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LISTA DE ANEXOS

Anexo 01. Acta Comité de Archivo del Servicio Nacional de Aprendizaje


SENA.
Aprobación Tablas de Valoración Documental.
Anexo 02. Resolución 001 de 2009 Por medio del cual se crea el Comité
de
Archivo del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, Regional Norte de
Santander.
Anexo 03. Decreto 249 del 2004. Por medio del cual se modificó la
estructura del

Anexo 03. Decreto 249 del 2004. Por medio del cual se modificó la
estructura del
Servicio Nacional de Aprendizaje SENA.
Anexo 04. Ley 594 de julio de 2000 “Por medio de la cual se dicta la ley
general de
archivos y se dicta otras disposiciones”
Anexo 05. Resolución No. 001156 del 30 de junio de 2005 “Por la cual se adopta
el Manual de Procesos y Procedimientos y el Instructivo para la Elaboración,
Codificación y Control de Documentos de los Procesos y Procedimientos del
Servicio Nacional de Aprendizaje SENA.”
Anexo 06. Instructivo para el Estudio de Tipos Documentales.
Anexo 07. Formato Único de Inventario Documental.
Anexo 08. Instructivo Formato Único de Inventario Documental.
Anexo 09. Autorización de Eliminación en Archivo Central.
Anexo 10. Formato Tablas de Valoración Documental
Anexo 11. Decreto 2527 de 1950: Por el cual se autoriza el uso del
microfilme en
los archivos y les da valor probatorio.

Anexo 12. Decreto ley No. 118 del 21 de junio de 1957: Por medio del cual se
decretan aumentos de salarios, se establece el subsidio familiar y se crea el
Servicio Nacional de Aprendizaje SENA.
Anexo 13. Ley 734 de febrero 5 de 2002 “Por la cual se expide el Código
Disciplinario Único”
Anexo 14. Decreto 1382 de agosto 18 de 1995 “Por el cual se reglamenta la ley 80
de 1989 y se ordena la transferencia de la documentación histórica de los
organismos nacionales al Archivo General de la Nación y se dictan otras
disposiciones”
Anexo 15. Acuerdo 11 de mayo 22 de 1996 “Por el cual se establece
criterios de
conservación y organización de documentos”
Anexo 16. Acuerdo 39 de octubre 31 de 2002 “Por el cual se regula el
procedimiento para la elaboración y aplicación de las Tablas de Retención
Documental”.

Anexo 17. Cuadro resumen de Normatividad Archivística: Normas


Jurídicas,
Normas Técnicas, Normas Administrativas.

Anexo 17. Cuadro resumen de Normatividad Archivística: Normas


Jurídicas,
Normas Técnicas, Normas Administrativas.

TERCERA ETAPA.
Elaboración y presentación de la Tabla de Valoración Documental para
su
aprobación.
En esta etapa se presentaron al Comité del Archivo del Servicio Nacional de
Aprendizaje SENA, Regional Norte de Santander, la propuesta de Tablas de
Valoración Documental, acompañadas de la información resultante de las etapas
uno y dos.
El Comité de Archivo de esta entidad hizo el estudio correspondiente y
produjo el
Acta 02 de julio 31 del 2009, avalando la propuesta (Anexo 01)
Después de aprobadas las TVD por el Comité de Archivo del Servicio Nacional de
Aprendizaje SENA, Regional Norte de Santander, el Director Regional las remite al
Consejo Departamental de Archivos de Norte de Santander, para su
correspondiente evaluación y aprobación.
El Consejo Departamental de Archivo después de revisar las Tablas de valoración
Documental genera un concepto técnico de evaluación donde realiza
observaciones que se deberán acatar para la aprobación final, dicho documento
es entregado por el Secretario del Consejo Departamental de Archivos, mediante
asesoría personalizada al Jefe de la Unidad Administrativa del Archivo.

TERCERA ETAPA.
Elaboración y presentación de la Tabla de Valoración Documental para
su
aprobación.
En esta etapa se presentaron al Comité del Archivo del Servicio Nacional de
Aprendizaje SENA, Regional Norte de Santander, la propuesta de Tablas de
Valoración Documental, acompañadas de la información resultante de las etapas
uno y dos.
El Comité de Archivo de esta entidad hizo el estudio correspondiente y
produjo el
Acta 02 de julio 31 del 2009, avalando la propuesta (Anexo 01)
Después de aprobadas las TVD por el Comité de Archivo del Servicio Nacional de
Aprendizaje SENA, Regional Norte de Santander, el Director Regional las remite al
Consejo Departamental de Archivos de Norte de Santander, para su
correspondiente evaluación y aprobación.
El Consejo Departamental de Archivo después de revisar las Tablas de valoración
Documental genera un concepto técnico de evaluación donde realiza
observaciones que se deberán acatar para la aprobación final, dicho documento
es entregado por el Secretario del Consejo Departamental de Archivos, mediante
asesoría personalizada al Jefe de la Unidad Administrativa del Archivo.

1. INVESTIGACIÓN PRELIMINAR SOBRE LA INSTITUCIÓN Y FUENTES

DOCUMENTALES

1.1 INVESTIGACIÓN PRELIMINAR SOBRE LA INSTITUCIÓN

1.1.1 Naturaleza Jurídica y Domicilio de la Institución


Actualmente el Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, Regional Norte de
Santander está ubicada en el Barrio Pescadero de la ciudad de Cúcuta, Calle 2N
Avenida 4 y 5.
El SENA fue creado por el artículo 8º del Decreto 118 de 1957 y organizado por el
Decreto 164 del mismo año, como “un organismo descentralizado, con personería
jurídica y patrimonio propio”.
El decreto 164 de 1957, fue subrogado por el Decreto 3123 de 1968, que en su
artículo 1º señaló que el SENA “es un establecimiento público con personería
jurídica, patrimonio independiente y autonomía administrativa, adscrito al
Ministerio del Trabajo, encargado de cumplir la política social del Gobierno en el
ámbito de la promoción y de la formación profesional de los recursos humanos del
país.”
El Decreto 3123 de 1968 fue derogado por el Decreto 2149 del 30 de diciembre de
1992, que mantuvo la naturaleza jurídica de la entidad y su adscripción al
Ministerio de Trabajo y Seguridad Social.
Este Decreto 2149 de 1992 fue derogado por la ley 119 del 9 de febrero
de 1994,
que es la vigente; esta ley reestructuró la entidad manteniendo
igualmente su

denominación y su naturaleza jurídica como establecimiento público del orden


nacional con personería jurídica, patrimonio propio e independiente y autonomía
administrativa, adscrito al Ministerio de Trabajo y Seguridad Social, hoy de la
Protección Social.
La organización y funcionamiento de la Entidad, también esta sometido
a las
disposiciones de la ley 489 del 29 de diciembre de 1998.

El SENA es un establecimiento público, con financiamiento propio derivado de los


aportes parafiscales de los empresarios, que ofrece instrucción gratuita a millones
de personas que se benefician con programas de formación complementaria y
titulada y jalona el desarrollo tecnológico para que las empresas del país sean
altamente productivas y competitivas en los mercados globalizados.
Busca la capacitación técnica del recurso humano; forma personas para
vincularlas al mercado laboral, empleadas o subempleadas, y realiza actividades
de desarrollo empresarial, comunitario y tecnológico.

1.1.2 Aspectos Históricos


Transcurría el año 1957 cuando Rodolfo Martínez Tono se embarcó en el
sueño
que se convertiría en la que sería la obra de su vida.

El no imaginaba que aquella idea concebida a la orilla del lago Leman, en Suiza,
durante una cena con Francis Blanchard, director de la División de Formación, de
la Organización Internacional del Trabajo (OIT), se transformaría en el SENA.
Blanchard le propuso crear una organización descentralizada del Estado y con
financiación autónoma. El proyecto tomó forma en la mente de Martínez, quien lo
expuso ante el entonces Ministro de Trabajo, Raimundo Emiliani Román.
El no imaginaba que aquella idea concebida a la orilla del lago Leman, en Suiza,
durante una cena con Francis Blanchard, director de la División de Formación, de
la Organización Internacional del Trabajo (OIT), se transformaría en el SENA.
Blanchard le propuso crear una organización descentralizada del Estado y con
financiación autónoma. El proyecto tomó forma en la mente de Martínez, quien lo
expuso ante el entonces Ministro de Trabajo, Raimundo Emiliani Román.

Sus funciones, definidas en el Decreto 164 del 6 de agosto de 1957, eran brindar
formación profesional a los trabajadores, jóvenes y adultos de la industria, el
comercio, la agricultura, la minería y la ganadería.
Así mismo, su fin era proporcionar instrucción técnica al empleado, formación
acelerada para los adultos y ayudarles a los empleadores y trabajadores a
establecer un sistema nacional de aprendizaje.
Además, organizar y mantener la enseñanza teórica y práctica relacionada con
diferentes oficios; seleccionar los candidatos al aprendizaje; realizar cursos
complementarios de preparación, perfeccionamiento y adiestramiento para
trabajadores técnicos; y contribuir con el desarrollo de investigaciones
relacionadas con la organización científica, entre otras.
La entidad tripartita, en la cual participarían trabajadores, empleadores y Gobierno,
se llamó Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA) y surgió en el momento
indicado. La industria pretendía conquistar nuevos mercados y necesitaba más
trabajadores y mejor calificados, métodos modernos y cambios drásticos en la
productividad.
El nombre, SENA, lo escogió Martínez Tono, quien admiraba el río Sena que
cruza a París, la ciudad luz, capital de Francia, donde estudió aspectos
relacionados con la formación profesional.
Antes de cumplir 30 años, Rodolfo Martínez, convirtió su tesis de grado, "La
Formación Profesional en el Marco de una Política de Empleo", en el SENA,
institución a la cual estuvo vinculado durante 17 años, desde su creación en 1957,
hasta el cambio de dirección propuesto por el presidente Alfonso López Michelsen
en 1974.
Estaba convencido de que sin capacitación del recurso humano no habría
desarrollo. Por eso aprovechó las becas de la OIT para conocer las experiencias
en formación profesional acelerada implementadas en Europa después de la
Segunda Guerra Mundial y el apoyo de ese organismo con expertos que vinieron a
Colombia.
La institución que Rodolfo Martínez Tono dirigió con “mano dura” y manteniendo a
raya la politiquería, ofreció instrucción calificada al talento humano para enfrenta
Para el fortalecimiento de la presencia institucional en regiones en donde se
requería, mediante el decreto de reestructuración también se crearon siete nuevas
regionales autónomas y con presupuesto propio en los departamentos de
Amazonas, Arauca, Guainía, Guaviare, Putumayo, Vaupés y Vichada. De igual
manera, se creó la Regional Cundinamarca, independiente de la Bogotá.
Los ambientes virtuales de aprendizaje, constituyen uno de los pilares estratégicos
que le permitieron al SENA crecer 263% en los últimos cuatro años, pasando de
ofrecer en sus diversos programas de aprendizaje un total de 1.142.798 cupos en
el 2002, a 4.148.809 cupos en el 2006.
La formación en línea ha beneficiado con módulos de especialización a 772.635
colombianos en 1.045 municipios y a otros 2.200 colombianos residentes en 71
diferentes países.
En esta tarea participan 2000 tele-instructores, que coordinan más de 400
módulos de aprendizaje en 14 áreas ocupacionales, que van desde el arte,
pasando por las ciencias naturales, sociales, educativas y de servicios
gubernamentales, finanzas y administración, salud, ventas y tecnologías d

Ahora, su plan estratégico 2007-2010, busca dar respuesta a los retos que
enfrentará Colombia, derivados de la profundización en la globalización de la
economía, a la necesidad de una transformación a fondo del aparato productivo
nacional en términos de su diversificación, especialización y modernización, y a la
búsqueda de un desarrollo social y económico.
Además, las universidades han abierto las puertas a los técnicos y tecnólogos
para que continúen su cadena de formación y alcancen su título profesional, lo
cual constituye un estímulo adicional para nuestros egresados.
El SENA está al día en conocimiento, desarrollo tecnológico e innovación, pero
mantiene su dinámica de cambio, a fin de seguir proporcionando la herramienta
fundamental para que un país salga de la pobreza y las empresas sean más
competitivas: Conocimiento para todos los colombianos.
1.1.3 Estructura Organizacional del Servicio Nacional de Aprendizaje
SENA
El SENA, como ya se mencionó anteriormente, aparece en el escenario nacional
en el Decreto 118 de 1957 que lo crea (Anexo 14). Dentro de la evolución
posterior se reestructura en varias oportunidades mereciendo mención el Decreto
2149 de 1992, siendo éste justamente, derogado por la Ley 119 de 1994, que
define al SENA como establecimiento público con las características propias de
una entidad de su linaje.
Sobre el particular vale la pena señalar que en su origen la Ley 119 de 1994 es
una ley de iniciativa popular, estructurada sobre el artículo 2o. de la Ley 134 de
1994, que permite desarrollar la iniciativa popular como la solicitud que hace un
grupo de ciudadanos ante el órgano competente, para que se lleve a cabo un
referendo o la emisión, reforma o derogación de una norma o conjunto de normas
de carácter constitucional, legal o administrativo.
La Constitución Política de Colombia de 1991 expresa en su artículo 40 num.5, el
derecho que tiene todo ciudadano de presentar iniciativas ante las corporaciones
públicas, y en el artículo 155 a su vez señala que podrán presentar proyectos de
ley o de reforma constitucional, un número de ciudadanos igual o superior al cinco
por ciento del censo electoral existente en la fecha respectiva.

2. ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE LA INFORMACIÓN


Se realizó un análisis a la investigación realizada sobre la Institución y sus fuentes
documentales, de tal manera que se retomaron los manuales, los actos
administrativos, el organigrama y las encuestas como materia prima fundamental
en el análisis e interpretación, ya que las TVD propiamente son un instrumento
que se genera a partir del análisis e interpretación de una investigación de la
Institución y sus fuentes documentales.
En esta etapa se contemplaron varios aspectos a saber:

2.1. CONFORMACIÓN DE SERIES Y SUBSERIES


Para la agrupación de las series y subseries documentales, se trabajó la relación
entre series, las funciones y actividades de las oficinas productoras de la
documentación, ya que se identificarán en la propuesta de Tabla de Valoración
Documental y los documentos de apoyo no se contemplaron.
Es así como las series y subseries de cada oficina que produjo los documentos
reflejan las funciones y actividades que en virtud del desarrollo de los trámites y
procedimientos administrativos se desarrollan para el cumplimiento de los
objetivos que les han sido asignados.
La conformación de series y subseries permite conservar unidades documentales
completas, ya que se regulará la generación, trámite y conservación de los
mismas, acorde a las necesidades de la Institución y siguiendo los principios de la
archivística sobre procedencia y orden original de los documentos.

A partir de la conformación de las series y subseries se presenta el cuadro de


clasificación general debidamente codificado, el cual refleja la jerarquización y
clasificación dada a la documentación producida por el Servicio Nacional de
Aprendizaje SENA, Regional Norte de Santander. Así mismo y para mayor
claridad, se elaboró un cuadro consolidado, donde se registra

las series y subseries manejadas por cada unidad administrativa.


2.1.1 Codificación
Después de estudiar los sistemas de codificación que maneja la entidad
y la
conveniencia de implementar o cambiar los mismos se concluyó:
2.1.1.1 Codificación unidades administrativas
Se adopta la nueva codificación para el Servicio Nacional de Aprendizaje SENA,
Regional Norte de Santander teniendo en cuenta la estructura orgánica y
funcional, dicha codificación será presentada en la Tabla de Valoración
Documental debajo de la palabra código, con el fin de mostrarla de manera
independiente a la codificación de las series y subseries documentales.
La estructura de los códigos para las oficinas que produjeron de documentos parte
del estudio de la estructura organizacional del Servicio Nacional de Aprendizaje
SENA, Regional Norte de Santander, identificado los niveles jerárquicos, las
secciones, subsecciones que lo integran, tomando la codificación de la siguiente
manera:

CUADRO DE CLASIFICACION DE SERIES Y SUBSERIES POR UNIDADES


ADMINISTRATIVAS.
2.1.1.2 Codificación de series y subseries
El código para una serie documental, es un número que consta de dos dígitos
consecutivos de forma ascendente, para realizar este proceso se listaron las
series documentales en orden alfabético y se numeraron, al igual las subseries
documentales. Ejemplo:
SERIES COD.SERIES

ACTAS 01

ACUERDOS 02

El código para una subserie corresponde a un número de dos dígitos, los cuales
se asignan teniendo en cuenta un consecutivo numérico ascendente por cada
serie documental, dependiendo del orden alfabetico

SUBSERIE CODI.SUBSSERIE
ACCIONES DE FORMACION DE CURSOS ESPECIALES 01

ACCIONES DE FORMACION PROFESIONAL DE CURSOS 02

ACTAS ACLARACION CONSECUTIVO CIRCULARES 01

ACTAS ACLARACION CONSECUTIVO CONVENISO 02

En resumen, la codificación de las secciones, subsecciones, las series y las


subseries documentales constan de siete dígitos, así: Los tres primeros
corresponden a la dependencia, oficina, sección o subsección de la entidad, los
dos dígitos siguientes corresponden a la serie documental, y los dos últimos
corresponden a la subserie documental, Ejemplo:
SECCION SERIE SUBSERIE CODIGO
DIRECCION ACTAS ACTAS DEL 100-02-14
GENERAL CONSEJO NAL.

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