O Processo Administrativo

O planejamento, a organização a direção e o controle, considerados separadamente,

constituem as funções administrativas; quando visualizadas no conjunto para o alcance dos
objetivos, elas formam o processo administrativo.
Processo é qualquer fenômeno que apresente mudanças contínuas no tempo, fazendo com
que os acontecimentos e as relações sejam dinâmicos, e não uma coisa parada, estática. Deve ser
móvel, não tendo começo, nem fim, nem seqüência fixa de eventos. Os elementos do processo
agem uns sobre os outros, e cada um pode afetar todos os demais.
Os elementos do processo administrativo, (as funções), não são entidades separadas, mas
parte integral de uma entidade maior. O processo administrativo quando visto de forma simplista
apresenta as funções do administrador apenas como um processo seqüencial:

Planejamento organização direção controle

O Processo Administrativo: Planejamento, organização, direção e controle

Planejamento Organização Direção Controle

- Definir missão; - Dividir o trabalho - Designar as - Definir padrões

- Formular objetivos; - Designar as pessoas - Monitorar o
- Definir planos atividades - Coordenar os desempenho
p/alcançá-los; - Agrupá-las em esforços - Avaliar o
- Programar atividades órgãos e cargos; - Comunicar desempenho
- Alocar os recursos - Motivar - Ação corretiva
- Definir a autoridade - Liderar
e Orientar

Veremos a seguir, cada uma dessas funções separadamente

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 O Planejamento

A necessidade de um bom relacionamento entre a organização e seu ambiente externo, fica

cada vez mais evidenciada com o advento da globalização, pois as mesmas procuram se estruturar,
reduzindo hierarquias e corrigindo distorções, para buscar uma adequação de seus custos
juntamente com uma qualificação primorosa, e com isto obter uma maior qualidade nos seus
serviços.
Necessário se faz então o planejamento. Planejar é definir os objetivos e escolher o melhor
curso de ação para alcançá-los, pois as empresas não trabalham na base da improvisação. O
planejamento define aonde se quer chegar, o que deve ser feito, quando deve ser feito e em que
seqüência, sendo uma técnica para absorver a incerteza permitir mais consistência no desempenho
da empresa.
Com esta nova realidade, os administradores das organizações serão julgados por sua
capacidade de identificar, cultivar e explorar as competências essenciais que tornam o crescimento
possível e sustentável, o que implica necessariamente repensar o conceito da corporação.
Devemos considerar que tais organizações devam ser flexíveis, se adaptando às mudanças
de ambientes externos. Tal flexibilidade deve levar em consideração o mercado de mão-de-obra, os
fornecedores, o sistema financeiro, os sindicatos, a concorrência, a comunidade, a tecnologia e,
principalmente, os consumidores dos serviços.
Para entendermos o planejamento, vamos considerar algumas definições:

Objetivo é o alvo que se pretende atingir, podendo ser geral ou específico.

Exemplo de objetivo geral é aumentar a competitividade da organização; objetivo
específico é aumentar a fatia de mercado.

Meta é um objetivo quantificado com prazo de duração.

Exemplo de meta é atingir e manter de maneira lucrativa e ética, fatia de mercado de 40%
em doze meses.

Desta forma, Planejamento significa:

- a formulação sistemática de objetivos e ações alternativas, que ao final, a escolha se dará

sobre a melhor ação;
- Diz respeito a implicações futuras de decisões presentes, pois é um processo de decisões
inter-relacionadas e interdependentes que visam alcançar objetivos previamente estabelecidos;
- Definir os objetivos e escolher antecipadamente o melhor curso de ação para alcançá-los.
- É onde se pretende chegar, o que deve ser feito, quando e em que seqüência, como dito
anteriormente.

O processo de planejamento é mais importante que seu produto final se identificando com
prováveis mudanças, estabelecendo assim uma harmonia entre a organização e seu meio ambiente.
Cabe salientar que deve ser feita a diferenciação entre planejar e improvisar dentro das
organizações. Planejar é a elaboração de um esquema para agir e alcançar o objetivo proposto.
Improvisar é agir ao acaso. Com isto, podemos identificar dois tipos de organizações. A primeira,
com alta capacidade de planejar, praticamente não terá necessidade de improvisar. A Segunda, com

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baixa capacidade de planejar, certamente terá gr ande necessidade de improvisar; as empresas não
podem trabalhar na base da improvisação.

As etapas do planejamento

O planejamento possui três etapas:

- O estabelecimento dos objetivos a alcançar
- Tomada de decisões a respeito das ações futuras
- Elaboração de planos

1. Estabelecimento dos objetivos

A definição dos objetivos e a elaboração dos planos para alcançá- los é o começo do
planejamento. Mas o que é objetivo? Objetivos são resultados previamente estabelecidos, que devem
ser atingidos em certo período de tempo (metas), ou ainda, são pretensões futuras que, alcançadas
deixam de ser objetivos e se tornam realidade.
Os objetivos em relação ao tempo podem ser: imediatos, acessíveis e imaginários.
Explicando melhor, quanto mais os objetivos distanciam-se no tempo, mais se tornam imaginários.
À medida que o tempo passa e os objetivos imediatos vão sendo alcançados, os objetivos acessíveis
tornam-se imediatos e os objetivos imaginários tornam-se acessíveis, havendo uma contínua
evolução dos objetivos que vão sendo redefinidos à medida que são alcançados.

Hierarquia dos objetivos

As empresas buscam geralmente alcançar vários objetivos ao mesmo tempo, havendo assim a
necessid ade de uma hierarquia de objetivos. Os objetivos da empresa são os mais importantes e
predominam sobre todos os outros objetivos, e os objetivos de cada divisão predominam sobre os
objetivos de cada especialista. Os objetivos maiores impõem-se aos objetivos específicos.

Desdobramentos dos objetivos

Como conseqüências da hierarquia dos objetivos surgem os desdobramentos dos objetivos,

que podem ser fixados pela empresa em políticas organizacionais, diretrizes, metas, programas,
procedimentos, métodos e normas. Com base nos objetivos almejados, a organização define a
estratégia para alcançá- los.
Por estratégia entende-se como o conjunto de objetivos, finalidades, metas, diretrizes
fundamentais e de planos , postulados de for ma a definir em que situação a organização se encontra,
que tipo de organização ela é ou deseja ser.
Existem vários conceitos e interpretações sobre o que é ser estratégico, sendo que todos estão
associados ao conceito de escolha de rumo, um caminho, que uma vez constatado onde se está
localizado, decide-se aonde se quer chegar, relacionando-se direta ou indiretamente a noções de
planejamento.
A estratégia e os objetivos descrevem um conceito do campo de atuação da organização. Eles
especificam o volume, a área e as direções do crescimento, os principais pontos fortes e as metas de
responsabilidades.

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 A estratégia permite a definição das políticas, o seu desdobramento em diretrizes, e a partir
daí, em metas dos diversos departamentos, programas, procedimentos, métodos e normas. Vejamos
um a um. (Pol DIMEPP menor)

Políticas – As políticas organizacionais são regras que vão orientar o comportamento e o

procedimento interno e externo das organizações, tendo como características principais, a
flexibilidade, a abrangência, a coordenação e a ética, podendo ser dividida em políticas gerais e
políticas específicas e utilizam verbos como: manter, seguir, usar, prover, assistir, etc. Direcionam a
execução das ações e proporcionam marcos ou limitações para demarcar as áreas nas quais a ação
administrativa deverá se desenvolver.
Exemplos de políticas gerais:
O critério básico para qualquer decisão é a relação rentabilidade/custo;
A busca do consenso na tomada de decisão é prioritária.
Exemplo de políticas específicas:
Remunerar os funcionários com salários compatíveis com o mercado de trabalho e
com as funções exercidas;
Não será tolerado atraso superior a 30 minutos.
Diretrizes – São princípios estabelecidos para possibilitar o alcance dos objetivos
pretendidos. Sendo os objetivos o fim, as diretrizes servem para balizar os meios adequados para
atingi- los. Exemplo: Diretrizes de pessoal, diretrizes de compra, diretrizes de venda, etc
Metas – São objetivos quantificados com prazo de duração, ou alvos que se pretende atingir
a curto prazo. Podem ser confundidas com objetivos imediatos ou com objetivos departamentais.
Exemplo: metas de produção mensal, de cobrança diária, de venda quinzenal, etc
Programas – São atividades necessárias para atingir cada uma das metas, sendo os mesmos
específicos. Exemplo: programas de produção, programas de venda; programas sociais, etc
Procedimentos – É a maneira pela qual os programas são executados. Também chamados de
rotina, prescrevem a seqüência cronológica de tarefas específicas. Exemp lo: procedimentos para
admissão de pessoal, procedimentos para desligamento de pessoal, etc.
Método – O método detalha como o trabalho deve ser realizado. Sua amplitude é mais
restrita e limitada que o procedimento. Exemplo: método de como descrever uma atividade, método
de preenchimento de relatório gerencial.
Obs: Tanto o procedimento quanto o método podem utilizar-se de fluxogramas que
representam o fluxo ou a seqüência de operações.
Normas – São regras ou regulamentos que cercam e asseguram os procedime ntos,
estabelecendo os limites do empregado, esclarecendo o que deve e o que não deve ser feito.
Exemplo: define locais de fumar, se permitido ou não fumar, horário de trabalho, horário de almoço,
etc.

Princípios para o estabelecimento dos objetivos

São três os princípios para o estabelecimento dos objetivos:

a). Principio da Comunicação total – Os objetivos devem ser comunicados à toda empresa, e
todos os níveis hierárquicos devem conhecer e compreender os objetivos da organização e a sua
participação relativa quanto ao alcance deles. Mesmo que determinada área não faça parte daquela
ação ou daquele objetivo, deverá a mesma ter pleno conhecimento dos objetivos establecidos.

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b). Princípio da coerência vertical – O objetivo de um nível deve ser aquele que torne mais
provável, mais fácil e econômico a realização do objetivo organizacional imediatamente superior.
c). Principio da coerência horizontal – deve haver harmonia e coerência entre os objetivos dos
órgãos situados no mesmo nível organizacional, para evitar conflitos ou incompatibilidades.
Ex: Vendas x Produção
2. Tomada de Decisão

O planejamento é um processo que, a partir da fixação dos objetivos a serem alcançados,

determina a priori, o que se deve fazer, quando fazer, quem deve fazê- lo e de que maneira. Feito o
diagnóstico da situação atual e determinados os objetivos a serem alcançados, o planejamento é o
caminho entre ambos, entre a situação presente e a situação objetivada.
Há várias maneiras diferentes para se fazer esse caminho; é preciso compará- las e escolher a
mais adequada. E a escolha é o resultado de um processo de tomada de decisão.
Decidir é selecionar e escolher a alternativa mais adequada ou conveniente para uma
determinada questão.
Embora todo planejamento seja um processo de tomada de decisão, toda decisão não é
necessariamente um planejamento.

Características da Tomada de decisão

a). Tomada de decisão antecipatória – refere-se à decisão sobre o que fazer, e como, antes de a
ação requerida ser executada. O Planejamento envolve um processo formal, enquanto a
tomada de decisão pode ser informal.
b). Interconexão das decisões – O Planejamento busca conjugar as decisões nos diversos níveis e
áreas da organização, bem como, com outras decisões antecedentes e subseqüentes.
c). Criação de um estado futuro desejável – O planejamento busca alcançar uma situação futura
almejada pela organização. Pode referir-se tanto a objetivos organizacionais globais como a
objetivos departamentais ou setoriais.

Métodos utilizados no processo decisório

Podemos descrever ao menos quatro métodos utilizados;

a). Experiência passada: É o método mais utilizado e comum para a tomada de decisões. A
experiência passada não considera rápidas e profundas mudanças na organização e no seu
ambiente, pois o que foi apropriado no passado pode ser inapropriado numa situação futura.
Se a situação presente apresenta alguma relação direta com a experiência passada, a
perspectiva histórica não pode ser ignorada.
b). Experimentação: É um método alternativo para a tomada de decisão. Por exemplo, temos
num teste de mercado, a experiência piloto, para decidir sobre o lançamento de um produto
novo.
c) Pesquisa operacional: Utiliza vários modelos analíticos ou matemáticos para verificar as
relações entre os vários fatores e alternativas na forma de equações, matrizes e modelos
matemáticos. Uma marcante contribuição desta abordagem foi a conscientização sobre a
necessidade de colocação explícita de objetivos, recursos, restrições e riscos.
d). Árvores de decisões: É uma extensão da matriz decisorial, tendo por finalidade projetar os
possíveis efeitos de uma decisão através de um período de tempo.

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 Qualquer que seja o método utilizado, o importante é a predição das conseqüências possíveis
das decisões a serem tomadas, a avaliação e a comparação dessas conseqüências para que a
melhor alternativa possa ser escolhida.

3. Elaboração de planos

Abrangência do planejamento:

Além da hierarquia dos objetivos, existe a hierarquia do planejamento. Os níveis do

planejamento podem ser; estra tégico, tático e operacional.

O planejamento estratégico: É o planejamento mais amplo e abrangente da organização,

situando-se no topo da hierarquia empresarial, tendo como características:
a. É definido no nível institucional e corresponde ao plano maior ao qual todos os
demais estão subordinados.
b. É projetado em longo prazo com efeitos e conseqüências estendidos por vários
anos.
c. Envolve a empresa como um todo, abrangendo seus recursos e áreas de atividade,
e preocupa-se em atingir os objetivos no nível organizacional;

O planejamento tático: É o planejamento feito no nível departamental, tendo como

características:
a. É definido no nível intermediário para cada departamento da empresa.
b. É projetado em médio prazo ou para o exercício atual.
c. Envolve cada departamento, seus recursos específicos e preocupa-se em atingir os
objetivos departamentais.

O planejamento operacional: É o planejamento feito no nível operacional tendo como

características:
a. É definido para cada atividade ou tarefa, sempre no nível operacional;
b. É projetado sempre no curto prazo ou imediato.
c. Envolve cada tarefa ou atividade isoladamente, preocupando-se com o alcance de
metas específicas.

Prazos:
Longo prazo: Contexto quase ou totalmente incerto
Médio prazo: Contexto de determinismo aleatório. Pode ser definido com certa
validade, por métodos estatísticos de previsão por extrapolação de tendência.
Curto prazo: Contexto de determinismo puro. Pode ser definido com bastante
segurança.

Tipos de planos

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 O planejamento produz um resultado imediato: O Plano , que é o evento
intermediário entre o processo de planejamento e o processo de sua implementação.
Todos os planos têm um propósito comum: a previsão, a programação e a
coordenação de uma seqüência lógica de eventos, os quais, se aplicados com sucesso,
deverão conduzir ao alcance dos objetivos que os comandam. Como um plano descreve um
curso de ação, ele precisa proporcionar respostas às questões: o quê, quando, como, onde e
por quem.
Existem quatro tipos distintos de planos:
RELACIONADO
COM

Métodos Procedimentos Métodos de trabalho ou de Operacionais

execução. (Fluxogramas)

Orçamentos Receita/despesa em Estratégico,

Dinheiro tático ou
determinado período de tempo
operacional
TIPOS
DE
PLANOS

Tempo Programas ou Correlação entre tempo e

Programações atividades. (Cronograma)

Comporta Regras ou Como se comportar em Operacionais

mentos regulamentos determinadas situações

Técnicas relacionadas com o planejamento

As técnicas utilizadas para o planejamento servem igualmente para o controle, sendo as

principais: Cronograma, gráfico de Gantt e Pert.

Cronograma: É um gráfico de planejamento e controle. Demonstra o início e o término de

cada evento de um processo operacional dentro dos períodos de tempo considerados, permitindo a
sincronização dos tempos dos vários eventos de um processo de maneira simples, por meio de
simples traços cheios (o que foi planejado) ou pontilhados (o que foi realizado).

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 Atividades / Períodos 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
1 Levantamento de literatura X
2 Montagem do Projeto X
3 Coleta de dados X X X
4 Tratamento dos dados X X X X
5 Elaboração do Relatório Final X X X
6 Revisão do texto X
7 Entrega do trabalho X

Gráfico de Gantt: Igualmente simples, também relaciona a atividade ao tempo de uma

maneira muito semelhante à que vimos na descrição do cronograma. A técnica para sua elaboração
consiste em segmentar cada atividade em seus componentes críticos e listá-los e apresentá-los
graficamente em função do tempo. Pode-se acompanhar a execução do processo na prática e
compará-lo com a previsão anterior. O tempo é indicado por colunas atravessadas no gráfico, com
tarefas individuais representadas por flechas terminando em pontos. O tamanho e posições das
flechas mostram a data de início e a duração das tarefas. Você também pode usar linhas sólidas ao
invés de flechas terminando em pontos.

Método Pert: (PROGRAM EVALUATIONREVIEW TECHNIQUE) É uma técnica de

revisão e avaliação de programas. O método é baseado em cinco elementos principais: rede,
alocação de recursos, considerações de tempo e de custo, rede de caminhos e caminho crítico. A
rede é um diagrama que mostra as relações entre as atividades e os eventos durante todo o período
de realização de uma tarefa. Tem três componentes: eventos (círculos), atividades (setas) e relações
(seqüências). Os eventos são pontos que indicam o início ou o fim de uma tarefa; as atividades
representam a energia cognitiva ou física empenhada para a realização do evento e são representadas
por flechas; o tempo necessário para sua realização é indicado pelo número colocado ao lado; as
relações são indicadas pela seqüência de eventos e atividades na rede. Para este método são
utilizadas três estimativas de tempo para realização de uma atividade: otimista, mais provável e
pessimista. Estimado o tempo, passa-se a calcular o caminho crítico - análise do tempo de cada etapa
para determinar o tempo mínimo possível para completar o projeto. O caminho crítico é a seqüência
mais comprida de atividades dependentes que levam à finalização do plano . (o mais longo) – deve
ser o mais controlado. A figura abaixo exemplifica uma rede de PERT.

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 Obs: Sugerimos a utilização do cronograma ou do gráfico de Gantt. O PERT foi citado
apenas a título de apresentação. Sua metodologia é bastante complexa e não se mostra tão adequado
como os outros. Porém, independentemente da maneira escolhida para ilustrar a ordenação das
atividades no tempo, é fundamental que se avalie com bastante seriedade o tempo necessário e ideal
para desenvolver cada operação e que toda a equipe se conscientize da importância do cumprimento
dos prazos, o que, em última instância, implica a efetividade das operações programadas e reflete o
compromisso com a empresa.

Princípios de administração aplicados ao planejamento

Dois princípios se sobressaem dentre os inúmeros princípios de planejamento apontados

pelos diversos estudiosos. São eles:

a) Princípio da definição do objetivo : O planejamento começa logo após a fixação do

objetivo que se pretende alcançar e é estruturado em função desse objetivo. Como a
finalidade da organização é fazer a empresa atingir de forma mais eficiente e
econômica os seus objetivos, torna-se primordial então, a necessidade de estabelecer
de forma clara, os objetivos que se pretende alcançar.
b) Princípio de flexibilidade do planejamento: O planejamento é permanente e
aplicável tanto para atividades que ainda não estejam em funcionamento quanto para
as que já estejam em funcionamento. Deve ser flexível, uma vez que sua execução,
poderá mostrar certas falhas imprevistas que poderão ser corrigidas no decorrer do
seu desenvolvimento. As datas, os programas, a articulação das unidades envolvidas e
a distribuição das tarefas deverão ser tão elásticas e flexíveis quanto permita o caso
em questão.

Características do planejamento

• O planejamento é um processo permanente e contínuo

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 o Para alguns autores, o planejamento é muito mais uma questão de mentalidade
voltada para o futuro do que um elenco de planos e programas de ação.
• O planejamento é sempre voltado para o futuro
o O planejamento é uma relação entre coisas a fazer e o tempo disponível para
tanto;
o Como o passado se foi e o presente está andando, é com o futuro que o
planejamento se preocupa.
• O planejamento visa à racionalidade da tomada de decisão
o Ao estabelecer esquemas para o futuro, o planejamento funciona como um
meio de orientar o processo decisório, dando- lhe maior racionalidade e
subtraindo a incerteza inerente a qualquer tomada de decisão;
o Se por um lado, o planejamento limita as alternativas e retira razoável parcela
para decidir, por outro, imprime maior dose de segurança e de consistência
nas escolhas feitas.
• O planejamento visa selecionar entre várias alternativas um curso de ação
o O curso de ação selecionado pode ter duração variável, mas sempre sua
escolha deve ser baseada tanto em função das conseqüências futuras como em
função das possibilidades de sua execução e realização.
• O planejamento é sistêmico
o O planejamento deve considerar tanto o sistema como os subsistemas que o
compõe;
o Deve considerar a totalidade da empresa, do órgão ou da unidade para o qual
foi feito, sem omitir os relacionamentos internos e externos.
• O planejamento é interativo
o Ele envolve passos ou fases que se sucedem. É um processo que faz parte de
um processo maior que é o processo administrativo.
o O planejamento deve ser interativo e flexível, pois pressupõe avanços e
recuos, alterações e modificações em função dos eventos novos e inesperados
que ocorrem tanto no ambiente interno como no ambiente externo da empresa
ou da unidade.
• O planejamento é uma técnica de alocação de recursos
o Visa definir de forma antecipada e estudada a alocação de to dos os recursos
disponíveis da empresa ou da unidade.
• O planejamento é uma técnica cíclica
o À medida que o planejamento é executado torna-se realidade e possibilita a
avaliação e mensuração para novos planejamentos com informações e
perspectivas mais seguras e corretas. O planejamento reduz a incerteza e
aumenta a informação.
• O planejamento é uma função administrativa que interage com as demais
o O planejamento está intimamente relacionado com as demais funções
administrativas, como organização, direção e controle, influenciando e sendo
influenciado por todas elas, a todo momento e em todos os níveis da
organização.
• O planejamento é uma técnica de coordenação e integração
o O planejamento permite a coordenação, sincronização e integração de várias
atividades para a consecução dos objetivos definidos.

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 • O planejamento é uma técnica de mudança e inovação
o O planejamento é uma das melhores maneiras de se introduzir mudanças e
inovação em uma empresa, sob uma forma previamente definida e
devidamente programada para o futuro.

*Igor Ansoff, nascido em 1918 em Vladivostok (Rússia), foi professor e consultor norte-
americano. Se formou na Brown University em Engenharia e Matemática e trabalhou na Rand
Corporation e depois na Lockheed. É conhecido como o pai da gestão estratégica. Contribuiu com o
planejamento através da obra clássica - Estratégia Corporativa - publicada em 1972. Criou o modelo
de Ansoff de planejamento estratégico, baseado na expansão e diversificação empresarial através de
uma seqüência de decisões.
Faleceu em 2002 em San Diego, Califórnia.

**Michael Porter é economista, professor na Harvard Business School, autor de diversos

livros na área de estratégias de competitividade. Foi conselheiro na área da estratégia em muitas
empresas norte-americanas e internacionais e tem um papel ativo na política econômica. Do seu
trabalho resultaram conceitos de estratégia que marcaram a disciplina como a análise de indústrias
em torno de cinco forças competitivas; e as duas fontes genéricas de vantagem competitiva:
diferenciação e baixo custo.

Referências Bibliográficas:

• ANSOFF, H. Igor. Estratégia empresarial. São Paulo: McGraw-Hill

do Brasil, 1977.
• CHIAVENATO, Idalberto. Teoria Geral da Administração. SP
Makron Books, 1997
• OLIVEIRA, Djalma de Pinho Rebouças de. Estratégia empresarial -
uma abordagem empreendedora. São Paulo: Atlas, 1991.

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