19/04/2011 Legalización de Libros oficiales y Dep…

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Presentaciones en el Registro Mercantil

Para todos los ejercicios contables, las empresas deben efectuar obligatoriamente dos presentaciones en el Registro Mercantil:

- Legalización de Libros oficiales, hasta cuatro meses desde el cierre del ejercicio (30 de abril para ejercicios que coinciden con el año
natural).

- Depósito de Cuentas anuales, hasta un mes desde su aprobación en la Junta General Ordinaria de Accionistas (la Junta debe
celebrarse en los seis meses siguientes al cierre del ejercicio, por lo que, apurando plazos el depósito se puede efectuar hasta el 31 de
julio para los ejercicios que coinciden con el año natural).

Con los programas de contabilidad de DATISA, la preparación de la documentación necesaria para estas dos tareas está completamente
automatizada.

Obtenga amplia información sobre la documentación que hay que entregar, forma de prepararla, y procedimientos de presentación sobre:

- Legalización de Libros oficiales

- Depósito de Cuentas anuales PGC 2007
- Programa D2-2010 para Depósito Digital de cuentas (última versión 4.1.0)
- Obtención del Depósito de Cuentas con DATISA
- Comprobaciones previas y seguimientos a la presentación de Libros y Cuentas (nuevo)
- Depósito de Cuentas anuales PGC 1990

LEGALIZACIÓN DE LIBROS OFICIALES

La finalidad de la legalización es "precintar" la información contenida en los mismos para que no se pueda manipular posteriormente. El
archivo y custodia de estos Libros, que son secretos, corresponden a la Empresa.

Los Libros se pueden presentar como hojas encuadernadas formando libros, en un soporte informático (presentación digital) o en ambas
(presentación mixta).

Nuestras aplicaciones de contabilidad avanzada SPEEDY CODA 32 y de asesorías ASESDA 32 disponen de funciones para emitir
automáticamente las hojas de los libros obligatorios, numeradas adecuadamente, listas para encuadernar, y también para generar
automáticamente los "ficheros informáticos" adecuados.

El Libro diario se puede obtener en formato reducido o en formato detallado. En el primero se genera un movimiento contable con el
importe acumulado de todos los movimientos deudores mensuales de cada cuenta de primer nivel (en general las de tres dígitos). Su
justificación legal se basa en el Código de Comercio, Art. 28.1, apartado 2, que dice: "Será válida [para el Libro Diario], sin embargo, la
anotación conjunta de los totales de las operaciones por períodos no superiores al mes". Recomendamos la obtención del formato
reducido para la presentación en libros por las destacables ventajas de facilidad de presentación y archivo (salvo para empresas de
reducido movimiento contable), y para la presentación digital cuando el número de movimientos contables supera el millón.

Para obtener el Libro de inventario y Cuentas Anuales indique las plantillas de Estados financieros que corresponden a su actividad y
volumen de operaciones (no los especiales para la presentación digital de las Cuentas Anuales). Añada la Memoria realizada con
cualquier editor de textos, pero con la precaución de numerar las páginas como continuación de las obtenidas con nuestro programa.

El Libro de balances se obtiene a nivel trimestral.

Si opta por la presentación digital se evitará la tarea de encuadernación, y puesto que todos los libros caben en un CD, la presentación
es muy cómoda y se reduce drásticamente el espacio de archivo. Para preparar esta forma de presentación opere siguiendo estas
instrucciones:

- Descargue el programa LEGALIA (Legalización digital de libros) accediendo a la Página web del Registro Mercantil sección
descargas, e instale este programa en su ordenador (si ya lo tiene instalado, compruebe en Ayuda... Acerca de Legalia... que tiene
la versión 2.1.3).

- Con nuestro programa obtenga en Declaraciones del Registro Mercantil... Formato digital... los tres Libros (se crearán ficheros xls,
aptos para importar en el programa Legalia). (También se admiten los Libros en los formatos Excel, CuatroPro, Lotus 1-2-3, Word, Rich
Text Format y Acrobat Reader).

- Ejecute el programa Legalia, cree un "Formulario nuevo" rellenando los "datos de identificación", y en Edición... datos de los Libros,
introduzca los datos que se solicitan, de los tres libros (que nuestro programa ha generado en formato xls), y de la memoria (que puede
presentar en los formatos mencionados).

www.datisa.es/?Opcion=usuario&Sub… 1/5
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- Es conveniente que utilice la función "Comprobar Reglas", que está en la Barra de herramientas, "Formulario" (o activando el icono
verde con dos interrogantes, o pulsando Ctrl+R), y si es necesario corrija lo que proceda.

- Imprima la hoja de "Entrada de datos para la legalización de Libros" pulsando el icono Imprimir.

- Mediante la función de la Barra de herramientas Formulario... "Huella digital / Disquete" (o pulsando Ctrl+F) genere la "huella digital"
por impresora

- Grabe en un CD los ficheros contenidos en el directorio que le ha indicado el programa en el paso anterior (c:\Program
Files\Adhoc\Legalia\DATA\Nombre_Legalizacion_Libros).

IMPORTANTE: No confundir el programa Legalia (para Legalización de Libros) con el D2 (para Depósito Digital de cuentas anuales).

DEPÓSITO DE CUENTAS ANUALES PGC 2007

Las cuentas anuales de los ejercicios contables que se inician a partir del 1 de enero de 2008 (adaptados al PGC 2007) se ajustarán a lo
establecido en la Orden JUS/206/2009, de 28 de enero (28 páginas), por la que se aprueban nuevos modelos para la presentación en el
Registro Mercantil de las cuentas anuales de los sujetos obligados a su publicación, editadas en el BOE del día 10 de febrero, y a las
correcciones descritas en la Orden JUS/1291/2009, de 21 de mayo, publicadas en el BOE del día 23 de mayo. En la Resolución de 25
de mayo de 2009, de la Dirección General de los Registros y del Notariado, se da publicidad a las traducciones a las lenguas cooficiales
de los modelos de las cuentas anuales, que se presentan en la página Registros Mercantiles de la web del Ministerio de Junsticia (con otra
información de interés). Para el ejercicio 2009 se introducen cambios en los modelos a presentar en la Resolución de 6 de abril de 2010
(20 páginas). El Depósito de las Cuentas Anuales está regulado por la LSA, R.D. 1564/1989, de 22 de diciembre, en los Artículos 218 a
222.

La documentación a presentar en el Registro Mercantil de la provincia en la que radique el domicilio social, comprende:

a) Instancia de presentación de las cuentas.

b) Hoja de datos generales de identificación.
c) Declaración medioambiental
d) Modelo de autocartera.
e) Las cuentas anuales, formadas por los estados financieros Balance de situación, Cuenta de pérdidas y ganancias, Estado de ingresos y
gastos reconocidos (excepto pymes) Estado total de cambios en el patrimonio neto y Estado de Flujos de Efectivo, y la Memoria.
f) Certificación de la aprobación de las cuentas anuales, conteniendo la aplicación de resultados.
g) Informe de gestión (solo para empresas que cumplimentan el modelo normal de balance).
h) Informe de auditoría, cuando la sociedad esté obligada a auditarse o si la minoría lo solicitase.
i) Certificación acreditativa de que las cuentas depositadas se corresponden con las auditadas.»

También hay que adjuntar, según los casos, los Anuncios de convocatoria, y la Certificación SICAV. Se puede añadir otra
documentación.

El Certificado de aprobación de cuentas contendrá las especificaciones de mención que exige el artículo 366.1.2º del Reglamento del
Registro Mercantil, firmado por los administradores, y con legitimación notarial de dichas firmas. En caso de presentación digital, este
certificado identificará de forma inequívoca las cuentas presentadas digitalmente indicando la huella digital correspondiente al fichero
D2.zip que contiene todos los ficheros pertenecientes al depósito de cuentas. Puede descargar modelos orientativos para este certificado
del R.M. de Alicante y del R.M. de Madrid.

El nuevo Plan General de Contabilidad define tres modelos de estados financieros y memoria denominados pymes, abreviado y
normal. En la siguiente tabla se indican los criterios que determinan el modelo que se debe utilizar según los valores de Total activo,
Importe de la cifra de negocios y Número medio de trabajadores:

www.datisa.es/?Opcion=usuario&Sub… 2/5
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Existen tres procedimientos para el Depósito de las Cuentas Anuales: En papel, Digital en soporte informático (CD o DVD) y Digital por
Teleproceso.

Para la presentación en papel debe descargar los formularios disponibles en formato PDF en la web del Ilustre Colegio de
Registradores, imprimirlos y rellenarlos con "letra clara". Existen modelos para cuentas normales, abreviadas, y pymes.

La presentación digital consiste en entregar un fichero informático con el nombre, contenido y formatos especificados, del que hay que
obtener una huella digital para garantizar que no ha sido modificado, todo según lo descrito en la Orden ministerial anteriormente citada.
La información correspondiente a los estados financieros se ajustará a los modelos normalizados, y la memoria podrá estar también
ajustada a los cuadros normalizados, pero no obligatoriamente. Los formatos de archivo admitidos para los documentos adjuntos es la
expuesta en el siguiente cuadro (aunque no se menciona en el BOE, el programa D2 también admite el formato de imagen JPG para todos
los tipos de documentos):

Avisos
Declaraciones: ayudas,
información de interés
Declaraciones anuales
IVA 390 e IGIC 425
Operaciones con terceros
IVA 347 e IGIC 415
Registro Mercantil La huella digital es una secuencia alfanumérica de 26 caracteres (dígitos y letras mayúsculas) que se genera según el algoritmo descrito
Impuesto Sociedades 2009 en la legislación mencionada, cuyo valor depende del contenido del fichero. Cualquier cambio en el fichero, por pequeño que sea, dará
Adaptación al lugar a una huella distinta, garantizando de esta forma la integridad de la información presentada. La representación de la huella mediante
cambio del IVA un código de barras (con código EAN 128A) permite agilizar considerablemente los procesos en los que se utiliza.
Novedades fiscales 2011
DATISA HOY La presentación telemática consiste en enviar las cuentas anuales en formato digital (fichero D2.zip) por internet a la sede electrónica
del Colegio de Registradores de la Propiedad. Para ello es necesario ser "usuario abonado" (1) y poseer un certificado de firma digital
Suscripción a avisos
(2). Si la persona o personas legitimadas para certificar la aprobación de las cuentas disponen de firma electrónica reconocida (3) pueden
enviar el fichero D2.zip y el fichero que contiene la certificación de aprobación de las cuentas haciendo uso de dicha firma, sin necesidad
de la legitimación notarial de firmas. En caso de que las personas legitimadas no dispongan de firma electrónica es necesario generar
previamente la huella digital, remitir el fichero con el certificado de firma digital presentador, y presentar en papel la certificación
acreditativa de la aprobación de las cuentas con los requisitos anteriormente citados (contenido, huella digital y legitimación notarial de
firmas) en el plazo de 15 días desde la remisión del fichero. El envío telemático tiene un coste adicional al del depósito.

(1) Para abonarse y efectuar los envíos telemáticos utilice los Servicios Interactivos Registrales.

(2) Los Certificados de firma digital reconocidos son: CERES - FNMT (Fábrica Nacional de Moneda y Timbre); DNIe (Dirección
General de la Policía); AC ABOGACÍA; ANCERT (Agencia Notarial de Certificación Autoritat de Certificació de la Comunitat
Valenciana); CATCert; Firmaprofesional, S. A.; y S.A. REGISTRADORES DE ESPAÑA SCR.

(3) Suministrada por el Servicio de Certificación de los Registradores (SCR)

Otros datos de interés:

- Códigos de Registros Mercantiles (Orden JUS/206/2009)
- Clasificación Nacional de Actividades Económicas 2009 (ATENCIÓN: nueva organización)
- Conversión CNAE 93 a CNAE 2009

PROGRAMA D2-2010 PARA EL DEPÓSITO DIGITAL DE CUENTAS

Para la facilitar la presentación digital de cuentas anuales, el Colegio de Registradores de la Propiedad y Mercantiles de España distribuye
gratuitamente el programa D2 (Depósito Digital de Cuentas). Debido a cambios legislativos de contenido de las cuentas anuales, para el
PGC 2007 existen dos aplicaciones:

D2 2008 j ii i 2008 (últi ió 4 1 0)

www.datisa.es/?Opcion=usuario&Sub… 3/5
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D2-2008 para ejercicios que comiencen en 2008 (última versión 4.1.0)
D2-2009 para ejercicios que comiencen en 2009 (última versión 4.1.0)
D2-2009 para ejercicios que comiencen en 2010 (última versión 4.1.0)

Estos programas disponen de funciones de creación e importación de depósitos, tratamiento de documentos adjuntos, y validación
(chequeo y generación de huella). Su utilización proporciona una forma fácil, segura y lógica de obtener el fichero D2.zip y la huella digital.
Puede disponer del programa accediendo a la página de descargas del Registro Electrónico de I.C. de Registradores.

Antes de utilizarlos es importante que compruebe en Ayuda... Acerca de D2... que dispone de la última versión.

La introducción de datos en el programa D2 puede ser Manual tecleando todos los datos, Importando un fichero XBRL (que no
contiene todos los datos) e Importando un fichero D2.zip (que puede ser completo). Cualquiera que sea el método de entrada de
información es posible modificar cualquier dato. El programa también permite adjuntar documentos (Memoria, Modelo de autocartera,
Informe de Gestión, Informe de Auditoria, Anuncios de convocatoria, Certificación SICAV y Otros).

Las funciones para operar con el programa se invocan desde la opción de la Barra de menú "Formulario". Son destacables las
funciones "Cambiar el tipo de formulario..." que permite la modificación del tipo de estados financieros y si se cumplimenta la memoria en
formato normalizado, y "Comprobar validaciones", que también puede invocar en cualquier momento pulsando Ctrl+R.

La función "Generar Depósito digital..." crea el fichero D2.zip a partir de la información introducida, previa validación de los datos, e
imprime la Instancia de Presentación por duplicado y la Huella Digital. Para grabar el fichero se solicita el directorio, sugiriendo para este
"c:\Documents and Settings\All Users\Documentos\D2_2008\nombre\Envio" (siendo "nombre" el asignado para preparar el depósito").

Para más información descargue:

- Tutorial completo del programa D2 (R.M. Alicante) (3,5 Mb)
- Manual del usuario del nuevo D2 (versión 2.19) (1,3 Mb)

OBTENCIÓN DEL DEPÓSITO DE CUENTAS ANUALES CON DATISA

Para obtener el Depósito de Cuentas Anuales en formato digital, con cualquiera de nuestros programas de contabilidad, siga los siguientes
pasos:

1.- Compruebe si están disponibles los Patrones de Estados Financieros adecuados para este propósito (las descripciones contienen un
código numérico de 5 dígitos entre corchetes), del nivel (normal, abreviado, o pymes) que corresponde a su empresa. DATISA los
proporciona (aplicables si se ha utilizado la codificación de cuentas del PGC) y para el PGC 2007 su nombre empieza por DC. Si fuese
preciso, impórtelos con las funciones de edición de Patrones de Estados financieros, en Definiciones Comunes.

2.- Revise la Definición de datos constantes de la empresa. Esta etapa solo es necesario realizarla cuando corresponda a una empresa
nueva, cuando se amplíen estos datos (como es el caso para las primeras cuentas formuladas con el PGC 2007) o cuando haya algún
cambio en los datos de identificación, apoderados, etc. Las funciones están disponibles en el menú de contabilidad Definiciones de
empresa... Declaraciones... Datos de identificación (la segunda pantalla contiene los apoderados, y la tercera está dedicada a la
inscripción en el Registro Mercantil y notificaciones de éste organismo) y Configuración (Tipos de estados financieros que corresponden a
la empresa, Patrones para su obtención y Ruta para la obtención de ficheros).

3.- Genere un fichero D2.zip mediante la función Declaraciones... Registro Mercantil... Digital... Cuentas anuales (PGC 2007). Indique los
datos que se solicitan (Ejercicio Tipo de estados financieros Patrones y Ruta y Nombre del fichero)
www.datisa.es/?Opcion=usuario&Sub… 4/5
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datos que se solicitan (Ejercicio, Tipo de estados financieros, Patrones, y Ruta y Nombre del fichero).

4.- Cargue el programa D2 y pulse el botón "Importar y validar huella" (si ya está operando con el programa seleccione esta función en
Formulario...), marque la opción "De un fichero en formato D2 (zip)", e indique la ruta y el nombre de fichero generado en el paso 3.
Complete información si fuese preciso, adjunte la Memoria y los restantes documentos obligatorios.

5.- Genere el "Depósito digital" tal como se explica en el apartado Programa D2-2010.

Esta funcionalidad está disponible en nuestros programas SPEEDY CODA y ASESDA a partir de las versiones 5.5.1.I de la Serie
32 y 6.1.1.J de la Serie 64.

COMPROBACIONES PREVIAS Y SEGUIMIENTOS A LAS PRESENTACIONES DE

LIBROS Y CUENTAS

En algunas ocasiones puede ser necesario comprobar el contenido de los soportes informáticos que incluyen los Libros de comercio o las
Cuentas anuales, ya sea para cerciorarnos de que los certificados de huella digital son los que corresponden al CD, ya para estudiar la
información que conforma los Libros y las Cuentas. Obtenga más información sobre este tema en el post Comprobaciones previas a las
presentaciones digitales en el Registro Mercantil de nuestro blob Universo ERP.

Una vez presentados los Libros oficiales, y muy especialmente, las Cuentas anuales, puede ser recomendable conocer el estado en el que
se encuentra su tramitación. En el post del mismo blog Seguimiento de las presentaciones en el Registro Mercantil puede conocer como
efectuar esta operación por internet.

DEPÓSITO DE CUENTAS ANUALES PGC 1990

La presentación de las cuentas se puede realizar en papel, en soporte digital, o mixto. En el primer caso, el Balance de situación y la
Cuenta de pérdidas y ganancias se deben imprimir en unos formularios en papel continuo que facilita el Registro Mercantil. Este

procedimiento es muy engorroso, ya que es necesario adquirir previamente los formularios, hay que utilizar una impresora de papel
continuo y es necesario ajustarlos meticulosamente para cada empresa. Por este motivo, DATISA no soporta la impresión de estos.

La presentación digital reúne muchas ventajas, y las aplicaciones de contabilidad de DATISA permiten su preparación de forma
automática e instantánea. Opere de la siguiente forma:

- Descargue el programa D2 (Depósito digital de cuentas anuales), versión para ejercicios iniciados antes del 1-1-2008, accediendo a la
Página web del Registro Mercantil sección descargas e instale este programa en su ordenador (si ya lo tiene instalado, compruebe en
Ayuda... Acerca de D2... que la versión es la 4.1).

- Con nuestro programa obtenga en Declaraciones del Registro Mercantil... Formato digital... Cuentas anuales, tres ficheros (extensión
recomendable .asc) aptos para importar en el programa D2, indicando las plantillas de estados financieros de balance de situación y de
cuenta de pérdidas ganancias adecuadas (con la aplicación se suministran con código RMnn, y se pueden reconocer porque en la
descripción figura el número de casilla, de seis dígitos, entre corchetes).

- Ejecute el programa D2, cree un "Formulario nuevo", y antes de comenzar a rellenar casillas invoque la función de Importación, y en
esta, sucesivamente las de "Datos", "Certificación" e "Instancia", seleccionando los tres ficheros generados para este programa. Complete
las siguientes casillas que no pueden ser importadas: CNAE, Personal asalariado, Fechas de inicio y fin de ejercicio y Unidad monetaria, y
si procede, la información de acciones propias. Revise todas las hojas (14), y si es necesario efectúe cambios. Para presentar la Memoria,
Informe de gestión, Informe de auditoria, etc, la solución más sencilla es hacerlo en papel (presentación mixta). Si desea que la
información sea completamente digital, importe estos documentos desde ficheros de texto (que se pueden obtener con la mayoría de los
editores de texto eligiendo esta opción en "guardar como", siempre que no tenga cuadros u otros elementos incompatibles), o en ficheros
de imágenes en formato TIFF (que puede obtener con programas de imágenes).

- Una vez completado el proceso de entrada de datos es recomendable ejecutar la función "Comprobar reglas" disponible en el menú
"Formulario", y si es necesario, efectúe las correcciones oportunas. Si existen "Errores Primarios" es imperativo corregirlos. Si entre los
mensajes figura "Total ...", NO le recomendamos utilizar la función "Autocalcular Partidas", ya que nuestro programa calcula estos totales
correctamente si los patrones de los estados financieros están bien definidos, y puede ser síntoma de un error importante.

- Finalice el proceso generando la "huella digital" por impresora, y grabando un disquete. Si la información no cabe en un disquete, o por
cualquier razón desea hacer la presentación en un CD, pulse el botón "cancelar" (la grabación), y grave en este soporte, mediante un
programa adecuado, todo el contenido del directorio c:\Program files\Adhoc\D2\Data\"Nombre del formulario".

©DATISA Anuncios de la sociedad Aviso legal

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