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La Gestión de Documentos
modelos y características
Biblioteca Básica de Documentación
Fundación Ciencias de la Documentación
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La Gestión de Documentos
MODELOS Y CARACTERÍSTICAS
ISBN: 978-84-938738-2-0
Todos los derechos reservados. Este libro no podrá ser reproducido por
ningún medio, ni total ni parcialmente, sin el previo permiso escrito del editor.
Índice
Gestión de documentos
Evolución del concepto ...................................................................................................... 6
Definición ........................................................................................................................... 7
Instrumentos fundamentales en el desarrollo de la gestión de documentos ..................... 8
Análisis del concepto ......................................................................................................... 9
Beneficios de la gestión documental ................................................................................. 9
Ciclo de vida de los documentos ....................................................................................... 10
Ciclo vital de los documentos de archivo en su forma tradicional ..................................... 10
a. Archivos de gestión ...................................................................................................... 10
b. Archivo central ............................................................................................................. 14
c. Archivo intermedio ........................................................................................................ 15
d. Archivos vitales ............................................................................................................ 15
e. Archivo histórico ........................................................................................................... 16
Ciclo vital de los documentos desde la gestión de los documentos .................................. 18
Etapas de un Programa de Gestión Documental (PGD) ................................................. 19
Los archivos y la gestión desde otros contextos ............................................................... 20
Estados Unidos ................................................................................................................ 20
Francia ............................................................................................................................. 22
España ............................................................................................................................. 24
Records Management de Australia .................................................................................. 25
Muestra de convenios en relación a la gestión de documentos ........................................ 26
Contexto Internacional, Alianza países miembros UNESCO- MERCOSUR, Subgrupo
de trabajo de archivos e información (STAI) .................................................................... 26
Sistema de gestión documental ......................................................................................... 27
Definición ......................................................................................................................... 27
Fases ............................................................................................................................... 28
Archivística integrada ......................................................................................................... 34
Antecedentes ................................................................................................................... 35
Programa de gestión de documentos ................................................................................ 35
Objetivos del programa de gestión de documentos ........................................................ 36
Fases de programa de gestión de documentos y de archivo .......................................... 37
Características de un programa de gestión documental ................................................. 38
Referencias bibliográficas .................................................................................................. 41
Gestión de documentos
Evolución del concepto de documentos que deben lograr
satisfactoriamente responder a las
E
l origen de la gestión de necesidades de información e ir
documentos se remonta hacia evolucionando puesto que la concepción
1930 cuando Estados Unidos se de información cambia y hoy en día las
ve en la necesidad de crear el Sistema estrategias esta encaminadas a garantizar
Archivístico Nacional como consecuencia la adecuada producción, organización y
de los efectos de la industrialización en el conservación de la información, que difiere
crecimiento apresurado de las empresas, de la gestión que antes se concentraba
medios de producción y de la sociedad netamente de la administración del papel,
en general, los cuales a raíz de la gran lineamientos y regulaciones de uso; se
demanda de labores y como una necesidad rompe con la tradición y se aúnan esfuerzos
más creada por la industrialización, por preservar la información en soporte
las personas se ven abocadas a dejar dual: física y de medios electrónicos. Por
evidencias documentadas de sus labores lo anterior, los nuevos medios donde se
y actuaciones, haciendo uso de los medios halla la información han requerido del
en los que ha sido posible la elaboración apoyo de ciencias o áreas auxiliares
e interpretación de los documentos. como la informática, la organización y
complejidad de las empresas, el derecho,
La información y conservación de los en contraste con lo fue en su momento
documentos comienzan a adquirir mayor la paleografía, la sigilografía, la neografía
importancia por la diversidad de medios para la archivística.
en los que se encuentra depositada la
información, puesto que esta “constituía En el caso de Europa, antes de la
elementos críticos para el desarrollo de Revolución Francesa, los documentos
organizaciones cada vez más complejas, de la administración eran de acceso
competitivas, necesitadas de datos para restringido y todos eran considerados
la planificación de informaciones para la válidos para la gestión en términos de valor
competitividad, de pruebas para los litigios probatorio y jurídico por la inalterabilidad
…todo esto hizo que la organización de las instituciones al pasar el tiempo.
de los documentos resultará crucial, Posterior a la Revolución Industrial, surgen
pero no solo en su concepción clásica y movimientos liberales que llevan a las
vinculada a la custodia sino en la etapa entidades que funcionaban antes de la
que resulta necesario para la actividad de revolución, a ser modificadas y por ende
las organizaciones tenerlos disponibles considerar sus soportes documentales
para la toma de decisiones” [1]. de carácter histórico. Por ello, se dan dos
tipos de archivos: archivos administrativos,
De aquí, se abre paso la generación aquellos que contenía documentos válidos
de nuevas formas de conservación para efectos administrativos o legales y
los archivos históricos, pertenecientes a
1 CRUZ MUNDET, José Ramón. La
los organismos que funcionaban antes
gestión de documentos en las organizaciones.
Madrid: Ediciones Pirámide, 2006. P 18 de la Revolución Francesa. Es este
Definición
Por otra parte, este modelo tiene un En ese sentido, el préarchivage es solo
desarrollo destacado en cuanto a la política una parte de lo que constituye el Records
de gestión de documentos semiactivos Management; evidencia de ello es la poca
a través del uso de los calendarios intervención de los Archivos Nacionales
de conservación, herramientas que en la fase de creación del documento,
son de mayor presencia hacen en la concentrándose solo en la preservación de
organización administrativa del país y los archivos permanentes y es un modelo
centros de documentos en esta fase, que tiene dificultad para ajustarse a las
dando relevancia a las nuevas tecnologías nuevas tecnologías por el mismo enfoque
entre el desarrollo de las actividades que en que se encuentra concentrado y que
implican la gestión administrativa. por ende lo delimita.