Código : CY C-GE F -P R -01

Sección de Compras y Contratación P á gin a : 1 de 10

P R O C E D IM IE N T O : V e r s ión : 2
ADQUISICIÓN DE BIENES Y CONTRATACIÓN DE SERVICIOS V ige n t e a p a r t ir de :
24 /02/2010

1. O B J E T I V O : A d q u i r i r b i e n e s y c o n t r a t a r s e r v i c i o s r e q u e r i d o s p a r a e l e f i c a z d e s e m p e ñ o d e l a U n i v e r s i d a d , d e u n a
m a n e r a á g il, t r a n s p a r e n te y e fe c t iv a .

2. P E R I O D I C I D A D : C a d a v e z q u e s e r e q u i e r a

3. A L C A N C E : A p l i c a c a d a v e z q u e s e a d q u i e r a u n b i e n o s e r v i c i o p a r a l a U n i v e r s i d a d

4. R E S P O N S A B L E : R e c t o r – V i c e r r e c t o r A d m i n i s t r a t i v o

5.a IN S U M O S 5.b P R O V E E D O R
R e q u is ito s d e l C lie n t e E s tu d ia n t e s , F u n c io n a r io s , p a r te s in t e r e s a d a s
Id e n tific a c ió n d e la n e c e s id a d E s tu d ia n t e s , F u n c io n a r io s , p a r te s in t e r e s a d a s
C o t iz a c io n e s y P ro p u e s ta s E m p re s a s
F a c tu ra s E m p re s a s
P ó liz a s d e G a r a n tía E m p re s a s
C o n s t a n c ia d e p a g o d e la p u b lic a c ió n e n la G a c e ta E m p re s a s

5.c D O C U M E N T A C IÓ N S O P O R T E 5.d P R O V E E D O R
A c u e r d o 0 45 d e m a y o 25 d e 20 0 6 S e c re ta ría G e n e ra l
L e y 80 d e 19 9 3 G o b ie r n o N a c io n a l
R e s o l u c i ó n N o 129 5 d e l 28 d e m a r z o d e 20 0 7 (P o r m e d i o
d e la c u a l s e c o n s titu y e y r e g la m e n ta e l m a n e jo d e c a ja s R e c t o r ía
a u x ilia r e s , c a ja s m e n o r e s y a v a n c e s o a n t ic ip o s

6.a R E S U L T A D O 6.b C A R A C T E R ÍS T IC A S 6.c C L IE N T E

O p o rtu n o
A c o r d e a lo s r e q u e rim ie n to s
A ju s ta d a a la n o r m a t iv id a d
A ju s ta d o a l p re s u p u e s to E s tu d ia n t e s , F u n c io n a r io s , p a r te s
B ie n o s e r v ic io a d q u ir id o
E c o n ó m ic o in te re s a d a s
C o n f ia b le
G a r a n tiz a d o
E fe c t iv o

7. F O R M A T O S :
-S o l i c it u d d e a u to r iz a c ió n p a r a a d q u is ic ió n d e e q u ip o s d e s is t e m a s
-I n v i t a c ió n P ú b lic a
-L i c i t a c ió n P ú b lic a
-P l i e g o d e C o n d ic io n e s
-O r d e n d e C o m p ra
-R e s o lu c ió n d e A v a n c e
-L i b r o R a d ic a d o r d e C o n tra t o s m e n o r c u a n t í a (V i c e r r e c t o r í a A d m i n i s t r a t i v a ) y m a y o r c u a n t í a (R e c t o r í a )
-B i t á c o ra d e P ro p u e s ta s p a r a la lic ita c ió n y la in v it a c ió n p ú b lic a
-A c t a d e re c o m e n d a c ió n d e la J u n ta d e L ic ita c io n e s
-O r d e n d e P a g o
8. I N D I C A D O R E S
-P a r e t t o d e N o v e d a d e s
-D u r a c i ó n d e l P r o c e s o
 Có d i g o : CY C-GE F -P R -01

Sección de Compras y Contratación P á g i n a : 2 d e 10

PROCEDIMIENTO: V e r s ió n :2
ADQUISICIÓN DE BIENES Y CONTRATACIÓN DE SERVICIOS V ig e n te a p a r tir d e :
24 /02/2010

INICIO

Id e n tific a r la
n e c e s id a d d e
Decano/
Di r ect or d e Co n b a s e e n l a o b s e r v a c i ó n
Dep end enci a/ A d q u is ic ió n d e
F u nci onar i o b ie n e s y /o s e r v ic io s

Decano/
Di r ect or d e Ge s t i o n a r CD P
Dep end enci a/ c o r r e s p o n d ie n te
F u nci onar i o

¿ E s p a ra
e q u ip o d e
s is te m a s ? E l Co m i t é d e S is te m a s e n tre g a u n R e s u m e n d e l A c ta c o n
la s s o lic itu d e s a p ro b a d a s y la s n o a p ro b a d a s . Cu a n d o la s
D e p e n d e n c ia s v a n a a d q u ir ir c o n re c u rs o s p r o p io s , s e fir m a
S í
la a u to r iz a c ió n p a ra q u e e llo s tr a m ite n la a d q u is ic ió n

A n a liz a r y a p r o b a r P a r a e s to e s n e c e s a r io c o tiz a r y a v e r ig u a r e l v a lo r
C om i t é d e
o r e c h a z a r la s a p r o x im a d o d e la a d q u is ic ió n , c u a n d o e s m e n o r d e 5 0
S i s t em as
s o lic it u d e s S M M L V y m a y o r d e 10 S M M L V s e a n e x a m í n i m o 3
c o t i z a c i o n e s a l a s o l i c i t u d ; c u a n d o l a c o m p r a e s m e n o r a 10
S M M L V s e a n e x a m í n im o 1 c o tiz a c ió n . S e u tiliz a e l F o r m a to
No d e Co t i z a c i ó n e s t a b l e c i d o p o r l a U n i v e r s i d a d .
S o lic ita r la
Decano/ a u to r iz a c ió n d e la L a s o lic itu d la e la b o r a la S e c r e t a r ia c o n b a s e a lo s
Di r ect or d e a d q u is ic ió n d e l e q u ip o r e q u e r im ie n to p r e s e n ta d o s , lo fir m a e l D e c a n o , y s e lo
Dep end enci a/
d e s is te m a s r e m ite a V ic e r r e c to r ía A d m in is tr a t iv a d ir e c ta m e n t e c u a n d o
s o n c o m p r a s d ife r e n te s a e q u ip o s d e s is te m a s , e n e s te
F u nci onar i o

u l t i m o c a s o s e p r e s e n t a l a s o l i c i t u d a l Co m i t é d e S i s t e m a s ,
d i l i g e n c i a n d o e l formato correspondiente. E n l a s o l i c i t u d
s e r e g is tr a u n v a lo r a p r o x im a d o d e a c u e r d o a la s
J ef e A l m acé n y Co t i z a r y e l a b o r a r c o t iz a c io n e s . E n e l c a s o d e P r á c t ic a A c a d é m ic a , s e a n e x a
S u m i ni s t r os / e l Cu a d r o c o p ia d e l A c u e r d o c o r r e s p o n d ie n t e , d e l p r e s u p u e s to d e
Co m p a r a t i v o g a s to , la P r o p u e s ta ; y c u a n d o e s p a r a la s s a lid a s d e lo s
A s i s t ent e d e
V i cer r ect or í a
A d m i ni s t r at i v a p r o f e s o r e s s e a n e x a u n a c o p i a d e l Cr o n o g r a m a d e
A c tiv id a d e s .
P a s o s :
S o lic ita r la
1.L a S ecretaria R e c i b e l a s o l i c i t u d c o n l a c o r r e s p o n d i e n t e
a u t o r iz a c ió n p a r a
Decano/
Di r ect or d e
v e r ific a c ió n d e l r u b r o p r e s u p u e s ta l.
la A d q u is ic ió n
2. A n a l i z a r l a s c a n t i d a d e s , l o s v a l o r e s , l a p r i o r i d a d d e l a
Dep end enci a/
F u nci onar i o
a d q u is ic ió n , y d e t e r m in a r la v ia b ilid a d d e la m ís m a p o r e l
v a lo r m e n c io n a d o o s i s e p u e d e h a c e r p o r u n m e n o r v a lo r .
Cu a n d o n o e s p o s ib le V e r ific a r la Cu a n d o s e r e q u i e r e i n v i t a c i ó n P ú b l i c a o l i c i t a c i ó n , s e
ju s tific a c ió n y la p re s e n ta a la J u n ta d e L ic it a c io n e s (V i c e r r e c t o r
V i cer r ect or
a u to r iz a r la a d q u is ic ió n o la A d m i ni s t r at i v o
c o n tr a ta c ió n , s e in fo r m a la s / J u nt a d e p r io r id a d d e la A d m i n i s t r a t i v o , D i r e c t o r d e l a Of i c i n a d e P l a n e a c i ó n y
ra z o n e s q u e ju s t ific a n la
L i ci t aci ones /
a d q u is ic ió n d e l b ie n D e s a r r o l l o , A s e s o r J u r í d i c o , Co n t r o l In t e r n o -i n v i t a d o ).
o s e r v ic io s o lic ita d o 3. A p r o b a r , (e s p o s i b l e q u e c a m b i e a o t r a m o d a l i d a d d e
S ecr et ar i a
n e g a c ió n d e la s o lic itu d .
c o n t r a t a c i ó n ). M e d i a n t e u n a c t a s e d e t e r m i n a p r o c e s o a
s e g u i r . E n a l g u n o s c a s o s s e c o n s u l t a a l a Of i c i n a d e
In f o rm a r a l ¿ E s tá P la n e a c ió n
A s i s t ent e d e
S o lic ita n te la ju s t ific a d o y e s Cu a n d o l a s D e p e n d e n c i a s v a n a a d q u i r i r c o n r e c u r s o s
No
n e g a c ió n d e la p r io r ita r ia la
V i cer r ect or í a
A d m i ni s t r at i v a p r o p io s , s e fir m a la a u to r iz a c ió n p a r a q u e e llo s tr a m ite n la
S o lic it u d s o lic itu d ? a d q u is ic ió n .

S i E l v is to b u e n o s e lo d a m e d ia n t e fir m a e n la S o lic it u d y s e
r e g i s t r a e l v a l o r p a r a l a s o l i c i t a r e l CD P , t e n i e n d o e n c u e n ta
A u to r iz a r la s o lic itu d la in fo r m a c ió n p r e s u p u e s ta l y la ju s tif ic a c ió n d e la
F IN d e l Ce r t i f i c a d o d e a d q u is ic ió n .
D is p o n ib ilid a d P a r a s o l i c i t a r e l CD P s e e n t r e g a l a s o l i c i t u d a l a Of i c i n a d e
V i cer r ect or
A d m i ni s t r at i v o
/ S ecr et ar i a P re s u p u e s t a l (CD P ) P r e s u p u e s to y s e h a c e la c o r r e s p o n d ie n te r a d ic a c ió n .
A q u í s e d e fin e s i la c o m p r a la e je c u t a V ic e r r e c to ría
A d m in is tr a tiv a , A lm a c é n , o la D e p e n d e n c ia .
Ú n i c a m e n t e Cu a n d o l a c o m p r a r e q u i e r e Co n t r a t a c ió n
3 D i r e c t a d e M í n i m a Cu a n t í a , l a D e p e n d e n c i a Ge s t o ra ,
a d e la n t a la s s ig u ie n te s a c tiv id a d e s .
 C ó di g o : C Y C -GEF -P R -01

Sección de Compras y Contratación P á g i n a : 3 de 10

PROCEDIMIENTO: V ers i ó n : 2
ADQUISICIÓN DE BIENES Y CONTRATACIÓN DE SERVICIOS V i g en t e a p art i r de:
24/02/2010

A q u í s e em p alm a c on el P roc es o “ Ej ec u c i ó n
Ex p edi r el
P res u p u es t al” en la ac t i vi dad : V eri f i c ar la
C ert i f i c ado de
P res u p u es to D i s p on i b i li dad P res u p u es t al
D i s p on i b i li dad
En es t e p roc es o s e ex p i de el C ert i f i c ado de
P res u p u es t al (C D P )
D i s p on i b i li dad P res u p u es t al

El valor de la
El valor de la
I n vers i ó n es A q u í s e i n i c i a la R u t a p ara C on t rat ac i ó n D i rec t a de
9 I n vers i ó n es
N o m ayor de 50 y N o M í n i m a C u an t í a, don de s i el valor de la c on t rat ac i ó n
m en or a 50
m en or de 300 es m en or a di ez S M M L V , p u ede s er c on u n a
S M M L V ?
S M M L V ? c ot i z ac i ó n . Y c u an do el valor de la c om p ra es en t re 10
A q u í s e i n i c i a la 3a
S i y 50 S M M L V , s e h ac e u n a C on t rat ac i ó n de M en or
R u ta p ara S i C u an t í a s i n I n vi t ac i ó n P ú b li c a, deb e s er c on t res o
L i c i t ac i ó n P ú b li c a
m á s c ot i z ac i on es
6 A q u í s e i n i c i a la
R u t a M en or C u an t í a Vicerrector
c on I n vi t ac i ó n A d m in is tra tiv o/ D et erm i n ar la
P ú b li c a
D eca n o/ J ef e d e u rg en c i a del g as t o
D ep en d en cia

S e req u i ere t ram i t ar la

c u en t a c om o avan c e
¿ S e req u i ere el
5a N o t ram i t e
n orm al?
El doc u m en t o p u ede s er u n a O rden de C om p ra,
O rden de P res t ac i ó n de S ervi c i os , u n C on t rat o,
S í dep en di en do del m on t o y del t i p o de adq u i s i c i ó n o
c on t rat ac i ó n .
Elab orar el
A s is ten te d e
Vicerrectorí a
D oc u m en t o p ara el L a Secretaria rec i b e el D oc u m en t o p ara el
A d m in is tra tiv a / c om p rom i s o de los c om p rom i s o de los rec u rs os , los avan c es (de
D eca n o/ J ef e d e rec u rs os y s oli c i t ar R P R ec t orí a) y el C D P , y los en t reg a al V i c errec t or
D ep en d en cia
A dm i n i s t rat i vo p ara s u res p ec t i va au t ori z ac i ó n ; el
R ec t or ap ru eb a c u an do los c on t rat os s on de m ayor
R ector/ Vicerrector
A u t ori z ar y R adi c ar el c u an t í a, y los avan c es p ara vi á t i c os y
A d m in is tra tiv o/ doc u m en t o p ara el des p laz am i en t os de ac u erdo a la R es . 1295 del 28
A s is ten te / c om p rom i s o de los de m arz o del 2007 ; u n a vez au t ori z ado el doc u m en t o
S ecreta ria d e
Vicerrectorí a
rec u rs os p ara el c om p rom i s o de los rec u rs os , la S ec ret ari a
A d m in is tra tiv a as i g n a el n ú m ero de radi c ac i ó n (p ara m en or c u an t í a)
y la A s is ten te (p ara m ayor c u an t í a)

Ex p edi r el
S e em p alm a c on el p roc es o
P res u p u es to R eg i s t ro
de “ Ej ec u c i ó n P res u p u es t al“
P res u p u es t al (R P )

S e em p alm a c on el p roc es o
Ex p edi r el
T es orerí a de “ Ex p edi c i ó n del
C ert i f i c ado P A C
C ert i f i c ado P A C ”

3a

U n a vez s e ret i re de T es orerí a el R P y el C P A C , s e

A s is ten te d e
Vicerrectorí a S oli c i t ar los b i en es h ac e s oli c i t u d m edi an t e of i c i o an ex an do u n a c op i a
A d m in is tra tiv a / y/o s ervi c i os de la c ot i z ac i ó n , el C ert i f i c ado de D i s p on i b i li dad
D eca n o/ J ef e d e P res u p u es t al, el R eg i s t ro P res u p u es t al, y la O rden de
D ep en d en cia
C om p ra.

A s is ten te d e R ec i b i r y revi s ar C u an do s e rec i b en s ervi c i os s e ex p i de el

Vicerrectorí a los b i en es y/o c u m p li m i en t o del s ervi c i o; en el c as o de los b i en es s e
A d m in is tra tiv a /
D eca n o/ J ef e d e s ervi c i os p roc ede a S oli c i t ar la N ot a de I n g res o y el A c t a de
D ep en d en cia En t reg a a A lm ac é n y S u m i n i s t ros

4

E x p e d ir e l c u m p lid o
d e l a p r e s t ac i ó n d e
D e cano / J e f e d e
D e p e nd e nci a
C ó d i g o : C Y C -GE F -P R -01
Sección de Compras y Contratación P á g i n a : 4 d e 10
PROCEDIMIENTO: V e r s ió n : 2
ADQUISICIÓN DE BIENES Y CONTRATACIÓN DE SERVICIOS V i g e n t e a p ar t i r d e :
24/02/2010
¿ E s c o m p rad e
N o
s e r v ic io s b ie n e s ?
S í
E x p e d ir laN o ta d e A q u í s e e m p al m a c o n e l
I n g r e s o y l as p ro c e s o “In g re s o y E n tre g a
Almacén y
S u mi ni s t r o s
A c t as d e e n t r e g a d e E le m e n to s A d q u ir id o s ”
P as o s :
1. E l ab o r ar l a O r d e n d e P ag o , e s t e d o c u m e n to s e
e l ab o r a c o n b as e e n l a f ac t u r a y a lo s d e m á s
O r g an i z ar l a
s o p o r t e s d e l a c u e n t a.
As i s t e nt e d e
V i ce r r e ct o r í a c u e n t a y s o l i c i t ar
2. O r g an i z ar l a c u e n t a, l o c u al i m p l i c a ad j u n t ar t o d o s
e l p ag o
Ad mi ni s t r at i v a/
D e cano / J e f e d e l o s s o p o r t e s d e l a m í s m a, d e ac u e r d o al t i p o d e
c u e n t a.
D e p e nd e nci a
3. S o l i c i t a e l p ag o d e l a c u e n t a, e n t r e g á n d o la e n la
O f i c i n a d e C o n t ab i l i d ad .
“ L i q u i d ac i ó n y
C o nt ab i li d ad C au s ac i ó n d e
C u e n t as ”
R e v is o r íad e “ R e v is ió n d e P R E S U P U E S T O , R E V IS O R ÍA , C O N T A B IL ID A D
C u e nt as C u e n t as ”
“ E l ab o r ac i ó n d e l a
R e ct o r í a R e s o lu c ió n d e
P ag o ”
4a
“ R e g is tr o d e la
O b l i g ac i ó n ”
T e s o re ría
E n e s t e p r o c e s o s e h ac e e l p ag o
T e s o re ría “ P ag o s ” o e l d e s e m b o ls o d e l d in e r o
c o r r e s p o n d i e n t e al A v an c e .
¿ L ac u e n tas e
F IN N o t r am i t ó c o m o
A v an c e ?
S í
E l g as t o p u e d e s e r p o r c o m p r as ,
p r á c t i c as , o ac t i v i d ad e s ac ad é m i c as
E j e c u t ar e l g as t o
e n o t r as s e d e s , c o n t r at ac i ó n d e
B e ne f i ci ar i o
s e r v ic io s .
5
 Código : CY C-GE F -P R -01

Sección de Compras y Contratación P á gin a : 5 de 10

PROCEDIMIENTO: V e r s ión : 2
ADQUISICIÓN DE BIENES Y CONTRATACIÓN DE SERVICIOS V ige n t e a p a r t ir de :
24 /02/2010

S o l i c i t ar l a
L e g al i z ac i ó n d e l
B en ef ic iario
A v an c e e n R e v i s o r í a
d e C u e n t as
P ar a e s t o e s n e c e s ar i o an e x ar t o d o s l o s
s o p o r t e s d e l g as t o , (C o p i a d e l a R e s o l u c i ó n
d e A v an c e , tiq u e te s , C r o n o g r am a d e
A c t i v i d ad e s , P r e s u p u e s to )

E m p al m a c o n e l
Revisoría
d e C u en t a
p r o c e s o “ R e v is ió n
d e C u e n t as ”

FIN

5a

S o l i c i t ar e l P az y
B en ef ic iario S al v o d e
/S ec ret aria R e v is o r ía d e
C u e n t as

E m p al m a c o n e l
Revisoría E n e s te p r o c e s o s e e x p id e e l P az y S al v o d e l
p r o c e s o “ R e v is ió n
d e C u en t a B e n e f i c i ar i o d e l A v an c e .
d e C u e n t as ”

L a R e s o lu c ió n l a e l ab o r a R e c t o r í a, o la
D e c an at u r a, c o n b as e e n e l p r e s u p u e s t o d e l a
E l ab o r ar R e s o l u c i ó n d e p r o p u e s t a y l a i n f o r m ac i ó n r e f e r e n t e a l o s v i á t i c o s ;
Rec t or/
V ic errec t or
A p r o b ac i ó n d e l A v an c e y l a ap r u e b a (f i r m a) e l V i c e r r e c t o r A d m i n i s t r at i v o o
A d m in ist rat ivo/ y s o l i c i t ar r ad i c ac i ó n e n e l R e c t o r , d e ac u e r d o c o n l o d i s p u e s t o e n l a R e s .
D ec an o/ C o n t ab i l i d ad 1 2 9 5 d e l 1 8 d e m ar z o d e 2 0 0 7 ;
S ec ret aria
L a s o l i c i t u d s e l a h ac e an e x an d o 2 c o p i as d e l
A c u e rd o c o r r e s p o n d ie n te , 2 c o p i as d e la
R ad i c ar l a P r o p u e s t a d e P r á c t i c a A c ad é m i c a, 2 c o p i as d e l
R e s o lu c ió n d e C D P , l a R e s o l u c i ó n d e A v an c e c o n d o s c o p i as ,
C on t ab il id ad
A v an c e P az y S al v o e x p e d i d o p o r l a R e v i s o r í a d e C u e n t as

E m p al m a c o n e l
Revisoría p r o c e s o “ R e v is ió n
d e C u en t a
d e C u e n t as ”

E m p al m a c o n e l
p ro c e s o
P resu p u est o
“ E je c u c ió n
P r e s u p u e s t al ”

E m p al m a c o n e l
p ro c e s o
T esorería
“ E x p e d ic ió n d e l
C e r t i f i c ad o P A C ”

4a

Sección de Compras y Contratación
PROCEDIMIENTO:
ADQUISICIÓN DE BIENES Y CONTRATACIÓN DE SERVICIOS
A s i s tente de
V i c er r ec to r í a
A dm i ni s tr ati v a
/ S o l i c i tantes
R ev i sar y apro b ar l o s
Junta de
L i c i tac i o nes
A s i s tente de
V i c er r ec to r í a
A dm i ni s tr ati v a
A s i s tente de
V i c er r ec to r í a
A dm i ni s tr ati v a
Junta de
C o m p r as
D ec l arar D esi erta
l a I nv i tac i ón
Junta de
N o
C o m p r as Pú b l i c a
A q u í se em pal m a c o n N o
la R u ta para
C o ntratac i ón d e 3a
M eno r C u antí a si n
I nv i tac i ón Pú b l i c a
P: C o nsu l tar l a no rm a para
Jef e de l a
l o ref erente a l o d ec i erto , en
D ep endenc i a
el ac u erd o 04 5 d el 2006 no q ue teng a el
se c o ntem pl a este paso . c o no c i m i ento
té c ni c o
Junta de
C o m p r as
C ód i g o : C Y C -GE F -PR -01
Pá g i na : 6 d e 10
V ersi ón: 2
V i g ente a parti r d e:
24 /02/2010
Pro y ec tar l o s
T é rm i no s d e A q u í se estab l ec en l as c arac terí sti c as
R ef erenc i a para l a té c ni c as y c anti d ad es d el b i en
Invitación Pública req u eri d o , y l o s req u i si to s d e
d o c u m entac i ón po r parte d el O f erente
T é rm i no s d e
R ef erenc i a para l a L e d an l a au to ri z ac i ón
I nv i tac i ón Pú b l i c a m ed i ante A c ta
Paso s:
1. D i l i g enc i ar el f o rm ato para I nv i tac i ón Pú b l i c a
C o m u ni c ar l a
2. Pu b l i c ar l a I nv i tac i ón en I nterné t
I nv i tac i ón Pu b l i c a
L o s té rm i no s d e l o s req u eri m i ento s l o s espec i f i c a el
So l i c i tante, l o ref erente a c ro no g ram a y té rm i no s l eg al es
presta l a aseso rí a l a A si stente d e V i c errec to rí a A d m i ni strati v a.
R ec i b i r y rad i c ar Se reg i stra l a rec epc i ón en u na v i tac o ra.
Pro pu estas en U na v ez c u l m i nad o el pl az o para l a
So b re Sel l ad o rec epc i ón d e Pro pu estas se h ac e l a
c i tac i ón a l a J u nta d e C o m pras.
R ev i sar l as
E sto i m pl i c a ab ri r l as Pro pu estas y rev i sar q u e
Pro pu estas
se presenten l o s d o c u m ento s req u eri d o s
presentad as
¿Se presentó
al m eno s u na
Pro pu esta ?
Si
¿C u m pl en c o n
l o s T é rm i no s d e
R ef erenc i a ?
Si
E l ab o rar el C u ad ro
E l c u ad ro c o m parati v o , se l o el ab o ra d e ac u erd o al
C o m parati v o d e l as
nú m ero d e pro po nentes y d e í tem s so l i c i tad o s.
Pro pu estas
I nc l u y e C o nc epto , si es so l i c i tad o po r l a J u nta d e C o m pras
U na v ez rev i sad o s el c u m pl i m i ento d e l o s req u eri m i ento s l eg al es, esta
ac ti v i d ad i m pl i c a i m pl i c a:
Sel ec c i o nar l o s
1. R ev i sar l o s prec i o s. ( E n al g u no s c aso s se d eb e so l i c i tar l a aseso rí a té c ni c a
Pro v eed o res
d el So l i c i tante) .
2.Sel ec c i o nar el Pro v eed o r m ed i ante A c ta y el ab o rar l a rec o m end ac i ón d e
c o ntratac i ón, y rem i ti r esto s d o c u m ento s al Sr. R ec to r
7
 C ó d i g o : C Y C -GEF -P R -01

Sección de Compras y Contratación P á g i n a : 7 d e 10

PROCEDIMIENTO: V ers i ó n : 2
ADQUISICIÓN DE BIENES Y CONTRATACIÓN DE SERVICIOS V i g en t e a p art i r d e:
24 /02/2010

Elaborar el
C on bas e en las
Asistente de P roy ec t o d e
V ic er r ec to r í a P lan t i llas ex i s t en t es . S e
C on t rat o
Adm inistr a tiv a
i m p ri m e ori g i n al y c op i a

7a

R ec to r /
P r o v eedo r / F i rm ar y rad i c ar el U n a v ez f i rm ad o el c on t rat o p or el
Asistente de C on t rat o S eñ or R ec t or, la A s i s t en t e d e
V ic er r ec to r í a
Adm inistr a tiv a
V i c errec t orí a rad i c a el c on t rat o.

Es t a s oli c i t u d s e d ebe h ac er c on u n
p laz o m á x i m o d e t res m es es ,
Ej ec u c i ó n
P r esu p u esto d es p u é s d e ex p ed i d o el C D P , En
P res u p u es t al
es t e p roc es o s e ex p i d e el R eg i s t ro
P res u p u es t al (R P )

“ Ex p ed i c i ó n d el
T eso r er í a
C ert i f i c ad o P A C ”

Asistente de
V ic er r ec to r í a
Adm inistr a tiv a
En t reg ar al C on t rat i s t a
u n a c op i a d el C on t rat o y
s oli c i t arle q u e t ram i t e las
P ó li z as d e Garan t í a y la
p u bli c ac i ó n d el C on t rat o

R et i rar d e T es orerí a R ec i bi r d el P rov eed or

En es t e m om en t o s e rec i be la
t od a la las P ó li z as d e
Asistente de Asistente de
c on s t an c i a d e p ag o d e la
V ic er r ec to r í a d oc u m en t ac i ó n d e la V ic er r ec to r í a Garan t í a y la c on s t ac i a
p u bli c ac i ó n en la Gaceta
Adm inistr a tiv a
C u en t a, u n a v ez q u e Adm inistr a tiv a
d e la p u bli c ac i ó n d el
D ep ar tam en tal ,
es t á el R P A C C on t rat o

I n c lu y en d o la P ó li z a d e
En t reg ar la
Asistente de Garan t í a y el A c t a d e
V ic er r ec to r í a D oc u m en t ac i ó n al
A p robac i ó n d e la J u n t a d e
Adm inistr a tiv a A s es or J u rí d i c o
L i c i t ac i on es y C on t rat os

8
 C ó d ig o : C Y C -GE F -P R-01

Sección de Compras y Contratación P á g in a : 8 d e 10

PROCEDIMIENTO: V ersió n : 2
ADQUISICIÓN DE BIENES Y CONTRATACIÓN DE SERVICIOS V ig en t e a p art ir d e:
24 /02/2010

Revisar y visar la
Asesor
J u rí d i c o
P ó liz a d e Garan t í a

L a P ó liz a d e Garan t í a se ap ru eb a m ed ian t e la E x p ed ic ió n d e

u n a Reso lu c ió n Rec t o ral, y se arc h iva j u n t o c o n la d em á s
A p ro b ar la P ó liz a
d o c u m en t ac ió n , c u an d o el P ro p o n en t e lo req u iere, se
R ec t or d e Garan t í a
d evu elve al las p ó liz as. L a V ic errec t o rí a A d m in ist rat iva
en t reg a la d o c u m en t ac ió n al A lm ac é n p ara rec ib ir la
M erc an c í a, c u an d o es el c aso .

Rep o rt ar el
E st a ac t ivid ad se h ac e en I n t ern et ,
Asi st en t e d e C o n t rat o an t e el
3a V i c errec t orí a u n a vez al m es, c o n t o d o s lo s
S IC E
Ad m i n i st ra t i v a C o n t rat o s d e est e p erí o d o .
 C ó d i g o : C Y C -GE F -PR -01

Sección de Compras y Contratación Pá g i n a : 9 d e 10

PROCEDIMIENTO: V ersi ó n : 2
ADQUISICIÓN DE BIENES Y CONTRATACIÓN DE SERVICIOS V i g en t e a part i r d e:
24 /02/2010

Preparar las E s A seso r J u rí d i c o es respo n sab le d e aseso rar el

E spec i f i c ac i o n es pro y ec t o elab o rad o po r Gest o r d e la A d q u i si c i ó n .
Dependencia
T é c n i c as d e la A pli c an d o lo m en c i o n ad o en lo s art í c u lo s 26 y 27
G es t o r a/
A s es o r J u r idico Licitación Pública d el R eg lam en t o d e C o n t rat ac i ó n . E l Pli eg o d e
c o n d i c i o n es se elab o ra c o n si d eran d o el art í c u lo
28 d el R eg lam en t o d e C o n t rat ac i ó n .

R ev i sar y apro b ar
E n alg u n o s c aso s es n ec esari o q u e la D epen d en c i a h ag a
J u nt a de m ed i an t e A c t a la
aj u st es al Pro y ec t o d e Pli eg o d e C o n d i c i o n es, se apru eb a
L icit acio nes / E spec i f i c ac i o n es
m ed i an t e A c t a

¿ S e req u i ere
u n a C o m i si ó n
A seso ra?

S í

N o m b rar la
N o J u nt a de
L icit acio nes /
C o m i si ó n A seso ra M ed i an t e A c t a

Pu b li c ar el Pro y ec t o
A s is t ent e de d e Pli eg o d e E n I n t ern et d u ran t e m í n i m o
V icer r ect o r í a
A dm inis t r at iv a C o n d i c i o n es 10 d í as c alen d ari o

¿ H ay
O b serv ac i o n es
al Pli eg o ?

S í

A n ali z ar
o b serv ac i o n es y
N o J u nt a de R ec o m en d ar el Pli eg o
L icit acio nes /
d eC o n d i c i o n es

O rd en ar la
A pert u ra d e la
R ect o r M ed i an t e reso lu c i ó n
L i c i t ac i ó n Pú b li c a

L a pu b li c ac i ó n se h ac e en I n t ern et , en u n m í n i m o d e
Pu b li c ar el Pli eg o 5 d í as h á b i les, plaz o d u ran t e el c u al se rec i b i rá n las
A s is t ent e de d e C o n d i c i o n es pro pu est as. L as espec i f i c ac i o n es y las f ec h as d e la
V icer r ect o r í a
A dm inis t r at iv a D ef i n i t i v o li c i t ac i ó n , las d ef i n en la J u n t a d e L i c i t ac i o n es y la
D epen d en c i a Gest o ra c u an d o se req u i era su
i n t erv en c i ó n .

R ec i b i r las S e d i li g en c i a u n a b i t á c o ra para
A s is t ent e de
Pro pu est as rad i c ar las pro pu est as, las c u ales
V icer r ect o r í a
A dm inis t r at iv a perm an ec en c errad as h ast a el d í a
d e la apert u ra d e las m í sm as.

10
 C ó d i g o : C Y C -GE F -P R -01

Sección de Compras y Contratación P á g i n a : 10 d e 10

P R O C E D IM IE N T O : V e rs ió n :2
A D Q U IS IC IÓ N D E B IE N E S Y C O N T R A T A C IÓ N D E S E R V IC IO S V i g e n t e a p ar t i r d e :
24 /02/2010

10

L a J u n t a d e L ic it ac io n es revisa el c u m p lim ien t o d e lo s

Revisar las req u isit o s leg ales d e las Pro p u est as, lo ref eren t e a lo s
Junta de
L i c i tac i o nes/ Pro p u est as t é rm in o s t é c n ic o s lo revisa la C o m isió n A seso ra d e la
E valu ac ió n d esig n ad a p ara t al f in , en est a reu n ió n se
elab o ra u n A c t a d e Resu lt ad o s d e la revisió n .

D e c l ar ar D e s i e r t a
¿ S e p re s e n tó
l a L i c i t ac i ó n
Junta de
N o al m e n o s u n a
C o m p r as P ú b lic a
P ro p u e s ta?

S i
A q u í s e e m p al m a N o
c o n la R u t a p ar a ¿ C u m p le n c o n
C o n t r at ac i ó n d e 3a lo s T é r m in o s
M e n o r C u an t í a s i n d e R e fe re n c ia
In v i t ac i ó n P ú b l i c a ?

S i

¿ S e req u iere
A u d ien c ia?

S í

Junta de
L i c i tac i o nes/ A d elan t ar
N o C o m i té A u d ien c ia
A seso r /
D el eg ado s

S elec c io n ar y
Junta de M ed ian t e A c t a, g en eralm en t e se
L i c i tac i o ne Rec o m en d ar el
ac ep t a la su g eren c ias d e la
s Pro veed o r
C o m isió n A seso ras.

A d j u d ic ar el
R ec to r C o n t rat o M ed ian t e Reso lu c ió n

7a P: Reg lam en t ar q u ié n es el
resp o n sab le d e c u st o d iar lo s
C o n t rat o s. D eleg ar o en t reg a c o p ia
al q u e h ac e las so lic it u d es.

E l ab o rad o p o r: R e v is ad o p o r: A p ro b ad o p o r:
C arg o : P ro f e s io n al U n iv e rs it ario A s is t e n t e d e A r c h iv o y C o r r e s p o n d e n c ia V ic e rre c t o r A d min is t rat iv o
N o mb re : A f ra K n u d s o n I n g rid J an n e t h E g as I b arra J o s e L u is B e n av id e s P as s o s
Firma :
Fe c h a: 01/10/2008 24 /02/2010 24 /02/2010