Manual Nuevo SOI Empresas

PASO A PASO
LIQUIDANDO CON
Manual del Usuario SOI UN SERVICIO DE:

2
INTRODUCCIÓN
BIENVENIDO
El presente Manual del Usuario SOI le dará a conocer de manera fácil,

detallada y práctica el proceso para realizar la liquidación y pago de
la Seguridad Social y Parafiscales a través de nuestra página web, la
forma de consultar sus planillas liquidadas y pagadas y administrar
los datos registrados.
La información aquí contenida está recreada con imágenes reales de

la página, que le facilitará la búsqueda y la conexión con nuestro
servicio.
Porque SOI siempre piensa en facilitarle la vida, usted tiene en sus

manos la mejor forma de liquidar y pagar la seguridad social de sus
empleados, paso a paso.
¡Adelante!
3
ÍNDICE
1. Registro.............................................................................................................5-10
2. Autenticación....................................................................................................11-13
3. Aportante…..........................................………………………….......………...…..14-20
4. Usuario autenticado..........................................................................................21-22
5. Liquidación activos
• En línea...........................................................................................................23-33
• Por archivo.......................................................................................................34-38
• Planillas no pagadas..........................................................................................39-40
6. Consulta activos
• Consulta de planillas..........................................................................................41-46
• Reportes...........................................................................................................41-46
7. Liquidación pensionados
• En línea...........................................................................................................47-55
• Por archivo.......................................................................................................56-61
• Planillas no pagadas..........................................................................................62-63
8. Consulta pensionados.........................................................................................64-68
4
REGISTRO EN
NUEVO SOI
5
SOLICITUD CLAVE NUEVO SOI

Lo invitamos a ingresar a nuestra dirección www.nuevosoi.com.co para disfrutar de
los beneficios que sólo SOI le ofrece.
BUSCAR
Para registrarse haga clic en el botón de Solicite Su Clave .
Si ya se encuentra registrado ingrese a través de la opción Liquide y Pague .
SELECCIONAR
Seleccione el Operador Financiero a través del cual realizará la liquidación y pago de los aportes a la Seguridad
Social y Parafiscales, haciendo clic sobre el logo del banco:
6
Realice el registro de los datos del Aportante, haciendo clic en el botón Registrarse como Empresa.
Este registro debe realizarlo el usuario Administrador
: Haga clic para iniciar

el proceso registro y
generación de clave.

Lea atentamente los “Términos y Condiciones”, antes de continuar con el proceso de registro. Marque la casilla
de Acepto y haga clic en el botón Siguiente:
Haga clic aquí para

continuar con el
proceso.

7
El proceso de Solicitud de Clave Empresa consta de los siguientes pasos. Tenga en cuenta que los campos marcados
con asterisco (*) son obligatorios:
• Identificación (Paso 1 de 4): registre la identificación del aportante y del usuario administrador de la clave
para acceder al sistema.
• Información Aportante (Paso 2 de 4): registre la información básica y general del aportante.
• Información Representante Legal (Paso 3 de 4): registre la información del representante legal y del usuario
administrador.
• Resumen (Paso 4 de 4): verifique la consulta de la información previamente registrada para el aportante y
usuario administrador que realiza la solicitud de la clave.
Tenga en cuenta que el sistema le permitirá visualizar a través de los Pasos de Navegación la fase de la actividad
en la que se encuentran. También cuenta con iconos de ayuda , que al ser señalados con el puntero del mouse,
mostraran información sobre el campo que contiene la ayuda facilitando el diligenciamiento del formulario:
Pasos
de Navegación.

continuar.
Icono de ayuda

8
Para realizar la consulta de la información previamente registrada dentro del paso en el cual se encuentra, podrá
hacerlo dando clic en el ícono , Para continuar con el proceso de registro haga clic en el botón Siguiente:
Ícono para consulta de

información previamente
registrada
continuar con el
proceso.
A continuación podrá confirmar que la información previamente registrada se encuentre correcta. En el caso
en que identifique un dato inconsistente, dando clic en el botón Anterior, el sistema le permitirá realizar la
modificación correspondiente; de lo contrario, haga clic en el botón Finalizar:

modificación en datos
del formulario.

terminar con el proceso
de registro.

9
El sistema generará un mensaje de confirmación de la inscripción exitosa para que usted realice la activación
de su cuenta:
La activación deber hacerse ingresando al link enviado a la cuenta de correo electrónico registrada en el for-
mulario de registro. Tenga en cuenta que en este correo electrónico le será informada la clave asignada para
el proceso de autenticación, una vez haya sido realizada la activación de su cuenta:
Clave de acceso.
Link de activación de
cuenta.

10
Al activar la cuenta, el sistema le notificará del estado de la misma por medio de un mensaje que podrá visualizar
en la página de navegación. A partir de este momento podrá autenticarse en nuestro sistema dando clic en el
botón Ingresar a SOI:
Para autenticarse haga

clic aquí.

11
AUTENTICACIÓN
12
Para realizar el proceso de autenticación, diligencie la información solicitada por el sistema. Tenga en cuenta
que la clave, es la notificada en el correo electrónico la cual debe ser digitada directamente en el campo
correspondiente. Una vez diligenciada esta información haga clic en el botón Ingresar:

autenticarse.
El sistema le solicitará cambio de clave cumpliendo con los parámetros establecidos en la norma ISO 27002.
Tenga en cuenta la siguiente información para realizar el cambio:
• La clave debe contener entre 6 caracteres y 15 caracteres.
• La clave debe ser alfanumérica.
• La clave permite caracteres especiales.
• El sistema distingue entre mayúsculas y minúsculas.
• La nueva clave no debe contener más de dos caracteres de la contraseña actual.
• La clave no debe contener espacios en blanco.
• Los caracteres permitidos son: ‘.’, ‘-’, ‘_’, ‘!’, ‘@’, ‘$’, ‘^’, ‘*’, ‘=’, ‘~’, ‘|’, ‘+’, ‘?’,’&’.
Una vez actualizada la información haga clic en el botón Cambiar Clave:

cambiar la clave.

13
El sistema le notificara del cambio de clave exitoso. Haga clic en el botón Aceptar para iniciar el proceso de
navegación en las diferentes opciones que le brinda SOI:
Haga clic aquí y elija

una opción en el
menú.
Una vez autenticado, el sistema le mostrará noticias referentes a la liquidación y pago de la P.I.L.A, que le
serán de gran interés. También podrá encontrar la fecha y hora del último ingreso realizado por el usuario
autenticado:
Noticias de interés.
Fecha y hora de último

ingreso.

14
APORTANTE
15
1. A través de este módulo podrá realizar consultas y actualizaciones de la empresa y representante legal y
procesos de administración de usuarios (creación, edición, inactivación y eliminación).
Administrar Datos
Consulte la información de su empresa y del representante legal, teniendo en cuenta que los únicos datos que
podrán ser modificados son los que se encuentran activos. En caso de realizar modificaciones puede navegar
a través de las diferentes pestañas, dando clic en el botón Guardar para actualizar la información:
Pestañas de navegación.
Haga clic aquí

para guardar las
modificaciones.
1. La opción de creación, edición o modificación de usuarios se encuentra asociada únicamente al perfil.

16
Administrar Usuarios
Realice la administración de usuarios (consulta, creación, edición, inactivación y/o eliminación), asignando
perfiles de acuerdo a las solicitudes que para cada uno se requieran. Recuerde que la administración de usua-
rios podrá ser realizada únicamente por el usuario con perfil Administrador Aportante de la empresa.
A continuación se detallan los diferentes procesos de administración de usuarios:
Consulta de usuarios: Para realizar la búsqueda general de usuarios asociados al aportante autenticado, haga
clic en el botón Buscar para obtener esta información:

realizar la búsqueda de
usuarios.

Creación de usuarios: Para realizar la creación de un nuevo usuario haga clic en el botón Crear Usuario:

crear un nuevo usuario.

17
Diligencie la información del nuevo usuario a registrar, teniendo en cuenta el perfil de autorización y estado
del mismo.
A continuación se detallan los perfiles existentes:
• Administrador Aportante: usuario con acceso a liquidación de planilla, pago de planilla, consultas de plani-
llas, descargue de soportes de pago y creación, activación, edición y eliminación de usuarios.
• Liquidador Aportante: usuario con acceso únicamente a la liquidación de planillas.
• Pagador Aportante: usuario con acceso únicamente al pago de planillas.
• Liquidador y Pagador Aportante: usuario con acceso únicamente a la liquidación y pago de planillas.
• Consultas y Soportes Aportante: usuario con acceso únicamente a la consulta y descargue de soportes de
pago.
• Liquidador, Pagador, Consulta y Soportes Aportante: usuario con acceso únicamente a la liquidación, pago,
consulta y descargue de planillas pagadas.
Para continuar con el proceso de creación haga clic en el botón Guardar:

guardar la información
del usuario.

18
Una vez guardada la información el sistema le notificará sobre el estado de la creación del usuario.
El nuevo usuario deberá realizar el proceso de autenticación con la información enviada al correo elec
trónico registrado:
Clave asignada para el

nuevo usuario.

19
Edición de usuarios: Para realizar la edición en la información o modificar el perfil de un usuario existente,
realice el cambio dando clic en el ícono editar del usuario a modificar:
Haga clic aquí para editar

el usuario.
Realice las modificaciones correspondientes y haga clic en el botón Guardar. El sistema confirmará el éxito en
la actualización:
Mensaje de confirmación

guardar los cambios.

20
Inactivación (activación) de usuarios: Para realizar la inactivación (activación) de usuario ingrese por la op-
ción Editar datos del usuario, seleccione la opción correspondiente (NO, SI) del listado desplegable Activo.
Para que los cambios queden realizados haga clic en el botón Guardar:
Mensaje de confirmación

guardar los cambios.

Eliminación de usuarios: Para realizar la eliminación de un usuario, haga clic en el ícono Eliminar . El
sistema le notificará si está seguro de realizar la eliminación del usuario. Al dar clic en el botón Aceptar del
mensaje, el sistema confirmará que el proceso realizado ha sido exitoso:

confirmar la eliminación
del usuario.
eliminar el usuario.

21
USUARIO
AUTENTICADO
22
A través de esta opción podrá actualizar información asociada al usuario que se encuentra autenticado en el
sistema (datos del usuario y clave).
Administrar Datos: Permite realizar la actualización de los campos que se encuentren activos. Haga clic en el
botón Guardar para terminar con el proceso. El sistema confirmará el éxito de la actualización:
Mensaje de confirmación.

guardar la información.

Cambiar clave: Permite realizar el cambio de clave cumpliendo con los parámetros mencionados para la AU-
TENTICACIÓN (página 9 de este manual). Para que el cambio de clave se exitoso haga clic en el botón Cambiar
Clave:

realizar el cambio de
clave.

23
LIQUIDACIÓN
ACTIVOS
24
2 - Manteniendo la esencia de SOI, a través de www.nuevosoi.com.co encontrará los mecanismos apropiados

para realizar la liquidación y pago de su planilla, cumpliendo con la normativa vigente dada por el Gobierno
Nacional y que aplica para la P.I.L.A. Encontrará nuevas opciones que con seguridad le serán de gran utilidad.
A través de esta opción podrá realizar la liquidación y pago de los aportes a la seguridad social y parafiscales
de sus empleados, de acuerdo a los lineamientos dados por el Ministerio de la Protección Social.
EN LÍNEA
Esta opción le permitirá realizar el registro de sus empleados activos a cada uno de los subsistemas de la
seguridad social y aportes parafiscales , digitando la información a través de la planilla web.
Para iniciar con el proceso de liquidación diligencie los campos solicitados por el sistema. En caso de requerir
la edición de la Forma de Presentación, CCF o ARP, haga clic en el vínculo correspondiente. Para continuar con
el proceso de liquidación haga clic en el botón Siguiente:

iniciar el proceso de
liquidación en línea.
Haga clic en este vínculo

para editar los datos
correspondientes

continuar con la
liquidación.

2 - Son subsistemas de la seguridad social y aportes parafiscales: Pensión, Salud, Riesgos Profesionales, Cajas
de Compensación Familiar, Servicio Nacional de Aprendizaje – SENA, Instituto Colombiano de Bienestar Fami-
liar – ICBF, Escuela Superior de Administración Pública – ESAP y Ministerio de Educación Nacional – MINEDU.
25
Para registrar un cotizante haga clic en el botón Agregar Cotizante. Tenga en cuenta que para realizar este
proceso debe tener habilitados los elementos emergentes:

agregar el cotizante
El proceso de Agregar Cotizante consta de los siguientes pasos:
• Información Básica (Paso 1 de 5): en este paso debe registrar la identificación, clasificación y ubicación del coti-
zante.
• Novedades (Paso 2 de 5): en este paso debe reportar las novedades generadas para el cotizante correspondientes
al periodo a liquidar.
• Seguridad social (Paso 3 de 5): en este paso debe registrar el salario del cotizante, las administradoras, tarifas y
demás campos que apliquen para los subsistemas de pensión, salud y riesgos profesionales.
• Parafiscales (Paso 4 de 5): en este paso debe registrar la caja de compensación familiar y tarifas que apliquen para
los subsistemas de aportes parafiscales.
• Resumen (Paso 5 de 5): en este paso el sistema permitirá realizar la consulta de la liquidación registrada para el
cotizante (a través de pestañas), relacionada en los pasos anteriormente descritos.
En el Resumen, el sistema mostrará a través de Pestañas de Navegación la información de los pasos diligenciados de
Agregar Cotizante, dando clic en cada de una de estas podrá consultar esta información.
26
Para terminar con el proceso de registro del cotizante haga clic en el botón Finalizar:
Pestañas de Navegación.

finalizar el registro del
cotizante.
A continuación el sistema mostrará el cotizante registrado con la información detallada. Si desea realizar la
consulta para este cotizante, haga clic sobre el nombre del cotizante en el Paso 2 de 3 – Crear Planilla en
Línea:

realizar la consulta de
información del cotizante.

27
Para guardar la información del(os) cotizante(s) registrado(s), haga clic en el botón Guardar.
El sistema le asignará el número de planilla correspondiente:
Número de planilla
asignado por el sistema.

guardar la información
del(os) cotizante(s)
registrados.

28
Ahora podrá obtener la información detallada de la liquidación realizada para el(os) cotizante(s) registrado(s)
en la planilla, por medio de un archivo Excel generado por el sistema, con el cual usted podrá comparar esta
información con la nomina de su empresa. También podrá cambiar el orden de la presentación de sus emplea-
dos por Número de Identificación, Nombre ó Apellido, dando clic en el vínculo correspondiente:
Haga clic en la opción

deseada del Exportar
Cotizantes.
Ordene la información
de sus cotizantes dando
clic sobre el vínculo
correspondiente
Haga clic aquí para exportar

el detalle de los cotizantes
guardados.
Si desea realizar la edición del cotizante haga clic en el ícono Editar , en la sección Liquidación Deta-
llada (este proceso consta de 5 pasos, los mismos pasos que se encuentran detallados en la sección Agregar
Cotizante en la página 25 de este manual):

realizar la edición del
cotizante.
Este archivo no es válido como soporte para realizar solicitudes y/o reclamaciones.
29
Si desea realizar el proceso de eliminación de un usuario, marque la casilla ubicado en el costado izquierdo
del(os) cotizante(s) en la sección Liquidación Detallada y haga clic en el botón Eliminar Cotizantes. A con-
tinuación el sistema le notificará si está seguro de realizar la eliminación del usuario. Al dar clic en el botón
Aceptar del mensaje, el sistema confirmará que el proceso realizado ha sido exitoso:

de usuarios.
Marque la casilla para eliminar

el(os) cotizante(s) deseado(s).. Haga clic aquí para
eliminar los cotizantes
seleccionados.
Dando clic en el botón Siguiente el sistema le permitirá continuar con el proceso de liquidación y pago de la
planilla:
Haga clic aquí para continuar

con el proceso de liquidación.

30
A continuación el sistema lo llevará al Paso 3 de 3 – Liquidación General a través del cual podrá realizar el
reporte de descuentos asociados a las entidades administradoras correspondientes, ya sea por Incapacidad
por Enfermedad General, Incapacidad por Riesgos Profesionales, Licencias de Maternidad y/o Saldos a Favor.
En caso que se encuentre incompleta o mal diligenciada la sección de descuentos, el sistema mostrará el icono
de advertencia con información de la inconsistencia detectada. Si la información es correcta se visualizará
el icono .Para continuar con el proceso de pago haga clic en el botón Finalizar:
Ícono
de advertencia.
Ícono de
información correcta.
Haga clic aquí para ir al proceso

de pago.
31
El sistema desplegará el Resumen el cual contiene la información a pagar por cada una de las entidades
administradoras registradas, número de cotizantes y valor total por pagar para esta planilla. En esta sección
también podrá exportar el detalle (Excel ) de la liquidación de planilla el cual contiene un resumen general
y uno por cada entidad administradora (una pestaña por cada resumen). Para continuar con el proceso de
pago haga clic en el botón PSE:
Haga clic aquí para exportar el

detalle de la liquidación de la
planilla.

Haga clic aquí para realizar el

pago
32
Posteriormente el sistema mostrará el valor a pagar de la planilla. Seleccione el Tipo de Aportante ante Entida-
des Financieras (Jurídica o Natural) y la entidad financiera a través de la cual realizará el pago. Para continuar
con el proceso de pago haga clic en el botón Pagar:
Verifique la información
de la planilla..
Haga clic aquí para ingresar al

portal de la Entidad Financiera

33
Luego de encontrarse en el portal de su entidad financiera, es necesario que ingrese la información solicitada
por esta entidad. Tan pronto sea realizado el pago, la entidad financiera lo enviará nuevamente al portal SOI
donde podrá descargar el Comprobante de Pago:
Confirmación de pago
exitoso.

Haga clic aquí para descargar el

Comprobante de Pago.
34
POR ARCHIVO
Esta opción le permitirá realizar el cargue de su archivo plano en formato .txt con la información de sus em-
pleados activos, el cual debe cumplir con la estructura definida en la Resolución 1747 de 2008 y normas que
correspondan.
Para iniciar con el proceso de cargue del archivo diligencie los campos solicitados por el sistema, teniendo en
cuenta que al realizar el cargue, si este tiene un tamaño igual o superior a 1Mb, este deberá ser comprimido.
Para continuar con el proceso de validación y cargue del archivo haga clic en el botón Siguiente:

cargue de archivo plano.

realizar la búsqueda y
cargue del archivo

continuar con el proceso
de validación y cargue
del archivo.

El sistema iniciará el proceso de la información contenida en el archivo:

35
Para el caso en el cual la validación del archivo sea exitosa, el sistema lo llevará al Paso 2 de 2 – Información
General a través del cual podrá realizar el reporte de descuentos asociados a las entidades administradoras
correspondientes, ya sea por Incapacidad por Enfermedad General, Incapacidad por Riesgos Profesionales,
Licencias de Maternidad y/o Saldos a Favor, en el caso en el cual no hayan sido reportados dentro del archivo
plano.
En caso que se encuentre incompleta o mal diligenciada la sección de descuentos, el sistema mostrará el icono
de advertencia con información de la inconsistencia detectada. Si la información es correcta se visualizará
el icono . Para continuar con el proceso de pago haga clic en el botón Finalizar:
Icono
de advertencia.
Ícono de
información
correcta.

Haga clic aquí para ir al
proceso de pago
36
El sistema desplegará el Resumen el cual contiene la información a pagar por cada una de las entidades ad-
ministradoras registradas, número de cotizantes y valor total por pagar para esta planilla. En esta sección
también podrá exportar el detalle (Excel ) de la liquidación contenida dentro del archivo plano cargado, donde
visualizará un resumen general y uno por cada entidad administradora (una pestaña por cada resumen), adi-
cional al botón Enviar Correo de Notificación, el cual realizará el envío de un correo electrónico notificando
el estado exitoso del cargue del archivo. Para continuar con el proceso de pago haga clic en el botón PSE:

exportar el detalle de la
liquidación de la planilla.

enviar notificación
del cargue exitoso del
archivo plano.

realizar el pago.

Este archivo no es válido como soporte para realizar solicitudes y/o reclamaciones
37
Posteriormente el sistema mostrará el valor a pagar de la planilla, mostrando los días de mora y el valor por
mora a la fecha en la cual se está realizando el proceso de pago. Seleccione el Tipo de Aportante ante Entida-
des Financieras (Jurídica o Natural) y la entidad financiera a través de la cual realizará el pago. Para continuar
con el proceso de pago haga clic en el botón Pagar:
de la planilla.

ingresar al portal de la
Entidad Financiera.
38
exitoso.
Haga clic aquí

para descargar el

En caso en el que el archivo contenga errores de estructura o como resultado de la validación del sistema (no
exitosa), el sistema generará un informe de errores en Excel. Para realizar el descargue del informe de errores,
haga clic en el ícono .

descargar el informe de
errores.
39
PLANILLAS NO PAGADAS
A través de esta opción podrá realizar la consulta, edición y eliminación de las planillas elaboradas y que no
se encuentren pagadas. Esta consulta podrá ser realizada de acuerdo a la información que tenga para la misma
(criterios de búsqueda). Tenga en cuenta que esta información podrá ser vista por el usuario autenticado, de
acuerdo al perfil asignado.
Para realizar la búsqueda de planillas no pagadas existen los siguientes criterios de búsqueda:
Específica: si tiene el número de planilla, digítelo y obtenga la información correspondiente.
Seleccione la pestaña
Específica para consulta
con número de planilla.

realizar la búsqueda.
General:
si no tiene el número de planilla, la consulta podrá ser realizada a través de los diferentes filtros habilitdos en
el sistema: Tipo de Planilla, Sucursal/Dependencia, Estado, Fecha Desde, Fecha Hasta, Periodo de Liquidación.
El sistema solicitará al menos un criterio de búsqueda.
General para utilizar los
filtros habilitados.


40
exitoso.

de la planilla.
Haga clic aquí para editar

la planilla.
Marque el check de la
planilla a eliminar.

eliminar la planilla

41
CONSULTA
ACTIVOS
42
A través de esta opción podrá realizar la consulta de las planillas elaboradas y pagadas, al igual que el reporte
de los últimos pagos realizados del(os) cotizante(s) reportados teniendo en cuenta que no podrán ser modi-
ficadas y eliminadas a través de este modulo. Esta consulta podrá ser realizada de acuerdo a la información
que tenga para la misma (criterios de búsqueda).
CONSULTA DE PLANILLAS
Para realizar la consulta de planillas en cualquiera de sus estados, los criterios de búsqueda existentes en la
aplicación son:

Seleccione la pestaña realizar la búsqueda.
Específica para consulta
con número de planilla.
General: si no tiene el número de planilla, la consulta podrá ser realizada a través de los diferentes filtros
habilitados en el sistema: Tipo de Planilla, Sucursal/Dependencia, Estado, Fecha Desde, Fecha Hasta, Periodo
de Liquidación. El sistema solicitará al menos un criterio de búsqueda.


43
El sistema mostrará como resultado de la búsqueda la información de la planilla consultada. Ver la información
de la planilla pagada haga clic sobre el número de planilla. Para realizar el descargue del Comprobante de
Pago o los Soportes de Pago, haga clic sobre los íconos correspondientes. Tenga en cuenta que para realizar el
descargue de los soportes es necesario que tenga instalado en el equipo el programa Adobe Acrobat o Adobe
Reader:

ingresar al módulo de
Soportes de Pago

consultar la información Haga clic aquí
de la planilla. para descargar el

Dentro de los Soportes de Pago encontrará las siguientes opciones, haga clic en el ícono para realizar la
descarga de la información:
General: realice aquí el descargue del soporte de pago de la planilla pagada con información general tanto del
aportante, de la planilla y del detalle de la liquidación.

descargar el soporte de
pago.

44
Subsistema y Administradora: realice aquí el descargue del(os) soporte(s) de pago de la planilla pagada,
ya sea por administradora(s) o subsistema(s):

pago
Departamento y Municipio: realice aquí el descargue del(os) soporte(s) de pago de la planilla pagada, ya sea
por departamento(s) o municipio(s).

pago

45
Centro de Trabajo: realice aquí el descargue del(os) soporte(s) de pago de la planilla pagada, de los centros
de trabajo que el aportante haya reportado. Este soporte podrá ser generado para todos los centros de trabajo
o digitando uno a uno la información de los centros de trabajo a consultar.

pago
Cotizante: realice aquí el descargue del(os) soporte(s) de pago de la planilla pagada, de los cotizantes que el
aportante haya reportado. Este soporte podrá ser generado para todos los cotizantes o digitando uno a uno
la información de los cotizantes a consultar.

pago

46
En esta opción podrá obtener un reporte detallado con los pagos realizados de forma general para el(os)
cotizante(s) relacionados. Active el botón de opción deseada y haga clic en el botón Siguiente

descargar continuar con
la consulta..
Diligencie la información solicitada por el sistema de acuerdo al tipo de reportes que desee obtener en la con-
sulta, teniendo en cuenta que para ingresar el usuario a consultar debe hacer clic en el botón Ingresar. Cuando
este se encuentre ingresado, el sistema le mostrara el ícono , para que realice la descarga del reporte.
En el caso que desee realizar la eliminación de la información de un cotizante a consultar, haga clic en el
ícono .
Seleccione la forma en la
que realizará la consulta..
Seleccione la serie de
periodos a consultar.
De clic aquí para eliminar

la consulta del cotizante.
De clic aquí para ingresar

el cotizante a consultar.
De clic aquí para

descargar el reporte.

47
LIQUIDACIÓN
PENSIONADOS
48
A través de esta opción podrá realizar la liquidación y pago de los aportes de los pensionados no activos, de
acuerdo a los lineamientos dados por el Ministerio de la Protección Social.
EN LÍNEA
Esta opción le permitirá realizar el registro de sus pensionados a cada uno de los subsistemas de la seg ridad
social y aportes parafiscales , digitando la información a través de la planilla web.
Para iniciar con el proceso de liquidación diligencie los campos solicitados por el sistema. En caso de requerir
la edición de la Forma de Presentación o CCF, haga clic en el vínculo correspondiente. Para continuar con el
proceso de liquidación haga clic en el botón Siguiente:

liquidación en línea.
Haga clic en este vínculo

para editar los datos
correspondientes.

continuar con la
liquidación.
Son subsistemas de la seguridad social y aportes parafiscales: Pensión, Salud y Cajas de Compensación
49
Para registrar un cotizante haga clic en el botón Agregar Pensionado. Tenga en cuenta que para realizar este
proceso debe tener habilitados los elementos emergentes:

agregar el pensionado.
El proceso de Agregar Pensionado consta de los siguientes pasos:
• Información Básica (Paso 1 de 5): en este paso debe registrar la identificación, clasificación y ubicación
del pensionado.
• Novedades (Paso 2 de 5): en este paso debe reportar las novedades generadas para el pensionado corres pondientes
al periodo a liquidar.
• Seguridad social (Paso 3 de 5): en este paso debe registrar la mesada pensional, las administradoras, tarifas y
demás campos que apliquen para los subsistemas de pensión y salud.
• CCF (Paso 4 de 5): en este paso debe registrar la caja de compensación cuando exista el aporte.
• Resumen (Paso 5 de 5): en este paso el sistema permitirá realizar la consulta de la liquidación registrada para el
pensionado (a través de pestañas), relacionada en los pasos anteriormente descritos.
En el Resumen, el sistema mostrará a través de Pestañas de Navegación la información de los pasos diligenciados de
Agregar Cotizante, dando clic en cada de una de estas podrá consultar esta información.
50
Para terminar con el proceso de registro del cotizante haga clic en el botón Finalizar:
Pestañas de Navegación.

finalizar el registro del
pensionado.
A continuación el sistema mostrará el pensionado registrado con la información detallada. Si desea realizar la
consulta para este pensionado, haga clic sobre el nombre de este en el Paso 2 de 3 – Crear Planilla en Línea
Para Pensionados:

realizar la consulta
de información del
pensionado.

51
Para guardar la información del(os) pensionado(s) registrado(s), haga clic en el botón Guardar. El sistema
le asignará el número de planilla correspondiente:
Número de planilla
asignado por el sistema.
Haga clic aquí para g

uardar la información
del(os) pensionado(s)
registrados.

Ahora podrá obtener la información detallada de la liquidación realizada para el(os) pensionado(s)
registrado(s) en la planilla, por medio de un archivo Excel generado por el sistema, con el cual usted
podrá comparar esta información con la nomina de su empresa. También podrá cambiar el orden de la
presentación de sus empleados por Número de Identificación, Nombre ó Apellido, dando clic en el vínculo
correspondiente:
Haga clic en la opción

deseada del Exportar
Pensionados.
Ordene la información de
sus pensionados dando
clic sobre el vínculo.

exportar el detalle de los
pensionados guardados.
52
Si desea realizar la edición del pensionado haga clic en el ícono Editar , en la sección Liquidación
Detallada (este proceso consta de 5 pasos, los mismos pasos que se encuentran detallados en la sección
Agregar Pensionado en la página 49 de este manual):

realizar la edición del
pensionado.
Si desea realizar el proceso de eliminación de un pensionado, marque la casilla ubicado en el costado izquierdo
del(os) pensionado(s) en la sección Liquidación Detallada y haga clic en el botón Eliminar Pensionados.
A continuación el sistema le notificará si está seguro de realizar la eliminación del usuario. Al dar clic en el botón
Aceptar del mensaje, el sistema confirmará que el proceso realizado ha sido exitoso. Para continuar con el proceso
de liquidación y pago de la planilla haga clic en el botón Siguiente:

del pensionado..
Marque la casilla
para eliminar el(os)
pensionado(s)
deseado(s).

continuar con el proceso.
eliminar los pensionados
seleccionados.

53
Dando clic en el botón Finalizar el sistema le permitirá continuar con el proceso de pago de la planilla:

continuar con el proceso
de pago.

El sistema desplegará el Resumen el cual contiene la información a pagar por cada una de las entidades administradoras
registradas, número de pensionados y valor total por pagar para esta planilla. En esta sección también podrá exportar el
detalle (Excel ) de la liquidación de planilla el cual contiene un resumen general y uno por cada entidad administradora
(una pestaña por cada resumen). Para continuar con el proceso de pago haga clic en el botón PSE:

exportar el detalle de la
liquidación de la planilla.

realizar el pago.

54
Posteriormente el sistema mostrará el valor a pagar de la planilla. Seleccione el Tipo de Aportante ante Entidades
Financieras (Jurídica o Natural) y la entidad financiera a través de la cual realizará el pago. Para continuar con el
proceso de pago haga clic en el botón Pagar:
de la planilla.

Entidad Financiera
55
donde podrá realizar el descargue del Comprobante de Pago:
exitoso

Haga clic aquí

para descargar el
56
POR ARCHIVO
Esta opción le permitirá realizar el cargue de su archivo plano en formato .txt con la información de los
pensionados, el cual debe cumplir con la estructura definida en la Resolución 2145 de 2006 y normas que
correspondan.
Para iniciar con el proceso de cargue del archivo diligencie los campos solicitados por el sistema, teniendo en
cuenta que al realizar el cargue, si este tiene un tamaño igual o superior a 1Mb, este deberá ser comprimido.
Para continuar con el proceso de validación y cargue del archivo haga clic en el botón Siguiente:

liquidación por archivo.
Realice la búsqueda y
cargue del archivo.

continuar con el proceso.
Se iniciará el proceso de validación de la información contenida en el archivo:

57
Para el caso en el cual la validación del archivo sea exitosa, el sistema lo llevará al Paso 2 de 2 – Información
General en el cual encontrará la información de la planilla y de los pensionados contenidos en el archivo.
Para continuar con el proceso de pago haga clic en el botón Finalizar:


continuar.
58
A continuación el sistema mostrará el resumen el cual contiene la información a pagar por cada una de las
entidades administradoras registradas, número de pensionados y valor total por pagar para esta planilla.
En esta sección también podrá exportar el detalle (Excel ) de la liquidación contenida dentro del archivo plano
cargado, donde visualizará un resumen general y uno por cada entidad administradora (una pestaña por cada
resumen), adicional al botón Enviar Correo de Notificación, el cual realizará el envío de un correo electrónico
notificando el estado exitoso del cargue del archivo. Para continuar con el proceso de pago haga clic en el
botón PSE:
Haga clic aquí para Haga clic aquí

enviar notificación para exportar el
del cargue exitoso del detalle.
archivo plano.

realizar el pago.

59
Posteriormente el sistema mostrará el valor a pagar de la planilla, mostrando los días de mora y el valor por
mora a la fecha en la cual se está realizando el proceso de pago. Seleccione el Tipo de Aportante ante Entidades
Financieras (Jurídica o Natural) y la entidad financiera a través de la cual realizará el pago. Para continuar con el
proceso de pago haga clic en el botón Pagar:
de la planilla.

Entidad Financiera.
60
exitoso.

descargar el Comprobante
de Pago.
61
En caso en el que el archivo contenga errores de estructura o como resultado de la validación del sistema
(no exitosa), el sistema generará un informe de errores en Excel. Para realizar el descargue del informe de
errores, haga clic en el ícono

descargar el informe de
errores.

62
PLANILLAS NO PAGADAS
A través de esta opción podrá realizar la consulta, edición y eliminación de las planillas elaboradas y que no
se encuentren pagadas. Esta consulta podrá ser realizada de acuerdo a la información que tenga para la misma
(criterios de búsqueda). Tenga en cuenta que esta información podrá ser vista por el usuario autenticado, de
acuerdo al perfil asignado.
Los criterios de búsqueda son:
Seleccione la pestaña Haga clic aquí para

Específica para consulta realizar la búsqueda.
por número de planilla.

63
El sistema mostrará como resultado de la búsqueda la información de la planilla consultada. Si desea realizar
la eliminación de una planilla, marque la casilla ubicada en el costado izquierdo de la planilla seleccionada
y haga clic en el botón Eliminar Seleccionada.
Si lo que desea es realizar la edición de la planilla haga clic en el ícono .
Marque la casilla de la Haga clic aquí para editar

planilla a eliminar. la planilla.

eliminar la planilla.
64
CONSULTA
PENSIONADOS
65
A través de esta opción podrá realizar la consulta de las planillas elaboradas y pagadas, al igual que el reporte
de los últimos pagos realizados del(os) pensionado(s) reportados teniendo en cuenta que no podrán ser mo-
dificadas y eliminadas a través de este modulo. Esta consulta podrá ser realizada de acuerdo a la información
que tenga para la misma (criterios de búsqueda).
CONSULTA DE PLANILLAS
Para realizar la consulta de planillas en cualquiera de sus estados, los criterios de búsqueda existentes en la
aplicación son:
Seleccione la pestaña de
acuerdo a la información
que tenga para consultar.


66
El sistema mostrará como resultado de la búsqueda la información de la planilla consultada. Ver la información
de la planilla pagada haga clic sobre el número de planilla. Para realizar el descargue del Comprobante de
Pago o los Soportes de Pago, haga clic sobre los íconos correspondientes. Tenga en cuenta que para realizar el
descargue de los soportes es necesario que tenga instalado en el equipo el programa Adobe Acrobat o Adobe
Reader:

ingresar al módulo de
Haga clic aquí para Soportes de Pago.
consultar la información
de la planilla.
Haga clic aquí

para descargar el

Dentro de los Soportes de Pago encontrará las siguientes opciones, haga clic en el ícono para realizar la
descarga de la información:
General: realice aquí el descargue del soporte de pago de la planilla pagada con información general tanto del
aportante, de la planilla y del detalle de la liquidación:

pago.

67
Subsistema y Administradora: realice aquí el descargue del(os) soporte(s) de pago de la planilla pagada, ya
sea por administradora(s) o subsistema(s):

pago.
Departamento y Municipio: realice aquí el descargue del(os) soporte(s) de pago de la planilla pagada, ya sea
por departamento(s) o municipio(s):

pago.

68
Pensionado: realice aquí el descargue del(os) soporte(s) de pago de la planilla pagada, de los pensionados
que el aportante haya reportado. Este soporte podrá ser generado para todos los pensionados o digitando la
información correspondiente de cada uno:

pago.

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El presente Manual del Usuario SOI le dará a conocer de manera fácil,

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Ícono para consulta de

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Haga clic aquí para

Para autenticarse haga

Haga clic aquí para

Una vez actualizada la información haga clic en el botón Cambiar Clave:

Haga clic aquí para

Haga clic aquí y elija

Fecha y hora de último

Haga clic aquí

1. La opción de creación, edición o modificación de usuarios se encuentra asociada únicamente al perfil.

Haga clic aquí para

Haga clic aquí para

A continuación se detallan los perfiles existentes:

Para continuar con el proceso de creación haga clic en el botón Guardar:

Haga clic aquí para

Clave asignada para el

Haga clic aquí para editar

Haga clic aquí para

Haga clic aquí para

Haga clic aquí para

Haga clic aquí para

Haga clic aquí para

2 - Manteniendo la esencia de SOI, a través de www.nuevosoi.com.co encontrará los mecanismos apropiados

Haga clic aquí para

Haga clic en este vínculo

Haga clic aquí para

Haga clic aquí para

El proceso de Agregar Cotizante consta de los siguientes pasos:

Haga clic aquí para

Haga clic aquí para

Haga clic aquí para

Haga clic en la opción

Haga clic aquí para exportar

Haga clic aquí para

Haga clic aquí para

Marque la casilla para eliminar

Haga clic aquí para continuar

Haga clic aquí para ir al proceso

Haga clic aquí para exportar el

Haga clic aquí para realizar el

Haga clic aquí para ingresar al

Haga clic aquí para descargar el

Haga clic aquí para

Haga clic aquí para

Haga clic aquí para

El sistema iniciará el proceso de la información contenida en el archivo:

Haga clic aquí para

Haga clic aquí para

Haga clic aquí para

Haga clic aquí para

Haga clic aquí

Haga clic aquí para

Específica: si tiene el número de planilla, digítelo y obtenga la información correspondiente.

Haga clic aquí para