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INSTITUTO NICARAGUENSE DE COMPUTACION

EXCEL
Avanzado
Aplicado a tablas con operaciones avanzadas

Manual para profundizar en el uso de la hoja electrónica EXCEL,


aplicando funciones de búsqueda, estadísticas, financieras,
condicionada, tablas dinámicas, macros y otras, así como también
en construcción de gráficos.

Dirección Académica INC


01/03/2008
Excel Avanzado Instituto Nicaragüense de Computación-INC 2

CONTENIDO

I. INICIAR Y SALIR DE EXCEL...................................................................................... 4

II. PRESENTACION DE LA HOJA DE CÁLCULO E INTRODUCCION DE


DATOS ............................................................................................................................ 5

III. COMANDOS DEL EXCEL Y FORMATO A UNA HOJA.......................................... 12

IV. MANEJO DEL ARCHIVO DE HOJAS DE CALCULO.............................................. 17

V. CREACION Y USO DE FORMULAS ........................................................................... 19

VI. EDICION DE RANGOS Y LA HOJA DE CALCULO ................................................ 23

VII. IMPRIMIR .................................................................................................................... 26

VIII. CREAR Y DAR FORMATO A UN GRAFICO ......................................................... 28

IX. TABLAS DINAMICAS .................................................................................................. 31

X. EJERCICIOS DE TABLAS Y GRAFICOS................................................................... 35


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INTRODUCCION

El Excel es una hoja de cálculo de gran capacidad y facilidad de uso. Los archivos de Excel se llaman
libros de trabajo. En ellos puede guardar varias hojas, incluyendo hojas de cálculo, hojas de gráficos
y otros módulos. Excel le ofrece un modo coherente para realizar todas las tareas, y cuenta con un
eficaz método abreviado para mover y copiar datos; también proporciona métodos abreviados para
comandos de uso más frecuente.

Excel proporciona la Cinta de Opciones con fichas, grupos y comandos, para que pueda elegir
aquellos que necesite de forma fácil y rápida. Excel contiene características nuevas, que le permiten
simplificar el trabajo y ahorrar tiempo. Las innovaciones introducidas en los gráficos, la organización
de listas, el análisis de datos, el desarrollo de aplicaciones y otras áreas hacen que las tareas más
complicadas apenas requieran esfuerzo.

En este folleto se estudian los aspectos avanzados de la hoja de Cálculo, dividiéndose en nueve
capítulos, con una explicación teórica de cada unidad apoyada en algunos ejemplos.

Los primeros tres capítulos tratan todos aquellos aspectos relacionados con la hoja de cálculo, en
cuanto a su creación, introducción de datos, y los ajustes que se pueden realizar a la hoja, tales como
modificación del formato de columnas o de toda la hoja, control del formato de datos numéricos y
rótulos, la "división" de pantalla, la fijación de títulos, etc.

El capítulo cuatro brinda la oportunidad de conocer las diferentes operaciones en cuanto al manejo de
archivos de hojas de cálculo, tales como Recuperar y Guardar.

La unidad cinco trata todo lo relacionado con el uso de las fórmulas matemáticas, estadísticas,
financieras, búsqueda y lógicas. También se abordan las técnicas para indicar rangos en fórmulas.

El capítulo seis brinda información relacionada con la ampliación de una hoja de cálculo, es decir,
insertar renglones, columnas, copiado de datos y fórmulas, etc.

La impresión de una hoja de cálculo se explica en el capítulo siete, a través de los numerosos comandos
y opciones de formato para hacer este tipo de trabajo.

La creación de gráficos y su impresión se abordan en la unidad ocho, pudiéndose seleccionar entre los
diferentes tipos y dar formato a cada uno de ellos.

El tema de las tablas dinámicas se explica en el capítulo nueve, con el objetivo de aprender a crear
informes para consolidar los datos de una hoja de cálculo.

En el capítulo diez se hacen ejercicios para elaboración de tablas con fórmulas, creación de gráficos,
planillas, funciones estadísticas, funciones financieras, libro de banco, tabla dinámica, etc.
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I. INICIAR Y SALIR DE EXCEL

Una vez que se ha introducido al Windows, hacer clic al botón Inicio, elija Todos los
Programas, y haga clic al icono de Microsoft Excel para introducirse al programa.

Microsoft
Excel

Hecho lo anterior, observará la pantalla de Excel, la cual proporciona, en la parte superior, una serie de
botones organizados en fichas o barras de herramientas que facilitan un acceso rápido a los comandos
más usados, lo cual es un beneficio ya que no necesita memorizar las teclas.

Esta barra de herramientas presenta varios "cuadritos" pequeños, los cuales tienen en su interior un
dibujo relacionado con la actividad que ellos realizan. A estos cuadritos se les llama Botones, y si
detiene unos segundos el puntero del Mouse sobre uno de ellos, Excel le mostrará una breve
descripción del botón.

Finalmente para salir de Excel y regresar al WINDOWS, llevar el puntero al comando Archivo y dar
un clic, luego colocarlo en el comando Salir y dar otro clic. Si está en Excel 2007 entonces hacer clic
al Botón de Office y luego clic al botón Salir de Excel. En ambas versiones puede cerrar el programa
haciendo clic al botón X para cerrar la ventana.
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II. PRESENTACION DE LA HOJA DE CÁLCULO E INTRODUCCION DE DATOS

a) La Hoja Electrónica

A continuación se explica brevemente algunos componentes de la pantalla de Excel:

Los tres componentes de la cinta de opciones son las fichas, los grupos y los comandos.
Fichas Hay siete en la parte superior y cada una de ellas representa una de las tareas básicas
que se hacen en Excel.
Grupos Cada ficha tiene grupos que muestran elementos relacionados entre sí.
Comandos Un comando es un botón, un cuadro en el que se escribe información o un menú.

¿Por dónde se empieza? Se empieza por el principio, por la primera ficha.

Los comandos más importantes de Excel se encuentran en la primera ficha, la ficha Inicio. Estos
comandos son los que se han identificado en Microsoft como los más empleados para llevar a
cabo tareas básicas en hojas de cálculo.

Por ejemplo, los comandos Pegar, Cortar y Copiar aparecen en primer lugar en la ficha Inicio,
dentro del grupo Portapapeles. Los comandos para el formato de fuentes aparecen después,
dentro del grupo Fuente. Los comandos que centran o alinean texto a la derecha o a la izquierda
están en el grupo Alineación y los comandos que insertan y borran celdas, filas, columnas y hojas
de cálculo se encuentran en el grupo Celdas.
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Los grupos aglutinan todos los comandos que se necesitan para realizar una tarea concreta, y se
mantienen a la vista y disponibles para su uso mientras se trabaja en la tarea, en lugar de
permanecer escondidos en los menús. Estos comandos esenciales están a la vista en la parte
superior del área de trabajo.
He aquí un ejemplo de las ventajas que presenta: si desea mostrar texto en varias líneas de un
celda, no es necesario hacer clic en un comando de un menú, en una ficha de un cuadro de diálogo
y, por último, en una opción. Sencillamente se hace clic en el botón Ajustar texto del grupo
Alineación, de la ficha Inicio. Lo verá en el ejercicio práctico.
Seleccionar
Todo Barra de Titulo

Barra de
Formulas

Encabezado
de
columnas

- Cuadro de división de las etiquetas:


Pequeño cuadro situado entre las etiquetas de las hojas y la barra de desplazamiento horizontal.
Arrastre el cuadro de división para ver más etiquetas de hojas o aumentar el tamaño de la barra
de desplazamiento horizontal.

- Barra de estado: Es la barra que se encuentra en la parte inferior de la pantalla y


presenta información acerca de un comando seleccionado o una operación en progreso.

- Barra de fórmulas: Es una barra en la parte superior de la ventana que se usa para editar o
introducir valores o fórmulas en celdas.

- Barra de desplazamiento: Son las barras sombreadas en los lados derecho e inferior de una
ventana para desplazarse por una hoja.

- Borde de una ventana: Es el borde alrededor de una ventana que sirve para cambiar el tamaño
y la forma de la ventana.

- Botón minimizar: Minimiza la ventana de Excel a un icono.


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- Botón Restaurar: Cambia el tamaño de la ventana a su tamaño y ubicación anterior.

- Botón Seleccionar todo: Es el rectángulo gris ubicado en la esquina superior izquierda de una
hoja de cálculo, en la intersección de los encabezados de filas y columnas, y sirve para
seleccionar todas las celdas de la hoja.

- Botón Maximizar: Ampliar una ventana a su tamaño máximo.

- Botones para desplazar etiquetas: Están ubicados en la parte inferior izquierda de la pantalla
representados por una flecha; sirven para desplazarse entre una etiqueta y otra.

- Cuadro de división: Pequeño cuadro situado arriba de la barra de desplazamiento vertical y a


la derecha de la barra de desplazamiento horizontal y si se arrastra divide la ventana en dos
secciones separadas.

- Cuadro de nombres: Es el cuadro que se encuentra a la izquierda de la barra de fórmulas que


le permite definir rápidamente un nombre para la celda o el rango seleccionado.

- Encabezado de columnas:

Es el área gris que se encuentra en la parte superior de cada columna en la cual figura una letra.

- Encabezado de filas: Es el área gris numerada a la izquierda de cada fila.

- Etiqueta de la hoja: Son las etiquetas ubicadas en la parte inferior de una ventana del libro de
trabajo.

b) Cómo introducir datos en la Hoja de Cálculo

En Excel los datos se introducen seleccionando primero la celda o el rango y después


escribiendo. A medida que escribe, los datos aparecen en la barra de fórmulas y en la celda.

Algo nuevo que ofrece Excel en materia de selección es la vista transparente que, al seleccionar
celdas con texto de color, el color permanece igual en vez de aparecer con una combinación de
colores inversa.

Cuando seleccione una celda de una hoja, ésta se convertirá en la Celda activa. La celda
seleccionada recibe el nombre de la letra de la columna y el número de la fila a la cual
pertenece. Por ejemplo, la celda A4, se llama así porque está en la columna A y en la fila 4.
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Lo que escriba aparecerá en la celda activa y en la barra de fórmulas (arriba de la letra C del
encabezado de columnas).

En caso de equivocación al introducir un datos, presione la tecla ESC o hacer clic en el cuadro
de cancelación (representado por una X arriba del encabezado de columna de la letra B) para
anular la entrada. Para aceptar la entrada presione la tecla ENTER o haga clic al cuadro de
introducción (representado por símbolo de chequear o letra V a la derecha del cuadro de
cancelación).

Para corregir el contenido de una celda, haga doble clic sobre la celda a editar, y luego haga los
cambios necesarios. Los cuadros de introducción y cancelación desaparecen de la barra de
fórmulas una vez introducidos los datos. Para realizar todas las tareas, primero seleccione el
elemento con el que desee trabajar. Después elija el comando o el botón que desee aplicar al
elemento seleccionado.

Cuando vaya a trabajar con más de una celda seleccione un rango de celdas, es decir, un grupo
rectangular de celdas. La manera de referirse a un rango es nombrando la primera y última
celda, separadas por dos puntos (:). Para hacer esto, coloque el puntero del Mouse en la
primera celda, mantenga presionado el botón del Mouse y arrastre hasta la última celda,
después suelte el botón.

Una vez seleccionada una celda o un rango, elija un comando para realizar una acción
específica en la selección. Los comandos están agrupados en menús en la parte superior de la
ventana.

- Números:

Para introducir un número como un valor constante, seleccione una celda y escriba el
número. Los números pueden ser caracteres numéricos (del 0 al 9) y cualquiera de los
siguientes caracteres especiales: + - ( ) , / $ . %.

! Puede incluir comas en los números, tal como 1,000,000.


! Un solo punto en una entrada numérica es considerado como un punto decimal.
! Los signos + delante de los números serán ignorados.
! Los números negativos deberán esta precedidos del signo menos (-) o estar entre
paréntesis.
! Al introducir números estos se alinean a la derecha automáticamente.

- Fórmulas:

Una fórmula puede ayudarle a analizar datos en la hoja de cálculo. Con una fórmula
puede realizar operaciones con los valores de la hoja de cálculo, tales como una suma,
multiplicación, división, etc. Una fórmula puede estar compuesta de cualquiera de los
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siguientes elementos: Operadores, referencias de celda, valores, funciones. Para


introducir una fórmula en una celda, introduzca una combinación de estos elementos en
la barra de fórmulas.

Procedimiento para introducir una fórmula:

a) Seleccione la celda en la que desee introducir la fórmula.

b) Escriba el signo (=) para activar la barra de fórmulas. Si inicia una fórmula pegando
una función, o un nombre, Excel insertará automáticamente el signo igual.

c) Escriba la fórmula o use cualquiera de las siguientes técnicas para introducir una
fórmula en la barra de fórmulas:

Inserte referencias en la fórmula seleccionando las celdas en la hoja de cálculo.


Cuando selecciona celdas, Excel inserta referencias relativas en la fórmula del
usuario.
Otra forma, Pegar para pegar los caracteres que copió anteriormente de otra
fórmula o aplicación.
O bien, elija la función en el cuadro de diálogo Pegar función y haga clic en
Aceptar. Inserte las referencias de la fórmula en el cuadro Número o haga clic a
Contraer (flecha roja hacia arriba). Pulse Enter o clic a Contraer (flecha roja
hacia abajo).
Finalmente, después de haber completado la fórmula, presione la tecla ENTER.

- Rótulos:

Un texto está compuesto de letras o cualquier combinación de números y letras.


Cuando introduce un texto, los caracteres se alinean a la izquierda dentro de la celda.
Para introducir texto, seleccione una celda y escriba el texto. Una celda puede
contener hasta 255 caracteres.

Puede introducir números como texto, por ejemplo los números del INSS, pero
primero hay que aplicar el formato de texto a las celdas en blanco; otra forma es
anteponiéndole un apóstrofe.

Para alinear el texto a otras posiciones, hay que seguir los siguientes pasos:

! Seleccionar la celda o las celdas a justificar.


! Seleccionar la ficha Inicio y el grupo Alineación
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! Bajo "horizontal" haga clic a la fechita hacia abajo y seleccione la opción de su


interés.
! Elija el botón "Aceptar".

- Operadores:

Los operadores indican operaciones en fórmulas aritméticas. Ellos pueden ser de dos
tipos: matemáticos y lógicos. Los operadores lógicos no se estudiarán por el
momento. Los operadores matemáticos son:

^ Potenciación.
+,- Positivo, Negativo.
*,/ Multiplicación, División.
+,- Adición, Sustracción.

Ejemplo:
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1- Haga clic en la A1 para seleccionarla.


2- Introduzca en mayúscula la palabra ARTICULO, luego presione la tecla ENTER.
3- Seleccione la celda D1, escriba CANTIDAD y luego el ENTER.
4- Luego ponga los siguientes datos, según se indica en el ejemplo:
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III. COMANDOS DEL EXCEL Y FORMATO A UNA HOJA

a) Menús, barras de herramientas y otros elementos:

Además de las fichas, los grupos y los comandos, Office Excel 2007 utiliza otros elementos que
también proporcionan formas de realizar tareas. Los elementos siguientes son más parecidos a los
menús y las barras de herramientas ya conocidos de las versiones anteriores de Excel. El vínculo Libro
de asignaciones de la cinta de opciones de Excel le llevará a un libro que contiene todos los elementos
asignados.
Botón de Microsoft Office Este botón está ubicado en la esquina superior izquierda de la ventana
de Excel y abre el menú que se muestra en la figura.

Barra de herramientas de acceso rápido La barra de herramientas de acceso rápido aparece de forma
predeterminada en la parte superior de la ventana de Excel y proporciona acceso rápido a herramientas
que se utilizan con frecuencia. Puede personalizarla agregándole comandos.
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Iniciadores de cuadros de diálogo Los iniciadores de cuadros de diálogo son pequeños iconos que
aparecen en ciertos grupos. Al hacer clic en uno de estos iniciadores se abre un cuadro de diálogo o un
panel de tareas relacionado que contiene más opciones relacionadas con dicho grupo.

b) Ajustes del Formato

- Control del Ancho de Columnas.

Para fijar el ancho de una o varias columnas se sigue el procedimiento siguiente:

1. Seleccione la columna o columnas que desea cambiar.


2. En la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en Formato.
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3. En Tamaño de celda, haga clic en Ancho de columna.


4. En el cuadro Ancho de columna, escriba el valor que desee.

Para fijar el ancho de todas las columnas de la hoja se hace:

1. Siga uno de los procedimientos siguientes:


! Para cambiar el ancho predeterminado de columna de una hoja de
cálculo, haga clic en su ficha de hoja.
! Para cambiar el ancho predeterminado de columna de todo el libro,
haga clic con el botón secundario en una ficha de hoja y, a continuación,
haga clic en Seleccionar todas las hojas en el menú contextual

2. En la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en Formato.

3. En Tamaño de celda, haga clic en Ancho predeterminado.


4. En el cuadro Ancho de columna predeterminado, escriba una medida nueva.

- Control del Formato de Datos

Utilice el cuadro de diálogo Formato de celdas para aplicar formato al contenido de las celdas
seleccionadas.

Para dar formato numérico a un rango de celdas, se hace lo siguiente:

1. Seleccione el rango al cual se dará formato.


2. En la ficha Inicio, abrir la ventana del grupo Número
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3. Seleccione el formato que le interese o introduzca un formato personalizado.


4. Haga clic en Aceptar o presione ENTER.

Para dar formato numérico a toda la hoja, proceder a:

1. Haga clic al botón Seleccionar Todo (botón gris que se encuentra en la


esquina superior izquierda de una hoja, en la intersección de los
encabezados de fila y columna).
2. En la ficha Inicio abrir la ventana del grupo Número.
3. Seleccione el formato de interés o introduzca uno personalizado.
4. Haga clic en Aceptar o presione Enter.

c) Inmovilizar o bloquear filas y columnas

Con el objetivo de fijar títulos se inmovilizan filas y columnas, el procedimiento es el siguiente:

1. En la hoja de cálculo, siga uno de los procedimientos siguientes:


! Para bloquear filas, seleccione la fila situada debajo del punto en el que desea que
aparezca la división.
! Para bloquear columnas, seleccione la columna situada a la derecha del punto en el
que desea que aparezca la división.
! Para bloquear filas y columnas, haga clic en la celda situada por debajo y a la
derecha del punto en el que desea que aparezca la división.
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2. En la ficha Vista, en el grupo Ventana, haga clic en Inmovilizar paneles y, a


continuación, haga clic en la opción que desea.

Nota Al inmovilizar paneles, la opción Inmovilizar paneles cambia a Movilizar


paneles para que pueda desbloquear filas o columnas inmovilizadas.

d) División de Pantalla

Procedimiento para dividir ventanas:

1. En la ficha Vista, grupo Ventana seleccione elija Nueva Ventana en el menú


Ventana.
2. Mueva y ajuste el tamaño de las ventanas como desee o elija Organizar todo
en el grupo Ventana de la ficha Vista, luego seleccione Horizontal.
Finalmente haga clic en Aceptar.
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IV. MANEJO DEL ARCHIVO DE HOJAS DE CALCULO

a) Abrir Archivo

Haga clic en el botón de Microsoft Office para abrir este menú.

En el menú, haga clic en Abrir para abrir un libro existente.

O bien, haga clic en Opciones de Excel, en la parte inferior del menú para configurar las
opciones del programa.

Está abriendo un libro creado en una versión anterior de Excel. Haga clic en el botón de
Microsoft Office en la esquina superior izquierda de la ventana. Ahí se encuentran algunos
comandos que ha usado para abrir y guardar libros.

Antes de entrar en materia, observe que este menú presenta más opciones, por ejemplo,
encontrará la configuración que controla aspectos como activar o desactivar el estilo de referencia
F1C1, o mostrar la barra de fórmulas en la ventana del programa. Haga clic en Opciones de
Excel, en la parte inferior del menú para tener acceso a ellas.

En versiones anteriores de Excel se establecían dichas opciones en el cuadro de diálogo


Opciones, que se abría en el menú Herramientas. En esta versión, muchas de esas opciones
están aquí, más visibles y más cerca para trabajar con archivos viejos o nuevos.
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Ahora, volviendo al libro, haga clic en Abrir, seleccione el libro que desee y después haga clic en
Abrir. Eso es todo lo que hay que hacer para abrir un archivo creado en una versión anterior. Ya
puede empezar a trabajar.

En Office 2003, muestra el cuadro de diálogo Abrir para que pueda abrir un archivo existente. Puede
abrir varios libros de trabajo al mismo tiempo manteniendo presionada la tecla CTRL mientras hace clic

en los nombres. El botón "Abrir" se encuentra al lado izquierdo de la barra de herramientas


Estándar. También se puede abrir un archivo seleccionando Abrir del menú Archivo.

a) Guardar Archivos

Guarda los cambios que se introducen en el libro de trabajo activo. Se puede usar el botón de Office y
luego clic a "Guardar". Si el libro de trabajo es primera vez que se archiva se mostrará el siguiente
cuadro de diálogo:

En esta situación deberá escribir un nombre de archivo y finalmente hacer clic en el botón
Guardar o presionar la tecla ENTER.

En Office 2003 se puede usar el botón "Guardar" que se encuentra al lado izquierdo de la
barra de herramientas Estándar. También se puede guardar un archivo seleccionando
Guardar del menú Archivo.
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V. CREACION Y USO DE FORMULAS

Las fórmulas son ecuaciones que efectúan cálculos con los valores de la hoja de cálculo. Una fórmula
comienza por un signo igual (=). Por ejemplo, la siguiente fórmula multiplica 2 por 3 y, a continuación,
suma 5 al resultado.

=5+2*3

Una fórmula también puede contener lo siguiente: funciones, referencias, operadores y.

Partes de una fórmula

Funciones: la función PI() devuelve el valor de pi: 3,142...


Referencias: A2 devuelve el valor de la celda A2.
Constantes: números o valores de texto escritos directamente en una fórmula, por ejemplo, 2.
Operadores: el operador ^ (acento circunflejo) eleva un número a una potencia, y el operador *
(asterisco) multiplica.

Para copiar fórmulas se siguen los siguientes pasos:

Arrastre la cruz de color negro desde la celda que contiene la fórmula hasta la celda donde
desea copiarla y suelte el asa de relleno.

Aparece el botón Opciones de autorrelleno, pero no es necesario hacer nada


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A veces es más fácil copiar fórmulas que crearlas. En este ejemplo, verá cómo se copia la fórmula
que utilizó para obtener el total de enero y cómo se utiliza para sumar los gastos de febrero.

En primer lugar, seleccione la celda B7, que contiene la fórmula de enero. A continuación, sitúe el
puntero en la esquina inferior derecha de la celda hasta que aparezca la cruz negra (+). Después,
arrastre el asa de relleno hasta la celda C7. Cuando se suelta el asa de relleno, aparece el
total de febrero (126,93) en la celda C7. La fórmula =SUMA(C3:C6) está visible en la barra de
fórmulas cerca de la parte superior de la hoja de cálculo cada vez que se hace clic en la celda C7.

Una vez copiada la fórmula, aparece el botón Opciones de autorrelleno para ofrecerle
algunas opciones de formato. En este caso, no es necesario hacer nada con las opciones del
botón. El botón desaparece cuando se selecciona otra celda.

A continuación se presentan por categorías las fórmulas básicas de uso frecuente:

a) Funciones Matemáticas y Generales:

=ABS(número): Devuelve el valor absoluto de un número. El valor absoluto de un número es


el número sin su signo.
Ejemplo: ABS(2) es igual a 2.
Si A1 contiene -15, entonces ABS(A1) es igual a 15

=REDONDEAR (número;núm_de_decimales): Redondea un número o el contenido de una


celda con el número de decimales especificados.
Ejemplo: REDONDEAR(2.15;1) es igual a 2.2
Si B1 contiene 21.134, entonces REDONDEAR(B1,2) es 21.13

=ENTERO(número): Redondea un número hasta el entero inferior más próximo.


Ejemplo: ENTERO (8.9) es igual a 8
Si A2 contiene 6.45, entonces ENTERO(A2) nos da 6

=RAIZ(número): Devuelve la raíz cuadrada de un número o del contenido de una celda.


Ejemplo: RAIZ(9)=3
Si A1 contiene 16, entonces RAIZ(A1) es igual a 4

=PI(): Devuelve el número 3.14159...., o la constante matemática Π, con una exactitud de 15


dígitos.
Ejemplo: PI()*(A1^2) calcula el área del círculo cuyo radio se encuentra en la celda A1

b) Funciones Estadísticas:

Excel incluye un buen número de funciones estadísticas para desarrollar análisis estadísticos
básicos.

=SUMA(rango): Devuelve la suma de todos los números en la lista de argumentos.


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Por ejemplo: SUMA(A2:E2) obtiene la suma de todos los números desde la celda A2 a E2.

=PROMEDIO(rango): Devuelve el promedio (media aritmética) del argumento.


Por ejemplo: PROMEDIO(A1..A5), da la media de todos los números desde la celda A1 a la
A5.

=CONTAR(rango): Cuenta los números que hay en la lista de argumentos. Use CONTAR
para obtener el numero de entradas en un campo numérico de un rango:
Por ejemplo: CONTAR(A1..A5) devuelve un 5 si las celdas de A1 hasta A5 están ocupadas.

=DESVEST(rango): Calcula la desviación estándar de una muestra. La desviación estándar es


la medida de la dispersión de los valores respecto a la media (valor promedio).
Por ejemplo: DESVEST(A2:E3) calcula la desviación estándar de los valores que están en el
rango de A2 hasta E3.

=VAR(RANGO): Calcula la varianza de una muestra.


Por ejemplo: VAR(A1:A5) realiza la varianza entre las celdas A1 a la A5.

=MIN(RANGO): Devuelve el valor mínimo de una lista de argumentos.


Por ejemplo: MIN(B18..B54) calcula el valor más pequeño en la serie desde la celda B18 a la
B54.

=MAX(RANGO): Devuelve el valor máximo de una lista de argumentos.


Por ejemplo: MAX(B18..B54) calcula el valor más grande desde la celda B18 a la B54.

c) Funciones Financieras:

Estas son funciones utilizadas en cálculos financieros. Además de las que aquí se explican,
Excel incluye otras funciones, tales como TIR, VPN y muchas más.

=VF(tasa,nper,pago,va,tipo): Devuelve el valor futuro de una inversión basándose en pagos


periódicos constantes y en una tasa de interés constante. Por ejemplo: =VF(D27,D28,-D26,,1)
calcula el valor futuro de una serie de depósitos anuales en la celda D26, con una tasa anual en
la celda D27, un plazo anual en la celda D28 y las anualidades se aplican al inicio.

=VA(tasa,nper,pago,vf,tipo): Devuelve el valor actual de una inversión. El valor actual es el


valor que tiene actualmente la suma de una serie de pagos que se efectuarán en el futuro. Por
ejemplo, cuando pide dinero prestado, la cantidad del préstamo es el valor actual para el
prestamista. Por ejemplo: =VA(D7,D8,-D6) calcula el valor actual (valor del préstamo) que se
pagará con anualidades en la celda D6, con una tasa anual en la celda D7 y un plazo anual en la
celda D8.

=NPER(tasa,pago,va,vf,tipo): Devuelve el número de períodos de una inversión basándose


en los pagos periódicos constantes y en la tasa de interés constante. Por ejemplo,
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=NPER(D67/12,,-D66,D68) calcula el tiempo para duplicar una inversión cuyo valor actual
está en la celda D66 y su valor futuro en la celda D68, con una tasa en la celda D67.

=TASA(nper,pago,va,vf,tipo,estimar): Devuelve la tasa de interés por período de una


anualidad. TASA se calcula por iteración y puede tener cero o más soluciones. Si los
resultados sucesivos de TASA no convergen dentro de 0,0000001 después de 20 iteraciones,
TASA devuelve el valor de error #¡NUM!. Por ejemplo, =TASA(D87,,-D86,D88) calcula la
tasa de una inversión en la celda D86, para obtener un valor futuro en la celda D88, en un
período en la celda D87.

=PAGO(tasa,nper,va,vf,tipo): Calcula el pago de un préstamo basándose en pagos


constantes y en una tasa de interés constante. Por ejemplo, =PAGO(D47,D48,-D46) calcula el
pago de un préstamo en la celda D46, con una tasa anual en la celda D47 y un plazo anual en la
celda D48.

d) Funciones Lógicas:

Las funciones lógicas a través de los operadores lógicos ayudan a tomar decisiones en la hoja
de cálculo y, sobre todo, a automatizar sus análisis. Dichos operadores lógicos son:

= Igual
< Menor que
> Mayor que
<= Menor o igual a
>= Mayor o igual a
<> Diferente
NO No lógico
Y Y lógico
O O lógico

=SI(ARGUMENTO;VERDADERO;FALSO): Devuelve el valor VERDADERO si el


argumento se cumple, y en caso contrario, o sea el argumento no se cumple, devuelve el valor
FALSO. Por ejemplo: SI(B1>O,C3/B1,0). En este argumento, si el valor de la celda B1 es
mayor que 0, entonces muestra el cociente de C3 entre B1, si es menor o igual aparece
simplemente un 0.

Algunos otros ejemplos de aplicación de funciones condicionales son:


=SI(B4<>C4;A1;A2): Si el contenido de la celda B4 no es exactamente igual al contenido de
la celda C4, coloca el contenido de la celda A1; si es igual, el de la celda A2.
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VI. EDICION DE RANGOS Y LA HOJA DE CALCULO

a) Copia de Celdas

Al copiar una celda, se duplica su contenido y se pega en una nueva ubicación. Existen varias
maneras de copiar celdas. A continuación se explican dos procedimientos:

- Usando comandos del Menú.

1. Seleccione las celdas que desea mover o copiar.


2. En la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, siga uno de los procedimientos
siguientes:

! Para mover celdas, haga clic en Cortar .


Método abreviado de teclado También puede presionar CTRL+X.
! Para copiar celdas, haga clic en Copiar .
Método abreviado de teclado También puede presionar CTRL+C.
3. Seleccione la celda superior izquierda del área de pegado.
Sugerencia Para mover o copiar una selección a otra hoja de cálculo o libro, haga
clic en la ficha de otra hoja o pase a otro libro y, a continuación, seleccione la celda
superior izquierda del área de pegado.
4. En la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en Pegar .

- Usando Menú contextual.

1. Seleccione las celdas que tengan los datos que desea copiar.
2. En el Menú contextual, elija Copiar.
3. Seleccione la celda superior izquierda del área de pegado o seleccione toda el
área de pegado.
4. En el menú contextual, elija Pegar.
5. Si todavía es visible el borde móvil, cancélelo presionando ESC o eligiendo
otro comando.

- Arrastrando el Mouse.

1. Seleccione la celda o las celdas que desee copiar.


2. Coloque el puntero del Mouse sobre el borde de la selección.
3. Presione CTRL mientras arrastra la selección hasta donde desee pegarla.
Mientras arrastra, aparece un borde que indica el tamaño y la posición de la
selección.
Excel Avanzado Instituto Nicaragüense de Computación-INC 24

4. Para copiar los datos a celdas existentes, coloque el puntero del Mouse en la
esquina inferior derecha (aparece una cruz fina) y desplace el Mouse de manera
que rodee el área de pegado y después suelte el botón del Mouse. Se
reemplazará cualquier dato que exista en el área de pegado.

b) Edición de una Celda.

Puede editar una celda de la hoja de cálculo escribiendo una nueva entrada sobre una ya
existente, o editando parte de la información dentro de la celda o en la barra de fórmulas.

Para editar el contenido de una celda:

1. Haga doble clic en la celda que contenga los datos que desea editar.
Para hacer una edición en la barra de fórmulas, haga clic en ella.
2. Edite el contenido de la celda.
3. Para introducir los cambios en la celda, haga clic en el cuadro de introducción o
presione ENTER.

Para cancelar las ediciones, haga clic en el cuadro de cancelación o presione ESC.

Para eliminar caracteres, use la tecla backspace (retroceso) y borra el carácter de la izquierda,
o use la tecla delete (suprimir) y borra el carácter a la derecha.

c) Modificación de Columnas y Filas

Puede insertar o eliminar fácilmente filas o columnas. Al insertar las celdas aledañas se
desplazan para dar cabida a las nuevas. Al eliminar, las celdas aledañas se desplazan para llenar
el espacio que haya quedado.

- Insertar Filas y Columnas

El procedimiento es el siguiente:

1. Seleccione una fila o columna. Puede insertar más de una fila o columna,
ampliando la selección para que incluya el número de filas o columnas que
desea insertar.
2. En la ficha Inicio, grupo Celda, se presenta el menú con la opción Insertar,
elija Insertar filas de hoja o Insertar columnas de hoja.

También puede elegir Insertar en el menú contextual.

Método abreviado: CTRL + SIGNO MAS.


Excel Avanzado Instituto Nicaragüense de Computación-INC 25

- Eliminar Filas y Columnas

El procedimiento es el siguiente:

1. Seleccione una fila o columna. Para eliminar más extienda la selección para
que incluya todas las filas o columnas que desee eliminar.
2. En la ficha Inicio, grupo Celda, se presenta el menú con la opción Eliminar,
elija Eliminar filas de hoja o Eliminar columnas de hoja.

En el menú contextual, elija Eliminar.

Método abreviado: CTRL + SIGNO MENOS

d) Borrado en la Hoja de Cálculo

- Borrar Celdas

Al borrar una celda se borra su contenido (fórmulas y datos), los formatos aplicados,
las notas o todo a la vez. Si borra una celda, su valor será cero y cualquier fórmula que
haga referencia a la misma recibirá un valor de cero. El procedimiento es el siguiente:

1. Seleccione la celda o el rango de celdas a borrar.


2. En el menú contextual elija Borrar Contenido

Método abreviado: DELETE (borra el contenido).

Otra forma de borrar es arrastrando el cuadro de llenado (cuadro negro pequeño en la


esquina de la selección) hasta que la selección quede gris y después suelte el botón del
Mouse.

- Borrar la pantalla

Para borrar el trabajo y comenzar un documento nuevo, haga lo siguiente:

1. Haga clic al botón de Office, elija Cerrar para cerrar los documentos activos
y sus ventanas correspondientes.
2. Haga clic al botón de Office, clic al botón Nuevo, luego Crear para iniciar un
nuevo documento.
Excel Avanzado Instituto Nicaragüense de Computación-INC 26

VII. IMPRIMIR

Cuando la información esté lista para imprimir, podrá ver una presentación preliminar del
documento y ajustar la configuración de las páginas para obtener la impresión deseada. Esto le
permitirá determinar el orden en que Excel crea las páginas de la hoja de cálculo, controlar los saltos de
página y los números de páginas; reducir y ampliar el documento para que quepa en un determinado
número de páginas y ajustar el tamaño de las hojas de gráficos.

A continuación, se incluyen los botones y otras opciones del cuadro de diálogo Imprimir:

Nombre En la lista, haga clic en una impresora que haya instalado y desee usar.

Estado Para la impresora seleccionada, se indica el estado, como inactiva, no disponible, o el


número de archivos antes de su trabajo de impresión.

Tipo Para la impresora seleccionada, se indica el tipo (por ejemplo, láser).

Donde Para la impresora seleccionada, se indica la ubicación o el puerto al que está


conectada.

Comentario Para la impresora seleccionada, se ofrece información adicional que pudiera ser
útil.
Excel Avanzado Instituto Nicaragüense de Computación-INC 27

Propiedades Haga clic en este botón si desea cambiar las propiedades (como el tipo de
papel) para la impresora que utiliza.

Buscar impresora Haga clic en este botón para buscar una impresora a la que tenga acceso.

Imprimir a un archivo Active esta casilla de verificación para crear un archivo a partir del
documento en lugar de enviarlo directamente a una impresora. El archivo se guarda con
formato de impresión, como selección de fuente y especificación de color en un archivo .prn
que se puede imprimir en otra impresora.

Número de copias En esta lista, haga clic en el número de copias que desee imprimir.

Intercalar Active esta casilla de verificación si desea que su trabajo de impresión se guarde
con el orden que haya creado en el documento al imprimirlo. Esta casilla de verificación está
disponible cuando se imprimen varias copias.

Selección Haga clic en esta opción para imprimir sólo lo que haya seleccionado.

Hojas activas Haga clic en esta opción para imprimir sólo las hojas de cálculo activas.

Todo el libro Haga clic en esta opción para imprimir todo el libro, con todas las hojas de
cálculo que contenga.

Tabla Haga clic en esta opción para imprimir sólo la tabla de la hoja de cálculo.

Omitir áreas de impresión Active esta casilla de verificación para omitir las áreas de
impresión que pueda haber especificado.

Todo Haga clic en esta opción si desea imprimir todas las páginas del archivo.

Páginas Haga clic en esta opción y agregue los números de página o los intervalos de páginas
en el cuadro.

Vista previa Haga clic en este botón para abrir una vista previa de la hoja de cálculo antes de
imprimirla y seleccionar otras opciones de impresión, como la configuración de página.

Aceptar Haga clic en este botón para enviar el documento a la impresora.

Cancelar Haga clic en este botón para regresar al documento sin imprimirlo.
Excel Avanzado Instituto Nicaragüense de Computación-INC 28

VIII. CREAR Y DAR FORMATO A UN GRAFICO

a) Introducción

Un gráfico es una representación gráfica de datos de la hoja de cálculo. Los gráficos pueden hacer que
los datos se vean más interesantes y atractivos, y que sean más fáciles de leer y de evaluar. También
pueden servir de ayuda en el análisis y la comparación de datos.

Cuando Usted crea un gráfico basándose en una selección de datos de la hoja de cálculo, Excel utiliza
esos valores y los muestra en el gráfico como puntos de datos. Los valores se representan como
barras, líneas, columnas, porciones, puntos y otras formas, llamadas marcadores de datos.

En el Excel, si los valores del gráfico se componen de números grandes, puede reducir el texto del
eje y hacerlo más legible cambiando la unidad de presentación del eje. Por ejemplo, si los valores
del gráfico van de 1,000,000 a 50,000,000, puede mostrar los números como 1 a 50 en el eje y
mostrar una etiqueta que indica que las unidades representan millones.

Los grupos de puntos de datos, o marcadores de datos, que tienen su origen en las filas o las columnas
de una sola hoja de cálculo se agrupan en series de datos. Cada serie de datos se puede distinguir por
un color o un diseño peculiar, o ambos.

Después de crear un gráfico, puede mejorarlo y hacer hincapié en cierta información, agregando
elementos para gráficos, como rótulos de datos, una leyenda, títulos, texto, líneas de tendencias, barras
de error y líneas de división. Asimismo, podrá desplazar y cambiar el tamaño de la mayoría de los
elementos de los gráficos. También les puede dar formato utilizando diseños, colores, alineación, tipos
de letras y otras características para dar formato.

Si un gráfico está previsto para servir de suplemento a los datos de una hoja de cálculo y para aparecer
en la misma, cree un gráfico incrustado en la hoja de cálculo. Para mostrar un gráfico en otra hoja del
libro de trabajo, cree una hoja de gráficos.

b) Crear el gráfico

Cree un gráfico haciendo clic en un botón de la ficha Insertar del grupo Gráficos. A
continuación, aparecerán las fichas de las Herramientas de gráficos: Diseño, Presentación y
Formato.
Excel Avanzado Instituto Nicaragüense de Computación-INC 29

Los comandos de la cinta de opciones son los que más se utilizan. En lugar de mostrar todos los
comandos todo el tiempo, Excel 2007 muestra algunos comandos en respuesta a las acciones que
se realizan.

Por ejemplo, si no hay un gráfico en una hoja de cálculo, los comandos que se usan para trabajar
con gráficos no son necesarios.

Pero una vez creado, aparecen las Herramientas de gráficos con tres fichas: Diseño,
Presentación y Formato. En dichas fichas están los comandos que se precisan para trabajar con
un gráfico. La cinta de opciones responde a la acción del usuario.

Use la ficha Diseño para cambiar el tipo de gráfico o moverlo a otra ubicación; la ficha
Presentación para cambiar los títulos y otros elementos del gráfico y la ficha Formato para
agregar relleno de color y cambiar el estilo de las líneas. Cuando termine el gráfico, haga clic
fuera del área del gráfico. Desaparecerán las Herramientas de gráficos. Para volver a verlas,
haga clic dentro del gráfico y se mostrarán.

c) Notas para modificar la presentación del gráfico

El gráfico se coloca en la hoja de cálculo como un gráfico incrustado. Si desea colocar el


gráfico en una hoja de gráfico independiente, puede cambiar su ubicación.
Cómo cambiar la ubicación de un gráfico
1. Haga clic en el gráfico incrustado o en la hoja de gráfico para seleccionarlos y mostrar
las herramientas de gráfico.
2. En la ficha Diseño, en el grupo Ubicación, haga clic en Mover gráfico.

3. En Seleccione dónde desea colocar el gráfico, siga uno de los procedimientos


siguientes:
• Para mostrar el gráfico en una hoja de gráfico, haga clic en Hoja
nueva.
Sugerencia Si desea reemplazar el nombre sugerido para el gráfico,
puede escribir un nombre nuevo en el cuadro Hoja nueva.
• Para mostrar el gráfico como un gráfico incrustado en una hoja de
cálculo, haga clic en Objeto en y, a continuación, haga clic en una hoja
de cálculo en el cuadro Objeto en.
Para crear rápidamente un gráfico basado en el tipo de gráfico predeterminado, seleccione los
datos que desea utilizar para el gráfico y, a continuación, presione ALT+F1 o F11. Al presionar
ALT+F1, el gráfico se muestra como un gráfico incrustado. Al presionar F11, el gráfico
aparece en una hoja de gráfico independiente.
Excel Avanzado Instituto Nicaragüense de Computación-INC 30

Si con frecuencia utiliza un tipo de gráfico específico cuando crea un gráfico, es una buena idea
establecer dicho tipo de gráfico como el predeterminado. Después de seleccionar el tipo y el
subtipo de gráfico en el cuadro de diálogo Insertar gráfico, haga clic en Establecer como
predeterminado.
Al crear un gráfico, las herramientas de gráfico aparecen disponibles y se muestran las fichas
Diseño, Presentación y Formato. Puede utilizar los comandos de estas fichas para modificar
el gráfico con el fin de que presente los datos de la forma que desea. Por ejemplo, utilice la
ficha Diseño para mostrar las series de datos por filas o por columnas, realizar cambios en el
origen de datos del gráfico, cambiar la ubicación del mismo, cambiar el tipo de gráfico,
guardarlo como una plantilla o seleccionar opciones de diseño y formato predefinidas. Utilice la
ficha Presentación para cambiar la disposición de los elementos del gráfico, como los títulos
del gráfico o los s de datos, utilizar herramientas de dibujo o agregar cuadros de texto e
imágenes al gráfico. Utilice la ficha Formato para agregar colores de relleno, cambiar estilos
de línea o aplicar efectos especiales.
Excel Avanzado Instituto Nicaragüense de Computación-INC 31

IX. TABLAS DINAMICAS

Utilice un informe de tabla dinámica para resumir, analizar, explorar y presentar datos de
resumen. Utilice un informe de gráfico dinámico para ver esos datos de resumen contenidos en un
informe de tabla dinámica y ver fácilmente comparaciones, patrones y tendencias. Ambos
informes le permiten tomar decisiones informadas sobre datos críticos de su empresa. Las
secciones siguientes ofrecen información general sobre los informes de tabla dinámica y de gráfico
dinámico.

a) Procedimiento para crear una tabla dinámica

Para crear un informe de tabla o gráfico dinámico, necesita conectar con un origen de datos y
especificar la ubicación del informe.

1. Seleccione una celda de un rango de celdas o coloque el punto de inserción dentro de una
tabla de Microsoft Office Excel. Asegúrese de que el rango de celdas tiene encabezados de
columna.

2. Siga uno de los procedimientos siguientes:


! Para crear un informe de tabla dinámica, en la ficha Insertar, en el grupo Tablas,
haga clic en Tabla dinámica y, a continuación, en Tabla dinámica.

Aparecerá el cuadro de diálogo Crear tabla dinámica.


! Para crear un informe de tabla dinámica o gráfico dinámico, en la ficha Insertar,
en el grupo Tablas, haga clic en Tabla dinámica y, a continuación, en Gráfico
dinámico.
Aparecerá el cuadro de diálogo Crear tabla dinámica con el gráfico dinámico.

3. Seleccione un origen de datos.

Seleccione la tabla que desea analizar


1. Haga clic en Seleccione una tabla o rango.
2. Escriba el rango de celdas o la referencia del nombre de tabla, por ejemplo
=BeneficiosTrimestrales, en el cuadro Tabla o rango.

Si seleccionó una celda de un rango de celdas o si el punto de inserción estaba en una


tabla antes de iniciar el asistente, el rango de celdas o la referencia del nombre de tabla se
muestra en el cuadro Tabla o rango.
Excel Avanzado Instituto Nicaragüense de Computación-INC 32

Opcionalmente, para seleccionar un rango de celdas o una tabla, haga clic en Contraer
cuadro de diálogo para ocultar temporalmente el cuadro de diálogo, seleccione el
rango en la hoja de cálculo y, a continuación, presione Expandir diálogo .
Nota Si el rango se encuentra en otra hoja de cálculo del mismo libro o de otro libro,
escriba el nombre del libro y de la hoja de cálculo utilizando la siguiente
sintaxis:([nombredellibro]nombredelahoja!rango).

4. Escriba una ubicación. Siga uno de los procedimientos siguientes:

! Para poner el informe de tabla dinámica en una hoja de cálculo nueva que empiece
por la celda A1, haga clic en Nueva hoja de cálculo.
! Para poner el informe de tabla dinámica en una hoja de cálculo existente,
seleccione Hoja de cálculo existente y, a continuación, escriba la primera celda
del rango de celdas donde desea situar el informe de tabla dinámica.
!
O bien, haga clic en Contraer cuadro de diálogo para ocultar temporalmente
el cuadro de diálogo, seleccione la primera celda de la hoja de cálculo y, a
continuación, presione Expandir diálogo .

5. Haga clic en Aceptar.

Un informe de tabla dinámica vacío se agregará a la ubicación que especificó en la Lista de


campos de tabla dinámica que se muestra de modo que puede comenzar a agregar campos, crear
un diseño y personalizar el informe de tabla dinámica.

b) Agregar los campos a la tabla dinámica

Después de crear un informe de tabla dinámica o gráfico dinámico, utilice la lista de campos de
tabla dinámica para agregar campos. Si desea cambiar un informe de tabla dinámica o gráfico
dinámico, utilice la lista de campos para ordenar y quitar campos. De manera predeterminada, la
lista de campos de tabla dinámica contiene dos secciones: una sección de campos en la parte
superior para agregar o quitar campos, y una sección de diseño en la parte inferior para volver a
organizar campos y ajustar su posición. Puede acoplar la lista de campos de tabla dinámica en
algún lado de la ventana y cambiarle el tamaño horizontalmente. También puede desacoplarla, en
cuyo caso podrá cambiarle el tamaño tanto vertical como horizontalmente.

Es importante comprender el modo en que funciona la lista de campos de tabla dinámica y el


modo en que puede organizar diferentes tipos de campos para obtener los resultados deseados al
diseñar un informe de tabla dinámica o gráfico dinámico.
Excel Avanzado Instituto Nicaragüense de Computación-INC 33

Un origen de datos externo contiene datos estructurados organizados como uno o varios
campos (denominados también columnas) que se muestran en la lista de campos.

Mueva un campo al área de filtro de informe en la lista de campos, lo que a su vez moverá el
campo al área de filtro de informe en el informe de tabla dinámica.

Mueva un campo al área de etiqueta de columna en la lista de campos, lo que a su vez moverá
el campo al área de etiqueta de columna en el informe de tabla dinámica.

Mueva un campo al área de etiqueta de fila en la lista de campos, lo que a su vez moverá el
campo al área de fila de columna en el informe de tabla dinámica.

Mueva un campo al área de valores en la lista de campos, lo que a su vez moverá el campo al
área de valores en el informe de tabla dinámica.

A continuación, se incluyen directrices para mover los campos Valor, Nombre y Dimensión de la
sección de campos a las cuatro áreas de la sección de diseño.

Campos de valor
Si sólo activa una casilla de verificación para los campos numéricos, el área
predeterminada se mueve a las etiquetas de columna.

Campos de fila y columna


Si un campo ya está en un área de etiquetas de fila, etiquetas de columna o filtros de
informe y se vuelve a agregar a alguna de estas áreas, se cambia su posición cuando se
mueve a la misma área, pero se cambia su orientación cuando se mueve a un área
diferente.

Para agregar campos al informe, siga uno o varios de estos procedimientos:

Active la casilla de verificación situada junto a cada nombre de campo en la sección de


campos. El campo se coloca en el área predeterminada de la sección de diseño, pero puede
organizar los campos si lo desea.
Excel Avanzado Instituto Nicaragüense de Computación-INC 34

De forma predeterminada, los campos no numéricos se agregan al área de etiquetas de fila, los
campos numéricos se agregan al área de valores y las jerarquías OLAP de fecha y hora se
agregan al área de etiquetas de columna.

Haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) y seleccione el comando correspondiente,
Agregar a filtro de informe, Agregar a etiqueta de columna, Agregar a etiqueta de fila y
Agregar a valores, para colocar el campo en un área específica de la sección de diseño.

Sugerencia También puede hacer clic y mantener presionado el botón del mouse en un nombre
de campo y después arrastrar el campo entre la sección de campos y un área de la sección de
diseño. Para agregar un campo varias veces, repita la operación.
Excel Avanzado Instituto Nicaragüense de Computación-INC 35

X. EJERCICIOS DE TABLAS Y GRAFICOS

Ejercicio Número 1
USO DE LA FUNCIÓN BUSCARV
Aplicado a una Planilla

En este ejercicio usted aplicará fórmulas básicas y función de búsqueda de Excel en la elaboración
de una planilla.

a.- Introducir datos en la hoja de cálculo.

1.- A partir de la celda A1 introduzca los datos como está indicado en la tabla siguiente:

b.- Guardar el libro de trabajos.

1.- Haga clic sobre el icono “Guardar”.


2.- Escriba el nombre del archivo que le indicará el profesor(a) y luego clic a Guardar

Nota: A medida que avance el trabajo, guarde periódicamente su archivo.

c.- Fórmula de porcentaje para el Incentivo y Total Devengado.

1.- Fórmula para calcular el Incentivo: Incentivo = % del Sueldo.

" Haga clic en la celda D6.


" Introduzca la fórmula: =C6*20%
" Presione la tecla “Enter”.
Excel Avanzado Instituto Nicaragüense de Computación-INC 36

2.- Fórmula para calcular el Devengado: Devengado = Sueldo + Incentivo.

" Haga clic en la celda E6.


" Introduzca la siguiente fórmula: =C6+D6

d.- Fundamentos de la función Buscarv

Busca un valor específico en la columna más a la izquierda de una matriz y devuelve el valor en la
misma fila de una columna especificada en la tabla. La V de BuscarV significa “Vertical”.

1.- Sintaxis

BUSCARV(valor_buscado; matriz_buscar_en; indicador_columnas; ordenado)

• Valor_buscado: es el valor que se busca en la primera columna de la matriz. Valor_buscado


puede ser un valor, una referencia a celda o una cadena de texto.
• Matriz_buscar_en: es la tabla de información donde se buscan los datos. Utilice una
referencia a un rango
• Indicador_columnas: es el número de columna de matriz_buscar_en desde la cual debe
devolverse el valor coincidente. Si el argumento indicador_columnas es igual a 1, la función
devuelve el valor de la primera columna del argumento matriz_buscar_en; si el argumento
indicador_columnas es igual a 2, devuelve el valor de la segunda columna de
matriz_buscar_en y así sucesivamente. Si indicador_columnas es menor que 1, BUSCARV
devuelve el valor de error #¡VALOR!; si indicador_columnas es mayor que el número de
columnas de matriz_buscar_en, BUSCARV devuelve el valor de error #¡REF!.
• Ordenado: Es un valor lógico que indica si desea que la función BUSCARV busque un valor
igual o aproximado al valor especificado. Si el argumento ordenado es VERDADERO o se
omite, la función devuelve un valor aproximado, es decir, si no encuentra un valor exacto,
devolverá el valor inmediatamente menor que valor_buscado. Si ordenado es FALSO,
BUSCARV devuelve el valor buscado. Si no encuentra ningún valor, devuelve el valor de
error #N/A.

2.- Observaciones

• Si BUSCARV no puede encontrar valor_buscado y ordenado es VERDADERO, utiliza el


valor más grande que sea menor o igual a valor_buscado.
• Si valor_buscado es menor que el menor valor de la primera columna de matriz_buscar_en,
BUSCARV devuelve el valor de error #N/A.
• Si BUSCARV no puede encontrar valor_buscado y ordenado es FALSO, devuelve el valor de
error #N/A.

e.- Introducción de fórmula de búsqueda para deducciones.

1.- Fórmula para calcular la Deducción del INSS


Excel Avanzado Instituto Nicaragüense de Computación-INC 37

En la actualidad la deducción del INSS se realiza aplicando un % parejo para todos los
empleados, pero durante muchos años se realizó con una tabla en base al rango salarial.
Con el objetivo de aplicar la fórmula de Búsqueda, este ejercicio se hará usando dicha
tabla, donde aparecen rangos de sueldos y para cada uno la deducción semanal que le
corresponde.

" Con las instrucciones del Profesor, introduzca la tabla de INSS que aparece a
continuación:

RANGO-INF DED-SEM
0.00 0.70
130.01 1.55
208.01 2.30
286.01 3.00
364.01 3.85
468.01 5.05
624.01 6.85
858.01 9.35
1,170.01 12.60
1,560.01 16.30
1,976.01 20.30
2,418.01 24.70
2,938.01 30.00
3,562.01 38.05
4,680.01 48.00
5,720.01 58.70
6,994.01 71.75
8,554.01 87.70
10,452.01 110.80
13,554.01 134.35
15,556.01 152.80
17,550.01 171.20
19,543.01 189.60
21,537.01 208.05

Ahora, introduzca el número de semanas siguiendo las indicaciones de su profesor(a)

" Con las instrucciones de su Profesor(a) introduzca la siguiente fórmula de búsqueda para
calcular el INSS que corresponde al primer empleado.

= (BUSCARV(E6;Hoja2!$A$2:$B$25;2)) * Hoja2!$B$27

(Aparecerá esta barrita indicando


que argumento de la función esta siendo introducido en negritas)
Excel Avanzado Instituto Nicaragüense de Computación-INC 38

" Presione la tecla “Enter”.

2.- Fórmula para calcular la Deducción del IR

Para hacer el cálculo del IR se hace uso de una tabla donde se colocan rangos de salarios
y para cada rango una cantidad base a pagar, un porcentaje de IR que se aplica a la
diferencia del sueldo del empleado con el correspondiente valor de la columna Exceso
de.
Ejemplo: Si un empleado gana 15,408.08, usando la tabla indicada abajo, a este
empleado le corresponde pagar el siguiente IR:

IR = (SUELDO – EXCESO DE) * %IR + BASE


IR = (15,408.08 –8,333.33)*0.15 + 416.67 = 1,477.88

Donde:

Los valores Exceso de, %IR y Base se obtienen de la tabla. Para obtener estos valores
se usa la función BUSCARV que se explica a continuación.

A continuación se presenta el procedimiento para calcular la DED-IR

" Con las instrucciones de su Profesor, introduzca la tabla de IR que aparece a


continuación:

LIM-INF BASE %-IR EXCESO DE


0.08 0.00 0.00 0.00
4,166.75 0.00 0.10 4,166.67
8,333.42 416.67 0.15 8,333.33
16,666.75 1,666.67 0.20 16,666.67
25,000.08 3,333.33 0.25 25,000.00

" Con las instrucciones de su Profesor, introduzca la siguiente fórmula de búsqueda


para calcular el IR que corresponde al primer empleado.

Sueldo – Exceso de %IR

=(E6-BUSCARV(E6;Hoja2!$A$31:$D$35;4)) * BUSCARV(E6;Hoja2!$A$31:$D$35;3)
+ BUSCARV(E6;Hoja2!$A$31:$D$35;2)

BASE

" Presione la tecla “Enter”.


Excel Avanzado Instituto Nicaragüense de Computación-INC 39

f.- Fórmulas de totales para Deducción y Neto a pagar

1.- Fórmula para calcular la Deducción Total. DED_TOT = DED_INSS+ DED_IR

" Haga clic en la celda H6.


" Introduzca la siguiente fórmula: = F6+G6
" Presione la tecla “Enter”.

2.- Fórmula para calcular el Total A Pagar. A_PAGAR = DEVENGADO - DED_TOT

" Haga clic en la celda I6.


" Introduzca la fórmula: = E6-H6
" Presione la tecla “Enter”.

g.- Copiado de fórmulas.

1.- Seleccione el rango de celdas D6:I6.


2.- Coloque el puntero del mouse en la esquina inferior derecha de la selección donde hay un
cuadrito negro.(El mouse cambia de forma a una cruz delgadita negra: +).
3.- Haga un clic sostenido y arrastre el mouse hacia abajo hasta la línea donde se
encuentran los datos del último empleado (fila 17). Luego suelte el botón.

h.- Calculando Grandes Totales.

1.- Haga clic en la celda A18.


2.- Escriba el texto: GRANDES TOTALES
3.- Seleccione el rango de celdas: C6:C17.
4.- Haga clic en el icono “Autosuma” para sumar los números seleccionados y colocar el
resultado en la celda C18.
5.- Haga clic en la celda C18.
6.- Señale el cuadrito que está en la esquina inferior derecha de la celda.
7.- Haga un clic sostenido y arrastre hacia la derecha hasta la celda I18 para copiar la función
suma en esas celdas y así totalizar el resto de datos.
8.- Haga clic en el icono “Guardar”.

i.- Dar formato a la hoja de cálculo.

Con los procedimientos aprendidos en los ejercicios anteriores, mejore la presentación de la tabla
haciendo lo siguiente:
Excel Avanzado Instituto Nicaragüense de Computación-INC 40

1.- Cambie la orientación de la página a horizontal


2.- Seleccione toda la hoja de cálculo y cambie la fuente a Times New Roman, cambie
también el tamaño a 12. En caso de que algunos títulos no alcancen aumente el ancho de
las columnas.
3.- Seleccione las celdas A1 y A2. Luego haga clic sobre el icono “Negrita”.
4.- Seleccione la celda A1 y cambie el tamaño de la fuente a 16.
5.- Seleccione las celdas desde A1 hasta I1 y haga clic sobre el icono “Combinar y

centrar” . Seleccione las celdas desde A2 hasta I2 y haga clic sobre el icono

“Combinar y centrar” .
6.- Seleccione el rango de celdas A5:I5 y ponga los atributos siguientes:
Negrita
Centrar
Color de relleno gris al 25 %
7.- Seleccione el rango de celdas A5:I18 y ponga bordes: Todos los bordes y Borde de
cuadro grueso.
8.- Seleccione las celdas A18:I18 y ponga Negrita y Color de relleno gris al 25 %.
9.- Seleccione el rango de celdas de la C6 al I18 y ponga a los números formato de Número,
con separador de miles y dos decimales.
10.- Ordenar los registros de empleados en base al nombre.
11.- Prepare la hoja de cálculo para imprimir, centrando la página horizontal y verticalmente.
13.- Haga clic sobre el icono “Presentación preliminar” para ver su trabajo.
14.- Haga clic sobre el icono “Guardar”.
Excel Avanzado Instituto Nicaragüense de Computación-INC 41

Ejercicio Número 2
ACTUALIZACION DE UNA HOJA DE CALCULO
Aplicado a una Planilla

Se usará la planilla del mes de Enero para hacer modificaciones y obtener la planilla del mes de
Febrero. Es conveniente que antes de realizar los cambios guarde el trabajo con el nombre de
Planilla Febrero.

a) Modificar datos existentes.

1. Haga clic en la celda A2.


2. Haga clic en el área de la Barra de fórmulas donde se muestra el contenido de la celda.
3. Introduzca el nuevo nombre para que ahora diga Febrero en lugar de Enero.
4. Presione la tecla “Enter”.

b) Suprimir e insertar registros.

El empleado Amílcar Castro López fue despedido a fines de Enero, para ocupar su puesto fue
contratado el señor Carlos Alberto Martínez Ruíz; estos cambios deben reflejarse en la
planilla de Febrero.

1. Con el puntero sobre el número de la fila a eliminar, en este caso el 6, hacer clic al botón
derecho del mouse
2. Haga clic sobre la opción “Eliminar”. Los datos del Empleado Amílcar Castro
desaparecieron.
3. Ahora seleccione la fila 8.
4. Con el puntero sobre el número de la fila donde se desea insertar una nueva, en este caso
el 8, hacer clic al botón derecho del mouse
5. Haga clic sobre la opción “Insertar”. Para insertar los datos del nuevo empleado.
6. Haga clic en la celda A8 y escriba a partir de ella los siguientes datos:

Carlos Alberto Martínez Ruiz 22746 1000

7. Seleccione el rango de celdas D7:G7.


8. Coloque el puntero del Mouse en la esquina inferior derecha de la selección y arrastre
hacia abajo hasta la fila 8. Esto para copiar las fórmulas en la nueva fila insertada.

c) Eliminar columnas.

Para este mes la empresa ha decidido suspender el Incentivo porque hubo muy poco trabajo;
en la planilla deben eliminarse las columnas INCENTIVO Y DEVENGADO y hacer los
cambios necesarios en el resto de columnas.
Excel Avanzado Instituto Nicaragüense de Computación-INC 42

A continuación se presentan los pasos a seguir para eliminar las dos columnas y hacer los
cambios necesarios en el resto de columnas:

1. Seleccione las columnas D y E luego eliminarlas.

Observe que el resto de columnas se rellenan con el texto #!REF! que corresponde a un
error de referencia, es decir, se está haciendo referencia a la celda equivocada. Recuerde
que para calcular la Deducción del INSS y del IR, se usaba la celda E6 donde estaba el
Devengado. Pero ese dato ya no existe ahora en la celda E6, hay otro dato. Se deben
cambiar las fórmulas para hacer referencia al Sueldo que está en la celda C6.

2. Haga clic en la celda D6 y en la barra de fórmulas observará la fórmula usada para calcular
la DED-INSS, borre el #¡REF! y en su lugar escriba C6.
3. Haga clic en la celda E6 y observe que la fórmula DED-IR presenta varios #¡REF!
teniendo que borrar cada uno de ellos y en cada caso escribir C6.
4. Observe que con esto se arreglan dos fórmulas DED-IR y DED-TOTAL.
5. Haga clic en la celda G6. y sustituya #¡REF! por C6.
6. Seleccione el rango de celdas D6:G6.
7. Coloque el puntero del Mouse en la esquina inferior derecha de la selección y arrastre
hacia abajo hasta la fila 17, para copiar las fórmulas correctas para el resto de empleados.
Excel Avanzado Instituto Nicaragüense de Computación-INC 43

Ejercicio Número 3
FUNCIONES ESTADISICAS
Aplicado a una Planilla

Para el mes de Febrero la empresa decide hacer estadísticas para poder saber cuál es el salario
promedio, el salario mínimo y el máximo que devengan sus empleados. Todos estos datos deben
reflejarse en la nómina de ese mes.

a) Procedimiento para introducir fórmulas estadísticas.

1. Haga clic en la celda A21 y a partir de ella escriba los datos siguientes:

Sueldo Promedio:
Sueldo Máximo:
Sueldo Mínimo:
Sueldo Total:
Desviación Estándar
Varianza:
Total de Empleados:

2. Haga clic en la celda B21 e introduzca la siguiente función:

=PROMEDIO (Rango)

Notas: Excel le mostrará una etiqueta con los argumento de la función promedio
que usted necesita ingresar.

Las celdas que constituyen el Rango son las del Sueldo, C6:C17 tanto para
esta fórmula, como para las siguientes.

3.- Haga clic en la celda B22 e introduzca la función siguiente:


=MAX(Rango)

4.- En la celda B23 introduzca la siguiente función:


=MIN(Rango)

5.- En la celda B24 debe insertar la función siguiente:


=SUMA(Rango)

6.- En la celda B25 introduzca la fórmula para calcular la desviación estándar:


=DESVESTP(Rango)

7.- En la celda B26 debe introducir la función para calcular la varianza:


Excel Avanzado Instituto Nicaragüense de Computación-INC 44

=VARP(Rango)

8.- Finalmente en la celda B27 introduzca la función para contar los empleados:
=CONTARA(Rango)

9.- Seleccione el rango de celdas A21:B27 y ponga borde “Todos los bordes” y
“Borde de cuadro grueso”.

10.-Seleccione el rango de celdas A21:A27 y ponga a ese rango Negrita, Cursiva y color de
relleno Gris al 25 %.

11.- Seleccione el rango de celdas B21:B26 y ponga Formato a los números.

12.- Haga clic sobre el botón “Guardar” .


Excel Avanzado Instituto Nicaragüense de Computación-INC 45

Ejercicio Número 4
FUNCIONES FINANCERIAS

a) Cálculo del valor presente

1.- Fundamentos de la función VA

Devuelve el valor actual de una inversión. El valor actual es el valor que tiene
actualmente la suma de una serie de pagos que se efectuarán en el futuro. Por ejemplo,
cuando pide dinero prestado, la cantidad del préstamo es el valor actual para el
prestamista.

Sintaxis VA(tasa; nper; pago; vf; tipo)

# Tasa: Es la tasa de interés por período.


# Nper: Es el número total de períodos de pago en una inversión.
# Pago: Es el pago que se efectúa en cada período y que no cambia durante
la vida de la inversión.
# Vf: Es el valor futuro o el saldo que desea lograr después de efectuar el
último pago. Si el argumento vf se omite, se asume que el valor es 0 (por
ejemplo, el valor futuro de un préstamo es 0). Si desea ahorrar $50.000
para pagar un proyecto especial en 18 años, $50.000 sería el valor futuro.
De esta forma, es posible hacer una estimación conservadora a cierta tasa
de interés y determinar la cantidad que deberá ahorrar cada mes.
# Tipo: Es el número 0 ó 1 e indica el vencimiento de los pagos.
* 0 u omitido : Pagos al final del período
*1 : Pagos al inicio del período

Observaciones

$ Mantenga uniformidad en el uso de las unidades con las que especifica los
argumentos tasa y nper. Si realiza pagos mensuales sobre un préstamo de
4 años con un interés anual del 12%, use 12%/12 para el argumento tasa y
4*12 para el argumento nper. Si realiza pagos anuales sobre el mismo
préstamo, use 12% para el argumento tasa y 4 para el argumento nper.

$ En las funciones financieras el efectivo que paga, por ejemplo, depósitos


en cuentas de ahorros, se representa con números negativos; el efectivo
que recibe, por ejemplo, cheques de dividendos, se representa con
números positivos. Por ejemplo, un depósito de $1000 en el banco, se
representaría con el argumento -1000 si usted es el depositario y con el
argumento 1000 si usted es el banco.
Excel Avanzado Instituto Nicaragüense de Computación-INC 46

2.- Ejemplo para el cálculo del valor presente

Enunciado del Problema:

Usted tiene que pagar 50,000.00 córdobas cada año, durante 20 años a un prestamista
que cobra el 8% de interés. ¿Cuánto es el valor del préstamo (valor actual)?

Procedimiento para la solución del problema:

• Entre a Excel.
• Introduzca los datos indicados en la tabla abajo.

CELDA DATO A INTRODUCIR


C1 CALCULO DEL VALOR PRESENTE
B6 ANUALIDAD
B7 TASA DE INTERES
B8 PLAZO
D6 50,000.00
D7 0.08
D8 20
E6 CORDOBAS
E7 (8% Anual)
E8 AÑOS
B15 VALOR ACTUAL.

• Introduzca la fórmula del valor actual siguiendo las indicaciones de su


profesor(a). Los valores entre corchetes son
opcionales.
• Presione la tecla “Enter” para completar la introducción de la función.
• Presione la tecla “Page Down” para avanzar una página.

b) Cálculo del valor futuro.

1.- Fundamentos de la función VF

Devuelve el valor futuro de una inversión basándose en pagos periódicos constantes y


en una tasa de interés constante.

Sintaxis VF(tasa; nper; pago; va; tipo)

# Tasa: Es la tasa de interés por período.


# Nper: Es el número total de pagos de una inversión.
# Pago: Es el pago que se efectúa cada período y que no puede cambiar
durante la vigencia de la inversión.
Excel Avanzado Instituto Nicaragüense de Computación-INC 47

# Va: Es el valor actual de la cantidad total de una serie de pagos futuros.


Si el argumento va se omite, se considerará 0 y se considerara el
argumento pago.
# Tipo: Indica cuándo vencen los pagos; es el número 0 si los pagos
vencen al final del período ó 1 si los pagos vencen al inicio del período. Si
el argumento tipo se omite, se considerará 0.

2.- Ejemplo para el cálculo del Valor Futuro

Enunciado del problema:

Si usted ahorra anualmente la cantidad de 200,000.00 en un banco que paga 10% de


interés anual y desea saber cuánto dinero tendrá acumulado dentro de 20 años, usted
puede usar la función de excel VF que a continuación se explica.

Procedimiento para la solución del problema:

• Introduzca los datos indicados en la tabla.

CELDA DATO A INTRODUCIR


C21 CALCULO DEL VALOR FUTURO
B26 ANUALIDAD
B27 TASA DE INTERES
B28 PLAZ0
D26 200,000.00
D27 0.10
D28 20
E26 CORDOBAS
E27 (10% ANUAL)
E28 AÑOS
B35 VALOR FUTURO

• Introduzca la fórmula del valor futuro siguiendo las indicaciones del profesor.

• Para finalizar la introducción de la fórmula presione la tecla “Enter”.


• Presione la tecla “Page Down” para avanzar una página.

c) Cálculo de una cuota mensual.

1.- Fundamentos de la Función Cuota Mensual - Pago

Devuelve el pago periódico de una anualidad basándose en pagos constantes y en una


tasa de interés constante.

Sintaxis PAGO(tasa; nper; va; vf; tipo)


Excel Avanzado Instituto Nicaragüense de Computación-INC 48

# Tasa: Es la tasa de interés por período.


# Nper: Es el número total de períodos de pago.
# Va: Es el valor actual o la cantidad total de una serie de pagos futuros.
# Vf: Es el valor futuro o saldo en efectivo que desea lograr después de
efectuar el último pago. Si el argumento vf se omite, se asume que el
valor es 0 (por ejemplo, el valor futuro de un préstamo es 0).
# Tipo: Es el número 0 u omitido si los pagos se vencen al final del
período ó 1 si los pagos se vencen al inicio del período.

Sugerencia: Para encontrar la cantidad total que se pagó durante la vida de la anualidad,
multiplique el valor devuelto por PAGO por el argumento nper.

2.- Ejemplo para el cálculo del Pago o Cuota Mensual

Enunciado del problema:

Usted prestó 800,000.00 córdobas a un interés de 14% anual para pagarse en 4 años; los
pagos deberán hacerse mensualmente, ¿Cuál es la cuota mensual que deberán pagarle?

Procedimiento para la solución del problema:

• Introduzca los datos indicados en la tabla.

CELDA DATO A INTRODUCIR


C41 CALCULO DE CUOTA MENSUAL
B46 VALOR ACTUAL
B47 TASA DE INTERES
B48 PLAZO
D46 800000
D47 0.14
D48 4
E46 CORDOBAS
E47 (14% Anual)
E48 AÑOS
B55 CUOTA MENSUAL

• Introduzca la fórmula para calcular la cuota mensual, siguiendo las indicaciones


del profesor.
• Presione la tecla “Enter”.
• Presione la tecla “Page Down” para avanzar una página.

d) Cálculo del tiempo para acumular un valor futuro.

1.- Fundamentos de la función NPER


Excel Avanzado Instituto Nicaragüense de Computación-INC 49

Devuelve el número de períodos de una inversión basándose en los pagos periódicos


constantes y en la tasa de interés constante.

Sintaxis NPER(tasa; pago; va; vf; tipo)

# Tasa: es la tasa de interés por período.


# Pago: es el pago efectuado en cada período; debe permanecer constante
durante la vida de la inversión.
# Va: es el valor actual o la suma total de una serie de futuros pagos.
# Vf: es el valor futuro o saldo en efectivo que se desea lograr después del
último pago. Si vf se omite, el valor predeterminado es 0 (por ejemplo, el
valor futuro de un préstamo es 0).
# Tipo: es el número 0 u omitido si los pagos se vencen al final del período
ó 1 si los pagos se vencen al principio del período.

2.- Ejemplo para calcular el tiempo NPER en acumular un capital en base a anualidades.

Enunciado del problema:

Usted está ahorrando 10,000.00 córdobas cada año en un banco que paga el 9% de
interés anual; quiere saber en cuántos años podrá acumular 100,000.00.

Procedimiento para la solución del problema:

• Haga click en la celda C61 e introduzca los datos detallados en la tabla.

CELDA DATO A INTRODUCIR


C61 CALCULO DEL TIEMPO PARA ACUMULAR UN VALOR
FUTURO
B66 ANUALIDAD
B67 TASA DE INTERES
B68 VALOR FUTURO
D66 10,000.00
D67 0.09
D68 100,000.00
E66 CORDOBAS
E67 (9% ANUAL)
E68 CORDOBAS
B75 TIEMPO
• Siguiendo las indicaciones del profesor, introduzca la fórmula que calculará el
número de períodos para obtener la cantidad deseada.

• Presione la tecla “Enter”para concluir.


• Presione la tecla “Page Down” para avanzar una página.
Excel Avanzado Instituto Nicaragüense de Computación-INC 50

3.- Cálculo del período de tiempo para acumular un capital.

Enunciado del problema:

Si deposita la cantidad de 1,000,000.00 en un banco que paga 10 % de interés anual


capitalizable mensualmente y desea saber en cuántos años podrá doblar el capital sin
hacer un solo depósito más (solo con los intereses cobrados ), puede usar la función
NPER explicada anteriormente usando el argumento Va ( que en el ejemplo anterior no
se usó; el argumento Pago no se usará porque no hay anualidades).

Procedimiento para la solución del problema:

• Introduzca los datos indicados en la tabla siguiente:

CELDA DATO A INTRODUCIR


C81 CALCULO DEL TIEMPO PARA ACUMULAR UN
CAPITAL
B86 VALOR ACTUAL
B87 TASA DE INTERES
B88 VALOR FUTURO
D86 1,000,000.00
D87 0.10
D88 2,000,000.00
E86 CORDOBAS
E87 (10% ANUAL)
E88 CORDOBAS
B95 TIEMPO PARA
B96 DOBLAR LA INVERSION

• Siguiendo las indicaciones del profesor, introduzca la fórmula para calcular el


número de años que debe esperar para acumular el doble de lo que depositó.

• Presione la tecla “Enter”.


• Presione la tecla “Page Down” para avanzar una página.

e) Cálculo del interés periódico mensual

1.- Fundamentos de la función Tasa

Devuelve la tasa de interés por período de una inversión.

Sintaxis TASA (nper; pago; va; vf; tipo; estimar)


# Nper: Es el número total de períodos de pago en una inversión.
Excel Avanzado Instituto Nicaragüense de Computación-INC 51

# Pago: Es el pago que se efectúa en cada período y que no puede cambiar


durante la vida de la inversión.
# Va: Es el valor actual de la cantidad total de una serie de pagos futuros.
# Vf: Es el valor futuro o un saldo en efectivo que desea lograr después
de efectuar el último pago. Si el argumento vf se omite, se asume que el
valor es 0 (por ejemplo, el valor futuro de un préstamo es 0).
# Tipo: Es el número 0 u omitido si los pagos vencen al final del período ó
1 si los pagos vencen al inicio del período.
# Estimar: Es la estimación de la tasa de interés.

Observaciones

$ Si el argumento estimar se omite, se supone que es 10%.


$ Si TASA no converge, use diferentes valores para el argumento estimar.
TASA generalmente converge si Estimar se encuentra entre 0 y 1.

2.- Ejemplo para calcular el interés periódico mensual

Enunciado del problema:

Si le ofrecen participar en un proyecto a completarse en 60 meses en donde usted debe


invertir 100,000.00 córdobas y le dicen que al final de la inversión usted tendrá un valor
futuro de 180,000.00; obtener la tasa de interés con la función Tasa.

Procedimiento para la solución del problema:

• Introduzca los datos indicados en la tabla.

CELDA DATO A INTRODUCIR


C101 INTERES PERIODICO MENSUAL
B106 INVERSION
B107 PLAZO
B108 VALOR FUTURO
D106 100,000.00
D107 60
D108 180,000.00
E106 CORDOBAS
E107 MESES
E108 CORDOBAS
B115 TASA DE INTERES

• Siguiendo las indicaciones del profesor, introduzca la función para calcular la


tasa de interés.
• Presiona la tecla “Enter”.
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Ejercicio Número 5
MANEJO DE DATOS Y CONSTRUCCION DE GRAFICOS

a) Introducción de datos

Introduzca los siguientes datos correspondientes al inventario de papelería, materiales y


equipo de la compañía de seguros “San Jorge”

Guarde el trabajo con el nombre de Inventario

b) Cálculo de la columna Total

- Haga clic en la celda F6


- Introduzca la fórmula del total que es: Precio por unidad * Existencia
- Copia la fórmula anterior a los demás artículos (hasta la celda F19)

c) Ordenar los datos en forma ascendente según la columna Clasificación y Artículos.

- Haga clic en la celda A5


- En la ficha “Datos”, grupo “Ordenar y Filtrar”, haga clic al botón “Ordenar”
Excel Avanzado Instituto Nicaragüense de Computación-INC 53

- En la casilla “Ordenar por” seleccione la columna que le indique su profesor(a) y


observe que la casilla “Criterio de ordenación” tenga “A a Z”.
- Haga clic al botón “Agregar nivel”.
- En la casilla “Luego por” seleccione la columna “ARTICULOS” y observe que la
casilla “Criterio de ordenación” tenga “A a Z”.
- Finalmente haga clic a Aceptar.

Observe que toda la tabla se ha ordenado en forma alfabética y ascendentemente,


tomando como primer criterio los datos de la columna Clasificación y en segundo lugar
los datos de la columna Artículos.

d) Aplicar Filtros para ver sólo los datos que corresponden a una clasificación

- Estando ubicado en alguna celda de la fila 5 (donde se encuentra el encabezado de la


tabla), hacer clic a la ficha “Datos”, en el grupo “Ordenar y filtrar”, hacer clic al botón
“Filtros”.

Observe que ahora cada celda donde se encuentran los encabezados de columna, aparece
como cuadros de lista, es decir, al lado derecho hay un indicador (triangulito hacia
abajo) que permite seleccionar el criterio con respecto al cual se desea aplicar un filtro a
esa tabla.

- Si desea ver sólo los artículos correspondientes a la clasificación Mobiliario, entonces


siga las instrucciones que le oriente su profesor(a).

Los demás artículos de papelería y equipo se ocultan y sólo se presentan en pantalla los
de la clasificación tipo mobiliario.

- Haga lo mismo con los artículos de papelería y finalmente con los de equipo.

- Si desea que aparezcan nuevamente todos los artículos, haga clic en el indicador del
cuadro de lista y luego haga clic a la opción (Todas).
Excel Avanzado Instituto Nicaragüense de Computación-INC 54

- Si desea desactivar los filtros en la ficha “Datos”, grupo “Ordenar y Filtrar”, haga clic al
botón “Filtros”.

e) Construir los Subtotales por clasificación y el gran total.

- Estando ubicado en la celda A5, en la ficha “Dato”, grupo “Esquema”, haga clic a
“Subtotales”.

- Observe que la casilla “Para cada cambio en:” tenga señalada la opción
CLASIFICACION; en caso contrario, cambiarlo a esta forma.
- Observe que la casilla “Usar función:” tenga la opción Suma, por ser esta la función que
nos interesa en el ejemplo que se está desarrollando.
- En la casilla “Agregar subtotal a:”, dejar marcada sólo la que nos interesa, en este caso la
columna Total; si aparece otra columna marcada que no nos interesa, por ejemplo
Unidades, entonces quitarle la marca haciendo clic en la casilla de verificación que
aparece a la izquierda.
- Finalmente dar clic a Aceptar.
- Observe que después de cada bloque de clasificación (Equipo, mobiliario, papelería)
apareció una nueva fila que presenta el total para cada clasificación. Además, al final de la
hoja se observa una nueva fila con el total general.

Al lado izquierdo de la tabla se pueden apreciar unas rayas que señalizan cada bloque
según el tipo de clasificación; a la izquierda de la fila de cada subtotal se aprecian unos
pequeños cuadros con un signo menos lo que permite poder observar todas las filas
correspondientes a ese subtotal. En caso de querer observar sólo los subtotales, hacer
clic a cada botón del signo menos y éste se cambia a signo más .
Excel Avanzado Instituto Nicaragüense de Computación-INC 55

f) Construir un gráfico que presente el inventario por tipo de artículo (equipo,


mobiliario, papelería).

- Haga clic a los botones de signos menos que corresponden a los subtotales, con el
objetivo de sólo observar los subtotales.
- Oculte las columnas B, C, D y E haciendo lo siguiente:
" Seleccione las columnas B, C, D y E.
" Con el puntero en el área seleccionada, haga clic al botón derecho del mouse y
luego clic a “Ocultar”.
- Antes de iniciar el gráfico, mejore la presentación de la tabla haciendo lo siguiente:
" Seleccione la tabla A5:F23

" En la ficha “Inicio”, grupo “Fuente”, haga clic al botón Bordes y luego clic
a la opción Todos los bordes.
" Seleccione los encabezados de la fila 5 (A5:F5) y póngale Negrita y Centrado
en la celda.
" Modifique el ancho de la columna A a 25 (180 píxeles) y la F a 20 (145 píxeles).
" Seleccione las celdas A1 y F1 y luego en la ficha “Inicio”, grupo “Alinear”, haga
clic al botón Combinar y Centrar. Active la Negrita y cambie la letra a 12.
" Seleccione las A2 y F2 y luego haga clic al botón Combinar y Centrar. Active la
Negrita.
- Seleccione los datos que se necesitan para el gráfico, desde la celda A10:A22 y luego con
la tecla CTRL presionada el rango desde F10:F22.
- En la ficha “Insertar”, grupo “Gráfico”, haga clic al tipo de gráfico que se le indicará.
- En la ficha “Presentación”, grupo “Etiqueta”, hacer clic al botón “Título del gráfico” y
seleccionar la opción “Encima del gráfico”. Haga clic donde dice Título del gráfico,
borre este texto e introduzca el siguiente: “Variación porcentual por tipo de artículo”. A
este texto poner un tamaño de 16.
- En la ficha “Presentación”, grupo “Etiqueta”, hacer clic al botón “Leyenda” y
seleccionar la opción “Mostrar leyenda en la parte inferior”.
- En la ficha “Presentación”, grupo “Etiqueta”, hacer clic al botón “Etiquetas de datos”
y seleccionar la opción “Más opciones de etiquetas de datos…”. Quitar la marca a
Valores y ponerla en “Porcentaje” y marcar el botón “Extremo externo”. Finalmente
“Cerrar”.
- Insertar una columna en A, y luego mover el gráfico para colocarlo en A28. Si es
necesario modificar el ancho del gráfico para que se acomode entre las columnas A y H.

g) Configurar la página para terminar de mejorar su presentación

- En la ficha “Diseño de Página”, grupo “Configurar página”, haga clic botón


“Márgenes” y luego clic a “Márgenes personalizados”, haga clic a los botones para
centrar la página Horizontalmente y Verticalmente, luego “Aceptar”.

- Finalmente, haga clic al botón Vista Preliminar para observar como queda el
gráfico.
Excel Avanzado Instituto Nicaragüense de Computación-INC 56
Excel Avanzado Instituto Nicaragüense de Computación-INC 57

Ejercicio Número 6.
CALCULO CON DATOS TIPO FECHA Y FORMULA DE BÚSQUEDA

Modificar la estructura de la planilla “plan enero”, haciendo que la columna incentivo funcione
según la antigüedad.

a) Insertar columna con los datos de la antigüedad

- Recupere la hoja de cálculo PlanEnero


- Guarde la hoja con el nombre que le indicarán.
- Seleccione la columna D
- Con el puntero en el área seleccionada, clic al botón derecho del mouse, luego clic a
Insertar.
- En la celda D5 poner el encabezado FECHA/INICIO y ampliar el ancho de la columna
hasta que el rótulo se vea bien.
- Seleccionar el rango de celdas desde la D6 hasta la D17 y darle un formato de fecha así:
En la ficha “Inicio”, grupo “Número”, hacer clic al botón “Formato de Número” y
seleccionar “Fecha corta”.
- Introducir los siguientes datos:

- Seleccione el rango de celdas D6:D17 y haga clic al botón Centrar para que los datos de
las fechas queden centrados en sus respectivas celdas.

b) Insertar una columna que calcule el número de años

- Seleccione la columna E
- Con el puntero en el área seleccionada, haga clic al botón derecho del mouse y luego clic
a Insertar.
Excel Avanzado Instituto Nicaragüense de Computación-INC 58

- En la celda E6 introduzca el encabezado # AÑOS


- Seleccionar el rango de celdas E6:E17 y poner el formato de Número.
- Nos interesa introducir en la celda E6 una fórmula que reste la fecha en que se emite la
planilla con la fecha de inicio al trabajo de cada empleado. Para la fecha de emisión de la
planilla se utiliza la función AHORA(), que es la que tiene la memoria de la
microcomputadora, o bien, si lo desean pueden utilizar una fecha fija. Esta diferencia nos
da el número de días, por lo que hay que dividirla entre 365 para obtener la diferencia en
años. Finalmente la fórmula se la indicará su profesor(a).

c) Introducir la tabla de incentivos por antigüedad

- Hacer clic Hoja2


- Hacer clic en la celda A38 e introducir los siguientes datos:

Esta tabla presenta en la columna A el límite inferior del rango en años de trabajo y en la
columna B el porcentaje que se le debe aplicar al Sueldo para obtener el incentivo.

Ejemplo: Caso de una persona que gana C$ 5,000.00 y tiene 5 años de laborar en la
empresa. ¿Cuál sería el incentivo que le correspondería?

• En la tabla anterior se observa que los 5 años de trabajo se ubican en la fila


A41, es decir, a partir de 3 que es el límite inferior; por lo tanto, el
porcentaje que le corresponde aparece al lado derecho en la columna B
con un valor de 8%.
• Ahora se aplica el 8% al sueldo de C$ 5,000.00 obteniendo lo siguiente:

5000*8/100 = 400

d) Introducir la fórmula de búsqueda

A continuación se introducirá la fórmula de búsqueda, la cual tiene como función calcular


el incentivo multiplicando el Sueldo con el porcentaje que aparece en la tabla anterior,
según el número de años de laborar en la empresa.

- Haga clic en la Hoja1


- Haga clic en la celda F6 y borre la fórmula que actualmente está en dicha celda
- Introducir la nueva fórmula, que le indique su profesor(a).
Excel Avanzado Instituto Nicaragüense de Computación-INC 59

Ejercicio Número 7.
USO DE LA FORMULA CONDICIONADA

Modificar la estructura de la planilla planenero, introduciendo una nueva columna en concepto de otra
deducción, aplicando un porcentaje según varíe el sueldo

a) Insertar una nueva columna, donde la condición sea, “Si el sueldo es menor a C$
2,500.00 aplicar el 2%, en caso contrario aplicar el 5%”

La fórmula condicionada es una función que se utiliza cuando se desea presentar un resultado
a partir del cumplimiento o no de cierta (s) condición (es).

Devuelve un valor si la condición especificada es VERDADERA y otro valor si dicho


argumento es FALSO.

Utilice SI para realizar pruebas condicionales en valores y fórmulas.

Sintaxis:

SI(prueba_lógica;valor_si_verdadero;valor_si_falso)

Por ejemplo: El caso de un empleado cuyo sueldo es C$ 1,000.00. ¿Cuál sería la deducción
sobre la base de la condición?

En este caso, el empleado gana 1000, cantidad que es menor a 2500, por lo tanto se le debe
aplicar el 2% del Sueldo y el cálculo sería:
1000 * 2/100 = 20

Generalizando lo anterior Sueldo * 2%

Pero que pasa si hay un empleado que gana 5000, entonces sobre la base de la condición se le
debería aplicar el 5% y el cálculo es:

5000 * 5/100 = 250

Generalizando lo anterior Sueldo * 5%

Puede concluirse que son dos cálculos los que hay que aplicar según el cumplimiento de la
condición y por lo tanto la fórmula final debería tener el siguiente razonamiento:

Si Sueldo < 2500 , entonces OtraDed=Sueldo*2%, sino OtraDed=Sueldo*5%

Finalmente, para introducir la fórmula hacer lo siguiente:


Excel Avanzado Instituto Nicaragüense de Computación-INC 60

- En la hoja1 seleccionar la columna J


- Con el puntero en el área seleccionada, clic al botón derecho del mouse y luego clic a
Insertar.
- Hacer clic en la celda J5 e introducir el encabezado OTRA-DED
- Hacer clic en la celda J6 e introducir la fórmula que le indique su profesor(a)
- Ahora, copiar la fórmula hacia abajo hasta la celda J17
- Introducir la fórmula de Sumatoria correspondiente al gran total de esta nueva columna,
para lo cual hacer lo siguiente:
- Clic en la celda J18
- Clic dos veces al botón de Sumatoria

b) Modificar la fórmula de la deducción total (DED-TOT)

En vista que ahora hay una nueva deducción por otro concepto, se hace necesario
modificar la fórmula de la deducción total, para lo cual hacer lo siguiente:

- Clic en la celda K6
- Observe que en la casilla de barra de fórmula (arriba de las letras de las columnas)
aparece la fórmula anterior =H6+I6, la cual no incluye la columna de Otra-Ded, por lo
tanto, hacer clic en el extremo derecho de dicha fórmula y agregar +J6, quedando
finalmente la fórmula =H6+I6+J6
- Copie la nueva fórmula hasta la celda K17

Ejercicio Número 8.
FORMULA CONDICIONADA CON MAS DE DOS CRITERIOS

Realice un ejercicio similar al anterior, pero suponiendo ahora que la fórmula para la otra
deducción se aplicará con los siguientes criterios: “Si el sueldo es menor o igual a C$ 2,000.00
aplicar el 2%; sino, y el sueldo es menor o igual a C$ 5,000.00 aplicar el 5%; sino aplicar el 10%”

Para este caso se aplicará una fórmula condicionada dentro de otra, haciéndose necesario brindar
una explicación bastante detallada como se hizo en el ejercicio anterior, con algunos ejemplos
numéricos. El razonamiento de la fórmula es el siguiente:

Si Sueldo<=2000, entonces OtraDed=Sueldo*2%, sino


Si Sueldo<=5000, entonces OtraDed=Sueldo*5%, sino
OtraDed=Sueldo*10%

Finalmente, para introducir la fórmula hacer lo siguiente:

- Clic en la celda J6
- Borrar la fórmula actual e introducir la nueva, que le indicara su profesor(a).
- Copie la nueva fórmula hasta la celda J17
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Ejercicio Número 9.
APLICACIÓN A UN LIBRO DE BANCO

Elaborar un libro de banco para llevar el control diario de los movimientos en una cuenta bancaria.

a) Elaborar el formato

- Introduzca los siguientes datos a partir de la celda A1:

- En la celda C50 introduzca:

- Haga más anchas las columnas B y C a los siguientes valores:


- Columna B : 19.57 (142 píxeles)
- Columna C : 17.71 (129 píxeles)
- Las demás columnas que queden con su ancho original de 10.71 (80 píxeles)

- Formar un recuadro que cubra desde la celda A6 hasta la celda F50:


- Seleccione el rango de celdas A6:F50
- En la ficha “Inicio”, grupo “Fuentes”, haga clic al botón bordes y luego clic a la
opción bordes externos

- Cambiar los atributos al encabezado de la tabla


- Seleccione las celdas A6:F6
- En la ficha “Inicio”, grupo “Fuentes”, haga clic al botón Negrita, al botón
Bordes y clic a la opción bordes externos.
- En la ficha “Inicio”, grupo “Alineación”, haga clic al botón Centrado.

- Cambiar los atributos de las líneas donde se encuentra el texto de los Saldos (fila 7 y fila
50)
- Seleccione las celdas C7:F7
- En la ficha “Inicio”, grupo “Fuentes”, haga clic al botón Bordes y clic a la opción
borde inferior
Excel Avanzado Instituto Nicaragüense de Computación-INC 62

- Seleccione la celda C7 y haga clic al botón Negrita


- Seleccione las celdas C50:F50
- En la ficha “Inicio”, grupo “Fuentes”, haga clic al botón Bordes y clic a la opción
borde superior
- Seleccione la celda C50 y haga clic al botón Negrita

- Modifique los atributos del encabezado de la hoja


- Seleccione las celdas A1:F1 (Nombre de la empresa)
- En la ficha “Inicio”, grupo “Alineación”, haga clic al botón Combinar y Centrar

- En el grupo “Fuentes”, haga clic al botón Negrita, al botón Subrayado y cambie


el tamaño del texto a 16.
- Seleccione las celdas A3 y E3, luego active Negrita

- Configurar la página
- En la ficha “Diseño de página”, grupo “Configurar página”, haga clic al botón
Márgenes y seleccione “Márgenes personalizados…”
- Haga clic (marcar) a las casillas Horizontalmente y Verticalmente para centrar la
página.
- Haga clic a Aceptar

- Haga clic en el botón de Vista preliminar para ver como quedó el formato

b) Introducir los datos

- Haga clic en la celda B3 para introducir el número de la cuenta bancaria; para este caso
poner: 1001394 Bancentro.
- Haga clic en la celda F3 para introducir la fecha; primero, en la ficha “Inicio”, grupo
“Número”, en botón “Formato de número”, seleccionar el formato “Fecha corta”.
Ahora introduzca el dato:26-07-08
- Al rango de celdas que presentará los depósitos, salidas y saldos, conviene dar un formato
numérico con coma de miles y dos decimales, para lo cual hacer lo siguiente:

- Seleccionar el rango de celdas D7:F50


- En la ficha “Inicio”, grupo “Número”, haga clic al botón “Formato de número”
y luego clic al botón “Estilo de millares”

- Haga clic en la celda F7 e introduzca el saldo anterior con el cual comienza el día, que en
este caso es 1,353.21.
- Haga clic en la celda A8 e introduzca los siguientes datos que corresponden a los
movimientos registrados en la cuenta bancaria
Excel Avanzado Instituto Nicaragüense de Computación-INC 63

c) Introducir la fórmula del Saldo por movimiento

Alternativa # 1: Saldo anterior más el Depósito o menos la Salida del movimiento (No
se recomienda por el inconveniente que se explica a continuación)

- Hacer clic en la celda F8 e introducir la fórmula:


= F7 + D8 – E8

Saldo Entrada Salida


anterior

- Copiar la fórmula hasta la celda F50

El inconveniente de esta fórmula es que el saldo correspondiente al último movimiento se


repite en todas las demás líneas en blanco donde no hay movimientos; a continuación se
puede apreciar este problema:

Problema
de
repetición
del saldo

Esto se podría evitar usando una fórmula condicionada para que no escriba el saldo cuando
no hay entrada o salida, pero tendría el inconveniente de brindar un resultado malo al
movimiento que aparece después de un cheque anulado. Para ver mejor esta situación, hacer
lo siguiente:
Excel Avanzado Instituto Nicaragüense de Computación-INC 64

- Clic en la celda F8
- Introducir la fórmula condicionada siguiendo las instrucciones de su profesor:
- Copiar la fórmula hacia abajo hasta la celda F49

Observe que en la fila 13 hay un cheque anulado, por lo tanto en la celda del Saldo (F13)
correspondiente a dicha fila ha quedado un espacio en blanco; esto provoca que al calcular el
saldo del nuevo movimiento (fila 14), se produzca un error #¡VALOR!, debido a que se hace
un cálculo con un espacio en blanco, lo cual es imposible de hacer.

A continuación se puede apreciar el error:

Error

Este problema se puede solucionar cambiando la forma de hacer el cálculo del Saldo, tal
como se explica en la siguiente alternativa.

Alternativa # 2: Saldo de inicio del día (primer saldo) más la sumatoria de todos los
depósitos, menos la sumatoria de todas las Salidas

La fórmula sería similar a la anterior, ya que siempre se utilizaría la fórmula condicionada;


pero lo que cambia es lo que se hace (el cálculo) si la condición se cumple:
Lo que se hace Lo que se hace si la
Condición si la condición no se cumple
(O Entrada >0 condición se (dejar espacio en
Función O Salida >0) cumple blanco)
(fórmula)

=SI(O(D8>0;E8>0);$F$7+suma($D$8:D8)-suma($E$8:E8);” ”)

Saldo de inicio Sumatoria del rango Sumatoria del rango


del día, con el de celdas donde se de celdas donde se
símbolo $ para que realizan los realizan las salidas
se conserve depósitos desde la desde la primera (E8
constante primera (D8 que es que es constante)
constante) hasta la hasta la celda donde
celda donde se se realiza el último
realiza el último movimiento (que es
movimiento (que es variable desde E8
variable desde D8 hasta E49)
hasta D49)
Excel Avanzado Instituto Nicaragüense de Computación-INC 65

Para introducir la fórmula haga lo siguiente:

- Haga clic en la celda F8


- Introduzca la fórmula que le indicara su profesor(a):
- Copie la fórmula hasta la celda F49

Esta fórmula tiene la ventaja que no depende del saldo del movimiento anterior, sino del
saldo inicial que es constante ($F$8) y la sumatoria de todos los depósitos y todas las salidas.

Con la nueva fórmula los resultados se observan así:

d) Introducir la fórmula del Saldo Actual (Final)

La fórmula del Saldo Actual tomando en cuenta todos los movimientos del día se obtiene
así: El Saldo anterior al inicio del día (F7) más la sumatoria de todas las celdas disponibles
para ubicar los depósitos (D8:D49), menos la sumatoria de todas celdas disponibles para
ubicar las salidas (E8:E49).

El procedimiento es el siguiente:

- Haga clic en la celda F50

- Introduzca la fórmula que le indicara su profesor(a)

Observe que el Saldo Actual coincide con el saldo correspondiente al último movimiento, lo
cual es lo correcto.

- Finalmente guardar el archivo.

e) Preparar el formato para cualquier cuenta bancaria


Excel Avanzado Instituto Nicaragüense de Computación-INC 66

- Guarde el archivo con el nombre de Formato de Libro de banco


- Borrar todos los datos:

- Clic en la celda B3 y borrar el número de la cuenta


- Clic en la celda F3 y borrar la fecha actual
- Clic en la celda F7 y borrar el saldo anterior al inicio del día
- Seleccionar las celdas A8:E14 y borrar todos datos de los movimientos

- Observe que al borrar todos los datos el Saldo Actual de la celda F50 queda en cero.

- Guarde nuevamente, para que se actualice el formato de libro de banco.

Ejercicio Número 10.


USO DEL FORMATO DE LIBRO DE BANCO

Con el formato de libro de banco llevar el control diario de los movimientos en una cuenta bancaria.

- Recupere el archivo Formato de Libro de Banco

- Guárdelo con otro nombre; por ejemplo CuentaNo255032

- Introduzca los nuevos datos :

- En la celda B3 el número de la nueva cuenta


- En la celda F3 la nueva fecha actual
- En la celda F7 el nuevo saldo anterior con el cual comienza el día dicha cuenta
- A partir de la celda A8 introduzca los nuevos movimientos y observe que, gracias
a las fórmulas, aparece automáticamente el saldo al final de la línea del movimiento
y el saldo actual al final de la hoja, coincidiendo dichos valores.
Excel Avanzado Instituto Nicaragüense de Computación-INC 67

Ejercicio Número 11.


CREAR UNA TABLA DINAMICA PARA OBTENER
UN CONSOLIDADO DE HORAS CLASE

Las tablas dinámicas son herramientas relacionadas con las listas o bases de datos creadas en hojas
de cálculo. Sirven para organizar de manera sencilla y rápida grandes cantidades de datos
procedentes de dichas listas. Permiten agrupar y filtrar la información por cualquiera de los
campos de la lista, creando una tabla-resumen.

La tabla dinámica comprende una serie de Datos presentados en forma de resumen que agrupan
aspectos concretos de una información global. Es decir con una Tabla Dinámica se pueden hacer
resúmenes de una Base de Datos, utilizándose para, promediar, o totalizar datos.

Debe ser muy importante la cantidad de información a manejar para que el uso de la tabla
dinámica se justifique.

Para su utilización, se debe recurrir al menú Datos > Informe de Tablas y gráficos dinámicos

Partiendo de una Planilla confeccionada, se trata de aplicar sobre la misma un principio de


ordenamiento a través de una herramienta de Excel, Tablas Dinámicas.

a) Introducir los datos

Disponemos de una hoja de cálculo con las horas trabajadas durante una semana por los
profesores de un instituto en unos determinados cursos, tal como aparece en la siguiente tabla.
Introduzca los datos a partir de la celda A1.

Profesor Curso Fecha Horas


Cisneros Arana César AutoCAD 10/09/2007 9.5
Astacio Rodríguez Alejandro AutoCAD 10/09/2007 3.6
Lanzas Aragón Pedro MS-Project 11/09/2007 5.5
Astacio Rodríguez Alejandro Land Desktop 12/09/2007 8
Cisneros Arana César MS-Project 11/09/2007 4
Cisneros Arana César Land Desktop 14/09/2007 10
Lanzas Aragón Pedro AutoCAD 13/09/2007 4
Astacio Rodríguez Alejandro Land Desktop 14/09/2007 7
Lanzas Aragón Pedro AutoCAD 13/09/2007 6.5

Queremos crear una tabla dinámica que muestre, para cada profesor del instituto, en páginas
individuales, el total de horas trabajadas en cada uno de los cursos durante la última semana.
Excel Avanzado Instituto Nicaragüense de Computación-INC 68

b) Crear la tabla dinámica

Crear la tabla Dinámica con el siguiente procedimiento:

1º. En la hoja donde introdujo la tabla, sitúate en una de las celdas que contienen los datos
(Para este ejemplo A1), ve a la ficha Datos (menú principal) y hacer clic al botón Tabla
Dinámica.
2º. En el cuadro de diálogo Crear Tabla Dinámica, se solicita seleccionar los datos que se desea
analizar. En este caso, dejamos la opción preseleccionada Tabla#, que corresponde al rango
correcto. En la parte inferior del cuadro de diálogo, se debe elegir donde se desea colocar
el informe de Tabla Dinámica, hacer clic al botón Hoja de cálculo existente, e indica la
posición de destino de la tabla dinámica tecleando (o seleccionando con el ratón) la
dirección de la celda superior izquierda a partir de la cual se colocará la tabla (Hágalo en la
Hoja2, celda A5). Finalmente, clic a Aceptar.
3º. Para realizar el diseño, hacer la distribución de los campos en la tabla a crear:

En la parte derecha superior, se muestra la lista de campos y en la parte derecha inferior


aparece el área en donde se diseñará la tabla, que está dividida en cuatro secciones (Filtro
de informe, Rótulos de Fila, Rótulos de Columnas y Sumatoria Valores), en las que se
pueden colocar los distintos campos, pulsando sobre el nombre del campo y arrastrándolo
a una sección.

A la hora de organizar los datos en nuestro ejemplo deberá tenerse en cuenta lo siguiente:

⇒ El campo que se coloque en la sección Filtro de informe aparecerá en forma de una


lista desplegable desde la que se podrá seleccionar aquel elemento del que se desee
mostrar el resumen.
Excel Avanzado Instituto Nicaragüense de Computación-INC 69

⇒ El campo que se coloque en la sección Rótulos de Fila, mostrará sus elementos como
encabezados o títulos de las filas en la tabla
⇒ El campo que se coloque en la sección Rótulos de Columnas, mostrará sus elementos
como encabezados de las columnas de la tabla
⇒ En cuanto al campo que se coloque en la sección Sumatoria de Valores, sus datos se
someterán a una determinada operación de cálculo: Suma (es la que se ofrece por
defecto cuando los datos de este campo son todos numéricos), Contar (la que se
ofrece por defecto en los demás casos), Promedio, Mínimo, Máximo, Producto, etc.

En nuestro ejemplo, por tanto, colocaremos los campos del siguiente modo:

% El campo Profesor en la sección Filtro


% El campo Curso en la sección Rótulo de Fila
% El campo Fecha en la sección Rótulo de Columnas
% El campo Horas (que contiene los valores que queremos sumar) en la sección
Sumatoria de Valores, aceptando la función SUMA que Excel propone por defecto.
% La tabla Dinámica se presenta a continuación:

c) Modificar la tabla dinámica

Se desea modificar la tabla dinámica para presentar las horas y los costos de los cursos impartidos
en un período determinado. A continuación el procedimiento:

1º. En la hoja donde introdujo la tabla, crear una nueva tabla con los siguientes datos:
Excel Avanzado Instituto Nicaragüense de Computación-INC 70

2º. Modificar la tabla de los datos agregando en E1 el encabezado Costo/hora e introduciendo


en E2 la siguiente fórmula:

=SI(B2<>"",BUSCARV(B2,$H$2:$I$4,2,FALSO),0)

Copiar la fórmula en la columna

3º. Modificar la tabla de los datos agregando en F1 el encabezado Costo Total e introduciendo
en F2 la siguiente fórmula:

=D2*E2

Copiar la fórmula en la columna

4º. Ir a la hoja de la tabla dinámica y realizar los siguientes cambios:

⇒ Hacer clic en el interior de la tabla dinámica


⇒ Clic a la ficha Opciones y luego clic al botón Cambiar origen de datos
⇒ Seleccionar el nuevo rango de datos: A1:F10 y Aceptar
⇒ Mover el campo Profesor a Rótulos de Fila, arriba de Curso
⇒ Arrastrar el campo Fecha a Filtro de informe
⇒ Arrastrar el campo Costo/hora para Rótulos de fila
⇒ Arrastrar el campo Costo Total para Sumatoria de Valores

5º. Mejorar la presentación de la tabla dinámica

⇒ Cambiar el formato de Esquema a Tabular, haciendo clic a la ficha Diseño, luego clic
al botón Diseño de informe y finalmente clic a Mostrar en formato tabular.
⇒ Quitar el total al campo Curso:
" Puntero en el encabezado del campo CURSO y clic al botón derecho del
mouse
" Clic a Configuración de campo
" Ninguno
" Aceptar
⇒ Cambiar el formato a las columnas de los Valores
" Con puntero en el encabezado del campo Suma de horas, clic al botón
derecho
" Clic a Configuración de campo
" En la casilla nombre personalizado introducir el texto: Total Horas
" Clic al botón formato de número
" Clic a la categoría Número
" Marcar el botón Usar separadores de miles
" Aceptar
" De forma similar hacer con la columna Suma de Costo Total
Excel Avanzado Instituto Nicaragüense de Computación-INC 71

⇒ Ocultar la fila 5
⇒ Insertar una fila que separe a cada profesor
" Con puntero en la columna Profesor clic al botón derecho del mouse
" Clic a Configuración de campo
" Clic a la ficha Diseño e Impresión
" Clic al botón Insertar línea en blanco después de cada etiqueta
" Aceptar

Finalmente la tabla dinámica se presenta así:


Excel Avanzado Instituto Nicaragüense de Computación-INC 72

Ejercicio Número 12.


CREAR UNA TABLA DINAMICA PARA OBTENER
CONSOLIDADO DE UNA ESTACION DE PEAJE
Partiendo de una Planilla confeccionada, tomando como ejemplo la circulación de vehículos a
través de una estación de peaje, se trata de aplicar sobre la misma un principio de ordenamiento a
través de una herramienta de Excel, Tablas Dinámicas.

a) Introducir los datos

A continuación, introducir los siguientes datos:

Las preguntas a responder con la tabla dinámica son: a) Qué cantidad de tipo de vehículos
pasaron por la estación de peaje? b) Qué cantidad de vehículos pasaron cada semana?

b) Crear la Tabla

Crear la tabla Dinámica con el siguiente procedimiento:

1º. En la hoja donde introdujo la tabla, sitúate en una de las celdas que contienen los datos
(Para este ejemplo A1), ve a la ficha Datos (menú principal) y hacer clic al botón Tabla
Dinámica.
2º. En el cuadro de diálogo Crear Tabla Dinámica, se solicita seleccionar los datos que se desea
analizar. En este caso, dejamos la opción preseleccionada Tabla#, que corresponde al rango
Excel Avanzado Instituto Nicaragüense de Computación-INC 73

correcto. En la parte inferior del cuadro de diálogo, se debe elegir donde se desea colocar
el informe de Tabla Dinámica, hacer clic al botón Hoja de cálculo existente, e indica la
posición de destino de la tabla dinámica tecleando (o seleccionando con el ratón) la
dirección de la celda superior izquierda a partir de la cual se colocará la tabla (Hágalo en la
Hoja2, celda A5). Finalmente, clic a Aceptar.
3º. Para realizar el diseño, hacer la distribución de los campos en la tabla a crear:

En la parte derecha superior, se muestra la lista de campos y en la parte derecha inferior


aparece el área en donde se diseñará la tabla, que está dividida en cuatro secciones (Filtro
de informe, Rótulos de Fila, Rótulos de Columnas y Sumatoria Valores), en las que se
pueden colocar los distintos campos, pulsando sobre el nombre del campo y arrastrándolo
a una sección.

A la hora de organizar los datos en nuestro ejemplo deberá tenerse en cuenta lo siguiente:

⇒ El campo que se coloque en la sección Filtro de informe aparecerá en forma de una


lista desplegable desde la que se podrá seleccionar aquel elemento del que se desee
mostrar el resumen.
⇒ El campo que se coloque en la sección Rótulos de Fila, mostrará sus elementos como
encabezados o títulos de las filas en la tabla
⇒ El campo que se coloque en la sección Rótulos de Columnas, mostrará sus elementos
como encabezados de las columnas de la tabla
⇒ En cuanto al campo que se coloque en la sección Sumatoria de Valores, sus datos se
someterán a una determinada operación de cálculo: Suma (es la que se ofrece por
defecto cuando los datos de este campo son todos numéricos), Contar (la que se
ofrece por defecto en los demás casos), Promedio, Mínimo, Máximo, Producto, etc.
Excel Avanzado Instituto Nicaragüense de Computación-INC 74

En nuestro ejemplo, por tanto, colocaremos los campos del siguiente modo:

% El campo Vehículo en la sección Rótulo de Fila


% El campo Semana en la sección Rótulo de Columnas
% El campo Cantidad (que contiene los valores que queremos sumar) en la sección
Sumatoria de Valores, aceptando la función SUMA que Excel propone por defecto.
% La tabla Dinámica se presenta a continuación:

c) Modificar la Tabla

Aplicar Filtro a la Tabla

Si se quiere conocer los totales de vehículos para la 3ra. y 4ta. semana de los autos y ómnibus,
hacer lo siguiente:

En primer lugar se despliega la lista en Rótulos de columnas y se desactiva la 1° y 2°


Excel Avanzado Instituto Nicaragüense de Computación-INC 75

En segundo lugar se despliega la lista en Rótulos de fila y se desactivan las opciones Camión,
Camioneta, Moto.

Resultado de la tabla al aplicarle los filtros correspondientes:

Para regresar a todas las opciones desplegar la lista y marcar Mostar Todo.

Con el objetivo que la tabla sea más explícita, se deberá cambiar el encabezado Rótulos de
columnas por Semana y el encabezado Rótulos de fila por Vehículo. Finalmente la tabla se
presenta así:
Excel Avanzado Instituto Nicaragüense de Computación-INC 76

Cambiar el diseño de la tabla

El siguiente ejemplo es para colocar los vehículos en las columnas y las semanas en las filas.

Siguiendo el mismo procedimiento se puede cambiar el diseño de la tabla, por ejemplo


a) En Vehículo y Semana, mostrar la lista y marcar la opción Seleccionar todo.
b) En el cuadro de la derecha Lista de Campos, arrastre el campos Semana a Rótulos de
Filas y el campo Vehículos a Rótulo de Columnas
c) Cambiar los rótulos nuevamente, donde dice Vehículo introducir Semana y viceversa.
Obteniéndose el siguiente resultado.

Aplicar Filtros a la Tabla

Ahora se quiere obtener las cantidades de vehículos del tipo Autos y Camiones, correspondiente a
la 1ra. y 3ra. semana.

Siguiendo con el mismo procedimiento, en Vehículos se dejan activados Auto y Camión. En


Semana se deja activada solamente la 1° y 3° Semana. De lo ejecutado surge el siguiente
resultado.

Obtención de Subtablas

Si se quiere un detalle en hoja aparte sobre una celda, por ejemplo, la segunda semana de autos,
se hace lo siguiente:

Hacer doble clic sobre una celda, en este caso por ejemplo la segunda de Auto, donde figura la
cantidad 122350, excel automáticamente produce un detalle en hoja aparte según lo siguiente:
Excel Avanzado Instituto Nicaragüense de Computación-INC 77

Ejercicio Número 13
TABLA DINAMICA
Aplicado a un Libro de Banco

a) Preparar hoja Cargar e introducir datos y fórmulas

• Crear una tabla como se muestra en la siguiente imagen, llevarla hasta la fila 1000:

• Introducir los encabezados de la hoja y de la tabla así:

⇒ En la celda F2, alineado a la derecha y color de texto azul oscuro: Fecha de


hoy:
⇒ En la celda G2 y alineada a la derecha, introducir la función =HOY() para
presentar la fecha que tiene la computadora, que se supone es la de hoy.
Cambiar color de relleno en azul oscuro y color de texto en blanco.
⇒ En la celda F4, alineado a la derecha y color de texto azul oscuro: Saldo
Inicial:
⇒ En la celda G4, el valor de: 1000. Dar el formato de moneda
⇒ En la celda B6: Fecha
⇒ En la celda C6: Concepto
⇒ En la celda D6: Número de Cheque u Operación
⇒ En la celda E6: Créditos
⇒ En la celda F6: Débitos
⇒ En la celda G6: Saldo
⇒ En la celda H6: Mes

• Modificar el ancho de columnas para que se parezca al modelo presentado anteriormente.


A la fila 6 dar un formato de celda, para alinear el texto centrado verticalmente y ajustar el
texto.
• Seleccionar todo el encabezado (b6:h6) y poner centrado, negrita, relleno azul y color de
texto blanco y bordes blancos.
• A partir de la fila 7 hasta la fila 1000, colocar bordes.
Excel Avanzado Instituto Nicaragüense de Computación-INC 78

• En la celda G4, introducir un comentario, para lo cual colocar el puntero sobre la celda y
dar clic al botón derecho del mouse, luego clic a Insertar Comentario y luego introducir el
siguiente texto: Si es deudor introducirlo con signo negativo.
• Configurar el papel a la orientación horizontal.
• Seleccionar la columna Fecha y dar un formato de fecha corta.
• Seleccionar la columna Número de Cheque… , dar formato de texto y Centrar.
• Seleccionar las columnas Crédito, Débito y Saldo, y dar un formato de moneda.
• En la celda G6 introducir la siguiente fórmula:

=SI(B7="","",G4+E7-F7)

• En la celda G7 introducir la siguiente fórmula:

=SI(B8="","",G7+E8-F8), luego copiarla hasta la fila 1000.

• En la celda H7 introducir la siguiente fórmula:

=SI(B7="","",CONCATENAR(MES(B7),"/",AÑO(B7)))

• Introducir los siguientes datos:

b) Preparar hoja Resumen y crear la tabla dinámica

Crear la tabla Dinámica con el siguiente procedimiento:


Excel Avanzado Instituto Nicaragüense de Computación-INC 79

• Crear la tabla dinámica que presente, para cada mes, en páginas individuales, el total de
Créditos y Débitos por Fecha, Concepto y Número de Cheque. Para lograr esto hacer lo
siguiente:

1º. En la hoja Cargar donde introdujo la tabla, sitúate en una de las celdas que contienen
los datos (Para este ejemplo B6), ve a la ficha Datos (menú principal) y hacer clic al
botón Tabla Dinámica.
2º. En el cuadro de diálogo Crear Tabla Dinámica, se solicita seleccionar los datos que se
desea analizar. En este caso, dejamos la opción preseleccionada Tabla#, que
corresponde al rango correcto. En la parte inferior del cuadro de diálogo, se debe
elegir donde se desea colocar el informe de Tabla Dinámica, hacer clic al botón Hoja
de cálculo existente, e indica la posición de destino de la tabla dinámica tecleando (o
seleccionando con el ratón) la dirección de la celda superior izquierda a partir de la
cual se colocará la tabla (Hágalo en la Resumen, celda A5). Finalmente, clic a
Aceptar.
3º. Para realizar el diseño, hacer la distribución de los campos en la tabla a crear:

En la parte derecha superior, se muestra la lista de campos y en la parte derecha inferior


aparece el área en donde se diseñará la tabla, que está dividida en cuatro secciones (Filtro
de informe, Rótulos de Fila, Rótulos de Columnas y Sumatoria Valores), en las que se
pueden colocar los distintos campos, pulsando sobre el nombre del campo y arrastrándolo
a una sección.

A la hora de organizar los datos en nuestro ejemplo deberá tenerse en cuenta lo siguiente:

⇒ El campo que se coloque en la sección Filtro de informe aparecerá en forma de una


lista desplegable desde la que se podrá seleccionar aquel elemento del que se desee
mostrar el resumen.
⇒ El campo que se coloque en la sección Rótulos de Fila, mostrará sus elementos como
encabezados o títulos de las filas en la tabla
Excel Avanzado Instituto Nicaragüense de Computación-INC 80

⇒ El campo que se coloque en la sección Rótulos de Columnas, mostrará sus elementos


como encabezados de las columnas de la tabla
⇒ En cuanto al campo que se coloque en la sección Sumatoria de Valores, sus datos se
someterán a una determinada operación de cálculo: Suma (es la que se ofrece por
defecto cuando los datos de este campo son todos numéricos), Contar (la que se
ofrece por defecto en los demás casos), Promedio, Mínimo, Máximo, Producto, etc.

En nuestro ejemplo, por tanto, colocaremos los campos del siguiente modo:

% El campo Mes en la sección Filtro de informe


% Los campos Fecha, Concepto, Número de Cheque en la sección Rótulo de Fila
% El campo Crédito y Débito (que contiene los valores que queremos sumar) en la
sección Sumatoria de Valores. Excel propone por defecto la función de CUENTA,
sin embargo esto lo vamos a cambiar por la función SUMA, haciendo clic sobre el
campo, seleccionando Configuración de campo y luego Suma.

4º. Mejorar la presentación de la tabla dinámica

⇒ Cambiar el formato de Esquema a Tabular, haciendo clic a la ficha Diseño, luego clic
al botón Diseño de informe y finalmente clic a Mostrar en formato tabular.
⇒ Quitar el total a todos los campos:
" Clic a la ficha Diseño
" Clic al botón Subtotales
" No Mostrar Subtotales
⇒ Cambiar el formato a las columnas de los Valores
" Con puntero en el encabezado del campo Suma de Crédito, clic al botón
derecho
" Clic a Configuración de campo
" En la casilla nombre personalizado introducir el texto: Créditos
" Clic al botón formato de número
" Clic a la categoría Número
" Marcar el botón Usar separadores de miles
" Aceptar
" De forma similar hacer con la columna Suma de Débitos
⇒ Ocultar la fila 5
⇒ Insertar una fila que separe a cada fecha
" Con puntero en la columna Fecha clic al botón derecho del mouse
" Clic a Configuración de campo
" Clic a la ficha Diseño e Impresión
" Clic al botón Insertar línea en blanco después de cada etiqueta
" Aceptar

Finalmente la tabla dinámica se presenta así:


Excel Avanzado Instituto Nicaragüense de Computación-INC 81

CONSOLIDADO DE CREDITOS Y DEBITOS


Período comprendido entre
Mes (Todas)

Número de
Fecha Concepto cheque u Créditos Débitos
operación
05/06/2006 Cheque 00000021 100.00
00000022 50.00
Depósito (en blanco) 100.00

06/06/2006 Cheque 00000023 100.00

09/06/2006 Cheque 00000024 100.00

19/06/2006 Cheque 00000025 50.00


00000026 205.00

21/06/2006 Cheque 00000027 100.00


Depósito (en blanco) 1,000.00

22/06/2006 Depósito (en blanco) 2,500.00

23/06/2006 Cheque 00000028 500.00


Depósito (en blanco) 105.00

24/06/2006 Cheque 00000029 100.00

25/06/2006 Cheque 00000030 100.00

26/06/2006 Cheque 00000031 100.00


00000032 200.00

03/07/2006 Cheque 00000033 500.00


00000034 500.00

Total general 3,705.00 2,705.00


Excel Avanzado Instituto Nicaragüense de Computación-INC 82

Ejercicio Número 14.


DAR FORMATOS A CELDAS USANDO MACROS

a) Introducción

En esta unidad estudiaremos qué son las Macros, en qué nos pueden ayudar y cómo crear macros
automáticamente. Esta unidad tratará de manera muy sencilla el tema de macros sin entrar en
profundidad con el lenguaje de programación utilizado por MS Excel, el Visual Basic Application
(VBA), ya que esto ocuparía un curso entero y se sale del objetivo del curso.

Cuando trabajamos con un libro personalizado, es decir, que nos hemos definido con una serie de
características específicas como puedan ser el tipo de letra, el color de ciertas celdas, los formatos
de los cálculos y características similares, perdemos mucho tiempo en formatear todo el libro si
disponemos de muchas hojas.

Con las macros lo que se pretende es automatizar varias tareas y fusionarlas en una sola,
añadiendo por ejemplo un botón en nuestro libro que al pulsar sobre él realice todas esas tareas.

b) Crear una macro automáticamente

La forma más fácil e intuitiva de crear macros es crearlas mediante el grabador de macros del que
dispone Excel.

Este grabador de macros te permite grabar las acciones deseadas que posteriormente las traduce a
instrucciones en VBA, las cuales podemos modificar posteriormente si tenemos conocimientos de
programación.

Para grabar una macro debemos acceder a la pestaña Vista y


despliega el submenú Macros y dentro de este submenú
seleccionar la opción Grabar macro...

Además de esta opción en el menú podemos encontrar las


siguientes opciones:

Ver Macros... - Donde accedemos a un listado de las macros


creadas en ese libro.

Usar referencias relativas - Con esta opción utilizaremos referencias relativas para que las
macros se graben con acciones relativas a la celda inicial seleccionada.

Al seleccionar la opción Grabar macro..., lo primero que vemos es el cuadro de diálogo Grabar
macro donde podemos dar un nombre a la macro (no está permitido insertar espacios en blanco
en el nombre de la macro).
Excel Avanzado Instituto Nicaragüense de Computación-INC 83

Podemos asignarle un Método abreviado: mediante la combinación de las tecla CTRL + "una
tecla del teclado". El problema está en encontrar una combinación que no utilice ya Excel.

En Guardar macro en: podemos seleccionar guardar la macro en el libro activo, en el libro de
macros personal o en otro libro.

En Descripción: podemos describir cuál es el cometido de la macro o cualquier otro dato que
creamos conveniente.

Para comenzar la grabación de la macro pulsamos el botón Aceptar y a continuación, si nos

fijamos en la barra de estado, encontraremos este botón en la barra de estado donde


tenemos la opción de detener la grabación.

A partir de entonces debemos realizar las acciones que queramos grabar, es conveniente no
seleccionar ninguna celda a partir de la grabación, ya que si seleccionamos alguna celda
posteriormente, cuando ejecutemos la macro, la selección nos puede ocasionar problemas de
celdas fuera de rango.

Una vez concluidas las acciones que queremos grabar, presionamos sobre el botón Detener de
la barra de estado, o accediendo al menú de Macros y haciendo clic en

c) Ejecutar una macro

Una vez creada una macro, la podremos ejecutar las veces que queramos.

Antes de dar la orden de ejecución de la macro, dependiendo del tipo de macro que sea, será
necesario seleccionar o no las celdas que queramos queden afectadas por las acciones de la
macro.

Por ejemplo si hemos creado una macro que automáticamente da formato a las celdas
seleccionadas, tendremos que seleccionar las celdas previamente antes de ejecutar la macro.
Excel Avanzado Instituto Nicaragüense de Computación-INC 84

Para ejecutar la macro debemos acceder al menú Ver Macros..., que se encuentra en el menú
Macros de la pestaña Vista, y nos aparece el cuadro de diálogo Macro como el que vemos en la
imagen donde tenemos una lista con las macros creadas.

Debemos seleccionar la macro deseada y pulsar sobre el botón Ejecutar. Se cerrará el cuadro y
se ejecutará la macro.

En cuanto al resto de botones:

Cancelar - Cierra el cuadro de diálogo sin realizar ninguna acción.

Paso a paso - Ejecuta la macro instrucción por instrucción abriendo el editor de programación de
Visual Basic.

Modificar - Abre el editor de programación de Visual Basic para modificar el código de la


macro. Estos dos últimos botones son para los que sapan programar.

Eliminar - Borra la macro.

Opciones - Abre otro cuadro de diálogo donde podemos modificar la tecla de método abreviado
(combinación de teclas que provoca la ejecución de la macro sin necesidad de utilizar el menú) y
la descripción de la macro.

d) Ejercicio

& Crear la Macro

Aprender como crear una macro de forma automática utilizando el grabador de macros.
Crearemos una macro que automatice el formato de la cabecera de nuestra hoja de trabajo.
Excel Avanzado Instituto Nicaragüense de Computación-INC 85

1. Si no tienes abierto Excel2007, ábrelo para probar el ejercicio.

2. Al entrar estaremos situados en la celda A1.

3. Ve a la pestaña Vista.

4. Abre el submenú Macro.

5. Y elije la opción Grabar nueva macro...

Aparece el cuadro de diálogo Grabar macro.

6. Escribe el nombre de la macro, EjemploMacro1. Y pulsa Aceptar.

7. Ahora estamos grabando, vamos a realizar las acciones necesarias para dar
formato a nuestra hoja de trabajo.

8. Presiona sobre el botón Negrita de la sección Fuente, en la pestaña Inicio.

9. Presiona sobre el botón Cursiva de la sección Fuente.

10. Escoge el tipo de fuente Cambria.

11. Escoge el tamaño de la fuente en 14 puntos.

Ya hemos concluido con el formato de una cabecera de datos, por tanto


concluimos la grabación de la macro.

12. Presiona sobre el botón detener de la barra de herramientas, o accede al menú


Macro y selecciona Detener grabación.

& Ahora vamos a comprobar que funciona correctamente la macro creada.

1. Escribe en la celda D1 Cabecera.

2. Escribe en la celda E1 de.

3. Escribe en la celda F1 prueba.

4. Selecciona las celdas anteriores D1, E1 y F1.

5. Ve a la pestaña Vista.

6. Abre el submenú Macro.

7. Elige Ver Macros.

8. Selecciona la macro creada EjemploMacro1 y pulsa sobre Ejecutar.

Observa como las celdas seleccionadas adoptan el formato automáticamente.