Академический Документы
Профессиональный Документы
Культура Документы
E1 - Excel grunnatriði
Kennsluefni
© 2009, Jón Freyr Jóhannsson
ISBN 978-9979-9811-8-3
3
E1 | Excel grunnatriði
Í heftunum E2 - Excel fyrir lengra komna (Jón Freyr Jóhannsson, 2009) og E3 - Excel
gagnagreining (Jón Freyr Jóhannsson, 2009) er að finna ýmist efni sem áhugavert getur
verið fyrir lengra komna. Sjá nánar á jonfreyr.com/published.html. Einnig má benda á
jonfreyr.com/skyndihjalp.html þar sem má finna ýmsar leiðbeiningar varðandi Excel og reyndar
Word líka (Jón Freyr Jóhannsson, 2009).
Mynd og hljóð á Flash-formi. Þetta er það form sem mest er notað á fréttavefjum
eins og mbl.is og visir.is. Þú gætir gætuð þurft að hlaða niður ókeypis Flashplayer1,
vefráparinn þinn biður sjálfsagt um það ef það er ekki til staðar. Þessum upptökum
er ekki hægt að hlaða niður á eigin tölvu, spila þarf yfir netið. Það er einn stór kostur við
þetta form sem er að hægt er að setja inn einskonar efnisyfirlit til hliðar við upptökuna og
gerir það mun auðveldar að færa sig fram og til baka á tiltekna staði í upptökunum.
Mynd og hljóð á formi fyrir iPod, iPhone og iTunes, svokallað m4v-form eða
mpg4.
Mynd og hljóð á wmv-formi fyrir t.d. Windows Media Player eða aðra algenga
(svokallaðra) spilara.
Í textanum eru einungis nefndir nokkrir af þeim kostum sem mögulegir eru. Það er mjög
mikilvægt þegar verið er að læra á hugbúnað eins og Excel að prófa eins mikið af mögu-
leikum og hægt er, fikra sig áfram og fikta, öðruvísi lærist þetta ekki. Ábendingarnar í
textanum koma þér á sporið, banda þér á möguleika en þú verður líka að prófa þig áfram.
2.3 Vinnuumhverfi
Töflureiknir er hugbúnaður til að sýsla með upplýsingar, greiningu upplýsinga og til út-
reikninga.
Skipulag töflureiknis er með þeim hætti að þú vinnur á síðum (e. sheets) sem er skipt upp í
reiti (e. cell) sem eru í línum (e. row eða e. line) og dálkum (e. column).
Til að slá inn texta og tölur þá getur þú bent á reit og slegið inn eða valið reit og slegið síðan
inn gögnin í formúlureitinn.
Allt þetta lærir þú af reynslunni smá saman. Heilræðið til þín er samt: Skipulegðu þig vel
áður en þú setur upp töflu í Excel.
sé að vinna með þær. Sama á við um önnur upplýsingaform en tölur, reyndu að flokka
saman það sem á að vinna saman með.
Hafðu eins skýrt og hægt er hvar á að slá inn upplýsingar. Þetta getur þú gert með því
að hafa slíka reiti í öðrum lit eða nota ramma til að sýna þetta.
Notaðu textabox og athugasemdir (e. comment) til að skjalfesta hvað á að gera og hver
hugsunin er með vinnusíðunni og/eða formúlum.
Skipulegðu gögn þannig að fastar (e. constant) sem unnið er með og allar helstu for-
sendur séu aðeins tilgreindar á einum stað og síðan vísað til þeirra (sjá síðar um
tilvísanir í reiti í kafla 4). Snjallt getur verið að hafa slíkar skilgreiningar á sér vinnusíðu
(e. sheet) þannig að yfirsýn sé góð. Slíkt fyrirkomulag gerir einfaldara að breyta for-
sendum og þurfa bara að gera það á einum stað í stað þess að þurfa að leita um allt
skjalið að skilgreiningum.
Það eru endurtekin og mismunandi gögn í hverri línu og mismunandi gerðir af gögnum í
hverjum dálki t.d. textann sem byrjar í reit G14. Ef þú getur einfaldað þetta þá skalt þú
gera það. Hafðu einnig í huga að það getur verið skynsamlegra að skipta mismunandi
upplýsingar þannig að þær séu á sitt hvorri síðunni.
Athugaðu að í stað þess að setja texta í reitina þá getur þú sett inn textabox (e. text box) eða
athugasemdir (e. comments). Með því er minni hætta á að texti (t.d. skýringatexti) „flækist
fyrir“ útreikningum og meðhöndlun annarra gagna. Sjá hér síðar um textabox og athuga-
semdir.
Ástæða þess að hér segir „flækist fyrir“ er sú að margar aðgerðir sem vinna á mörgum
reitum í einu, heilum línum, heilum dálkum eða blöndu af því, er einfaldast að skilgreina ef
upplýsingarnar liggja saman og að þær séu allar af sömu gerð. Textareiti innan um tölureiti
gera það erfiðara að skilgreina slíkar aðgerðir. Þessar aðgerðir sem hér um ræðir eru oft
kallaðar safnaðgerðir (e. aggregate functions), vegna þess að þær geta unnið með heilt safn af
gögnum, ekki bara staka reiti.
9
E1 | Excel grunnatriði
Ef þú ert með gögn í reitum (tölur eða texta) þannig að það sést ekki allt, reiturinn of lítill,
þá getur þú tvísmellt á skilin á milli dálkaheitanna. Þá verður sjálfkrafa breiddin á dálkinum
þannig að lengsti texti (eða tala) í dálkinum rúmast innan hans. Þetta er svipað og þegar þú
vilt breyta breidd dálks nema í stað þess að draga til skilin á milli dálka þá tvísmellir þú.
Einfaldast leiðin til að vísa í reiti er að þegar slegin er inn formúla þá er einfaldlega bent á
reitinn sem vinna á með og þegar ýtt er á eitthvert reiknitákn eða Enter þá fer tilvísunin í
formúlureitinn (e. formula bar). Til að þessi tilvísun gangi þarf fyrst að slá inn jafnaðarmerkið
„=“, en það þarf að gera til að Excel skilji að slá eigi inn formúlur og/eða vísun í reiti.
Ef þú ert búinn að slá inn „=“ merkið í formúlu þá getur þú „bent“ á reitinn sem á að nota
(með því að færa bendilinn í reitinn og smella með vinstri músatakka á hann), slegið inn
reikniaðgerðina plús2, „+“, og svo á reitinn sem leggja á við og ýtir svo á Enter, þá ertu
kominn með formúluna og tilvísun á reitina.
Tilvísanir geta verið með ýmsum hætti og nauðsynlegt er fyrir notendur Excel að þekkja
hvernig unnið er með þessi mismunandi form tilvísana. Sjá nánar um tilvísanir og um
svokallaðar nefningar reita og svæða í kafla 4 hér á eftir.
11
E1 | Excel grunnatriði
Athugaðu að það er mismunandi milli landa hvar er notaður punktur og hvar komma.
Íslenska reglan er að nota punkt sem aðgreini milli þúsunda en kommu til að aðgreina
tugabrot. Það er mikilvægt að þetta sé rétt til að koma í veg fyrir mistúlkun og villur.
Það sem ræður því hvaða leið er farin er uppsetning „landasniðs“, sjá nánar um það í
undirkafla 2.17 Mikilvæg stilling stýrikerfis hér á eftir.
13
E1 | Excel grunnatriði
Þar sem Excel er ekki hugsað til mikillar textavinnslu eru ekki allir möguleikar til staðar
sem eru í Word, enda oftast engin ástæða til. Sú þekking sem þú hefur á meðhöndlun og
formun texta í Word nýtist þér hér, en gefur bara takmarkaðri möguleika.
Ef viðfangsefni þín krefjast mikillar textavinnslu ásamt reikningum, sem gott er að vinna í
Excel, ættir þú að skoða þann möguleika að nota Word-skjal þar sem birt er Excel-tafla.
Til viðbótar við það að geta skilgreint letur og liti þá er einnig hægt að stýra bakgrunns-
litum hvers reits ásamt römmum í kringum þá.
Til er mögululeiki á sjálfvirkri útlitsmótun (e. conditional formatting) þar sem útlit reits og inni-
halds ræðst t.d. af tegund eða gildi innihalds. Dæmi um það væri að reitir sem hafa tölur
minni en núll væru rauðar, stærri en núll væru grænar eða bláar. Þennan möguleika og
aðra útlitsmótunarmöguleika finnur þú á Home-borðanum:
2.12 Textabox
Textabox setur þú inn á síðu með því
að velja Text Box af Insert-borðanum.
Þú sérð lítinn rauðan þríhyrning í efra hægra horni reits þegar þar
er að finna athugasemd.
15
E1 | Excel grunnatriði
3 http://www.uwec.edu/help/Excel07/srtcom.htm
17
E1 | Excel grunnatriði
2.19 Sagnfræðin
Töflureiknirinn Excel frá Microsoft á sér gamlar rætur og hefur verið í þróun síðan árið
1985 og byggir á enn eldri hugmyndum.
Uppruna töflureikna (e. spreadsheet) má rekja til VisiCalc sem fram kom 1979 fyrir Apple II
tölvur, sjá á Wikipedia (Wikipedia, 2009).
Á Wikipedia finnur þú meira um Excel með því að slá inn leitarorðin Microsoft Excel .
Í þessum kafla er fjallað um helstu grunnatriði sem hafa þarf í huga varðandi formúlur og
hvernig þær eru slegnar inn eða valda.
Ekki verður í þessum kafla fjallað um einstök föll, hægt er að nota hjálpina í Excel til að
glöggva sig á þeim eða nota einhverja af þeim fjölmörgu vefsíðum sem eru tileinkaðar
föllum í Excel, þú getur örugglega fundið margar slíkar með því að slá inn „Excel functions“ í
leitarvél.
Til að Excel þekki að við erum að slá inn formúlur eða föll þurfum við að byrja slíkar á
jafnaðarmerkinu „=“ og svo kemur formúlan þar sem sagt er hvaða reiti á að vinna með og
hver aðgerðin eða fallið er.
4Orðið aðgerð (e. operation) er einnig notuð yfir þessi hugtök, tengist oft viðteknum venjum í stærðfræði eða
gagnasafnsfræði þar sem gerður er skýr greinarmunur á falli og aðgerð
Formúlur í Excel geta verið bæði einfaldar og flóknar. Einföldustu reikniaðgerðir (e.
operation) eins og samlagning („+“), frádráttur („-“), margföldun og deiling hafa þessa ein-
földu og kunnuglegu framsetningu. Svo er ekki endilega að heilsa með aðrar og flóknari
aðgerðir.
Einföldustu formúlur geta verið á þessu formi:
Formúlur
=2+2 Einföld reikninaðgerð með föstum tölum
=A2 Vísað í innihald reits, í reitinn sem formúlan er í kemur
innihald í reit A2
Þessi formúla hefur engin áhrif á reitinn sem vísað er til (A2)
=A1*A2 Reikniaðgerð beitt á innihald tveggja reita, hér mundi
margfeldi innihalds í A1 og A2 vera sett í reitinn sem
formúlan er í
Formúlan hefur engin áhrif á reitina A1 og A2
3.3.1 Reikniaðgerðir
Helstu reikniaðgerðir eru þessar sem hér sýnir.
Tákn Aðgerð Dæmi
+ Samlagning =A3+23
- Frádráttur =A1-B1
* Margföldun =B2*F2
/ Deiling =B1/B2
^ Veldi =A3^3
() Svigar til að tilgreina aðgerðaröð =(A2+B3)*4
Athugaðu:
Getum alltaf unnið með fasta og vísanir í reiti og =2+B2
blandað því saman að vild =B3-8
Aðgerðaröð reikniaðgerða fylgir reglum algebru, plús og mínus skipta liðum. Það þarf því
að nota sviga þegar breyta þarf frá því, byrjað er á því að reikna upp úr svigum.
Flestar aðgerðir og föll geta virkað á marga reiti. Þær aðgerðir og föll sem eru í eðli sínu
þannig að þau eru hugsuð sérstakleg til að vinna á marga reiti eru oft kallaðar safnaðgerðir
(e. aggregate functions).
Dæmi um slík föll eru t.d. meðaltal (e. average, avg()), hæsta gildi (e. max, max ()),
staðalfrávik (e. standard deviation, stdev()) og mörg önnur tölfræðiföll líka.
Sum þessara falla virka alls ekki ef aðeins er um að ræða eitt gildi eða einn reit. Rétt er að
hafa þetta í huga ef aðgerðir virka ekki sem skyldi.
21
E1 | Excel grunnatriði
Smellir á formúluhnappinn
Reitir til að slá inn breytur
(e. argument, parameter)
sem tilheyra fallinu. Þú
getur smellt á táknið
hægra megin við inn-
sláttarreitina og þá færð
þú möguleika að velja með
bendlinum reitinn eða
reitina sem vísa á til.
Í reitinn má slá inn tölur (stundum texta), vísun í reiti eða jafnvel aðrar formúlur eða
föll.
Sjá nánar um breytur í næsta undirkafla.
Útskýring á fallinu, þessi texti er oftast nóg fyrir nokkuð vana notendur. Ef það dugir
ekki til þá er hægt að smella á „Help on this function“ .
Útskýring á þeim innsláttarreit sem bendillinn er í.
Hér birtast niðurstöður, útkoma fallsins, miðað við þær forsendur sem settar eru inn á
þessari mynd, slíkt er oft einstaklega hjálplegt.
Ítarlegri hjálp, „Help on this function“.
3.5 Breytur
Flest föll (ekki öll) krefjast þess að tilgreindar séu breytur (e. argument, parameter) til að
hægt sé að fá niðurstöðu úr þeim.
Breytur geta verið tölur, textar eða annað, allt eftir skilgreiningu falls. Hægt er að nota
beinar tölur eða texta, vísanir í reiti (sjá 2.9) eða nefnda reiti (sjá 0).
23
E1 | Excel grunnatriði
5Með beinar tölur er átt við það að slá inn tölustafi, tölurnar. Betra er að vísa til reita sem hafa þessar tölur
sem innihald.
Athugaðu að þegar þú vinnur með föll þar sem breyturnar sem unnið er með eru dálkar eða
töflur þá eru slíkar vísanir notaðar (hér er orðið töflur notað fyrir svæði sem afmarkast af
nokkrum línum og nokkrum dálkum).
Athugaðu einnig að hugtökin sem nefnd verða hér á eftir um afstæðar og fastar vísanir eiga
að sjálfsögðu einnig við um þessar tilvísanir í margar reiti í einu.
Þessu til viðbótar eru síðan tilvísanir í reiti sem búið er að gefa nafn og hægt er að nota það
nafn í tilvísunni, slíkt gerir jafnt formúlur sem einfaldar tilvísanir mun skýrari en ella. Slíkar
vísanir til nefndra reita virka eins og föst tilvísun.
Mikilvægt er að þekkja mun á afstæðri og fastri tilvísun þegar formúlur eru afritaðar því
„hegðun“ afritunar er mismunandi eftir því um hvora gerðina er að ræða.
Við getum sagt það sem svo að formúla í B3 sem er „=B1+B2“ segi í rauninni „legðu reit sem
er tveimur reitum til vinstri saman við reit sem er einum til vinstri“, þannig virkar þetta þegar
það er afritað.
Athugaðu að í mörgum tilvikum viljum við ekki að formúlur afritist með þessum hætti og
þá þurfum við að horfa til fastra tilvísana sem fjallar er um næst.
Þú getur gert þetta á einfaldan hátt með því að velja tilvísunina (umlýsa) og ýta á F4.
Hægt er að blanda saman beinni og afstæðri tilvísun með því að setja „$“-merkið bara fyrir
framan dálkheitið eða bara fyrir framan línuheitið.
Tilvísun Skýring
A5 Afstæð tilvísun, bæði línunúmer og dálkur breytast miðað við
hvert formúlan er afrituð
$A$5 Föst tilvísun, hvorki línunúmer né dálkur breytist við afritun
$A5 Blönduð tilvísun, dálkur breytist ekki við afritun en línunúmer
gerir það
A$5 Blönduð tilvísun, dálkur breytist við afritun en línunúmer gerir
það ekki
27
E1 | Excel grunnatriði
Hægt er að gefa einstökum reitum, línum, dálkum og svæðum (töflum) sérstök heiti. Í stað
tilvísunar í tiltekinn dálk og línu þá er hægt að nota heitið sem hefur verið gefið í staðinn.
Til dæmis mætti gefa reit sem inniheldur virðisaukaskattsprósentu nafnið „vsk_prósenta“.
Með því að gefa reitnum nafn má nota heitið í stað tilvísunar í formúlu. Formúla gæti því
litið út þannig: „=C7*vsk_prósenta“ í stað þess að vera „=C7*B5“.
Það sem er mikilvægast við þessa aðferð er að það gerir formúlur mun læsilegri og minnkar
því verulega villuhættu.
Ef þú notar þér að gefa reitum nafn (sjá fyrri kafla) þá þarft þú ekki að tilgreina síðuna
sérstaklega. Athuga ber þó að hægt er að nota sama nafn á fleiri en einni síðu og þarf þá að
tilgreina hvaða síðu er verið að vísa í.
29
E1 | Excel grunnatriði
Hægt er að sjá hvernig útprentun muni líta út með því að smella á Preview til að fá for-
skoðunarglugga (e. print preview)
=(SUM(Einkunnir)-SMALL(Einkunnir;1)-SMALL(Einkunnir;2))/(COUNT(Einkunnir)-2)
=( SUM( Einkunnir )
- SMALL( Einkunnir ; 1 )
- SMALL( Einkunnir ; 2 )
)
/ ( COUNT( Einkunnir ) - 2 )
Þessa aðferð getur þú líka notað til að skipta texta í reit þannig að textinn fari í fleiri en eina
línu innan reits.
Í þessari sérstöku afritun bjóðast margir kostir sem þú ættir að kynna þér.
Þú getur aflað þér frekari upplýsinga með því að leita að „excel paste
special“ í einhverri leitarvél eða leita að „paste special“ á Excel síðu
Microsoft6 (Microsoft, 2009)
6 http://office.microsoft.com/en-us/excel/FX100487621033.aspx
=LARGE(D2:D8;2)
Seinasti hluti formúlunnar hér, talan 2, segir til um að velja eigi næst hæstu töluna, ef talan
væri 3 væri um þriðju hæstu töluna að ræða o.s.frv.
Fallið SMALL er líka til og tekur það eins og nafnið gefur til kynna lægstu gildin í lista. Virkar
eins og LARGE.
Tengt þessu er rétt að nefna fallið RANK, sem gefur þér hvar í röð tiltekið gildi er. Formúlan
„=RANK(8;Einkunnir;0)“ í dæminu hér að framan gefur okkur gildið „3“ því „8“ er 3ja hæsta
gildið. Ef skipt er út núllinu aftast í formúlunni og einn „1“ settur í staðinn þá er röðuninni
breytt og talið frá lægsta gildinu, „=RANK(8;Einkunnir;1)“ gefur okkur 7 því „8“ er sjöunda
lægsta talan í listanum.
7 Notar „Define Name“ af Formulas borðanum til að gefa reitunum nafn, sjá nánar um það í kafla 0
35
E1 | Excel grunnatriði
Til að velja að sjá formúlur þá velur þú Show Formulas af Formulas borðanum. Athugaðu að
þú gætir þurft að stækka gluggann hjá þér til að sjá þennan valkost.
Ef sömu upplýsingar (tölur, texti eða annað sem slegið er inn) eiga að fara í marga reiti þá
eru reitirnir valdir, síðan upplýsingarnar slegnar inn og síðan er smellt á Ctrl+Enter og þá
fara sömu upplýsingar í alla reitina. Ef verið er að afrita (með Copy eða Ctrl+c) í reitina þá er
nóg að velja reitina og síðan nota Ctrl+c og þá fara upplýsingarnar í alla reitina sem voru
valdir.
37
E1 | Excel grunnatriði
6.12 Villuboð
Hér er að finna útskýringar á nokkrum algengustu villuboðum sem birtast í reitum.
Villuboð Skýring
####### Þegar þetta tákn birtist í reit þá táknar það að talan sé of löng til að
birta hana alla í reitnum. Í stað þess að birta hluta tölunnar (sem gæti
valdið misskilningi og villum) þá birtir Excel þessi tákn. Með því að
stækka reitinn þannig að hann dugi fyrir töluna þá hverfa þessi tákn og
talan birtist eins og hún á að vera.
#DIV/0! Birt þegar í formúlu er deilt með núlli, sem að sjálfsögðu ekki er
leyfilegt að gera í Excel.
#N/A Birt þegar vísað er til reita sem innihalda ekki gögn sem á að nota.
Þegar þau gildi sem nota á eru komin í reitina þá hverfur þetta merki.
Niðurstaða úr föllum sem vísa á reiti sem hafa þessi villuboð birta
sömu villuboð til að tilgreina að eitthvað vanti upp á til að niðurstaða
verði gild.
#NAME? Birt þegar formúla inniheldur texta sem Excel getur ekki túlkað.
Algengasta orsök þessa er þegar notuð er tilvísun í nefndan reit en
heitin hefur síðan verið eytt.
#NULL! Birt þegar vísun á reit, t.d. þar sem eiga eftir tilteknum skilyrðum að
skerast lína og dálkur gefa ekki neina niðurstöðu t.d. ef enginn slíkur
skurðreitur finnst.
#NUM! Birt þegar vandi kemur upp með tilvísun í eitthvað sem á að innihalda
tölu en er með annað innihald sem ekki er gjaldgengt í fallinu sem
verið er að nota.
#REF! Birt þegar vísað er til reits eða reita sem ekki eru skilgreindir. Gerist
t.d. dálk eða línu er eytt. Formúlur og föll sem vísað til reita sem þar
voru munu birta þessi boð.
#VALUE! Birt þegar innihald í formúlu (einhver breyta (e. parameter)) er ekki af
þeirri gerð sem á að nota. Gerist t.d. ef vísað er í reit með texta þegar
formúla eða fall gerir ráð fyrir að nota tölu.
6.13 Flýtilyklar
Allir hefðbundnir flýtilyklar Office virka í Excel. Auk þeirra eru margir aðrir sem sérstakir
eru fyrir Excel. Þú finnur meira um flýtilykla með því að fara í hjálpina í Excel (getur notað
F1 til að opna hjálpina) og leitar eftir „shortcut keys“.
Hér eru tilgreindir nokkrir gagnlegir flýtilyklar.
Flýtilyklar Skýring
Alt+Enter Skiptir texta í reit milli lína þ.e. fleiri en ein lína af texta eru í sama
reit
+
Alt+PageDown Færir þig eina skjábreidd til hægri á síðunni sem verið er að vinna í
+
Alt+PageUp Færir þig eina skjábreidd til vinstri á síðunni sem verið er að vinna í
+
Ctrl+Bilslá (spacebar) Velur allan dálkinn sem þú ert með bendilinn
+
Ctrl+d Vinnur eins og þú hafir valið Fill Down og afritar innihald og formúlur
úr efsta valda reit niður í reitina fyrir neðan
+
Ctrl+End Flytur þig í neðsta og aftasta reit vinnusíðu, þann reit þar sem skerast
síðasta lína sem eitthvað er í og aftasti dálkurinn sem eitthvað er í
+
Ctrl+Home Flytur þig efst til vinstri á vinnusíðunni, reit A1
+
Ctrl+Punkur Ef valið er svæði þá er bendillinn færður milli horna svæðisins
+
Ctrl+r Vinnur eins og þú hafir valið Fill Right og afritar innihald og formúlur
úr fremsta valda reit alla reitina út til hægri (einungis í þá reiti sem
+
valdir voru)
Ctrl+Shift+a Setur inn breytunöfn, sviga og semíkommur ef þú ert í formúlu-
reitnum og hefur þegar slegið inn nafn falls sem nota á
+ +
Ctrl+Shift+Örvalykill Velur reiti frá þeim stað sem þú ert til og með síðasta notað reit í línu
(ef ) eða dálks (ef )
+ +
+ +
Ctrl+Stjarna Velur svæði sem afmarkast af því að vera allir reitir með innihaldi
miðað við reitinn sem er valinn. Tómar línur og dálkar afmarka
+
svæðið
Ctrl-a Select all
End+Örvalykill Flytur þig í síðasta notaða (sem eitthvað er í) reit línu (ef ) eða
dálks (ef )
+
+
F1 Birtir hjálparmyndina í Excel
39
E1 | Excel grunnatriði