MANAGER : PENTINGNYA MENDENGARKAN BAWAHAN SERTA

PENTINGNYA KEDEKATAN DENGAN BAWAHAN

PENTINGNYA MENDENGARKAN BAWAHAN

Mengapa instruksi dari seorang manajer/pemimpin unit kerja belum tentu

dipahami karyawannya?. Lalu terjadi distorsi pesan? Dan mengapa pula setiap
instruksi seolah diabaikan karyawan; seolah tidak dipatuhi? Pada gilirannya
proses pekerjaan tidak menghasilkan kinerja optimum?. Semua itu karena ada
kesalahan proses komunikasi dari seorang manajer. Dia berkomunikasi dengan
asumsi semua karyawan bakal memahami apa yang dimaksud. Padahal dalam
kenyataannya tidak demikian.

Selain itu sang pemimpin kerap kikir memberikan kesempatan kepada

karyawannya untuk bertanya dan menyampaikan gagasan. Kalau toh ada
kesempatan, manajer sering tidak atau enggan mendengarkannya dengan baik.
Akibatnya di lain kesempatan para karyawan bakal berbuat yang sama yakni
enggan untuk bertanya dan menyampaikan sesuatu. Dirinya merasa tak berguna
untuk menyampaikan pendapat-pendapatnya. Dengan kata lain komunikasi yang
terjadi adalah cuma searah yakni dari atasan. Bahkan dekat dengan sifat
kepemimpinan otoriter dari manajer. Hal ini tentunya tidaklah sehat dalam
membangun hubungan manajer dengan karyawannya. Lalu bagaimana sebaiknya?

Kepemimpinan seorang manajer sebenarnya merupakan potensi komunikasi

dalam tindakan. Ciri-ciri manajer seperti itu adalah:

1. Membangun pemahaman tentang visi,misi, dan tujuan perusahaan berikut

strategi dan kebijakannya di kalangan bawahan atau karyawan. Semakin
paham bawahan semakin terdorong mereka untuk aktif menyampaikan
gagasan-gagasannya dalam mengembangkan kinerja  perusahaan.
2. Mendorong karyawan untuk melakukan pertukaran gagasan dan informasi.
Bentuk ini dapat dilakukan di semua lini baik vertikal maupun horisontal.
Hal ini sebenarnya merupakan bentuk apresiasi dari manajer kepada
karyawannya.
 3. Membuka saluran komunikasi yang multiarah pada karyawan berarti
manajer telah tekun mendengarkan dan memberi perhatian pada aspirasi
karyawan yang dinamis. Dalam posisi seperti itu maka hal serupa terjadi
pula yakni apresiasi dari bawahan ke atasan atau manajernya.

Karena itu kalau seorang manajer ingin instruksinya dipatuhi oleh

bawahannya maka dia pun harus siap untuk mendengarkan apapun yang
disampaikan karyawannya. Apakah itu berupa pertanyaan, gagasan, dan keluhan-
keluhan. Memang dalam prakteknya menerima pesan tidaklah semudah
menyampaikan pesan. Untuk menerima pesan dari karyawan, seorang manajer
memerlukan pemahaman tentang isi,maksud, dan tujuan dari  pesan itu sendiri.
Bahkan sering dipertimbangkan siapa yang menyampaikan pesan itu. Selain itu
diperlukan kemauan kuat untuk mendengarkan sesuatu dari bawahan. Untuk itu,
beberapa hal yang perlu dilakukan manajer agar efektifitas mendengarkan
bawahan  tercapai adalah:

1. Memahami identitas khususnya karakter para karyawannya dilihat dari sisi

kemampuan berkomunikasi, keagresifan dalam bertanya, kadar emosi, dan
pengetahuan tentang suatu masalah. Hal ini penting untuk memperkecil
distorsi informasi ketika manajer akan mendengarkan dan merespon
sesuatu yang  disampaikan karyawannya.
2. Memahami apa yang disampaikan bawahan termasuk dalam hal isi dan
tujuan penyampaian  pesan, alasan, dan sudut pandang karyawan.
Mendorong  karyawan agar menyampaikan hal itu dengan jelas atau tidak
kabur yang dapat menimbulkan multitafsir. Semakin paham semakin
lancar proses mendengarkan dan merespon karyawan.
3. Selalu fokus dan penuh perhatian kepada karyawan yang menyampaikan
pesan. Jangan sampai ada kesan manajer melecehkan karyawan. Ini
penting dalam memberikan empati tinggi sehingga karyawan merasa
diperhatikan dan dihargai eksistensinya.
 4. Bersikap terbuka dalam menerima pesan dari karyawan. Hindari terjadinya
kekakuan berkomunikasi. Untuk itu apabila dianggap perlu manajer
membangun suasana kesetaraan dan keharmonisan (jalur informal) dalam
mendengarkan dan memahami suatu pesan karyawan dan respon manajer
(timbal balik).

Seperti dikatakan oleh Disraeli; “manusia memerintah dengan kata-kata”.

Artinya suatu perintah bisa menjadi mubazir hanya karena tidak jelasnya pesan
yang disampaikan manajer kepada bawahannya.

PENTINGNYA KEDEKATAN DENGAN BAWAHAN

Pernahkan kita mendengar dan mengalami sendiri bahwa ada sebagian

karyawan kalau bertemu dengan sang manajer merasa tidak nyaman? Ada saja
perasaan gugup, cemas, dan serba salah. Pokoknya sangat segan untuk bertemu,
walaupun berpapasan ketika bertemu di jalan. Padahal sang karyawan tidak punya
kesalahan. Begitu pula sang manajer merasa biasa-biasa saja. Dan semua itu ada
hubungannya dengan kedekatan manajer dengan karyawannya. Kedekatan disini
tidak ditafsirkan dalam sisi fisik saja tetapi juga kedekatan bathin. Dengan kata
lain kedua pihak memiliki pemahaman tentang karakter masing-masing.
Termasuk di dalamnya adalah pemahaman manajer tentang permasalahan yang
dihadapi karyawan berikut kebutuhan dan kepentingannya.

Ketika  ada perasaan yang kurang nyaman  di kalangan karyawan, berarti ada
yang salah pada diri sang manajer. Dalam hal ini manajer tidak dekat dengan para
karyawannya. Ciri-ciri manajer seperti ini adalah:

1. Dalam memimpin unit kerjanya, manajer lebih berorientasi pada hirarki

struktural. Dia tidak merasa penting untuk berhubungan langsung dengan
semua bawahannya. Kalau langsung dinilai tidak efektif dan efisien karena
sudah ada pendelegasian wewenang pada asistennya.
 2. Kepribadian personalnya sangat kaku. Kemampuan berkomunikasi
antarpersonal khususnya dengan semua karyawan sangat lemah.
Cenderung egosentris. Supervisi cukup dilakukan oleh para asistennya.
Karena itu timbul kesan ada jurang hubungan personal yang dalam antara
manajer dan bawahan.
3. Pertemuan lengkap dengan seluruh karyawan sangat jarang dilakukan.
Semuanya diserahkan ke pemegang hirarki dibawahnya untuk
mengkoordinasi semua program dan kegiatan unit kerja.
4. Manajer tidak banyak mengetahui dan memahami permasalahn dan
kebutuhan karyawannya. Termasuk tidak mememiliki rekam jejak para
karyawan sehingga tidak mengetahui seberapa jauh masalah-masalah yang
dihadapi pada setiap tim kerjanya..

Yang jelas karakteristik manajer seperti itu mengindikasikan ada kemampetan

komunikasi timbal balik. Karyawan tidak memperoleh informasi langsung tentang
kondisi perusahaan dari manajer. Karyawan tidak merasa termotivasi dalam
bekerja karena manajer sebagai manajemen puncak di unitnya sangat enggan
untuk turun ke bawah. Lambat laun kalau karyawan menghadapi model
kepemimpinan seperti ini bukan mustahil  kepuasan kerja dan kinerja karyawan
bakal menurun.

Untuk menghindari hal-hal tersebut maka yang perlu dilakukan manajer dalam
membangun kedekatan dengan karyawan adalah:

1. Melakukan identifikasi pada setiap karyawan di unit kerjanya. Ciri-ciri

karyawan perlu diketahui dan digunakan untuk membuat pendekatan-
pendekatan formal dan informal dalam membangun motivasi
karyawannya.
2. Mengadakan pertemuan terjadwal dengan semua karyawan terutama
dalam menyampaikan semua informasi yang berkait dengan misi, tujuan
dan strategi perusahaan. Disitu dilakukan komunikasi timbal balik untuk
menggali masukan dari karyawan. Jalur sepeti ini merupakan salah satu
bentuk pengakuan terhadap bawahan.
 3. Manajer jangan segan-segan untuk berada di lingkungan tim kerja. Disitu
manajer  bukan saja melakukan penyeliaan tetapi juga tegur sapa dan tukar
pikiran dengan karyawan langsung di lapangan. Dengan demikian manajer
akan mengetahui secara persis permasalahan yang dihadapi tim kerja.
4. Membuka pintu untuk karyawan bertemu dengan manajer. Kepemimpinan
yang disebut gagal antara lain kalau karyawan sangat sulit untuk menemui
pimpinannya. Para karyawan akan semakin termotivasi dan tergerak untuk
meningkatkan kinerjanya kalau akses bertemu dengan manajer semakin
mudah. Karyawan merasa diakui sebagai bagian dari elemen perusahaan
yang kedudukannya penting.

Sumber: www.google.com (Indosdm, on april 15th, 2009)

KESIMPULAN:

Manajer dengan kepemimpinan yang efektif adalah seseorang yang

mampu mengekspresikan ide dan membujuk orang untuk berbuat sesuatu seperti
yang diinginkannya. Dan dalam prakteknya dibutuhkan suatu proses komunikasi
dua arah dan bahkan multiarah. Jadi disitu ada yang menyampaikan pesan dan ada
yang mendengarkannya. Ini berlaku pada posisi manajer dan karyawan baik suatu
ketika sebagai penyampai pesan dan di saat lain sebagai pendengar yang baik.
Tidak akan ada pembicara (dalam hal ini adalah karyawan) yang baik kalau tidak
ada pendengar (dalam hal ini manajer) yang baik pula. Sedangkan untuk kekuatan
seorang manajer yang sekaligus sebagai pemimpin adalah kuatnya kepatuhan
bawahannya kepadanya. Hal ini merupakan buah dari proses membangun
kedekatan manajer dengan karyawannya. Salah satu kemanfaatan dari suatu
kedekatan adalah manajer memiliki pemahaman yang mendalam tentang identitas
berikut kebutuhan dan kepentingannya. Sementara karyawan sendiri merasa
diperhatikan oleh manajernya.  Dengan demikian ketika manajer menghadapi
permasalahan yang terjadi di tiap unit kerja maka pendekatannya adalah
pemberdayaan sumberdaya manusia. Pendekatan itu tidak mungkin berhasil
efektif kalau manajer itu sendiri tidak dekat dengan para karyawannya.