciclo:

Inhalacio unos 6 segundos. Sentir conscientemente la entrada de aire

n
Retencio puede llegarse, con práctica, a 24 segundos. Es la fase de mayor
concentración y ahondamiento en nuestra conciencia, nuestra sangre se
n
Exhalaciounos 12 segundos. Sentir como se elimina la tensión acumulada.
oxigena y purifica mejor en esta fase.
n
Vacio son unos breves instantes sin aire que ayudan a obtener una mayor
IT Consultant

comprensión de cualquier asunto, porque en este momento descienden las

defensas psicológicas y fisiológicas. El mejor momento para entender a los
demás y afinar la sensibilidad.
 RECOMENDACIONES PARA CONTROLAR LA
TENSIÓN Y NO CAER EN ESTRÉS (Cont...)

Concentrarse bien en lo que estamos haciendo, mantener

la mente en el "aquí y ahora". La concentración en lo que
se hace, la vivencia de lo que está ocurriendo, la entrega
en el hecho que acontece, lejos de tensionar más, relaja,
hace vivir la experiencia y crecer.
Esto es válido para los momentos de trabajo y también
para los de relación social, ocio y disfrute, etc. Por
IT Consultant

ejemplo:
•Mirar un árbol, una flor, algo o a alguien que nos
guste.
•Tocar algo y sentir su tacto.
•Escuchar a un pajarito cantar.
•Oler algo grato.
•Gustar un sabor agradable.
 RECOMENDACIONES PARA CONTROLAR LA
TENSIÓN Y NO CAER EN ESTRÉS (Cont...)
En un momento de aislamiento, crear un presente
imaginativo placentero. Por ejemplo, imaginar la
escena de la naturaleza que a uno más le agrade, un
cuadro ideal:
•Un amanecer o atardecer en el campo.
•Idem en la playa.
IT Consultant

•Una escena de montaña verde y bucólica,

incluso con el tintineo de las ovejas.
•Tumbado en el prado junto a un riachuelo
corriendo suave.
•Una escena esquiando o simplemente
admirando las montañas nevadas,
•etc..
 RECOMENDACIONES PARA CONTROLAR LA
TENSIÓN Y NO CAER EN ESTRÉS (Cont...)
Potenciarse y también des-tensarse psicológicamente:
•Sé hacer bien mi trabajo y lo hago.
•Tampoco soy perfecto, me puedo permitir fallar.
•Si sale mal algo, no pasa nada, no se acaba el mundo.
•Estoy dispuesto a mejorar siempre, y sé que va a depender
de mí.
•¿Qué es lo peor que puede pasar si fallo?. Seguramente
IT Consultant

nada importante.
•Pero sé que puedo enfrentar bien y manejar la mayoría de
las situaciones sin dejarme afectar por posibles negatividades
ajenas.
•Nadie me puede herir psicológicamente porque no me dejo.
•Hoy también he aprendido algo. Sigo creciendo y
mejorando.
•Dar al trabajo la importancia que tiene, o sea mucha, pero
no demasiada.
•Soy estupendo.
 RECOMENDACIONES PARA CONTROLAR LA
TENSIÓN Y NO CAER EN ESTRÉS (Cont...)
• Controles mecánicos: • Otras sugerencias :
– Distender músculos. – Hábito de ejercicio físico
moderado:
– Estirarse. • tabla de gimnasia diaria de
15 a 20 minutos.
– Bostezar.
• Andar una hora al día.
– Un breve paseíto • Natación, etc..
IT Consultant

– •
– Dieta adecuada: verduras
• Hacer un ciclo de frutas, mucha agua (del
orden de 2 litros/día).
• relajación sencillo.
– Aficiones relajantes, ayudan
mucho a desconectar.
– Oír música grata.
 Cómo definir e implantar el PAP
(plan de acción personal)
OBJETIVO DE COMO LO VOY A SEGUIMIENTO
MEJORA CONSEGUIR (CUANDO)
IT Consultant
 GESTIÓN DEL TIEMPO
(Cómo organizarse bien y
optimizarlo)
IT Consultant

Giovanni F. Anfossy
giovanni.anfossy@gmail.com
 •_____________
MI PAPEL •_____________
(Definición) •_____________

TAREAS PRIORITARIAS TAREAS SECUND

(ACTIVAS)
OBJETIVOS •_________________________
•_________________________
•_________________________
IT Consultant
(REACTIVA
•__________________
•__________________
•__________________

PLANIFICACION
DELEGAR

PROGRAMACION
MES / SEMANA / DIA PREVEER HUECOS

ACCION Y SEGUIMIENTO

RESULTADOS