Академический Документы
Профессиональный Документы
Культура Документы
1. Introducere
4. Disfuncţionalităţi
OBIECTIVE
1
1. Introducere
*
* *
Stări generale
Birocraţia face parte din limbajul curent şi avem cu toţii idee la ce se referă.
De exemplu, să ne gândim la primirea rece pe care personalul de la ghişeu ne-o face
dese ori la poştă, la bancă, la metrou, la serviciile de reclamaţii etc. Nu este oare
aceasta birocraţie? Dar dacă le-am întreba pe aceste persoane aflate la dispoziţia
cetăţeanului, acestea vor spune probabil că birocraţia este atitudinea autoritară şi
distantă a directorilor. Dacă am pune această întrebare directorilor, este sigur că ei
vor pune în evidenţă, printre cauzele birocraţiei, sistemul de personal care
bineînţeles impune convenţii colective rigide şi nu se gândeşte decât la satisfacerea
cerinţelor sindicatelor şi la apărarea strictă a intereselor lor privind cariera. În
sfârşit, dacă am împinge ancheta până la sindicate, fără îndoială, acestea vor pune
birocraţia pe seama reglementărilor apărute care demobilizează personalul şi suscită
apatia.
La prima vedere, birocraţia reprezintă indiferenţa celorlalţi, reticienţa lor de a
lua în serios problemele cotidiene pe care fiecare dintre noi le întâmpină în munca
sa sau în situaţia sa de client, utilizatori, pacient, consumator, cetăţean sau
contribuabil; indiferenţă, dar şi încetineală, pasivitate, rigiditate, inumanitate şi
autoritatarism.
Funcţionarului refugiat în spatele statutului său i se atribuie un spirit
minuţios, timorat şi marcat de lene şi limite, în timp ce administraţia ca entitate
devine un big brother răufăcător.
Cuvântul birocraţie are astfel, în sens comun, mai multe reprezentări sociale
imprecise şi difuze, dar care au toate un sens deplorabil şi nefast. Ne putem aştepta
din partea specialiştilor în ştiinţe publice la o definiţie precisă şi clară. Dar nu am
găsit nimic despre acest domeniu. Chiar şi specialiştii au sporit confuzia propunând
noi semnificaţii.
2
Stări focalizate
3
Iată în rezumat diferitele sensuri atribuite birocraţiei. Ea reprezintă, în
acelaşi timp, controlul abuziv cât şi proasta gestiune. Acest concept este atât
de imprecis încât anumiţi autori ne descurajează aproape de a-l mai utiliza.
Există însă un element comun al majorităţii acestor semnificaţii. La ce facem
referinţă de obicei atunci când ne plângem de birocraţie? La indiferenţa celorlalţi,
am spune noi, dar această indiferenţă nu este oare legată de aceeaşi justificare (sau
de acelaşi pretext), adică respectarea strictă a unei reguli impresionante făcută spre a
fi aceeaşi pentru toţi?
Se presupune, de exemplu, că un cetăţean se preuintă la un ghişeu de la poştă
şi că este ora 1700, regulamentul spune că este ora închiderii. Cetăţeanul, care are un
colet urgent, insistă, imploră, se supără. Nu se intervine în nici un fel, funcţionarul
închide liniştit ghişeul. Se poate ghici care va fi răspunsul cetăţeanului dacă l-am
întreba atunci care este sensul cuvântului birocraţie! Cât deste funcţionar, el se va
putea apăra spunând că nu a făcut decât să respecte regulamentul.
Cu acest exemplu, ales dintre contradicţiile cele mai banale ale vieţii
cotidiene, noi am găsit elementul comun. Birocraţia, ca principiu, este observarea
strictă a reglementărilor formale, adică srise, prestabilite, luate în litera lor, ca
problemă, ea este legată de rigiditatea indusă de aceste reguli stabilite. Vom
presupune că o organizaţie este birocratizată atunci când ea devine rigidă prin
reglementările sale până la punctul de a fi ineficientă şi incapabilă de a se adapta.
Ea nu mai poate să-şi atingă obiectivele şi trăieşte privindu-se doar pe sine.
4
este împărţită între acei discipoli care pretind că ar fi adevăraţii urmaşi ai liderului.
Astfel, procesul este, de obicei, unul de sciziune. Chiar dacă liderul numeşte un
succesor, acea persoană nu va fi neapărat acceptată. Este imposibil să apară un alt
lider charismatic şi astfel organizaţia îşi pierde forma charismatică. Dacă
succesiunea devine ereditară, organizaţia se transformă într-una tradiţională; dacă
succesiunea este determinată de reguli, atunci se va dezvolta o organizaţie
birocratică.
2. Bazele organizării şi autorităţii în organizaţiile de tip tradiţional sunt
prezentate de precedente şi de-obiceiuri. Drepturile şi perspectivele diverselor
grupuri sunt stabilite, considerându-se că ceea ce s-a întâmplat dintotdeauna este
sacru; marele arbitru într-un astfel de sistem este obiceiul. Managerii într-un astfel
de sistem posedă autoritate pentru că sunt moştenitori, iar măsura autorităţii este
dată de obiceiuri. Când charisma intră în tradiţie prin transmitere ereditară, ea
devine o parte a rolului managerului în loc să rămână o parte a personalităţii
fondatorului. În forma de organizare a unui sistem de autoritate de tip tradiţional
se pot distinge două modele, unul de tip patrimonial, în care demnitarii sunt
personal angajaţi, dependenţi de lider prin remuneraţie. În modelul feudal,
demnitarii au mai multă autonomie, prin sursele de venituri şi prin relaţia
tradiţională de loialitate faţă de lider. Această concepţie a lui Weber poate fi
aplicată şi organizaţiei moderne. Deseori, condiţia de manager a fost transferată de la
o generaţie la alta, când acestea şi-au stabilit propriile dinastii, bazate pe
transmitere ereditară. Selecţia şi angajarea se pot baza mai degrabă pe înrudire
decât pe calificarea profesională. De asemenea, modul de lucru în multe
organizaţii este justificat prin afirmaţia că „întotdeauna s-a procedat astfel”, ca un
motiv în sine, fără o analiză raţională.
3. Sistemul de autoritate descris de Weber, cel legal raţional, este o
formă de organizare birocratică. Pe acesta Weber îl consideră forma organizatorică
dominantă a societăţii modeme. Sistemul este denumit raţional deoarece
metodele sunt special concepute pentru a conduce la atingerea unor obective
clare şi specifice ca şi cum organizaţia ar fi o maşină bine proiectată pentru a
îndeplini o funcţie; fiecare parte a maşinii contribuie la atingerea maximei
performanţe în realizarea funcţiei. Este legală deoarece se exercită printr- un sistem
de reguli şi proceduri, prin postul pe care un individ îl ocupă la un moment
dat. Pentru o astfel de organizaţie Weber utilizează denumirea de
birocraţie. În sensul cel mai larg, birocraţia este sinonimă cu ineficienta, cu
accentul pus pe probleme minore, cu formularistica şi înregistrările în exces. Mai
concret, este identificată cu administraţia publică ineficientă. Dar, în termenii
propriei definiţii, Weber afirmă: că, din punct de vedere tehnic, organizaţia
birocratică este cea mai eficientă formă de organizare posibilă. „Precizia, viteza,
claritatea, cunoaşterea înregistrărilor, continuitatea, libertatea opţiunilor, unitatea,
stricta subodonare, reducerea neînţelegerilor, a costurilor materiale şi de personal -
acestea sunt ridicate la nivelul optim într-o administraţie strict birocratică”.
Weber însuşi utilizează analogia cu maşina atunci când spune că birocraţia
seamănă cu o maşină modernă, în timp ce alte forme de organizare seamănă cu
metode manuale de producţie.
5
Motivul eficienţei birocraţiei stă în forma sa de organizare. Datorita
faptului că metodele utilizate sunt cele care conduc la rezultatele urmărite
birocraţiile nu sunt afectate de dispoziţia personală a administratorului.
Birocraţiile reprezintă stadiul final al depersonalizării. În asemenea organizaţii,
există o serie de funcţionari ale căror roluri sunt stabilite printr-o definire în scris a
autorităţii pe care o au. Aceste posturi sunt aranjate într-o ierarhie, fiecare treaptă
succesivă cuprinzându-le pe toate celelalte de dedesubt. Există un set de reguli şi
proceduri de urmat, care acoperă orice situaţie posibilă. Există un departament
pentru păstrarea înregistrărilor, scrierea informaţiei fiind o componentă importantă a
raţiunii unui sistem birocratic.
Într-un sistem birocratic se face o distincţie clară, netă, între problemele
personale şi cele de serviciu, separaţie susţinută şi de obligaţia contractuală de
angajare pe post, în funcţie de calificarea necesară în activităţile prevăzute.
De asemenea, important este accentul pus pe angajarea de experţi. Unul
din semnele unei birocraţii în dezvoltare este ascensiunea managerilor,
administratorilor profesionişti şi o creştere a numărului de specialişti experţi în
departamentele proprii.
Potrivit lui Weber, toate acestea constituie un sistem de control şi
coordonare de înaltă eficienţă. Raţionalitatea organizaţiei se evidenţiază în
abilitatea de a calcula cosecinţele acţiunilor sale. Datorită angajării de experţi care au
zonele lor de responsabilitate, apare o combinaţie între cunoştinţele disponibile şi
comportarea trecută a organizaţiei, care permite previziuni asupra
evenimentelor viitoare.
Majoritatea studiilor asupra caracteristicilor structurale formale ale
organizaţiilor au ca punct de plecare concepţia lui Weber, care a încercat pentru
prima oară concepte sistematice necesare în analiza organizaţională.
Weber simte că birocraţia reprezintă o tehnică a organizării eficiente,
dar în guvernare aceasta înseamnă să continui să conduci, să concentrezi puterea.
Această teorie, împreună cu cercetările în ştiinţa managementului şi cele de
raţionalizare a unor procese, întăreşte eliminarea pierderilor.
Aceste preocupări sunt asociate cu nume ca F. W. Taylor (1911), L.
Urwick (1921 ) sau H. Fayol (1916). Toate acestea au constituit, la începutul
secolului, un suport pentru un sistem birocratic al organizării, pentru eficienţă şi
stabilitate. Toţi autorii şi practicienii enumeraţi trebuie premiaţi pentru sublinierea
corectitudinii şi justiţiei pentru salariaţi.
După aceste concepţii urmează un nou „val" impus de şcoala relaţiilor
umane. Mişcarea relaţiilor umane se constituie ca o concretizare critică a
managementului clasic şi a birocraţiei. Aceasta susţine stiluri manageriale
participative şi orientate spre nevoile salariaţiilor. Critica birocraţiei insistă asupra
următoarelor aspecte:
- specializarea strictă este incompatibilă cu nevoile umane de creştere şi
realizare; acest lucru poate conduce la alienarea salariaţilor faţă de
organizaţie şi clienţi;
6
- centralizarea puternică şi dependenţa de autoritatea formală, adesea, nu
reuşesc să utilizeze ideile creative şi cunoştinţele membrilor
organizaţiei de la nivelurile inferioare;
- regulile stricte, impersonale, determină membrii organizaţiei să adopte
nivelul minim de performanţă specificat de norme;
- specializarea puternică îl împiedică pe salariat să vadă scopurile
organizaţiei.
În prezent, instituţiile de stat, în primul rând, sunt etichetate ca birocratice.
Cuvântul birocratic are o conotaţie negativă; de asemenea, funcţionarii publici
conştiincioşi, inteligenţi, aflaţi în posturi cheie, sunt etichetaţi, în mod nejustificat, ca
birocraţi. Acelaşi termen este utilizat şi pentru aparatul administrativ al marilor
organizaţii private. Sindromul birocraţiei, tot mai prezent în actualele organizaţii, are
două puncte nevralgice.
Primul este substituirea gândirii cu disciplina; disciplina este de
neînlăturat, dar trebuie să existe o acceptare şi o urmărire conştientă a unui scop.
Cea de-a doua trăsătură, legată de prima, comună tuturor sistemelor de
organizure, este o continuă proliferare a personalului managerial şi de alte
niveluri. Există dorinţa fiecărui individ aflat într-o poziţie ierarhică superioară şi
având o oarecare responsabilitate de a se baza pe un staff suficient de numeros.
În literatura de specialitate din domeniul administraţiei publice, elemente
ale birocraţiei sunt prezentate prin conceptul ,,red tape”.
Unul dintre efectele nefavorabile este întârzierea acţiunilor, care se poate
măsura prin „cantitatea de timp” necesară unei organizaţii pentru a pregăti şi lua o
decizie într-o acţiune managerială comună, dar semnificativă. Spre exemplificare:
timpul dintre momentul apariţiei unei nevoi de angajare a unei persoane „normă
întreagă” şi angajarea efectivă a acesteia sau perioada pentru cumpărarea unui
echipament de la nevoia de capacitate suplimentară şi intrarea acestuia în
organizaţie. O alternativă a măsurării „red tape” este: „cult al procedurii
administrative” (Waldo 1946).
Potrivit concepţiei lui Baldwin (1990), „red tape” are două dimensiuni,
una formală şi una informală. Prima se poate reda sintetic prin „povara
procedurilor executate de personal”. Cea de-a doua se referă la constrângeri create de:
opinia publică, partidele politice, organizaţiile publice etc.
Potrivit unor studii, originile predominante ale „red tape” se află în cadrul
mediului extern (exemplu: controlul exercitat de guvern în cadrul organizaţiilor
publice şi private).
Perfecţionarea activităţilor din cadrul unei organizaţii poate conduce la un
„optimal red tape” şi nu la eliminarea acesteia. Pentru a stăpâni fenomenul
analizat, se prezintă, în mod rezumativ, un model predictiv pentru „red tape”.
7
Structură Mediu
Observări
Condiţii limită directe,
măsurabile
Reguli/proceduri
Timpul de procesare
Întârziere procedurală
Măsuri
indirecte
Scop orientat Scop obstrucţionat
,,reguli rezonabile” Reguli ale ,,red tape”
8
acţiune, astfel încât să nu existe domenii neacoperite, nici repetări inutile. Al
doilea avantaj este de a permite o utilizare eficientă a controlului sepecialiştilor:
cu cât o organizaţie pune accent pe specializarea sarcinilor, cu atât ea poate să
apeleze la calificarea înaltă a experţilor care cunosc bine munca lor, şi în plus ea şi
sporeşte eficacitatea.
9
c. Având spiritul eliberat de orice preocupare privind viitorul profesional,
participanţii pot să se concentreze pe munca lor de fiecare zi.
d. Principiul carierei conferă stabilitate şi îl leagă pe funcţionar pentru un timp
îndelungat de organizaţie, permiţâmd astfel continuitatea în acţiune.
Participantul se identifică mai uşor cu organizaţia şi îşi interiorizează
normele şi valorile legate de postul său.
10
complementul necesar autorităţii puterii politice. Acesta ar fi incapabil de a acţiona
dacă nu ar conta pe o administraţie publică condusă după principii birocratice.
Deciziile definitive pe plan politic sunt aplicate unui corp de executanţi
competenţi, eficienţi şi supuşi, organizaţi după un sistem precis şi ierarhizat. Puterea
politică se înzestrează astfel cu un instrument eficient care îi asigură o execuţie fidelă
şi rapidă eliminând întru-totul sarcinile care pot împiedica luarea decizilor.
4. Disfuncţionalităţi
11
detaliu aceste considerente, elementul comun este constituit de informaţie. În
fapt, de controlul informaţiei. Cu siguranţă ca uneori ne-am dori ca pur şi simplu
să avem acel timp, atât de preţios de altfel, pentru a îndeplini cu succes tot ce ne-
am propus. Lipsa timpului fizic este considerentul pentru care s-au căutat soluţii
fiabile destinate managementului de documente şi al fluxului de informaţii.
Majoritatea sistemelor software existente pe piaţă abordează această arie strict
din punct de vedere al trecerii de la sistemul clasic al stocării şi organizării
documentelor la formatul electronic de clasificare şi arhivare a acestora în baze
de date. Rezultatul imediat este evident în eficientizarea utilizării efective a
resurselor. Însă noile sisteme operaţionale ce realizează managementul informaţiei
aduc un plus de siguranţă, prin integrarea mecanismelor de semnătură digitală.
Procesarea informaţiilor prin intermediul aplicaţiilor de software are un
aport decisiv în deplasarea polului de greutate de la nivelul operaţional la nivel
strategic, impulsionând utilizarea potenţialului integral al resurselor în
transformarea acestuia în avantaj competitiv imediat.
Birocraţia este cea mai mare problemă de care se lovesc circa trei sferturi
dintre managerii firmelor din România în domeniul administrării personalului.
Persoanele care conduc diverse firme se plâng de timpul pierdut cu statul
la cozi şi formalităţile excesive pentru obţinerea unui certificat de bonitate.
Managerii companiilor mici se confruntă într-o mai mare măsură cu acest tip
de probleme decât managerii firmelor de dimensiuni medii şi mari. Mai mult de
jumătate dintre persoanele aflate în posturi de conducere întâmpină dificultăţi
importante în relaţia cu autorităţile în ceea ce priveşte administrarea
resurselor umane.
Viziunea tradiţional negativă a birocraţiei se întăreşte, pe măsură ce
serviciile publice sunt denigrate, reduse, privatizate şi restructurate (se
avansează ideea că administraţia are prea mult personal şi că intervenţiile acesteia
sunt prea frecvente). S-a încercat a se demonstra că precizia, regularitatea,
eficacitatea birocratică, care după Max Weber erau funcţii ale organizaţiei
birocratice pot produce simultan rezultate exact contrarii celor urmărite şi
anume efecte disfuncţionale, astfel că se ajunge la formalism şi ritualism
pretenţios, care sunt dincolo de respectarea regulilor, hiperconformism, care este
consecinţa disciplinei, comportamente stereotipe rezultând din depersonalizarea
relaţiilor caracteristice birocraţiei.
Mulţi susţin că, de la inventarea hârtiei încoace, lumea a început, încet dar
sigur, să se transforme într-un munte de hârtie şi că oamenii înşişi au devenit robii
hârtiilor, nişte fiinţe pierdute printre hârtii, într-un sistem care ii strânge ca o
menghină şi-i striveşte fără cruţare şi fără nici o şansă de scăpare.
În afaceri hârtiile macină nu numai nervii întreprinzătorilor, dar şi
timpul clienţilor. Cine şi-a închipuit că mai multe legi înseamnă mai putină
corupţie, şi-a făcut iluzii. Pentru că în materie de hoţie, nimeni nu-i mai inventiv
ca românul! A apărut o lege care-i îngrădeşte calea spre furt? Nici o problemă,
românul găseşte imediat soluţia care să-i anihileze efectul curativ.
Nu de azi de ieri, oamenii de afaceri se plâng de avalanşa de legi şi, în
consecinţă, de hârtiile care le fac viaţa amară. Un recent studiu trage, dacă mai era
nevoie, un nou semnal de alarmă. Aproape trei sferturi dintre managerii
12
companiilor din ţara noastră afirmă că cele mai dificile probleme în administrarea
personalului angajat sunt legate de birocraţie, de timpul pierdut cu statul la cozi,
de formalităţile pentru obţinerea unui certificat de bonitate. Cele mai mari
probleme le au firmele mici, adică tocmai acei manageri care şi-au înfiripat, de
bine de rău. o afacere şi se zbat cum pot să o scoată la liman. Managerii firmelor
mari nu par să se încurce în hârtii.
13
B i r o cd r e a ţ i a B i r o c r a ţ i e
î n a l t ă p e r s o n a l d e p l i n ă
E x e :m p l u E x e :m p l u
•O r g a p n e i zn a t rţ iu i •O r g a pn ir z i sva a aţ iu t i e
s e r vp i u c b i i a l i l ce e p u b, l d i mc e ei c i
C O N C E Na dT m R i nA l i osR tc rE aa l ţ e i e şi i d i m e n s i u n i
Ac e n t r a le
A U T O R I T Ă Ţ I I
B i r o cd r e a ţ i a
N o n b i r o c r a ţ i a
f l u x
j o a s ă E x e :m p l u E x e :m p l u
•Or g a pn ir z i va aţ i t i e •O r g a m n ia z r a i ţ i i
d me id c i i m e n s iu n i
j o a s ă î n a l t ă
S T R U AC CT TU IR V A I T Ă Ţ I L O R
Din cele prezentate rezultă variaţii ale formei de birocraţie. Pugh şi echipa sa au
identificat aceste variaţii ale birocraţiei, în funcţie de trei dimensiuni, care sunt
prezentate în figura 5.2.
Prima stabileşte nivelul controlului asupra muncii, activităţilor; acesta poate fi
exercitat într-o modalitate personală sau impersonală prin proceduri administrative sau
tehnologii de control.
Cea de-a doua dimensiune se referă la modul de structurare a
activităţilor; aceasta se desfăşoară de la un nivel standardizat, formalizat,
specializat, la unul nestructurat.
Ultima dimensiune se referă la nivelul autorităţii care ia decizii, ceea ce
exprimă maxima concentrare şi centralizare şi dispersarea şi fragmentarea acesteia (figura
5.1).
Pentru exemplificarea folosirii figurii prezentate sugerăm modul de stabilire
a „zonelor de birocraţie”. Structurarea înaltă a activităţilor, controlul impersonal al
acestora şi autoritatea concentrată desemnează cea mai avansată zonă de birocraţie,
tipică modelului weberian. Sau, nestructurarea activităţilor, controlul structurat şi
autoritatea concentrată desemnează zona birocraţiei personale etc.
14
Control Autoritate
structurat Birocraţia de concentrată
(line) personal
Control l
tro
impersonal Con
Naşterea
Birocraţie
birocraţiei
avansată
avansate
full B.
Munca
birocra-
tică Apariţia Premunca
muncii Dispersarea
birocratică autorităţii
birocratice
Structurat Nestructurat
Structurare
15
Unele spaţii necesare muncii de birou sporesc extensiv, fără limite,
dimensiunea acestora fiind o apreciere a nivelului birocraţiei. Astfel, „Biometrics”
este primul pas în aprecierea .empirică a birocraţiei.
Necontrolul
Ierarhia (structurată) fără limite şi centralizarea puterii declanşează în
multe organizaţii, în special administrative, un proces al „birocraţiei libere”, cu o
comunicare redusă şi imposibilitatea unui control real. Comportamentul birocratic este
ineficient, în multe cazuri, deoarece nu poate fi controlat şi nici nu se instituie
autocontrolul.
Obiective private rezultă din interese şi stimulente proprii celor ce
desfăşoară activităţi de birou. Această formă a practicării birocraţiei este
alimentată de dificultatea în diferenţiere a scopurilor private şi a celor comune
organizaţiei, în cadrul acţiunilor de birou.
16
nivel, sunt fixate într-o plajă, unde minimul costului marginal realizat este mult mai
mare decât valoarea marginală a sponsorului.
Concluzia este că comportamentul birocratic este fundamental ineficient,
mărimea operaţiunilor biroului nefiind determinată de beneficiile marginale egale cu
costul marginal.
Din analizele efectuate „modelului birou” rezultă că eficienţa nu constituie
principala formă de motivare în cadrul unui sistem birocratic. În acelaşi cadru,
stimulentele sunt limitate, pentru a spori eficienţa. Astfel, un nivel orientativ al
„profitului” în „modelul birou” ar fi diferenţa dintre bugetul alocat şi costul de
acoperire a serviciului public; în cele mai multe cazuri, reducerea costului nu este în
interesul public.
Întrebarea, pusă în mod frecvent, este:
„Sunt organizaţiile publice mai puţin eficiente?” Toate statisticile oficiale dau
un singur răspuns, afirmativ. Mai importante sunt cauzele acestei stări.
Dacă se porneşte de la sistemul stimulentelor organizaţionale, un răspuns îl
poate da lipsa competiţiei şi, de ce nu, a falimentului.
Posibilitatea falimentului produce o limitare a magnitudinii pierderilor, ceea
ce acţionează frecvent în organizaţiile private, dar nu şi în cele publice.
Competiţia creează oportunitatea de a alege calea cea mai eficientă de
acţiune, situaţie tipică pentru organizaţiile private.
În privinţa stimulentelor individuale, acestea sunt mult restrictive în
organizaţiile publice, de la sistemul de salarizare la posibilităţile de concediere a
angajaţilor.
Cauzele ineficientei se pot explica şi prin diferenţele dintre activităţile
administrative şi alte activităţi de producţie, care se referă la: dificultăţile în
măsurarea performanţelor, multiplicarea obiectivelor, tehnologia ambiguă etc. De
asemenea, reducerea costului nu este în interesul public.
17
a) absolvenţi de cursuri universitare şi postuniversitare;
b) specialişti în business, profesionişti, care pot aduce experienţa lor la
serviciu;
c) promovarea din sistemul propriu pe bază socială şi educaţională.
Cea de-a doua formă constă în unele extensii ale modelului firmă, care sunt
potrivite sistemului birou. Acest lucru se referă la metodologia de elaborare a
strategiilor, politicilor, metodologiilor de coordonare şi organizare, forme de
control descentralizat etc.
Cea de-a treia măsură se referă la eliminarea sau diminuarea structurării în
„clase” a administraţiei publice şi implementarea imparţială a politicilor publice.
Toate aceste recomandări se pot lua în considerare pe fundalul unui proces de
schimbare în administraţia publică, de introducere a unei noi culturi
organizaţionale, bazată pe valori, norme etc. autentice.
18
administrative, între diferite nivele ale administraţiei, între administraţie şi cetăţeni
şi între administraţie şi întreprinderi. Programele analizate anterior privesc în acelaşi
timp difuzarea de informaţii şi realizarea operaţiunilor. Comunicarea şi editarea on-line
a informaţiilor esenţiale privind organizaţiile, ermit reducerea costurilor întreprinderilor
şi ale administraţiei. În concluzie, IT-ul oferă administraţiei un mijloc de reducere a
responsabilităţilor administrative facilitând accesul întreprinderilor şi particularilor la
informaţii pertinente şi ameliorând eficienţa şi eficacitatea procedurilor administrative.
Utilizarea IT-ului a contribuit la avansarea puternică a conceptului de ghişeu
unuic. Justificarea ofertei de servicii on-line, prin intermediul portalurilor generale sau
specializate, nu îndeplinesc doar un rol de simplificare administrativă; răspunde în
aceiaşi măsură imperativelor de transparenţă şi responsabilitate, principii fundamentale
în opticabunei guvernări. Portalurile pot conduce la economii substanţiale la costurile
determinate de căurtarea informaţiilor, atât pentru cetăţeni cât şi pentru întreprinderi, în
cadrul paletei largi de operaţiuni cu administraţia.
De asemenea, prelucrarea electronică a anumitor operaţii – de exemplu
reînnoirea certificatului de înmatriculare a unui vehicul sau autoturism de serviciu al
unei organizaţii – poate contribui la reducerea costurilor tranzacţiilor reglemetate
pentru toate părţile implicate. Aceste portaluri pot fi considerate în mare măsură
drept iniţiative de reducere a responsabilităţilor, informaţiile şi dispoziţiile fiind mai
eficace şi mai puţin costisitoare datorită noilor tehnologii. În acelaşi timp, dezvoltarea
sistemului făcând posibile operaţiile on-line, poate constitui un mijloc de reînnoire şi
simplificare a procedurilor înseşi.
Trebuie însă luate în considerare o serie de întrebări cu privire la utilizarea IT-
ului în scopul simplificării administrative. Este fundamental a se coserva o
perspectivă costuri -avantaje. Ceea ce semnifică că plusurile identificate, înţelegând
prin acestea câştigurile realizate prin folosirea acestor servicii, trebuie să fie comparate
cu costurile de dezvoltare şi mai ales de întreţinere ale soluţiilor utilizate pentru a
implementa iniţiativele fondate pe tehnologia informaţiei În această privinţă,
necesitatea unei evaluări şi a unei actualizări permanente a mijloacelor tehnice
utilizate şi chiar a conţinutului soluţiilor este adesea neglijată, în această privinţă,
programele trebuie axate pe client. Astfel se poate recurge la „buclele retroactive”,
pentru a se asigura că programele IT vor fi evaluate şi modificate în aşa fel încât să
răspundă cel mai bine necesităţilor utilizatorilor. Un puternic impuls este necesar pentru
a obţine ancorarea strategică indispensabilă şi pentru a încuraja adoptarea
mijlocirilor coerente în sânul administraţiei, provenind dintr-o operativitate maximă
a dispozitivelor create. Care sunt modalităţile unui astfel de impuls? Această
întrebare este controversată, în final, confidenţialitatea, securitatea şi arhivarea
evoluează rapid şi necesită multă atenţie.
Pe de altă parte, utilizarea crescândă şi rolul din ce în ce mai important al IT-
ului în relaţia administraţie - organizaţiişi administraţie - cetăţeni riscă să creeze
probleme de „factură numerica”. Anumite organizaţii(de exemplu IMM-urile) sau
anumiţi cetăţeni pot întâlni multe dificultăţ în privinţa accesului la serviciile
administrative electronice, fiind în imposibilitatea de a avea acces la acestea. În
această privinţă, este probabil ca administraţia bazată pe IT să intensifice diferenţele
economice şi sociale dintre întreprinderi şi dintre cetăţeni.
19
De altfel, este din ce în ce mai mult admisă ideea că utilizarea IT-ului necesită
sau favorizează adesea profunde schimbări în reorganizarea administraţiei şi în
modul de lucru al acestora. Aşadar, introducerea serviciilor on-line integrate va
impune reevaluarea proceselor şi modurilor de lucru în cadrul tuturor organismelor
administrative implicate. Pe de o parte, aceasta înseamnă că, angajându-se în acţiuni
bazate pe IT riscă să aibă consecinţe foarte mari pentru activităţile administraţiilor
publice; aceste programe generează frecvent sarcini mult prea vaste şi prea ambiţioase
decât le pot suporta obiectivele fixate la început. Pe de altă parte, implementarea
iniţiativelor IT implică în mod absolut un studiu minuţios al proceselor şi
procedurilor în vigoare.
Determinarea nevoilor este o condiţie fundamentală pentru a putea face
accesibile noile canale. Redundanţa şi supraîncărcarea vor fi cel mai probabil
identificate. Astfel reorganizarea administrativă ar trebui în egală măsură să
răspundă mai bine nevoilor cetăţenilor şi întreprinderilor. Metodele IT destinate
reducerii responsabilităţilor administrative nu pot fi considerate numai ca un
instrument de diminuare a responsabilităţilor în cadrul dispozitivelor existente, ci şi ca
un veritabil motor de simplificare a reglementărilor administrative.
În final, punerea la dispoziţie a formularelor şi a procedurilor pe internet a
avut în numeroase ţări un efect secundar interesant şi adesea neprevăzut. Posibilitatea
consultării imediat pe Internet a formularelor exagerat de birocratice cerând
informaţii într-o manieră mai puţin clară sau redundantă a determinat adesea reacţii
negative din partea utilizatorilor şi presei, obligând autorităţile emitente să simplifice
formularele în cauză. Conştiente de aceste fenomene, organizaţiile iniţiatoare de
programe de simplificare administrativă au utilizat adesea strategii „jignitoare”
difuzând pe Internet formulare proaste şi proceduri proaste, cu scopul de a forţa mâna
reformatorilor prea exigenţi.
De asemenea, utilizarea crescândă a IT-ului nu garantează, că schimbările
pozitive ale organizării şi reglementării administrative evocată anterior se va produce.
Efectele depind mai ales de vigoarea politicilor aplicate pentru realizarea unei
administraţii electronice. Rămâne încă a se confirma în mod practic cum instrumentele
IT şi programele administraţiei electronice pot contribui la o reformă legislativă şi cum
pot stabili faptul că aceste reforme nu vor fi nici izolate de mediul juridic existent, nici
în contradicţie cu acesta.
Concepte cheie
20
Întrebări pentru autoevaluare
Întrebări
1. În ce constă separarea între „ofertantul” de servicii şi „furnizorul” acestora, cine reprezintă fiecare
parte?
2. Care sunt fundamentele politicilor pentru valorificarea spiritului întreprinzător?
notă:
pentru punctul 2. al întrebărilor analizaţi formularea misiunii, problema SMART a obiectivelor,
eficacitatea/eşecul obiectivelor, oportunitatea/ameninţarea, toate în domeniul serviciilor publice.
Situaţie adoptată după Peter F. Drucker – „Inovaţie şi spirit întreprinzător”, Ed. Teora Bucureşti 2002.
21