OS NOVOS SUPORTES PARA A INFORMACAO E COMUNICACAO JORGE REMONDES Profesor no Ensino Superior. Formador de quadros empresariais. Consultor de Mareting. rge@jorger: m.pt. www.orgeremondes.com Resumo ‘As empresas ¢ instituigdes possuem ao seu alcance um leque muito diversificado de novos suportes para a informagao e comuni- cag&o, com a finalidade de armazenar e disponibilizar documentos de varios tipos. Neste artigo foram explorados nao todos, mas aque- les que pareceram ser mais relevantes. A sua redaccéo compreen- deu a consulta de livros, sites e o conhecimento adquirido pela ex- periéncia do autor, metodologia que permitiu desenvolver uma abordagem aos suportes magnéticos e 6pticos e aos suportes digitais existentes, suportados pela internet. Como resultado, os tiltimos pa- recem ser aqueles que denotam tendéncia para uma maior utili- zaco no futuro como complemento dos primeiros. Palavras-chave CD, DVD, Zip Disk, Cartées de Meméria, pen-drive, disco-exter- no, digital, on-line, webmeeting, 9974. Introdugéo A necessidade crescente de armazenar e transportar informagao € por demais uma evidéncia, nas empresas e instituig6es, por moti- vos de ordem diversa. Afinal, vivemos cada vez mais, na dita Socie- dade da Informacao. Por essa razdo, 0 convite para fazer uma apre- sentagdo sobre os novos suportes para a informa¢do e comunicacao no Curso de Comunicacao e Protocolo, organizado e coordenado pelo Prof. Doutor Fernando Ramos, na Faculdade de Ciéncias So- Ciais e da Comunicagdo, da Universidade de Vigo, pareceu muito es- timulante. Neste artigo, reproduz-se o contetido da intervengao pro- ferida pelo autor que se baseou na exploragao dos suportes magnéticos e Opticos existentes e dos novos suportes digitais de ar- mazenamento de informacgao, um dos temas que 0 mesmo esta a desenvolver no aémbito da elaboragao da sua Tese de Doutoramento. 2, Suportes magnéticos e 6pticos Sobre esta categoria de suportes, ANA SOUTO (2004:142) disse que “cada vez mais as organizacdes apostam na publicagéo de docu- mentos em suportes informéaticos. Assim, séo frequentes as accGes informativas em discos compactos (CD's), a publicagéo de manuais internos da instituigéo ou empresa nestes formatos, como € 0 caso de balangos sociais, manuais de identidade corporativa, ou balangos anuais”. Um dos mais recentes géneros de CD‘s que apareceu no merca- do, foi o CD-Card5%°, CLAUDIA MATARAZZO (2003:80) ao falar deste novo suporte de comunicagao afirma que “na era da internet, os cartées de visita tornaram-se obsoletos”. Esta autora fala do CD-Card como resultado de um 6ptimo casamento entre a tradi¢&o e a tecno- logia. Este novo suporte de comunicagao profissional devera ter uma dimensdo o mais reduzida possivel para podéf aber no bolso ou carteira, sublinha a autora. Este tipo de CD tem em relagao ao cartao de visita tradicional a capacidade de armazenamento de in- 326. Mini CD inserido numa capa em pléstico ou cartao. 908formagao. Um caso demonstrativo é 0 CD-Card (ver Figura n° 1) do autor que possui na capa a informagao pessoal e contactos. Ao ser introduzido na drive de CD's de um PC ou portatil, reencaminha o utilizador para a pagina web do autor. Também Joaquim Abreu, CEO da Termolan, S.A.5°’, entre outros, se apresenta no dia-a-dia com um CD-Card, CD que normalmente tem 50 MB de espaco em disco e uma embalagem. No entanto, ALFONSO YEPES (1992) ao referir-se aos suportes magnéticos e 6pticos aponta-Ihes vantagens e inconvenientes. Como vantagens dé o exemplo da capacidade de armazenar qual- quer tipo de informacao (texto, imagem, som, dados informaticos, etc.), grande qualidade na reproducao da informagao original, aces- So rapido, fiabilidade na conservagao da informagao uma vez que os discos 6pticos néo se deterioram por jorge remondes nemhum agente exterior. Em relacdo aos inconvenientes o citado autor fala dos problemas de standardi- zac, o custo, assim como proble- mas juridicos derivados da validade ou nao dos documentos registados. Entretanto, a Portaria_n’ 1370/2007 - I Série n° 202 de 19/10 veio estabelecer, em Portugal, as con- digdes para 0 arquivo de documentos em suporte electronico referentes ao IVA. A Portaria “estabelece as condigoes a observar na transposi¢ao dos ficheiros informaticos pro- duzidos pelos programas de facturagéo para suportes electrénicos nao regravaveis, destinados a substituir, para efeitos fiscais, os res- pectivos arquivos em papel. Assim, as facturas ou documentos equi- valentes e os tales de venda, exigiveis pelo Codigo do IVA, podem ser arquivados em suporte electronico. Estes documentos devem ser registados sequencialmente e ininterruptamente e respeitar 0 pano de arquivo e a individualizagéo de cada exercicio. Os sujeitos passi- vos sao obrigados a manter cépias de seguranga do suporte electré- Figura n° 1 - CD Card do autor. 397. Mais informagdes em http-//comunicacaoeprotocolo.blogspot.com/search?q= CD+Card. 999nico, devendo manter os suportes e as respectivas copias por um pe- riodo de 10 anos (artigo 52° do Cédigo do IVA), os quais devem, sem- pre que solicitado, ser disponibilizados a administracao tributaria.” Uma das aplicagées tteis para este efeito é a solugdo Kofax*** co- mercializada por varias empresas. Antes de terem surgido os CD's e DVD's, um dos suportes mais usado foi a tradicional disquete como recordam JOSE MUNDET e FERNANDO PENA (1998:28-29). Ainda acerca dos CD's, o CD-ROM caracteriza-se por ter maior capacidade de armazenamento de texto. JOAQUIM CAETANO e SANDRA ANDRADE (2003:36) lembram que num CD-ROM podem armazenar-se até 250000 paginas de texto. A partir de 1990 a limi- tacéio de regravacao deixou de existir com os Compact Disc ReWrita- ble (CD-RW) que permitem regravar o CD. GENEVIEVE LEFORT (1990:38-39) referiu outras vantagens que o CD-ROM possui, a saber: Portabilidade; Pequeno volume; Agrupamento de varios textos; Permissao de transferéncias de contetidos para o computador; A reprodugao pode ficar mais barata do que a impressao, se se tratar de muitos documentos e paginas. ROBERTO COLL et al (1990:305) registam ainda outras vantagens: Possibilidade de alterar os contetidos; Pode enviar-se facilmente por correio; E possivel estabelecer conex6es com programas informaticos. Apesar das evidentes vantagens, hé também caracteristicas ne- gativas dos CD-ROM. Por exemplo, MICHAEL MIRABITO (1998:151) diz que estes so mais lentos do que os discos duros. Em relacgdo aos DVD's, outro tipo de suporte, ARTUR AZUL (1999:47) lembra que estes suportes tém maior densidade de da- dos. O DVD-ROM2? apenas pode ser lido depois de gravado. O 328. Mais informagGes em http://www.kofax.com. 399, ROM ~ $6 de leitura, 1000DVD-R®°, permite a gravacao apenas uma vez e o DVD-RW permi- te gravar e regravar as vezes que forem necessdrias Na Figura n° 2 gentilmente cedida pela Media Fashion, podem observar-se varios formatos de CD's e DVD's. As empresas podem criar CD’s e DVD's, mas podem particularizar criando CD's audio, Mini-CD’s, Mini-DVD's, Fun-Cd's*’, Aroma CD's/DVD's e CD’ recorta- dos, Por outro lado, também podem criar-se embalagens de diversos tipos: papel, cartao, metal, madeira, cartéo reciclado, pléstico, cor- tiga, ete. Figura n° - Formatos de CD’s e DVDs. Fonte: imagem gentilmente cedida pela Mediafashion Por vezes, as empresas optam nao s6 por disponibilizar infor- macao diversa nestes novos suportes, mas também miisica, jogos. filmes, documentarios, cursos, etc. Em Portugal, os principais sectores que recorrem com frequén- cia a estes suportes, para comunicar néo s6 com publico interno mas também com 0 piblico externo, sao os laboratérios, industria farmacéutica, grande distribuicdo, banca, seguros, telecomuni- cacées, jornais e revistas. Existem ainda o Digital Visual Interface (DVD), 0 Disco Compacto Interactivo (CDI) e os Videodiscos que sao tecnologias destinadas a documentos e ao multimédia que exigem combinar som, imagem em movimento e texto. 330. R ~ Recordable. 331. CD com érea transparente. 1001JOAO ANTONIO (2005:50-51) recorda outro género de suporte: a Disquete Zip (Zip Disk) fabricada originalmente pela IOMEGA com capacidade de armazenamento de 100MB que tem hoje capacidade para armazenar até 750MB. Quem faz muito uso destas unidades de armazenamento so as empresas de design e arquitectura, mas em geral, os CD-R e os CD-RW, mais baratos ocupam um espaco signifi- cativo no mercado. Merecem ainda referéncia aqui, os Cartées de Memoria que ac- tualmente ja séo usados em novos equipamentos portateis como cé- meras fotograficas digitais, palmtops, etc. Por outro lado, a pen-drive é um suporte que oferece grande mobilidade. E importante lembrar, a este propésito, VANDA LOPES (2009:64) que deu a conhecer recentemente através de um artigo pu- blicado na Noticias Magazine, a primeira pen-drive do mundo com 128 GB, fabricada pela Kingston. A mesma empresa também acabou de langar uma verséo de 64 GB e outra de 32 GB. Nos nossos dias, os discos externos constituem ainda um dos su- portes menos utilizado, mas, no entanto, denota uma forte tendén- cia de crescimento. E importante citar nesta secgao JUAN RECIO et al (2004:94-95) que referem quais so os documentos que se produzem a nivel interno nas organizacoes, susceptiveis de armazenamento em suportes: Antincios/Avisos; Caixa de Sugestées; Jornal Interno; Revista; Carta ao pessoal; Nota informativa ou Memorando; Audiovisuais da empresa de uso interno; Mensagens (através de correio interno ou electrénico), 3. Suportes digitais de armazenamento de informagaéo Na era digital, as novidades séo uma constante e os consumido- Tes particulares e organizacionais sdo surpreendidos, encantados e entusiasmados a todo o instante. Referindo-se aos suportes desta 1008secgao, M" ESPINOSA et al (1994:61-63) falam da existéncia dos se- guintes tipos: In-line: no disco duro e memoria RAM; On-line: memérias nao circunscritas a um documentalista ou gestor de informagao: Near-line: utilizam-se sofisticados robots para auxiliar a me- moria nas respecivas fungdes documentais; Off-line: o factor humano desempenha o papel de gestor mais importante. O acesso a informagao faz-se utilizando re- cursos humanos. Para nao recorrer a ISP's externos, as empresas e instituiges po- dem disponibilizar a sua informacao através de servidores internet, como sublinha FRANCISCO FERRAO (2000: 15-16), autor que Iembra © facto de os mesmos servidores serem equipamentos que necessi- tam, no entanto, de ter um sofisticado sistema de seguranca que in- clua a configuragao de uma firewall. Hoje comeca a verificar-se uma tendéncia de recurso cada vez mais acentuada dos suportes on-line. As novidades de servigos € aplicacGes que possibilitam a transferéncia e alojamento de ficheiros nao param de ser anunciadas E evidente que através de e-mail e via softwares de mensagens instantaneas, como o Windows Live Messenger, Skype, entre outros, pode-se enviar e receber ficheiros. Por exemplo, para ficheiros até 100MB, 0 site Yousendit**? permite enviar ficheiros para um ou mais destinatarios. Entretanto, tém surgido a um ritmo cada vez mais crescente, alternativas para arquivar documentos on-line. Podemos dar o exemplo do orbitfiles**>, site que disponibiliza 6 GB gratis de espaco para armazenamento de ficheiros, com a opcao de subscrigéo de pacotes com mais espago, mas com custos acresci- dos. Basta efectuar 0 registo on-line, nao sendo necessdrio facultar dados especiais. Trata-se de um registo simples. A oportunidade de recorrer a um espago on-line para manter cOpias de seguranga disponiveis a qualquer hora e em qualquer Iu- gar, € muito relevante. No entanto, 0 orbitfifes possui limitagdes de 389, Disponivel em www.yousendit.com. 353. Disponfvel em http:/Awww.orbitfiles.com. 1003espago. Jé o Wuala®4 compensa a limitagéo de 1GB de espaco pela possibilidade de negociar em troca espago no nosso disco. Um dos mais recentes servicos de arquivo disponibilizado on-line € 0 TwinDocs™, Trata-se de um servigo criado em Espanha, de uso gratuito, que permite arquivar de forma organizada todo 0 tipo de do- cumentos em formato imagem ou html. Este servigo permite néo ape- nas 0 arquivamento como o envio por e-mail 4 posteriori de qualquer documento. Uma das outras novidades do TwinDocs, é que este ser- vico oferece um software* para instalar no nosso PC, que facilita a transferéncia de ficheiros para o arquivo on-line (ver Figura n° 3). aT ele Ienrreletrnicn m0 bry ae ene ene een Figura n° 3 - Site TwinDocs. De uma forma mais interactiva, hé servigos que possibilitam nao s6 disponibilizar ficheiros como a edigéo dos mesmos. Trata-se de uma boa solugdo para analisar documentos on-line entre membros de uma equipa de trabalho. Este facto s6 € possivel com 0 recurso ao 334, Disponivel em http://\www.wuala.com. 335. Disponivel em http:/heww.twindocs.com. 336, Trata-se do TwinDocs Ambassador, disponivel em https:/Awww.twindocs.com /plu- gins/AmbassadorSetup.exe 1004servico de webmeeting®” disponivel no site dimdim***, entre outros. O dimdim permite reunir de forma gratuita 20 pessoas através da in- ternet em salas onde todos os participantes podem aceder aos mes- mos ficheiros consultando o seu contetido. No entanto, o servigo dimdim oferece solugdes pagas que permitem reunir 60, 100 ou mais pessoas de uma s6 vez. Por outro lado, com o recurso a utilizagéo da videoconferéncia on- line na comunicagéo empresarial e institucional conseguem-se reduzir custos de operacéo. A Microsoft usa internamente o seu servigo Office Live Meeting que reine dados, voz e imagem numa aplicagao, ser- vico que esté também disponivel para qualquer outra entidade. Para arquivo de fotografias os particulares, empresas e insti- tuigdes podem utilizar gratuitamente servigos como 0 Flickr, Pi- cassa®**! ou Hotmail. Ambos os servicos facultam espago para aloja- mento ptiblico ou privado de albuns de fotografias. Se a necessidade de arquivo on-line passar por transferir ficheiros video, o You Tube*? é sem diivida alguma a solugao gratis mais eficaz, 4, Conclusdo Esta abordagem aos novos suportes para a informa¢gao e comu- nicag&o conduz a algumas conclus6es que aqui se registam de forma sucinta: 1. O CD-Card é 0 resultado de um 6ptimo casamento entre a tra- digdo e a tecnologia; 2, Um CD-ROM pode guardar 250000 paginas de texto: 3. Podem criar-se CD's e DVD's em formatos distintos; 4. Podem criar-se embalagens de CD's e DVD's com varios mate- riais; 337. Reunides on-line. 338. Disponivel em http:/iwww.dimdim.com, 339, Ver demo em_ hitp://www.microsoft.com/UC/LMOC/LMOC. html? pro- duct=LM&locale=en-us&page=0&status=open. 340. Disponivel em http:/Arww flickr.com. 341. Servico para utilizadores do GMail. 342. Disponivel em http:/Awww.youtube.com. 10055. A pen-drive com capacidade até 128 GB oferece grande mobi- lidade de dados; 6. Os suportes de arquivo de ficheiros on-line surgem de forma crescente na rede mundial de computadores; 7. As reunides virtuais com recurso a documentos séo uma reali- dade, com a vantagem acrescida de redugéo de custos; 8, Existem cada vez mais solug6es gratis para arquivamento de fotografias e videos on-line. REFERENCIAS ANTONIO, Joao (2005) Informatica: Teoria e Questdes, 2° edicéio, Editora Campus, Sao Paulo; AZUL, Artur (1999) Introdugdo as Tecnologias de Informagao, Volume 1, Porto Editora, Porto: CAETANO, Joaquim e ANDRADE, Sandra (2003) Marketing & Internet — Principios Fundamentais, Edigdes Técnicas, Lisboa; COOL, Roberto et al (1990) Curso de Documentacién Assistido por Orde- nador, 2° edicién ampliada, Editorial Dossat, Madrid; ESPINOSA, M® et al (1994) Tecnologias Documentales, Tecnidoc, Madrid; FERRAO, Francisco (2000) e-Business, Escolar Editora, Lisboa: YEPES, Alfonso (1992) Manual de Documentacién audiovisual, EUNSA, Na- varra; LEFORT, Genevieve (1990) Saber Documentar-se (LIMA, Emilio, trad.) , Edigées CETOP, Lisboa; LOPES, Vanda (2009) Primeira pen USB do mundo com 128 GB, noticias- magazine, JN, 19 de Julho, p. 64 MATARAZZO, Claudia (2003) negocios negécios, etiqueta faz parte, Melho- ramentos, Séo Paulo; MIRABITO, Michael (1998) Las nuevas tecnologias de la comunicacién, Ge- disa Editorial, Barcelona; MUNDET, José e PENA, Fernando (1998) Informacién y Documentacién Ad- ministrativa, Tecnos, Madrid; RECIO, Juan et al (2004) Gestién de la Documentacién en Ia Publicidad y en las Relaciones Publicas, Editorial Sintesis, Madrid; SOUTO, Ana (2004) Manual de programaci6n e técnicas de relaciéns ptibli- cas, Servizo de Publicaciéns, Universidade de Vigo, Vigo. 1006