Asociación de Scouts de México A. C.

Provincia Coyoacán
Tesorería

Puntos a considerar para un evento Scout

Mayo 2008 - Versión 1.2
El propósito de ese documento es dar algunos parámetros de referencia para realizar un
evento Scout. Para cualquier comentario, duda o mejora a este documento favor de enviar
correo a a.medina@scoutscoyoacan.org.mx

1. Responsable del evento

Sin lugar a dudas, es necesario definir y dar a conocer quien es el responsable del evento.
Esta persona o grupo de personas son las responsables de resolver las situaciones o
imprevistos que puedan surgir en el vento. En la propaganda del evento se deberá de poner
a ese responsable.

2. Tipo de evento
Deportivo, actividades scout,
¿Es un evento abierto a todo público?

3. Cupo Mínimo y Máximo

El cupo mínimo nos sirve para evitar tener pérdidas en el evento y el máximo para tener el
material o canchas suficientes para todos los equipos, así como las horas que serán
ocupadas las canchas o los recursos (¿tal ves área de acampado?).

4. Fechas de Inscripción y cierre de inscripciones

Para que tengas un mejor control de las personas que participan en tu evento y que
dispongas de los recursos financieros (dinero), para pagar los reconocimientos, premios y
tal vez reconocimiento de participación o staff.
Fecha de inicio de inscripciones: Fecha en la que se pueden empezar a inscribir.
Fecha de cierre de inscripciones: Te recomiendo que tu fecha de cierre de inscripciones sea
2 semanas antes del evento y verifica en cada momento que tu cupo máximo no sea
rebasado, si ya pasaste tu cupo máximo, cierra inscripciones.

5. Reglamento del Evento (Reglas del juego)

De manera independiente al reglamento de las actividades, por ejemplo reglamento de
básquetbol, es importante decir quien será el ganador del evento y cuales serán las
sanciones que pueden tener los participantes.
Por ejemplo ¿que pasa si el equipo de básquetbol llega 5 minutos tarde al partido? ¿Hay
tolerancia? ¿Se sanciona al equipo con puntos? Etc.

Pág 1
 Asociación de Scouts de México A. C.
Provincia Coyoacán
Tesorería

6. Equipo de Trabajo (Staff)

En el caso de actividades que requieran muchas bases o muchos árbitros, es muy
importante que el responsable tenga considerado su equipo de trabajo para poder atender
al cupo máximo del evento.
Es decir, si el evento es un torneo de tocho bandera, y tengo espacio para 3 canchas, mi
equipo de trabajo estará conformado con por lo menos por 3 equipos completos de árbitros,
uno para cada cancha.
Asegúrate de mantener una proporción entre el número de muchachos y el número de
Scouters, es decir, por cada 8 muchachos 1 Scouter.

7. Seguridad
La seguridad de los participantes está en las manos del responsable del evento. Hay que
evaluar si las actividades son seguras o si vamos a necesitar apoyo de algún tercero.
Ejemplo: En un evento de maratón necesitaremos que protección y vialidad esté apoyando
el evento o en caso de una caminata a campo abierto, asegurar que los participantes
lleguen a la siguiente base (tal ves sea necesario llevar registro en cada base)

8. Asistencia Médica
Todos los eventos deben de considerar los primeros auxilios y por supuesto el siguiente
nivel de atención médica.
¿Quién será el responsable de coordinar los servicios Médicos?
Te servirá de mucha ayuda hacer tu lista de los darán los servicios Médicos durante todo el
evento y en caso de ser necesario solicitar un médico o un paramédico.
Ejemplo: ¿Que tipo de accidentes puedo tener en un evento de Tocho Bandera? o ¿en un
evento de caminata a campo abierto?

9. Financiero
Has un presupuesto de tu evento considerando los gastos que tengas y tal ves algún
imprevisto, por ejemplo:
Escudos (por participante) Pilas para radios Tarjeta Telefónica (llamar ambulancia)
Premios (1º , 2º ,3er lugar) Comida para Staff Renta de cancha(s)
Diploma de participación Acampado Balones
Agua Duración del evento Servicio Médico
Árbitros Promoción /Propaganda

De este presupuesto saldrá tu cuota de inscripción y tu número mínimo de participantes.

10. Publicación del Evento.

Usa la página de la provincia para publicar tu evento, Tienes todo lo necesario para hacer el
cartel de invitación, de esta manera puedes invitar a otros grupos scout, inclusive fuera de
la provincia. Todos estarán incluidos.
Crear avisos antes del evento mediante 5 entregas. Durante 2 meses completos.

Pág 2
 Asociación de Scouts de México A. C.
Provincia Coyoacán
Tesorería
Agregar tu evento en el tablero de avisos de la casa de provincia.
Agregar un tablero con los eventos en tu local

11. Estimar la asistencia al evento

Es importante tener un estimado de las personas que asistirán al evento, con esto podemos
evaluar de manera más eficaz cuantas personas llegarán y nos da una mejor idea de quien
nos falta de invitar. Posiblemente, el evento está dirigido a alguna sección en especial, ¿por
que no solicitar a tu provincia el número de personas registradas en la sección para ese
evento?

12. Distribución de los participantes

El lugar donde realizarás el evento puede ser reducido, así que con anticipación puedes
hacer la distribución de los participantes y confirmar la capacidad máxima que tienes par el
evento.

Alberto Medina
Tesorería de Provincia
CUM:COY0490020
a.medina@scoutscoyoacan.org.mx

Pág 3