Sistema de Gestión Académica

ÍNDICE

♦ El SIU-Guaraní.......................................................................................3

♦ Objetivos................................................................................................3

♦ Características.......................................................................................4

♦ Alternativas de Implementación: Interfases...........................................5

♦ Prestaciones Generales.........................................................................7

♦ La información al alcance de las Autoridades........................................8

♦ Facilidades para los Docentes...............................................................9

♦ Prestaciones a los Alumnos...................................................................10

♦ Conexión con otros sistemas.................................................................11

♦ Impacto de la Implementación..............................................................12

♦ Consultas e Informes............................................................................13

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 El SIU-Guaraní

Es una Herramienta Informática provista, en su versión estándar, por la

Secretaria de Políticas Universitarias (SPU) del Ministerio de Educación, Ciencia y
Tecnología de la Nación en el marco del Programa SIU (Sistema de Información
Universitaria). Este sistema fue concebido con el propósito de proveer a las
universidades una herramienta que les permita administrar la gestión de alumnos en
forma segura, con la finalidad de obtener información consistente para los niveles
operativos y directivos.

El SIU-Guaraní es un sistema de gestión de alumnos que registra y administra

todas las actividades académicas de la universidad, desde que los alumnos ingresan
como aspirantes hasta que obtienen el diploma. Pasando por un proceso de
matriculación, el registro de cursado de materias y de resultados académicos, los
pedidos de equivalencia y la gestión del egresado.

El sistema brinda servicios a los alumnos, docentes, personal administrativos y

autoridades de todo el sistema universitario.

Objetivos

> Realizar la gestión de alumnos de manera eficiente, ordenada y segura,

como apoyo a las acciones operativas.
> Brindar información confiable, completa y oportuna para la toma de
decisiones tácticas y estratégicas.

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 Características

> Utiliza una única Base de Datos: La actualización, registro y consulta de

información se encuentra en una única base de datos.
> Maneja la Captura y Consulta de Datos en forma descentralizada: permite
a los usuarios (autoridades/docentes/alumnos) realizar operaciones y
consultas desde distintas ubicaciones, a través de las interfaces que el
sistema ofrece.
> Promueve la Estandarización de procesos y datos para un mejor
aprovechamiento de la información con el propósito de disminuir la carga
de trabajos relacionados con controles manuales.
> El sistema ofrece:
♦ Privacidad: Los usuarios poseen un nombre y una clave que
aseguran su identidad y rol dentro del sistema.
♦ Auditoria: Las operaciones de los usuarios se registran de manera
cronológica y por interfase. Se almacena el momento (fecha y hora),
el usuario y la acción (datos modificados y su estado previo) de todas
las operaciones, permitiendo seguir el comportamiento de un usuario
determinado.
♦ Confiabilidad: El sistema opera sobre un motor de base de datos
relacional, brindando mecanismos de consistencia y respaldo.
♦ Flexibilidad y Evolución: El sistema está desarrollado bajo una
arquitectura que posibilita su adaptación funcional a las necesidades
propias y particulares de cada Unidad académica.

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 Alternativas de Implementación: Interfases

Una de las características más trascendentales del SIU-Guaraní es la

prestación de servicios a sus usuarios a través de distintas interfases (acceso al
sistema):

> Gestión: Interfase utilizada exclusivamente por docentes y el personal

administrativo (Área Alumnado), encargado de la gestión de alumnos de la
Unidad Académica.

> Autogestión: Interfase utilizada por los usuarios (autoridades/docentes/

alumnos) para la realización de diversos trámites, vía terminal de Autogestión
(ventanilla electrónica ubicada en la unidad académica) o vía Web (desde
cualquier PC que se encuentre conectada a Internet, como por ejemplo un
locutorio, cyber o su hogar).
Las prestaciones Web del sistema facilitan las tareas de docentes
(gestión de la cursada) y a las autoridades les dan la posibilidad de contar
con información oportuna para la toma de decisiones. Por su parte, los
alumnos tienen la posibilidad de realizar gran parte de sus trámites
académicos a través de Internet (inscripción a cursadas y exámenes,
consultas de historia académica, agendas de cursadas, etc.).

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 Acceso al Sistema

Gestión

Autogestión

Internet

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 Prestaciones Generales

> Gestión de carreras y planes.

> Planificación.
> Gestión de matrícula.
> Gestión de cursado.
> Gestión de aulas.
> Gestión de exámenes.
> Gestión de equivalencias.
> Gestión de egresados.
> Administración y emisión de certificados.
> Mensajería a casillas de e-mail o celulares (docentes/alumnos/autoridades).
> Gestión de encuestas para alumnos.
> Interfaces:

♦ Estadísticas generales (interfaz con sistema SIU-Araucano).

♦ Generación de datos para CONEAU.
♦ Información de personal docente (interfaz con el sistema de gestión de
personal SIU-Pampa).
♦ Interfaz con el SIU-Kolla (sistema de seguimiento de egresados).
♦ Interfaz con Data Warehouse (herramientas para el análisis
institucional y la toma de decisiones).
♦ Interfaz con SIU-Quilmes (sistema de gestión de facturación y cuenta
corriente).
♦ Interfaz con Moodle (software libre para gestión de educación a
distancia).

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 La información al alcance de las Autoridades
Con el objeto de brindar a las autoridades un acceso a la información de la
gestión académica, el SIU-Guaraní desarrolló el perfil gerencial, que permite ver la
información de la ficha del alumno (carreras, regularidades, historia académica, títulos,
promedios, readmisiones, etc.), las actas de exámenes y de las materias cursadas y los
planes de estudio de las carreras.

Esta herramienta les simplifica a las autoridades (como, por ejemplo, a los
Secretarios Académicos) la resolución de situaciones problemáticas que se les puedan
presentar a los alumnos, ya que inmediatamente pueden disponer de toda su
información sin tener que solicitarla a las áreas correspondientes.

El SIU-Guaraní también cuenta con una interfaz con herramientas de Data

Warehouse. Con ellas se generan condiciones sólidas para tomar decisiones, ya que
permiten visualizar los datos de rendimiento académico, procedencia y desgranamiento
de los alumnos en forma global, y aprovecharlos en todo su potencial. Con fácil acceso
a los datos, estos “cubos” de análisis permiten construir indicadores y evaluar
tendencias, comparar datos, visualizar gráficamente la información, poseer una visión
global de la institución, realizar una proyección a futuro y redefinir estrategias.

> Consulta de ficha del alumno:

carreras, regularidades, historia
académica, títulos, promedios,
Prestaciones a las sanciones, pérdidas de regularidad,
readmisiones, etc.
AUTORIDADES
> Consulta de actas de examen, actas
de regulares y promociones.
> Consulta de planes de estudio.
> Estadísticas de inscriptos,
readmisiones, egresados, etc.

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 Facilidades para los Docentes

Entre las prestaciones para docentes que se relacionan con la gestión de la

cursada, el SIU-Guaraní les da la posibilidad de consultar las comisiones asignadas y
los alumnos inscriptos a las comisiones y administrar sus inasistencias. También
pueden dar de alta y de baja evaluaciones parciales, cargar y consultar sus notas,
conocer si los alumnos inscriptos en sus mesas de examen final son libres o regulares
y cargar las calificaciones en las actas correspondientes una vez que finalizó la
cursada.
Asimismo les permite visualizar, filtrar e imprimir las actas de cursado de las
comisiones y las actas de los exámenes en cualquier estado en que se encuentren
(abiertas, cerradas, impresas, etc.).
También se incorporó la posibilidad de que los docentes actualicen sus datos
personales y envíen mensajes a los alumnos a sus teléfonos celulares, a su casilla de
correo electrónico o a la interfaz Web de SIU-Guaraní desde la que el alumno tiene
acceso.
La interfaz con la herramienta de educación a distancia Moodle le permite al
docente copiar automáticamente todos los alumnos de sus comisiones y utilizar
aplicaciones como el chat con alumnos, la creación de foros y evaluaciones, la
asignación de tareas y la recepción de devoluciones en cualquier formato, como
mecanismos que permiten complementar la cursada presencial.
Además de acompañar y simplificar el desarrollo de la cursada, estas
prestaciones fortalecen el trabajo en equipo y establecen un flujo de operaciones entre
los distintos sectores, evitan errores por pasos sucesivos en forma manual gracias a
que fomentan la carga de datos desde la fuente de información, facilitan la información
para la gestión de la Secretaría Académica y para los alumnos, y aligeran los trámites
académicos y las cargas burocráticas sin generar pérdida del control de la información,
ya que es posible la consulta y validación de los datos ingresados.

> Consulta de agenda de clases: comisiones

asignadas y alumnos inscriptos.
> Consulta de agenda de mesas de exámenes:
calidad y cantidad de alumnos inscriptos
(libre/regular).
Prestaciones a los > Alta y baja de evaluaciones parciales.
> Ingreso y consulta de notas de evaluaciones

DOCENTES >
parciales.
Carga de notas en actas de examen, cursado
y promoción.
> Ingreso y consulta de asistencia a las
comisiones.
> Consulta de resultado de comisiones
(regularidad/promoción).
> Recepción y envío de mensajes y archivos.

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 Prestaciones a los ALUMNOS

Los alumnos tienen la posibilidad de realizar gran parte de sus trámites

académicos como ser:
> Inscripción a exámenes y cursadas.
> Reinscripción a carrera.
> Consulta de inscripciones, plan de estudios e historia académica.
> Consulta de cronograma de evaluaciones parciales.
> Notas de evaluaciones parciales.
> Consulta de regularidad de materias.
> Agenda de clases.
> Solicitud de certificados.
> Actualización de datos censales.
> Recepción de mensajes y archivos.

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 Conexión con otros sistemas

El SIU-Guaraní posee conexiones con otros sistemas, es decir que recibe y

envía datos a otras áreas de la institución.

Interfaz con el Sistema de Estadística de Alumnos SIU-Araucano: El SIU-Araucano

genera un archivo de interfaz con los títulos de la universidad para que los mismos se
actualicen en el SIU-Guaraní y se pueda disponer de esa información en la generación
de la información estadística.

Interfaz con el Sistema de Gestión de Personal SIU–Pampa: Habilita la importación

y actualización de la información de docentes que genera el sistema de gestión de
personal y exporta la asignación de comisiones a docentes.

Interfaz con el Sistema de Gestión de Facturación y Cuenta Corriente SIU-

Quilmes: Permite enviar al sistema SIU-Quilmes datos personales sobre nuevos
inscriptos y conocer la situación crediticia de los alumnos.

Interfaz con el Sistema de Seguimiento de Graduados SIU-Kolla: Envía datos de

alumnos egresados, como por ejemplo datos personales o censales, y el usuario y
clave que el alumno usó en el SIU-Guaraní para que siga teniendo el mismo usuario en
el sistema SIU-Kolla.

Interfaz con SIU-Data Warehouse: Exporta datos para la generación de los “cubos”
de análisis de información para las áreas gerenciales de la institución.

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 Impacto de la Implementación

> La mayoría de las Universidades Nacionales están trabajando con el SIU-

Guaraní.
> Se han capacitado a grupos técnicos de todas las Universidades
Nacionales del país.
> El sistema permite mejorar el tratamiento de la información y agilizar los
mecanismos de gestión académica.
> Por otro lado, la instalación del SIU-Guaraní en las unidades académicas
permite homogeneizar sus procedimientos.
> Los aspectos relevantes de la implementación del sistema son:

♦ Facilitar la información para la gestión de la Secretaría Académica

y para los alumnos.
♦ Agilizar los trámites académicos, evitando la carga burocrática
sin perder el control de los mismos.
♦ Brindar a las autoridades herramientas de control sobre el manejo
de la gestión académica y la posibilidad de contar con la
información en el momento y lugar oportuno.
♦ Brindar a los docentes el acceso a información sobre sus cursos
(actas, inscriptos, etc.).
♦ Fomenta el trabajo cooperativo – colaborativo, a partir de la
interacción entre los distintos sectores y actores
(autoridades/personal de alumnado/ docentes/alumnos).
♦ Carga de datos en la fuente de información, evitando de esta
manera los errores por pasos sucesivos en forma manual (evita
errores de lectura e interpretación).
♦ Posibilidad de consulta y validación de los datos ingresados.
♦ Al ser un sistema on-line, posibilita su disponibilidad las 24 horas
los 365 días del año.

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 > Consultas y Comunicación General

alumnado.cri@unne.edu.ar

> Mayor Información

www.siu.edu.ar

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