Considerações para a implantação do Plano Gestão Documental:

Assim como a Biblioteconomia utiliza para a descrição do seu acervo: livros, periódicos,
revistas e coleções Normas, Códigos padrões como: CDU, CDD, Marc 21, AACR2, IPHA entre
outras diretrizes consagradas internacionalmente. O levantamento Arquivístico requer
metodologias próprias, aplicando-se normas pré-definidas e normas pertinentes ao contexto
em que os documentos foram gerados, isso viabiliza a recuperação e acesso aos documentos,
facilitando a busca tornando-a menos desgastante, para os envolvidos.

Os Arquivos Inativos ou Legados são documentos de arquivo acumulados ordenados

cronologicamente possuindo ou não uma ordem, já cumpriram suas funções e foram
classificados seguindo determinados padrões durante sua fase corrente.

Fica inviável pré estabelecer ou aplicar novos padrões aos legados (Fundos Fechados), pois os
documentos ou coleções de documentos foram produzidos para cumprir determinados papeis
sejam eles: administrativos, trabalhistas, funcionais, jurídicos e etc., por isso é necessário
aplicar técnicas arquivísticas com metodologias utilizadas pelos produtores dos documentos,
trabalho feito de forma multidisciplinar orientado por um Plano de Gestão de Arquivos em
conformidade com as diretrizes e políticas da Organização.

Uns dos princípios básicos para o tratamento dos legados é o Principio da Ordem Original,
(Respect des Fonds) tal metodologia é recomendada pelo CONARQ e NOBRADE.

Nos primórdios da Arquivologia as Cortes Reais Francesas Ordenavam seus Documentos por
temas ou assuntos, com a Revolução este ordenamento passou a não atender as questões
emergenciais administrativas e as buscas eram extremamente demoradas, cansativas e sem
resultados com isso essa pratica tornou-se uma metodologia eficaz quando bem aplicada.

Faz-se necessário a caracterização dos Legados de todas as unidades da Organização,

relatando todas as Massas Documentais acumuladas o que já foi e como foram Inventariados,
quais as Volumetrias e seus respectivos Crescimentos da documentação que esta sendo
gerada.

A partir daí teremos subsídios para implicações Jurídicas, Administrativas e Fiscais envolvidas
em tais Massas Documentais.

Para cada Massa Documental denominada Fundo de Arquivo ou simplesmente Arquivo, é

necessário descrever os Objetos de Indexação tanto os físicos como os e lógicos. Com isso
teremos a recuperação da informação, em tempo hábil para o atendimento das solicitações.

A metodologia aplicada para aplicação do PGD:

Descreverá quais as séries e unidades de todas as espécies documentais independendo de seu

formato ou suporte.

Amparo legal para o descarte, analisando criteriosamente a questão da memória e história da

Organização, de suma importância, como por exemplo, a pesquisa historiografia dos
Franciscanos no Brasil.

Para que as metodologias funcionem é necessário identificar e caracterizar todas as series

documentais, coleção, objetos, em algumas situações é necessário aplicar metodologias da
Arquivologia, Biblioteconomia e Museologia.

Sem duvida será um trabalho multidisciplinar que deverá contar com o apoio dos envolvidos
alem dos profissionais e especialistas das áreas produtoras dos documentos: Especialistas das
Áreas Jurídicas, Gestores da Administração do Grupo, Auditores, Pessoal da Qualidade, DI,
Comissão do HUSF, as Bibliotecas, o CEDAPH, Museu em Agudos e Centros de Documentação e
Memória, através de pessoas chaves, funcionários e Freis que conheçam o contexto da
produção e acumulo de tais documentos.

As normas e diretrizes do CONARQ e NOBRADE podem ser utilizadas como norteadores,

dentro de suas respectivas esferas conforme o contexto em que os documentos foram
produzidos.

Contudo é de vital importância que os documentos também estejam em sintonia com os

padrões e temporalidade documental do MEC, Receitas Estaduais e Conselhos de Classes
como: OAB, CRB e Conselhos Regionais e Federais de Medicina, Receita Federal.

Finalmente o Plano de Gestão Documental implantado atenderá as expectativas da

Organização, todas as solicitações e demandas judiciais em tempo hábil, com o
acompanhamento da evolução do arquivo, identificando quais serão as esferas pertinentes as
Massas Documentais futuras, protegendo e disponibilizando a informações e documentos de
forma, rápida, precisa e segura.